# Prudai Documentation — full text > The full text of every public page of https://docs.prudai.com, Dutch first, then English (/en/). The index is https://docs.prudai.com/llms.txt; every page is also available as Markdown at .md. Pages behind SSO are not included. --- # Prudai Platform documentatie (voor gebruikers) URL: https://docs.prudai.com/ Markdown: https://docs.prudai.com/index.md > Gebruikersdocumentatie voor het Prudai Platform: de zes persona's (LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER, IRMA), de IRMA-app, ORDO en MAIA, en hoe chat, dossiers, concepten, kennis en workflows echt werken. Deze documentatie is bedoeld voor eindgebruikers van het Prudai Platform. De webapp draait zes **persona's**: - **LEO** - **LEO Fiscaal** - **ZIA** - **VERA** - **BEVER** - **IRMA** Naast de chat heeft **IRMA** een eigen applicatie voor risicomanagement en je ISMS: de IRMA-app. **ORDO** (praktijkbeheer voor advocatenkantoren) en **MAIA** (managementinformatie op de eigen cijfers van je organisatie) zijn op aanvraag beschikbaar. Voor beheer zijn er het **Account Dashboard** en het **RAG Dashboard**. Doel: uitleggen hoe de applicatie **echt** werkt, niet alleen welke knoppen er bestaan. ## Kies de juiste persona Een persona bepaalt de systeeminstructies, de kennisbronnen, de tools en de vragen in de vakgebied-stepper. De app eromheen is telkens dezelfde. | Persona | Gebruik dit vooral voor | Wat het onderscheidt | | --- | --- | --- | | **[LEO](https://leo.prudai.com)** | breed juridisch dossierwerk en research | breedste set publieke juridische bronnen, workflows en research jobs, denkdiepte tot Ultra | | **[LEO Fiscaal](https://leo.prudai.com/fiscaal)** | fiscale advisering | eigen fiscale rollen en vakgebieden, fiscale kernbronnen die LEO niet heeft (zoals de Kennisgroepen Belastingdienst, fiscale kennisbanken en DG TAXUD), juridische bronnen waar die fiscaal raken, en workflows met fiscale sjablonen | | **[ZIA](https://zia.prudai.com)** | zorg en intern kenniswerk | zorgrichtlijnen en zorgbronnen in plaats van juridische bronfamilies; projecten, taken en Word review; koppeling met Nedap ONS op aanvraag | | **[VERA](https://vera.prudai.com)** | omgevingsrecht en leefomgeving | Omgevingswet op locatie, IPLO, officiële bekendmakingen, Raad van Arbitrage, BIM | | **[BEVER](https://bever.prudai.com)** | publieke besluitvorming | raadsinformatie, decentrale regelgeving, rekenkamers, Rijksbegroting; altijd een bestuurslaag | | **[IRMA](https://irma.prudai.com)** | risicomanagement en ISMS | normenkaders, toezichthouders en ISMS-fase; daarnaast de IRMA-app met je registers | Volledige uitleg per persona: [De persona's](/personas). ## Wegwijzer **Aan de slag** - [De persona's](/personas) - [Snelstart](/getting-started) - [Onboarding tour](/onboarding) - [Workflow (van dossier naar output)](/workflow) **Dagelijks werk** - [Chat](/chat) - [Concepten: samen schrijven in een document](/concepten) - [Grafieken, werkblad en kaarten](/grafieken-en-werkblad) - [Bestanden](/files) - [Projecten](/projects) (in LEO en LEO Fiscaal heten ze dossiers) - [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist) - [Workflows en research jobs](/research) (LEO en LEO Fiscaal, inloggen vereist) - [Meldingen](/notifications) - [Kennisbronnen (volledig overzicht)](/kennisbronnen) **De IRMA-app** - [IRMA: aan de slag](/irma) - [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement) - [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit) - [IRMA: beheer](/irma-beheer) **Op aanvraag (inloggen vereist)** - [ORDO: praktijkbeheer](/ordo) - [ORDO en LEO: samenwerken](/ordo-leo) - [MAIA: managementinformatie](/maia) ## Personamatrix Chat, projecten, documenten, kennis, grafieken en werkblad, vertalen, exporteren en meldingen zitten in elke persona. Wat wél verschilt: | Onderdeel | LEO | LEO Fiscaal | ZIA | VERA | BEVER | IRMA | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Workflows en research jobs | Ja | Ja, met eigen fiscale sjablonen | Nee | Nee | Nee | Nee | | Concepten (document naast de chat) | Ja | Ja | Nee | Ja | Ja | Ja | | Onboarding tour | Ja | Nee | Ja, zelf starten | Ja, zelf starten | Nee | Ja, als rondleiding in de IRMA-app | | Denkdiepte-plafond | Ultra | Ultra | Grondig | Grondig | Standaard | Standaard | | Extra keuze in stap 2 van de stepper | Branches (alleen bedrijfsjurist) | geen | Profiel (alleen arts/paramedicus) | geen | Bestuurslaag (altijd) | ISMS-fase (altijd) | | Outlook add-in | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Nee | | Publieke bronnen | Breed juridisch | Fiscaal, plus juridische raakvlakbronnen | Zorg | Omgevings- en bouwregelgeving | Publiek bestuur | Normenkaders en toezichthouders | | Nedap ONS (zorg) | Nee | Nee | Op aanvraag | Nee | Nee | Nee | | Ingericht op BIM-bestanden (IFC, DWG) | Nee | Nee | Nee | Ja | Nee | Nee | | Partner inbox | Alleen partnerkantoren (eigenaar) | Nee | Nee | Nee | Nee | Nee | Workflows en research jobs werken in LEO en LEO Fiscaal. Je vindt ze in de zijbalk onder **Workflows** en als weergave in een dossier. LEO Fiscaal heeft eigen fiscale sjablonen, zoals **Fiscale opinie**, **Fiscale scan** en **Herstructureringsroutes vergelijken**. Zie [Workflows en research jobs](/research). De onboarding tour start in ZIA en VERA niet vanzelf; je start hem via **Tour herhalen** in het gebruikersmenu. In IRMA opent **Tour herhalen** de rondleiding door de IRMA-app. Zie [Onboarding tour](/onboarding). De denkdiepte-standen heten **Snel**, **Standaard**, **Grondig** en **Ultra**. Wat je organisatie daadwerkelijk krijgt, kan lager liggen dan het plafond in deze tabel. "Ja" bij de Outlook add-in betekent dat de persona hem kán krijgen. Of hij bij jou aanstaat, bepaalt je organisatie. De Word add-in werkt in LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER; IRMA en MAIA hebben geen Word-reviewfunctie. Zie [Prudai For Word](/word-addin) en [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). ## Waar je op moet letten - De assistent kan fouten maken. Controleer cruciale passages altijd aan de bron. - Wat je kunt, hangt af van je rol in de organisatie (bijvoorbeeld **Eigenaar** of **Gebruiker**) en van je actieve persona. - De personakeuze bepaalt niet alleen het logo, maar ook welke kennisbronnen, tools en zijbalk-items je ziet. - Op verzoek van je organisatie kan Prudai per persona functies uitzetten, zoals uploaden, delen of de keuze in denkdiepte. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Meer over de producten - [LEO: juridische AI voor advocatenkantoren en bedrijfsjuristen](https://leo.prudai.com) (use cases en plannen) - [LEO Fiscaal: AI voor fiscale advisering](https://leo.prudai.com/fiscaal) - [VERA: AI voor omgevingsrecht en bouw](https://vera.prudai.com) - [ZIA: AI voor zorg en interne kenniswerk](https://zia.prudai.com) - [BEVER: AI voor publieke besluitvorming](https://bever.prudai.com) - [IRMA: AI voor risicomanagement en compliance](https://irma.prudai.com) - [ORDO: praktijkbeheer voor advocatenkantoren](https://prudai.com/ordo) - [MAIA: AI voor managementinformatie](https://prudai.com/maia) - [Prudai: overzicht van alle producten en het bedrijf](https://prudai.com/ai-producten) --- # Instructie voor beheerders: SSO (Microsoft) + SharePoint instellen URL: https://docs.prudai.com/admin-sso-sharepoint/ Markdown: https://docs.prudai.com/admin-sso-sharepoint.md > Voor IT-beheerders: zo zet je inloggen met Microsoft (SSO) en de SharePoint-koppeling van Prudai aan. Eén keer toestemming in Microsoft Entra ID, zonder eigen app-registratie of client secret. Deze pagina is voor **IT-beheerders** van een klantorganisatie. Eindgebruikers hebben deze stappen niet nodig; voor hen zijn [Inloggen & personakeuze](/authentication) en [SharePoint](/sharepoint) bedoeld. Doel: Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) en Prudai zo instellen dat: 1. gebruikers met hun Microsoft-account via **SSO** inloggen, en 2. dossiers, projecten en organisatiekennisbanken documenten uit **SharePoint** kunnen importeren en synchroniseren. Beide lopen via dezelfde Microsoft-login: de knop **Microsoft** op het inlogscherm van Prudai. Prudai gebruikt daarvoor een eigen Microsoft-app, die voor alle klanten dezelfde is. Je maakt dus **geen eigen app-registratie** aan en je stuurt Prudai **geen client-ID of client secret**. Aan jullie kant is alleen toestemming voor die app nodig. Er is ook **geen koppelscherm in de app**: zodra het aan beide kanten klopt, werkt SharePoint voor iedereen die via Microsoft inlogt. --- ## In één keer: wat we van jullie IT nodig hebben Regel deze punten samen, dan is de koppeling in één ronde klaar. **Voor elke organisatie** 1. Geef Prudai de e-maildomein(en) van de gebruikers door ([stap 1](#stap-1--de-koppeling-aanvragen-bij-prudai)). 2. Geef een beheerder eenmalig toestemming namens de organisatie, voor **de volledige set** die Microsoft toont ([stap 2](#stap-2--toestemming-geven-in-microsoft-entra-id)). **Extra bij een vaste koppeling met een apart account** (bijvoorbeeld voor de financiële administratie in MAIA) 3. Maak een gewone gebruiker aan in Entra, bijvoorbeeld `prudai@jullie-domein.nl`. 4. Geef dat account een licentie mét SharePoint, bijvoorbeeld Microsoft 365 Business Basic of SharePoint (Plan 1). Zonder licentie kan het inloggen, maar ziet het geen enkele site. 5. Geef het account leesrecht op de plek waar de stukken staan: de hele site, of de bibliotheken die erbij horen. Een aparte testbibliotheek is niet nodig. Prudai kan alleen lezen wat het account zelf mag zien. 6. Zet geen aanmeldfrequentie (Conditional Access, *sign-in frequency*) op dit account. Anders moet het account steeds opnieuw inloggen en valt de synchronisatie tussendoor stil. 7. Spreek af hoe de eerste aanmelding met MFA verloopt, bijvoorbeeld met een tijdelijke toegangscode (TAP). Stuur Prudai daarna in één bericht het adres van het account en de link naar de site of bibliotheek. Het account verschijnt als gebruiker in jullie organisatie in Prudai. --- ## Stap 1 — De koppeling aanvragen bij Prudai Stuur via een veilig kanaal (een support-ticket of je accountmanager): - de e-maildomein(en) van de gebruikers die toegang krijgen (bijvoorbeeld `@kantoor.example`), zodat hun accounts bij jullie organisatie terechtkomen; - dat jullie SharePoint willen gebruiken. Prudai zet daarop de **SharePoint-integratie** aan voor jullie organisatie. Die kun je niet zelf aanzetten. Een eigenaar van jullie organisatie ziet in het Account Dashboard onder **Aanvullende functies** of hij actief is; zie [Account & RAG dashboards](/dashboards). --- ## Stap 2 — Toestemming geven in Microsoft Entra ID Bij de eerste Microsoft-login vraagt Microsoft toestemming voor de app van Prudai. Het gaat om deze **gedelegeerde** rechten van Microsoft Graph: | Recht | Waarvoor | |-------|----------| | `openid`, `profile`, `email` | inloggen (SSO) | | `offline_access` | ingelogd blijven zonder steeds opnieuw in te loggen; nodig voor de SharePoint-synchronisatie | | `User.Read` | profielgegevens bij het inloggen | | `Sites.Read.All` | SharePoint-sites lezen en bestanden importeren | Gedelegeerd betekent: Prudai werkt altijd **namens de ingelogde gebruiker**, met diens rechten. Wat iemand in SharePoint niet mag zien, ziet hij in Prudai ook niet. Mogen gebruikers in jullie tenant zelf geen toestemming geven aan apps (dat is vaak zo ingesteld), dan geeft een beheerder eenmalig toestemming **namens de hele organisatie**. Gebruik daarvoor een account dat dat in Entra mag, bijvoorbeeld een Global Administrator: 1. Ga naar het inlogscherm van Prudai en kies onder **Of login met** de knop **Microsoft**. 2. Log in met het beheerdersaccount. 3. Vink op het toestemmingsscherm van Microsoft het vakje aan om namens je organisatie toestemming te geven (**Consent on behalf of your organization**) en accepteer. Staat de app van Prudai al in jullie tenant, dan kan het ook in het Entra admin center: open **Enterprise applications**, zoek op "Prudai" en kies de app van Prudai, en klik dan onder **Permissions** op **Grant admin consent for \**. Zonder die toestemming krijgen gebruikers bij het inloggen een toestemmingsscherm of een melding dat goedkeuring van een beheerder nodig is. > **Toont Microsoft meer rechten dan in de tabel?** Bij toestemming namens de organisatie laat Microsoft alle rechten zien die in de app van Prudai staan. Daar horen ook `Mail.Read` (voor de [Outlook-invoegtoepassing](/outlook-addin-admin)) en `Sites.ReadWrite.All` (voor functies die eraan komen) bij. Ook die rechten zijn gedelegeerd: Prudai werkt alleen namens de ingelogde gebruiker en alleen met wat die zelf mag. Geef toestemming voor de volledige set en perk die niet in, anders moet je opnieuw toestemming geven zodra die functies er zijn. Bij het inloggen vraagt Prudai alleen de rechten uit de tabel. Prudai schrijft op dit moment niet naar SharePoint. > `Files.Read.All` is **niet** nodig. Prudai leest bestanden alleen via de documentbibliotheken van een site; de OneDrive van een gebruiker wordt nooit benaderd. > **Rollen jullie ook de Outlook-invoegtoepassing uit?** Wil je dat gebruikers hele conversaties kunnen bewaren, dan zijn er twee dingen extra nodig: > > - Prudai zet voor jullie organisatie de **Outlook-integratie** aan. > - Een beheerder geeft namens de organisatie toestemming voor het gedelegeerde recht `Mail.Read`. Prudai vraagt dat recht niet bij het inloggen. Je geeft het dus zelf, voor dezelfde app van Prudai (niet in een eigen app-registratie): **Enterprise applications** → de app van Prudai → **Permissions** → **Grant admin consent for \**. Staat `Mail.Read` niet in de lijst die Microsoft je dan voorlegt, vraag [support](/support) dan om een toestemmingslink. > > Uitrol en voorwaarden: [Prudai voor Outlook uitrollen](/outlook-addin-admin). --- ## Stap 3 — Wat er daarna gebeurt (er is geen koppelscherm) Dit is de stap die het vaakst verkeerd wordt begrepen: **er is in de app geen scherm waar jij als beheerder SharePoint aanzet of "verbindt"**. Zoek dus niet naar een knop onder Instellingen; die bestaat niet. De verbinding wordt per gebruiker gelegd, op het moment dat die gebruiker inlogt: 1. De gebruiker gaat naar de webapp en komt op het inlogscherm van Prudai uit. 2. Onder **Of login met** kiest hij de knop **Microsoft** (niet het wachtwoordveld met de knop **Inloggen**). 3. Na die login heeft de gebruiker SharePoint. Er volgt geen extra toestemmingsscherm meer, mits je in stap 2 toestemming namens de organisatie hebt gegeven. Gevolg om aan je collega's uit te leggen: **wie met een gebruikersnaam en wachtwoord inlogt, ziet "Niet verbonden"**, ook al werkt SharePoint prima voor de rest van het kantoor. Dat is geen storing en geen configuratiefout. Die gebruiker moet uitloggen en opnieuw inloggen via **Microsoft**. ### De drie voorwaarden SharePoint werkt pas als aan drie voorwaarden is voldaan. Ze gelden niet op hetzelfde niveau. | Voorwaarde | Geldt voor | Melding als hij ontbreekt | |------------|-----------|---------------------------| | Jullie organisatie heeft de **SharePoint-integratie** (stap 1). | de hele organisatie | **"SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie."** | | De Microsoft-koppeling is aan de kant van Prudai ingericht. | alle organisaties (een instelling van Prudai zelf) | **"SharePoint-integratie is niet geconfigureerd."** | | De gebruiker is ingelogd via Microsoft en heeft een geldige Microsoft-sessie. | deze gebruiker | **"Niet verbonden"** | Om te onthouden: - de eerste twee regelt Prudai; jij kunt ze niet zelf omzetten en er is geen scherm voor; - "geconfigureerd" zegt niets over de toestemming in jullie tenant. Trekt iemand in Entra de toestemming voor de app van Prudai in, dan blijven de eerste twee in orde, maar ziet iedereen "Niet verbonden"; - "Niet verbonden" bij één gebruiker zegt niets over de rest van het kantoor. --- ## Stap 4 — Controleren Doe na de inrichting minimaal deze twee checks. **SSO-login** 1. Open `https://app.prudai.com` in een incognitovenster. 2. Kies op het inlogscherm onder **Of login met** de knop **Microsoft**. 3. Controleer dat je naam in het gebruikersmenu rechtsboven staat. **SharePoint-import** 1. Open in de zijbalk **Dossiers** (in LEO en LEO Fiscaal), **Projecten** (in VERA, ZIA en BEVER) of **Mappen** (in MAIA) en klik bovenaan de lijst op de gestippelde regel **Nieuw dossier**. 2. Klik in dat venster op **Importeren uit SharePoint**. 3. Kies een kleine site. Heeft de site meerdere documentbibliotheken, kies dan eerst een **Documentbibliotheek**; kies daarna één map of zet **Volledige site importeren** aan en klik **Site importeren**. 4. Wacht tot de import klaar is en open een geïmporteerd document. Lukt beide, dan ben je klaar. --- ## Problemen oplossen | Symptoom | Oorzaak | Oplossing | |---------|---------|-----------| | Microsoft toont bij het inloggen een toestemmingsscherm, of meldt dat goedkeuring van een beheerder nodig is | Toestemming namens de organisatie ontbreekt | Geef toestemming zoals in stap 2. | | Eén gebruiker ziet "Niet verbonden", de rest niet | Die gebruiker is met een wachtwoord ingelogd in plaats van via Microsoft | Laat de gebruiker uitloggen en opnieuw inloggen via de knop **Microsoft**. Er is geen beheerdersactie nodig. | | Iedereen ziet ineens "Niet verbonden" | De toestemming voor de app van Prudai is ingetrokken, of de app is in jullie tenant uitgeschakeld | Zoek in Entra onder **Enterprise applications** op "Prudai" en controleer of de app van Prudai nog actief is en toestemming heeft. Klopt dat, neem dan contact op met [support](/support). | | Een gebruiker ziet een site of map niet in de kiezer, of de import ervan mislukt | De ingelogde gebruiker heeft zelf geen rechten op die site of map | Geef die gebruiker leesrechten in SharePoint. Prudai werkt onder zijn identiteit, dus rechten die hij in SharePoint niet heeft, krijgt hij hier ook niet. | | Een apart koppelaccount kan inloggen, maar ziet geen sites of bestanden | Het account heeft geen licentie met SharePoint, of geen leesrecht op de site | Geef het account een licentie met SharePoint en leesrecht op de site of bibliotheek (zie [In één keer](#in-één-keer-wat-we-van-jullie-it-nodig-hebben)). | | "SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie." | De SharePoint-integratie staat nog niet aan voor jullie organisatie | Vraag het aan zoals in stap 1. | | "SharePoint-integratie is niet geconfigureerd." | De koppeling aan de kant van Prudai is niet ingericht | Dit is geen instelling van jullie organisatie of tenant; neem contact op met [support](/support). | | SSO werkt, maar de gebruiker krijgt geen producttoegang | Het e-maildomein is nog niet aan jullie organisatie gekoppeld, of er ontbreken rechten | Stuur het domein door aan [support](/support). | --- ## Onderhoud - **Geen secret aan jullie kant.** Omdat jullie geen eigen app-registratie hebben, is er aan jullie kant ook niets te vernieuwen of te roteren. - **Nieuwe rechten** (bijvoorbeeld `Mail.Read` voor de Outlook-invoegtoepassing) vragen opnieuw toestemming. - **Een gebruiker uit dienst**: schakel hem uit in Entra. Dan kan hij niet meer via Microsoft inloggen en werkt SharePoint voor hem niet meer. Laat hem ook uit jullie organisatie in Prudai halen: een eigenaar doet dat in het Account Dashboard onder **Leden**; zie [Account & RAG dashboards](/dashboards). Meer algemene informatie: [SharePoint](/sharepoint) · [Privacy & beveiliging](/security) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # API & integraties URL: https://docs.prudai.com/api-reference/ Markdown: https://docs.prudai.com/api-reference.md > Het Prudai-platform heeft geen algemene publieke API; koppelen loopt via de officiële integraties (Word, Outlook, Excel, SharePoint, ORDO, Exact Online). IRMA heeft wel een API voor ontwikkelaars: incidenten aanleveren met een service-token en lezen via de taaklaag /v1. Het korte antwoord: **voor LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER en MAIA is er geen publieke API.** Hun API is intern en voedt de webapp en de officiële integraties. **Voor IRMA wel**: die API gaat stap voor stap open voor ontwikkelaars en AI-agents. Zie [IRMA voor ontwikkelaars](/irma-developers). ## IRMA: de API voor ontwikkelaars | Ingang | Wat je ermee doet | Status | |---|---|---| | **Incidenten aanleveren** (`/agent/v1`) | Je monitoring, SIEM of servicedesk levert incidenten aan in het register **Incidenten**, met een fingerprint tegen dubbele meldingen. | Beschikbaar, met een service-token. [Snelstart](/irma-developers-quickstart) | | **De taaklaag** (`/v1`) | Risico's, simulaties, normdekking, registers en incidenten lezen; een simulatie starten. Elk antwoord zegt hoe volledig het is en waar de cijfers vandaan komen. | Beschikbaar, met het token van een ingelogde gebruiker. [Begrippen](/irma-developers-concepts) · [API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist) | | **De `irma`-CLI** | Hetzelfde vanaf de opdrachtregel, voor scripts en coding agents. | Beschikbaar; een openbaar installatiepakket komt nog. [CLI-referentie](/irma-cli) | | **Een MCP-server** | IRMA als tools in AI-clients die MCP spreken. | Later. [Agents](/irma-developers-agents) | Elk endpoint van `/v1` staat in de [IRMA API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist), met parameters, velden, foutcodes en voorbeelden. De rest van de IRMA-API, zoals de routes achter de webapp, is intern en wordt niet gepubliceerd. ## Wat dat voor jou betekent - **Als jurist of eindgebruiker** hoef je hier niets mee. Je werkt via de webapp en de invoegtoepassingen voor Word, Outlook en Excel; daar zit alles wat je nodig hebt. - **Als beheerder of IT van een organisatie met IRMA** kun je zelf incidenten laten aanleveren met een service-token, en lezen via `/v1`. Begin bij de [snelstart](/irma-developers-quickstart). - **Als je Prudai wilt koppelen aan eigen tools** (bijvoorbeeld een DMS, intakeformulier of ondertekenplatform): dat kan, via een van de integraties hieronder of een afgesproken maatwerkkoppeling. Een zelf aangemaakte API-sleutel voor de assistenten bestaat niet. ## Service-tokens in IRMA In **IRMA** maken gebruikers met beheerrechten zelf **service-tokens** aan, onder **Beheer → Service-tokens**. Zo'n token is een sleutel voor je eigen organisatie waarmee een script of geautomatiseerde taak, bijvoorbeeld een monitoringtool, incidenten aan IRMA aanlevert of incidenten leest, zonder in te loggen. - Je kiest per token wat hij mag: **incidenten aanleveren** en/of **incidenten lezen**. - De sleutel zie je **één keer**, bij het aanmaken. Kopieer hem meteen; IRMA bewaart er alleen een hash van en kan hem later niet meer tonen. - In de lijst zie je per token een herkenbaar begin (**Prefix**) en wanneer hij **Laatst gebruikt** is. Met **Intrekken** zet je een token direct buiten werking. Een service-token werkt vandaag op het aanleveren en lezen van incidenten. Scopes voor de taaklaag `/v1` komen eraan. Meer: [IRMA-beheer](/irma-beheer#service-tokens) en de [snelstart](/irma-developers-quickstart). ## Wat we wél ondersteunen - **Microsoft SSO + SharePoint** voor inloggen en documenten. Zie [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint) en [SharePoint](/sharepoint). - **Word-invoegtoepassing**: je assistent in Microsoft Word, met selectie-context, invoegen en Word-suggesties. Zie [Prudai For Word](/word-addin). - **Outlook-invoegtoepassing**: e-mail en bijlagen in een dossier bewaren, conversaties samenvatten en conceptantwoorden opstellen. Deze koppeling heeft een eigen uitrol door de beheerder en een eigen Microsoft Graph-recht (gedelegeerd `Mail.Read`, met toestemming van een beheerder) voor hele conversaties. Zie [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) en de [instructie voor beheerders](/outlook-addin-admin). - **Excel-invoegtoepassing**: de assistent in een taakvenster plus vaste rekenfuncties (`=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`, `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE` en verwanten) rechtstreeks in je werkblad. Zie [Prudai voor Excel](/excel-addin). - **ORDO** (op aanvraag): ORDO is een apart product voor praktijkbeheer en documenten. Heeft je organisatie zowel LEO als ORDO, dan werken ze samen: een LEO-dossier kan aan een ORDO-dossier gekoppeld zijn. Kies je in de Outlook-invoegtoepassing zo'n gekoppeld dossier als bestemming, dan komen e-mails en bijlagen in ORDO terecht. Documenten in een ORDO-dossier (uploads, gearchiveerde e-mail, stukken uit SharePoint) zijn doorzoekbaar in LEO, in een gesprek dat aan dat dossier gekoppeld is. Zie [ORDO](/ordo) en [ORDO en LEO](/ordo-leo) (inloggen vereist). - **Exact Online** (MAIA, op aanvraag): MAIA beantwoordt managementvragen uit de eigen Exact Online-administratie van je organisatie. MAIA leest alleen en wijzigt niets in Exact. Prudai richt de koppeling in en stuurt een uitnodigingslink; iemand van jullie met toegang tot de administratie geeft daarmee toestemming in Exact Online. Zie [MAIA](/maia#exact-online-koppelen) (inloggen vereist). - **Maatwerkkoppelingen** (DMS, CRM, formulieren) lopen via je accountmanager en worden per organisatie ingericht en gedocumenteerd. ## Contact Wil je een integratie laten bouwen of bestaande data koppelen? Neem contact op met je **accountmanager** of stuur een bericht via [Problemen oplossen & support](/support). We bespreken dan welke koppeling het beste past en welke rechten daarvoor nodig zijn. Meer: [Snelstart](/getting-started) · [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint) · [Privacy & beveiliging](/security). --- # Inloggen & personakeuze URL: https://docs.prudai.com/authentication/ Markdown: https://docs.prudai.com/authentication.md > Inloggen op Prudai via SSO, een persona kiezen, een proefaccount activeren na de checkout, het akkoord met de voorwaarden bij je eerste login, en wat je ziet als de toegang van je organisatie verlopen of geblokkeerd is. De webapp gebruikt **SSO via Keycloak** (`https://login.prudai.com`). Na inloggen kies je, afhankelijk van je account, tussen de persona's die voor je organisatie actief zijn: **LEO**, **LEO Fiscaal**, **ZIA**, **VERA**, **BEVER** of **IRMA**, en op aanvraag **MAIA**. ## Inloggen 1. Open de webapp-URL van jouw organisatie (meestal `https://app.prudai.com`). 2. Je wordt (zo nodig) doorgestuurd naar de inlogpagina van Keycloak. 3. Kies je inlogmethode: - **Microsoft / Entra ID** (als je organisatie dit heeft ingeschakeld); - andere federated identity providers (afhankelijk van je organisatie); - of e-mail + wachtwoord. 4. Rond het SSO-proces af. Als je ingelogd bent, zie je rechtsboven je gebruikersmenu. Bovenaan staan je naam, je rol (**Gebruiker**, **Eigenaar** of **Admin**) en je e-mailadres. Daaronder vind je onder meer **Meldingen** (met een teller voor ongelezen items), **Instellingen**, **Tour herhalen**, **Mijn bestanden**, **Ondersteuning**, **Persona wisselen** (als je meer dan één persona hebt) en **Uitloggen**. Je taal kies je in **Instellingen → Taal**. Die voorkeur geldt voor alle persona's, zodat de UI-taal overal dezelfde is. Met hetzelfde account log je ook in op de eigen apps van Prudai, zoals de [IRMA-app](/irma) en [ORDO](/ordo), als je organisatie die heeft. ## Een proefaccount activeren Heb je zelf een proef gestart via een van de productsites? Dan loopt de eerste activatie zo: 1. Vul op de productsite je gegevens in, met je **zakelijk e-mailadres**. 2. Rond de checkout af. Daar ga je akkoord met de voorwaarden (zie hieronder). 3. Je krijgt een e-mail waarmee je je wachtwoord instelt. Bij een proef zonder betaalgegevens komt die mail direct na de checkout. Moet er eerst betaald worden, dan komt hij zodra de betaling is bevestigd. 4. Stel via de link in de e-mail je wachtwoord in. 5. Log daarna in via SSO om de app te gebruiken. Tip: zie je geen e-mail, controleer dan eerst je spammap. Komt hij niet, mail dan support@prudai.com. ### Akkoord bij het starten van een proef In de checkout vink je één akkoordzin aan: *"Door je proefperiode te starten ga je akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid."* Elke naam in die zin is een link naar het document op [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com). Prudai legt per organisatie vast welke versie van elk document is geaccepteerd en wanneer. ## Akkoord met de voorwaarden bij je eerste login Heb je op of na 7 september 2026 een account gekregen, dan vraagt Prudai één keer je akkoord met de voorwaarden: bij je eerste login in de app, of, als je al eerder inlogde, de eerstvolgende keer dat je de app opent. Tot je akkoord geeft, zie je in plaats van de app het scherm **Nog één stap: onze voorwaarden**. Overslaan kan niet; wel kun je **Uitloggen**, bijvoorbeeld om met een ander account in te loggen. Welk scherm je krijgt, hangt af van je rol: - **Eigenaar van een nieuwe organisatie.** Is je organisatie op of na 7 september 2026 aangemaakt en is er voor de organisatie nog geen akkoord vastgelegd, dan geef jij als **Eigenaar** het akkoord namens de organisatie. Je vult **Organisatie**, **Naam** en **E-mailadres** in; de naam van de organisatie en je e-mailadres staan al ingevuld, maar je kunt ze aanpassen. Daarna vink je deze zin aan: *"Ik ga namens mijn organisatie akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid. Ik verklaar tekenbevoegd te zijn namens de hierboven ingevulde organisatie, of daartoe gemachtigd door een tekenbevoegde."* Daarmee is ook jouw eigen akkoord gegeven. - **Iedere andere nieuwe gebruiker.** Je vinkt één zin aan, voor jezelf: *"Ik ga akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid."* Je vult niets in, en je hoeft niet te wachten tot je organisatie akkoord heeft gegeven. Elke documentnaam in de zin is een link naar het document op [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com). Klik daarna op **Akkoord en verder**: je gaat meteen door naar de app en het scherm komt niet terug. Zie je *"De voorwaarden zijn net bijgewerkt. Lees ze opnieuw en vink het vakje opnieuw aan."*, dan is een document intussen gewijzigd; lees het opnieuw en vink het vakje opnieuw aan. Had je vóór 7 september 2026 al een account, dan zie je dit scherm niet, tenzij je eigenaar bent van een organisatie die op of na die datum is aangemaakt: dan geef je voor die organisatie alsnog het akkoord. Wie bij het starten van een proef in de checkout al akkoord gaf, krijgt het scherm niet. Open je de [IRMA-app](/irma) voordat je akkoord hebt gegeven, dan zie je daar **Ga eerst akkoord met onze voorwaarden**. Het akkoord geef je niet in IRMA zelf: de knop **Akkoord geven in de PrudAI-app** brengt je naar het scherm hierboven. Heb je akkoord gegeven, dan verdwijnt de melding in IRMA binnen een minuut vanzelf. ## Aanmelden met een persoonlijk e-mailadres Een proef is bedoeld voor organisaties. Meld je je aan met een privé- of wegwerpadres (bijvoorbeeld een adres op `gmail.com` of `hotmail.com`), dan zet Prudai de toegang van de organisatie vast tot we de aanmelding hebben beoordeeld. In de app zie je dan het scherm **Toegang tijdelijk geblokkeerd** (zie hieronder). Voor gebruikers: - Gebruik een zakelijk e-mailadres van je organisatie. - Denk je dat je adres onterecht is tegengehouden, mail dan support@prudai.com. ## Als de toegang van je organisatie verlopen of geblokkeerd is Alleen organisaties met een actief abonnement of een lopende proef krijgen toegang. Is het abonnement van je organisatie verlopen, of is de toegang geblokkeerd, dan zie je na inloggen een vast scherm in plaats van de app. De titel zegt wat er aan de hand is: | Titel | Wanneer | | --- | --- | | **Abonnement verlopen** | het abonnement van je organisatie is afgelopen of de organisatie is gearchiveerd | | **Toegang tijdelijk geblokkeerd** | Prudai heeft de toegang van je organisatie tijdelijk geblokkeerd | | **Toegang kan niet worden vastgesteld** | de status van je organisatie is op dit moment niet te bepalen | Wat je op dat scherm ziet: - een korte uitleg; bij een verlopen abonnement of een blokkade staat erbij dat de gegevens van je organisatie bewaard blijven; - een knop met support@prudai.com; - **Uitloggen**, zodat je met een ander account kunt inloggen. ![Het scherm Abonnement verlopen met de uitleg dat je gegevens bewaard blijven, de knop support@prudai.com en de knop Uitloggen](/assets/screenshots/leo/authentication-abonnement-verlopen.png) Er staat bewust geen knop om het opnieuw te proberen: alleen Prudai kan de toegang verlengen of herstellen. Neem contact op via support@prudai.com of via je beheerder. Zie ook [Toegangsscherm: abonnement verlopen of toegang geblokkeerd](/support#toegangsscherm-abonnement-verlopen-of-toegang-geblokkeerd). Het scherm geldt voor de hele organisatie, niet alleen voor jouw account. Je ziet hetzelfde scherm in de Office-add-ins. De IRMA-app toont een eigen scherm, **Toegang tot IRMA is geblokkeerd**; zie [IRMA](/irma#toegang). ## Sessiecontrole bij terugkeren naar tabblad Wanneer je na een tijd terugkeert naar een al open tabblad, controleert de app direct of je SSO-sessie nog geldig is. - Als je sessie verlopen is, word je meteen als uitgelogd behandeld en doorgestuurd naar inloggen. - Zo zie je de inlogstatus eerder, in plaats van pas bij de eerstvolgende actie (zoals een chatbericht versturen). ## Problemen bij accountverificatie Na SSO controleert de app je account. - Duurt het verifiëren van je sessie te lang, dan zie je **We konden je account niet verifiëren**. Dat kan gebeuren op mobiele netwerken of als third-party cookies beperkt zijn. Klik op **Probeer opnieuw**. - Is de profielservice tijdelijk niet bereikbaar, dan zie je **Tijdelijk probleem bij accountcontrole** met de knop **Profielcontrole opnieuw proberen**, in plaats van doorlopende redirects of flikkeren. - Heeft je account geen actieve producttoegang, dan blijft de toegang geblokkeerd en zie je **Geen actieve producttoegang**, met de knop **Ga naar leo.prudai.com** om je abonnement opnieuw te bestellen. De app herlaadt zich dan **niet** steeds opnieuw; je blijft op dit scherm. Op dat scherm staat bewust het woord **product** en niet "persona": het gaat over je abonnement, niet over met welke assistent je werkt. - Past je eerder gekozen persona niet meer bij je toegestane persona's, dan wordt die keuze gewist en kies je opnieuw. ## Een persona kiezen Sommige accounts hebben toegang tot meerdere persona's. Dan vraagt de app je om te kiezen met **Kies je persona**. Wat elke persona onderscheidt, staat op [De persona's](/personas). Belangrijk: - Je ziet alleen persona's die voor je organisatie actief zijn. - De keuze wordt opgeslagen als cookie voor jouw sessie. - Sommige pagina's horen bij een bepaalde persona (workflows en research bijvoorbeeld alleen bij LEO en LEO Fiscaal). Zie je **Deze pagina is alleen beschikbaar in …**, klik dan op **Schakel over naar …** of wissel via **Instellingen → Persona**. Die knop staat er alleen als je account toegang heeft tot die persona; anders meldt de pagina dat je account geen toegang heeft en vraag je het je beheerder. - Toegang geldt per persona. Voorbeeld: LEO Fiscaal geeft geen toegang tot LEO. - Dossiers, projecten en chats horen bij een persona. LEO en LEO Fiscaal delen dezelfde dossiers en chats. ZIA, VERA, BEVER, IRMA en MAIA hebben elk hun eigen werkruimte. Juridisch of fiscaal werk je in LEO of LEO Fiscaal; welke je ziet, hangt af van wat je organisatie heeft. De stepper vraagt er niet apart naar. ### LEO-partnerkantoren Is je organisatie een LEO-partnerkantoor (op aanvraag) en heb je de rol **Eigenaar** of **Admin**, dan zie je in LEO in de zijbalk het item **Inbox**. Daar komen second-opinionverzoeken van andere kantoren binnen. In LEO Fiscaal staat dit item niet. Zie [Projecten](/projects#partner-inbox). ## Rollen en wat je ermee kunt Je rol staat in het gebruikersmenu naast je naam: - **Gebruiker**: standaard gebruik (chat, dossiers of projecten, documenten, taken) binnen je rechten. In het Account Dashboard heet deze rol **Lid**. - **Eigenaar**: extra beheerrechten binnen je organisatie, zoals gebruikers beheren in het Account Dashboard. - **Admin**: de platformbeheerders van Prudai. Deze rol beheert Prudai zelf; in het Account Dashboard geef je iemand alleen de rol **Eigenaar** of **Lid**. Voorbeelden van rolgebonden functies: - In de **Promptbibliotheek** worden publieke prompts beheerd door de admins van Prudai en organisatieprompts door eigenaren. - In **Kennis** kunnen eigenaren en admins een **organisatiekennisbank** aanmaken (als dit is ingeschakeld). - De snelkoppelingen **Account Dashboard** en **RAG Dashboard** in het gebruikersmenu zijn **alleen voor de admins van Prudai**. Als eigenaar ga je rechtstreeks naar [account.prudai.com](https://account.prudai.com). Zie [Account & RAG dashboards](/dashboards). Naast je rol bepalen ook de instellingen van je organisatie wat je kunt. