Instructie voor beheerders: Prudai voor Outlook uitrollen

Deze pagina is voor IT-beheerders van een klantorganisatie. Eindgebruikers hebben deze stappen niet nodig; voor hen is Aan de slag voor gebruikers bedoeld. Wat de add-in doet, staat op Prudai voor Outlook.

Centrale uitrol via het Microsoft 365 Admin Center

1. Ga naar het Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com).
2. Navigeer naar Settings → Integrated apps.
3. Kies Upload custom apps, app-type Office Add-in, en dan Provide link to manifest file.
4. Vul de manifest-URL in: https://app.prudai.com/outlook-addin/manifest.production.xml
5. Kies de doelgroep: de hele organisatie, specifieke groepen of individuele gebruikers.
6. Controleer de gevraagde permissies en rond de wizard af.

Geduld bij uitrol: Microsoft verspreidt de add-in op de achtergrond. Dit duurt meestal enkele uren, maar kan in sommige tenants tot 24 uur duren voordat de add-in bij alle gebruikers in Outlook zichtbaar is.

In Outlook verschijnt de knop Prudai voor Outlook in de groep Prudai, zowel bij het lezen als bij het opstellen van een bericht.

Wat het manifest vraagt:

• Office-permissie ReadWriteItem (het geopende bericht lezen en concepten bewerken),
• minimale Outlook-requirementset Mailbox 1.5. De add-in werkt dus ook op oudere Outlook-clients. Sommige functies vragen een nieuwere client en verbergen zich automatisch als die ontbreekt; zo verschijnt de keuze Alleen bijlagen alleen als Outlook bijlagen aan de add-in kan doorgeven én het bericht minstens één bijlage van een ondersteund bestandstype heeft.

Huidige manifestversie: 1.1.0.2.

Rol je ook Word of Excel uit? Die gaan via dezelfde stappen, met hun eigen manifest-URL. Zie Prudai For Word en Prudai voor Excel.

Toegang & licenties

De add-in geeft geen eigen toegang: gebruikers loggen in met hun Prudai-account en moeten een actieve licentie hebben voor een persona waarin de add-in werkt: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA of BEVER. Wie geen toegang heeft tot het platform, kan de add-in dus ook niet gebruiken. De doelgroep in het Admin Center bepaalt alleen wie de add-in in Outlook ziet.

Gebruikt jouw organisatie Microsoft-SSO voor Prudai, dan geldt die configuratie ook hier. Zie SSO (Microsoft) + SharePoint instellen.

Netwerktoegang

Sta uitgaand HTTPS-verkeer toe naar:

Domein	Waarvoor
app.prudai.com	de add-in zelf (taakvenster en manifest)
api.prudai.com	de assistent, dossiers en het bewaren van e-mail
api.account.prudai.com	account- en organisatiegegevens
login.prudai.com	Prudai-login
login.microsoftonline.com	Microsoft-authenticatie

Optioneel: Microsoft-mailkoppeling (hele conversaties)

Zonder extra configuratie werkt de add-in met het geopende bericht: bewaren, samenvatten en beantwoorden van de e-mail die de gebruiker voor zich heeft.

Wil je dat gebruikers ook volledige conversaties kunnen bewaren, samenvatten en als basis voor een concept-antwoord gebruiken (alle berichten van een conversatie, ook die niet geopend zijn), dan zijn er twee voorwaarden. Beide zijn nodig:

1. Activering aan de Prudai-kant. De Microsoft-mailkoppeling moet voor jouw organisatie zijn ingeschakeld door Prudai (net als bij de SharePoint-koppeling). Neem daarvoor contact op met support of je Prudai-contactpersoon. In het Account Dashboard ziet de eigenaar dit onder Aanvullende functies als Outlook-integratie; zie Account & RAG dashboards.
2. Leestoegang via Microsoft Graph aan jouw kant:
   • Een beheerder geeft namens de organisatie toestemming voor de delegated Graph-permissie Mail.Read, voor dezelfde app van Prudai als bij SSO en SharePoint (je maakt geen eigen app-registratie aan, zie de SSO-instructie): Enterprise applications → de app van Prudai → Permissions → Grant admin consent for <tenant>.
   • Staat Mail.Read niet in de lijst die Microsoft je dan voorlegt, vraag support dan om een toestemmingslink. Zonder toestemming namens de organisatie krijgen gebruikers een toestemmingsscherm of een weigering.

Daarna legt elke gebruiker de koppeling zelf door via Microsoft in te loggen (niet met gebruikersnaam en wachtwoord). Wie anders inlogt, werkt gewoon met het geopende bericht.

Dit is een delegated permissie: Prudai leest uitsluitend mail van de ingelogde gebruiker zelf, en alleen op het moment dat die gebruiker er in de add-in om vraagt (bijvoorbeeld “hele conversatie bewaren”). Er is geen achtergrondsynchronisatie van mailboxen.

Per conversatie haalt de add-in maximaal 100 berichten op. Is een conversatie langer, dan meldt de add-in dat aan de gebruiker.

Wat de gebruiker ziet als een voorwaarde ontbreekt:

• Niet geactiveerd door Prudai: de keuze Hele conversatie verschijnt niet; samenvatten en beantwoorden gebruiken alleen het geopende bericht.
• Wel geactiveerd, maar geen consent of niet via Microsoft ingelogd: de keuze Hele conversatie staat er wel, maar valt terug op het geopende bericht. Na het bewaren ziet de gebruiker dan “Alleen het huidige bericht is opgeslagen.” en “Koppel Microsoft-mail om hele conversaties op te slaan.” Samenvatten en beantwoorden gebruiken in dat geval zonder melding alleen het geopende bericht.

Wanneer centrale uitrol?

Centrale uitrol is aan te raden wanneer je:

• de add-in standaard beschikbaar wilt maken voor (een deel van) de organisatie,
• zelfinstallatie door gebruikers hebt uitgeschakeld,
• niet met losse manifestbestanden per gebruiker wilt werken.

Voor pilots kun je de add-in ook eerst aan een kleine testgroep toewijzen en de doelgroep later verbreden.

Meer: Prudai voor Outlook · Aan de slag voor gebruikers · Problemen oplossen & support.