Workflow (van dossier naar output)

Dit is de aanbevolen route als je het Prudai Platform serieus als werkomgeving wilt gebruiken.

Stap 0: Kies persona én werkruimte

Er zijn twee keuzes die je kwaliteit direct beïnvloeden.

De persona bepaalt de bronnen, de tools en de toon:

Persona	Wanneer
LEO	als je brede juridische bronnen of research jobs nodig hebt
LEO Fiscaal	als de vraag fiscaal is en je de Belastingdienst-kennisgroepstandpunten en kantoorbronnen nodig hebt
ZIA	als je vooral op zorgrichtlijnen, interne kennis en projectdocumenten werkt
VERA	als de vraag draait om omgevingsrecht, IPLO of officiële publicaties
BEVER	als het om publieke besluitvorming, raadsinformatie of decentrale regelgeving gaat
IRMA	als het om risico’s, normenkaders en je managementsysteem gaat

De werkruimte bepaalt welke documentlaag meekomt:

Werkruimte	Wanneer
Persoonlijke context	voor je eigen bestanden buiten een dossier
Projectcontext	voor dossierwerk, samenwerking, taken en project-chat

Meer: De persona’s.

Stap 1: Bouw eerst de documentlaag op

1. Maak een project aan.
2. Upload alleen de kernstukken.
3. Wacht tot de status Verwerkt is.
4. Vul metadata aan waar dat helpt:
   • titel,
   • tags,
   • datering,
   • opmerkingen.

Waarom dit belangrijk is:

• chat, tijdlijn, taken en exports worden beter als de documentlaag schoon is;
• audio zoals .mp3 wordt pas bruikbaar nadat transcriptie/verwerking klaar is;
• ZIP-inhoud komt pas beschikbaar nadat de archiefverwerking klaar is.

Kun je niets uploaden? Dan heeft je organisatie de uploads in deze persona bewust beperkt. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Bestanden en Projecten.

Stap 2: Beperk de kennisset tot wat je nodig hebt

Zet niet blind alles aan.

Praktische instelling per persona:

• LEO en LEO Fiscaal: zet alleen die bronfamilies aan die echt relevant zijn voor het dossier.
• VERA: laat Omgevingswet/IPLO/officiële publicaties en, indien van toepassing, BIM-tools (IFC/DWG) aan, en schakel onnodige generieke bronnen uit.
• ZIA: werk primair met project-, organisatie- en persoonlijke documenten; er zijn geen publieke juridische bronfamilies. De Nedap ONS-koppeling is hier beschikbaar voor zorgdossiers.
• BEVER: kies per vraag tussen raadsinformatie (iBabs, Notubiz), decentrale regelgeving (CVDR) en de financiële bronnen.
• IRMA: kies de normenkaders en toezichthouders die bij je branche en ISMS-fase horen.

Je vakgebied vul je eenmalig in via de stepper: eerst je rol, dan je rechtsgebieden of vakgebieden, dan het overzicht. Dat profiel beïnvloedt welke bronnen en suggesties bovenaan komen. Later beheer je het op de pagina Kennis.

Meer: Kennis en Snelstart.

Stap 3: Gebruik chat als regiepunt

Sterke prompts bevatten altijd:

• doel,
• doelgroep,
• gewenste vorm,
• grenzen of randvoorwaarden.

Werk slim met context:

• @document voor specifieke stukken,
• #taak in project-chat,
• bijlagen alleen meesturen als ze verwerkt zijn.

Handig om te weten:

• buiten een project kun je chatuploads opslaan in je persoonlijke bestanden, een bestaand project of een nieuw project;
• inline workspaces en slash-commando’s houden je in dezelfde chatflow;
• conversaties kun je vertakken, een antwoord regenereren of een gesprek stoppen (knop of Escape) zonder het project te verlaten;
• spraak in/uit is in elke chat beschikbaar; de microfoon stopt automatisch na enkele seconden stilte;
• welke knoppen direct in de promptbak staan, stel je zelf in via Instellingen → Chat.

Zie je geen denkdiepte-knop? Dan heeft je organisatie die keuze uitgezet en draait elk bericht op de standaardstand van de persona. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Chat.

Stap 4: Zet bevindingen om in acties

Gebruik Taken (voorheen “kanban”) voor:

• ontbrekende feiten,
• uitzoekpunten,
• deadlines,
• reviewtaken.

Gebruik Meldingen voor:

• punten die op jou wachten,
• samenwerkingsacties,
• documentverwerking,
• research/job-status,
• second-opinionflows.

Meer: Taken en Meldingen.

Stap 5: Maak deliverables af

Gebruik:

• Exporteren voor Word/PDF,
• Vertalen voor ondersteunde documenttypes,
• Word add-in als je rechtstreeks in Word wilt landen,
• Delen als collega’s mee moeten kijken.

Ontbreekt Delen, dan heeft je organisatie het gedeeld werken in deze persona uitgezet; bestaande gedeelde toegang blijft dan wel gewoon werken. Zie Wat je organisatie kan uitzetten.

Meer: Exporteren, Vertalen en Word add-in.

Stap 6: Gebruik workflows en research jobs (alleen LEO)

• LEO: gebruik workflows en research jobs voor diep, meerstaps onderzoek. Dit is de enige persona waar je ze kunt starten, terugvinden en openen.
• LEO Fiscaal: de assistent kan in het gesprek een intakekaart voorstellen, maar de workflowlijst, het segment Workflow in een dossier en de runpagina ontbreken. Een gestarte run kun je hier dus niet volgen of teruglezen. Wissel naar LEO als je een dossier echt als workflow wilt laten draaien.
• ZIA, VERA, BEVER en IRMA: werk direct via chat, projectdocumenten en de beschikbare kennis-tools.

Meer: Workflows en research jobs.