Instructie voor beheerders: SSO (Microsoft) + SharePoint instellen

Deze pagina is voor IT-beheerders van een klantorganisatie. Eindgebruikers hebben deze stappen niet nodig; voor hen zijn Inloggen & personakeuze en SharePoint bedoeld.

Doel: Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) en Prudai zo instellen dat:

1. gebruikers met hun Microsoft-account via SSO inloggen, en
2. dossiers, projecten en organisatiekennisbanken documenten uit SharePoint kunnen importeren en synchroniseren.

Beide lopen via dezelfde Microsoft-login: de knop Microsoft op het inlogscherm van Prudai. Prudai gebruikt daarvoor een eigen Microsoft-app, die voor alle klanten dezelfde is. Je maakt dus geen eigen app-registratie aan en je stuurt Prudai geen client-ID of client secret. Aan jullie kant is alleen toestemming voor die app nodig. Er is ook geen koppelscherm in de app: zodra het aan beide kanten klopt, werkt SharePoint voor iedereen die via Microsoft inlogt.

---

Stap 1 — De koppeling aanvragen bij Prudai

Stuur via een veilig kanaal (een support-ticket of je accountmanager):

• de e-maildomein(en) van de gebruikers die toegang krijgen (bijvoorbeeld @kantoor.example), zodat hun accounts bij jullie organisatie terechtkomen;
• dat jullie SharePoint willen gebruiken.

Prudai zet daarop de SharePoint-integratie aan voor jullie organisatie. Die kun je niet zelf aanzetten. Een eigenaar van jullie organisatie ziet in het Account Dashboard onder Aanvullende functies of hij actief is; zie Account & RAG dashboards.

---

Stap 2 — Toestemming geven in Microsoft Entra ID

Bij de eerste Microsoft-login vraagt Microsoft toestemming voor de app van Prudai. Het gaat om deze gedelegeerde rechten van Microsoft Graph:

Recht	Waarvoor
openid, profile, email	inloggen (SSO)
offline_access	ingelogd blijven zonder steeds opnieuw in te loggen; nodig voor de SharePoint-synchronisatie
User.Read	profielgegevens bij het inloggen
Sites.Read.All	SharePoint-sites lezen en bestanden importeren

Gedelegeerd betekent: Prudai werkt altijd namens de ingelogde gebruiker, met diens rechten. Wat iemand in SharePoint niet mag zien, ziet hij in Prudai ook niet.

Mogen gebruikers in jullie tenant zelf geen toestemming geven aan apps (dat is vaak zo ingesteld), dan geeft een beheerder eenmalig toestemming namens de hele organisatie. Gebruik daarvoor een account dat dat in Entra mag, bijvoorbeeld een Global Administrator:

1. Ga naar het inlogscherm van Prudai en kies onder Of login met de knop Microsoft.
2. Log in met het beheerdersaccount.
3. Vink op het toestemmingsscherm van Microsoft het vakje aan om namens je organisatie toestemming te geven (Consent on behalf of your organization) en accepteer.

Staat de app van Prudai al in jullie tenant, dan kan het ook in het Entra admin center: open Enterprise applications, zoek op “Prudai” en kies de app van Prudai, en klik dan onder Permissions op Grant admin consent for <tenant>.

Zonder die toestemming krijgen gebruikers bij het inloggen een toestemmingsscherm of een melding dat goedkeuring van een beheerder nodig is.

Prudai vraagt geen schrijfrechten en schrijft nooit terug naar SharePoint.

Files.Read.All is niet nodig. Prudai leest bestanden alleen via de documentbibliotheken van een site; de OneDrive van een gebruiker wordt nooit benaderd.

Rollen jullie ook de Outlook-invoegtoepassing uit? Wil je dat gebruikers hele conversaties kunnen bewaren, dan zijn er twee dingen extra nodig:

• Prudai zet voor jullie organisatie de Outlook-integratie aan.
• Een beheerder geeft namens de organisatie toestemming voor het gedelegeerde recht Mail.Read. Prudai vraagt dat recht niet bij het inloggen. Je geeft het dus zelf, voor dezelfde app van Prudai (niet in een eigen app-registratie): Enterprise applications → de app van Prudai → Permissions → Grant admin consent for <tenant>. Staat Mail.Read niet in de lijst die Microsoft je dan voorlegt, vraag support dan om een toestemmingslink.

Uitrol en voorwaarden: Prudai voor Outlook uitrollen.

---

Stap 3 — Wat er daarna gebeurt (er is geen koppelscherm)

Dit is de stap die het vaakst verkeerd wordt begrepen: er is in de app geen scherm waar jij als beheerder SharePoint aanzet of “verbindt”. Zoek dus niet naar een knop onder Instellingen; die bestaat niet.

De verbinding wordt per gebruiker gelegd, op het moment dat die gebruiker inlogt:

1. De gebruiker gaat naar de webapp en komt op het inlogscherm van Prudai uit.
2. Onder Of login met kiest hij de knop Microsoft (niet het wachtwoordveld met de knop Inloggen).
3. Na die login heeft de gebruiker SharePoint. Er volgt geen extra toestemmingsscherm meer, mits je in stap 2 toestemming namens de organisatie hebt gegeven.

