Bestanden

De uploadregels op deze pagina gelden voor drie plekken tegelijk:

• Mijn bestanden (persoonlijk),
• dossierdocumenten,
• chatbijlagen.

Dat is belangrijk: als een bestandstype hier ondersteund wordt, kun je het normaal gesproken ook in een dossier of via chat uploaden.

Je persoonlijke bestanden zijn tegelijk je persoonlijke kennisbank: jouw modellen, standaardclausules en naslag upload je één keer en de assistent kan er daarna in élk gesprek uit putten. “Gebruik ons model geheimhoudingsbeding” werkt dan gewoon. Je vindt ze via Mijn bestanden in je persoonlijke menu rechtsboven; ze wonen bij de instellingen, onder Persoonlijke kennisbank.

Ondersteunde bestandsfamilies

Familie	Formaten	Wat de app ermee doet	Praktische notities
Documenten	.pdf, .doc, .docx, .odt, .txt, .md, .json, .xml, .xlsx, .xlsm, .xls, .ods	slaat het origineel op, extraheert tekst en indexeert voor zoeken/chat	Office-bestanden hebben geen volledig voorbeeldscherm; gebruik daar Lees tekst of Downloaden. Wel is er een hover-voorbeeld, zie hieronder.
Presentaties	.pptx, .ppt	verwerkt dia-inhoud voor zoeken/chat	Upload wordt ondersteund. Geen volledig voorbeeldscherm. Vertalen ondersteunt alleen .pptx.
E-mail	.eml, .msg	verwerkt berichtinhoud voor zoeken/chat	Handig voor dossiermails en mailbox-exporten.
Afbeeldingen	.png, .jpg, .jpeg, .gif, .tif, .tiff, .bmp, .webp, .ico, .jfif, .pjpeg, .pjp, .svg, .heic, .heif	bewaart het beeldbestand en gebruikt OCR/beeldextractie waar mogelijk	Afbeeldingen previewen inline. Bij dunne OCR-tekst valt de verwerking terug op Gemini Vision om alsnog inhoud te lezen.
Audio	.mp3, .wav, .flac, .m4a, .m4b, .aac, .3gp, .caf, .ogg, .oga, .opus, .mp4, .webm, .amr, .wma, .aif, .aiff, .mpeg, .mpga	zet audio om naar transcript en indexeert dat transcript	mp3 wordt ondersteund. Gebruik dit voor dictafoons, WhatsApp-audio en telefoonopnames. Lange opnames worden in stukken verwerkt via Speech v2 (chirp 3); bij problemen valt de verwerking terug op een Vertex AI-transcript.
Transcripts	.vtt, .srt	strippen de tijdcodes en cue-opmaak en indexeren het gesprek, met sprekerlabels	Dit is wat Teams, Zoom en Word bij een opname uitspugen. Heb je het transcript al, upload dan dat in plaats van de audio: het is sneller en het bevat meestal al wie wat zei. Opmaakblokken (STYLE, NOTE, REGION) worden bewust weggelaten.
CAD	.dxf, .dwg	probeert inhoud te extraheren voor zoeken/chat	Resultaat hangt af van bronkwaliteit en converterondersteuning.
BIM	.ifc	extraheert gebouwmodel-semantiek: verdiepingen, ruimtes, elementen, materialen en property sets	IFC 2x3 en IFC 4 worden ondersteund. Grote modellen leveren een samenvatting, geen ruwe geometrie.
BIM-coördinatie	.bcfzip	extraheert issues, opmerkingen, status, prioriteit en gekoppelde IFC-element-GUIDs	BCF (Building Collaboration Format) clashreports en kwaliteitscontroles. BCF 1.0-3.0 ondersteund.
Puntenwolken	.e57	leest de metadata van de scanset: aantal scans, sensor, opnamedatum en de fysieke afmetingen	Bewust alléén .e57 (ASTM E2807). Een puntenwolk heeft geen tekstlaag; wat citeerbaar is, is de metadata (“scan van 14-03, Leica RTC360, 42 x 18 x 7 m”). .rcs, .rcp en .lgs worden niet ondersteund; ReCap en Cyclone exporteren allebei naar .e57.
Archief	.zip	pakt ondersteunde inhoud uit en verwerkt die afzonderlijk	Ondersteunde inner files worden verwerkt; onondersteunde bestanden worden overgeslagen. Geneste ZIP’s zijn toegestaan binnen limieten.