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Office-add-ins: inloggen werkt anders In een taakvenster van Word, Excel of Outlook draait de app in een iframe. Veel SSO-providers blokkeren inloggen in iframes. Daarom loggen de add-ins in via een **Office-dialoogvenster** en zetten ze de sessie daarna over naar het taakvenster. Meer: [Prudai For Word](/word-addin), [Prudai voor Excel](/excel-addin), [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) en [Toegang & vereisten](/installation). --- # Betrouwbare antwoorden URL: https://docs.prudai.com/betrouwbare-antwoorden/ Markdown: https://docs.prudai.com/betrouwbare-antwoorden.md > Hoe je de assistent scherp houdt met een nieuwe chat per onderwerp, wat de meldingen bij lange gesprekken en ongeverifieerde uitspraken betekenen, en hoe LEO een stuk tegenleest. De assistent is op zijn scherpst in een **kort, gericht gesprek over één onderwerp**. Hoe langer en voller een chat wordt — veel vragen, veel documenten, meerdere onderwerpen door elkaar — hoe meer de assistent tegelijk moet overzien. Op een gegeven moment kan hij daardoor details door elkaar halen of een passage "aanvullen" die er niet letterlijk staat. Dit is geen eigenaardigheid van Prudai: het geldt voor alle huidige AI-modellen en is meetbaar — hoe langer het gesprek, hoe groter de kans op zulke fouten. Het goede nieuws: je hebt dit grotendeels zelf in de hand. ## Start een nieuwe chat per onderwerp Dit is verreweg het effectiefst. Begin een **nieuwe chat voor elk nieuw onderwerp of dossieronderdeel**. Een korte, gefocuste chat houdt de assistent verankerd aan precies de stukken die er voor díe vraag toe doen — en juist dat voorkomt dat hij bronnen door elkaar gaat halen. Vuistregels: - **Nieuw onderwerp? Nieuwe chat.** Ga niet in dezelfde chat door van de aansprakelijkheidsvraag naar de proceskosten naar de dagvaarding. - **Houd het aantal documenten per chat gericht** — alleen wat voor die vraag relevant is, niet je hele dossier in één doorlopend gesprek. - **Merk je dat een chat "moe" wordt** (antwoorden worden vager, of de assistent verwijst naar iets dat je niet herkent)? Begin opnieuw in een verse chat. Je verliest niets: je documenten en je dossier blijven gewoon staan. ## Het product waarschuwt je zelf Je hoeft dit niet alleen op gevoel te doen: de chat zegt het wanneer een gesprek te vol wordt. **Meldingen die oplopen.** Naarmate een gesprek langer wordt, verandert de melding mee: 1. "Dit gesprek wordt lang": bij lange gesprekken kan de kwaliteit van de antwoorden geleidelijk afnemen. 2. "Dit gesprek is erg lang": we raden aan een nieuw gesprek te starten. 3. "Dit gesprek is zeer lang": de kwaliteit neemt waarschijnlijk merkbaar af; we raden sterk aan opnieuw te beginnen. 4. "Dit gesprek nadert de limiet": binnenkort worden oudere berichten automatisch samengevat en kan er detail verloren gaan. **Een blijvende melding in de chat.** Naast die tijdelijke meldingen kan er een kaartje in het gesprek blijven staan, ook nadat je de pagina herlaadt. Het heeft twee knoppen: **Start een gefocust gesprek** en **Hier verdergaan**. Hoort het gesprek bij een dossier, dan gaat dat dossier mee naar het nieuwe gesprek. De kop van het kaartje zegt wat er aan de hand is: - **"Dit gesprek wordt lang"**: het gesprek heeft veel berichten. - **"Dit gesprek bevat veel stukken"**: de lengte zit in lange teksten in het gesprek zelf, zoals tekst die je plakt en lange antwoorden van de assistent, ook als er nog weinig berichten zijn. Documenten die je bijvoegt en bronnen die de assistent in eerdere beurten opzocht, tellen niet mee. - **"Dit gesprek nadert de limiet"**: de assistent gaat binnenkort oudere berichten samenvatten. ![Het kaartje 'Dit gesprek bevat veel stukken' in een dossiergesprek, met de knoppen Start een gefocust gesprek en Hier verdergaan](/assets/screenshots/leo/long_chat_notice.png) **Samenvatten.** Grijp je niet in, dan vat de assistent oudere berichten op een gegeven moment zelf samen. Je ziet dan de melding "Gesprek samengevat". Het antwoord blijft op de hoogte van het volledige gesprek, maar detail uit die oudere berichten kan verloren gaan. Dat is precies het moment dat je liever vóór had willen zijn. Behandel deze meldingen dus niet als ruis. Ze zijn het signaal om het onderwerp waar je nu mee bezig bent in een verse chat verder te brengen. ## Controleer altijd de bron Behandel elk antwoord als een **concept**. Klik in de tekst van het antwoord op de bronpil of het documentcitaat en lees de brontekst zelf na vóór je iets overneemt in je advies of processtuk. Zie je een verwijzing naar een document of passage die je **niet herkent**? Vertrouw hem niet, start een nieuwe chat en stel de vraag opnieuw met alleen het relevante stuk erbij. Meer hierover: [Citaten & bronbeschikbaarheid](/citations) (inloggen vereist) en [Chat](/chat). Dit is ook geen vrijblijvend advies van ons: onder het invoerveld staat daarom een vaste disclaimer dat je met een AI-systeem werkt en belangrijke antwoorden altijd zelf controleert. Zie [Chat](/chat#knoppen-in-de-promptbak). ## Wat de assistent hoort te doen Als de assistent een document niet daadwerkelijk heeft opgehaald, hoort hij dat te **zeggen** — niet de inhoud ervan te raden. Merk je dat hij toch een passage citeert die niet klopt? Geef het bericht dan een 👎 (**Kan beter**) met een korte toelichting bij "Wat ging er mis?". Dat signaal komt bij ons binnen en helpt ons de assistent verder aan te scherpen. ### Waarschuwing bij een uitspraak die niet is opgehaald Voor uitspraken met een ECLI-nummer controleert het platform dit zelf. Noemt de assistent een ECLI dat in het gesprek niet is opgehaald, dan probeert hij die uitspraak eerst alsnog op te halen. Lukt dat niet, dan staat onder het antwoord een waarschuwing: > ⚠️ **Ongeverifieerde bronvermelding:** *ECLI-nummer* — deze uitspraak is in dit gesprek niet uit rechtspraak.nl opgehaald en door geen enkele bron bevestigd. Controleer de verwijzing voordat je erop vertrouwt. Gaat het om meer uitspraken, dan heet de kop **Ongeverifieerde bronvermeldingen** en staan ze allemaal in de lijst. Een ECLI telt als bevestigd als het voorkomt in een bron die de assistent in dit gesprek heeft opgehaald, in een document dat je hebt toegevoegd of in je eigen bericht. Een eerder antwoord van de assistent telt niet: dat hij het nummer zelf al eens noemde, bewijst niets. Zie je de waarschuwing, zoek de uitspraak dan zelf op voordat je hem gebruikt. ## Een stuk laten tegenlezen Vraag je LEO om een stuk kritisch te lezen ("lees deze memo tegen", "geef een second opinion"), dan werkt hij volgens een vaste opbouw. Die opbouw hoort bij LEO; LEO Fiscaal volgt hem niet. - **Eerst het soort stuk en de lezer.** Bovenaan staat in één zin welk soort stuk en welke lezer LEO heeft aangenomen, bijvoorbeeld een processtuk voor de rechter of een notitie voor een bestuur. Klopt dat niet, zeg het dan: LEO beoordeelt het stuk naar de maatstaf van dat soort stuk. - **Hooguit drie tot vijf bevindingen**: de punten die voor die lezer het meest uitmaken. Elke bevinding sluit af met een voorstel hoe je de passage kunt herformuleren. - **Elke bevinding begint met een label.** In de chat staat dat als gekleurd label met een icoon vóór de bevinding: - **Fout**: een bron die in dit gesprek is opgehaald, spreekt de stelling rechtstreeks tegen, en LEO vond niets dat de andere kant op wijst. LEO citeert die bron letterlijk. - **Aandachtspunt**: vakgenoten kunnen erover verschillen, het hangt van de feiten af, of bronnen wijzen twee kanten op. LEO geeft beide lezingen. - **Suggestie**: een optionele verbetering, geen gebrek. - **Voorzichtig geformuleerd is nooit een Fout.** Schrijft de auteur "lijkt", "mogelijk" of "naar mijn inschatting", dan beoordeelt LEO hoe sterk het argument is, niet of het "juist" is. ![Een door LEO tegengelezen memo: eerst het aangenomen soort stuk en de lezer, daarna de bevindingen Fout, Aandachtspunt en Suggestie als gekleurd label, elk met een voorstel om te herformuleren](/assets/screenshots/leo/review_badges.png) Kopieer of exporteer je het antwoord, dan staat er gewoon het woord, bijvoorbeeld "**Fout** — …". ## Als een antwoord uitblijft of stilvalt Een grondig antwoord kan even duren. Duurt het langer dan normaal, dan zie je "Nog even geduld, dit antwoord kost wat meer tijd." Staat de [denkdiepte](/chat#denkdiepte) op **Grondig** of **Ultra**, dan krijg je er de tip bij om een lagere stand te kiezen. Schrijft de assistent een lang stuk, zoals een document van duizenden woorden, dan zie je in de bronnenbalk een stap die nog loopt, en valt het antwoord niet halverwege stil. Komt er te lang niets binnen, dan stopt de chat met een van deze meldingen: - "Het antwoord duurde te lang om te starten. Probeer het opnieuw." - "Het antwoord viel stil. Probeer het opnieuw." Stel je vraag dan opnieuw. Gebeurt het bij een grote opdracht vaker, kies dan een lagere denkdiepte of knip de opdracht op in delen. Blijft het misgaan, laat het ons weten via [Support](/support). Herlaad je de pagina terwijl de assistent nog bezig is, dan zie je "Je vorige vraag wordt nog beantwoord": het antwoord wordt afgemaakt en verschijnt zodra het klaar is. ## Wat het onderzoek laat zien Dit is geen Prudai-eigenaardigheid maar een breed gedocumenteerd kenmerk van álle huidige AI-modellen: - **Lange invoer wordt minder betrouwbaar.** Onafhankelijk onderzoek testte 18 toonaangevende modellen van verschillende aanbieders en vond dat de prestaties stelselmatig teruglopen naarmate de invoer langer wordt — óók bij eenvoudige taken. - **Informatie in het "midden" wordt slechter benut.** Modellen gebruiken informatie aan het begin en eind van een lange context beter dan informatie die in het midden verstopt zit. - **Lange gesprekken versterken dit.** Over meerdere beurten zakt de nauwkeurigheid gemiddeld met ongeveer **39%** vergeleken met één gerichte vraag. Een belangrijke oorzaak: als een model iets mist, "vult" het dat soms in met een aanname en houdt het daar daarna aan vast — precies het patroon dat je wilt voorkomen. Dit is meteen waaróm "nieuwe chat per onderwerp" werkt: je houdt de context kort, zodat het model niet in dit patroon terechtkomt. ## Verder lezen - Kelly Hong, Anton Troynikov, Jeff Huber — [Context Rot: How Increasing Input Tokens Impacts LLM Performance](https://research.trychroma.com/context-rot) (Chroma, 2025). - Nelson F. Liu e.a. — [Lost in the Middle: How Language Models Use Long Contexts](https://arxiv.org/abs/2307.03172) (TACL, 2024). - Philippe Laban, Hiroaki Hayashi, Yingbo Zhou, Jennifer Neville — [LLMs Get Lost in Multi-Turn Conversation](https://arxiv.org/abs/2505.06120) (2025). - Lei Huang e.a. — [A Survey on Hallucination in Large Language Models](https://arxiv.org/abs/2311.05232) (2023). --- # Chat URL: https://docs.prudai.com/chat/ Markdown: https://docs.prudai.com/chat.md > Zo werk je in de chat: gesprekken starten en terugvinden, bijlagen toevoegen, denkdiepte kiezen, stappen en bronnen volgen, vraagkaarten beantwoorden, inspreken en antwoorden exporteren. In elke persona werk je vooral in de chat. De persona die je kiest bepaalt welke kennis en tools achter die chat beschikbaar zijn. Op deze pagina lees je hoe je gesprekken voert, terugvindt en controleert. ![De chat: een leeg gesprek met de begroeting, je recente chats en daaronder de promptbak, gemarkeerd](/assets/screenshots/leo/first_chat.png) ## Gesprekken: nieuw, terugvinden en titels - **Nieuw gesprek**: klik op **Nieuwe chat** bovenaan de zijbalk. Wil je dat het gesprek meteen in een dossier hoort, klik dan op de **+** op de dossierpagina (**Nieuwe chat in dit dossier**). In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA kies je daarna nog **Alleen chat** of **Chat met document ernaast** (zie [Concepten](/concepten)). - **Verder waar je was**: een leeg gesprek toont onder de begroeting knoppen als **Verder met laatste chat** en je meest recente gesprekken. - **Alle gesprekken**: **Chats** in de zijbalk opent **Mijn werk** met al je gesprekken, nieuwste eerst. Daar zoek je ook op titel. - **Geschiedenis**: rechts naast de chat zit de greep **Geschiedenis**. Die lade toont je chats en je dossiers (in VERA, ZIA, BEVER en IRMA: projecten). In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA staan er ook je concepten, en in LEO en LEO Fiscaal je workflows. Zit je in een dossier, dan toont het tabblad **Chats** alleen de chats van dat dossier, met bovenaan een chip als **Dossier · Voorbeelddossier**. Met het kruisje (**Toon alle chats**) zie je weer alles. Op de dossierpagina zelf staat dezelfde greep (op desktop). - **Zoeken**: **Zoeken** in de zijbalk (of ⌘K) doorzoekt ook je chats. Titels ontstaan automatisch bij je eerste bericht. Na een paar berichten werkt de assistent de titel nog één keer bij. Past de titel niet meer bij het gesprek? Kies dan **Genereer titel met AI** in het menu met de drie streepjes (☰) rechtsboven in de chat, of in het **⋯**-menu van de chat onder **Mijn werk** → **Chats**. Werk je intussen in een ander tabblad, dan zet de browsertab **Antwoord klaar** voor de titel zodra het antwoord er staat. ## Antwoorden stoppen, herladen en lange gesprekken - **Stop met genereren** of de **Escape**-toets stopt een lopend antwoord meteen, ook op de server. Wat al geschreven was, blijft staan met het label **Onderbroken**. Het invoerveld is direct weer vrij. Dat werkt ook bij de eerste vraag van een nieuw gesprek. - Herlaad je de pagina terwijl het antwoord nog loopt, dan maakt de assistent het antwoord toch af. Je ziet dan **Je vorige vraag wordt nog beantwoord** en het antwoord verschijnt zodra het klaar is. Komt er niets, dan zie je **Geen antwoord teruggekomen** met de knop **Vraag opnieuw stellen**. - Duurt een antwoord langer, dan zie je "Nog even geduld, dit antwoord kost wat meer tijd." Soms staat er een tip bij om een lagere [denkdiepte](#denkdiepte) te kiezen. - Lange antwoorden, zoals een document van duizenden woorden, lopen gewoon door tot het eind. Komt er echt niets meer binnen, dan meldt de chat **Het antwoord viel stil. Probeer het opnieuw.** of **Het antwoord duurde te lang om te starten. Probeer het opnieuw.** Stel je vraag dan opnieuw. Blijft het gebeuren, kijk dan bij [Support](/support). - Bij lange gesprekken vat de assistent oudere berichten **automatisch samen**, zodat je door kunt zonder opnieuw te beginnen. Je ziet dan de melding **Gesprek samengevat**. Voordat het zover is, waarschuwt de chat je zelf dat het gesprek lang wordt. Wat die meldingen betekenen en waarom een nieuw gesprek per onderwerp beter werkt: [Betrouwbare antwoorden](/betrouwbare-antwoorden). ## Personacontext in chat | Persona | Waar de chat vooral op leunt | | --- | --- | | **LEO** | dossierdocumenten, je persoonlijke en gedeelde kennisbanken, een brede set juridische bronnen (wetgeving, rechtspraak, officiële bekendmakingen), workflows en research | | **LEO Fiscaal** | dossierdocumenten, je kennisbanken, fiscale bronnen zoals de Belastingdienst naast wetgeving en rechtspraak, fiscale workflows en research | | **VERA** | projectdocumenten plus Omgevingswet, IPLO, wetgeving, officiële bekendmakingen en rechtspraak | | **ZIA** | projectdocumenten, je kennisbanken en zorgbronnen zoals richtlijnen; geen wetgeving of rechtspraak | | **BEVER** | projectdocumenten, wetgeving, officiële bekendmakingen, rechtspraak en raadsinformatie van overheden | | **IRMA** | projectdocumenten en je IRMA-omgeving: de assistent leest mee in onder meer je risicoregister en maatregelen | Een **rekenmachine** voor berekeningen heeft elke persona. Welke bronnen en tools per persona precies meedraaien, staat op [Kennisbronnen](/kennisbronnen). ### Wettelijke rente uitrekenen Vraag je om de wettelijke rente of de handelsrente over een bedrag, dan rekent de assistent die exact uit. Dat kan in elke persona. In de [bronnenbalk](#de-bronnenbalk) zie je dan de regel **Bereken de wettelijke rente**, met het rentebedrag en het totaal. Zijn er betalingen verwerkt, dan staat daar wat er betaald is en wat er nog verschuldigd is. - **Samengesteld per rentejaar**: elke post rekent vanaf zijn eigen ingangsdatum. Telkens na een rentejaar, gerekend vanaf die datum en dus niet vanaf 1 januari, gaat de rente van dat jaar bij de hoofdsom. Binnen een rentejaar splitst de berekening op elke tariefwijziging. De dagen tellen werkelijk/365: de ingangsdatum telt mee, de einddatum niet. - **Tarieven**: voor de wettelijke rente (art. 6:119 BW) gebruikt de assistent een ingebouwde tabel van 01-01-2015 t/m 31-12-2026. Dat is dezelfde tabel en dezelfde rekenwijze als in de [Excel-add-in](/excel-addin#wettelijke-rente-periode-en-tarieven). Alleen de afronding kan verschillen: valt een bedrag precies op een halve cent, dan kan Excel een cent lager uitkomen dan de chat. Handelsrente (art. 6:119a BW), en rente over dagen buiten die tabel, rekent hij alleen uit met percentages uit een officiële bron: de assistent zoekt die op of vraagt ze aan jou, en schat nooit een percentage. Een percentage dat botst met de tabel weigert hij. - **Betalingen en voorschotten**: noem je betalingen of voorschotten met datum en bedrag, dan rekent de assistent elke betaling toe op haar eigen betaaldag, volgens art. 6:44 BW: eerst op de kosten (zoals buitengerechtelijke incassokosten), dan op de rente die tot die dag is opgelopen en nog niet is bijgeschreven, en daarna op de hoofdsom. Rente die al bij de hoofdsom is bijgeschreven, telt als hoofdsom; het rentejaar houdt zijn eigen verjaardag. Een algemeen voorschot gaat, na de kosten en de rente van alle posten, naar de hoofdsom van de oudste post waarover al rente loopt. Die volgorde is afgeleid van art. 6:43 lid 2 BW; voor schadeposten staat ze niet uitdrukkelijk in de wet. Een voorschot dat voor één post bestemd is, gaat naar die post; wat daarna overblijft, telt als algemeen voorschot. Bij handelsrente loopt de rente tot en met de betaaldag, dus telt de betaling vanaf de dag erna. Heeft de schuldeiser een betaling aanvaard met de aanwijzing dat die eerst op de hoofdsom komt (art. 6:44 lid 2 BW), zeg dat dan: de assistent rekent het zo en zet er een waarschuwing bij. Zo komt een voorschot op zijn eigen betaaldag in mindering en niet pas achteraf op het eindtotaal; dat laatste zou een te hoog bedrag geven. Dit kan alleen in de chat: de Excel-functie `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` kent geen betalingen. - **Wat je terugkrijgt**: per post de periodes, de bijschrijvingen bij de hoofdsom, het totaal en de berekeningswijze. Met betalingen krijg je daarbij per betaling hoeveel er naar kosten, rente en hoofdsom ging, en wat er op de einddatum nog openstaat: de hoofdsom plus de lopende rente. De assistent waarschuwt als een opgegeven percentage over een 1 januari of 1 juli doorloopt, als de berekening doorloopt tot na vandaag, als een betaling pas na de einddatum telt (die verwerkt hij dan niet) en als er meer is betaald dan er openstond. - **Wat hij niet doet**: een ingangsdatum kiest hij niet zelf, en ook niet of een voorschot algemeen is of voor één post bestemd. Ontbreekt dat, dan vraagt hij ernaar. In LEO rekent ook de letselschade-workflow **Schadestaat-opbouw** de rente zo: per post, samengesteld per rentejaar, met de stappen, de berekeningswijze en per post de ingangsdatum en waar die vandaan komt. Een ontbrekende ingangsdatum komt op de opvraaglijst. Een voorschot rekent de workflow toe op zijn eigen betaaldag, niet pas aan het eind van het totaal. ### Eén chatlijst per persona Elke persona heeft een eigen chatlijst. LEO en LEO Fiscaal delen één lijst en dezelfde dossiers. VERA, ZIA, BEVER en IRMA hebben elk hun eigen lijst, net als MAIA (op aanvraag). Daardoor zie je per persona andere gesprekken. ### IRMA: zo begin je Een leeg IRMA-gesprek toont **Zo begin je met IRMA**, met een korte uitleg en vier startkaarten, zoals **Help me mijn ISO 27001-ISMS op te zetten** en **Bekijk de demo-omgeving**. Een kaart zet de vraag alleen in je invoerveld. Je kunt eerst documenten toevoegen of de vraag aanpassen, en verstuurt zelf. **Bekijk de demo-omgeving** opent de IRMA-app. Meer over IRMA: [IRMA](/irma). ## Chat buiten of in een dossier In LEO en LEO Fiscaal heet een dossier "dossier"; in VERA, ZIA, BEVER en IRMA heet het "project", en in MAIA (op aanvraag) "map". Het werkt hetzelfde. ### Chat zonder dossier Een chat zonder dossier gebruikt vooral: - je persoonlijke bestanden en kennisbank; - gedeelde of publieke kennisbanken die je in [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist) hebt aangezet. ### Chat in een dossier Een chat in een dossier gebruikt vooral: - de dossierdocumenten als belangrijkste bron; - de dossiertaken, die je met `#` kunt noemen; - de gedeelde geschiedenis: collega's met toegang tot het dossier zien de chat ook. Start je een nieuwe chat vanuit een dossier, dan staat boven het invoerveld een chip met de dossiernaam. Met het kruisje erop (**Dossier loskoppelen van deze chat**) begin je toch zonder dossier. Dat kan alleen zolang je nog niets hebt verstuurd. ### Bestaande chat naar een dossier verplaatsen Zo zet je een persoonlijke chat alsnog in een dossier: 1. Open in de chat het menu met de drie streepjes (☰) rechtsboven, of het **⋯**-menu van de chat onder **Mijn werk** → **Chats**. Let op: de promptbak heeft ook een ☰-menu; je hebt het menu rechtsboven nodig. 2. Kies **Naar dossier verplaatsen** (in VERA, ZIA, BEVER en IRMA: **Naar project verplaatsen**; in MAIA: **Naar map verplaatsen**). 3. Kies het dossier bij **Naar welk dossier gaat deze chat?**. Je ziet **Chat staat nu in het dossier**. Het blijft dezelfde chatgeschiedenis, en de chat gaat verder met de dossierdocumenten erbij. Collega's met toegang tot het dossier zien de chat dan ook. Terugzetten naar persoonlijk kan niet. De optie staat alleen bij een chat die nog in geen dossier staat. ### LEO maakt het dossier voor je aan In LEO en LEO Fiscaal kun je ook gewoon vragen: "maak hier een dossier van". LEO maakt het dossier aan en het gesprek verhuist mee. In de [bronnenbalk](#zo-zie-je-wat-de-assistent-doet) zie je dan **Dossier aanmaken: …**. Heeft je organisatie de [SharePoint-koppeling](/sharepoint), dan kan LEO ook in SharePoint zoeken en bladeren (**Zoek in SharePoint: '…'**) en bestanden of mappen naar het dossier van het gesprek halen (**Uit SharePoint importeren naar het dossier**). Je opdracht is het akkoord: er komt geen aparte bevestigingskaart. Alleen de eigenaar van het dossier kan importeren, met zijn eigen Microsoft-rechten. LEO schrijft nooit iets terug naar SharePoint. ## `@`-mentions en `#`-mentions ### Documenten noemen met `@` Gebruik `@` om gericht één of meer documenten te noemen. Zo werkt het: - typ `@` en begin te filteren; - kies uit de lijst; - gebruik `@"..."` voor namen met spaties. ### Taken noemen met `#` In een chat in een dossier kun je taken noemen met `#`. Taken heten in de app **Taken**; de oude URL `/kanban` blijft als alias werken. Zo werkt het: - typ `#` en kies de taak; - gebruik `#"..."` voor namen met spaties. ## Berichten bewerken en branchen Je kunt de chat een andere kant op sturen zonder een nieuwe chat te beginnen: - **Bewerken** van een eigen bericht stuurt de gewijzigde versie opnieuw door. De knop verschijnt als je met de muis over je eigen bericht gaat. De oorspronkelijke versie en het oorspronkelijke antwoord blijven bewaard als aparte tak. - Zodra er meerdere takken zijn, verschijnen de knoppen **Vorige versie** en **Volgende versie**. Daarmee blader je tussen de versies (1/2, 2/2 enzovoort) zonder dat je de chat splitst in losse gesprekken. Een knop om een antwoord opnieuw te laten genereren is er op dit moment niet. Wil je toch een ander antwoord? Bewerk dan je eigen vraag: dat levert een nieuwe tak op, en je vorige antwoord blijft gewoon staan. ## Bijlagen Chatbijlagen gaan via dezelfde documentlaag als Bestanden en dossierdocumenten. Het zijn dus gewone documenten, geen losse chatbestandjes. ### Uploaden Zo voeg je bestanden toe: - **Op desktop**: sleep bestanden in het gesprek, of open rechts naast de chat de greep **Bijlagen** en kies **Bestanden toevoegen**. - **Op een telefoon of smal scherm**: gebruik de paperclip in de promptbak. De lade **Bijlagen** toont de bestanden **In dit gesprek**. In een chat in een dossier staan daaronder ook de **Dossierdocumenten**. ![De lade Bijlagen rechts naast een chat in een dossier, met de knop Bestanden toevoegen, het bestand in dit gesprek en de dossierdocumenten](/assets/screenshots/leo/chat_rail_bijlagen.png) Zie je "Uploads zijn uitgeschakeld door je organisatie"? Dan heeft je organisatie het uploaden voor deze persona laten uitzetten. Dat is een instelling, geen storing; bestaande documenten blijven gewoon beschikbaar. Zie [Snelstart: uploads beperken](/getting-started#uploads-beperken) voor wat er dan precies geblokkeerd is. ### Bestemming kiezen Zit je **niet** in een chat in een dossier, dan vraagt de chat eerst waar de bestanden heen moeten (**Bestanden liever in een project plaatsen?**): - **Mijn bestanden**: je persoonlijke bestanden; - **Kies bestaand project**: een dossier dat je al hebt; - **Maak nieuw project**: een nieuw dossier, met een voorgestelde naam. Kies je een dossier, dan gaat het gesprek mee naar dat dossier. ### Verwerking en verzenden Een nieuwe bijlage toont zijn status in het invoerveld, bijvoorbeeld **In afwachting**, **Verwerken** of **Indexeren**, en daarna **Verwerkt**. Zolang een bijlage nog niet verwerkt is, kun je niet verzenden. Je ziet dan "Bijlagen worden verwerkt… even geduld voordat je verstuurt." Zo antwoordt de assistent pas als het bestand echt doorzoekbaar is. Mislukt de verwerking, dan zie je **Mislukt**. Verwijder de bijlage en probeer het opnieuw. ### Verwijderen Je kunt een bijlage verwijderen met: - **Alleen ontkoppelen in chat**: het bestand blijft in de kennisbank staan; - **Verwijderen uit kennisbank**: het bestand verdwijnt voor iedereen die die kennisbank gebruikt. Meer over bestandstypen: [Bestanden](/files). ## Werkruimtes in de chat Veel extra schermen openen in het gesprek zelf. Zo blijf je in hetzelfde gesprek in plaats van steeds van scherm te wisselen. Voorbeelden: - gesprekken zoeken; - de promptbibliotheek; - kennisinstellingen; - het dossieroverzicht en de dossierdocumenten; - **Taken** (het takenbord); - workflows en research (LEO en LEO Fiscaal). ## Slash-commando’s Typ `/` in het invoerveld en je krijgt de commandolijst. Deze commando’s heb je altijd: - `/search` opent de zoeker van het hele platform, dezelfde die je met ⌘K opent: pagina’s, dossiers, documenten, chats en wetten. - `/conversations` bladert door je gesprekken in de chat zelf. - `/knowledge` opent de kennisinstellingen (tools en kennisbronnen). - `/prompts` opent de promptbibliotheek in de chat. - `/project` opent het overzicht van je dossiers. Alleen in een chat in een dossier: - `/documents` opent de dossierdocumenten in de chat. - `/tasks` opent het takenbord van het dossier in de chat. Het commando heet niet meer `/kanban`. Alleen in LEO en LEO Fiscaal: - `/research` opent de research-runs voor deze werkruimte. - `/jurisprudence-prompt` zet de startprompt voor juridisch onderzoek klaar in je invoerveld. ## Denkdiepte In de knoppenrij van de promptbak staat de knop **Denkdiepte**. Daarmee bepaal je per bericht hoeveel denkwerk de assistent erin steekt. Er zijn vier standen: | Stand | Wat je krijgt | | --- | --- | | **Snel** | Kort en direct antwoord. Voor eenvoudige vragen en opzoekwerk. | | **Standaard** | De beste balans voor de meeste vragen. | | **Grondig** | Denkt langer na. Voor complexe analyses; trager. | | **Ultra** | Maximale denkkracht. Kan een eigen werkstroom met tegenlezing voorstellen. Aanzienlijk trager. | Waar de knop op begint, verschilt per persona: ZIA start op **Snel**, alle andere persona’s op **Standaard**. Je keuze blijft staan voor volgende berichten, per persona apart. Hoe hoog je kunt komen, verschilt ook per persona. LEO en LEO Fiscaal gaan tot en met **Ultra**; ZIA en VERA tot en met **Grondig**; IRMA, BEVER en MAIA (op aanvraag) blijven op **Standaard**. Dat is het maximum: Prudai zet **Grondig** (in LEO en LEO Fiscaal ook **Ultra**) per organisatie aan, op aanvraag, voor LEO, LEO Fiscaal, ZIA en VERA. Heeft je organisatie ze niet, dan is **Standaard** het hoogste. Een stand die je niet kunt kiezen blijft wel zichtbaar, met de reden erbij: "Deze stand staat voor uw organisatie nog niet aan. Uw beheerder kan hem inschakelen." of "Deze stand is in dit product niet beschikbaar." In IRMA staat **Grondig** wel grijs in het menu, met die eerste melding. Toch kan ook je beheerder die stand voor IRMA niet aanzetten. **Ultra blijft niet staan.** Die stand geldt alleen voor het bericht dat je op dat moment verstuurt; daarna springt de knop terug naar de startstand van je persona. Er geldt bovendien een dagtegoed: is dat op, dan gaat je vraag één stand lager verder. **Ultra mag lang nadenken.** Op Ultra kan de assistent minutenlang nadenken voordat er tekst verschijnt. De chat wacht dan tot ongeveer elf minuten en breekt het antwoord niet voortijdig af. **Werkstroom-voorstellen.** Op **Standaard** en op **Ultra** mag de assistent voorstellen om je vraag als werkstroom aan te pakken in plaats van hem meteen te beantwoorden. Op Standaard is dat de uitzondering, op Ultra de regel. Dit werkt in LEO en LEO Fiscaal. Een voorstel is altijd een intakekaart in het gesprek die jij bevestigt; de assistent start nooit zelf een run. De extra tegenlezing, waarbij het antwoord nog een kritische tweede ronde krijgt, hoort uitsluitend bij Ultra. Meer: [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). Zie je de knop helemaal niet? Dan heeft je organisatie de keuze uitgezet en werkt iedereen op de startstand van de persona. Dat is een bewuste instelling, geen storing. Zie [Snelstart: denkdiepte vastzetten](/getting-started#denkdiepte-vastzetten). ## Knoppen in de promptbak In de promptbak, het invoerveld met de knoppenrij eromheen, zitten naast verzenden onder meer: de grote prompt-editor, **Workflow**, **Denkdiepte**, prompt verbeteren, de promptbibliotheek en de microfoon. Op een telefoon of smal scherm staat er ook een paperclip voor bijlagen; op desktop voeg je bijlagen toe via de greep **Bijlagen** of door te slepen. - **Workflow** (LEO en LEO Fiscaal) opent de workflow-catalogus. Je kiest daar eerst een sjabloon. De startprompt voor jurisprudentieonderzoek zet je klaar met `/jurisprudence-prompt`. - Welke knoppen los in de rij staan, en in welke volgorde, stel je zelf in via **Instellingen → Chat**, onder **Knoppen in de promptbak**. Verborgen knoppen verdwijnen niet: ze verhuizen naar het uitklapmenu (☰) in de promptbak. Verzenden en het invoerveld blijven altijd zichtbaar. Deze voorkeur geldt per apparaat. Meer: [Instellingen](/settings). Onder het invoerveld staat een vaste disclaimer: "Disclaimer: U interacteert met een AI-systeem; AI-systemen kunnen fouten maken — controleer belangrijke antwoorden altijd zelf voordat u actie onderneemt." Die staat er verplicht (AI-verordening, artikel 50) en is niet weg te klikken. ## Voorgestelde prompts en promptbibliotheek ### Voorgestelde prompts Boven het invoerveld kunnen voorgestelde prompts verschijnen (niet op een telefoon). Wat je ermee kunt: - de `X`-knop verbergt ze voor de rest van je sessie; - de vernieuwknop vraagt drie nieuwe suggesties op; - na vernieuwen wacht je 10 seconden voordat je opnieuw kunt vernieuwen. Verberg je ze drie keer achter elkaar, dan vraagt de chat **Suggesties uitzetten?** Kies je **Ja**, dan blijven ze weg. Weer aanzetten doe je via **Instellingen → Chat** met **Suggestieprompts tonen**. ### Promptbibliotheek Je opent de promptbibliotheek via de boekknop in de promptbak. Via de bibliotheek kun je: - standaardprompts gebruiken; - filteren op tags; - eigen prompts maken en ordenen; - organisatieprompts of het aanbod van Prudai beheren als je rechten dat toelaten; - je persoonlijke prompts exporteren en weer importeren. Meer: [Promptbibliotheek](/prompt-library). ### Prompt verbeteren Typ je vraag zoals hij in je opkomt, half af is prima, en klik op de **Prudai-knop** (het logo-icoon in de promptbak, met de tooltip "Verbeter prompt met AI"). De assistent maakt er een volledige, gestructureerde opdracht van, met de laatste berichten van het gesprek als context. De herschreven prompt verschijnt in de grote **Prompt-editor**: je beoordeelt hem, past aan waar nodig en verstuurt dan pas. Bevalt de herschrijving niet, dan zet **Herstel origineel** je eigen tekst terug. Let op: het lampje ernaast is een andere knop. Dat is de knop [Denkdiepte](#denkdiepte) op stand Standaard. Meer: [Prompt verbeteren in chat](/prompt-library#prompt-verbeteren-in-chat). ## Zo zie je wat de assistent doet Terwijl de assistent werkt, zie je boven het antwoord de **bronnenbalk**. Daarin staat elke bron die hij raadpleegt en elke actie die hij uitvoert. Zo controleer je achteraf hoe een antwoord tot stand kwam. ### De bronnenbalk - Tijdens het werk toont de kop van de balk live wat de assistent nu doet. - Na afloop toont de kop een samenvatting, bijvoorbeeld "5 bronnen geraadpleegd", of met stappen "3 stappen · 5 bronnen geraadpleegd". Klik op de kop om alles open of dicht te klappen. - Elke regel toont het beeldmerk van de bron, waarmee gezocht is (bijvoorbeeld je zoekvraag) en hoeveel resultaten er waren. Klap een regel uit voor de details: **Bron**, **Zoekvraag** en **Gevonden**. - Mislukt een actie, dan staat er "mislukt" bij, met een korte reden in gewone taal. ### Stappen Bij werk van meerdere stappen zet de assistent eerst een stappenlijst neer en werkt die zichtbaar af. Elke stap heeft een status: **Nog te doen**, **Bezig** of **Afgerond**. De stappen zijn de hoofdregels van de bronnenbalk. Onder elke stap staan de aanroepen, en soms een korte tussentekst. Die tussentekst is een bevinding uit wat de assistent net ophaalde, zoals "De bezwaartermijn is zes weken.", geen aankondiging van wat hij gaat doen. Heeft hij niets te melden, dan staat er geen tekst. - Tijdens het werk staat de stap waar de assistent mee bezig is open. Zijn niet alle stappen afgerond, bijvoorbeeld omdat je het antwoord stopte, dan toont de kop hoe ver hij kwam, zoals "3 van 5 stappen". - Is het antwoord klaar, dan klapt alles dicht. Klik op een stap om te zien wat daarin gebeurde. - De stappenlijst blijft bewaard als je de pagina herlaadt of als het gesprek wordt samengevat. ![De bronnenbalk boven een antwoord met drie afgeronde stappen; de eerste stap is uitgeklapt met de aanroepen, de bronlogo's en een korte tussentekst](/assets/screenshots/leo/chat_bronnenbalk_stappen.png) De tussentekst hoort bij de balk, niet bij het antwoord. Kopiëren, Word, PDF, de add-ins en voorlezen nemen daarom alleen het eindantwoord mee. ### Live meekijken Schrijft de assistent een document, een notitie of een zoekvraag, dan staat die stap meteen in beeld en groeit de tekst live mee in de regel. Doet hij meerdere dingen tegelijk, dan krijgt elke actie een eigen regel. Valt het model tijdens een lange beurt even stil, dan doet de assistent alleen die stap opnieuw. Je ziet dan **Stap opnieuw gedaan (het model gaf even geen antwoord)**. ### Regels die je vaak ziet - **Meerdere items in één regel**: bijvoorbeeld **Lees 3 bestanden: …** met de bestandsnamen erbij. - **De uitkomst in de titel**: bijvoorbeeld **Document geschreven: …**, **3 wijzigingen voorgesteld: …** of **Geen wijzigingen voorgesteld**. Voorstellen in een document tonen **Voorstel** of **Opmerking**, met de status erbij, zoals "wacht op beoordeling". - **Grote bronnen**: een groot document wordt niet afgekapt. De assistent bewaart het volledig en leest er gericht in. Je ziet dan regels als **Bronoverzicht bekijken**, **Zoek '…' in '…'** en **Verder lezen in '…'**. Een reeks daarvan wordt één regel, **Bron doorzocht en gelezen**, met daaronder **Gezocht** en **Gelezen**. Een citaat of de regel **Bron** opent altijd de originele bron. - **Notitieblok**: per gesprek houdt de assistent een eigen notitieblok bij, zodat afspraken en tussenresultaten niet verdwijnen als het gesprek lang wordt. Je ziet dat als **Notitieblok van dit gesprek bijwerken** en **Notitieblok van dit gesprek lezen**. ### Werkinstructies Voor terugkerende taken laadt de assistent eerst een vaste werkinstructie. In de balk zie je dan **Laad werkinstructie: …**. Welke werkinstructies er zijn, hangt af van je persona en van je [vakgebied](/knowledge#vakgebied-bepaalt-ook-hoe-de-assistent-werkt) (inloggen vereist). Je vakgebied bepaalt dus niet alleen welke bronnen de assistent gebruikt, maar ook hoe hij werkt. Voorbeelden: - **LEO, letselschade**: een brief aan de verzekeraar, verlies van arbeidsvermogen begroten, een medische chronologie, een vaststellingsovereenkomst, of een stuk van de wederpartij tegenlezen. - **LEO Fiscaal**: onder meer een bezwaarschrift of een fiscale opinie. ## Vraagkaart: keuzes en bevestigingen Heeft de assistent een keuze of je akkoord nodig, dan verschijnt een **vraagkaart** direct boven het invoerveld. Op de plek in het antwoord staat dan "Deze vraag wacht op je boven het invoerveld." ![Een vraagkaart boven het invoerveld met drie opties, waarvan de eerste aanbevolen, de optie Anders… en de knop Antwoorden versturen](/assets/screenshots/leo/chat_vraagkaart.png) Zo beantwoord je de kaart: 1. Lees de vraag. Een kaart heeft één tot vier vragen; bij meer vragen zie je tabbladen en "Vraag 1 van 3". 