Instructie voor beheerders: Prudai voor Outlook uitrollen

Deze pagina is voor IT-beheerders van een klantorganisatie. Eindgebruikers hebben deze stappen niet nodig — voor hen is Aan de slag voor gebruikers bedoeld. Wat de add-in doet, staat op Prudai voor Outlook.

Centrale uitrol via het Microsoft 365 Admin Center

1. Ga naar het Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com).
2. Navigeer naar Settings → Integrated apps.
3. Kies Upload custom apps, app-type Office Add-in, en dan Provide link to manifest file.
4. Vul de manifest-URL in: https://app.prudai.com/outlook-addin/manifest.production.xml Zodra de add-in in Microsoft AppSource gepubliceerd is, kun je hem in plaats daarvan via Get apps in hetzelfde scherm vinden en uitrollen.
5. Kies de doelgroep: de hele organisatie, specifieke groepen of individuele gebruikers.
6. Controleer de gevraagde permissies en rond de wizard af.

Geduld bij uitrol: Microsoft verspreidt de add-in in de achtergrond. Dit duurt meestal enkele uren, maar kan in sommige tenants tot 24 uur duren voordat de add-in bij alle gebruikers in Outlook zichtbaar is.

Wat het manifest vraagt:

• Office-permissie ReadWriteItem (het geopende bericht lezen en concepten bewerken),
• minimale Outlook-requirement set Mailbox 1.5 (werkt dus ook op oudere Outlook-clients; sommige functies vereisen een nieuwere client en verbergen zichzelf automatisch als die ontbreekt).

Toegang & licenties

De add-in geeft geen eigen toegang: gebruikers loggen in met hun Prudai-account en moeten een actieve licentie voor LEO hebben. Wie geen toegang heeft tot het platform, kan de add-in dus ook niet gebruiken — doelgroep-selectie in het Admin Center bepaalt alleen wie de add-in in Outlook ziet.

Gebruikt jouw organisatie Microsoft-SSO voor Prudai, dan geldt die configuratie ook hier — zie SSO (Microsoft) + SharePoint instellen.

Netwerktoegang

Sta uitgaand HTTPS-verkeer toe naar:

Domein	Waarvoor
app.prudai.com	de add-in zelf (taakvenster en manifest)
login.prudai.com	Prudai-login (Keycloak)
login.microsoftonline.com	Microsoft-authenticatie

Optioneel: Microsoft-mailkoppeling (hele conversaties)

Zonder extra configuratie werkt de add-in met het geopende bericht: bewaren, samenvatten en beantwoorden van de e-mail die de gebruiker voor zich heeft.

Wil je dat gebruikers ook volledige conversaties kunnen bewaren en samenvatten (alle berichten van een thread, ook die niet geopend zijn), dan zijn er twee voorwaarden — beide zijn nodig:

1. Activering aan de Prudai-kant. De Microsoft-mailkoppeling moet voor jouw organisatie zijn ingeschakeld door Prudai (net als bij de SharePoint-koppeling). Neem daarvoor contact op met support of je Prudai-contactpersoon.
2. Leestoegang via Microsoft Graph aan jouw kant:
   • Voeg in de Entra-app-registratie van jouw organisatie (dezelfde als voor SSO/SharePoint — zie de SSO-instructie) de delegated Graph-permissie Mail.Read toe.
   • Klik op Grant admin consent voor je tenant. Zonder admin-consent krijgen gebruikers een consent-prompt of een weigering.

Dit is een delegated permissie: Prudai leest uitsluitend mail van de ingelogde gebruiker zelf, en alleen op het moment dat die gebruiker er in de add-in expliciet om vraagt (bijvoorbeeld “hele conversatie bewaren”). Er is geen achtergrond-synchronisatie van mailboxen.

Sla je deze stappen over, dan blijft de add-in gewoon werken met het geopende bericht. Opties voor “hele conversatie” kunnen dan nog wel zichtbaar zijn in de add-in, maar bij gebruik valt die terug op alleen het geopende bericht — de gebruiker ziet daarvan een melding.

Wanneer centrale uitrol?

Centrale uitrol is aan te raden wanneer je:

• de add-in standaard beschikbaar wilt maken voor (een deel van) de organisatie,
• zelf-installatie door gebruikers hebt uitgeschakeld,
• niet met losse manifest-bestanden per gebruiker wilt werken.

Voor pilots kan een beheerder de add-in ook eerst aan een kleine testgroep toewijzen en de doelgroep later verbreden.

Meer: Prudai voor Outlook · Aan de slag voor gebruikers · Problemen oplossen & support.