Audio: van opname naar doorzoekbaar transcript

Een opgenomen bespreking, een ingesproken memo op je telefoon, een mp3 van een telefonische schikking: upload het audiobestand en de transcriptie draait automatisch mee in de verwerking. Vraag daarna in de chat “maak van deze opname een verslag” of gebruik het memo als input voor een workflow.

Wil je direct inspreken in plaats van een bestand uploaden? Dat kan op twee plekken: Spraakmemo in de zijbalk (opnemen eerst, dossier kiezen daarna) of de dictafoon in je dossier.

Heb je al een transcript uit Teams, Zoom of Word (.vtt of .srt), upload dan dat bestand in plaats van de audio. Het transcribeerstadium wordt dan overgeslagen, dus het is sneller klaar.

Uploadgedrag

Wat je in de UI ziet:

• ZIP-bestanden worden apart geüpload en daarna op de achtergrond uitgepakt.
• Overige bestanden worden daarna geüpload.
• In chat kun je bestanden slepen of via de paperclip kiezen.
• Bestanden die je in chat selecteert via @-mention worden automatisch als bijlage aan het gesprek toegevoegd.
• Buiten dossierchat kun je bepalen of de upload naar je persoonlijke bestanden, een bestaand dossier of een nieuw dossier gaat.
• Bestandsnamen met em-dashes, “smart quotes” en andere niet-ASCII tekens worden ondersteund.

De extensie is de poort

De app kijkt naar de bestandsextensie, en naar niets anders, om te bepalen of een upload wordt geaccepteerd. Het MIME-type dat je browser meestuurt telt niet mee.

Praktisch betekent dat:

• een bestand met de verkeerde of ontbrekende extensie wordt geweigerd, ook als de inhoud prima klopt. Hernoem het naar de juiste extensie en probeer opnieuw;
• een bestand hernoemen naar een ondersteunde extensie helpt níet als de inhoud iets anders is: de upload wordt dan wel geaccepteerd, maar de verwerking mislukt.

De foutmelding noemt altijd de toegestane extensies.

Verwerkingsstatussen

Status	Betekenis
pending	upload ontvangen, nog niet gestart
processing	algemene verwerking loopt
chunking	document/transcript wordt in zoekbare segmenten verdeeld
embedding	zoekvectoren worden opgebouwd
indexing	document wordt in de kennislaag opgenomen
completed	bestand is klaar voor zoeken, chat en citaten
failed	verwerking is mislukt; open info/download en probeer opnieuw met een beter bronbestand

Belangrijk:

• de assistent kan een nieuw bestand pas goed gebruiken zodra de status completed / verwerkt is;
• in chat blokkeert de composer het verzenden zolang nieuwe bijlagen nog niet klaar zijn.

Preview, lees-tekst en download

Er zijn twee verschillende dingen die “voorbeeld” heten. Ze doen niet hetzelfde.

Het voorbeeldscherm

De volledige voorbeeldpagina werkt bewust veilig en conservatief.

Gedrag	Bestandstypes
Inline voorbeeld	.pdf, afbeeldingen, .txt, .md, .csv, .json, .xml
Speler mét transcript ernaast	audiobestanden
Geen inline voorbeeld, wel handige vervangende acties	Office-bestanden, presentaties, e-mailbestanden, CAD, BIM, puntenwolken
Beschikbare vervangende acties	Downloaden, Lees tekst en Vertalen

Praktisch:

• Open je een audiobestand, dan krijg je een speler én het transcript eronder, allebei tegelijk in beeld. Je kunt dus meelezen terwijl je luistert, of alleen de tekst doorzoeken.
• Office-, presentatie- en CAD-bestanden openen niet inline. Gebruik dan Lees tekst als je vooral de uitgelezen inhoud wilt zien, en Downloaden als je het originele bestand nodig hebt.
• HTML wordt bewust nooit inline getoond.