2. Kies een optie: rondjes bij één keuze, vinkjes als meerdere keuzes mogen. **(Aanbevolen)** staat achter de optie die de assistent aanraadt. 3. Past geen optie? Kies **Anders…** en beschrijf het in je eigen woorden. 4. Klik op **Antwoorden versturen**. Die knop werkt zodra elke vraag beantwoord is. Sommige opties dragen de toevoeging "vul je daarna aan in het invoerveld". Kies je zo'n optie, dan zet de chat na **Antwoorden versturen** de tekst van die optie in je invoerveld. Daar vul je hem aan, en je verstuurt hem zelf. Met het toetsenbord gaat het ook: **1**–**9** kiest een optie, de pijltjes wisselen van vraag, **Enter** verstuurt en **Escape** sluit de kaart. Dat werkt niet zolang je in een tekstveld typt, zoals het invoerveld: typen gaat altijd voor. Alleen **Enter** in het tekstveld van **Anders…** verstuurt de kaart wel. Een gesloten kaart staat daarna als **Overgeslagen** in het gesprek, een beantwoorde als **Beantwoord**. Vraagt de assistent om goedkeuring voordat hij iets uitvoert, dan toont de kaart **Bevestiging vereist**. Bij elke optie zet de app zelf het label **Goedkeuren**, **Afwijzen** of **Aanpassen**. Zo weet je altijd wat een keuze doet, ook als de omschrijving van de assistent anders klinkt. ## Broncontrole in chat ### Citaten in de tekst Citaten verschijnen als **bronpillen met het beeldmerk van de bron**, bijvoorbeeld het logo van de Rechtspraak bij een ECLI. Klik erop en de brontekst opent in een zijpaneel. Twee soorten citaten zien er anders uit: - **wetsartikelen** blijven gewone links die in de zin meelopen, bijvoorbeeld "Art. 6:162 BW"; ook "Boek 7 BW" en losse wetsnamen openen hetzelfde zijpaneel; - **documentcitaten** uit je eigen bestanden krijgen het bestandsicoon en openen het bestand in een zijpaneel, met de letterlijke passage. Hoort er een letterlijk citaat bij, dan staat die passage cursief vóór de bronpil. Zo lees je de aangehaalde zin al in de lopende tekst, en open je het zijpaneel alleen nog om hem in de bron zelf na te lezen. LEO en LEO Fiscaal horen ook de andere bronnen te noemen die ze hebben gelezen en waarop ze steunen, zoals een kennispagina, een toelichting van de Belastingdienst of vakliteratuur, met een eigen bronpil naast het wetsartikel. Zo zie je waar een bedrag, termijn of praktijkregel vandaan komt, en niet alleen welk artikel erbij hoort. Welke bronnen er zijn en welke persona ze gebruikt, staat op [Kennisbronnen](/kennisbronnen). Meer over citaten: [Citaten](/citations) (inloggen vereist). Gebruik dit actief: - klik een bronpil of documentcitaat aan om het zijpaneel te openen; - controleer of de quote in de bron klopt; - behandel een antwoord als concept totdat de broncontrole gedaan is. ### Waarschuwing bij een niet-opgehaalde ECLI Noemt de assistent een ECLI die in het gesprek niet is opgehaald, dan probeert hij die eerst alsnog op te halen. Lukt dat niet, dan staat onder het antwoord een waarschuwing: **⚠️ Ongeverifieerde bronvermelding:** met de ECLI erbij en het advies de verwijzing te controleren voordat je erop vertrouwt. Als bevestigd telt: een opgehaalde bron, een eigen document of je eigen bericht. Een eerder antwoord van de assistent telt niet. ### Tegenlezen door LEO Vraag je LEO een stuk tegen te lezen, dan noemt hij eerst welk soort stuk en welke lezer hij heeft aangenomen. Daarna geeft hij hooguit drie tot vijf bevindingen, elk met een voorstel om de passage te herformuleren. Elke bevinding begint met een gekleurd label met icoon: **Fout**, **Aandachtspunt** of **Suggestie**. Een voorzichtig geformuleerde stelling is nooit een Fout. In Word staat het label gewoon als woord. Meer: [Betrouwbare antwoorden](/betrouwbare-antwoorden). ## Concepten, grafieken en workflows vanuit de chat - **Concepten**: in LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA schrijf je samen met de assistent in een document naast de chat. Dat start je bijvoorbeeld met **Maak hier een document van** in het exportmenu onder een antwoord. Staan er documenten bij het gesprek, dan zit rechts de greep **Drafter** met het aantal erbij. Alles hierover: [Concepten](/concepten). - **Grafieken, kaart en werkblad**: de assistent kan cijfers als grafiek tekenen, locaties op een kaart tonen en cijfers in een werkblad naast de chat zetten. Hij gebruikt daarvoor alleen waarden uit een bron of een berekening. Alles hierover: [Grafieken, werkblad en kaarten](/grafieken-en-werkblad). - **Workflows** (LEO en LEO Fiscaal): je kunt in een gewoon gesprek vragen welke workflows er zijn, wat een sjabloon doet, hoe je runs ervoor staan en wat een controlepunt van je vraagt. De assistent citeert dan uit de oplevering; in de balk zie je **Werkstroom**. Je ziet alleen je eigen runs. Meer: [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). ## Spraakchat (voice) Je kunt je bericht inspreken in plaats van typen — vaak drie keer sneller dan typen, bijvoorbeeld net na een bespreking of zitting. Chat transcribeert je spraak automatisch en plaatst de tekst in het invoerveld. ![De opnamemodus in de chat, gestart via het microfoontje rechts in de invoerbalk](/assets/screenshots/leo/voice_memo.png) > Wil je een langere memo rechtstreeks in je dossier laten landen (als doorzoekbaar transcript)? Gebruik dan de **dictafoon in je project** — zie [Projecten](/projects#dictafoon-spraakmemos-in-je-project). ### Opnemen 1. Klik op de **microfoonknop** naast de verzendknop. 2. Er verschijnt een opnamepaneel met een geluidsgolf en een timer. 3. Spreek je bericht in. 4. Klik op het vinkje (**Opname afronden**) of klik nogmaals op de microfoon om de opname te stoppen. 5. De getranscribeerde tekst verschijnt in het invoerveld — je kunt deze bewerken voordat je verzendt. 6. Druk op **Verzenden** (of Enter) zoals normaal. ### Automatisch stoppen bij stilte Als je langer dan 5 seconden stil bent, stopt de opname automatisch en wordt de tekst getranscribeerd. Zo hoef je niet handmatig op stoppen te klikken. ### Meerdere opnames toevoegen Elke opname wordt **toegevoegd** aan bestaande tekst in het invoerveld. Je kunt dus meerdere keren opnemen om je bericht stuk voor stuk op te bouwen. ### Je opname blijft bewaard Mislukt de transcriptie, of komt die leeg terug, dan gooit de chat je opname niet weg. Bij tijdelijke storingen probeert de chat het eerst zelf opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan zie je een herstelbalk, bijvoorbeeld met "De transcriptie kwam leeg terug. Je opname is bewaard, probeer het opnieuw." Je kiest dan: - **Opnieuw transcriberen**; - **Downloaden**, om de opname als bestand te bewaren; - **Verwijderen**. Ook na het herladen van de pagina biedt de chat een bewaarde opname nog aan ("Je laatste opname is bewaard gebleven."). ### Bescherming tegen onbedoelde invoer De spraakfunctie heeft meerdere beveiligingslagen: - **Microfoon alleen aan op verzoek**: de microfoon staat pas aan als je expliciet op de knop klikt. - **Ruisfilter**: achtergrondgeluid onder -40 dB wordt genegeerd. - **Minimale opnameduur**: opnames korter dan 0,8 seconde worden genegeerd. - **Tekstbevestiging**: getranscribeerde tekst wordt niet automatisch verzonden — je moet altijd zelf op Verzenden drukken. ### Vereisten - Een moderne browser (Chrome, Firefox, Edge of Safari) met microfoontoegang. - De microfoonknop verschijnt alleen als je browser audio-opname ondersteunt. - Als je microfoontoegang weigert, kun je dit later inschakelen via je browserinstellingen. ## Feedback en voorlezen Onder elk assistent-antwoord staat een knoppenrij met naast de exportknop ook: - **Feedback (👍/👎)**: de duim omhoog heet **Goed**, de duim omlaag **Kan beter**. Bij "Kan beter" verschijnt het veld "Wat ging er mis? (optioneel)". Die toelichting is dus niet verplicht, maar een enkele zin maakt de melding pas bruikbaar voor kwaliteitsbewaking. Met **Beoordeling wissen** haal je je oordeel weer weg. - **Antwoord afspelen**: laat het eindantwoord hardop voorlezen, bijvoorbeeld als briefing onderweg naar de rechtbank. Dezelfde knop wordt tijdens het afspelen **Afspelen stoppen**. ![De knoppenrij onder een antwoord met feedbackduimen](/assets/screenshots/leo/feedback_given.png) ![Het voorlees-icoon onder een antwoord, gemarkeerd](/assets/screenshots/leo/tts.png) ## Documentatie-opzoekvragen Als je in chat vraagt “hoe gebruik ik ...”, kan de assistent documentatiepagina’s opzoeken en citeren. Dat is handig voor: - exacte knopflows, - persona-specifieke verschillen, - supportvragen. ## Exports en vervolgacties Alle exportacties zitten achter één exportknop onder het antwoord. Het menu erachter bevat onder meer **PDF downloaden**, **Word downloaden (.docx)**, **Kopieer als tekst** en **Kopieer als markdown**. Afhankelijk van waar je werkt komen daar acties bij: - in een persona met Concepten: **Maak hier een document van**; - in een chat in een dossier: **Word opslaan in dossierbestanden**; - in de Word-, Excel- of Outlook-add-in: de acties voor dat programma. Kopiëren zit dus in hetzelfde menu, niet als losse knop ernaast. Alle exports nemen alleen het eindantwoord mee, zonder de tussenstappen uit de bronnenbalk. Meer: [Exporteren](/exports). --- # Concepten: samen schrijven in een document URL: https://docs.prudai.com/concepten/ Markdown: https://docs.prudai.com/concepten.md > Schrijf brieven, memo's en adviezen samen met je assistent in een document naast de chat: starten, voorstellen beoordelen, opmerkingen, Nakijken, samenwerken en exporteren naar Word of PDF. Een **concept** is een document dat je samen met je assistent schrijft, in een paneel naast het gesprek. De assistent schrijft of stelt wijzigingen voor, jij typt zelf verder, en jij beslist welke voorstellen blijven staan. Zo maak je een brief, memo, advies, overeenkomst of beleidsstuk af zonder tekst heen en weer te kopiëren tussen de chat en Word. In de zijbalk heet dit onderdeel **Concepten**. Het document zelf opent in een paneel naast de chat. Heb je het paneel gesloten, dan haal je het terug met de greep **Drafter**. > **Dossier of project?** LEO en LEO Fiscaal zeggen **dossier**, VERA, BEVER en IRMA zeggen **project**. Deze pagina gebruikt "dossier". Het menu-item **Opslaan in dossier** heet in elke persona zo. Waar een knop of melding de naam van je persona draagt (**Vraag LEO hierover**, **LEO schrijft…**, **Wijzigingen van LEO**), gebruikt deze pagina LEO als voorbeeld; in VERA staat er VERA, enzovoort. ## Welke persona's hebben concepten | Persona | Concepten | | --- | --- | | **LEO** en **LEO Fiscaal** | ja | | **VERA** | ja | | **BEVER** | ja | | **IRMA** | ja, als schrijftafel (zie [Concepten in IRMA](#concepten-in-irma)) | | **ZIA** en **MAIA** | nee | Je hoeft niets aan te zetten: heeft je persona concepten, dan zie je **Concepten** in de zijbalk. In [Prudai For Word](/word-addin), de Word-add-in, is er geen documentpaneel. Daar werk je direct in je eigen Word-document. ## Een concept starten Zo start je een concept. Elke route eindigt op dezelfde plek: de chat met het document ernaast. 1. **Met de plusknop in een dossier.** Naast de weergave-pil van een dossier staat een **+** (**Nieuwe chat in dit dossier**). Je kiest dan tussen **Alleen chat** en **Chat met document ernaast** ("Links het gesprek, rechts een leeg document"). Kies de tweede. De chat opent in het dossier, met een leeg document ernaast. ![De keuze na de plusknop in een dossier: Alleen chat of Chat met document ernaast, met de tweede optie gemarkeerd](/assets/screenshots/leo/concepten_nieuwe_chat_keuze.png) 2. **Met + Nieuw concept.** Deze gestippelde rij staat bovenaan elke conceptenlijst. Sta je in een dossier, dan komt het concept meteen in dat dossier. Sta je erbuiten, dan vraagt de app eerst **Bij welk dossier hoort dit concept?**. Kies een dossier, of **Zonder dossier (persoonlijk concept)**. 3. **Vanuit een antwoord.** Open het exportmenu onder een antwoord van de assistent en kies **Maak hier een document van**. Het antwoord wordt een nieuw concept naast de chat, in het dossier van het gesprek (of als persoonlijk concept, als het gesprek geen dossier heeft). Heeft het antwoord een kop, dan wordt de eerste kop de titel. Meer over dat menu: [Exporteren](/exports). 4. **Vanuit een Word-bestand.** Voeg je in de chat precies één .docx toe, door het in de chat te slepen, via **Bijlagen** → **Bestanden toevoegen** of op een telefoon via de paperclip? Dan vraagt de app **Word-document toevoegen**: - **Toevoegen als bijlage**: de assistent leest het bestand mee in het gesprek. Dit is de gewone bijlage (zie [Bestanden](/files)). - **Bewerken in documentweergave**: het bestand opent als concept naast de chat, "met behoud van de opmaak". Koppen, vet en cursief, lijsten, tabellen en citaatblokken blijven staan. Afbeeldingen vallen weg. Voetnoten blijven geen voetnoten: de voetnoottekst komt als gewone tekst onderaan het document, met een losse markering zoals `[^1]` in de lopende tekst. Het bestand komt hiermee níet ook bij de documenten van het dossier; dat doe je later met **Opslaan in dossier**. 5. **Door het te vragen.** Vraag de assistent om een stuk ("stel een brief op aan de verhuurder over…"), dan schrijft hij het in het documentpaneel en niet als lap tekst in de chat. Levert je vraag een zelfstandig stuk op zonder dat je om een document vroeg, dan vraagt hij het eerst met een keuzekaart: **Ja, maak een document** of **Nee, antwoord in de chat**. 6. **Vanuit een spraakmemo.** Na een spraakmemo in een dossier stelt de assistent vervolgstappen voor. Kies je **Document opstellen** of **Verwerken in een rapport**, dan opent er een nieuw document naast de dossierchat, met de vraag al in je invoerveld. Die verstuur je zelf. Zie [Vervolgstappen na een spraakmemo](/projects#vervolgstappen-na-een-spraakmemo). ## Het documentpaneel ![Het documentpaneel naast de chat met een voorbeeldbrief: bovenin Nakijken en Exporteren, in de tekst twee bijgehouden wijzigingen en rechts het zijpaneel Wijzigingen met twee voorstellen van LEO om te accepteren of af te wijzen](/assets/screenshots/leo/concepten_paneel.png) Bovenin het paneel staan: - de **titel**, die je zelf aanpast door erop te klikken; - **Wisselen van document**, zodra er in dit gesprek meer dan één document is; - **Nakijken** en **Exporteren** (zie verderop); - de knop voor het **zijpaneel met wijzigingen en opmerkingen**, met de tabbladen **Wijzigingen** en **Opmerkingen**; - **Focus: chat inklappen**, om het document de volle breedte te geven (terug met **Focus verlaten**; alleen op een groot scherm); - het kruisje om het document te sluiten. Op een telefoon vult het document het scherm en ga je met de pijl terug naar de chat. Daaronder zit een werkbalk met de gewone opmaak: kopniveau, lijsten, citaat, vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, markeren, koppeling, uitlijnen, **Tabel invoegen** en **Opmaak wissen**, plus **Ongedaan maken** en **Opnieuw**. De rand tussen chat en paneel kun je verslepen. Onderaan staat een statusregel met het aantal woorden en tekens, een keuzelijst voor het documenttype en **Laatst bewerkt door** met naam en tijdstip. De keuzelijst staat op **Geen type** tot je er een kiest: **Brief**, **Memo**, **Advies**, **Overeenkomst**, **Processtuk**, **E-mail** of **Overig**. Wachten er voorstellen van de assistent, dan zie je daar bijvoorbeeld **3 wijzigingen van LEO wachten**. Klik erop en het zijpaneel opent op **Wijzigingen**. Paneel dicht en wil je terug? Aan de rechterrand van de chat staat de greep **Drafter**, met het aantal documenten in dit gesprek. Op een smal scherm vind je **Drafter** als menu-item. **Bronverwijzingen.** Verwijst de assistent in het document naar een bron, dan staat die als compacte bronpil in de tekst. Eén backspace haalt de hele verwijzing weg. Bij **Download .docx** wordt elke verwijzing een voetnoot. ## Samen schrijven met de assistent Zolang het document open staat, leest de assistent bij elke vraag de laatst opgeslagen versie mee, inclusief de open opmerkingen. Het automatisch opslaan volgt je typen binnen enkele seconden, dus je hoeft niets te plakken. Staat er **Opslaan mislukt**, dan leest de assistent een oudere versie; sla dan eerst op (zie [Automatisch opslaan](#automatisch-opslaan)). - **Nieuw stuk.** Terwijl de assistent schrijft, zie je **LEO schrijft…**. Ontbreekt een gegeven, zoals een naam, bedrag of datum, dan zet hij een zichtbare invulplaats in de tekst (bijvoorbeeld `[bedrag]`) en noemt hij dat in de chat. Aannames en wat je nog moet controleren staan in de chat, niet in het document. - **Aanpassen via de chat.** Vraag bijvoorbeeld "maak de tweede alinea formeler". De assistent stelt dat voor als bijgehouden wijziging: doorgehaalde oude tekst, nieuwe tekst ernaast. Je krijgt de melding **Wijzigingen van LEO**. Niets verandert definitief tot jij het accepteert. - **Alles opnieuw.** Laat je het hele stuk herschrijven, dan vervangt de assistent de tekst in één keer. Dat is geen voorstel om te accepteren. Open voorstellen vervallen, en je eigen bewerkingen in het paneel ook. De assistent zegt vooraf wat er verloren gaat. Wil je alleen iets toevoegen, vraag dan om een aanvulling. - **Eerlijke terugmelding.** De assistent meldt pas dat een wijziging in je document staat als het paneel dat heeft bevestigd. Lukte het niet, dan zegt hij dat. ### Voorstellen beoordelen Elk voorstel beoordeel je in de tekst zelf, of in het zijpaneel onder **Wijzigingen**: - **Accepteren** of **Afwijzen** per voorstel; - **Alles accepteren** of **Alles afwijzen** in één keer. Een kaartje in **Wijzigingen** laat zien waar het voorstel vandaan komt (**LEO via de chat**, **Nakijken** of **Herschreven: Korter**) met de oude en de nieuwe tekst en een korte toelichting. Klik op het kaartje om naar de plek in het document te springen. Staat de passage die de assistent wilde vervangen niet (meer) zo in het document, dan zie je **Passage niet gevonden**. Kies **Invoegen op cursor** om de nieuwe tekst toch te plaatsen waar je cursor staat, of **Negeren**. ### Werken met een selectie Selecteer een stuk tekst en er verschijnt een klein menu: - **Opmerking**: typ je opmerking bij deze passage en kies **Plaatsen**. - **Vraag LEO hierover**: de passage komt als citaat in je invoerveld, na "Over deze passage uit het document:". Je typt je vraag erachter en verstuurt zelf. - **Herschrijf**: kies **Herschrijven**, **Korter**, **Formeler**, **Eenvoudiger**, **Verbeteren**, **Vertaal naar Engels** of **Vertaal naar Nederlands**. De nieuwe versie verschijnt als voorstel dat je accepteert of afwijst. ![Links het menu bij geselecteerde tekst met Opmerking, Vraag LEO hierover en Herschrijf; rechts de uitgeklapte opties van Herschrijf, van Herschrijven tot Vertaal naar Nederlands](/assets/screenshots/leo/concepten_selectie_menu.png) ### Nakijken Met **Nakijken** leest de assistent het hele document na. Zijn voorstellen verschijnen als wijzigingen die je accepteert of afwijst, elk met een soort (**Taal**, **Juridisch**, **Structuur**, **Consistentie** of **Stijl**) en een gewicht (**Laag**, **Midden** of **Hoog**). Je krijgt een melding als **Nakijken klaar: 5 voorstellen staan als wijzigingen in het document.**, of **LEO heeft geen voorstellen: het document ziet er goed uit.** Terwijl hij bezig is, staat bovenin het document **LEO kijkt het document na…** met **Annuleren** om te stoppen. ## Opmerkingen **Je eigen opmerkingen** plaats je via een selectie (zie hierboven). In het zijpaneel onder **Opmerkingen** kun je: - **Reageren** op een opmerking; - een opmerking **Oplossen**, en later **Heropenen**; - een opmerking verwijderen; - opgeloste opmerkingen tonen met **Opgeloste tonen**. **Opmerkingen van de assistent.** Vraag je om feedback zonder te zeggen dat hij de tekst mag aanpassen ("wat vind je ervan?", "zet je opmerkingen erbij"), dan plaatst de assistent opmerkingen bij de juiste passages in plaats van de tekst te wijzigen. Je ziet de melding **Opmerkingen van LEO**, en als auteur staat de naam van je persona. Een opmerking van de assistent begint met **Fout**, **Aandachtspunt** of **Suggestie**. **Laat LEO dit verwerken.** Onder elke open opmerking, van jou of van de assistent, staat deze knop. Hij stuurt meteen een bericht in de chat met de opmerking en de passage. De assistent stelt dan een wijziging voor en sluit de opmerking af zodra het voorstel in het document staat, dus al voordat jij het accepteert. Staat de tekst waar een opmerking bij hoort niet meer in het document, dan zie je bij die opmerking **Passage staat niet meer in het document**. ## Samenwerken in één concept - **Wie ziet wat.** Een concept in een dossier ziet en bewerkt iedereen met toegang tot dat dossier. Een persoonlijk concept ziet alleen jij. - **Wie kijkt er mee.** Heeft een collega hetzelfde document open, dan staat bovenin **Ook hier:** met zijn naam. - **Eén tegelijk aan het typen.** Is een collega het document aan het bewerken, dan zie je **[naam] bewerkt dit document** en staat het document voor jou op **Alleen-lezen**. Moet je toch verder, kies dan **Toch bewerken** en bevestig **Bewerken overnemen?**. Je collega kan dan niet meer opslaan en ziet het document alleen-lezen, met **Herladen** en **Toch bewerken**. Er gaat niets verloren: wat hij typte blijft op zijn scherm staan. - **Wie deed het laatst iets.** **Laatst bewerkt door** staat in de statusregel van het document, en in de lijsten staat "door" met een naam. - **Hernoemen en verwijderen** doe je via het **⋯**-menu van een rij in een conceptenlijst (**Openen**, **Hernoemen**, **Verwijderen**). Iedereen met toegang tot het dossier mag een concept verwijderen. Verwijderen is definitief; een Word-versie die al in het dossier is opgeslagen blijft bestaan. Hernoemen lukt niet zolang een collega het document bewerkt. Zie je **Samenwerkingsstatus onbekend**, dan kon de server niet nagaan wie het document nog meer open heeft. Opslaan werkt gewoon; let dan zelf even op collega's. ## Opslaan en exporteren ### Automatisch opslaan Je hoeft niet op opslaan te drukken. Bovenin het paneel zie je de stand: **Niet-opgeslagen wijzigingen**, **Opslaan…** en daarna **Zojuist opgeslagen**. Open je het document later opnieuw, dan staat er bijvoorbeeld **Opgeslagen om 14:32**. - **Opslaan mislukt**: je werk staat nog op je scherm. Kies **Opnieuw proberen**. Kan het document blijvend niet worden opgeslagen, bijvoorbeeld omdat het te groot is, dan stopt het automatisch opslaan met één melding, zodat je niet steeds dezelfde fout ziet. Je volgende bewerking of **Opnieuw proberen** probeert het weer. Blijft het misgaan, neem dan contact op met [support](/support). - **Gewijzigd door een ander**: iemand anders heeft intussen een nieuwere versie opgeslagen. Kies **Herladen** om die te zien. Je eigen wijzigingen sinds de laatste opslag gaan dan verloren. - **Eerst opslaan**: **Nakijken**, herschrijven, downloaden en **Opslaan in dossier** werken op de opgeslagen versie. Lukt het opslaan niet, dan weigeren ze met deze melding. Zo beoordeelt de assistent nooit een oudere versie, en wijkt je download nooit af van wat je ziet. ### Exporteren Onder **Exporteren** staan drie uitvoerwegen: - **Download .docx**: een Word-bestand met het logo van je organisatie en de voettekst **Made by** met de naam van het product, net als de Word-export uit de chat (zie [Exporteren](/exports)). Bronverwijzingen worden voetnoten. - **Afdrukken / PDF**: opent het afdrukvenster van je browser. Kies daar "Opslaan als PDF" als je een PDF wilt. Voorstellen die nog open staan, worden afgedrukt alsof ze geaccepteerd zijn; beoordeel ze dus eerst. - **Opslaan in dossier**: zet een Word-versie bij de documenten van het dossier. Je krijgt **Opgeslagen in het dossier als** met de bestandsnaam, en in de conceptenlijst krijgt het concept het label **In dossier opgeslagen**. Bestaat er in het dossier al een bestand met die naam, dan krijgt het nieuwe een volgnummer; het eerdere blijft staan. **Opslaan in dossier** zie je alleen bij een concept dat in een dossier staat. Een persoonlijk concept download je. Heeft je organisatie het uploaden van bestanden uitgezet, dan staat **Opslaan in dossier** grijs en kun je ook geen Word-bestand in de documentweergave openen. Downloaden en afdrukken werken wel. ## Waar vind je je concepten | Plek | Wat je ziet | | --- | --- | | **Concepten** in de zijbalk | Het tabblad **Concepten** van **Mijn werk**: al je concepten uit elk dossier, gegroepeerd per periode (**Vandaag**, **Gisteren**, **Afgelopen 7 dagen**, **Afgelopen maand**, **Langer geleden**), het laatst bijgewerkte bovenaan. Kolommen **Titel**, **Dossier** (of **Persoonlijk**), **Woorden** en **Wanneer**, met een zoekveld. | | Het segment **Concepten** in een dossier | In de weergave-pil van het dossier, naast **Documenten**: de concepten van dit dossier. Zie [Concepten in een dossier](/projects#concepten-in-een-dossier). | | De greep **Drafter** in een chat | De documenten van dit gesprek. | | De geschiedenislade | Ook hier een tabblad **Concepten**. | Open je een concept, dan opent het in het gesprek waar het bij hoort, met het document ernaast. Hoort er nog geen gesprek bij, dan start er een nieuw in het dossier van het concept. ## Concepten in IRMA In IRMA schrijf je beleid, procedures, registers en sjablonen in hetzelfde documentpaneel, met dezelfde knoppen: voorstellen, opmerkingen, **Nakijken** en exporteren. Het paneel is de schrijftafel, niet het archief. Een concept komt niet vanzelf in de module **Documenten** van de IRMA-app. Dat vastleggen is een aparte stap in IRMA zelf; zie [IRMA](/irma). Een wijziging in het paneel verandert ook niets aan een document dat al in **Documenten** staat. ## Als het niet lukt | Melding | Wat er aan de hand is en wat je doet | | --- | --- | | **LEO kan dit document hier niet bewerken** | Het gesprek of dossier hoort bij een andere persona. Het document blijft open, maar de assistent schrijft er in dit gesprek niet in mee. Open het concept vanuit de persona waar het bij hoort. | | **Document hoort bij een ander dossier** | Het document is losgekoppeld van dit gesprek. Open het vanuit zijn eigen dossier. | | **Dit document is te groot om in de documentweergave te openen.** | Voeg het Word-bestand toe als bijlage. | | **Het omzetten duurde te lang.** | Probeer het opnieuw, of voeg het bestand toe als bijlage. | | **Het document is nog leeg.** | Exporteren en opslaan in het dossier kan pas als er tekst in staat. | | **LEO is even druk; probeer het zo opnieuw.** | Wacht even en probeer **Nakijken** of **Herschrijf** opnieuw. | ## Zie ook - [Chat](/chat): het gesprek naast je document - [Projecten](/projects): dossiers en de weergave-pil - [Exporteren](/exports): export van losse antwoorden - [Citaten & bronbeschikbaarheid](/citations): bronpillen controleren (inloggen vereist) - [De persona's](/personas) --- # Account & RAG dashboards URL: https://docs.prudai.com/dashboards/ Markdown: https://docs.prudai.com/dashboards.md > Het Account Dashboard is voor eigenaren van een organisatie: branding, leden, rollen, organisatie-instructie en abonnement. Het RAG Dashboard is een technisch beheerscherm voor kennisbanken. Naast de webapp met de persona's zijn er twee aparte dashboards. Voor je dagelijkse werk heb je ze niet nodig. Ze zijn bedoeld voor **eigenaren** van een organisatie en voor Prudai zelf. | Dashboard | Adres | Waarvoor | |-----------|-------|----------| | Account Dashboard | [account.prudai.com](https://account.prudai.com) | Organisatie, leden, rollen, abonnement | | RAG Dashboard | [rag.prudai.com](https://rag.prudai.com) | Technisch beheer van kennisbanken en documenten | ## Wie is wie - **Eigenaar**: beheert de eigen organisatie. De meeste schermen op deze pagina zijn voor jou. - **Lid** (in de webapp heet dat **Gebruiker**): werkt in de webapp. In het Account Dashboard valt voor een lid weinig te beheren. - **Admin**: de platformbeheerders van Prudai. Schermen die alleen voor hen zijn, staan hieronder als "alleen Prudai". ## Hoe je er komt Ga als eigenaar rechtstreeks naar [account.prudai.com](https://account.prudai.com) en log in met je Prudai-account. De snelkoppelingen naar beide dashboards in het gebruikersmenu van de webapp zijn er alleen voor de platformbeheerders van Prudai; als eigenaar zie je ze niet. Kun je een dashboard of scherm niet openen? Dan is dat meestal correct: het hangt af van je rol. ## Account Dashboard Het Account Dashboard regelt **wie er toegang heeft en waartoe**. Wat je ziet, hangt af van je rol. | Scherm in het menu | Wie ziet het | | --- | --- | | **Dashboard** (startpagina) | iedereen met toegang | | **Organisaties** | iedereen met toegang; als eigenaar open je hier je eigen organisatie | | **Abonnement** | eigenaren | | **Producten**, **Partners**, **Gebruikers**, **Nieuwsbrieven** | alleen Prudai | ### Wat je op de organisatiepagina beheert Open je je organisatie, dan staan de blokken in deze volgorde: eerst identiteit, dan rechten, dan organisatiebrede instellingen en tot slot de leden. ![De organisatiepagina in het Account Dashboard, gezien als eigenaar: Branding, Bedrijfsprofiel, Producten en Aanvullende functies met SharePoint- en Outlook-integratie](/assets/screenshots/leo/account_dashboard_organisatie_eigenaar.png) - **Branding**: de **Weergavenaam**, de **Primaire kleur** en het **Organisatielogo** (PNG, JPEG, WebP of SVG, maximaal 2 MB). Als eigenaar pas je dit zelf aan. - **Bedrijfsprofiel**: bedrijfsgegevens die automatisch worden verzameld op basis van het domein van je organisatie: bedrijfsnaam, juridische naam (KvK), omschrijving, branche, bedrijfsgrootte, adres, website en KvK-nummer. Bij elk veld staat waar het vandaan komt (**Website-analyse (AI)**, **KVK Handelsregister**, **Afgeleid van het domein** of **Handmatig ingevuld**). Je kunt aanvullen en corrigeren; **handmatig aangepaste velden worden nooit automatisch overschreven**. Met **Opnieuw ophalen** start je het verzamelen opnieuw. - **Producten**: welke persona's actief zijn voor je organisatie. Als eigenaar zie je alleen de persona's die al aan staan. Wijzigen doet Prudai, ook een eigen naam per persona (**Aangepast label**). - **Aanvullende functies**: de optionele functies die voor je organisatie actief zijn, met per functie een korte uitleg. Denk aan **SharePoint-integratie**, **Uploads beperken** of **Partner-modus**. Als eigenaar zie je deze lijst alleen; een functie aan- of uitzetten gaat via Prudai-support. Wat de beperkingen doen, staat in [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). - **Partnerprofiel**: alleen als **Partner-modus** actief is. Partner-modus betekent dat je kantoor in de partnergids van LEO staat en dat de eigenaren de partner-inbox krijgen voor binnenkomende second-opinionverzoeken. Het geeft geen toegang tot dossiers van een andere organisatie. Het profiel zie je als eigenaar; Prudai past het aan. - **Producttoegang per gebruiker**: een matrix waarin per gebruiker staat welke persona's hij mag gebruiken. Alleen Prudai. - **Systeemprompt**: een organisatiebrede instructie per persona, met een keuzelijst voor de persona. De lijst toont alleen persona's die je organisatie actief heeft, met je eigen namen als die zijn ingesteld. Als eigenaar stel je dit in voor je eigen organisatie. - **Leden**: nodig collega's uit met **Gebruiker toevoegen**, of meerdere tegelijk met **Bulk upload** (een JSON-bestand). Per lid wijzig je de rol (**Eigenaar** of **Lid**), bewerk je gegevens of verwijder je het lid. De laatste eigenaar kan niet worden teruggezet naar lid. Bovenaan staat hoeveel seats er in gebruik zijn; uitnodigen kan alleen als er een seat vrij is. Dezelfde organisatie-instructie kun je ook in de webapp zetten, via **Instellingen → Instructies**. Daar geldt hij voor de persona waarin je op dat moment werkt. Zie [Instellingen](/settings). ### Abonnement Onder **Abonnement** zie je als eigenaar de stand van het abonnement van je organisatie: - **Plan & status**: dit blok staat er alleen tijdens een proefperiode, of als die verlopen is. Het laat zien hoe lang de proef nog loopt. Een proef die je zelf start via een van de productsites duurt 14 dagen en vraagt geen creditcard. - **Huidig plan**: je plan en de status, en (als die er is) wanneer de lopende periode eindigt. - **Seats**: hoeveel seats er in gebruik zijn van het aantal dat je hebt. Heeft je organisatie een lopend abonnement, dan pas je hier het aantal seats aan met **Seats wijzigen**, en open je met **Beheer betaling & facturen** het betaalportaal voor je betaalmethode en facturen. Wil je een abonnement afsluiten of van abonnement wisselen, neem dan contact op met Prudai via [info@prudai.com](mailto:info@prudai.com). ### Nieuwsbrieven Nieuwsbrieven stelt Prudai samen in het Account Dashboard; dat scherm is alleen voor Prudai. Je ontvangt ze per e-mail. Of je ze wilt krijgen, stel je zelf in bij de meldingscategorie **Nieuwsbrief**; zie [Meldingen](/notifications). ### Wat hier niet (meer) staat - **Geheugen.** Het geheugen-scherm zit niet in het Account Dashboard. Je beheert je herinneringen in de webapp onder **Instellingen → Geheugen**. Zie [Instellingen](/settings). - **Organisatiekennisbanken.