SharePoint

Met de SharePoint-integratie kun je documenten uit SharePoint in projecten importeren en synchroniseren. De koppeling werkt via Microsoft Graph met gedelegeerde toegang, oftewel: er wordt gewerkt onder de identiteit en rechten van de aangemelde gebruiker.

In projectwerk fungeert SharePoint vaak als bron-van-waarheid voor goedgekeurde stukken: documenten worden in SharePoint beheerd en in een project geïmporteerd of gesynchroniseerd, zodat iedereen vanuit dezelfde versie werkt.

Belangrijk:

• SharePoint is alleen beschikbaar als je organisatie het heeft geactiveerd en correct heeft geconfigureerd.
• De UI gebruikt drie “statusvlaggen”: enabled, configured, connected.
• Inrichting wordt door beheer gedaan; zie de beheerdershandleiding voor SSO en SharePoint.

Wanneer werkt SharePoint?

Je kunt SharePoint-acties gebruiken als:

• SharePoint voor jouw organisatie enabled is, én
• de integratie configured is (server-side instellingen zijn compleet), én
• de integratie connected is (auth/verbinding is gelukt), én
• je project is gekoppeld aan een SharePoint-site (via import).

Als één van deze voorwaarden niet klopt, zie je geen knoppen of krijg je errors.

Project aanmaken vanuit SharePoint

In de projectenlijst kun je (als beschikbaar):

1. “Importeer vanuit SharePoint” kiezen.
2. Een projectnaam invullen.
3. Een SharePoint-site selecteren (recent of via zoeken).
4. Top-level folders selecteren of de hele site importeren.
5. Import starten.

Project koppelen en synchroniseren

In een project dat aan SharePoint is gekoppeld zie je vaak:

• gekoppelde site-URL,
• import-status (job),
• “check changes” (zijn er wijzigingen?),
• “sync” (haal wijzigingen binnen).

Praktische tips:

• Gebruik “check changes” voordat je sync start als je een snelle indicatie wilt.
• Verwacht dat grote sites langer duren en dat er limieten kunnen gelden (aantal bestanden, grootte, permissies).

Extra folders importeren

Na een eerste import kun je vaak extra top-level folders toevoegen:

• open de “folders”-modal,
• selecteer folders,
• start “import folders”.

Folders die al geïmporteerd zijn worden meestal als zodanig gemarkeerd.

Documenten openen in SharePoint

Als een document afkomstig is uit SharePoint en de UI een web_url kent, kan de documentactie in plaats van “Preview” een “Open in Word/SharePoint” tonen (afhankelijk van bestandstype).

Veelvoorkomende problemen

• “Not connected”: de SharePoint-verbinding is niet actief. Dit moet door beheer/IT opgelost worden.
• “Permission denied”: je hebt geen rechten op de site/folder(s).
• “Max file count exceeded”: je importselectie is te groot; importeer in delen.

Meer troubleshooting: Problemen oplossen & support.