Projecten

Een dossier is de werkplek voor één zaak: documenten, taken, tijdlijn, chat en samenwerking komen op één plek samen. Alles wat je binnen een dossier vraagt, wordt beantwoord mét kennis van dat dossier.

Dossier of project? LEO noemt deze werkplek een dossier, VERA, ZIA en BEVER noemen hem een project. Het is precies hetzelfde onderdeel; alleen het woord in de interface verschilt. Deze pagina gebruikt “dossier”. Lees je VERA, ZIA of BEVER, lees dan overal “project”.

Eén dossier, vijf weergaven

Een dossier heeft geen tabbladen. Het is één pagina met bovenin een altijd zichtbare weergave-pil, met vijf segmenten in een vaste volgorde:

Weergave	Wat je ziet	Beschikbaar in
Documenten	de documentenlijst met verwerkingsstatus per stuk; de standaardweergave	alle persona’s
Tabel	het documentraster met AI-kolommen	alleen LEO
Tijdlijn	de documenten op datum, met activiteitengrafiek (zie Tijdlijn)	alle persona’s
Taken	het takenbord van dit dossier (zie Taken)	alle persona’s
Workflow	de workflows en runs van dit dossier	alleen LEO

Praktische gevolgen:

• De pil navigeert nergens heen. Alle vijf segmenten wisselen wat de pagina toont, op dezelfde pagina. De gekozen weergave staat in de URL als ?view=, dus een deeplink en een verversing houden je weergave vast.
• Tabel en Workflow zijn alleen voor LEO. VERA, ZIA en BEVER houden Documenten, Tijdlijn en Taken. Ook LEO Fiscaal ziet Tabel en Workflow niet: die twee segmenten horen bij LEO zelf.
• Workflow verving de oude Research-ingang. In de Workflow-weergave staan de workflows en de runs van dít dossier. Een run of de builder openen navigeert wel; de weergave zelf blijft in de pagina.
• Chat is geen weergave. Naast de pil staat een plusknop (“Nieuwe chat in dit dossier”). Die opent de chatwerkplek met dit dossier als context.

Dossierlijst

De dossierlijst is een rijenlijst, geen kaartraster, en toont alleen dossiers. Kennisbanken staan er niet in; die vind je op Kennis.

De lijst heeft deze kolommen:

Kolom	Wat er staat
Naam	de dossiernaam, met omschrijving eronder
Eigenaar	wie het dossier heeft aangemaakt
Documenten	het aantal documenten in het dossier
Periode	het tijdvak van het dossier
Wanneer	wanneer er voor het laatst iets gebeurde
Acties	het ⋯-menu van de rij

Bovenaan de lijst staat een gestippelde aanmaakrij: daar typ je een naam en het dossier is er. Er is geen aparte knop meer in de kop.

Boven de lijst staan twee bedieningen naast elkaar:

• een zoekveld dat op naam en omschrijving filtert;
• een filtermenu met drie opties, elk met een telling erachter: Gedeeld, Gearchiveerd en SharePoint-koppeling. Je kunt ze stapelen; een optie verschijnt pas als er iets is om op te filteren.

Vanuit de lijst kun je verder:

• een dossier openen of hernoemen;
• archiveren of verwijderen;
• een gedeeld dossier verlaten;
• een dossier direct uit SharePoint opbouwen.

Personascope

Dossiers zijn persona-scoped. De scope bepaalt welke dossiers je ziet:

Persona	Scope
LEO, LEO Fiscaal	leo
ZIA	zia
VERA	vera
BEVER	bever
IRMA	irma

Dat betekent:

• je ziet per scope alleen de dossiers van die scope (een LEO-dossier is niet zichtbaar vanuit VERA, en omgekeerd);
• LEO en LEO Fiscaal delen dezelfde dossiers: dat is één scope, twee varianten;
• wisselen van persona kan je lijst veranderen zonder dat er data verdwenen is;
• ook dossierchats en bijbehorende caches zijn per scope gescheiden.