Het hover-voorbeeld

Los daarvan is er een hover-voorbeeld: beweeg je muis over een bestand en er verschijnt een miniatuur van pagina 1. Dat werkt ook voor Office-bestanden, doordat de app daar server-side een weergave van maakt en die bewaart. Kan er geen miniatuur gemaakt worden, dan zie je in plaats daarvan een kort tekstfragment uit het document.

Je komt het hover-voorbeeld tegen in de bijlagenlade van een chat en op de citatiepillen in een antwoord.

Dat het hover-voorbeeld een Office-bestand kan tonen, betekent dus niet dat het voorbeeldscherm dat ook doet. De miniatuur is een blik, geen lezer.

Metadata

Via Info bekijk je metadata; via Gegevens bewerken pas je die aan:

• titel,
• classificatie,
• tags,
• documentdatum,
• looptijd,
• opmerkingen.

Goede metadata helpt bij:

• betere samenvattingen,
• sterkere tijdlijnen,
• minder ruis in chatresultaten.

Documentacties

Elk bestand heeft één menu met dezelfde acties, waar je het bestand ook tegenkomt. Je opent het door op de bestandsnaam te klikken, door ergens anders in de rij te klikken, of via de ⋯ rechts in de rij op de plekken waar de naam zelf geen handvat is.

Actie	Wat het doet
Voorbeeld	opent het bestand in de voorbeeldpagina
Openen in Word	vervangt Voorbeeld als het bestand uit SharePoint komt en daar een eigen adres heeft. PDF’s houden altijd het voorbeeld in de app
Info	de metadatakaart, alleen lezen
Gegevens bewerken	dezelfde metadata, bewerkbaar; alleen waar je die rechten hebt
Downloaden	het originele bestand
Vertalen	opent Vertalen met dit bestand geladen
Chat	start een gesprek met dit bestand als @-mention
Verwijderen	met bevestiging; staat als enige onderaan

Twee dingen om te weten:

• Vertalen staat bij élk bestand, ongeacht het formaat. Het menu filtert daar niet op. Bruikbare uitvoer krijg je alleen voor de formaten die op Vertalen staan; kies je iets anders, dan loopt het daar vast en niet in het menu.
• Niet elk oppervlak biedt alle acties aan. Een actie waarvan het adres niet op te lossen is, staat er niet; dat is bewust, zodat je nooit op een dood menu-item klikt.

Zoeken, sorteren en kolommen

De documenttabellen ondersteunen:

• zoeken/filteren,
• sorteren,
• kolommen aan/uit zetten via Kolommen.

Kolomweergave wordt lokaal in je browser onthouden.

Belangrijke caveats

• Niet elk ondersteund uploadformaat heeft ook een inline voorbeeld.
• Het hover-voorbeeld en het voorbeeldscherm zijn twee verschillende dingen; zie hierboven.
• Vertalen ondersteunt maar een deel van de uploadformaten; zie Vertalen.
• De extensie bepaalt of een upload wordt geaccepteerd, niet de inhoud en niet het MIME-type.
• ZIP’s kunnen langer duren doordat eerst uitgepakt en daarna pas verwerkt wordt.
• Onondersteunde bestanden in een ZIP worden niet “half” verwerkt; ze worden gewoon overgeslagen.
• Je organisatie kan uploaden uitschakelen. Bestaande bestanden blijven dan beschikbaar: openen, downloaden, vertalen en verwijderen werken door. Zie Snelstart.
• Reviewstatussen horen bij de documententabel van een dossier, niet bij je persoonlijke bestanden.

Meer: Projecten, Chat, Vertalen en Instellingen.