Privacy & beveiliging

Deze pagina legt uit hoe Prudai je gegevens beschermt en wat je zelf doet om veilig te werken. Voor de bindende afspraken zijn het Legal Center en het Trust Center leidend.

Officiële juridische en security-bronnen

Voor contractuele, privacy- en security/compliance-informatie verwijzen we naar:

• Legal Center: legal.prudai.com
  • Hier vind je de officiële juridische documentatie en originele PDF’s:
    • NLdigital Voorwaarden 2025 (met Prudai-supplement)
    • Privacy Statement
    • Data Pro Statement (Verwerkersovereenkomst)
    • Service Level Agreement (SLA)
    • Fair Use Policy
• Trust Center: trust.prudai.com
  • Hier vind je security- en compliance-informatie, zoals:
    • beveiligingscommitments en overzicht
    • controls-catalogus (/controls)
    • certificeringen/compliance-status
    • subverwerkersoverzicht
    • security/privacy FAQ (/faq)

Akkoord bij het starten van een proef

Start je een proefperiode, dan vink je in de afrekenstap één akkoordzin aan: “Door je proefperiode te starten ga je akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid.” Elk document in die zin is een link naar het Legal Center. Prudai legt vast welke versie van elk document wanneer is geaccepteerd.

Akkoord bij je eerste login

Heb je op of na 7 september 2026 een account gekregen, dan geef je in de app eenmalig akkoord met dezelfde vijf documenten. Ben je eigenaar van een nieuwe organisatie, dan doe je dat namens de organisatie: je vult de organisatie, je naam en je e-mailadres in en verklaart tekenbevoegd te zijn, of daartoe gemachtigd door een tekenbevoegde. Als andere nieuwe gebruiker geef je je akkoord voor jezelf; dat telt nooit als akkoord van de organisatie. Prudai legt per akkoord vast welke versie van elk document is geaccepteerd, de zin die je aanvinkte, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser, en bij een akkoord namens de organisatie ook de ingevulde organisatie, naam en e-mailadres. Zie Inloggen & personakeuze.

Hoe Prudai jouw data beschermt

• Inloggen verplicht: de webapp en de add-ins voor Word, Excel en Outlook zijn alleen bereikbaar na inloggen via login.prudai.com (single sign-on). Zonder inloggen is alleen te zien wat je organisatie zelf openbaar maakt of zelf deelt via een link of een service-token, zoals een Trust Center-pagina in IRMA.
• Afscherming per organisatie: data is per organisatie afgeschermd. Je ziet of doorzoekt nooit data van een andere organisatie, ook niet via gedeelde modellen of zoekfuncties.
• Toegang alleen voor actieve organisaties: alleen organisaties met een lopend abonnement of een lopende proef krijgen toegang. Is het abonnement verlopen, de organisatie gearchiveerd of de toegang geblokkeerd, dan kan niemand van die organisatie nog bij de gegevens in de webapp, de IRMA-app, ORDO en de add-ins. Het blokkeren van de toegang verwijdert de gegevens niet; voor bewaren en verwijderen na beëindiging geldt de Verwerkersovereenkomst (zie hieronder). Zie Problemen oplossen & support.
• Opslag op eigen servers in de EU: klantdocumenten en dossierdata staan op eigen servers van Prudai in EU-datacenters (Duitsland en Finland), niet bij een grote cloudaanbieder.
• AI-verwerking: de taalmodellen lopen via Google Cloud Vertex AI en Microsoft Azure OpenAI; chatverzoeken gaan naar hun EU-endpoints. De aanbieders gebruiken je vragen, de antwoorden en je documenten niet om AI-modellen te trainen. Ze bewaren ze ook niet blijvend: alleen een kortdurende cache om antwoorden te versnellen (minuten, hooguit 24 uur) en, bij een signaal van misbruik, tijdelijke bewaring voor beoordeling door bevoegde medewerkers van de aanbieder.
• Versleuteling: verbindingen zijn versleuteld met TLS. Op de servers staan databases en zoekindexen op volledig versleutelde schijven.
• Subverwerkers: welke aanbieders Prudai gebruikt voor hosting en AI-verwerking, en in welke regio, staat in het Trust Center.
• Gecertificeerd: Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. De certificaten (NL 3143.1.1 en NL 3144.1.1) zijn op 30 september 2026 afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Meer staat in het Trust Center.

Bewaren, logging en toegang door Prudai

Voor deze drie onderwerpen zijn de contractdocumenten leidend. We herhalen ze hier bewust niet, zodat documentatie en contract niet uit elkaar kunnen lopen.

• Bewaren en verwijderen bij beëindiging: zie het Data Pro Statement (Verwerkersovereenkomst) in het Legal Center.
• Toegang door Prudai-medewerkers: zie het Trust Center.
• Logging: zie het Trust Center.

Basisregels voor veilig gebruik

• Upload alleen documenten waarvoor je bevoegd bent (vertrouwelijkheid, AVG, geheimhouding).
• Voeg samenwerkers aan een dossier of project bewust toe: deel niet breder dan nodig.
• Gebruik geen echte geheimen in prompts (wachtwoorden, tokens, privésleutels).
• Controleer exportbestanden (Word/PDF) voordat je ze deelt.
• Stuur in een supportticket geen vertrouwelijke dossierinhoud mee; een beschrijving en het tijdstip zijn genoeg.

Rollen en toegang

In je organisatie heb je de rol Eigenaar of Gebruiker (in het Account Dashboard heet die rol Lid). Een eigenaar kan beheeracties uitvoeren, zoals organisatieprompts beheren, een organisatie-instructie instellen en een organisatiekennisbank aanmaken. Daarnaast bestaat de rol Admin voor beheerders van Prudai zelf.

Rollen werken binnen je organisatie; ze geven nooit toegang tot data buiten je organisatie. De IRMA-app heeft een eigen rollenbeheer; zie IRMA-beheer.

Kennisinstellingen zijn voorkeuren, geen rechten

Op de pagina Kennis bepaal je welke bronnen en mogelijkheden de assistent mag gebruiken. Let op:

• Dit is een voorkeur, geen toegangsrecht. Wat je uitzet, gebruikt de assistent niet. Aanzetten geeft je geen toegang tot iets waar je organisatie of rol geen recht op heeft.
• Een eigenaar kan bronnen voor de hele organisatie uitzetten. Die gebruikt de assistent dan voor niemand in je organisatie, ook niet als je ze zelf aanzet.

Zie Kennis (inloggen vereist).

Add-ins voor Word, Excel en Outlook

In de add-ins draait de app in een taakvenster. Inloggen gebeurt daarom in een apart, beveiligd inlogvenster van Office. Houd rekening met:

• het beleid van je organisatie rond add-ins,
• een maximumgrootte als je de tekst van een heel Word-document meestuurt.

Meer: Prudai For Word, Prudai voor Excel en Prudai voor Outlook.