Archiveren vs. verwijderen

• Archiveren gebruik je als een dossier klaar is, maar je het nog wilt kunnen terugvinden. Gearchiveerde dossiers haal je terug met het filter Gearchiveerd.
• Verwijderen doe je alleen als het dossier en de gekoppelde context echt weg mogen. Een actief dossier wordt onder dezelfde bevestiging eerst gearchiveerd en daarna verwijderd.

Documenten in een dossier

Sleep het procesdossier erin en vraag daarna in de dossierchat: “welke verweren voert de wederpartij en waar zitten de zwakke plekken?” De assistent leest de stukken en citeert er rechtstreeks uit.

Voor dossierdocumenten geldt hetzelfde uploadcontract als op Bestanden.

Dat betekent dat je in een dossier ook kunt uploaden:

• gewone documenten,
• afbeeldingen,
• e-mailbestanden,
• CAD en BIM,
• puntenwolken (.e57),
• transcripts (.vtt, .srt),
• ZIP,
• audio zoals .mp3, .m4a, .wav,
• presentaties zoals .pptx en .ppt.

Gebruik Bestanden als bronpagina voor:

• exacte ondersteunde extensies,
• verwerkingstatussen,
• preview/download/lees-tekst gedrag.

Reviewstatus per document

Honderd producties en drie behandelaars? Met de reviewstatus zie je per stuk wie het beoordeeld heeft en wat er nog ligt. De documententabel heeft hiervoor een optionele kolom Reviewstatus. Die staat standaard uit en zet je aan via Kolommen (je bepaalt zelf welke kolommen de tabel toont).

Reviewstatus	Gebruik dit voor
needs_review	stuk moet nog inhoudelijk bekeken worden
reviewing	iemand is ermee bezig
reviewed_with_notes	beoordeeld, maar nog met open punten
approved	klaar voor verder gebruik
not_applicable	reviewlabel is hier niet relevant

Documentacties

Elk document heeft één menu met dezelfde acties, waar je het document ook tegenkomt.

Je opent dat menu op drie manieren:

• klik op de documentnaam; de naam is het handvat;
• klik ergens anders in de rij, ook op de lege ruimte;
• klik op de ⋯ rechts in de rij, op de plekken waar de naam zelf geen handvat is.

Het menu bevat, in deze volgorde:

Actie	Wat het doet
Voorbeeld	opent het document in de voorbeeldpagina
Openen in Word	vervangt Voorbeeld als het document uit SharePoint komt en daar een eigen adres heeft; je opent dan de live SharePoint-versie. PDF’s houden altijd het voorbeeld in de app, ook als SharePoint een kopie heeft
Info	de metadatakaart, alleen lezen
Gegevens bewerken	dezelfde metadata, bewerkbaar; alleen waar je die rechten hebt
Downloaden	het originele bestand
Vertalen	opent Vertalen met dit document geladen
Chat	start een gesprek met dit document als @-mention
Verwijderen	met bevestiging; staat als enige onderaan

Niet elk oppervlak biedt alle acties aan: een actie waarvan het adres niet op te lossen is, staat er niet. Een dossier krijgt bijvoorbeeld pas bij de eerste upload een kennisbank, en tot dat moment ontbreken voorbeeld, downloaden, vertalen en gegevens bewerken.

Beperkingen van je organisatie

Je organisatie kan uploaden en delen uitschakelen. Dan verdwijnen de uploadknop, het sleepvlak en de dictafoon uit het dossier, of de deelknop. Bestaande documenten blijven gewoon beschikbaar: openen, downloaden, vertalen en verwijderen werken door. Wat deze twee beperkingen precies afsluiten, staat op Snelstart.

Eén nuance die alleen voor dossiers geldt: is er al een SharePoint-bron gekoppeld, dan blijft Nu synchroniseren werken. Dat ververst een bron die je organisatie zelf heeft gekoppeld. Alleen Mappen toevoegen, dat een níeuwe bron aanhaakt, verdwijnt.

Samenwerken

Via Delen kun je collega’s toegang geven tot het dossier.