** Die maak en beheer je als eigenaar in de webapp, op [Kennis](/knowledge). ### Wanneer heb je het Account Dashboard nodig? - een nieuwe collega uitnodigen of iemand verwijderen; - iemand eigenaar maken of dat weer terugdraaien; - seats bijstellen, of je betaalgegevens en facturen bekijken; - een organisatiebrede instructie instellen; - naam, logo of kleur van je organisatie aanpassen. Moet een persona of een aanvullende functie aan of uit, neem dan contact op met Prudai-support. ## RAG Dashboard Het RAG Dashboard is het technische beheerscherm voor **kennisbanken** en hun documenten. Het wordt vooral door Prudai gebruikt. Voor je dagelijkse werk heb je het niet nodig: organisatiekennisbanken maak en vul je als eigenaar in de webapp op [Kennis](/knowledge), ook de koppeling met [SharePoint](/sharepoint). Goed om te weten over kennisbanken: - **Bestandstypen**: het RAG Dashboard verwerkt naast PDF- en Office-bestanden ook audio, bouwtekeningen (DWG/DXF) en BIM-modellen (IFC). - **Audio** wordt automatisch uitgeschreven. De spraakherkenning krijgt daarbij de naam van je organisatie, de namen van actieve collega's en "Prudai" mee, zodat die vaker goed worden geschreven. Dat gaat vanzelf en is niet in te stellen. Het geldt niet voor audio in een e-mailbijlage. Zie ook [Bestanden](/files). - **Omschrijving**: de omschrijving van een kennisbank wordt na het eerste document automatisch voorgesteld. Je kunt die altijd zelf aanpassen. - **Openbare kennisbanken**: de openbare kennisbanken die Prudai bij een persona meelevert, zijn automatisch beschikbaar voor elke organisatie met die persona. Ze hoeven niet per organisatie gekoppeld te worden. Beschermde kennisbanken, met beperkte toegang, koppelt Prudai wel per organisatie. Wil je organisatie een openbare kennisbank niet gebruiken, dan kan Prudai-support hem voor jullie uitzetten. Als gebruiker zet je een kennisbank zelf uit op [Kennis](/knowledge). - **Vindbaar**: documenten in kennisbanken waar je toegang toe hebt, zijn vindbaar in de chat en bij onderzoek. ## Belangrijk - De adressen `account.prudai.com` en `rag.prudai.com` gelden voor de standaardomgeving van Prudai. - Heb je geen toegang tot een dashboard of scherm, dan is dat meestal correct (rol of beleid). --- # Prudai voor Excel URL: https://docs.prudai.com/excel-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/excel-addin.md > Prudai in Microsoft Excel: de assistent in een taakvenster naast je werkblad, tabellen uit een antwoord in je werkmap plaatsen, en deterministische =PRUDAI-rekenfuncties zoals de wettelijke rente. **Prudai voor Excel** is een Office-add-in die twee dingen tegelijk doet: 1. een **taakvenster** met de Prudai-assistent naast je werkblad, met dezelfde chat, dossiers en bronvermelding als in de webapp; 2. een set **rekenfuncties** die je in je cellen gebruikt als gewone Excel-formules: `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`, `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE`, `=PRUDAI.KAPITALISATIEFACTOR`, `=PRUDAI.HANDELSRENTE` en `=PRUDAI.LIQUIDATIETARIEF`. > **Ook beschikbaar**: [Prudai For Word](/word-addin) en [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). ## De assistent in het taakvenster Open Excel en klik op **Prudai voor Excel** in de groep **Prudai** op het tabblad **Start**. Het taakvenster opent aan de rechterkant met de volledige chat: je dossiers, je kennisbronnen en je instellingen. Zie [Chat](/chat) en [Projecten](/projects). Bovenin het taakvenster staat de uitklapregel **Wettelijke rente · t/m 31-12-2026**. Daar lees je welke periode `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` ondersteunt, welk tarief nu geldt, wanneer de bronnen voor het laatst zijn gecontroleerd, en de links naar die bronnen. ### Een tabel in je werkblad plaatsen Staat er in een antwoord een tabel, dan zet je die zo in je werkmap: 1. Open bij het antwoord het menu **Exporteren** en kies **Plaats in Excel**. Dat menu verschijnt zodra het antwoord klaar is, en **Plaats in Excel** staat er alleen in als je in het taakvenster in Excel werkt. 2. Je ziet het venster **Tabel in Excel plaatsen** met het aantal rijen en kolommen en een voorbeeld van **alle** rijen, precies met de waarden die in Excel komen. 3. Er wordt niets geschreven tot je op **Plaats in Excel** klikt. Met **Annuleren** stop je. 4. Na bevestiging komt de tabel op een **nieuw, gemarkeerd werkblad**, zodat je bestaande cellen nooit worden overschreven. Het werkblad krijgt de (zo nodig ingekorte) naam van het gesprek, en je ziet **Geplaatst in werkblad** met die naam. ![Het venster Tabel in Excel plaatsen in het taakvenster van Prudai voor Excel, met 5 rijen × 4 kolommen, een voorbeeld van alle rijen en de knoppen Annuleren en Plaats in Excel](/assets/screenshots/office/excel_addin_place_preview.png) Goed om te weten: - Bedragen en getallen komen als echte getallen in Excel, ook in Nederlandse notatie zoals `€ 1.234,56`. Zo kun je er direct mee rekenen. - Percentages, codes met voorloopnullen (zoals `00123`) en zeer lange getallen blijven tekst, zodat er niets wordt afgerond of weggelaten. - Tekst die met `=` of `+` begint, komt als tekst in de cel en wordt nooit als formule uitgevoerd. - Staan er meerdere tabellen in een antwoord, dan kiest de add-in de grootste. - Na het plaatsen kun je in hetzelfde venster niet nog een keer plaatsen; een dubbele klik maakt dus geen tweede werkblad. Bevat het antwoord geen tabel, dan meldt de add-in **Geen tabel in dit antwoord**. ## De rekenfuncties (`=PRUDAI.*`) Dit is het onderdeel dat Excel uniek maakt binnen Prudai. De `=PRUDAI.*`-functies zijn **geen AI-schattingen**: het zijn vastgelegde, deterministische berekeningen. Dezelfde invoer geeft altijd hetzelfde bedrag, ook morgen en ook bij een collega. De berekening draait in Excel zelf, dus de inhoud van je cellen gaat niet naar een server. Even belangrijk is wat de functies **niet** doen: waar de onderliggende tabel niet is geverifieerd, geven ze een foutwaarde in plaats van een plausibel getal. Een lege uitkomst kun je narekenen, een verzonnen getal niet. | Functie | Wat hij doet | |---------|--------------| | `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE(hoofdsom; vanaf; tot)` | Wettelijke (niet-handels)rente over een hoofdsom, art. 6:119 BW, met jaarlijkse samenstelling en de vastgelegde tarieventabel. Geeft het **rentebedrag**. De einddatum telt niet mee. | | `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE(jaarbedrag; looptijdJaren; rentePct)` | Contante waarde van een vast jaarbedrag over een looptijd, verdisconteerd tegen de rekenrente die jij opgeeft (betaling einde jaar). | | `=PRUDAI.KAPITALISATIEFACTOR(looptijdJaren; rentePct)` | Kapitalisatiefactor: de contante waarde van 1 euro per jaar over de looptijd, tegen de opgegeven rekenrente. Handig als bouwsteen in je eigen schadeberekening. | | `=PRUDAI.HANDELSRENTE(hoofdsom; vanaf; tot)` | Wettelijke handelsrente, art. 6:119a BW. **Weigert bewust**: er is geen geverifieerde halfjaars-tarieventabel, dus de functie geeft een foutwaarde in plaats van een schatting. | | `=PRUDAI.LIQUIDATIETARIEF(belang; punten; instantie)` | Proceskostenbegroting volgens het liquidatietarief. **Weigert bewust**: er is geen geverifieerde punten- of staffeltabel opgenomen. | > Gebruik je Excel in het Engels, dan is het scheidingsteken tussen de argumenten een komma in plaats van een puntkomma. Datums mogen een Excel-datum zijn, of tekst in de vorm `JJJJ-MM-DD`, `DD-MM-JJJJ` of `DD/MM/JJJJ`. ### De rekenrente vul je zelf in `CONTANTEWAARDE` en `KAPITALISATIEFACTOR` vullen **geen standaardrente** in. Laat je het percentage weg, dan krijg je een foutwaarde, geen stille aanname. Dat is opzet: de rekenrente is in een schadeberekening een discussiepunt tussen partijen, geen productinstelling. Reken bij voorkeur een scenariospreiding door (bijvoorbeeld drie kolommen met verschillende percentages). ### Wettelijke rente: periode en tarieven `WETTELIJKERENTE` rekent over rentedagen van **01-01-2015 t/m 31-12-2026**. De einddatum mag dus uiterlijk 01-01-2027 zijn. Valt je ingangsdatum vóór 2015 of je einddatum na 01-01-2027, dan geeft de functie een foutwaarde in plaats van een tarief te raden. Rente vanaf 2027 kan pas als de tarieventabel is bijgewerkt. De functie rekent met deze tarieven (niet-handelsrente): | Vanaf | Tarief | |-------|--------| | 01-01-2015 | 2% | | 01-01-2023 | 4% | | 01-07-2023 | 6% | | 01-01-2024 | 7% | | 01-01-2025 | 6% | | 01-01-2026 | 4% | De bronnen zijn gecontroleerd op 25-09-2026. De actuele stand, met links naar de bronnen, lees je in de uitklapregel **Wettelijke rente · t/m 31-12-2026** bovenin het taakvenster. Ook de uitleg bij de functie in Excel noemt de ondersteunde periode. ![De uitgeklapte regel 'Wettelijke rente · t/m 31-12-2026' in het taakvenster van Prudai voor Excel, met periode, tarief en bronnen, naast een cel die =PRUDAI.WETTELIJKERENTE gebruikt](/assets/screenshots/office/excel_addin_rate_info.png) Vraag je in de chat om de wettelijke rente, dan rekent de assistent met dezelfde tarieventabel en dezelfde rekenwijze: samengesteld per rentejaar vanaf de ingangsdatum van elke post, waarbij de ingangsdatum meetelt en de einddatum niet. In de bronnenbalk zie je dan de regel **Bereken de wettelijke rente**. Alleen de afronding kan verschillen: valt een bedrag precies op een halve cent, dan kan Excel een cent lager uitkomen dan de chat. Handelsrente, en rente over dagen buiten de periode van de tabel, rekent de chat alleen uit met percentages uit een officiële bron: de assistent zoekt die op of vraagt ze aan jou, en schat nooit een percentage. Betalingen en voorschotten verwerkt alleen de chat, elk op zijn eigen betaaldag (art. 6:44 BW). `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` kent geen betalingen: de functie neemt alleen de hoofdsom, de ingangsdatum en de einddatum, en rekent over de volle hoofdsom. Trek een voorschot dus niet achteraf van de uitkomst af, want dat geeft een te hoog bedrag; vraag de berekening met voorschotten in de chat. Zie [Chat](/chat#wettelijke-rente-uitrekenen). ## Aan de slag ### Uitrol (beheerders) De add-in wordt door je **beheerder** beschikbaar gesteld, via een van deze twee routes: - **centrale uitrol** in het Microsoft 365 Admin Center (**Settings → Integrated apps → Upload custom apps**, app-type **Office Add-in**, **Provide link to manifest file**); - **handmatig het manifest laden** in Excel, bijvoorbeeld voor een pilot of een testgroep. De manifest-URL voor productie is: `https://app.prudai.com/excel-addin/manifest.production.xml` De stappen in het Admin Center zijn verder gelijk aan die voor Outlook, inclusief de doelgroepkeuze en de wachttijd van soms tot 24 uur voordat iedereen de add-in ziet. Zie [Instructie voor beheerders: Prudai voor Outlook uitrollen](/outlook-addin-admin) en vul daar de Excel-manifest-URL in. Wat het manifest vraagt: - Office-permissie **ReadWriteDocument** (lezen uit en schrijven naar de werkmap, bijvoorbeeld voor **Plaats in Excel**), - requirementset **SharedRuntime 1.1**: het taakvenster en de rekenfuncties draaien in dezelfde runtime, waardoor je maar één keer hoeft in te loggen, - de functienaamruimte **`PRUDAI`**, waaronder de vijf functies worden geregistreerd. Huidige manifestversie: **1.0.0.2**. Netwerktoegang: sta uitgaand HTTPS toe naar `app.prudai.com` (de add-in zelf), `api.prudai.com` en `api.account.prudai.com` (de Prudai-diensten achter de assistent) en `login.prudai.com` (Prudai-login). Logt je organisatie in via Microsoft, sta dan ook `login.microsoftonline.com` toe. Dat is dezelfde lijst als voor Outlook; zie de tabel in de [beheerdersinstructie](/outlook-addin-admin#netwerktoegang). ### Inloggen 1. Klik in het taakvenster op **Inloggen**. 2. Er opent een apart dialoogvenster. SSO-logins mogen vaak niet in een ingesloten venster draaien, vandaar de pop-up. 3. Log in met je **Prudai-account**, hetzelfde account als voor de webapp. Welke persona's je in het taakvenster ziet, hangt af van de licenties van je organisatie. Zie [Inloggen & personakeuze](/authentication). Je beheerder kan bovendien functies uitzetten voor je hele organisatie; wat dat betekent staat op [Snelstart](/getting-started). ## Ondersteunde Excel-clients - Excel voor Windows en Mac (desktop): taakvenster plus de lintknop op het tabblad **Start**. - Excel voor het web. De `=PRUDAI.*`-functies zijn niet aan een lintknop gebonden en werken overal waar de add-in geladen is. ## Problemen oplossen | Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing | |---------|--------------------------|-----------| | Excel kent `=PRUDAI.…` niet (`#NAAM?`) | Add-in niet uitgerold, of in deze werkmap nog niet geladen | Controleer of **Prudai voor Excel** op het tabblad Start staat; zo niet, vraag je beheerder om de uitrol | | `HANDELSRENTE` of `LIQUIDATIETARIEF` geeft altijd een foutwaarde | Deze functies weigeren bewust zolang er geen geverifieerde tarieventabel is | Verifieer het tarief zelf en voer het bedrag in, of gebruik `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`. Handelsrente kan de chat uitrekenen met percentages uit een officiële bron (de assistent zoekt die op of vraagt ze aan je) | | `CONTANTEWAARDE` of `KAPITALISATIEFACTOR` geeft een foutwaarde | `rentePct` ontbreekt, of de looptijd is 0 of negatief | Geef het percentage expliciet mee en een looptijd groter dan 0; de functie vult niets in | | `WETTELIJKERENTE` geeft een foutwaarde | Datum niet herkend, einddatum vóór de ingangsdatum, negatieve hoofdsom, of periode buiten 01-01-2015 t/m 31-12-2026 | Gebruik een Excel-datum of tekst als `JJJJ-MM-DD` of `DD-MM-JJJJ`, en blijf binnen de ondersteunde periode | | Taakvenster blijft leeg | Haperende Office-webview of cache | Venster sluiten en opnieuw openen, Excel herstarten, eventueel de Office-cache legen; controleer dat `app.prudai.com` bereikbaar is | | **Geen tabel in dit antwoord** | Het antwoord bevat geen tabel | Vraag expliciet om een tabel | | **Plaats in Excel** ontbreekt | Je bekijkt de chat buiten het taakvenster in Excel (bijvoorbeeld in de webapp), of het antwoord wordt nog geschreven; het menu **Exporteren** verschijnt pas als het antwoord klaar is | Open de chat via **Prudai voor Excel** in Excel en wacht tot het antwoord klaar is | Meer: [Prudai For Word](/word-addin) · [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) · [Chat](/chat) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # Exporteren (PDF, Word en Excel) URL: https://docs.prudai.com/exports/ Markdown: https://docs.prudai.com/exports.md > Antwoorden exporteren naar PDF, of naar Word met je organisatiebranding en bronnen als voetnoten, tabellen en werkbladen naar Excel, en concepten downloaden of in je dossier opslaan. Je kunt output vanuit de assistent op meerdere manieren “meenemen” naar je dossier. ## Export vanuit chat Een analyse die je zo aan je cliënt wilt sturen of in het dossier wilt opslaan? Onder elk assistent-antwoord staat een knoppenrij, en daarin zit **één exportknop**. Klik erop en je krijgt een menu met: - **PDF downloaden**: opent het afdrukvenster van je browser. Kies daar *Opslaan als PDF* (handig voor delen en archiveren). - **Word downloaden (.docx)**: handig om verder te redigeren. - **Kopieer als tekst** - **Kopieer als markdown** - **Maak hier een document van**: zet het antwoord als concept in het documentpaneel naast de chat, zodat je er samen met de assistent aan verder schrijft. Dit item zie je in de producten met [Concepten](/concepten), niet in ZIA en MAIA en niet in de Word-add-in. Kopiëren zit dus in hetzelfde menu, niet als losse knop ernaast. De bronvermeldingen gaan mee in de export. Het antwoord laten voorlezen doe je met de aparte knop **Antwoord afspelen** in dezelfde rij; zie [Chat](/chat#feedback-en-voorlezen). ![De exportknop in de knoppenrij onder een antwoord, met het geopende exportmenu in een dossier](/assets/screenshots/leo/export_answers.png) In een dossier komt er een item bij: - **Word opslaan in dossierbestanden** (zet het document direct bij de documenten van het dossier) Dat item verschijnt alleen in een dossier, en niet als je organisatie het uploaden van bestanden heeft uitgezet: het schrijft immers een nieuw document in de kennisbank van het dossier. Na het opslaan ga je naar het dossier. Werk je in de Word-, Excel- of Outlook-add-in, dan staan de acties voor dat programma ook in dit menu; zie [Vanuit de add-ins](#vanuit-de-add-ins). ### Alleen het eindantwoord gaat mee Wat de assistent onderweg schrijft terwijl hij bronnen raadpleegt, staat als tussenstappen in de bronnenbalk boven het antwoord, bijvoorbeeld "3 stappen · 5 bronnen geraadpleegd". Die tussenstappen en de regels in de bronnenbalk gaan niet mee. De bronverwijzingen in de tekst van het antwoord gaan bij kopiëren en exporteren wel mee; in Word worden het voetnoten. Kopiëren, PDF, Word, de acties in de add-ins en voorlezen nemen alleen het eindantwoord. Tip: geef in je prompt aan *welke* structuur je wilt (koppen, nummering, tabellen). Dat exporteert beter. ## Word-export: opmaak en bronnen Word-export gebruikt je **organisatiebranding** voor de documentopmaak: - het logo van je organisatie komt rechtsboven in de header; - bovenaan staat de titel, met daaronder de datum en tijd van de export; - links in de footer staat **Made by** met de naam van het product (bijvoorbeeld *Made by LEO*), gevolgd door het Prudai-logo; - in het midden van de footer staat de exportdatum; - rechts in de footer staat het paginanummer. Als je organisatie nog geen logo heeft ingesteld, werk dit eerst bij in de organisatiebranding. **Bronverwijzingen worden voetnoten.** In de chat zijn bronnen aanklikbare verwijzingen; in het Word-bestand worden het gewone voetnoten: - een letterlijk citaat staat tussen aanhalingstekens in de tekst, met een voetnoot erachter; - de voetnoot noemt de korte vindplaats (bijvoorbeeld een wetsartikel of een ECLI-nummer), de site en, waar dat kan, de link; - staat een verwijzing op een eigen regel of in een tabelcel, dan komt de vindplaats daar gewoon in de tekst. De export haalt daarvoor niets op bij de bron. Hij werkt dus ook als een bronsite even niet bereikbaar is. Dit geldt voor **Word downloaden (.docx)**, **Word opslaan in dossierbestanden**, **Download .docx** bij een concept en Word-opleveringen van workflows. ## Bestandsnaam van de export De bestandsnaam is de titel van het gesprek met de datum en tijd van de export. Tekens die niet in een bestandsnaam mogen, vallen weg; accenten en andere bijzondere tekens blijven gewoon staan. Kan de browser de naam niet overnemen, dan krijgt de download een leesbare standaardnaam, zodat hij altijd goed wordt opgeslagen. ## Tabellen en werkbladen naar Excel ### Een tabel uit een antwoord Staat er een tabel in het antwoord, dan heeft die zijn eigen exportknop: rechtsboven de tabel verschijnt een downloadicoon (**Exporteer naar Excel (.xlsx)**). Je krijgt dan geen kale tabel maar een opgemaakt werkblad: - het logo van je organisatie (of de naam, als er geen logo is) en de titel bovenaan; - een gestylde koprij, met een filter en een vastgezette kopregel, zodat je meteen kunt sorteren en filteren; - bedragen en getallen in Nederlandse notatie (bijvoorbeeld "€ 7.900,00") worden echte getallen, zodat Excel ermee kan rekenen; - onderaan een voettekst met de vertrouwelijkheidsmarkering, het exportmoment en je naam, plus de regel dat waarden (deels) door AI zijn gegenereerd en je de bronpassages moet controleren. Let op wat de export níet meeneemt: samengevoegde cellen worden als losse cellen gelezen, waardoor kolommen kunnen verschuiven. Controleer zo'n tabel dus na. ### Het werkblad Zet de assistent cijfers in een werkblad, dan opent dat als paneel naast de chat (zie [Grafieken, werkblad en kaarten](/grafieken-en-werkblad)). Met de knop **Excel** bovenin dat paneel download je het hele werkboek (op een smal scherm zie je alleen het downloadicoon): - elk tabblad gaat mee, inclusief wat je zelf hebt aangepast; - formules blijven formules; - de vertrouwelijkheidsmarkering en de AI-regel staan in de voettekst bij het afdrukken. De grafiek van een werkblad gaat niet mee naar Excel; die zie je alleen in het paneel via **Grafiek tonen**. Een losse grafiek in het gesprek blijft in de chat staan. ## Concepten exporteren Werk je in het documentpaneel aan een concept, dan vind je bovenin **Exporteren** met: - **Download .docx**: een Word-bestand met dezelfde organisatiebranding en bronnen als voetnoten; - **Afdrukken / PDF**: via het afdrukvenster van je browser; - **Opslaan in dossier**: slaat een Word-versie op bij de documenten van het dossier. Dit item staat er alleen als het concept bij een dossier hoort, en werkt niet als je organisatie het uploaden van bestanden heeft uitgezet. Downloaden en opslaan gebruiken de opgeslagen versie van het concept; je laatste wijzigingen worden eerst opgeslagen. Lukt dat niet, dan krijg je de melding **Eerst opslaan** en probeer je het opnieuw zodra het concept is opgeslagen. Meer over het documentpaneel: [Concepten](/concepten). ## Export vanuit workflows en research Het resultaat van een workflow-run exporteer je met **Exporteren** bij **Resultaat**: **PDF downloaden**, **Word downloaden (.docx)** en, als de run bij een dossier hoort en je organisatie het uploaden van bestanden niet heeft uitgezet, **Word opslaan in dossierbestanden**. Ook daar worden bronverwijzingen voetnoten in Word. Workflows zijn er in LEO en LEO Fiscaal. Meer: [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). ## Vanuit de add-ins Werk je in een add-in, dan staan de acties voor dat programma in hetzelfde exportmenu: - **Word**: **Invoegen in Word** zet het antwoord in je document, na je selectie. De assistent kan in Word ook voorstellen doen als bijgehouden wijziging of opmerking. Meer: [Prudai For Word](/word-addin). - **Excel**: **Plaats in Excel** zet de grootste tabel uit het antwoord op een nieuw, gemarkeerd werkblad. Je ziet eerst een voorbeeld; er wordt niets geschreven tot je bevestigt. Meer: [Prudai voor Excel](/excel-addin). - **Outlook**: tijdens het schrijven van een mail zet **Plaats als concept-antwoord** het antwoord in je concept. Bij een geopende mail kies je **Open als antwoord in Outlook** of **Open als antwoord aan allen**; Outlook opent dan een antwoordvenster dat je zelf nakijkt en verstuurt. Meer: [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). --- # FAQ URL: https://docs.prudai.com/faq/ Markdown: https://docs.prudai.com/faq.md > Veelgestelde vragen over Prudai: de persona's, de proefperiode en het toegangsscherm, chat, spraak, export, documenten, kennis en de add-ins voor Word, Excel en Outlook. ## Algemeen ### Wat is Prudai Platform? Prudai Platform is de overkoepelende omgeving met zes **persona's**: **LEO**, **LEO Fiscaal**, **VERA**, **ZIA**, **BEVER** en **IRMA**. De webapp draait op [app.prudai.com](https://app.prudai.com). Daarnaast zijn er de IRMA-app voor risicomanagement en je ISMS, en op aanvraag **ORDO** (praktijkbeheer voor advocatenkantoren) en **MAIA** (managementinformatie op de eigen cijfers van je organisatie). Voor wie elke persona bedoeld is en wat hem onderscheidt, zie [De persona's](/personas). Binnen je gekozen persona helpt de **assistent** je met analyse, samenvatten, structureren en het opstellen van concepten, met context uit jouw eigen documenten en geselecteerde kennisbronnen (zoals wetgeving en jurisprudentie). ![Een vraag aan LEO over wat je met dossiers kunt: het antwoord komt uit de productdocumentatie en noemt de zes weergaven van een dossier, met boven het antwoord de balk 2 bronnen geraadpleegd](/assets/screenshots/leo/docs_assistant.png) ### Kost een proefperiode geld? Nee. Je start met een **proefperiode van 14 dagen zonder creditcard**. Na die 14 dagen stopt de toegang vanzelf en wordt er niets afgeschreven. Hoeveel dagen de proef nog loopt, ziet de eigenaar van je organisatie in het [Account Dashboard](/dashboards) onder **Abonnement**, in het blok **Plan & status**. Wil je na de proef verder met een abonnement, neem dan contact op met Prudai via [info@prudai.com](mailto:info@prudai.com). ### Ik zie "Abonnement verlopen" of "Toegang tijdelijk geblokkeerd". Wat nu? Dat scherm gaat over de toegang van je hele organisatie, niet over je eigen account en niet over een storing. Alleen organisaties met een lopend abonnement of een lopende proef krijgen toegang. Is het abonnement of de proef afgelopen, of is de toegang geblokkeerd, dan zie je in plaats van de app een vast scherm. Je gegevens blijven bewaard. Zo los je het op: - Klik op **support@prudai.com** op het scherm, of neem contact op met je beheerder. Alleen Prudai kan de toegang verlengen of herstellen. - Wil je met een ander account verder, klik dan op **Uitloggen**. Meer uitleg, ook over het scherm **Toegang kan niet worden vastgesteld**: [Problemen oplossen & support](/support#toegangsscherm-abonnement-verlopen-of-toegang-geblokkeerd). ### Kan de assistent fouten maken? Ja. Behandel output als een concept en controleer belangrijke onderdelen altijd (citaten, termijnen, bedragen, bronverwijzingen). ### Waarom lijkt de assistent soms iets te verzinnen in een lang gesprek? Hoe langer en voller een chat wordt (veel vragen, veel documenten, meerdere onderwerpen door elkaar), hoe groter de kans dat de assistent details door elkaar haalt of een passage “aanvult” die er niet letterlijk staat. Start daarom een **nieuwe chat per onderwerp of dossieronderdeel** en controleer citaten tegen de bron. Meer hierover: [Betrouwbare antwoorden](/betrouwbare-antwoorden). ### Waar vind ik juridische en security-informatie? Gebruik hiervoor de officiële centra: - **Legal Center**: [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com) voor juridische documentatie: NLdigital Voorwaarden 2025 (met Prudai-supplement), Privacy Statement, Data Pro Statement (Verwerkersovereenkomst), [Service Level Agreement (SLA)](https://legal.prudai.com/service-level-agreement), Fair Use Policy en [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr). - **Trust Center**: [trust.prudai.com](https://trust.prudai.com) voor security- en compliance-informatie (zoals controls, certificeringen, subverwerkers en FAQ). Een samenvatting staat op [Privacy & beveiliging](/security). ### Waar komt de kwaliteit van een antwoord vandaan? Meestal uit deze combinatie: - jouw prompt (doel, rol, randvoorwaarden, gewenste vorm), - de documenten die de assistent mag gebruiken (dossier of project, persoonlijk, kennisbanken), - welke bronnen en mogelijkheden aanstaan op de pagina **Kennis**, - de **denkdiepte** die je kiest. ### Welke kennisbronnen heeft Prudai? Een volledig overzicht van alle bronnen (wetgeving, rechtspraak, registers, toezichthouders en gecureerde kennisbanken per rechtsgebied) staat op [Kennisbronnen](/kennisbronnen), samengesteld uit de bronnencatalogus. Welke bronnen jij ziet, hangt af van je persona en je [vakgebied](/knowledge#vakgebied-specialisatie). ### Wat zijn de wekelijkse functietips en hoe zet ik ze uit? De functietips zijn korte wekelijkse mails over onderdelen die je nog niet gebruikt. Wil je ze niet per e-mail, ga dan naar **Instellingen → Meldingen**, zet bij **Functietips** het kanaal **E-mail** uit en klik op **Voorkeuren opslaan**. Zie [Meldingen](/notifications). ## Chat ### Hoe verwijs ik naar een document? In chat kun je documenten mentionen met `@`: - Typ `@` en kies uit de lijst. - Documentnaam met spaties? Gebruik `@"..."` (met aanhalingstekens). ### Hoe verwijs ik naar een taak? In een chat binnen een dossier of project kun je taken mentionen met `#`: - Typ `#` en kies uit de lijst. - Taaknaam met spaties? Gebruik `#"..."`. Meer: [Chat](/chat) en [Taken](/kanban). ### Kan ik een andere route verkennen zonder het gesprek kwijt te raken? Ja. Ga met de muis over een eigen bericht, klik op **Bewerken**, pas de vraag aan en kies **Opslaan & opnieuw genereren**. De oorspronkelijke vraag en het oorspronkelijke antwoord blijven bewaard als aparte versie. Met **Vorige versie** en **Volgende versie** blader je ertussen. Zie [Chat](/chat#berichten-bewerken-en-branchen). ### Wat betekent "Het antwoord viel stil. Probeer het opnieuw."? Er kwam een tijd lang geen nieuwe tekst binnen en de chat is gestopt met wachten. Stuur je vraag nog een keer. Gebeurt het vaker, kies dan een lagere **denkdiepte** of vraag een lang stuk in delen. Lange antwoorden, ook op **Grondig** en **Ultra**, stromen gewoon binnen terwijl ze worden geschreven. Zie [Problemen oplossen & support](/support#het-antwoord-valt-stil-of-start-niet). ### Kan ik met mijn stem werken? Ja, op drie manieren: - **Dicteren in chat**: klik op de microfoon rechts in de invoerbalk en spreek je vraag in. Zie [Chat](/chat#spraakchat-voice). - **Spraakmemo**: neem via **Spraakmemo** in de zijbalk een langere memo op en kies daarna in welk dossier of project hij hoort. Hij wordt een doorzoekbaar transcript. Zie [Projecten](/projects#spraakmemos). - **Audio uploaden**: een bestaande opname (bijv. `.mp3` of `.m4a`) wordt bij verwerking automatisch getranscribeerd. Zie [Bestanden](/files). ### Kan ik een opgenomen bespreking laten uitwerken? Ja. Upload het audiobestand in je dossier of project of bij **Mijn bestanden**; de transcriptie draait automatisch mee. Vraag daarna in de chat bijvoorbeeld: "maak van deze opname een gespreksverslag". ### Hoe krijg ik een antwoord netjes in Word of PDF? Onder elk antwoord zit een knoppenrij met export naar **Word** en **PDF** (met organisatiebranding en behoud van bronvermeldingen). In een dossier kun je de export direct opslaan met **Word opslaan in dossierbestanden** (in een project heet die optie **Word opslaan in projectbestanden**). Zie [Exporteren](/exports). ### Wat doet de prompt-verbeteraar? De Prudai-knop in de invoerbalk (het logo-icoon, met de tooltip **Verbeter prompt met AI**) herschrijft je ruwe vraag tot een volledige, gestructureerde opdracht, met de laatste berichten van het gesprek als context. Je controleert de herschreven prompt voordat je verstuurt. Zie [Promptbibliotheek](/prompt-library#prompt-verbeteren-in-chat). ### Hoe controleer ik waar een antwoord op gebaseerd is? Klik op een bronvermelding onder of in het antwoord: de brontekst (uitspraak, wetsartikel of document) opent in een zijpaneel, zodat je de passage zelf naleest voordat je hem overneemt. Zie [Citaten & bronbeschikbaarheid](/citations) (inloggen vereist). ### Hoe stel ik mijn vakgebied in? De eerste keer dat je in de chat komt, verschijnt de vakgebied-stepper: je kiest je rol en je rechtsgebieden of vakgebieden. Later pas je dat aan op de pagina **Kennis**, onder **Vakgebied**. Je vakgebied bepaalt welke bronnen standaard voor je aanstaan. Zie [Kennis](/knowledge#vakgebied-specialisatie) (inloggen vereist). ### Wat is Geheugen? Geheugen is een persoonlijke laag waarin de assistent stabiele voorkeuren over jou onthoudt. Je beheert je herinneringen (bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen) in de webapp onder **Instellingen → Geheugen**. Zie [Instellingen](/settings#geheugen-memory). ## Dossiers, projecten & documenten ### Waarom moet ik wachten tot documenten “Verwerkt” zijn? Omdat de assistent documenten pas goed kan doorzoeken en citeren nadat ze zijn ingelezen en geïndexeerd. Tot die tijd zie je statussen als **In afwachting** en **Verwerken**. ### Kan ik metadata aanpassen? Ja. Via **Gegevens bewerken** pas je onder meer titel, tags, documentdatum en opmerkingen aan. Dit helpt de assistent om de context beter te begrijpen. ### Kunnen we kantoorbrede kennis delen? Ja. Een eigenaar van je organisatie kan in de app een **organisatiekennisbank** aanmaken en vullen met modellen, huisstijlclausules en het kantoorhandboek; iedereen op kantoor krijgt dan antwoorden die daarop steunen. Zie [Kennis](/knowledge#organisatiekennisbanken-aanmaken) (inloggen vereist). Meer: [Bestanden](/files) en [Projecten](/projects). ## Add-ins voor Word, Excel en Outlook ### Waarom opent inloggen in Word een apart venster? Omdat inloggen niet binnen het taakvenster van de add-in mag draaien. De add-in opent daarom een beveiligd inlogvenster van Office; na het inloggen ga je terug naar Word en neemt de add-in de sessie over. ### Zijn er ook add-ins voor Excel en Outlook? Ja, allebei. Zie [Prudai voor Excel](/excel-addin) en [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). Meer over Word: [Prudai For Word](/word-addin). ## ZIA ### ZIA is geen MDR ZIA is geen medisch hulpmiddel in de zin van de Medical Device Regulation (MDR, Verordening (EU) 2017/745). ZIA ondersteunt medewerkers in zorg en welzijn bij informatie-, naslag- en documentatiewerk: ZIA kan opzoeken en citeren wat bijvoorbeeld een richtlijn of het Farmacotherapeutisch Kompas zegt, maar stelt geen diagnose en geeft geen behandel-, medicatie- of doseringsadvies voor een individuele cliënt. Die beslissingen neemt de zorgprofessional. Dit geldt voor alle producten van Prudai; de onderbouwing staat in [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr). --- # Bestanden URL: https://docs.prudai.com/files/ Markdown: https://docs.prudai.com/files.md > Welke bestanden je kunt uploaden (Office, e-mail met bijlagen, audio, transcripts, afbeeldingen, CAD, IFC/BCF, puntenwolken, ZIP), hoe ze worden verwerkt en hoe je ze bekijkt: origineel, omgezette PDF of tekst. De uploadregels op deze pagina gelden voor drie plekken tegelijk: - **Mijn bestanden** (persoonlijk), - **dossierdocumenten**, - **chatbijlagen**. Dat is belangrijk: als een bestandstype hier ondersteund wordt, kun je het normaal gesproken ook in een dossier of via chat uploaden. Je persoonlijke bestanden zijn tegelijk je **persoonlijke kennisbank**: jouw modellen, standaardclausules en naslag upload je één keer en de assistent kan er daarna uit putten. "Gebruik ons model geheimhoudingsbeding" werkt dan gewoon. In een gesprek buiten een dossier zoekt de assistent standaard in je persoonlijke bestanden; in een dossiergesprek zoekt hij standaard in de documenten van dat dossier. Je vindt je bestanden via **Mijn bestanden** in je persoonlijke menu rechtsboven; ze wonen bij de instellingen, onder [Persoonlijke kennisbank](/settings#persoonlijke-kennisbank). ![Het persoonlijke menu rechtsboven, met Mijn bestanden gemarkeerd](/assets/screenshots/leo/personal_kb.png) ## Ondersteunde bestandsfamilies | Familie | Formaten | Wat de app ermee doet | Praktische notities | | --- | --- | --- | --- | | Documenten | `.pdf`, `.doc`, `.docx`, `.odt`, `.txt`, `.md`, `.json`, `.xml`, `.xlsx`, `.xlsm`, `.xls`, `.ods` | slaat het origineel op, leest de tekst uit en maakt die doorzoekbaar voor zoeken en chat | Een PDF bekijk je als origineel, een Word- of OpenDocument-tekstbestand als omgezette PDF, een spreadsheet als tekst. Zie [Voorbeeld, tekst en download](#voorbeeld-tekst-en-download). | | Presentaties | `.pptx`, `.ppt` | verwerkt de dia-inhoud voor zoeken en chat | In het voorbeeldscherm als omgezette PDF. Vertalen ondersteunt alleen `.pptx`. | | E-mail | `.eml`, `.msg` | verwerkt het bericht **én de bijlagen** voor zoeken en chat | Handig voor dossiermails en mailbox-exporten. Zie [E-mail: bericht en bijlagen](#e-mail-bericht-en-bijlagen). | | Afbeeldingen | `.png`, `.jpg`, `.jpeg`, `.gif`, `.tif`, `.tiff`, `.bmp`, `.webp`, `.ico`, `.jfif`, `.pjpeg`, `.pjp`, `.svg`, `.heic`, `.heif` | bewaart het beeldbestand en leest het uit met beeldherkenning | Foto's, scans, screenshots, kaarten en tekeningen. Zie [Afbeeldingen](#afbeeldingen-fotos-screenshots-kaarten-en-tekeningen). | | Audio | `.mp3`, `.wav`, `.flac`, `.m4a`, `.m4b`, `.aac`, `.3gp`, `.caf`, `.ogg`, `.oga`, `.opus`, `.mp4`, `.webm`, `.amr`, `.wma`, `.aif`, `.aiff`, `.mpeg`, `.mpga` | zet de opname om naar een transcript en maakt dat doorzoekbaar | **`mp3` wordt ondersteund.** Gebruik dit voor dictafoons, WhatsApp-audio en telefoonopnames. | | Transcripts | `.vtt`, `.srt` | haalt de tijdcodes en opmaak weg en maakt het gesprek doorzoekbaar, met sprekerlabels | Dit is wat Teams, Zoom en Word bij een opname aanmaken. Heb je het transcript al, upload dan dat in plaats van de audio: het is sneller en het bevat meestal al wie wat zei. Opmaakblokken (`STYLE`, `NOTE`, `REGION`) worden bewust weggelaten. | | CAD | `.dxf`, `.dwg` | probeert inhoud uit te lezen voor zoeken en chat | Het resultaat hangt af van de kwaliteit van de tekening. | | BIM | `.ifc` | leest de gebouwmodel-semantiek uit: verdiepingen, ruimtes, elementen, materialen en property sets | IFC 2x3 en IFC 4 worden ondersteund. Grote modellen leveren een samenvatting, geen ruwe geometrie. | | BIM-coördinatie | `.bcfzip` | leest issues, opmerkingen, status, prioriteit en gekoppelde IFC-element-GUIDs uit | BCF (Building Collaboration Format) clashreports en kwaliteitscontroles. BCF 1.0-3.0 ondersteund. | | Puntenwolken | `.e57` | leest de metadata van de scanset: aantal scans, sensor, opnamedatum en de fysieke afmetingen | Bewust alléén `.e57` (ASTM E2807). Een puntenwolk heeft geen tekstlaag; wat citeerbaar is, is de metadata ("scan van 14-03, Leica RTC360, 42 x 18 x 7 m"). `.rcs`, `.rcp` en `.lgs` worden niet ondersteund; ReCap en Cyclone exporteren allebei naar `.e57`. | | Archief | `.zip` | pakt ondersteunde inhoud uit en verwerkt die afzonderlijk | Ondersteunde bestanden in de ZIP worden verwerkt; niet-ondersteunde worden overgeslagen. Geneste ZIP's zijn toegestaan binnen limieten. | ### Afbeeldingen: foto's, screenshots, kaarten en tekeningen Een foto, scan of screenshot heeft geen tekstlaag, dus de app leest hem met beeldherkenning. Zo werkt dat: 1. Eerst bepaalt de app wat voor afbeelding het is: een screenshot van een chatgesprek, een kaart, een tekening, een scan van een document of een foto. 2. Daarna leest hij de afbeelding gericht uit. Bij een chatscreenshot let hij op wie wat zei en wanneer; bij een kaart op perceelnummers en gemarkeerde grenzen; bij een tekening op de aantekeningen en waar die bij horen. 