Snelstart (Prudai Platform)

Dit is de kortste route naar een goede eerste ervaring in de Prudai-webapp.

0) Kies bewust je persona

Als je vooral wilt…	Kies dan
breed juridisch onderzoek, research jobs of partnerwerk	LEO
fiscale advisering	LEO Fiscaal
werken op zorgrichtlijnen, interne kennis en dossiers	ZIA
omgevingsrecht, IPLO en officiële bekendmakingen	VERA
publieke besluitvorming en raadsinformatie	BEVER
risicomanagement, informatiebeveiliging en ISMS	IRMA

Je ziet alleen de persona’s waarvoor je organisatie een abonnement heeft. Wat elke persona onderscheidt, staat op De persona’s.

1) Log in en controleer je persona

1. Open de webapp op https://app.prudai.com.
2. Log in via SSO.
3. Heb je toegang tot meerdere persona’s, dan verschijnt Kies je persona. Later wisselen doe je via het gebruikersmenu (Persona wisselen) of via Instellingen → Persona.

De topbalk toont de volledige naam van je persona, bijvoorbeeld “Lex Explanata Oraculo (LEO)”. In de zijbalk staat de korte naam, bij LEO altijd met de variant erachter: “LEO Legal” of “LEO Fiscaal”.

Meer uitleg: Inloggen & personakeuze en Instellingen.

2) Doorloop eenmalig de vakgebied-stepper

De eerste keer dat je in de chat komt, verschijnt de vakgebied-stepper. Die stelt je persona op jouw werk af.

Vooraf, alleen in de volle LEO-persona: het voorportaal. Voor stap 1 krijg je de vraag “Waarmee ga je werken?” met twee kaarten: LEO Legal (advocatuur, bedrijfsjuristen, notariaat) en LEO Fiscaal (fiscalisten en belastingadviseurs). De UI zegt er letterlijk bij: “Deze keuze is eenmalig; alleen een beheerder kan hem later wijzigen.” Neem er dus even de tijd voor. Kies je fiscaal, dan staat de rol “fiscalist” alvast klaar en opent de vakgebied-boom op belastingrecht. De andere persona’s hebben dit voorportaal niet.

Daarna volgen drie stappen:

1. Rol. In LEO: “Wat is je rol?”. In ZIA: “Wat is je beroep?”. In VERA: “Wat is je discipline?”. In BEVER: “Wat is je rol in de publieke besluitvorming?”. Je kiest er één.
2. Rechtsgebieden of vakgebieden. In LEO heet deze stap “Welke rechtsgebieden doe je?”. In ZIA, VERA en BEVER: “Op welke vakgebieden werk je?”. In IRMA: “In welke branche en ISMS-fase werk je?”. Sommige persona’s voegen hier een extra keuze toe, afhankelijk van je persona en je rol:
   • LEO: branches, maar alleen als je bij stap 1 “bedrijfsjurist” koos;
   • ZIA: een profielkeuze, maar alleen voor arts en paramedicus (art. 34);
   • BEVER: bestuurslaag, altijd;
   • IRMA: ISMS-fase, altijd;
   • VERA: geen extra keuze.
3. Overzicht. “Klaar om te beginnen?” toont wat je hebt gekozen en hoeveel bronnen en documenten dat oplevert. Hier vul je niets meer in; je bevestigt.

Sla je de stepper over, dan zie je later een eenmalige herinnering. Je profiel kleurt antwoorden, voorgestelde bronnen en research-suggesties.

Later aanpassen doe je op de pagina Kennis, niet in Instellingen. Zie Kennis.

3) Maak een project voor je dossier

1. Ga naar Projecten.
2. Klik Nieuw project.
3. Gebruik een duidelijke naam, bijvoorbeeld Client - Zaak - Jaar.
4. Open het project direct.

Waarom dit de standaardroute is:

• projectdocumenten worden de hoofdcontext voor chat;
• taken, tijdlijn en samenwerking hangen aan het project;
• delen met collega’s gebeurt op projectniveau.

Meer: Projecten.

4) Upload eerst de kernbestanden

Dezelfde uploadregels gelden voor:

• Bestanden (persoonlijk),
• projectdocumenten,
• chatbijlagen.