Gevolg om aan je collega’s uit te leggen: wie met een gebruikersnaam en wachtwoord inlogt, ziet “Niet verbonden”, ook al werkt SharePoint prima voor de rest van het kantoor. Dat is geen storing en geen configuratiefout. Die gebruiker moet uitloggen en opnieuw inloggen via Microsoft.

De drie voorwaarden

SharePoint werkt pas als aan drie voorwaarden is voldaan. Ze gelden niet op hetzelfde niveau.

Voorwaarde	Geldt voor	Melding als hij ontbreekt
Jullie organisatie heeft de SharePoint-integratie (stap 1).	de hele organisatie	”SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie.”
De Microsoft-koppeling is aan de kant van Prudai ingericht.	alle organisaties (een instelling van Prudai zelf)	“SharePoint-integratie is niet geconfigureerd.”
De gebruiker is ingelogd via Microsoft en heeft een geldige Microsoft-sessie.	deze gebruiker	”Niet verbonden”

Om te onthouden:

• de eerste twee regelt Prudai; jij kunt ze niet zelf omzetten en er is geen scherm voor;
• “geconfigureerd” zegt niets over de toestemming in jullie tenant. Trekt iemand in Entra de toestemming voor de app van Prudai in, dan blijven de eerste twee in orde, maar ziet iedereen “Niet verbonden”;
• “Niet verbonden” bij één gebruiker zegt niets over de rest van het kantoor.

---

Stap 4 — Controleren

Doe na de inrichting minimaal deze twee checks.

SSO-login

1. Open https://app.prudai.com in een incognitovenster.
2. Kies op het inlogscherm onder Of login met de knop Microsoft.
3. Controleer dat je naam in het gebruikersmenu rechtsboven staat.

SharePoint-import

1. Open in de zijbalk Dossiers (in LEO en LEO Fiscaal), Projecten (in VERA, ZIA en BEVER) of Mappen (in MAIA) en klik bovenaan de lijst op de gestippelde regel Nieuw dossier.
2. Klik in dat venster op Importeren uit SharePoint.
3. Kies een kleine site. Heeft de site meerdere documentbibliotheken, kies dan eerst een Documentbibliotheek; kies daarna één map of zet Volledige site importeren aan en klik Site importeren.
4. Wacht tot de import klaar is en open een geïmporteerd document.

Lukt beide, dan ben je klaar.

---

Problemen oplossen

Symptoom	Oorzaak	Oplossing
Microsoft toont bij het inloggen een toestemmingsscherm, of meldt dat goedkeuring van een beheerder nodig is	Toestemming namens de organisatie ontbreekt	Geef toestemming zoals in stap 2.
Eén gebruiker ziet “Niet verbonden”, de rest niet	Die gebruiker is met een wachtwoord ingelogd in plaats van via Microsoft	Laat de gebruiker uitloggen en opnieuw inloggen via de knop Microsoft. Er is geen beheerdersactie nodig.
Iedereen ziet ineens “Niet verbonden”	De toestemming voor de app van Prudai is ingetrokken, of de app is in jullie tenant uitgeschakeld	Zoek in Entra onder Enterprise applications op “Prudai” en controleer of de app van Prudai nog actief is en toestemming heeft. Klopt dat, neem dan contact op met support.
Een gebruiker ziet een site of map niet in de kiezer, of de import ervan mislukt	De ingelogde gebruiker heeft zelf geen rechten op die site of map	Geef die gebruiker leesrechten in SharePoint. Prudai werkt onder zijn identiteit, dus rechten die hij in SharePoint niet heeft, krijgt hij hier ook niet.
”SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie.”	De SharePoint-integratie staat nog niet aan voor jullie organisatie	Vraag het aan zoals in stap 1.
”SharePoint-integratie is niet geconfigureerd.”	De koppeling aan de kant van Prudai is niet ingericht	Dit is geen instelling van jullie organisatie of tenant; neem contact op met support.
SSO werkt, maar de gebruiker krijgt geen producttoegang	Het e-maildomein is nog niet aan jullie organisatie gekoppeld, of er ontbreken rechten	Stuur het domein door aan support.

---

Onderhoud

• Geen secret aan jullie kant. Omdat jullie geen eigen app-registratie hebben, is er aan jullie kant ook niets te vernieuwen of te roteren.
• Nieuwe rechten (bijvoorbeeld Mail.Read voor de Outlook-invoegtoepassing) vragen opnieuw toestemming.
• Een gebruiker uit dienst: schakel hem uit in Entra. Dan kan hij niet meer via Microsoft inloggen en werkt SharePoint voor hem niet meer. Laat hem ook uit jullie organisatie in Prudai halen: een eigenaar doet dat in het Account Dashboard onder Leden; zie Account & RAG dashboards.

Meer algemene informatie: SharePoint · Privacy & beveiliging · Problemen oplossen & support.