3. Een grote afbeelding, of een grote kaart of tekening, wordt in delen gelezen, zodat kleine details niet wegvallen. De assistent behandelt zo'n uitgelezen afbeelding als een gelezen bron en wijst een foto niet af als "slechte kwaliteit". Wat beeldherkenning lastig blijft vinden, zoals handschrift of wat precies naast wat staat, controleer je bij twijfel in de afbeelding zelf. Een `.svg` waarin veel tekst staat, leest de app direct uit de eigen tekstlaag. Staat er weinig tekst in, dan leest hij de afbeelding met beeldherkenning, net als een foto. ### E-mail: bericht en bijlagen Upload je een `.msg` of `.eml`, dan leest de app naast het bericht ook de bijlagen, zodat je er in de chat naar kunt vragen: - PDF-, Word-, Excel- en andere ondersteunde bijlagen; - afbeeldingen, zoals een foto die in de mail is geplakt (maximaal tien per e-mail); - de inhoud van een ZIP-bijlage; - een doorgestuurde of bijgevoegde e-mail, inclusief onderwerp, afzender en datum. Kleine plaatjes zoals logo's en handtekeningen slaat de app over. Een bijlage die niet is meegenomen, verdwijnt niet stilzwijgend: in de documenttekst staat dan een regel als *Bijlage: … — niet geïndexeerd: …* met de reden erbij. Zo weet je, en weet de assistent, dat er meer in de mail zat. ### Audio: van opname naar doorzoekbaar transcript Een opgenomen bespreking, een ingesproken memo op je telefoon, een mp3 van een telefonische schikking: upload het audiobestand en de transcriptie draait automatisch mee in de verwerking. Vraag daarna in de chat "maak van deze opname een verslag" of gebruik het memo als input voor een workflow. ![Het voorbeeldscherm van een audiobestand: de speler bovenaan, het transcript eronder](/assets/screenshots/leo/audio_preview.png) De spraakherkenning kent de namen uit je eigen organisatie. Bij het uitschrijven krijgt hij automatisch de naam van je organisatie, de namen van je collega's en "Prudai" mee, zodat die vaker goed geschreven worden. Je hoeft daar niets voor in te stellen, en het is ook niet aan te passen. Het geldt voor geüploade audio, de **Spraakmemo** en de dictafoon; niet voor audio die als bijlage in een e-mail zit. Wil je direct inspreken in plaats van een bestand uploaden? Dat kan op twee plekken: **Spraakmemo** in de zijbalk (opnemen eerst, dossier kiezen daarna) of de dictafoon in je dossier. Zie [Spraakmemo's](/projects#spraakmemos). Heb je al een transcript uit Teams, Zoom of Word (`.vtt` of `.srt`), upload dan dat bestand in plaats van de audio. Het transcribeerstadium wordt dan overgeslagen, dus het is sneller klaar. ## Uploaden Zo voeg je bestanden toe: - **Mijn bestanden** en de documenten van een dossier: via **Bestand Uploaden** of door bestanden op de lijst te slepen. - **Chat op een computer**: sleep bestanden in het gesprek, of open rechts de greep **Bijlagen** en kies **Bestanden toevoegen**. Een paperclip in de promptbak is er op een computer niet. - **Chat op een telefoon of smal scherm**: gebruik de paperclip in de promptbak (**Voeg een bestand toe**). Wat je daarna ziet: - ZIP-bestanden worden eerst geüpload en daarna op de achtergrond uitgepakt en verwerkt. Grote archieven kunnen even duren. - Een bestand mag maximaal 500 MB zijn. Kies je in de documentenlijst bestanden boven de 50 MB, dan zie je de melding **Grote bestanden geselecteerd**; de upload gaat gewoon door. - Buiten een dossierchat kies je of de upload naar **Mijn bestanden**, een bestaand dossier of een nieuw dossier gaat. - Bestanden die je in de chat kiest via een `@`-mention komen vanzelf in de lade **Bijlagen** van het gesprek. - Bestandsnamen met em-dashes, "smart quotes" en andere niet-ASCII tekens worden ondersteund. ### Eén Word-bestand in de chat: bijlage of documentweergave Voeg je in de chat precies één `.docx` toe, dan vraagt de app eerst wat je ermee wilt: - **Toevoegen als bijlage**: de assistent leest het document mee in dit gesprek, zoals elke andere bijlage. - **Bewerken in documentweergave**: het document opent naast de chat, met behoud van de opmaak, en je werkt er samen met de assistent in verder. Zie [Concepten](/concepten). Die vraag krijg je in LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA. Bij meerdere bestanden tegelijk, bij andere formaten, in de andere persona's en in de Word-add-in wordt het bestand gewoon als bijlage toegevoegd. ### Als je organisatie uploaden heeft uitgeschakeld Dan kun je niets uploaden. In **Mijn bestanden** en in dossiers verdwijnt de uploadknop en zie je **Uploads zijn uitgeschakeld door je organisatie**; in de chat staan **Bestanden toevoegen** en de paperclip uit, met dezelfde melding als uitleg. Bestaande documenten blijven beschikbaar: openen, downloaden, vertalen en verwijderen werken door. Zie [Uploads beperken](/getting-started#uploads-beperken). ### De extensie is de poort De app kijkt naar de **bestandsextensie**, en naar niets anders, om te bepalen of een upload wordt geaccepteerd. Het MIME-type dat je browser meestuurt telt niet mee. Praktisch betekent dat: - een bestand met de verkeerde of ontbrekende extensie wordt geweigerd, ook als de inhoud prima klopt. Hernoem het naar de juiste extensie en probeer opnieuw; - een bestand hernoemen naar een ondersteunde extensie helpt níet als de inhoud iets anders is: de upload wordt dan wel geaccepteerd, maar de verwerking mislukt. De foutmelding noemt altijd de toegestane extensies. ## Verwerkingsstatussen In de kolom **Status** zie je waar een bestand staat: | Status | Betekenis | | --- | --- | | **In afwachting** | upload ontvangen, verwerking nog niet gestart | | **Verwerken** | de verwerking loopt | | **Opdelen** | het document of transcript wordt in doorzoekbare stukken verdeeld | | **Inbedden** | de zoekindex wordt opgebouwd | | **Indexeren** | het document wordt in de kennislaag opgenomen | | **Snel klaar** | het bestand is al doorzoekbaar en bruikbaar in de chat; op de achtergrond loopt de laatste verfijning nog | | **Verwerkt** | het bestand is helemaal klaar voor zoeken, chat en citaten | | **Mislukt** | de verwerking is mislukt; bekijk het bestand en probeer het opnieuw met een beter bronbestand | Belangrijk: - de assistent kan een nieuw bestand gebruiken zodra de status **Snel klaar** of **Verwerkt** is; - in de chat kun je pas versturen als nieuwe bijlagen zover zijn; - in de chat en in **Info** heten beide gewoon **Verwerkt**; alleen de kolom **Status** toont **Snel klaar** apart. ![De persoonlijke kennisbank (Mijn bestanden) in de instellingen, met in de kolom Status per bestand Snel klaar of Verwerkt](/assets/screenshots/leo/my_files.png) ## Voorbeeld, tekst en download Er zijn twee verschillende dingen die "voorbeeld" heten: het voorbeeldscherm en het hover-voorbeeld. Ze doen niet hetzelfde. ### Het voorbeeldscherm Kies **Voorbeeld** in het menu van een bestand; het voorbeeld opent in een nieuw tabblad. Wat je ziet, hangt af van het soort bestand: | Bestand | Wat je ziet | | --- | --- | | PDF | **Origineel** (de PDF zelf) of **Tekst** | | Word, OpenDocument-tekst en PowerPoint (`.doc`, `.docx`, `.odt`, `.ppt`, `.pptx`) | **Omgezette PDF** of **Tekst** | | Spreadsheets (`.xls`, `.xlsx`, `.xlsm`, `.ods`) | de uitgelezen inhoud als tekst | | Gangbare afbeeldingen (`.png`, `.jpg`, `.jpeg`, `.gif`, `.webp`, `.svg`) | de afbeelding zelf | | Andere afbeeldingen (zoals `.heic`, `.tif`, `.bmp`) | de uitgelezen tekst | | Tekstbestanden (`.txt`, `.md`, `.json`, `.xml`) | de inhoud van het bestand zelf | | Audio | een speler met het transcript eronder; bij `.mp4`, `.3gp` en `.mpeg` alleen het transcript | | E-mail, transcripts, CAD, BIM en puntenwolken | de uitgelezen tekst | ![Het voorbeeldscherm van een Word-document, met bovenaan de keuze tussen Omgezette PDF en Tekst](/assets/screenshots/leo/preview_converted_pdf.png) Praktisch: - Met de knoppen bovenaan wissel je tussen **Origineel** of **Omgezette PDF** en **Tekst**. **Tekst** laat zien wat de app uit het bestand heeft gelezen; dat is ook wat de assistent doorzoekt en citeert. - Lukt het omzetten naar PDF niet, dan toont het scherm meteen de tekst. - Open je een **audiobestand**, zoals een `.mp3`, `.m4a` of `.wav`, dan krijg je een speler én het transcript eronder, allebei tegelijk in beeld. Je kunt dus meelezen terwijl je luistert, of alleen de tekst doorzoeken. - Rechtsboven staat de **⋯** met **Downloaden** en **Vertalen**, en de knop **Sluiten**. - Heb je bij een document uit een organisatiekennisbank geen downloadrecht, dan zie je **Alleen-lezen weergave: downloaden is uitgeschakeld. Je ziet hieronder de uitgelezen tekst.** Het menu met Downloaden en Vertalen is er dan niet. Open je een documentcitaat uit een antwoord, dan krijg je dezelfde weergave. De app springt naar de geciteerde passage en markeert die. Kan de volledige passage niet worden gevonden, dan staat er **De volledige passage kon niet worden gevonden in deze PDF.** Duurt het laden lang, dan kun je kiezen voor **Toon als tekst**. Meer op [Citaten](/citations) (inloggen vereist). ### Het hover-voorbeeld Los daarvan is er een **hover-voorbeeld**: een snelle blik, zonder het bestand te openen. - In een dossiergesprek staan in de lade **Bijlagen** ook de **Dossierdocumenten**. Beweeg je muis over zo'n document en je ziet een miniatuur van pagina 1. Dat werkt voor PDF's, Word-, OpenDocument- en PowerPoint-bestanden en gangbare afbeeldingen. Kan er geen miniatuur gemaakt worden, zoals bij een spreadsheet of tekstbestand, dan zie je een kort tekstfragment uit het document. - Op een citatiepil in een antwoord zie je een uitsnede van het document rond de geciteerde passage, met die passage gemarkeerd. Kan de passage niet worden gevonden, dan zie je pagina 1. De miniatuur is een blik, geen lezer. Wil je het hele document zien, open dan het voorbeeldscherm. ## Metadata Via **Info** bekijk je de metadata; via **Gegevens bewerken** pas je die aan: - **Bestand aangemaakt op**, - **Classificatie**, - **Tags**, - **Duur** (begin- en einddatum), - **Verlenging/Beëindiging**, - **Opmerkingen**. Is een verwerkt document nog zonder metadata, dan kun je die in de documentenlijst laten invullen met de AI-knop in de kolom **Opmerkingen** (**Genereer beschrijving met AI**). Goede metadata helpt bij: - betere samenvattingen, - sterkere tijdlijnen, - minder ruis in chatresultaten. ## Documentacties Elk bestand heeft één menu met dezelfde acties, waar je het bestand ook tegenkomt. Je opent het door op de **bestandsnaam** te klikken, door ergens anders in de **rij** te klikken, of via de **⋯** rechts in de rij op de plekken waar de naam zelf geen handvat is. | Actie | Wat het doet | | --- | --- | | **Voorbeeld** | opent het bestand in het voorbeeldscherm, in een nieuw tabblad | | **Openen in Word** | vervangt **Voorbeeld** als het bestand uit SharePoint komt en daar een eigen adres heeft. PDF's houden altijd het voorbeeld in de app | | **Info** | de metadatakaart, alleen lezen | | **Gegevens bewerken** | dezelfde metadata, bewerkbaar; alleen waar je die rechten hebt | | **Downloaden** | het originele bestand | | **Vertalen** | opent [Vertalen](/translate) met dit bestand geladen | | **Chat** | start een gesprek met dit bestand als `@`-mention | | **Verwijder** | met bevestiging; staat als enige onderaan | Twee dingen om te weten: - **Vertalen staat bij élk bestand**, ongeacht het formaat. Het menu filtert daar niet op. Een echte vertaling krijg je alleen voor de formaten in de tabel op [Vertalen](/translate). Bij `.md`, `.json` en `.xml` krijg je de vertaalde tekst terug als `.txt`. Kies je bijvoorbeeld audio, een afbeelding, een `.doc` of een `.ppt`, dan krijg je een onbruikbaar `.txt`-bestand of mislukt de vertaling. - Niet elk oppervlak biedt alle acties aan. Een actie waarvan het adres niet op te lossen is, staat er niet; dat is bewust, zodat je nooit op een dood menu-item klikt. ## Zoeken, sorteren, kolommen en export De documenttabellen ondersteunen: - zoeken en filteren, - sorteren, - kolommen aan- en uitzetten via **Kolommen**, - de lijst exporteren via **Exporteren**: **CSV downloaden** of **Excel downloaden (.xlsx)**, met de metadata en status per document. Je kolomkeuze wordt lokaal in je browser onthouden. ## Belangrijke caveats - Niet elk ondersteund uploadformaat heeft een eigen weergave; van veel formaten zie je in het voorbeeldscherm de uitgelezen tekst. - Het hover-voorbeeld en het voorbeeldscherm zijn twee verschillende dingen; zie hierboven. - **Vertalen** ondersteunt maar een deel van de uploadformaten; zie [Vertalen](/translate). - De extensie bepaalt of een upload wordt geaccepteerd, niet de inhoud en niet het MIME-type. - ZIP's kunnen langer duren doordat eerst uitgepakt en daarna pas verwerkt wordt. - Niet-ondersteunde bestanden in een ZIP worden niet "half" verwerkt; ze worden gewoon overgeslagen. - Je organisatie kan uploaden uitschakelen. Bestaande bestanden blijven dan beschikbaar: openen, downloaden, vertalen en verwijderen werken door. Zie [Uploads beperken](/getting-started#uploads-beperken). - Reviewstatussen horen bij de documententabel van een dossier, niet bij je persoonlijke bestanden. Meer: [Projecten](/projects), [Chat](/chat), [Concepten](/concepten), [Vertalen](/translate) en [Instellingen](/settings). --- # Snelstart (Prudai Platform) URL: https://docs.prudai.com/getting-started/ Markdown: https://docs.prudai.com/getting-started.md > De kortste route naar je eerste goede ervaring: kies je persona, log in via SSO, doorloop de vakgebied-stepper, maak een dossier aan en weet wat je organisatie kan uitzetten. Dit is de kortste route naar een goede eerste ervaring in de Prudai-webapp. ## 0) Kies bewust je persona | Als je vooral wilt... | Kies dan | | --- | --- | | breed juridisch onderzoek, workflows of partnerwerk | **LEO** | | fiscale advisering, ook met fiscale workflows | **LEO Fiscaal** | | werken op zorgrichtlijnen, interne kennis en dossiers | **ZIA** | | omgevingsrecht, IPLO en officiële bekendmakingen | **VERA** | | publieke besluitvorming en raadsinformatie | **BEVER** | | risicomanagement, informatiebeveiliging en ISMS | **IRMA** | Je ziet alleen de persona's waar je organisatie toegang toe heeft. Wat elke persona onderscheidt, staat op [De persona's](/personas). LEO en LEO Fiscaal zijn twee aparte persona's. Welke van de twee je ziet, hangt af van wat je organisatie heeft. Heb je beide, dan kies je zelf, via **Kies je persona** of later via **Persona wisselen**. Een aparte vraag vooraf of je juridisch of fiscaal werkt, is er niet. Werk je met de IRMA-app voor je registers, begin dan ook bij [IRMA: aan de slag](/irma). ## 1) Log in en controleer je persona 1. Open de webapp op `https://app.prudai.com`. 2. Log in via SSO. 3. Heb je toegang tot meerdere persona's, dan verschijnt **Kies je persona**. Later wisselen doe je via het gebruikersmenu (**Persona wisselen**) of via **Instellingen → Persona**. Op het startscherm van de chat (buiten een dossier, voordat je een gesprek opent) toont de topbalk de volledige naam van je persona, bijvoorbeeld "Lex Explanata Oraculo (LEO)" of "Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal)". Daar zie je het zekerst in welke persona je werkt. Open je een gesprek, een dossier of een andere pagina, dan toont de topbalk de titel daarvan. In de zijbalk staat een korte naam: in LEO Fiscaal "LEO Fiscaal", in LEO meestal "LEO Legal". Koos je in LEO eerder bij de vakgebiedvragen voor fiscaal, dan staat ook in LEO "LEO Fiscaal" in de zijbalk; kijk dan naar de topbalk op het startscherm van de chat. Heeft je organisatie een eigen naam voor het product ingesteld, dan zie je die. Meer uitleg: [Inloggen & personakeuze](/authentication) en [Instellingen](/settings). ## 2) Doorloop eenmalig de vakgebied-stepper De eerste keer dat je in de chat komt, verschijnt de vakgebied-stepper. Die stelt je persona op jouw werk af. Hij bestaat uit drie stappen: 1. **Rol.** In LEO en LEO Fiscaal: *"Wat is je rol?"*. In ZIA: *"Wat is je beroep?"*. In VERA: *"Wat is je discipline?"*. In BEVER: *"Wat is je rol in de publieke besluitvorming?"*. In IRMA: *"Wat is je rol?"*. Je kiest er één. - LEO Fiscaal heeft eigen rollen: **Fiscaal adviseur**, **Accountant**, **Tax manager / fiscalist in dienst**, **Loonadviseur** en **Ondernemer / DGA**. 2. **Rechtsgebieden of vakgebieden.** In LEO en LEO Fiscaal heet deze stap *"Welke rechtsgebieden doe je?"*. In ZIA, VERA en BEVER: *"Op welke vakgebieden werk je?"*. In IRMA: *"In welke branche en ISMS-fase werk je?"*. - LEO Fiscaal toont hier een eigen fiscale indeling, met takken als **Aangiften & compliance**, **Formeel belastingrecht & geschil** en **Btw & indirecte belastingen**. - Sommige persona's voegen in deze stap een extra keuze toe: - **LEO**: branches, maar alleen als je bij stap 1 **Bedrijfsjurist** koos; - **ZIA**: een profielkeuze, maar alleen voor arts en paramedicus (art. 34); - **BEVER**: bestuurslaag, altijd; - **IRMA**: ISMS-fase, altijd; - **LEO Fiscaal** en **VERA**: geen extra keuze. 3. **Overzicht.** *"Klaar om te beginnen?"* toont wat je hebt gekozen en hoeveel bronnen en documenten dat oplevert. Hier vul je niets meer in; je bevestigt met **Klaar — begin**. ![De eerste stap van de vakgebied-stepper in LEO Fiscaal, met de vraag Wat is je rol? en de vijf fiscale rollen](/assets/screenshots/leo/stepper_rollen.png) Sla je de stepper over, dan vraagt de chat er in een volgende sessie opnieuw naar, zolang je nog geen rol en vakgebied hebt gekozen. Je profiel kleurt antwoorden, voorgestelde bronnen en research-suggesties. Later aanpassen doe je op de pagina **Kennis**, op het tabblad **Vakgebied**, niet in Instellingen. Had je in LEO Fiscaal eerder een rol gekozen die niet in de lijst hierboven staat, kies dan daar opnieuw je rol. Zie [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). ## 3) Maak een dossier of project aan 1. Klik in de zijbalk op **Dossiers** (LEO en LEO Fiscaal) of **Projecten** (ZIA, VERA, BEVER en IRMA). 2. Klik op **Nieuw dossier**. Die knop heet in elke persona zo. 3. Geef een duidelijke naam, bijvoorbeeld `Klant - Zaak - Jaar`, en bevestig met **Nieuw dossier** (in ZIA, VERA, BEVER en IRMA: **Nieuw Project**). 4. Open het dossier direct. Waarom dit de standaardroute is: - de documenten in het dossier worden de hoofdcontext voor de chat; - taken, tijdlijn en samenwerking hangen aan het dossier; - delen met collega's gebeurt op dossierniveau. Meer: [Projecten](/projects). ## 4) Upload eerst de kernbestanden Dezelfde uploadregels gelden voor: - **Bestanden** (persoonlijk), - documenten in een dossier of project, - **chatbijlagen**. Ondersteunde voorbeelden: - documenten zoals `.pdf`, `.docx`, `.xlsx` - presentaties zoals `.pptx` en `.ppt` - audio zoals `.mp3`, `.m4a`, `.wav` - afbeeldingen, e-mailbestanden, CAD en `.zip` Belangrijk: - wacht tot bestanden de status **Verwerkt** hebben; - in de chat kun je pas verzenden als nieuwe bijlagen klaar zijn; - ZIP-bestanden worden eerst uitgepakt; daarna wordt de ondersteunde inhoud verwerkt. Meer: [Bestanden](/files). ## 5) Zet alleen de juiste kennis aan Ga naar **Kennis**. De pagina heeft drie tabbladen: - **Bronnen**: de bronnen die de assistent raadpleegt. De kennisbanken van je organisatie staan hier ook tussen. Zet alleen aan wat bij je taak past. - **Mogelijkheden**: extra functies van de assistent zelf, zoals geheugen, takenbord en rekenmachine. - **Vakgebied**: je profiel uit de stepper. Vuistregel: - **LEO**: de breedste juridische bronset, plus workflows en research jobs. - **LEO Fiscaal**: fiscale kernbronnen die LEO niet heeft, zoals de Kennisgroepen Belastingdienst, fiscale kennisbanken en DG TAXUD, plus juridische bronnen waar die fiscaal raken. Workflows en research jobs werken hier ook, met eigen fiscale sjablonen; zie [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). - **VERA**: Omgevingswet, IPLO, officiële bekendmakingen, RvA en BIM (IFC/DWG). - **ZIA**: interne documenten, richtlijnen, taken, rekenmachine en Word review. Een koppeling met Nedap ONS is op aanvraag. - **BEVER**: raadsinformatie, decentrale regelgeving, rekenkamers, Rijksbegroting. - **IRMA**: normenkaders, toezichthouders en branchebronnen. Meer: [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). ## Wat je organisatie kan uitzetten Niet elke functie die in deze documentatie staat, is bij jou ook zichtbaar. Naast het abonnement kan Prudai op verzoek van je organisatie **per persona** functies bewust uitschakelen. Dat is een instelling, geen storing. Zie je iets niet dat hier wel beschreven staat, dan is dit meestal de verklaring. Drie schakelaars merk je als gebruiker direct. ### Uploads beperken Staat dit aan, dan kun je in die persona **geen nieuwe documenten meer toevoegen**. Concreet wordt geblokkeerd: - bestanden toevoegen (los en als ZIP), ook als chatbijlage en in je persoonlijke kennisbank; - documenten uploaden in een dossier of project; - een Outlook-gesprek opslaan als document; - een antwoord als Word-document (DOCX) in een dossier opslaan; - een concept bewaren met **Opslaan in dossier**, of een Word-bestand openen met **Bewerken in documentweergave**; - een **nieuwe** SharePoint-bron koppelen aan een dossier of project, ook als je LEO of LEO Fiscaal in de chat vraagt om stukken uit SharePoint te halen. Eén uitzondering: de **eigenaar** van je organisatie mag wél documenten toevoegen aan een **organisatiekennisbank** en er een SharePoint-bron aan koppelen. Dat kan ook meteen bij het aanmaken van de kennisbank, met **Importeren vanuit SharePoint** en **Aanmaken en importeren**. Voor dossiers, de persoonlijke kennisbank, de chat, Outlook-opslag, exports en concepten geldt de beperking ook voor de eigenaar. Wat blijft: - alle documenten die er al staan, inclusief het bewerken van hun gegevens; - lopende SharePoint-synchronisaties van koppelingen die al waren ingericht. De uploadknoppen verdwijnen uit de interface, en de server weigert het ook als een oud tabblad het toch probeert. ### Delen beperken Staat dit aan, dan verdwijnt **Delen** uit de interface en weigert de server nieuwe deelacties. Bestaande deelrelaties blijven gewoon staan: er wordt niets ingetrokken. Alleen nieuwe gedeelde toegang is niet meer mogelijk. ### Denkdiepte vastzetten Staat dit aan, dan verdwijnt de denkdiepte-keuze (**Snel**, **Standaard**, **Grondig**, **Ultra**) **helemaal uit de chat**. Niet grijs, maar weg: een keuze met één optie is geen keuze. Elk bericht draait dan op de vaste standaardstand van die persona. ### Waar het per persona in verschilt Deze drie schakelaars staan **per persona apart**. Je organisatie kan uploads in ZIA blokkeren en in LEO toestaan, of andersom. Ze zijn beschikbaar voor LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER, en ook voor MAIA (op aanvraag); niet voor IRMA. Als eigenaar zie je in het Account Dashboard onder **Aanvullende functies** wat er voor je organisatie aanstaat. Iets wijzigen gaat via Prudai-support. Vuistregel: **zie je een verbod dat je niet verwacht, dan is het een bewuste instelling van je organisatie en geen storing.** Vraag de eigenaar van je organisatie wat er voor jouw persona aanstaat. ## 6) Werk in chat met expliciete context Gebruik bij voorkeur: - `@` om documenten te noemen, - `#` om taken te noemen in een dossierchat, - duidelijke instructies over doel, doelgroep en formaat. Voorbeelden: - "Vat dit dossier samen in 10 bullets met risico's en next steps." - "Zoek relevante regelgeving en citeer de artikelen." - "Gebruik alleen @contract.docx en @briefing.pdf." Meer: [Chat](/chat). ## 7) Werk door naar output Veelgebruikte eindstappen: - exporteer een antwoord naar **Word** of **PDF**; - schrijf een stuk samen met de assistent in een document naast de chat (niet in ZIA); zie [Concepten](/concepten); - laat cijfers zien als grafiek of in een werkblad met export naar Excel; zie [Grafieken, werkblad en kaarten](/grafieken-en-werkblad); - vertaal een bestaand document via **Vertalen**; - sla een Word-export op in de bestanden van je dossier; - werk meldingen weg via **Meldingen** als je in partner- of samenwerkingsflows zit. Meer: [Exporteren](/exports), [Vertalen](/translate) en [Meldingen](/notifications). --- # Grafieken, werkblad en kaarten URL: https://docs.prudai.com/grafieken-en-werkblad/ Markdown: https://docs.prudai.com/grafieken-en-werkblad.md > Zo laat je de assistent cijfers tonen als grafiek met trendlijn en onzekerheidsband, als bewerkbaar werkblad naast de chat met export naar Excel, of op een kaart van Nederland. De assistent kan cijfers in het gesprek laten zien als **grafiek**, als **werkblad** of op een **kaart**. Je hoeft daarvoor niets aan te zetten. Het werkt in elke persona: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER en IRMA, en ook in MAIA (op aanvraag). Schema's zoals een eigendomsstructuur, een beslisboom of een tijdlijn vallen onder **Voorbeeldgrafieken** in [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). Deze pagina gaat over grafieken van cijfers. ## Wanneer de assistent een grafiek, werkblad of kaart maakt Meestal vraag je er zelf om. Soms kiest de assistent het zelf, als een reeks cijfers beter leest als beeld of als tabel. | Je wilt… | Dan krijg je | | --- | --- | | een ontwikkeling in de tijd, een vergelijking, een verdeling of een verband zien | een **grafiek** | | de losse cijfers hebben, totalen en gemiddelden, narekenen of exporteren | een **werkblad** | | zien waar iets ligt, of een cijfer per wijk of buurt | een **kaart** | Een werkblad kan ook een grafiek op dezelfde cijfers meekrijgen. Vraag dan om allebei. Voorbeelden van vragen: - "Zet de proceskosten per jaar uit dit overzicht in een staafdiagram." - "Maak een werkblad van de posten in deze begroting, met totalen en gemiddelden." - "Laat het aantal inwoners van de afgelopen tien jaar zien met een trendlijn, en trek de trend door tot over drie jaar." - "Toon de adressen uit dit dossier op de kaart." De assistent werkt hierbij volgens vaste regels: - **Alleen cijfers uit een bron of een berekening.** Elke waarde komt uit een bron, een document, een eerder resultaat in het gesprek (zoals een zoekresultaat) of een berekening. Geen bron, dan geen grafiek. Onder een grafiek of kaart hoort **Bron:** met de peildatum te staan. Bij een werkblad staat de bron in de statusbalk van het paneel. Ontbreekt die regel, vraag dan waar de cijfers vandaan komen. - **Uitgerekend, niet geschat.** Statistiek, trendlijnen en projecties worden exact uitgerekend. De assistent noemt in zijn antwoord dezelfde cijfers die je in de grafiek of het werkblad ziet. - **Twee of drie getallen zijn geen grafiek.** Die noemt de assistent gewoon in de zin. - **In het gesprek, niet in een document.** Werk je in een document naast de chat (zie [Concepten](/concepten)), dan komt daar een tabel in de tekst. De grafiek blijft een blok in het gesprek. ## Grafieken De grafiek verschijnt als blok in het gesprek. Bovenaan staat **Werkruimte** met de titel. Met **Volledig scherm** maak je hem groot, met **Volledig scherm sluiten** ga je terug. Onder de grafiek staan de bronregel (**Bron:**) en soms één zin leeshulp. Ga met je muis over de grafiek om de waarden te zien. Deze soorten zijn er: - staafdiagram, staand of liggend (liggend bij lange labels, zoals namen van posten); - lijn- en vlakdiagram, voor een ontwikkeling in de tijd; - taart- en donutdiagram, voor de verdeling van een geheel; - spreidingsdiagram, voor het verband tussen twee grootheden. Staven en vlakken kunnen gestapeld worden als de delen samen een geheel vormen. Een grafiek heeft maximaal 12 reeksen. Een taart met meer dan zes delen wordt onleesbaar: dan voegt de assistent de rest samen onder "overig". Wil je dezelfde cijfers in een andere vorm? Vraag het in je volgende bericht, bijvoorbeeld "maak er een lijngrafiek van". ### Trendlijn Vraag je naar een trend of een verband, dan tekent de grafiek een gestippelde **Trendlijn**. Dat kan bij een staand staafdiagram, een lijn-, vlak- en spreidingsdiagram. Bij een liggend staafdiagram en bij taart- en donutdiagrammen kan het niet. Onder de grafiek staat dan bijvoorbeeld: > **Trendlijn** helling 1.150 per eenheid op de x-as · R² 0,93 · n = 10 Zo lees je dat: - **helling**: hoeveel de lijn per stap stijgt of daalt. Zijn de labels getallen, zoals jaartallen, dan is dat **per eenheid op de x-as** (dus per jaar). Zijn het woorden, zoals maanden of kwartalen, dan staat er **per stap**. - **R²**: hoe goed de lijn bij de punten past. Dicht bij 1 is een sterk verband, onder ongeveer 0,5 een zwak verband. - **n**: het aantal punten waarop de lijn berust. Met minder dan vijf punten is een trendlijn hooguit een aanwijzing. ## Prognose met onzekerheidsband Vraag je om een doorkijk, bijvoorbeeld "trek de trend door tot over drie jaar", dan loopt de trendlijn gestippeld door voorbij de laatste meting. Om die lijn heen ligt een band **Onzekerheid (95%)**. De band begint bij de laatste meting en wordt breder naarmate je verder vooruit kijkt. Onder de grafiek staat per doorgetrokken punt de projectie, zodat je hem ook zonder muis kunt lezen: > Projectie 2029: 52.400 — 95%-interval 50.900 tot 53.900 ![Lijngrafiek van de bevolking van Nederland in de chat, met gestippelde trendlijn, een band Onzekerheid (95%) tot 2029 en de projecties onder de grafiek](/assets/screenshots/leo/grafiek_trend_onzekerheid.png) Ga je met de muis over een projectiepunt, dan zie je de waarde van de trendlijn met "(projectie)" erachter en de grenzen van de band. Zijn er minder dan drie punten, dan is er geen band te berekenen. De gestippelde lijn loopt dan zonder band door, en onder de grafiek staat per doorgetrokken punt alleen de projectie, zonder interval: > Projectie 2029: 52.400 (te weinig punten voor een onzekerheidsband) Goed om te weten: - De assistent hoort een projectie met de bandbreedte erbij te noemen. Noemt hij alleen één getal, kijk dan onder de grafiek voor het interval. - Een projectie trekt een rechte lijn door, meer niet. Ze houdt geen rekening met beleid, een trendbreuk of andere oorzaken. - Wil je een eigen scenario, een begroting of een doelpad naast de werkelijke cijfers zien? Vraag dan om een werkblad met grafiek. Een trendgrafiek toont alleen de doorgetrokken trend. Je eigen cijfers komen in het werkblad als aparte kolom, met een grafiek erbij. ## Werkblad ### In het gesprek: het blok Werkblad Zet de assistent cijfers in een werkblad, dan opent het werkblad vanzelf naast de chat. In het gesprek staat een compact blok **Werkblad** met de titel en de omvang, bijvoorbeeld "12 rijen · 3 kolommen". Zolang het werkblad openstaat, staat bovenaan in het blok **Geopend in het werkblad** en heet de knop **Werkblad sluiten**. Heb je het paneel gesloten, wil je een werkblad van eerder in het gesprek zien, of kom je later terug in het gesprek? Klik dan in het blok op **Openen in werkblad**. ### Het werkboek naast de chat Het paneel naast het gesprek toont het werkboek. Elk gesprek heeft één werkboek, en elk werkblad uit dat gesprek is er een tabblad in, ook de werkbladen van eerder in het gesprek. Het tabblad van het werkblad dat je opent, komt naar voren. ![Het werkboek naast de chat, met rechtsboven de knoppen voor grafiek, Excel, focus en sluiten, de statistiek onder de gegevens, twee tabbladen en onderaan de statusbalk](/assets/screenshots/leo/werkblad_paneel.png) Het werkboek is een echte spreadsheet. Je kunt zelf: - cellen en formules aanpassen of toevoegen; - sorteren, filteren en zoeken; - de getalnotatie en opmaak wijzigen. Staat de app in het Nederlands, dan staan getallen in Nederlandse notatie (1.234,56). Een werkblad dat de assistent maakt, heeft maximaal 300 rijen en 20 kolommen. Zelf kun je er rijen en kolommen bij zetten. Een werkboek heeft maximaal 50 tabbladen. **Statistiek onder de gegevens.** Onder de gegevens staan per kolom met getallen **Aantal**, **Som**, **Gemiddelde**, **Mediaan**, **Minimum**, **Maximum** en **Standaardafwijking**. Dat zijn formules: pas je een cel aan, dan rekenen ze mee. Lege cellen, "-" en "n.v.t." tellen niet mee. **Regressie.** Vraag je om het verband tussen twee kolommen, of om een prognose op basis van een kolom, dan staan onder de tabel ook **Helling**, **Snijpunt**, **R²** en per gevraagd punt **Prognose bij …**. Ook dat zijn formules. De onzekerheidsband staat niet in het werkblad. Wil je die zien, vraag dan om een grafiek: die verschijnt in het gesprek. Bouwt het paneel een tabblad zelf op terwijl de app in het Engels staat, dan staan deze labels in het Engels. Dat gebeurt bij een werkblad uit een ouder gesprek, of bij een verwijderd tabblad dat je terughaalt. **Opslaan.** Het werkboek slaat zichzelf op, kort nadat je stopt met typen. Onderaan staat een statusbalk met het aantal tabbladen, de opslagstatus (**Opgeslagen**, **Niet opgeslagen**, **Opslaan…** of **Opslaan mislukt**) en, als de assistent een bron noemde, de bronregel (**Bron:**). Heeft de assistent intussen in het werkboek geschreven, of heb je het in een ander venster aangepast? Dan wint de nieuwste versie. Je krijgt een melding dat je laatste wijziging niet is opgeslagen. Er wordt dus nooit stil iets overschreven. Verwijder je een tabblad, dan komt het niet vanzelf terug. Klik je later opnieuw op **Openen in werkblad** in dat blok, dan komt het tabblad wel terug. ### Samen met de assistent in het werkboek De assistent kan het werkboek lezen en erin schrijven. Verwijs er gewoon naar, bijvoorbeeld: - "Ik heb de cijfers in het werkblad aangepast. Wat is nu het totaal?" - "Voeg in tabblad 2 een kolom toe met de groei ten opzichte van vorig jaar." - "Maak een nieuw tabblad met een samenvatting per kwartaal." De assistent leest dan eerst het werkboek zoals het nu is, want jouw cellen kunnen afwijken van wat hij er eerder in zette. Daarna schrijft hij cellen, formules of een nieuw tabblad terug. Die wijzigingen zie je in het paneel zodra zijn antwoord klaar is. ### Knoppen in het paneel Rechtsboven in het paneel staan vooral icoontjes. Bij de meeste zie je de naam als je er met je muis overheen gaat. - Het grafiekicoon (**Grafiek tonen**) toont de grafiek van dit tabblad, getekend uit de cellen zoals ze nu zijn. Je aanpassingen zie je dus terug. Het icoon staat er alleen als het werkblad een grafiek heeft. Klik er nog eens op (**Terug naar het werkblad**) om terug te gaan. - **Excel** (**Exporteer naar Excel (.xlsx)**) downloadt het hele werkboek. Op een smal scherm zie je alleen het downloadicoon. Zie [Exporteren naar Excel](#exporteren-naar-excel) hieronder. - Het icoon met de pijltjes naar buiten (**Focus: chat inklappen**) geeft het werkblad de volle breedte. Klik er nog eens op (**Focus verlaten**) om de chat terug te halen. - Het kruisje (**Werkblad sluiten**) klapt het paneel dicht. Het werkboek blijft bij het gesprek bewaard. Sleep aan de rand van het paneel om het breder of smaller te maken. Op je telefoon opent het werkblad schermvullend. Met de pijl linksboven (**Terug naar de chat**) ga je terug. Naast de chat is één plek. Open je het werkblad, dan klapt een open document of de lade **Geschiedenis** of **Bijlagen** dicht, en andersom. ### Exporteren naar Excel Met **Excel** download je het hele werkboek als `Werkboek.xlsx`. Daarin zitten: - alle tabbladen; - je formules, met hun laatst berekende uitkomst; - getalnotatie, vetgedrukte tekst, opvulkleuren en kolombreedtes; - een vastgezette koprij. De grafiek van een werkblad gaat niet mee naar Excel. Die zie je alleen in het paneel, via **Grafiek tonen**. Een losse grafiek in het gesprek blijft gewoon in de chat staan. In de afdrukvoettekst van elk tabblad staan de bron (als die er is) en de vertrouwelijkheidsmarkering met het exportmoment, je naam en de regel dat de waarden (deels) met AI zijn gemaakt. Een tabel in een gewoon antwoord exporteer je met de eigen downloadknop van die tabel. Zie [Exporteren](/exports). ## Kaarten De kaart verschijnt als blok in het gesprek, net als een grafiek: **Werkruimte** met de titel, **Volledig scherm** en onder de kaart de bronregel (**Bron:**). De ondergrond is de officiële Nederlandse basiskaart (Kadaster / PDOK). De gebiedsgrenzen komen van het CBS en het Kadaster. Op de kaart kan de assistent tonen: - **punten** voor adressen of plaatsen, bijvoorbeeld locaties uit een dossier (maximaal 50); - **de omtrek van een gemeente**; - **wijken of buurten** van een gemeente, eventueel gekleurd naar een cijfer per gebied. Linksonder staat dan een legenda met de eenheid of **Waarde**, van laag naar hoog. ![Kaart in de chat met de wijken van een gemeente gekleurd naar aantal inwoners, linksonder een legenda van laag naar hoog en eronder de bronregel](/assets/screenshots/leo/kaart_wijken.png) Zo gebruik je de kaart: - Ga met je muis over een punt voor de naam. Klik op het punt voor de toelichting. - Ga met je muis over een gebied voor de naam en, als het gebied er een heeft, het cijfer. - Zoom met de knoppen + en −. Zoomen met het scrollwiel werkt in **Volledig scherm**. Goed om te weten: - **Alleen Nederland.