Prudai voor Outlook: aan de slag (gebruikers)

Deze pagina is voor eindgebruikers van de Prudai Outlook add-in. Wat de add-in doet, staat op Prudai voor Outlook; de uitrol regelt je beheerder via de beheerdersinstructie.

De add-in openen

1. Open Outlook (web of desktop) en selecteer of open een e-mailbericht.
2. Klik op Prudai in het lint, of via het Apps-menu van het bericht.
3. Het taakvenster opent aan de rechterkant.

De add-in heeft een geopend bericht nodig voor context. Zonder geselecteerd bericht kun je wel chatten, maar ontbreken de e-mailacties (bewaren, samenvatten, beantwoorden).

Zie je Prudai niet staan? Zoek in het Apps-menu van Outlook naar “Prudai” en voeg de add-in toe. Staat hij daar ook niet, dan is hij (nog) niet voor jou uitgerold — vraag je beheerder.

Eerste keer aanmelden

1. Klik in het taakvenster op Inloggen.
2. Er opent een apart dialoogvenster (SSO-logins mogen vaak niet in ingesloten vensters draaien; daarom een pop-up).
3. Log in met je Prudai-account — hetzelfde account als voor de webapp.
4. Het venster sluit en het taakvenster neemt je sessie over.

Je hebt een actieve licentie nodig voor een persona waarin de add-in werkt: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA of BEVER. Zie ook Inloggen & personakeuze.

Functies

E-mail of conversatie samenvatten

Open een bericht en kies de actie “Vat deze e-mail samen”. De add-in plaatst de inhoud van de e-mail zichtbaar in de chat en je assistent vat samen. Heeft je beheerder de Microsoft-mailkoppeling geactiveerd, dan wordt waar mogelijk de hele conversatie meegenomen, chronologisch geordend; anders alleen het geopende bericht. Zeer lange berichten worden ingekort — dat staat er dan duidelijk bij.

Concept-antwoord opstellen

1. Open het bericht dat je wilt beantwoorden en kies “Stel concept-antwoord op”. Je assistent schrijft een voorstel in de taal van de ontvangen e-mail.
2. Stuur eventueel bij via de chat (“korter”, “formeler”, “noem de termijn uit de bijlage”) tot het concept staat.
3. Kies bij het antwoord “Open als antwoord in Outlook” (of de variant “allen beantwoorden”). Outlook opent een gewoon antwoordvenster, voorgevuld met de tekst.
4. Review, pas aan en verzend zelf. De add-in verzendt nooit iets namens jou.

Ben je al een bericht aan het opstellen (nieuw bericht of antwoord), dan kun je bij een antwoord van je assistent “Plaats als concept-antwoord” kiezen: de tekst wordt op de cursorpositie in je concept ingevoegd.

E-mail of bijlagen in een dossier bewaren

1. Open het bericht en kies “Bewaar in dossier”.
2. Kies een bestaand dossier (project) of maak er direct een nieuwe aan.
3. Kies wat je wilt bewaren:
   • Hele conversatie — alle berichten van de thread (alleen beschikbaar als de Microsoft-mailkoppeling actief is),
   • Dit bericht — alleen de geopende e-mail,
   • Alleen bijlagen — vink aan welke bijlagen je als losse documenten wilt opslaan.
4. Bevestig. Na afloop zie je precies wat waar is opgeslagen: in de projectkennisbank of — bij een ORDO-gekoppeld dossier — in ORDO.

Bijlagen met een bestandstype dat niet als los document wordt ondersteund, krijgen het label “bestandstype niet ondersteund” en kun je niet los aanvinken; na afloop meldt de add-in hoeveel bijlagen zijn overgeslagen. Welke formaten wél kunnen, staat op Bestanden. Zulke bijlagen gaan overigens gewoon mee als je het bericht zelf bewaart: ze zitten dan ingesloten in het e-mailbestand.

Bewaar je een zeer lange conversatie, dan kan het zijn dat niet alle berichten er in één keer in passen. De add-in meldt dat dan expliciet, inclusief hoeveel berichten niet zijn opgeslagen.

E-mails worden als e-mailbestand (.eml) aan het dossier toegevoegd en zijn daarna doorzoekbare context voor je assistent, net als andere projectdocumenten. Zie Projecten.

Er wordt nooit iets stil opgeslagen: zonder jouw bevestiging in dit venster verlaat niets je mailbox.

Heeft je beheerder uploads beperkt voor je organisatie, dan kun je e-mails en bijlagen niet in een dossier bewaren. Welke functies een beheerder kan uitzetten, staat op Snelstart.

Problemen oplossen

Symptoom	Waarschijnlijke oorzaak	Oplossing
Prudai staat niet in het lint of Apps-menu	Add-in niet (of net pas) uitgerold; uitrol kan tot 24 uur duren	Zoek in het Apps-menu; anders je beheerder vragen (uitrol-instructie)
Taakvenster blijft leeg	Haperende Office-webview of cache	Venster sluiten en opnieuw openen; Outlook herstarten; eventueel de Office-cache legen; controleer dat app.prudai.com bereikbaar is
Inloggen lukt niet	Verkeerd account, of geen actieve licentie voor een van de ondersteunde persona’s	Log in met je Prudai-account (niet een privé-account); geen licentie → beheerder of support
E-mailacties (bewaren/samenvatten/beantwoorden) ontbreken	Geen bericht geselecteerd toen het venster opende	Selecteer eerst een bericht en open de add-in opnieuw
Optie “Hele conversatie” ontbreekt	Microsoft-mailkoppeling niet geactiveerd door je beheerder	Alleen het geopende bericht wordt gebruikt; vraag je beheerder naar de mailkoppeling
Melding dat alleen het huidige bericht is opgeslagen	Idem — koppeling niet actief of consent ontbreekt	Zelfde als hierboven; het geopende bericht is wél gewoon opgeslagen
Melding dat niet de volledige conversatie in het dossier staat, of dat een aantal berichten niet is opgeslagen	De conversatie bevat meer berichten dan er in één keer bewaard kunnen worden	Wat wél is opgeslagen staat in het dossier; bewaar de ontbrekende berichten er los bij door ze te openen en “Dit bericht” te kiezen
Melding dat bijlagen zijn overgeslagen	Bestandstype wordt niet als los document ondersteund, of de bijlage kon niet worden gelezen	Bewaar het bericht zelf, dan gaat de bijlage mee in het e-mailbestand; de lijst met ondersteunde formaten staat op Bestanden

Meer: Prudai voor Outlook · Chat · Problemen oplossen & support.