Praktische gevolgen:

• de dossierchat wordt gedeeld met de leden van het dossier;
• taken en reviewstatussen zijn zichtbaar voor die leden;
• bijlagen die je verwijdert uit de kennisbasis verdwijnen voor iedereen in die scope.

Heeft je organisatie delen uitgeschakeld, dan is de deelknop er niet.

SharePoint in een dossier

Als SharePoint voor jouw organisatie is ingeschakeld, kun je een dossier aan een site koppelen. De volledige uitleg staat op SharePoint; hieronder alleen wat je in het dossier zelf ziet.

Bij het aanmaken kies je eerst een site, dan een documentbibliotheek, en daarna mappen of bestanden in een uitklapbare boom. Je bent dus niet beperkt tot mappen op het hoogste niveau. Je kunt ook de volledige site importeren. Het importeren draait als achtergrondjob.

In een gekoppeld dossier zie je:

• de gekoppelde site;
• de importstatus (loopt / klaar / mislukt);
• een statusregel als er iets te synchroniseren valt: het aantal beschikbare updates met de mededeling dat synchroniseren nodig is, of Volledige synchronisatie nodig als de bron zo ver is afgedreven dat een hele ronde nodig is;
• de knop Nu synchroniseren als er wijzigingen zijn;
• de knop Mappen toevoegen als het dossier maponderdelen volgt in plaats van de hele site.

Wat synchroniseren doet:

• nieuwe en gewijzigde bestanden opnieuw inladen;
• in SharePoint verwijderde bestanden uit het dossier opschonen.

Er is geen aparte knop meer om eerst op wijzigingen te controleren. De app volgt de bron zelf en zet de statusregel neer zodra er iets te doen is.

Spraakmemo’s

Loop na de zitting naar de auto en spreek vijf minuten in wat er gebeurd is. De opname wordt automatisch getranscribeerd en belandt als document in het dossier: doorzoekbaar, citeerbaar en bruikbaar als input voor je volgende processtuk.

Er zijn twee ingangen.

Spraakmemo in de zijbalk

In de zijbalk staat een vast item Spraakmemo. Je neemt eerst op en kiest daarna pas een dossier. Handig als je nog niet weet, of nog niet wilt opzoeken, waar het memo hoort.

1. Klik op Spraakmemo; er opent een compacte opname-overlay en je blijft waar je bent.
2. Spreek je memo in. Pauzeren en hervatten kan.
3. Stop de opname. Daarna kies je in een zoeklijst het dossier waar het memo bij hoort.
4. Het memo wordt geüpload en automatisch getranscribeerd.

Sluit je de overlay terwijl er nog een opname wacht op een dossier, dan blijft die bewaard. De zijbalk toont een stip tot je het memo hebt toegewezen.

Dictafoon: spraakmemo’s in je project

Ben je al in het dossier, gebruik dan de microfoonknop (“Spraakmemo opnemen”) in de documentenweergave.

1. Open je dossier en start de dictafoon via de microfoonknop.
2. Spreek je memo in: zittingsverslag, cliëntgesprek, invallen voor het pleidooi.
3. Stop de opname; het bestand wordt opgeslagen bij de dossierdocumenten en automatisch getranscribeerd.
4. Vraag er in de dossierchat direct iets over, of gebruik het als startpunt voor een workflow.

Praktisch, voor beide ingangen:

• houd het scherm aan tijdens het opnemen. Vergrendel je je telefoon of wissel je van app, dan stopt de opname;
• wordt een opname onderbroken, dan blijft bewaard wat al was opgenomen: je kunt het alsnog opslaan of downloaden;
• een al opgenomen audiobestand (bijvoorbeeld een mp3 van je telefoon) upload je gewoon als document, zie Bestanden;
• heeft je organisatie uploaden uitgeschakeld, dan is de dictafoon in het dossier er niet.

Dossierchat

Typ @ in een dossierchat en verwijs naar een specifiek stuk: “vergelijk @conclusie-van-antwoord met ons standpunt in @dagvaarding”. Geen knip-en-plakwerk, de stukken zíjn de context.