** Gebieden buiten Nederland kan de kaart niet tonen. - **Geen gok-punten.** Vindt de assistent een adres niet, dan meldt hij dat. Hij zet het punt niet ergens in de buurt. - **Namen worden officiële gebieden.** Wijk- en buurtnamen worden omgezet naar de officiële CBS-gebieden. Een gebied dat niet bestaat, verzint de assistent niet. - Zie je **Gebiedsgrenzen konden niet worden geladen.**, dan kon de kaart de grenzen niet ophalen. De ondergrond en de punten blijven zichtbaar. ## In de bronnenbalk Terwijl de assistent werkt, laat de bronnenbalk boven het antwoord zien welke stap hij zet (zie [Zo zie je wat de assistent doet](/chat#zo-zie-je-wat-de-assistent-doet)). Bij grafieken, werkbladen en kaarten zie je deze regels: | Regel | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Teken een grafiek: …** | De assistent tekent een grafiek. De regel noemt de titel en de omvang, zoals het aantal reeksen en punten en of er een trendlijn bij zit. | | **Zet cijfers in een werkblad: …** | De assistent maakt een werkblad en een nieuw tabblad in het werkboek. De regel noemt het aantal rijen en kolommen, en of er een regressie bij zit. | | **Open het werkboek: …** | De assistent leest het werkboek van dit gesprek, of schrijft er cellen of formules in. | | **Toon op de kaart: …** | De assistent zet punten of gebieden op de kaart. De regel noemt hoeveel. | ## Tips - **Noem de bron en de periode.** "Uit de jaarrekening, 2019 tot en met 2024" levert een betere grafiek op dan "zet het in een grafiek". - **Controleer de bronregel.** Onder een grafiek of kaart, en in de statusbalk van het werkblad, hoort te staan waar de cijfers vandaan komen. Staat er geen bron, vraag er dan naar. - **Ouder gesprek?** Zegt de assistent in een ouder gesprek dat hij geen grafiek kan tekenen, begin dan een nieuw gesprek. Een ouder gesprek kan nog met een eerdere set hulpmiddelen werken. --- # Toegang & vereisten URL: https://docs.prudai.com/installation/ Markdown: https://docs.prudai.com/installation.md > Wat je nodig hebt om met Prudai te starten: browservereisten, toegang via SSO, de drie Office-add-ins voor Word, Outlook en Excel, en de eigen apps IRMA en ORDO. Voor de meeste gebruikers valt er niets te installeren: Prudai is een webapp. "Installeren" betekent hier vooral **toegang krijgen**, plus eventueel een Office-add-in erbij. ## Webapp - Adres: [app.prudai.com](https://app.prudai.com), of het adres dat je van Prudai hebt gekregen. - Browser: een moderne browser. Chrome of Edge is aanbevolen; Safari en Firefox werken, afhankelijk van de SSO-instellingen van je organisatie. - Cookies: de app bewaart je personakeuze in een cookie. Kan die keuze niet worden opgeslagen, dan zie je een melding. Sta dan third-party cookies toe (of probeer een andere browser) en herlaad de pagina. ## Hoe je toegang krijgt 1. Je beheerder nodigt je uit vanuit het [Account Dashboard](/dashboards). Daar wordt ook je rol gezet, bijvoorbeeld **Lid** of **Eigenaar**. 2. Je logt in via **SSO (Keycloak)**, met Microsoft/Entra ID, een andere identity provider van je organisatie, of e-mail en wachtwoord. 3. Bij de eerste keer inloggen kies je je persona (als je er meerdere hebt) en doorloop je de vakgebied-stepper. Zelf een proef gestart via een van de productsites? Dan loopt de eerste activatie via de checkout en een e-mail waarmee je je wachtwoord instelt. Gebruik daarbij een zakelijk e-mailadres. Zie [Een proefaccount activeren](/authentication#een-proefaccount-activeren). Alle details: [Inloggen & personakeuze](/authentication) en [Snelstart](/getting-started). ## Eigen apps: IRMA en ORDO Heeft je organisatie de IRMA-app of ORDO, dan open je die in de browser, met hetzelfde account als de webapp. Ook hier valt niets te installeren. Beide apps zijn Nederlandstalig. - **IRMA-app** (risicomanagement en ISMS): [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). Zie [IRMA](/irma). - **ORDO** (praktijkbeheer voor advocatenkantoren, op aanvraag): [app.prudai.com/ordo](https://app.prudai.com/ordo). Zie [ORDO](/ordo) (inloggen vereist). ## Office-add-ins Er zijn **drie** add-ins. Ze delen dezelfde inlogschil: omdat een taakvenster in een iframe draait en veel SSO-providers dat blokkeren, loggen ze in via een Office-dialoogvenster. | Add-in | Naam in Office | Waarvoor | | --- | --- | --- | | **Word** | Prudai For Word | rechtstreeks in je document werken en tekstvoorstellen doorvoeren | | **Outlook** | Prudai voor Outlook | e-mails samenvatten en onderbouwde conceptantwoorden opstellen in je inbox | | **Excel** | Prudai voor Excel | je dossier bevragen in Excel en deterministische rekenfuncties gebruiken | Twee dingen om te weten: - De Outlook-add-in is **niet alleen voor LEO**. Hij kan worden aangezet voor LEO, LEO Fiscaal, VERA, ZIA en BEVER. Niet voor IRMA en MAIA. - Of een add-in bij jou beschikbaar is, bepaalt je organisatie. Vraag het je beheerder als je hem niet ziet. Verder lezen: - [Prudai For Word](/word-addin) - [Prudai voor Excel](/excel-addin) - [Prudai voor Outlook](/outlook-addin), met [uitrol voor beheerders](/outlook-addin-admin) en [aan de slag voor gebruikers](/outlook-addin-users) ## SharePoint (optioneel) Documenten importeren en synchroniseren vanuit SharePoint werkt zodra je beheerder de integratie heeft ingericht. - Voor eindgebruikers: [SharePoint](/sharepoint). - Voor IT-beheerders: [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint). ## Account & kennisbeheer - Leden en rollen beheer je als eigenaar via [account.prudai.com](https://account.prudai.com). Daar zie je ook het abonnement van je organisatie. - Organisatiekennisbanken maak en vul je als eigenaar in de webapp op [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). Het RAG Dashboard ([rag.prudai.com](https://rag.prudai.com)) is het technische beheerscherm, dat vooral Prudai gebruikt. - Een overzicht staat op [Account & RAG dashboards](/dashboards). Let op: de snelkoppelingen naar beide dashboards in het gebruikersmenu zijn alleen zichtbaar voor de admins van Prudai. Als eigenaar ga je rechtstreeks naar [account.prudai.com](https://account.prudai.com). --- # IRMA: aan de slag URL: https://docs.prudai.com/irma/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma.md > Zo begin je met de IRMA-app voor risicomanagement en ISMS op app.prudai.com/irma: toegang, rondleiding, een demo-omgeving, het menu, werken met registers, taal en de IRMA-assistent in de chat. Deze pagina is voor iedereen die met de IRMA-app werkt: risicomanagers, CISO's, functionarissen gegevensbescherming, compliance-officers, auditors en risico-eigenaren. Je leest hoe je binnenkomt, hoe je de weg vindt en hoe je de app en de IRMA-assistent samen gebruikt. Ben je beheerder, lees dan ook [IRMA: beheer](/irma-beheer). ## De app en de assistent IRMA bestaat uit twee delen die bij elkaar horen: - **De IRMA-app** op [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). Hier leg je je ISMS vast in registers: risico's, beheersmaatregelen, normenkaders, documenten, audits en meer. - **De IRMA-assistent** in de chat. Dat is de persona IRMA in de Prudai-webapp. Je stelt vragen, laat stukken opstellen en laat de assistent meelezen in je registers. Zie [De persona's](/personas). Je logt op beide in met hetzelfde Prudai-account. Werk je in de chat met IRMA, dan opent het item **IRMA** in de zijbalk de app. In de app opent **Nieuwe chat**, bovenaan het menu, een gesprek met de IRMA-assistent. De IRMA-app is Nederlandstalig. Op een paar plekken kies je Engels; zie [Talen](#talen). ## Toegang 1. Ga naar [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). 2. Log in met je Prudai-account. Zie [Inloggen & personakeuze](/authentication). Je organisatie moet IRMA hebben. Lukt de toegang niet, dan zie je in plaats van de app één scherm met een van deze koppen: - **Geen toegang tot IRMA**: je organisatie heeft geen actief IRMA-abonnement. - **Toegang tot IRMA is geblokkeerd**: de toegang is tijdelijk geblokkeerd, het abonnement is verlopen, of IRMA kan de toegang van je organisatie op dit moment niet vaststellen. De tekst onder de kop zegt welke van de drie het is. Bij een blokkade of een verlopen abonnement blijven je gegevens bewaard. - **IRMA is nu niet bereikbaar**: de toegangscontrole van IRMA is tijdelijk niet bereikbaar. Probeer het na een paar minuten opnieuw. De melding geldt voor de hele organisatie, niet alleen voor jouw account. Kies **Opnieuw proberen** of **Uitloggen**. Blijft het scherm staan, neem dan contact op met je beheerder of met support@prudai.com. Zie ook [Problemen oplossen & support](/support). **Wat je mag, hangt af van je rol.** In IRMA heeft elke gebruiker een rol nodig, zoals Risicomanager, CISO of Risico-eigenaar. Heb je nog geen rol, dan kun je lezen maar niets wijzigen. Vraag dan je beheerder om een rol. Zie [Rollen en rechten](/irma-beheer#rollen-en-rechten). ## Eerste stappen ### De rondleiding De **Rondleiding** laat in zeven stappen de belangrijkste onderdelen zien: **Welkom in IRMA**, **Risico's**, **Beheersmaatregelen**, **Normenkaders en SoA**, **Documenten**, **Werken met de assistent** en **Eerst oefenen met demodata**. In de laatste stap brengt **Naar de demo-omgeving** je naar een omgeving met voorbeelddata. - De rondleiding start vanzelf zodra je voor het eerst op het **Overzicht** komt, maar alleen in een nieuwe organisatie, in een organisatie die je zelf hebt aangemaakt, of in een omgeving die je zelf maakt met **Nieuwe omgeving**. In een bestaande organisatie die Prudai eerder voor je heeft ingericht, start je hem zelf. - Je start hem altijd opnieuw via het accountmenu rechtsboven → **Rondleiding**. - Werk je in de chat met IRMA, dan opent **Tour herhalen** in het gebruikersmenu de app en start daar de rondleiding. Zie [Rondleiding in IRMA](/onboarding#rondleiding-in-irma). - Je bladert met **Vorige** en **Volgende** en sluit af met **Afronden**. Stoppen kan altijd met **Rondleiding overslaan** of Escape. ### Eerst oefenen in een demo-omgeving Wil je rondkijken in een ingevulde omgeving voordat je je eigen gegevens invoert? Maak dan een extra omgeving aan. Dat kan elke gebruiker. 1. Klik rechtsboven op **Omgevingen**. 2. Kies **Nieuwe omgeving**. 3. Kies hoe je de omgeving vult: - **Demo ISO 27001**: een complete voorbeeldorganisatie op ISO 27001, met risico's, maatregelen, documenten, taken en rapportages. De datums liggen rond vandaag. - **Zelf invullen**: een lege omgeving op naam van je organisatie, met de normenbibliotheken al geladen. 4. Geef eventueel een naam op bij **Naam (optioneel)**. Laat je het veld leeg, dan leidt IRMA de naam af van je organisatie. 5. Klik op **Omgeving aanmaken**. Het vullen duurt even; sluit het venster niet. ![Het venster Nieuwe omgeving met de keuzes Zelf invullen en Demo ISO 27001, waarvan Demo ISO 27001 is gekozen](/assets/screenshots/irma/irma-nieuwe-omgeving.png) Zo werken extra omgevingen: - Werk je in een extra omgeving, dan staat bovenaan de grijze strook **Je werkt in de omgeving …**. De knop rechtsboven toont dan de naam van die omgeving. Klik erop om terug te gaan; je eigen omgeving staat in de lijst gemarkeerd als **Je eigen omgeving**. - Een extra omgeving staat los van de omgeving van je organisatie. Wat je erin doet, komt niet in je echte registers. - Alleen jij hebt toegang tot een omgeving die je zelf aanmaakt, en je bent er **Beheerder**. - Je maakt maximaal 10 eigen omgevingen aan. Heb je er meer nodig, neem dan contact op met support. In een lege IRMA-chat opent de startkaart **Bekijk de demo-omgeving** je demo-omgeving. Heb je er nog geen, dan opent het venster **Nieuwe omgeving** met **Demo ISO 27001** al gekozen. ### Je ISMS inrichten In een nieuwe organisatie stelt IRMA een beheerder één keer de inrichtingsvraag **Richt je ISMS in**: 1. Vul bij **Op wat voor soort model wil jij je ISMS inrichten?** in wat voor organisatie je bent, bijvoorbeeld "zorginstelling", "SaaS-bedrijf" of "gemeente". 2. Onder **Aanbevolen startpunt** toont IRMA meteen welke **Aanbevolen registers** en **Aanbevolen normenkaders** passen. 3. Klik op **Inrichten en doorgaan**. IRMA brengt je naar de registers. Onder **Standaard registers** voeg je met **Toevoegen** de registers toe die je wilt gebruiken. Met **Later** sluit je de vraag zonder te kiezen. Je past het model later aan via het accountmenu → **Instellingen** → **ISMS-model**. De aanbevelingen volgen dan vanzelf. ### De ISMS-fase IRMA kent twee fasen: **Opzetten** (je bouwt het ISMS op) en **Onderhoud** (je houdt het draaiende). De fase bepaalt welke onderdelen het menu toont onder **ISMS** en **Documenten**: - In **Opzetten** zijn onderdelen verborgen die pas bij een draaiend ISMS horen: **Certificering**, **Directiebeoordeling**, **Bewustwording**, **Jaarplanning**, **Publicatieoverzicht** en **Bewijs**. - In **Onderhoud** is **Classificaties** verborgen. De fase geldt voor de hele organisatie. Een beheerder wijzigt hem via **Instellingen** → **Weergave** → **ISMS-fase**. Zonder beheerrechten zie je die keuze niet. ## Het menu Het menu staat links. Bovenaan staat **Nieuwe chat**. Daaronder volgen **Overzicht**, **Impact en beheersing** en **Mijn taken**, en dan de hoofditems. Klik op een hoofditem om het open te klappen. ![De IRMA-app in een demo-omgeving: links het menu met Risicomanagement opengeklapt, rechts het Overzicht](/assets/screenshots/irma/irma-overzicht-menu.png) | Hoofditem | Onderdelen | Meer lezen | | --- | --- | --- | | **Doelen** | **Doelstellingen & meetprogramma**, **Context** | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#doelstellingen-en-context) | | **Risicomanagement** | **Risico's**, **Beheersmaatregelen**, **Analyse & heatmap**, **Risicomatrix**, **Monte Carlo / VaR**, **Rapporten**, **Assessment-uitvraag** | [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement); maatregelen op [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#beheersmaatregelen) | | **Processen** | **Processen**, met de proceseditor | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#processen-en-de-proceseditor) | | **Normenkaders** | **Normenkaders**, per norm met de verklaring van toepasselijkheid (SoA) | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#normenkaders) | | **ISMS** | **Beleid**, **Certificering**, **Directiebeoordeling**, **Competentie**, **Bewustwording** | **Beleid** op [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#beleidsdocumenten) | | **Privacy** | **Verwerkingsregister**, **Datalekken**, **Privacyverzoeken**, **Algoritmeregister**, **DPIA** | | | **Registers** | **Leveranciers**, **Subverwerkers**, **Verplichtingen**, **Contracten**, **Assets**, **Informatiesystemen**, **Incidenten**, **Afwijkingen**, **Verbeteringen**, **Personenregister**, **Projecten**, **Informatiebeheer**, **Belanghebbenden**, **Organisatiedoelen** | [Werken met registers](#werken-met-registers) | | **Interne controle** | **Controlejaren**, **Controleplannen**, **Deelwaarnemingen**, **VIC-bevindingen** | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#interne-controle) | | **Audit** | **Audits**, met de interne audit door IRMA | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#audits-en-capa) | | **Documenten** | **Alle documenten**, **Bewijs**, **Documentinventaris**, **Jaarplanning**, **Classificaties**, **Publicatieoverzicht**, **Documentbeheer** | [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit#documenten-en-bewijs) | | **Beheer** | alleen voor beheerders, onderaan het menu | [IRMA: beheer](/irma-beheer) | **Snel zoeken.** Met **Snel zoeken** rechtsboven, of ⌘K (Ctrl+K op Windows), zoek je naar pagina's en naar items zoals risico's, maatregelen, documenten en leveranciers. **Accountmenu.** Rechtsboven staat een rondje met je initialen. Klik erop voor **Instellingen**, **Rondleiding** en **Afmelden**. ### Waarom je niet alles ziet Niet iedereen ziet hetzelfde menu. Dat komt door: - **De onderdelen van je organisatie.** Welke hoofditems je organisatie heeft, spreek je af met Prudai. **Overzicht**, **Documenten** en **Beheer** horen altijd bij de app. - **Je rol.** Welke hoofditems je standaard ziet, volgt ook uit je rol. **Beheerder** en **Bestuurder** zien alle hoofditems van je organisatie. **Beheer** zie je alleen met beheerrechten. - **De ISMS-fase.** Zie [De ISMS-fase](#de-isms-fase). - **Je weergavelens.** Zie hieronder. ### Je eigen weergave Onder **Instellingen** → **Weergave** stel je voor jezelf in: - **Weergavelens**: **Alles**, **Risicomanager**, **Risico-eigenaar**, **CISO** of **Kwaliteitsmanager**. Een lens toont alleen de menu-onderdelen die bij dat werk horen. Je rechten veranderen niet mee. Staat er een andere lens dan **Alles** aan, dan zie je onderaan het menu een klein label met de naam van de lens. Klik erop om hem te wijzigen. - **Thema**: **Licht**, **Donker** of **Systeem**. ## Overzicht en Mijn taken **Overzicht** is je startpagina: "Hoe staan we ervoor, en wat moet ik vandaag doen?". Je ziet onder meer **Wat vraagt mijn aandacht**, **Audit-gereedheid**, **Conformiteit per normenkader**, **Risicobeeld (bruto)**, **Top-5 risico's**, **Aandachtspunten** en **ISMS-gezondheid**, de input voor de directiebeoordeling. **Impact en beheersing** is een tweede dashboard. Het zet per informatiesysteem het belang voor je bedrijfsdoelen af tegen de mate van beheersing. Zie [Het dashboard Impact en beheersing](/irma-risicomanagement#het-dashboard-impact-en-beheersing). **Mijn taken** is de actielijst van je organisatie: acties uit risicobehandeling, beheersmaatregelen en reviews. - Bovenaan zie je tellingen, zoals **Openstaand** en **Te laat**. - Op het **Takenbord** staat elke taak als kaart in de kolom van zijn status. Sleep een kaart naar een andere kolom, of verplaats hem met Alt+pijl links of Alt+pijl rechts. - Klik op een kaart om de taak te openen. - De kolommen volgen de taakstatussen die je beheerder instelt. ## Werken met registers Alle registers in IRMA werken op dezelfde manier. ![Het register Bewijsstukken in IRMA met het menu van een rij geopend: Openen, Bewerken en Verwijderen, en rechtsboven de knop Exporteren](/assets/screenshots/irma/irma-register-rijmenu.png) - **Een item openen.** Klik op een rij. Op die plek opent een menu met **Openen** en de andere acties voor die rij, zoals **Bewerken** en **Verwijderen**. Met Escape sluit je het menu. - **Details.** Een item opent in een venster midden in beeld. Je sluit het met Escape of door naast het venster te klikken. - **Keuzelijsten.** Elke keuzelijst is doorzoekbaar. Je ziet eerst vijf opties. Met **Meer** zie je er tot vijftien; typ in het zoekveld om verder te zoeken. - **Eigenaar kiezen.** Bij onder meer **Assets**, **Informatiesystemen**, **Context**, **Competentie**, **Bewustwording** en **Doelstellingen & meetprogramma** kies je de eigenaar uit een lijst. Wil je geen eigenaar, kies dan **Geen eigenaar**. - **Statussen.** Elke status heeft een eigen icoon met een eigen vorm. Je leest de status dus ook zonder kleur. - **Exporteren.** Klik op **Exporteren** en kies **Excel (.xlsx)** of **CSV (.csv)**. - **Importeren.** Heb je al een lijst, bijvoorbeeld in Excel? Zet hem in IRMA met **Importeren**. Zie [Risico's importeren uit Excel of CSV](/irma-risicomanagement#risicos-importeren-uit-excel-of-csv). - **Verwijderen.** IRMA vraagt eerst om een bevestiging. Verwijderen kun je niet ongedaan maken. Heb je er geen rechten voor, dan zegt IRMA dat. Heeft je organisatie leestoegang per afdeling aangezet, dan zie je alleen de items van je eigen afdelingen en de afdelingen daaronder. Een register toont dan hoeveel items je kunt lezen: **Toegang tot … van … items in dit register**. Zie [Leestoegang per afdeling](/irma-beheer#leestoegang-per-afdeling). ## Talen De IRMA-app zelf is Nederlandstalig. Op drie plekken kies je Engels: - **Normtitels van een normenkader.** In het venster van een normenkader zet je **Normtitels** op **English**. De eisen, bijvoorbeeld de Annex A-titels van ISO 27001, staan dan in het Engels. Heeft een eis geen Engelse titel, dan blijft hij Nederlands. IRMA onthoudt je keuze in je browser. Zie [Een normenkader openen](/irma-maatregelen-audit#een-normenkader-openen). - **De pagina voor respondenten van een assessment.** Wie via de uitvraagmail risico's beoordeelt, kiest bovenaan **Nederlands** of **English**. Ingevulde antwoorden blijven staan als je wisselt. Bedragen en datums blijven in Nederlandse notatie. Zie [Wat de respondent ziet](/irma-risicomanagement#wat-de-respondent-ziet). - **Het Trust Center.** Bezoekers van je openbare Trust Center kiezen ook tussen **Nederlands** en **English**. Zie [Trust Center](/irma-beheer#trust-center). ## Werken met de IRMA-assistent Je opent de assistent met **Nieuwe chat** bovenaan het menu van de app. Of je kiest in de webapp de persona IRMA. Zie [Chat](/chat). **Beginnen.** Een lege IRMA-chat toont **Zo begin je met IRMA**, met vier kaarten: - **Help me mijn ISO 27001-ISMS op te zetten** - **Stel risico's voor op basis van mijn documenten** - **Zet mijn risicolijst in het register** - **Bekijk de demo-omgeving** De eerste drie kaarten zetten de vraag alleen in je invoerveld. Voeg eerst je documenten toe als dat nodig is, pas de vraag aan en verstuur hem zelf. **Bekijk de demo-omgeving** opent je demo-omgeving in de app; zie [Eerst oefenen in een demo-omgeving](#eerst-oefenen-in-een-demo-omgeving). Begin je aan een nieuw onderwerp, start dan een nieuwe chat. **Meelezen in je registers.** De assistent haalt de stand op uit de IRMA-app, zoals het risicoregister, de verklaring van toepasselijkheid, de audit-gereedheid, de beheersmaatregelen, je processen en de interne controle. In het gesprek zie je die stappen als regels, bijvoorbeeld **Haal het risicoregister op uit IRMA**. De assistent leest met jouw account: hij ziet wat jij in IRMA mag zien. **Samen een stuk schrijven.** Vraag je om een beleid of procedure, dan schrijft de assistent het in het documentpaneel naast de chat. Daar werk je het samen af. Zo'n concept komt niet vanzelf in **Documenten** van de app. Zie [Concepten](/concepten). **Vastleggen in de app.** Standaard leest de assistent alleen mee. Vraag je hem iets in een register te zetten, dan legt hij uit hoe je dat zelf doet, bijvoorbeeld met **Importeren**. Op aanvraag kan de assistent ook zelf vastleggen; zie [De assistent laten vastleggen](/irma-beheer#de-assistent-laten-vastleggen-irma-beheer). ## Zie ook - [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement) - [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit) - [IRMA: beheer](/irma-beheer) - [De persona's](/personas) - [Concepten](/concepten) --- # IRMA: beheer URL: https://docs.prudai.com/irma-beheer/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-beheer.md > Voor beheerders van de IRMA-app: rollen en rechten, leestoegang per afdeling, onderdelen van het menu, risicotaxonomie en risicotags, omgevingen, service-tokens, audittrail, Trust Center en IRMA-beheer voor de assistent (op aanvraag). Deze pagina is voor beheerders van de IRMA-app: wie in IRMA de rol **Beheerder** heeft. Je leest hoe je rollen toekent, wie wat mag lezen, hoe je de lijsten voor risico's inricht en wat Prudai op aanvraag voor je aanzet. Hoe je de app gebruikt, lees je op [IRMA: aan de slag](/irma). ## Waar je beheert - **Beheer** staat onderaan het menu. Je ziet het alleen met beheerrechten. - **Instellingen** open je via het accountmenu rechtsboven (het rondje met je initialen) → **Instellingen**. Onder **Beheer** vind je: | Onderdeel | Waarvoor | | --- | --- | | **Rollenbeheer** | Rollen, hun rechten per onderdeel en wie welke rol heeft. | | **Accounts & toegang** | Een register van accounts, API-sleutels en service-accounts in je eigen systemen: wie heeft toegang en waar staat het geheim. Je legt alleen een verwijzing vast, nooit het geheim zelf. Dit gaat niet over IRMA-gebruikers. | | **Uitdiensttreding** | Offboarding per medewerker, met een checklist die je zelf instelt. | | **Afdelingen** | De onderdelen van je organisatie, met hun leden. Nodig voor [leestoegang per afdeling](#leestoegang-per-afdeling). | | **Service-tokens** | Sleutels waarmee je eigen systemen incidenten aanleveren. Zie [Service-tokens](#service-tokens). | | **Taaksjablonen** | Terugkerende taken per rol, die IRMA elke periode zelf aanmaakt. | | **Taakstatussen** | De statussen van de actielijst. De kolommen van het takenbord volgen deze set. | | **Kansen en gevolgen** | De kansklassen en gevolgklassen van je organisatie, en extra gevolgdimensies zoals imago, tijd of milieu. Het **Referentiebeeld kans en impact** bij een risico toont deze klassen. | | **Risicotags** | Tags voor risico's. Zie [Risicotags](#risicotags). | | **Audittrail** | Wie deed wat en wanneer. Zie [Audittrail](#audittrail). | | **Importeren** | Risico's, assets, beheersmaatregelen, documenten, het verwerkingsregister, VIC-controlepunten en -deelwaarnemingen (bij een overstap) of een eigen register uit Excel of CSV inlezen. Zie [Risico's importeren uit Excel of CSV](/irma-risicomanagement#risicos-importeren-uit-excel-of-csv). | | **Trust Center** | Je openbare Trust Center. Zie [Trust Center](#trust-center). | Onder **Instellingen** vind je onder meer **Weergave** (met de [ISMS-fase](/irma#de-isms-fase)), **Leestoegang per afdeling**, **ISMS-model**, **Risicoacceptatie**, **Weerstandscapaciteit**, **Risicotaxonomie**, **Risicotags**, **Notificaties** en **Documenten genereren**. ## Rollen en rechten In IRMA bepaalt je rol wat je mag. Rollen beheer je onder **Beheer** → **Rollenbeheer**. ### De standaardrollen Elke organisatie start met twaalf vooraf ingestelde rollen, van het type **Sjabloon**: | Rol | Waarvoor | Mag standaard aanmaken en bewerken in | | --- | --- | --- | | **Beheerder** | Volledige rechten; de beheerder van de organisatie. | alles, ook **Beheer** | | **Bestuurder** | Directie: stelt risicobereidheid en beleid vast, voert de directiebeoordeling. | niets; leest alles behalve **Beheer** | | **Auditor** | Interne auditor: onafhankelijke toetsing en audits. | **Audits & CAPA** | | **Risicomanager** | Eigenaar van het risicoproces. | **Risicomanagement**, **Beheersmaatregelen**, **Registers**; alleen aanmaken in **Documenten**, **Doelstellingen & meetprogramma** en **Rapportage** | | **CISO** | Informatiebeveiliging en het ISMS. | **Risicomanagement**, **Beheersmaatregelen**, **Documenten**, **Registers**, **Normenkaders & VvT**, **ISMS-context**; alleen aanmaken in **Doelstellingen & meetprogramma** en **Rapportage** | | **Functionaris Gegevensbescherming (FG)** | Privacytoezicht, DPIA's en het verwerkingsregister. | **Privacy (PMS)**; alleen aanmaken in **Documenten** en **Rapportage** | | **Compliance-officer** | Wet- en regelgeving en verplichtingen. | **Documenten**, **Registers**, **Normenkaders & VvT**; alleen aanmaken in **Beheersmaatregelen**, **ISMS-context** en **Rapportage** | | **Kwaliteitsmanager** | Kwaliteitssysteem, verbetercycli en doelstellingen. | **Beheersmaatregelen**, **Documenten**, **Doelstellingen & meetprogramma**, **ISMS-context**; alleen aanmaken in **Normenkaders & VvT** en **Rapportage** | | **Arbocoördinator** | Arbo, RI&E en preventie. | alleen aanmaken in **Risicomanagement** en **Beheersmaatregelen** | | **Controller** | Financiële beheersing en rapportage. | **Rapportage**; alleen aanmaken in **Risicomanagement** | | **Manager** | Leidinggevende; eigenaar van afdelingsrisico's. | alleen aanmaken in **Beheersmaatregelen** | | **Risico-eigenaar** | Eigenaar van een specifiek risico. | alleen aanmaken in **Risicomanagement** en **Beheersmaatregelen** | "Alleen aanmaken" betekent: de rol mag nieuwe items toevoegen, maar bestaande items niet bewerken. Verwijderen mag standaard alleen de **Beheerder**, plus de **Risicomanager** in **Risicomanagement** en de **FG** in **Privacy (PMS)**. Dit zijn de standaardrechten. Je past ze per rol aan in de [Rechtenmatrix](#rechten-aanpassen). Je kunt ook een eigen rol maken met **Rol toevoegen**; die heeft het type **Eigen**. ### Rechten aanpassen 1. Ga naar **Beheer** → **Rollenbeheer** en klik op een rol. Kies **Rol en rechten openen**. 2. Op het tabblad **Rechten** staat de **Rechtenmatrix**. Per onderdeel vink je aan wat de rol mag: **Lezen**, **Aanmaken**, **Bewerken** en **Verwijderen**. 3. Klik op de naam van een onderdeel om de hele rij aan of uit te zetten. Met **Alles toekennen** en **Alles intrekken** doe je dat voor alle onderdelen tegelijk. 4. Klik op **Matrix opslaan**. Met **Wijzigingen ongedaan maken** ga je terug naar de opgeslagen stand. ![De rechtenmatrix van de rol Risicomanager, met per onderdeel vinkjes voor Lezen, Aanmaken, Bewerken en Verwijderen](/assets/screenshots/irma/irma-rechtenmatrix.png) ### Iemand een rol geven 1. Open de rol en ga naar het tabblad **Gebruikers**. 2. Vul bij **Gebruiker toewijzen** de gebruikers-id van je collega in en klik op **Toewijzen**. Weet je die id niet, vraag hem dan op bij support@prudai.com. Iemand kan meerdere rollen hebben; de rechten tellen dan op. Zo werken rollen in de praktijk: - **Zonder rol lees je alleen.** Een collega zonder rol kan alles lezen, maar niets aanmaken of wijzigen. Geef daarom iedereen die in IRMA werkt een rol. - **Wie zelf een organisatie aanmaakt, wordt Beheerder.** Richt Prudai je organisatie in, dan wijst Prudai de eerste rollen toe. - **De rol bepaalt ook het menu.** Welke hoofditems iemand standaard ziet, volgt uit zijn rol. **Beheerder** en **Bestuurder** zien alle hoofditems van je organisatie. - **Iemand zonder recht voor een actie** krijgt een melding dat hij daar geen rechten voor heeft. - **Rechten worden afgedwongen.** Op **Rollenbeheer** staat nog de melding **Handhaving is nu adviserend**. Die melding is verouderd: wat een rol niet mag, kan iemand ook echt niet. ## Leestoegang per afdeling Standaard leest iedereen met toegang tot een register de hele organisatie. Wil je dat medewerkers alleen de gegevens van hun eigen afdeling zien, dan zet je leestoegang per afdeling aan. ### Eigenaar-afdeling Risico's, beheersmaatregelen en taken hebben het veld **Eigenaar-afdeling**. Eén afdeling is eigenaar. Andere afdelingen koppel je als betrokken via de koppelingen van het item. Het veld is er altijd, ook als de leestoegang per afdeling uit staat. ### Afdelingen en leden vastleggen Een medewerker leest zijn eigen afdeling en alle afdelingen daaronder. Zo leg je dat vast: 1. Leg je afdelingen vast onder **Beheer** → **Afdelingen**. 2. Koppel in het **Personenregister** (onder **Registers**) het gebruikersaccount van een collega aan een persoon. 3. Voeg die persoon als lid toe aan de juiste afdeling. Onder **Instellingen** → **Leestoegang per afdeling** vind je hiervoor ook de knoppen **Afdelingen en leden beheren** en **Personenregister openen**. ### De stand kiezen Ga naar **Instellingen** → **Leestoegang per afdeling** en klik op **Bewerken**. Kies de **Stand**: ![De instelling Leestoegang per afdeling met de stand Uit en de knop Bewerken](/assets/screenshots/irma/irma-leestoegang-per-afdeling.png) | Stand | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **Uit** (standaard) | Iedereen met toegang tot een register leest de hele organisatie. | | **Inregelen** | Afdelingsleden lezen hun afdeling en de afdelingen daaronder. Wie nog geen afdeling heeft, ziet tijdelijk nog de hele organisatie. Gebruik deze stand om de indeling af te ronden. | | **Strikt** | Afdelingsleden lezen hun afdeling en de afdelingen daaronder. Wie geen afdeling heeft, ziet de kernregisters leeg. | Met **Items zonder eigenaar-afdeling meenemen** bepaal je of items zonder eigenaar-afdeling zichtbaar blijven. Klik op **Opslaan**; pas dan gaat de wijziging in. **Zet dit niet zomaar aan.** Leg eerst alle afdelingen en leden vast en begin met **Inregelen**. Stem het aanzetten vooraf af met Prudai via support@prudai.com, ook welke rollen organisatiebreed moeten blijven lezen. Terugzetten naar **Uit** kan altijd. ### Wat medewerkers merken - Rechtsboven zien ze een label met hun leestoegang, zoals **Binnen je afdelingen** of **Organisatiebreed**. - Een register toont hoeveel items ze kunnen lezen: **Toegang tot … van … items in dit register**. - Overzichten over het hele ISMS krijgen het label **Organisatiebreed**. - Sommige overzichten, zoals het dashboard **Impact en beheersing**, rapporten, Monte Carlo, de spreiding en consensus van een groepsassessment, de interne audit en de voortgang bij **Controleplannen**, zijn alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen. Anderen zien **Dit overzicht is alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen…**. Bij **Controleplannen** staat dan onder het kerncijfer **Uitgevoerd** de tekst **Niet te berekenen binnen je leesscope**, en bij de **Voortgang** van elk plan een streepje. ## Onderdelen van het menu Welke hoofditems je organisatie in het menu heeft, zet Prudai aan of uit. Dat gaat op aanvraag, via support@prudai.com. Het gaat om **Risicomanagement**, **Doelen** en **ISMS**, **Privacy**, **Registers**, **Normenkaders**, **Processen**, **Interne controle** en **Audit**. **Interne controle** neemt **Processen** en **Risicomanagement** vanzelf mee; **Privacy** neemt **Risicomanagement** mee. **Overzicht**, **Documenten** en **Beheer** zijn er altijd. Binnen wat je organisatie heeft, bepaalt de rol van een medewerker welke hoofditems hij standaard ziet. Zie [Rollen en rechten](#rollen-en-rechten). ## Risicotaxonomie Onder **Instellingen** → **Risicotaxonomie** beheer je twee lijsten die je aan risico's hangt: - **Risicogebieden**: waar in de organisatie een risico speelt, zoals inkoop, HR of ICT. - **Risicocategorieën**: wat voor soort risico het is, zoals financieel of juridisch. Een nieuwe organisatie start met negen standaardcategorieën. **Snel starten met een standaardset.** Klik op **Standaardset toevoegen** en kies een **Set**. Voor risicogebieden zijn er sets voor **Bedrijfsvoering (voor elke organisatie)**, **Gemeente**, **Onderwijs**, **Woningcorporatie** en **Waterschap**. Voor categorieën is er **Standaardcategorieën (9)**. Vink aan wat je wilt en voeg toe. Namen die je al hebt, slaat IRMA over; er wordt niets overschreven. Daarna hernoem of verwijder je alles vrij. **Zelf een waarde beheren.** Met **Waarde toevoegen** maak je een waarde met een **Naam** en een **Volgorde** (lagere waarden staan hoger in de lijsten). Zet een waarde op inactief als je hem niet meer wilt kiezen; bestaande risico's houden hem dan. Verwijder je een waarde, dan valt de indeling van bestaande risico's terug op "geen". ## Risicotags Tags zijn vrije labels voor risico's, dwars door gebied en categorie heen, bijvoorbeeld een projectnaam. Een risico kan meerdere tags hebben. Gebruikers kiezen tags bij een risico en maken daar ook nieuwe aan. Hoe je met tags filtert en selecteert, lees je op [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement). De lijst beheer je onder **Beheer** → **Risicotags**, of **Instellingen** → **Risicotags**: - **Waarde toevoegen** maakt een nieuwe tag. - Via het rijmenu wijzig je de naam of **Volgorde**, zet je een tag op inactief of verwijder je hem. Een inactieve tag blijft op bestaande risico's staan, maar is niet meer te kiezen. ## Omgevingen Naast de omgeving van je organisatie kan elke gebruiker extra omgevingen aanmaken, leeg of met ISO 27001-demodata. Hoe dat werkt, lees je op [IRMA: aan de slag](/irma#eerst-oefenen-in-een-demo-omgeving). Voor beheerders is dit goed om te weten: - Een extra omgeving staat helemaal los van je organisatie: eigen gegevens, eigen rollen, eigen instellingen. - Wie een omgeving aanmaakt, wordt er **Beheerder** en is er de enige gebruiker. - Iedereen maakt maximaal 10 eigen omgevingen aan. ## Service-tokens Met een service-token levert een eigen systeem, zoals je monitoring of een script, automatisch incidenten aan in het register **Incidenten**, zonder in te loggen. 