Ondersteunde voorbeelden:

• documenten zoals .pdf, .docx, .xlsx
• presentaties zoals .pptx en .ppt
• audio zoals .mp3, .m4a, .wav
• afbeeldingen, e-mailbestanden, CAD en .zip

Belangrijk:

• wacht tot bestanden de status Verwerkt hebben;
• in chat kun je pas verzenden als nieuwe bijlagen klaar zijn;
• ZIP-bestanden worden uitgepakt en ondersteunde inhoud wordt daarna pas verwerkt.

Meer: Bestanden.

5) Zet alleen de juiste kennis aan

Ga naar Kennis en zet alleen bronnen/tools aan die bij je taak passen. De pagina is opgedeeld in tabbladen voor onder andere Bronnen, Tools, Persoonlijk en Organisatie, met een filterbalk, gegroepeerde kaarten en aandachtsindicatoren wanneer iets configuratie vraagt.

Vuistregel:

• LEO: brede bronset, plus workflows en research jobs.
• LEO Fiscaal: dezelfde juridische backbone met de fiscale kern vooraan. “Research jobs” staat wel in de kennislijst, maar workflows en research werken alleen in LEO; zie Workflows en research jobs.
• VERA: Omgevingswet, IPLO, officiële bekendmakingen, RvA en BIM (IFC/DWG).
• ZIA: interne documenten, richtlijnen, taken, calculator, Word review en Nedap ONS.
• BEVER: raadsinformatie, decentrale regelgeving, rekenkamers, Rijksbegroting.
• IRMA: normenkaders, toezichthouders en branchebronnen.

Meer: Kennis.

Wat je organisatie kan uitzetten

Niet elke functie die in deze documentatie staat, is bij jou ook zichtbaar. Naast het abonnement kan je beheerder per persona functies bewust uitschakelen. Dat is een instelling, geen storing. Zie je iets niet dat hier wel beschreven staat, dan is dit meestal de verklaring.

Drie schakelaars merk je als gebruiker direct.

Uploads beperken

Staat dit aan, dan kun je in die persona geen nieuwe documenten meer toevoegen. Concreet wordt geblokkeerd:

• bestanden uploaden (los en als ZIP);
• projectdocumenten uploaden;
• een Outlook-gesprek opslaan als document;
• een antwoord als Word-document (DOCX) in een project opslaan;
• een nieuwe SharePoint-bron koppelen aan een project of organisatiekennisbank.

Wat blijft:

• alle documenten die er al staan, inclusief het bewerken van hun gegevens;
• lopende SharePoint-synchronisaties van koppelingen die al waren ingericht.

De uploadknoppen verdwijnen uit de interface, en de server weigert het ook als een oud tabblad het toch probeert.

Delen beperken

Staat dit aan, dan verdwijnt Delen uit de interface en weigert de server nieuwe deelacties. Bestaande deelrelaties blijven gewoon staan: er wordt niets ingetrokken. Alleen nieuwe gedeelde toegang is niet meer mogelijk.

Denkdiepte-keuze verbergen

Staat dit aan, dan verdwijnt de denkdiepte-ladder (Snel, Standaard, Grondig, Ultra) helemaal uit de promptbak. Niet grijs, maar weg: een keuze met één optie is geen keuze. Elk bericht draait dan op de vaste standaardstand van die persona.

Waar het per persona in verschilt

Deze drie schakelaars staan per persona apart. Je organisatie kan uploads in ZIA blokkeren en in LEO toestaan, of andersom. Ze zijn beschikbaar voor LEO, LEO Fiscaal, VERA en ZIA.

Vuistregel: zie je een verbod dat je niet verwacht, dan is het een bewuste instelling van je organisatie en geen storing. Vraag je beheerder wat er voor jouw persona aanstaat.

6) Werk in chat met expliciete context

Gebruik bij voorkeur:

• @ om documenten te noemen,
• # om taken te noemen in project-chat,
• duidelijke instructies over doel, doelgroep en formaat.

Voorbeelden:

• “Vat dit dossier samen in 10 bullets met risico’s en next steps.”
• “Zoek relevante regelgeving en citeer de artikelen.”
• “Gebruik alleen @contract.docx en @briefing.pdf.”

Meer: Chat.

7) Werk door naar output

Veelgebruikte eindstappen:

• exporteer een antwoord naar Word of PDF;
• vertaal een bestaand document via Vertalen;
• sla een Word-export op in projectbestanden;
• werk meldingen weg via Meldingen als je in partner- of samenwerkingsflows zit.

Meer: Exporteren, Vertalen en Meldingen.