Je start zo’n chat met de plusknop naast de weergave-pil. Gebruik bij dossierwerk bij voorkeur deze chat:

• de dossierdocumenten zijn dan de hoofdcontext;
• #-mentions voor taken werken direct;
• exports kun je makkelijker aan het dossier koppelen;
• de prompt-first chatwerkplek werkt zo ook voor zoeken, kennis, promptbibliotheek en (in LEO) workflows.

In de dossierchat kun je zoeken op gespreksinhoud en Word-bijlagen direct previewen.

Persoonlijke chat opslaan in een dossier

Vanuit een persoonlijke chat kun je het gesprek aan een dossier koppelen. Daarna:

• verschijnt het gesprek in de geschiedenis van dat dossier;
• gebruiken vervolgvragen automatisch de dossiercontext;
• kunnen collega’s met toegang het gesprek ook openen.

Meer: Chat.

Second opinion aanvragen (capability Tweede lezing)

Deze flow hangt aan de capability leo-second-opinion (in Instellingen: Tweede lezing), die je organisatie per persona krijgt vrijgegeven op LEO of LEO Fiscaal. VERA, ZIA, BEVER en IRMA hebben geen second-opinion-flow.

De requesterflow start vanuit een dossier.

Voorwaarden:

• jouw organisatie heeft de capability leo-second-opinion op de persona waarin je werkt;
• jij bent de eigenaar van het dossier;
• je selecteert één of meer partnerkantoren met de capability leo-partner (op LEO of LEO Fiscaal).

Wat de flow doet:

1. Je opent Request second opinion in het dossier.
2. LEO vult intakevelden voor zover mogelijk automatisch in op basis van profiel en dossierdocumenten, waaronder:
   • expertise_tags,
   • counterparty_name,
   • deadline_urgency,
   • jurisdiction_region,
   • een eerste contextbericht voor het partnerkantoor.
3. Je controleert en corrigeert die intake.
4. Je bekijkt gerankte partnerkantoren.
5. Je selecteert handmatig één of meer kantoren en verstuurt het verzoek.

Belangrijk:

• ranking is adviserend, niet automatisch routerend;
• ranking volgt vooral expertise en weegt daarna urgentie/SLA en jurisdictie mee;
• counterparty_vat en fee_preference horen niet meer bij deze flow;
• toegang ontstaat pas na partnertriage;
• toegang wordt uiteindelijk verleend aan de toegewezen gebruiker, niet generiek aan het hele partnerkantoor;
• revoke/complete haalt die externe toegang weer weg;
• de AI case brief is pas zichtbaar nadat het conflictstadium is vrijgegeven.

AI case brief

Na het versturen van een second-opinionverzoek kan LEO asynchroon een AI case brief opbouwen.

Typische inhoud:

• executive summary van het geschil;
• kern juridische vragen;
• ontbrekende documenten of annexen.

Zichtbaarheid:

• verborgen tijdens conflict_pending;
• zichtbaar na conflict_cleared;
• redacted zolang een conflict geblokkeerd blijft.

Partner inbox (capability Partner-inbox)

Ook deze inbox hangt aan een capability: leo-partner, vrij te geven op LEO en LEO Fiscaal, en alleen voor partnerkantoren die de second-opinion-verzoeken ontvangen. VERA-, ZIA-, BEVER- en IRMA-organisaties zien deze inbox niet.

De partner-inbox is zichtbaar voor bevoegde partnerkantoren:

• persona LEO of LEO Fiscaal,
• capability leo-partner,
• gebruiker is OWNER of ADMIN.

De flow is bewust gesplitst:

Stap 1: conflictscan

De partner ziet alleen beperkte gegevens:

• aanvragende organisatie,
• wederpartij,
• redacted context.

De partner kan:

• conflict vrijgeven,
• conflict blokkeren.

Stap 2: volledige review

Na vrijgave ziet de partner:

• volledige intake,
• AI case brief,
• assignee-keuze binnen het eigen kantoor.

Daarna kan de partner:

• een collega toewijzen en het verzoek accepteren;
• het verzoek weigeren.

Meldingen over deze flow komen terug op Meldingen.