1. Ga naar **Beheer** → **Service-tokens** en klik op **Toevoegen**. 2. Geef het token een **Naam** waaraan je het systeem herkent. 3. Kies bij **Scopes** wat het token mag: **incidenten lezen** en/of **incidenten aanleveren**. 4. Klik op **Token aanmaken**. 5. Kopieer het token meteen met **Kopiëren**. Je ziet het maar één keer: IRMA bewaart het token zelf niet. De lijst toont per token de **Prefix**, de **Scopes** en **Laatst gebruikt**. Stopt een systeem of lekt een token, kies dan **Intrekken**. Systemen die dat token gebruiken, kunnen daarna niets meer aanleveren. Voor de technische aansluiting neem je contact op met support@prudai.com. ## Audittrail Onder **Beheer** → **Audittrail** zie je wie wat wanneer deed: wijzigingen in registers, beslissingen in taken en workflows, en gevoelige inzagen zoals exports, rapporten en downloads van bewijsdocumenten. - De trail is onveranderlijk: regels kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd, en elke regel is aan de vorige gekoppeld. - Filter op **Actie**, **Entiteitstype**, **Actor**, **Vanaf** en **Tot en met**, en klik op **Filteren**. Met **Wissen** haal je de filters weg. - Bij elke regel staat wie het deed: een **gebruiker**, de **assistent** of het **systeem**. - Met **Ketting verifiëren** controleert IRMA of de hele trail nog intact is. ## Trust Center Een Trust Center is een openbare pagina waarop je organisatie haar beveiligings- en compliancepositie laat zien: certificeringen, beheersmaatregelen, subverwerkers, documenten, veelgestelde vragen en updates. De pagina haalt de gegevens live uit IRMA. 1. Ga naar **Beheer** → **Trust Center**. 2. Vul de gegevens in, zoals **Weergavenaam**, **Slug (publieke URL)**, **Beveiligingsverklaring (hero)** en **Beveiligingscontact (e-mail)**, en kies onder **Zichtbare secties** wat je toont. Klik op **Opslaan**. 3. Bekijk het resultaat met **Voorbeeld bekijken**. Alleen je eigen organisatie ziet dat voorbeeld. 4. Zet **Ingeschakeld** aan, klik op **Opslaan** en daarna op **Publiceren**. Pas als je Trust Center zowel ingeschakeld als gepubliceerd is, is de pagina openbaar. Met **Open publieke pagina** bekijk je hem. Goed om te weten: - Een Trust Center staat standaard uit. Niets is zichtbaar tot je het inschakelt én publiceert. Met **Publicatie intrekken** haal je het weer offline. - Alleen gegevens die als openbaar zijn gemarkeerd, verschijnen op de pagina. - Documenten komen er pas op na de publicatiestap in **Publicatieoverzicht**. Dat onderdeel staat alleen in het menu in de ISMS-fase **Onderhoud**; zie [De ISMS-fase](/irma#de-isms-fase). - Met **Geheimhoudingsverklaring (NDA)** stel je de tekst in die een bezoeker accepteert voordat hij afgeschermde documenten aanvraagt. - Bezoekers kiezen zelf tussen **Nederlands** en **English**. ## De assistent laten vastleggen: IRMA-beheer Standaard leest de IRMA-assistent in de chat alleen mee in je registers. Met de functie **IRMA-beheer** (een functie van de assistent, niet het menu **Beheer**) legt de assistent ook zelf dingen vast in de app, altijd pas na jouw akkoord. IRMA-beheer is er **op aanvraag**: Prudai zet het voor je organisatie aan. Vraag het aan via support@prudai.com. Is het net aangezet, start dan een nieuwe chat. ### Wat de assistent dan vastlegt - **Risico's** in het risicoregister. De assistent kan ook je eigen documenten doorzoeken op risico's en die als voorstel aanbieden. - **Beheersmaatregelen**: nieuwe maatregelen en de status van bestaande maatregelen. Een nieuwe maatregel start op **Gepland**, tenzij het voorstel dat je goedkeurt een andere status noemt. - **De SoA-motivering** van een eis, als voorstel. - **Documenten**: een conceptbeleid, een document uit je project of dossier, en mappen in **Documenten**. Een document komt binnen als concept; jij bepaalt wanneer het definitief is. - **Processen en interne controle**: processtappen en verbindingen, voorstellen voor risico's en maatregelen bij een processtap, VIC-bevindingen, acties en reacties, en controleplannen. De assistent verwijdert niets. In het gesprek zie je elke stap als een regel, bijvoorbeeld **Leg goedgekeurde maatregelen vast in IRMA** of **Leg de SoA-motivering vast als voorstel in IRMA**. ### Zo werkt het akkoord 1. De assistent laat eerst zijn voorstel zien. 2. Hij vraagt je akkoord op een kaart met de kop **Bevestiging vereist**. 3. Kies je de optie met **Goedkeuren**, dan legt hij het vast. Kies je **Afwijzen**, dan gebeurt er niets. Met **Aanpassen** vraag je om een ander voorstel. ![De kaart Bevestiging vereist onder een voorstel van de IRMA-assistent, met de keuzes Goedkeuren, Aanpassen en Afwijzen](/assets/screenshots/irma/irma-bevestigingskaart.png) Zonder jouw akkoord wordt er niets vastgelegd. Verder geldt: - De assistent werkt met jouw rechten. Mag jouw rol in een onderdeel niets aanmaken, dan kan de assistent daar ook niets vastleggen. - Risico's, beheersmaatregelen, SoA-motiveringen, documenten, mappen en voorstellen bij een processtap staan in de [Audittrail](#audittrail), met de **assistent** als actor en jou als degene die akkoord gaf. VIC-bevindingen, acties, reacties en controleplannen staan er op jouw naam, als **gebruiker**. Processtappen en verbindingen komen niet in de Audittrail. - Controleer wat de assistent als voorstel of concept vastlegt, zoals een SoA-motivering of een conceptdocument, daarna in de app. ### Vaste werkwijzen Met IRMA-beheer volgt de assistent vaste werkwijzen (werkinstructies) voor terugkerend ISMS-werk, zoals het aanvullen van het risicoregister, het opstellen van een ISMS- of beleidsdocument, het tekenen van een procesflow en het vastleggen van bevindingen in de interne controle. Daarin staat steeds eerst lezen, dan een voorstel, dan jouw akkoord. In de chat zie je dan **Laad werkinstructie: …**; zie [Werkinstructies](/chat#werkinstructies). Zonder IRMA-beheer legt de assistent niets vast. Vraag je hem dat toch, dan legt hij uit hoe je het zelf doet, bijvoorbeeld met **Importeren** of in **Beheersmaatregelen**. ## Zie ook - [IRMA: aan de slag](/irma) - [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement) - [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit) - [Privacy & beveiliging](/security) --- # IRMA CLI-referentie URL: https://docs.prudai.com/irma-cli/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-cli.md > Alle commando's van de irma-CLI (versie 0.2.0) met hun opties, gegenereerd uit de CLI zelf: de /v1-taaklaag en het aanleveren van incidenten via /agent/v1. Deze pagina is gegenereerd uit `irma --help` van versie **0.2.0**. De helpteksten zijn Engels, net als de CLI zelf; de waarden die IRMA teruggeeft (ernst, status) zijn Nederlands. De commando's onder **/v1 task layer** horen bij de taaklaag en werken met het token van een ingelogde gebruiker. De commando's onder **/agent/v1** werken met een service-token. Hoe je begint: [IRMA voor ontwikkelaars: snelstart](/irma-developers-quickstart). Welk endpoint een commando aanroept, met alle parameters en velden: [IRMA API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist). Elke schrijfactie is een droogloop tot je `--no-dry-run --yes` meegeeft. Exitcodes: `0` gelukt, `2` jouw invoer, een weigering, een ontbrekende sleutel of geen recht, `1` onbekend (netwerk, serverfout): controleer eerst voordat je een schrijfactie herhaalt. ## Overzicht ```text irma 0.2.0 — command line for IRMA (Prudai's GRC/ISMS platform). Reads freely; every write is a DRY RUN unless you pass --no-dry-run --yes. Coding agent? Run `irma guide` first. Usage: irma [flags] · irma --help /v1 task layer — user token: context Who you are in IRMA: organization, roles, read scope, modules, frameworks and counts risks list Compact risk list with filters, sorting, paging and a correct total risks get One risk, compact; --include adds scenario, controls, versions or tags risks history Field-level change history of one risk (versions + audit trail), with who changed it (user, assistant, agent, import) risk-profile compare What changed in the risk register between two moments: added, removed, changed simulations list Stored Monte Carlo / VaR runs (newest first) with a 'still current?' verdict per run simulations get One run: parameters, percentiles, top contributors and included risks with their share simulations compare Compare two stored runs: risks only in A or B, shifts, percentile deltas simulations preview Which risks a simulation would include (and why others are excluded) simulations run [write] Start a stored run compliance coverage Coverage and certification readiness of one framework, with the open requirements audit checks Rule-based audit checks per subject (control, risk, requirement, organization) audit summary Completeness score of the audit checks, with the formula, the weights and the count per check search Search all registers by name (or exact id); typed hits registers list The organization's own registers (Register Builder) registers schema Column definition of one own register registers rows Rows of one own register, paged incidents list The incident register, compact (task layer, user token) taxonomy Id ↔ name of risk areas, categories, tags, departments, projects and document folders /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_…: whoami Check the service token: organization, token name, scopes incident create [write] Report an incident into IRMA's incident register incident list Incidents visible to the service token (machine plane) incident show One incident with its links (machine plane) local, no network: auth set Store a token from stdin in the config file (mode 0600) auth status Which API URL and which credentials apply, and where they come from (masked; no network) auth unset Remove one stored token from the config file guide The contract for coding agents: doors, credentials, write gate, exit codes Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command Exit codes: 0 ok · 2 your input, a refusal, a missing credential or permission · 1 unknown (network/5xx). ``` ## De gids voor agents (`irma guide`) Een agent leest dit eerst. Het is het contract en hoort altijd bij de geïnstalleerde versie. ```text irma 0.2.0 — guide for coding agents IRMA is Prudai's GRC/ISMS platform: risks, controls, compliance frameworks, incidents, registers. It holds real customer data. Read freely; write deliberately. 1. TWO DOORS, TWO CREDENTIALS (never mixed) /agent/v1 machine plane, LIVE. Service token irma_sk_… minted by an IRMA admin under Beheer → Service-tokens, scoped (incidents:read, incidents:write, …). Commands: whoami, incident create|list|show. /v1 task layer, LIVE. For now a Keycloak USER access token, the same identity and IRMA role as the web app. Service tokens are refused on /v1 today; service-token scopes for /v1 (object:verb + bundles, intersected with the IRMA role) are coming. Commands: context, risks, risk-profile, simulations, compliance, audit, search, registers, incidents, taxonomy. Credentials: env IRMA_TOKEN (service) / IRMA_USER_TOKEN (user), or printf %s "$TOKEN" | irma auth set --stdin (file mode 0600) NEVER pass a token as a flag (shell history). Check with: irma auth status. API origin: https://api.irma.prudai.com (override: IRMA_API_URL or --api-url). 2. START WITH THE DOOR YOU USE Incident intake (live): `irma whoami` checks the service token and its scopes. /v1: start every task with `irma context --json`. It tells you the organization, your roles, your READ SCOPE and what modules exist. readScope beperkt or geen means you see less than the organization has: an empty list then does NOT mean nothing exists. Say so in your answer. Some routes (simulations, audit checks) refuse a limited read scope with 403 scope_te_smal. 3. READ THE ENVELOPE, NOT JUST data Every /v1 answer is { data, context, completeness, notIncluded, provenance, next }. completeness returned vs total; truncated; nextOffset; excluded[] with reasons. Never present a page as the whole set. Page with --offset . notIncluded what this answer does NOT contain and which call has it. Use it. provenance stored data, an engine result (runId/seed/iterations) or a derived comparison. Quote numbers with their provenance; never invent a percentile or a P90 that no run produced. next the logical follow-up calls. Prefer them over guessing endpoints. 4. WRITES ARE DRY RUNS UNLESS --no-dry-run --yes Run once, read the plan, then re-run with both flags. Do not add the gate by reflex. Agents do not change IRMA's registers directly: what an agent proposes is meant to become a DRAFT a human accepts (draft routes are coming; until then, write proposals down for a human instead). Incident intake (`irma incident create`) is the exception: it files directly, because a monitoring signal must not wait. `irma simulations run` stores a calculation result and changes no register. The fingerprint deduplicates: the same fingerprint bumps the occurrence count instead of creating a duplicate. Derive it from your alert rule, not from the time. Per-tool human approval (`x-prudai-approval`) is coming; until then the dry run is the only preview you get. 5. EVERYTHING YOU DO IS ATTRIBUTED An incident filed with a service token records which token filed it. Changes to risks carry their origin (user, assistant, agent, import): `irma risks history ` shows it per field. Starting a simulation run is written to IRMA's audit trail. Act as if a human auditor reads all of it. 6. --json stdout = exactly one JSON document: the envelope (or a dry-run plan); on an API error or an unexpected response {error,status,message?}; on a local refusal or bad input {error,exit,message}. Progress, hints and warnings go to stderr. Human mode prints tables. 7. EXIT CODES 0 fine. 2 you got it wrong or were refused: bad flags, unknown id (404), invalid input (400/409/422), missing credential, 401/403, an unconfirmed write. The message on stderr says what. Do not retry unchanged. 1 something else broke (network, 5xx, unexpected response). Unknown state: check before retrying a write. 8. WHAT YOU MAY NOT DO A 403 is the design (role, read scope or token scope), not a bug: do not work around it and do not ask for a broader credential to get past one command. Do not copy customer content into tickets, commits or chat; describe at metadata level (counts, status, ids). Per-command flags: irma --help. Docs: https://docs.prudai.com/en/irma-developers ``` ## Per commando ### irma context ```text irma context Who you are in IRMA: organization, roles, read scope, modules, frameworks and counts. Call this first. Usage: irma context Calls: /v1 task layer — user token Examples: irma context --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks list ```text irma risks list Compact risk list with filters, sorting, paging and a correct total. Usage: irma risks list [filters] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --q case-insensitive search in the title --status open | mitigate | accept | avoid | transfer --sort createdAt | title | -grossScore | -netScore | -finImpactVerwacht | -updatedAt --fields only these fields (id always stays) --detail full adds description, taxonomy ids, department, controls count --include counts counts per area/category/tag/department/status/level over the filtered set --mine only risks linked to departments/projects you are a member of (?scope=mijn) --bron provenance: assistent | agent | import | handmatig --linked-to afdeling: or project: --risicogebied risk area id --risicocategorie risk category id --tag risk tag id --afdeling owning department id --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma risks list --sort -netScore --limit 10 irma risks list --include counts --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks get ```text irma risks get One risk, compact; --include adds scenario, controls, versions or tags. Usage: irma risks get [--include scenario,maatregelen,versions,tags] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --include scenario | maatregelen | versions | tags Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks history ```text irma risks history Field-level change history of one risk (versions + audit trail), with who changed it (user, assistant, agent, import). Usage: irma risks history Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risk-profile compare ```text irma risk-profile compare What changed in the risk register between two moments: added, removed, changed. --from import = since the first import. Usage: irma risk-profile compare --from [--to <…>] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --from YYYY-MM-DD (end of that day, UTC), ISO datetime, or `import` (required) --to same forms; omitted = now --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma risk-profile compare --from import Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations list ```text irma simulations list Stored Monte Carlo / VaR runs (newest first) with a 'still current?' verdict per run. Usage: irma simulations list [--status bezig|klaar|mislukt] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --status bezig | klaar | mislukt --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations get ```text irma simulations get One run: parameters, percentiles, top contributors and included risks with their share. Usage: irma simulations get [--detail full] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --detail full adds the histogram --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations compare ```text irma simulations compare Compare two stored runs: risks only in A or B, shifts, percentile deltas. Does not recompute. Usage: irma simulations compare Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma simulations compare 1f0c… 9a2e… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations preview ```text irma simulations preview Which risks a simulation would include (and why others are excluded). Stores nothing, but needs write rights on risk management (403 otherwise). Usage: irma simulations preview [scope filter] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --risiconiveau strategisch | tactisch | operationeel --risicogebied risk area ids (see `irma taxonomy`) --risicocategorie risk category ids --afdeling department ids --tag risk tag ids (any of) --risk explicit risk ids --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations run ```text irma simulations run [write — dry run unless --no-dry-run --yes] Start a stored run. Dry run by default: shows the preview and the exact request; nothing is stored until --no-dry-run --yes. Both need write rights on risk management (403 otherwise). Usage: irma simulations run [--iterations n] [--seed n] [scope filter] [--no-dry-run --yes] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --iterations number of iterations (the server clamps to its allowed range) --seed fixed seed for reproducibility; empty = random but recorded --risiconiveau strategisch | tactisch | operationeel --risicogebied risk area ids (see `irma taxonomy`) --risicocategorie risk category ids --afdeling department ids --tag risk tag ids (any of) --risk explicit risk ids Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma compliance coverage ```text irma compliance coverage Coverage and certification readiness of one framework, with the open requirements. Usage: irma compliance coverage Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma compliance coverage iso27001-2022 Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma audit checks ```text irma audit checks Rule-based audit checks per subject (control, risk, requirement, organization). Read-only; needs a full read scope. Usage: irma audit checks [--framework ] [--outcome fout,waarschuwing] [--subject-type ] [--check ] [--control ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --framework framework library key (default iso27001-2022) --outcome ok | waarschuwing | fout | nvt (comma-separated; only matching checks stay) --subject-type control | risk | requirement | organization --check one check id or family, e.g. maatregel.bewijs-norm --control only this control --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma audit checks --outcome fout --limit 20 irma audit checks --subject-type control --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma audit summary ```text irma audit summary Completeness score of the audit checks, with the formula, the weights and the count per check. Read-only; needs a full read scope. Usage: irma audit summary [--framework ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --framework framework library key (default iso27001-2022) Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma search ```text irma search Search all registers by name (or exact id); typed hits. Usage: irma search [--type ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --type limit to one hit type Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers list ```text irma registers list The organization's own registers (Register Builder). Usage: irma registers list Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers schema ```text irma registers schema Column definition of one own register. Usage: irma registers schema Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers rows ```text irma registers rows Rows of one own register, paged. Usage: irma registers rows Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incidents list ```text irma incidents list The incident register, compact (task layer, user token). For machine intake use `irma incident create`. Usage: irma incidents list [--status s] [--severity s] [--from ISO] [--to ISO] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --status nieuw | in_behandeling | afgehandeld --severity laag | middel | hoog | kritiek --from occurredAt ≥ from (ISO datetime with offset) --to occurredAt ≤ to --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma taxonomy ```text irma taxonomy Id ↔ name of risk areas, categories, tags, departments, projects and document folders. Usage: irma taxonomy Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma whoami ```text irma whoami Check the service token: organization, token name, scopes. Usage: irma whoami Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident create ```text irma incident create [write — dry run unless --no-dry-run --yes] Report an incident into IRMA's incident register. Dry run by default; the fingerprint deduplicates repeats. Usage: irma incident create --title --severity --description [options] [--no-dry-run --yes] Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Flags: --title (alias --titel) required --severity (alias --ernst) laag | middel | hoog | kritiek — required --description (alias --beschrijving) required --source-kind (alias --bron-kind) agent | vps | status-page | manual | other (default agent) --source-name (alias --bron-naam) default: $HOSTNAME or cli --source-ref (alias --bron-ref) link back to your ticket/alert --fingerprint dedup key; default sha256(source-name|title|day), 32 hex --impact impact --remediation (alias --remediatie) what has been done already --occurred (alias --opgetreden) when it happened, date-time with time zone (default now) Examples: irma incident create --title "Backup failed on db-01" --severity hoog --description "Nightly backup exit 1" --source-kind vps --source-name db-01 --fingerprint backup-db-01-2026-10-24 # read the dry run, then repeat with --no-dry-run --yes Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident list ```text irma incident list Incidents visible to the service token (machine plane). Usage: irma incident list [--status nieuw|in_behandeling|afgehandeld] Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Flags: --status nieuw | in_behandeling | afgehandeld Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident show ```text irma incident show One incident with its links (machine plane). Usage: irma incident show Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth set ```text irma auth set Store a token from stdin in the config file (mode 0600). Never pass a token as a flag. Usage: irma auth set --stdin [--kind service|user] [--api-url ] [--active-org ] Calls: local, no network Flags: --stdin read the token from stdin (required) --kind irma_sk_… is detected as service, a JWT as user; pass it when in doubt Examples: printf %s "$TOKEN" | irma auth set --stdin Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth status ```text irma auth status Which API URL and which credentials apply, and where they come from (masked; no network). Usage: irma auth status Calls: local, no network Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth unset ```text irma auth unset Remove one stored token from the config file. Usage: irma auth unset --kind service|user Calls: local, no network Flags: --kind which one Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma guide ```text irma guide The contract for coding agents: doors, credentials, write gate, exit codes. Usage: irma guide Calls: local, no network Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` --- # IRMA voor ontwikkelaars URL: https://docs.prudai.com/irma-developers/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-developers.md > Wat je als ontwikkelaar of met een AI-agent met IRMA kunt: incidenten aanleveren vanuit monitoring, SIEM of servicedesk (vandaag), en risico's, simulaties, normdekking, audit-checks en registers lezen via de /v1-API en de irma-CLI; later ook via een MCP-server. Deze pagina is voor ontwikkelaars, IT-beheerders en wie een AI-agent (zoals Claude Code) met IRMA wil laten werken. Je leest wat er vandaag kan, wat eraan komt en waar je begint. Werk je zelf in de app, lees dan [IRMA: aan de slag](/irma). ## Wat je kunt - **Een incident aanleveren.** Je monitoring, SIEM of servicedesk meldt een incident automatisch in het register **Incidenten** van IRMA. Een herhaalde melding van hetzelfde probleem wordt geen tweede incident: IRMA telt hem op bij het bestaande. Dit werkt **vandaag**, met een service-token. - **Lezen wat er in IRMA staat.** Je werkcontext, risico's met hun bruto- en nettoscore, de wijzigingshistorie van een risico, wat er sinds de import in het risicoregister veranderde, Monte Carlo-simulaties en hun vergelijking, de dekking van een normenkader, de audit-checks met hun volledigheidsscore, eigen registers en het incidentenregister. - **Een simulatie starten.** Een nieuwe Monte Carlo-run met een vaste seed, zodat de uitkomst te herhalen is. - **Concepten voorstellen** (later). Een agent stelt wijzigingen voor als concept; een mens neemt ze over. Zie [Concepten, geen directe wijzigingen](/irma-developers-concepts#concepten-geen-directe-wijzigingen). ## Vier ingangen IRMA gaat in deze volgorde open: eerst de chat, dan de API met de CLI, daarna een MCP-server. Alle ingangen gebruiken dezelfde taaklogica in IRMA, dus dezelfde antwoorden en dezelfde rechten. | Ingang | Voor wie | Status | |---|---|---| | **De IRMA-assistent in de chat** | Iedereen met IRMA, in de Prudai-webapp. | Beschikbaar. Zie [De persona's](/personas). | | **De /v1-API** (taaklaag) | Ontwikkelaars en agents die zelf code schrijven. | Beschikbaar, met het token van een ingelogde gebruiker; scopes voor service-tokens komen eraan. | | **De `irma`-CLI** | Scripts, cron en coding agents. | Beschikbaar; een openbaar installatiepakket komt nog. | | **Een MCP-server** | AI-clients die MCP spreken (Claude, Cursor en vergelijkbare). | Later. | Los daarvan staat het **machinevlak** `/agent/v1`: de ingang voor systemen die incidenten aanleveren. Die is er al en blijft bestaan. ## Waar je begint 1. [Snelstart](/irma-developers-quickstart): een service-token aanmaken, controleren en je eerste incident aanleveren. 2. [Begrippen](/irma-developers-concepts): organisatie en leesscope, de vaste antwoordvorm (de envelop), rechten en scopes, en wat er van een agent wordt vastgelegd. 3. [Recepten](/irma-developers-recipes): SIEM of servicedesk koppelen, twee simulaties vergelijken, wijzigingen sinds de import, een agent die een audit voorbereidt. 4. [API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist): elk endpoint van `/v1`, met voorbeelden. 5. [CLI-referentie](/irma-cli): alle commando's van de `irma`-CLI. 6. [Agents](/irma-developers-agents): de skill voor Claude Code, `llms.txt`, Markdown-versies van deze pagina's, en de MCP-server die later komt. ## Afspraken die niet veranderen - **Je organisatie, je rechten.** Een sleutel of agent ziet nooit meer dan de rol en de leesscope in IRMA toelaten. Een geweigerde actie is het ontwerp, geen fout. - **Eerlijke antwoorden.** Elk antwoord van de /v1-API zegt hoe volledig het is, wat er niet in zit en waar de cijfers vandaan komen. Zie [De envelop](/irma-developers-concepts#de-envelop). - **Alleen erbij, niets weg.** `/v1` verandert alleen nog door toevoegingen: nieuwe velden en endpoints, nooit een veld dat verdwijnt of van betekenis verandert. Elke wijziging komt in een changelog. - **Agents schrijven concepten**, met één uitzondering: het aanleveren van incidenten. ## API-referentie De [IRMA API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist) beschrijft elk endpoint van `/v1` met zijn parameters, velden, foutcodes en voorbeelden in curl en de `irma`-CLI. De rest van de IRMA-API is intern en wordt niet gepubliceerd. Zie ook [API & integraties](/api-reference). --- # IRMA voor ontwikkelaars: agents URL: https://docs.prudai.com/irma-developers-agents/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-developers-agents.md > IRMA laten gebruiken door een AI-agent: de skill voor Claude Code, irma guide, llms.txt en llms-full.txt, Markdown-versies van elke pagina (ook via Accept: text/markdown), de regels voor agents en de MCP-server die later komt. Deze pagina is voor wie een AI-agent met IRMA laat werken: een coding agent zoals Claude Code, een eigen agent, of een assistent die deze documentatie leest. ## De skill voor Claude Code De skill vertelt Claude Code wanneer en hoe hij de `irma`-CLI gebruikt, en welke regels gelden. Installeren: ```sh mkdir -p ~/.claude/skills/irma curl -fsSL https://docs.prudai.com/skills/irma/SKILL.md -o ~/.claude/skills/irma/SKILL.md ``` Voor één project zet je hem in `.claude/skills/irma/` van dat project. Werk je met een andere agent, dan kun je de inhoud overnemen in je `AGENTS.md` of systeeminstructie: het is gewone Markdown. ## `irma guide` De CLI heeft zijn eigen gids voor agents: `irma guide`. Daarin staan de twee ingangen en hun sleutels, de envelop, de droogloop bij schrijven, de exitcodes en wat een agent niet mag. De gids hoort altijd bij de geïnstalleerde versie; laat een agent hem aan het begin van een sessie lezen. De volledige tekst staat ook in de [CLI-referentie](/irma-cli#de-gids-voor-agents-irma-guide). ## Deze documentatie voor agents | Wat | Waar | |---|---| | Inhoudsopgave voor taalmodellen | [`/llms.txt`](https://docs.prudai.com/llms.txt) | | De volledige tekst van alle openbare pagina's in één bestand (NL en EN) | [`/llms-full.txt`](https://docs.prudai.com/llms-full.txt) | | Elke pagina als Markdown | voeg `.md` toe aan de slug, bijvoorbeeld [`/irma-developers-quickstart.md`](https://docs.prudai.com/irma-developers-quickstart.md) | | Dezelfde pagina als Markdown via content negotiation | `curl -H 'Accept: text/markdown' https://docs.prudai.com/irma-developers-quickstart/` | Pagina's achter inloggen staan bewust niet in `llms.txt` en `llms-full.txt`, en een Markdown-versie van zo'n pagina krijg je alleen na inloggen. ## Regels voor een agent - **Begin bij de juiste ingang.** Voor incidenten: `irma whoami`. Voor `/v1`: `irma context --json`, en lees de leesscope. Bij `beperkt` of `geen` zegt een lege lijst niet dat er niets is. - **Lees de hele envelop.** Pagineer tot `nextOffset` leeg is, gebruik `notIncluded` en `next`, en noem bij elk getal de herkomst. Verzin geen percentielen of bedragen. - **Schrijven is een droogloop** tot `--no-dry-run --yes`. Lees het plan, bevestig daarna. - **Concepten, geen directe wijzigingen**, behalve bij het aanleveren van incidenten. Zie [Begrippen](/irma-developers-concepts#concepten-geen-directe-wijzigingen). - **Een `403` is het ontwerp.** Zoek er geen weg omheen en vraag geen bredere sleutel. - **Geef geen sleutel als optie mee** op de opdrachtregel. Gebruik een omgevingsvariabele of `irma auth set --stdin`. - **Neem geen inhoud uit IRMA over** in tickets, commits of chats buiten IRMA. Rapporteer op metaniveau: aantallen, status, id's. ## MCP-server **Later.