Workflow (van dossier naar output)

Dit is de aanbevolen route als je het Prudai Platform serieus als werkomgeving wilt gebruiken.

Stap 0: Kies persona én werkruimte

Er zijn twee keuzes die je kwaliteit direct beïnvloeden.

De persona bepaalt de bronnen, de tools en de toon:

Persona	Wanneer
LEO	als je brede juridische bronnen, workflows of research jobs nodig hebt
LEO Fiscaal	als de vraag fiscaal is en je fiscale bronnen nodig hebt, zoals de standpunten van de Kennisgroepen van de Belastingdienst, of fiscale workflows
ZIA	als je vooral op zorgrichtlijnen, interne kennis en projectdocumenten werkt
VERA	als de vraag draait om omgevingsrecht, IPLO of officiële publicaties
BEVER	als het om publieke besluitvorming, raadsinformatie of decentrale regelgeving gaat
IRMA	als het om risico’s, normenkaders en je managementsysteem gaat
MAIA (op aanvraag)	als je managementvragen hebt over de cijfers uit de eigen Exact Online-administratie van je organisatie

De werkruimte bepaalt welke documentlaag meekomt:

Werkruimte	Wanneer
Persoonlijke context	voor je eigen bestanden buiten een dossier
Dossiercontext	voor dossierwerk, samenwerking, taken, concepten en de dossierchat

In VERA, ZIA, BEVER en IRMA heet een dossier een project, in MAIA een map.

Meer: De persona’s.

Stap 1: Bouw eerst de documentlaag op

Maak een dossier aan. In LEO en LEO Fiscaal kun je de assistent in de chat ook vragen om dat te doen.
Upload alleen de kernstukken, of haal ze uit SharePoint als je organisatie dat heeft gekoppeld.
Wacht tot de status Verwerkt is.
Vul gegevens aan waar dat helpt:
- titel,
- tags,
- datum,
- opmerkingen.

Waarom dit belangrijk is:

chat, tijdlijn, taken en exports worden beter als de documentlaag schoon is;
audio zoals .mp3 wordt pas bruikbaar nadat transcriptie/verwerking klaar is;
ZIP-inhoud komt pas beschikbaar nadat de archiefverwerking klaar is.

Neem je een spraakmemo op, dan stelt de assistent na de verwerking een paar vervolgstappen voor, zoals Samenvatten of Actiepunten eruit halen. Zie Spraakmemo’s.

Kun je niets uploaden? Dan heeft je organisatie de uploads in deze persona bewust beperkt. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Bestanden en Projecten.

Stap 2: Beperk de kennisset tot wat je nodig hebt

Zet niet blind alles aan.

Praktische instelling per persona:

LEO en LEO Fiscaal: zet alleen die bronfamilies aan die echt relevant zijn voor het dossier.
VERA: laat Omgevingswet/IPLO/officiële publicaties en, indien van toepassing, BIM-tools (IFC/DWG) aan, en schakel onnodige generieke bronnen uit.
ZIA: werk primair met project-, organisatie- en persoonlijke documenten; er zijn geen publieke juridische bronfamilies. Heeft je organisatie een koppeling met Nedap ONS (op aanvraag), dan werk je ook met gegevens uit ONS.
BEVER: kies per vraag tussen raadsinformatie (iBabs, Notubiz), decentrale regelgeving (CVDR) en de financiële bronnen.
IRMA: kies de normenkaders en toezichthouders die bij je branche en ISMS-fase horen.

Je vakgebied vul je eenmalig in via de stepper: eerst je rol, dan je rechtsgebieden of vakgebieden, dan het overzicht. Dat profiel beïnvloedt welke bronnen en suggesties bovenaan komen. Later beheer je het op de pagina Kennis.

Meer: Kennis en Snelstart.

Stap 3: Gebruik chat als regiepunt

Sterke prompts bevatten altijd:

doel,
doelgroep,
gewenste vorm,
grenzen of randvoorwaarden.

Werk slim met context:

@document voor specifieke stukken,
#taak in de dossierchat,
bijlagen alleen meesturen als ze verwerkt zijn.

Handig om te weten:

start dossierwerk met de plusknop naast de weergave-pil van het dossier; dan zijn de dossierstukken meteen de context;
begon je in een persoonlijke chat, verplaats het gesprek dan met Naar dossier verplaatsen (zie Projecten);
buiten een dossier kun je chatuploads opslaan in je persoonlijke bestanden, een bestaand dossier of een nieuw dossier;
slash-commando’s (typ /) houden je in dezelfde chatflow;
een antwoord stop je met Stop met genereren of Escape, zonder het dossier te verlaten; een knop om een antwoord opnieuw te laten genereren is er niet. Wil je een ander antwoord, bewerk dan je eigen vraag: dat maakt een nieuwe tak en je vorige antwoord blijft bewaard (zie Berichten bewerken en branchen);
spraak in/uit is in elke chat beschikbaar; de microfoon stopt automatisch na enkele seconden stilte;
welke knoppen direct in de promptbak staan, stel je zelf in via Instellingen → Chat.

Zie je geen denkdiepte-knop? Dan heeft je organisatie die keuze uitgezet en draait elk bericht op de standaardstand van de persona. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Chat.

Stap 4: Zet bevindingen om in acties

Gebruik Taken (voorheen “kanban”) voor:

ontbrekende feiten,
uitzoekpunten,
deadlines,
reviewtaken.

In LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER kun je de assistent in de dossierchat ook vragen om taken voor je op het bord te zetten. Staat er op Kennis een schakelaar Taken, dan moet die aan staan.

Gebruik Meldingen voor:

punten die op jou wachten,
samenwerkingsacties,
documentverwerking,
research/job-status,
second-opinionflows.

Meer: Taken en Meldingen.

Stap 5: Maak deliverables af

Gebruik:

Concepten om het stuk samen met de assistent te schrijven in een document naast de chat (LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA); met Opslaan in dossier komt een Word-versie bij de dossierstukken,
Exporteren voor Word/PDF,
Vertalen voor ondersteunde documenttypes,
Word add-in als je rechtstreeks in Word wilt landen,
Delen als collega’s mee moeten kijken.

Ontbreekt Delen, dan heeft je organisatie het gedeeld werken in deze persona uitgezet; bestaande gedeelde toegang blijft dan wel gewoon werken. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Concepten, Exporteren, Vertalen en Prudai For Word.

Stap 6: Gebruik workflows en research jobs (LEO en LEO Fiscaal)

LEO en LEO Fiscaal: gebruik workflows en research jobs voor diep, meerstaps onderzoek. Je vindt ze onder Workflows in de zijbalk en in Mijn werk, en per dossier in het segment Workflow. Starten doe je met een sjabloon uit de catalogus of via een voorstel van de assistent in de chat, dat je zelf bevestigt.
LEO Fiscaal heeft eigen fiscale sjablonen, zoals Fiscale opinie, Fiscale scan en Herstructureringsroutes vergelijken. Die zie je niet in LEO: werk je aan een fiscale vraag, open de workflow dan in LEO Fiscaal.
ZIA, VERA, BEVER, IRMA en MAIA hebben geen workflows: werk direct via chat, projectdocumenten en de beschikbare kennis-tools.

Meer: Workflows en research jobs (inloggen vereist).