** Na de API en de CLI komt er een MCP-server, zodat AI-clients die MCP spreken IRMA direct als tools kunnen gebruiken. Die gebruikt dezelfde taaklogica als de API: dezelfde envelop, dezelfde rechten, dezelfde droogloop en goedkeuring. Tot die tijd geeft de CLI met de skill een agent dezelfde mogelijkheden. --- # IRMA voor ontwikkelaars: begrippen URL: https://docs.prudai.com/irma-developers-concepts/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-developers-concepts.md > Hoe de IRMA-API denkt: organisatie en leesscope, de vaste antwoordvorm (envelop) met context, completeness, notIncluded, provenance en next, paginering, concepten in plaats van directe wijzigingen, rechten en scopes, en wat IRMA van een agent vastlegt. Deze pagina legt de begrippen uit die je nodig hebt om goed met de IRMA-API te werken, zelf of via een agent. Wat nu al werkt en wat nog komt, staat er per onderdeel bij. ## Organisatie en leesscope Alles in IRMA hoort bij één **organisatie**. Een service-token hoort bij precies één organisatie en ziet nooit iets van een andere. Met een gebruikerstoken werk je in de organisatie(s) waar die gebruiker lid van is; ziet het account er meer dan één, dan kies je er een met de header `X-Irma-Active-Org: ` (in de CLI: `--active-org`). Binnen een organisatie bepaalt de **leesscope** wat je mag zien. Een beheerder kan de leestoegang per afdeling beperken (zie [IRMA: beheer](/irma-beheer)). Elk antwoord van `/v1` zegt welke leesscope gold: | `readScope` | Betekenis | |---|---| | `all` | Je ziet alles van de organisatie. | | `beperkt` | Je ziet alleen wat bij je afdelingen hoort. | | `geen` | Je leesscope is leeg. | | `mijn` | Je vroeg zelf om alleen je eigen deel (`scope=mijn`), binnen een volledige leesscope. | Staat er `beperkt` of `geen`, dan betekent een lege of korte lijst **niet** dat er niets bestaat. Een agent hoort dat in zijn antwoord te zeggen. Sommige routes rekenen over de hele organisatie en kunnen niet eerlijk tot een deel krimpen, zoals de simulaties en de audit-checks. Die weigeren een beperkte leesscope met `403` en `{ "error": "scope_te_smal" }`. Dat is geen storing: voor die vragen is volledige leestoegang nodig. ## De envelop Elk antwoord van de taaklaag `/v1` heeft dezelfde vorm, de **envelop**: ```json { "data": { "risks": [ { "id": "…", "title": "Phishing", "net": { "score": 8, "level": "medium" } } ] }, "context": { "organization": { "id": "…", "name": "Gemeente Zuiderveld" }, "project": null, "readScope": "all", "asOf": "2026-10-24T10:00:00.000Z", "filters": { "sort": "-netScore" } }, "completeness": { "returned": 10, "total": 37, "truncated": true, "nextOffset": 10 }, "notIncluded": [ { "what": "Wijzigingshistorie met van/naar-waarden", "use": "GET /v1/risks/{id}/history" } ], "provenance": { "kind": "stored", "note": "…" }, "next": [ { "action": "GET /v1/risks/{id}", "when": "voor één risico met maatregelen" } ] } ``` (Voorbeeld met de demo-organisatie Gemeente Zuiderveld.) Sleutels zijn Engels; de teksten in `notIncluded`, `next` en `provenance.note` zijn Nederlands, de taal van de app. | Veld | Wat het zegt | Waarom | |---|---|---| | `data` | Het eigenlijke antwoord. | | | `context` | Voor welke organisatie, welk project, welke leesscope, op welk moment en met welke filters het antwoord geldt. | Een getal zonder context is niet te controleren. | | `completeness` | Hoeveel rijen er terugkwamen (`returned`) en hoeveel er in totaal zijn (`total`), of dit een deel is (`truncated`), waar de volgende pagina begint (`nextOffset`), en wat bewust is weggelaten met de reden (`excluded`). | Een pagina mag nooit voor het geheel worden aangezien. | | `notIncluded` | Wat dit antwoord **niet** bevat, en welke aanroep het wel heeft. | Zo vraagt een agent het juiste op in plaats van te raden. | | `provenance` | Waar de cijfers vandaan komen: `stored` (opgeslagen gegevens), `engine` (een uitkomst van de rekenkern, met run, seed en iteraties) of `derived` (een afgeleide vergelijking). | Een percentiel of verlies moet naar een echte run te herleiden zijn. | | `next` | De logische vervolgstappen. | Zodat een agent geen endpoints verzint. | Waarom zo streng? Een assistent die alleen een ruwe lijst van tienduizenden tekens kreeg, ging rekenen en schatten in plaats van op te zoeken. De envelop maakt eerlijk antwoorden de makkelijkste weg: wat ontbreekt staat erbij, net als waar het wel te vinden is. ## Paginering Lijsten geven standaard 50 rijen en maximaal 200 (`limit`). Met `offset` sla je rijen over; `completeness.nextOffset` zegt waar de volgende pagina begint, en is `null` op de laatste. `total` klopt ook bij een `limit`. Bij zoeken kan de bron zelf afkappen; dan staat er `totalIsLowerBound: true` en is `total` een ondergrens. Een volledige lijst ophalen: [Paginering](/irma/api/pagination) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist). ## Concepten, geen directe wijzigingen Een agent wijzigt je registers niet rechtstreeks. Wat een agent voorstelt, komt als **concept** klaar te staan en een mens neemt het over of niet. Schrijfroutes voor concepten via de API komen later. Er is één uitzondering: **incidenten aanleveren**. Een melding uit monitoring of een SIEM mag niet wachten op een review, dus die komt direct in het register **Incidenten**. De fingerprint voorkomt dat herhalingen dubbele incidenten worden. Een **simulatie starten** (`POST /v1/simulations`) slaat een rekenuitkomst op en verandert geen register. In de CLI is elke schrijfactie een droogloop tot je `--no-dry-run --yes` meegeeft. Daarnaast komt er per tool een menselijke goedkeuringsstap (`x-prudai-approval` in de API-beschrijving). Hoe die gaat werken: [Goedkeuring van agentacties](/irma/api/approvals) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist); daar staat ook het niveau per endpoint zodra IRMA het publiceert. ## Rechten en scopes **Vandaag** - `/agent/v1` (incidenten aanleveren): een **service-token** met scopes die een beheerder kiest: `incidents:write` (aanleveren) en `incidents:read` (lezen). Mist een scope, dan krijg je `403`. - `/v1` (taaklaag): het toegangstoken van een **ingelogde gebruiker**. Je krijgt precies wat die gebruiker in de app mag: dezelfde rol en dezelfde leesscope. Service-tokens werken op `/v1` nog niet. **Komt eraan** - Scopes voor service-tokens op `/v1`, in de vorm object:werkwoord (zoals `incidents:read`), met bundels voor veelvoorkomende taken. - Een scope geeft nooit meer dan een IRMA-rol toelaat: wat een token mag, is de doorsnede van zijn scopes en de rol. Een `403` is het ontwerp, geen fout. Vraag geen bredere sleutel om één actie te laten lukken. ## Wat IRMA van een agent vastlegt - Een incident dat een service-token aanlevert, legt vast **welk token** het aanleverde. - De wijzigingshistorie van een risico (`GET /v1/risks/{id}/history`, `irma risks history`) toont per veld wie het veranderde: een gebruiker, de assistent, een agent, een import of het systeem. - Het starten van een simulatie via `/v1` komt in de **audittrail** van IRMA. Die trail is onveranderlijk: regels kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd, en elke regel is aan de vorige gekoppeld. Zie [Audittrail](/irma-beheer#audittrail). ## Fouten Een fout van `/v1` is geen envelop maar `{ "error": "", "message": "…" }`. `400` en `422` betekenen dat de invoer niet klopt, `404` een onbekend id (of een van een andere organisatie), `409` dat iets nog niet kan (bijvoorbeeld een run die nog loopt), `401` en `403` ontbrekende of onvoldoende rechten. De CLI vertaalt dat naar exitcode `2`; netwerkfouten en serverfouten naar `1`. Zie [CLI-referentie](/irma-cli). Alle foutcodes per endpoint: [Fouten](/irma/api/errors) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist). ## Stabiliteit `/v1` verandert alleen door toevoegingen: nieuwe velden, nieuwe endpoints, nieuwe waarden waar dat is aangekondigd. Een veld verdwijnt niet en verandert niet van betekenis. Elke wijziging komt in een changelog. Schrijf je client zo dat hij onbekende velden negeert. --- # IRMA voor ontwikkelaars: snelstart URL: https://docs.prudai.com/irma-developers-quickstart/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-developers-quickstart.md > In vijf minuten je eerste incident in IRMA: een service-token aanmaken, controleren met irma whoami of curl, en een incident aanleveren via /agent/v1 met een fingerprint tegen dubbele meldingen. Plus lezen via /v1. Deze snelstart volgt de route die **vandaag** werkt: een eigen systeem levert een incident aan in IRMA. Je hebt nodig: een organisatie met IRMA, iemand met de rol **Beheerder** in IRMA, en een terminal. Alles kan met `curl`; met de `irma`-CLI gaat het korter. ## De CLI installeren De `irma`-CLI is één [Bun](https://bun.sh)-programma (Bun 1.1 of nieuwer) zonder verdere afhankelijkheden. Een openbaar installatiepakket komt nog. Tot die tijd doe je alles op deze pagina ook met curl; voor hulp bij de aansluiting mail je support@prudai.com. Alle commando's: [CLI-referentie](/irma-cli). ## 1. Maak een service-token aan Een service-token is een sleutel van je organisatie voor één systeem. Een beheerder maakt hem aan: 1. Ga in IRMA naar **Beheer** → **Service-tokens** en klik op **Toevoegen**. 2. Geef het token een **Naam** waaraan je het systeem herkent, bijvoorbeeld `monitoring`. 3. Kies bij **Scopes** **incidenten aanleveren** (`incidents:write`). Wil het systeem ook incidenten teruglezen, kies dan ook **incidenten lezen** (`incidents:read`). 4. Klik op **Token aanmaken** en kopieer het token meteen. Je ziet het maar één keer: IRMA bewaart alleen een hash. Een token begint met `irma_sk_`. Bewaar hem zoals een wachtwoord: in een secret store of omgevingsvariabele, nooit in code of een ticket. Lekt hij, kies dan **Intrekken**. Meer: [IRMA: beheer](/irma-beheer#service-tokens). ## 2. Controleer het token Met curl: ```sh export IRMA_TOKEN='irma_sk_…' curl -s https://api.irma.prudai.com/agent/v1/whoami \ -H "Authorization: Bearer $IRMA_TOKEN" ``` ```json { "organizationId": "3f1c…", "tokenName": "monitoring", "scopes": ["incidents:write"] } ``` Met de CLI: ```sh printf %s "$IRMA_TOKEN" | irma auth set --stdin # bewaart het token met bestandsrechten 0600 irma whoami ``` Het adres van de API is `https://api.irma.prudai.com`. Krijg je `401`, dan is het token onbekend of ingetrokken. ## 3. Lever een incident aan Met curl: ```sh curl -s -X POST https://api.irma.prudai.com/agent/v1/incidents \ -H "Authorization: Bearer $IRMA_TOKEN" \ -H 'Content-Type: application/json' \ -d '{ "title": "Back-up mislukt op db-01", "description": "De nachtelijke back-up stopte met exitcode 1.", "severity": "hoog", "source": { "kind": "vps", "name": "db-01", "reference": "https://monitoring.example.nl/alerts/4711" }, "fingerprint": "backup-failed:db-01", "occurredAt": "2026-10-24T03:10:00Z" }' ``` Met de CLI is elke schrijfactie eerst een droogloop. Je ziet wat er verstuurd zou worden; pas met `--no-dry-run --yes` gaat het echt: ```sh irma incident create --title "Back-up mislukt op db-01" --severity hoog \ --description "De nachtelijke back-up stopte met exitcode 1." \ --source-kind vps --source-name db-01 --fingerprint backup-failed:db-01 # lees de droogloop, dan: irma incident create … --no-dry-run --yes ``` Het incident staat daarna in IRMA onder **Incidenten**, met als bron het systeem dat het aanleverde. | Antwoord | Betekenis | |---|---| | `201` | Nieuw incident aangemaakt. | | `200` | Dezelfde `fingerprint` bestond al: IRMA telde de melding op bij het bestaande incident (het aantal keer stijgt, de ernst gaat alleen omhoog). | | `400` | De invoer klopt niet, bijvoorbeeld een onbekende `severity`. | | `401` | Token onbekend of ingetrokken. | | `403` | Het token mist de scope `incidents:write`. | **Ernst** is een van `laag`, `middel`, `hoog`, `kritiek`. **Bron** (`source.kind`) is een van `agent`, `vps`, `status-page`, `manual`, `other`. ## 4. Kies een goede fingerprint De fingerprint bepaalt wat "hetzelfde incident" is. Neem iets dat stabiel is zolang het probleem hetzelfde is: de regel van je alarm plus het systeem, zoals `backup-failed:db-01`. Zet er geen tijdstip in, anders wordt elke herhaling een nieuw incident. Laat je de fingerprint weg in de CLI, dan maakt die er een van bron, titel en dag. Meer in het recept [SIEM of servicedesk koppelen](/irma-developers-recipes#siem-of-servicedesk-incidenten-in-irma). ## Lezen via /v1 Met de taaklaag `/v1` lees je wat er in IRMA staat, met de CLI of rechtstreeks (`GET https://api.irma.prudai.com/v1/context`): ```sh irma context --json # organisatie, rollen, leesscope, modules, tellingen irma risks list --sort=-netScore --limit 10 irma risk-profile compare --from import # wat veranderde er sinds de import ``` Voor `/v1` gebruik je voorlopig het toegangstoken van een ingelogde gebruiker (dezelfde rol en leesscope als in de app), niet een service-token. Een openbare route om zo'n token buiten de app te krijgen is er nog niet; scopes voor service-tokens op `/v1` komen eraan. Zie [Rechten en scopes](/irma-developers-concepts#rechten-en-scopes). Alle endpoints met voorbeelden: [IRMA API-referentie](/irma/api) (alleen voor Prudai-medewerkers, inloggen vereist). --- # IRMA voor ontwikkelaars: recepten URL: https://docs.prudai.com/irma-developers-recipes/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-developers-recipes.md > Uitgewerkte voorbeelden met de IRMA-API en de irma-CLI: incidenten uit een SIEM of servicedesk aanleveren met een fingerprint (vandaag), twee simulaties vergelijken en wijzigingen in het risicoprofiel sinds de import (via /v1), en een audit voorbereiden met een agent (lezen kan, concepten later). Vier recepten. Bij elk staat welke ingang het gebruikt en wat er nog **later** komt. De begrippen achter de recepten staan in [Begrippen](/irma-developers-concepts). ## SIEM of servicedesk: incidenten in IRMA **Via `/agent/v1`** (service-token). Je SIEM, monitoring of servicedesk levert incidenten aan in het register **Incidenten**, zonder dubbele meldingen. **Je hebt nodig:** een service-token met de scope `incidents:write` (zie [Snelstart](/irma-developers-quickstart)). **1. Bepaal per melding de velden.** | Veld | Uit je systeem | Tip | |---|---|---| | `title` | De naam van de regel of het ticket. | Kort en herkenbaar; de eerste melding blijft de titel. | | `description` | Wat er gebeurde. | Op metaniveau: soort storing, systeem, tijdstip. Geen persoonsgegevens of inhoud van dossiers. | | `severity` | De ernst uit je systeem. | Vertaal naar `laag`, `middel`, `hoog` of `kritiek`. | | `source` | `kind` + `name` + `reference`. | `reference` = de link naar je alarm of ticket, zodat je in IRMA terug kunt klikken. | | `fingerprint` | Regel + object. | Bijvoorbeeld `siem-rule-4711:fw-01`. Zonder tijdstip. | | `occurredAt` | Tijdstip van de melding. | ISO 8601 met tijdzone. | Optioneel: `impact`, `remediation` (wat er al gedaan is), `resolvedAt`, `links` naar een asset, leverancier, informatiesysteem of risico dat al in IRMA staat (`{ "entityType": "asset", "entityId": "" }`), en `metadata` (vrije JSON, maximaal 8 KB). **2. Waarom de fingerprint ertoe doet.** IRMA herkent een incident aan de fingerprint binnen je organisatie. Komt dezelfde fingerprint terug, dan maakt IRMA geen nieuw incident: het aantal keer gaat omhoog, de laatste melding schuift op en de ernst gaat mee omhoog als de nieuwe melding ernstiger is (nooit omlaag). Titel en beschrijving van de eerste melding blijven staan. Je register toont zo één helder incident in plaats van honderd alarmen. **3. Lever aan en reageer op de uitkomst.** Een voorbeeld voor een webhook of cronjob met de CLI: ```sh #!/usr/bin/env bash # Draai per alarm. RULE en OBJECT komen uit je SIEM. irma incident create --json --no-dry-run --yes \ --title "$TITLE" --severity "$SEVERITY" --description "$DESCRIPTION" \ --source-kind agent --source-name siem --source-ref "$ALERT_URL" \ --fingerprint "$RULE:$OBJECT" > /tmp/irma-incident.json case $? in 0) ;; # aangemaakt of opgeteld bij een bestaand incident 2) echo "geweigerd of verkeerd ingesteld: herstel, niet herhalen" >&2; exit 2 ;; *) echo "onbekende uitkomst: probeer het bij het volgende alarm opnieuw" >&2 ;; esac ``` Zonder CLI is het één `POST https://api.irma.prudai.com/agent/v1/incidents`; `201` is nieuw, `200` opgeteld. Herhaal een aanroep veilig met dezelfde fingerprint: dat wordt hooguit een extra telling. **4. Controleer.** `irma incident list --status nieuw` (scope `incidents:read`) of kijk in IRMA onder **Incidenten**. ## Twee simulaties vergelijken **Via `/v1`** (gebruikerstoken). Je hebt twee Monte Carlo-runs, bijvoorbeeld van voor en na een nieuwe maatregel, en wilt weten wat er verschilt. ```sh irma simulations list # runs, nieuwste eerst, met 'nog actueel?' irma simulations compare ``` De vergelijking rekent niet opnieuw: hij legt de twee opgeslagen uitkomsten naast elkaar. Je krijgt de percentielen van A en B met het verschil, welke risico's alleen in A of alleen in B meededen, welke risico's het meest verschoven, en een korte uitleg. Kijk eerst naar `sameSeed`, `sameIterations` en `sameScope`: verschillen de seed, het aantal iteraties of de selectie, dan komt een deel van het verschil daar vandaan en niet uit je register. Een nieuwe run met dezelfde seed maakt de uitkomst herhaalbaar: ```sh irma simulations run --iterations 10000 --seed 42 # droogloop: toont welke risico's meedoen irma simulations run --iterations 10000 --seed 42 --no-dry-run --yes ``` Risico's zonder financiële raming doen niet mee; de droogloop en de envelop (`completeness.excluded`) tellen ze apart. ## Wat veranderde er sinds de import **Via `/v1`** (gebruikerstoken). Je hebt je risicoregister uit Excel geïmporteerd en wilt weten wat er sindsdien is veranderd: voor een directiebeoordeling of omdat een auditor ernaar vraagt. ```sh irma risk-profile compare --from import irma risk-profile compare --from 2026-07-01 --to 2026-10-01 ``` Je krijgt de risico's die erbij kwamen, die verdwenen en die veranderden, met per veld de oude en nieuwe waarde. `--from import` is het moment van de eerste risico-import; is er nooit geïmporteerd, dan krijg je `422`. Een datum betekent het einde van die dag (UTC). Wil je weten wie een wijziging deed, vraag dan de historie van dat risico op: ```sh irma risks history ``` ## Een audit voorbereiden met een agent **Deels later.** Lezen werkt met `/v1`, ook de audit-checks; concepten terugschrijven in IRMA komt later. De audit-checks zijn vaste regels over je register (heeft elke maatregel een eigenaar, bewijs dat aan de norm voldoet, staat er een afwijking open) per maatregel, risico, eis en organisatie, met een volledigheidsscore waarvan de formule en de gewichten in het antwoord staan. Ze lezen alleen en slaan niets op, en vragen volledige leestoegang: ```sh irma audit summary # score, formule en telling per check (standaard iso27001-2022) irma audit checks --outcome fout # alleen wat faalt, per onderwerp ``` Een coding agent zoals Claude Code, met de [IRMA-skill](/irma-developers-agents), kan een interne audit voorbereiden: hij verzamelt de stand van zaken en schrijft een voorstel dat een mens beoordeelt. Een opdracht kan zo luiden: ```text Bereid de interne audit ISO 27001 voor. Begin met `irma context --json`. Haal de normdekking op met `irma compliance coverage ` en de audit-checks met `irma audit summary` en `irma audit checks --outcome fout,waarschuwing`, en zet de open eisen op een rij. Zoek bij elke open eis de bijbehorende risico's en hun historie. Schrijf een voorbereidingsnotitie met per eis: status, wat ontbreekt, en welke aanroep je gebruikte. Noem bij elk getal de herkomst (provenance) en zeg het als de leesscope beperkt is. Wijzig niets in IRMA. ``` Wat de agent doet, volgt de envelop: hij pagineert tot `nextOffset` leeg is, gebruikt `notIncluded` en `next` om door te vragen, en verzint geen cijfers die geen run of record opleverde. Het resultaat is een notitie voor de auditor of de CISO, geen wijziging in je registers. Zodra concepten via de API kunnen, zet de agent zijn voorstellen als concept klaar in IRMA. --- # IRMA: maatregelen en audit URL: https://docs.prudai.com/irma-maatregelen-audit/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-maatregelen-audit.md > Zo werk je in de IRMA-app met beheersmaatregelen en hun toetsing (opzet, bestaan, werking), normenkaders en de Verklaring van Toepasselijkheid, processen, documenten en bewijs, audits met de interne audit door IRMA, afwijkingen, verbeteringen, interne controle en doelstellingen. Deze pagina is voor iedereen die in de IRMA-app het ISMS inhoudelijk op orde brengt en houdt: CISO's, compliance-officers, kwaliteitsmanagers, auditors en eigenaren van maatregelen of processen. Je leest hoe je beheersmaatregelen toetst, hoe je normenkaders en de Verklaring van Toepasselijkheid bijhoudt, hoe je bewijs verzamelt en hoe audits verlopen. Nieuw in IRMA? Begin bij [IRMA: aan de slag](/irma): daar staat hoe je de app opent op [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma), hoe het menu werkt en hoe registers in het algemeen werken. Risico's, de heatmap en Monte Carlo staan op [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement). Rollen, modules en instellingen staan op [IRMA: beheer](/irma-beheer). > De IRMA-app is Nederlandstalig. Welke onderdelen je ziet, hangt af van de modules die voor je organisatie aanstaan, van je rol en van de ISMS-fase (**Opzetten** of **Onderhoud**). Zie je een knop niet, of meldt IRMA dat je er geen rechten voor hebt, vraag dan je beheerder. ## Waar je het vindt | Menu | Menu-items | Op deze pagina | |---|---|---| | **Risicomanagement** | **Beheersmaatregelen** | [Beheersmaatregelen](#beheersmaatregelen) | | **Normenkaders** | **Normenkaders** | [Normenkaders](#normenkaders), [Verklaring van Toepasselijkheid](#verklaring-van-toepasselijkheid-soa) | | **Processen** | **Processen** | [Processen en de proceseditor](#processen-en-de-proceseditor) | | **Documenten** | **Alle documenten**, **Bewijs**, **Documentinventaris**, **Jaarplanning**, **Classificaties**, **Publicatieoverzicht**, **Documentbeheer** | [Documenten en bewijs](#documenten-en-bewijs) | | **ISMS** | **Beleid** en de ISMS-onderdelen | [Beleidsdocumenten](#beleidsdocumenten) | | **Audit** | **Audits** | [Audits en CAPA](#audits-en-capa) | | **Registers** | **Afwijkingen**, **Verbeteringen** | [Afwijkingen en verbeteringen](#afwijkingen-en-verbeteringen) | | **Interne controle** | **Controlejaren**, **Controleplannen**, **Deelwaarnemingen**, **VIC-bevindingen** | [Interne controle](#interne-controle) | | **Doelen** | **Doelstellingen & meetprogramma**, **Context** | [Doelstellingen en context](#doelstellingen-en-context) | ## Beheersmaatregelen Open **Risicomanagement** → **Beheersmaatregelen**. Bovenaan zie je in één oogopslag waar je staat: - **Maatregelen**, **Geïmplementeerd** en **Gem. ingeschatte effectiviteit**. - **Volwassenheid maatregelen**: een cirkel met de verdeling over de implementatiestatus. Klik op een deel van de cirkel of op een status om alleen die maatregelen in het register te zien. - **Waar sta ik — toetsing van maatregelen**: hoeveel maatregelen per stadium getoetst zijn en voldoen. Daaronder staat het **Maatregelenregister**, gegroepeerd op **Herkomst**: eerst de maatregelen uit normenkaders zoals ISO 27001 of BIO, als laatste de maatregelen die je zelf hebt bedacht. Per maatregel zie je onder meer **Status**, **Ingeschatte effectiviteit**, **Bewijs**, **Toetsing** en **Eigenaar**. ### Filteren - **Status**: Geïmplementeerd, Gedeeltelijk, Gepland, Niet geïmplementeerd of Niet van toepassing. - **Bewijs**: bijvoorbeeld alleen maatregelen met verlopen bewijs of zonder bewijs. - **Toetsing**: kies per stadium, bijvoorbeeld **Werking: voldoet** of **Werking: nog te doen**. ### Een maatregel openen en bewerken Klik op een maatregel en kies **Openen**. Het venster **Maatregeldetails** toont: - **Deze maatregel voldoet aan**: de normeisen die de maatregel afdekt, elk met **Volledig afgedekt** of **Deels afgedekt**. Dit blok staat er alleen als de maatregel aan eisen gekoppeld is. - **Risico's, bewijs & normeisen**: de gekoppelde risico's, het gekoppelde bewijs en de normtekst van de afgedekte eisen. - **Implementatie (documenten)**: de beleidsdocumenten die de maatregel invullen. Zoek een document en klik op **Koppelen**. - **Toetsing (opzet · bestaan · werking)**: zie hieronder. Met **Bewerken** pas je de **Titel**, **Status**, **Ingeschatte effectiviteit** en **Eigenaar-afdeling** aan. Met **Verwijderen** haal je de maatregel weg. ### Ingeschatte effectiviteit en toetsing: twee verschillende dingen - **Ingeschatte effectiviteit** is je eigen inschatting, van 0 tot 100%, van hoe goed de maatregel het risico beperkt. Laat je hem leeg, dan staat er **Niet beoordeeld**. IRMA gebruikt het percentage voor het voorgestelde mitigatie-effect op gekoppelde risico's en in de directiebeoordeling. - **Toetsing** legt vast wat met bewijs is aangetoond, in drie stadia: **Opzet** (goed ontworpen), **Bestaan** (daadwerkelijk geïmplementeerd) en **Werking** (aantoonbaar effectief). Houd ze gescheiden. Een hoge inschatting zonder getoetste werking is een belofte, geen bewijs. Bij de interne audit telt een maatregel met actueel bewijs maar een inschatting onder 50% voor werking als deels. ### Toetsen: opzet, bestaan, werking 1. Open de maatregel en ga naar **Toetsing (opzet · bestaan · werking)**. 2. Klik bij een stadium op **Toetsen**. 3. Kies het **Oordeel**: **Niet getoetst**, **Voldoet**, **Voldoet deels** of **Voldoet niet**. 4. Schrijf een **Toelichting** en kies eventueel een **Audit-referentie**. 5. Sla op. Koppel daarna onder **Bewijs bij dit stadium** het bewijs met **Bewijsstuk koppelen…**. ![De toetsing van een beheersmaatregel: opzet en bestaan voldoen, werking is nog niet getoetst](/assets/screenshots/irma/maatregel-toetsing.png) ### Nieuwe maatregelen Een lijst maatregelen zet je met **Importeren** in het register, vanuit een Excel- of CSV-bestand. De stappen zijn dezelfde als bij [risico's importeren](/irma-risicomanagement#risicos-importeren-uit-excel-of-csv); verplicht is alleen de **Titel**. ## Normenkaders Open **Normenkaders**. Je ziet: - **Actieve normenkaders**: per kader hoeveel eisen gedekt, deels gedekt of open zijn, met een gereedheidspercentage. - **Conformiteit vergeleken**: alle kaders op één schaal van 0 tot 100%. - **AI-voorgestelde crosswalk-koppelingen**: voorstellen om een maatregel aan een eis te koppelen. Keur ze goed of wijs ze af. - **Eén maatregel, meerdere normenkaders tegelijk afgedekt**: welke maatregelen in meerdere kaders meetellen. - **Rode lijn — één onderwerp, meerdere normen**: onderwerpen die je één keer implementeert voor meerdere normen. ### Een normenkader openen Klik op een normenkader. In het venster zie je: - **Certificeringsgereedheid**: het percentage gedekte eisen, waarbij deels gedekt voor de helft telt. Dit is een inschatting van Prudai, geen garantie dat je voldoet of gecertificeerd raakt. - **Certificeringsstatus**: kies **Alleen volgen**, **Nastreven** of **Reeds behaald**. Heb je een norm al behaald, dan telt IRMA overlappende eisen in andere kaders als **Overgenomen**. - **Eisen**: elke eis met de **Bijdragende maatregelen**. - **Normtitels: Nederlands | English**: zet de eistitels in het Engels, bijvoorbeeld de Annex A-titels van ISO 27001. Heeft een eis geen Engelse titel, dan blijft hij Nederlands. De rest van het scherm blijft Nederlands. Je browser onthoudt de keuze. - **Verklaring van toepasselijkheid**: opent de SoA, gefilterd op dit kader. ## Verklaring van Toepasselijkheid (SoA) De Verklaring van Toepasselijkheid legt vast welke maatregelen van toepassing zijn, of ze zijn geïmplementeerd en waarom een maatregel is uitgesloten. Je opent haar via **Normenkaders** → **Verklaring van toepasselijkheid**, of vanuit het venster van één normenkader. 1. Kies bovenaan de **Norm**. 2. Bekijk de kaarten **Maatregelen**, **Van toepassing**, **Uitgesloten** en **Niet onderbouwd**. 3. Open een maatregel in de tabel. Schrijf bij **Onderbouwing (verhaal)** waarom hij van toepassing is, of waarom hij is uitgesloten. 4. Koppel onder **Gekoppelde risico's (onderbouwing)** de risico's die de maatregel nodig maken. Zo'n koppeling telt als onderbouwing. De regel is: elke maatregel die van toepassing is, noemt minstens één risico of een wettelijke of contractuele verplichting. Elke uitsluiting heeft een motivering. Zolang dat niet klopt, staat de maatregel bij **Niet onderbouwd**. ## Processen en de proceseditor Onder **Processen** leg je de belangrijkste processen van je organisatie vast: primair (waardecreatie) en secundair (ondersteunend). 1. Klik op **Proces toevoegen** en vul **Naam**, **Type**, **Status**, **Eigenaar** en eventueel een **Omschrijving** in. 2. Open het proces. In **Procesdetails** koppel je doelen, informatiesystemen, risico's en andere zaken, zoals een leverancier of contract. 3. Klik op **Flow-editor openen** om het proces te tekenen. > De proceseditor van IRMA is iets anders dan de [workflows](/research) in LEO. Hier teken je een bedrijfsproces; er wordt niets automatisch uitgevoerd. ### Tekenen in de flow-editor - Met **Stap toevoegen** zet je een stap neer. Kies het **Type**: **Start**, **Stap**, **Beslissing**, **Subproces** of **Einde**. Per stap vul je ook **Invoer**, **Uitvoer**, **Rol** en **Applicatie** in. - Sleep stappen om ze te verplaatsen. Verbind de aansluitpunten om de volgorde vast te leggen. - Kies bij **Richting** **Van links naar rechts** of **Van boven naar beneden**. De hele flow wordt direct opnieuw gerangschikt; posities die je met de hand hebt gesleept, gaan daarbij verloren. - **Herschik automatisch** zet alle stappen in overzichtelijke lagen in de gekozen richting. - Werkt een stap een ander proces uit? Koppel dat onder **Onderliggend proces** met **Proces koppelen** en open het met **Procesflow openen**. - Klik op een verbinding voor **Verbinding bewerken**. Geef een **Label** en beschrijf bij **Voorwaarde** wanneer die route wordt gevolgd, bijvoorbeeld "bij akkoord". Dit is een beschrijving, geen regel die IRMA uitvoert. - Onder **Koppelingen** hang je aan een stap de leverancier, het contract, het systeem, het risico of het document dat erbij hoort. ![De proceseditor van IRMA met Richting op Van links naar rechts: van de start via een beslissing met de routes bij akkoord en bij afwijzing naar de volgende stappen en het einde](/assets/screenshots/irma/proceseditor.png) De editor waarschuwt als stappen los staan zonder verbinding, of als de inrichting nog niet compleet is. ### Voorstellen en controlepunten - Met **Blinde vlekken analyseren** zoekt IRMA naar stappen waar een risico of maatregel lijkt te ontbreken. Voorstellen verschijnen per stap, met **Waarom** en **Bron**. Een voorstel wordt pas een echte koppeling als je het goedkeurt. - Klik op een stap en voeg met **Controlepunt toevoegen** een controlepunt toe, met de **Beheersmaatregel** die het toetst. Een controlepunt zonder maatregel is een **Blinde vlek**. Elk controlepunt krijgt een stoplicht: groen (werkt), oranje (aandacht), rood (faalt) of grijs (nog niet beoordeeld). De stoplichten volgen uit de [interne controle](#interne-controle). - Zijn er controlejaren, dan kies je bovenaan het **Controlejaar**. Met **VIC-rapport** download je het rapport van dit proces voor dat jaar. ## Documenten en bewijs Het menu **Documenten** bundelt alles wat je als gedocumenteerde informatie bijhoudt: | Menu-item | Wat het is | |---|---| | **Alle documenten** | Beleidsdocumenten, bewijs en het archief op één plek, te filteren op module. | | **Bewijs** | De bewijsrepository. Alleen zichtbaar in de ISMS-fase **Onderhoud**. | | **Documentinventaris** | Per document de status, eigenaar, zichtbaarheid, herzieningsfrequentie en bewaartermijn. | | **Jaarplanning** | De herzienings- en bewaarkalender. Alleen in de fase **Onderhoud**. | | **Classificaties** | Documentklassen met hun standaard herzienings- en bewaartermijn. Alleen in de fase **Opzetten**. | | **Publicatieoverzicht** | Documenten die naar buiten gaan, met een laatste review vóór publicatie. Alleen in de fase **Onderhoud**. | | **Documentbeheer** | Hoe je organisatie gedocumenteerde informatie beheerst. | Een beheerder kiest de ISMS-fase onder **Instellingen** → **Weergave** → **ISMS-fase**. Zonder beheerrechten zie je die keuze niet. Zie [De ISMS-fase](/irma#de-isms-fase). ### Beleidsdocumenten Beleid, procedures, templates en werkdocumenten staan onder **ISMS** → **Beleid**; dezelfde documenten zie je in **Alle documenten**. - Met **Document toevoegen** maak je een document aan, met onder meer **Documenttype**, **Versie**, **Eigenaar (rol)**, **Zichtbaarheid**, **Classificatie** en **Herzieningsdatum**. - Een document doorloopt de statussen **Concept**, **In uitvoering**, **Goedgekeurd**, **Vervangen** en **Archief**. De status wijzig je met de knoppen in het document; je ziet alleen de overgangen die zijn toegestaan. - Concepten en werkdocumenten zijn alleen zichtbaar voor wie documenten mag bewerken. - De inhoud schrijf je in de **In-app Markdown-editor**. Begin met **Nieuwe werkversie beginnen**; de gepubliceerde versie blijft geldig tot je publiceert. - Met **Publiceren** zet de aangewezen rol een versie live, met een **Handtekening**. De vorige versie wordt dan **Vervangen**. Kies **Markeren als herziening** als dit de periodieke herziening is; de termijn tot de volgende herziening gaat dan opnieuw lopen. - Onder **Versies vergelijken** zie je per regel wat er is gewijzigd. - **Beantwoordt normen** laat zien bij welke normeisen het document als antwoord dient. Wil je een beleidsstuk samen met de IRMA-assistent opstellen, dan kan dat ook in een concept naast de chat. Zo'n concept komt niet vanzelf in **Documenten**; dat vastleggen doe je zelf in de app. Zie [Concepten in IRMA](/concepten#concepten-in-irma). ### Bewijs verzamelen Open **Documenten** → **Bewijs**. De **Bewijsrepository** toont al je bewijsstukken met hun **Versheid**: **Actueel**, **Verloopt binnenkort**, **Verlopen** of **Geen einddatum**. 1. Klik op **Toevoegen**. Het venster **Bewijs toevoegen** opent. 2. Vul de **Titel** in, en eventueel een **Verwijzing / opslaglocatie**, **Verzameld op**, **Verloopt op** en de **Bewaartermijn (maanden)**. 3. Sla op en open het bewijsstuk. 4. Voeg onder **Bewijsdocumenten** het bewijs zelf toe met **Document toevoegen**: een verslag, schermafdruk, uitdraai of rapport. Toegestaan zijn PDF, afbeeldingen (PNG, JPEG, WebP of GIF), tekst, CSV, Word en Excel, tot 10 MB per bestand. PDF's, afbeeldingen en tekst bekijk je direct met **Bekijken** of **In nieuw tabblad**. Met **Downloaden** sla je een bestand op; elke download komt in de audittrail. In het venster van een bewijsstuk koppel je het ook aan beleidsdocumenten en normen. Zo gebruik je één bewijsstuk voor meerdere normen. In de lijst zie je in de kolom **Documenten** hoeveel bestanden er aan elk bewijsstuk hangen. Bewijs koppel je aan een maatregel vanuit de toetsing van die maatregel, met **Bewijsstuk koppelen…**. ## Audits en CAPA Open **Audit** → **Audits**. De pagina **Audits & CAPA** toont: - **Programma**: hoeveel audits er dit jaar zijn, hoeveel zijn afgerond en hoeveel bevindingen openstaan. - **Auditprogramma**: alle audits. Open een audit voor de scope, periode en bevindingen. - **Bevindingen & CAPA**: elke afwijking als kaart in de fasen **Geïdentificeerd**, **Oorzaakanalyse**, **Maatregel gepland**, **In uitvoering**, **Effectiviteitstoets** en **Gesloten**. Sleep een kaart om de fase te wijzigen. - **Lijst bevindingen**: alle bevindingen over alle audits. Open een bevinding om er iets mee te doen: - **Document koppelen**: hang een document aan de bevinding. - **Verbetering starten**: zet het verbeterpunt in het verbeteringenregister, gekoppeld aan de bevinding. - **Taak aanmaken**: maak een taak met een deadline en koppel de objecten die hij raakt, zoals een proces, risico of maatregel. Die objecten tonen de taak dan onder hun openstaande acties. ### Interne audit door IRMA Op de pagina **Audits & CAPA** staat de kaart **Interne audit door IRMA**. Daarmee laat je IRMA in één keer een interne audit doen. 1. Klik op **Interne audit uitvoeren**. De knop toont **Audit loopt…** zolang IRMA bezig is. 2. IRMA loopt alle maatregelen langs die aan ISO/IEC 27001:2022 hangen. Per maatregel beoordeelt IRMA de opzet (het beleidsdocument), het bestaan (de implementatie) en de werking (het bewijs over de periode). 3. Wat niet klopt, wordt een bevinding: een **Afwijking** in de CAPA-pijplijn of een **Verbeterpunt** in het verbeteringenregister, telkens met een taak voor de eigenaar. De kaart toont daarna **Gereedheid**, het aantal **Afwijkingen** en **Verbeterpunten** en de **Eisen zonder maatregel**, plus risico's zonder maatregel. Onder **Bevindingen** klik je door met **Naar de CAPA-pijplijn**, **Naar verbeteringen**, **Naar de taak** of **Naar de maatregel**. ![De kaart Interne audit door IRMA na een afgeronde audit, met gereedheid, afwijkingen, verbeterpunten en bevindingen](/assets/screenshots/irma/interne-audit-kaart.png) Goed om te weten: - Het oordeel volgt uit vaste regels op wat er in je registers staat. Er zit geen taalmodel in. - De audit schrijft echt in je registers: een audit, bevindingen, afwijkingen, verbeteringen en taken. - Alleen wie audits mag bewerken, kan de interne audit starten. - Staat leestoegang per afdeling aan, dan is de interne audit alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen. ## Afwijkingen en verbeteringen Onder **Registers** staan twee registers die bij de audit horen: - **Afwijkingen** (het **Afwijkingenregister**): nonconformiteiten en hun corrigerende maatregelen. De behandeling loopt via de CAPA-pijplijn op **Audits & CAPA**. - **Verbeteringen** (het **Verbeteringenregister**): verbeterkansen uit audits, directiebeoordelingen en suggesties. Met **Verbetering toevoegen** leg je er zelf een vast. ## Interne controle Staat de module aan voor je organisatie, dan vind je onder **Interne controle** de verbijzonderde interne controle (in de app afgekort als VIC): | Menu-item | Wat je er doet | |---|---| | **Controlejaren** | Controlejaren beheren. Een afgesloten jaar blijft raadpleegbaar. | | **Controleplannen** | De steekproefplanning per controlejaar: omvang, methode en voortgang. | | **Deelwaarnemingen** | Waarnemingen registreren per maatregel, stadium en controlejaar. Het stoplicht volgt vanzelf. | | **VIC-bevindingen** | Bevindingen vastleggen, een actie uitzetten en reacties bijhouden, met een logboek per bevinding. | De stoplichten zie je terug in de [proceseditor](#voorstellen-en-controlepunten). ## Doelstellingen en context Onder **Doelen** leg je de basis van je ISMS vast: - **Doelstellingen & meetprogramma**: je informatiebeveiligingsdoelstellingen met eigenaar, doelwaarde en voortgang. Met **Doelstelling toevoegen** maak je er een; met **Metriek toevoegen** koppel je meetbare metrieken. Je ziet per doelstelling of hij **Behaald**, **Op koers** of **Achter** is. - **Context**: de interne en externe vraagstukken van je organisatie. Met **Vraagstuk toevoegen (4.1)** leg je er een vast, met soort, relevantie, implicatie en eigenaar. ## Verder lezen - [IRMA: aan de slag](/irma): de app openen, het menu, de ISMS-fase en registers in het algemeen. - [IRMA: risicomanagement](/irma-risicomanagement): risico's, heatmap, Monte Carlo en rapporten. - [IRMA: beheer](/irma-beheer): rollen, modules, audittrail en instellingen. - [Concepten in IRMA](/concepten#concepten-in-irma): beleid samen met de assistent opstellen. --- # IRMA: risicomanagement URL: https://docs.prudai.com/irma-risicomanagement/ Markdown: https://docs.prudai.com/irma-risicomanagement.md > Zo werk je in de IRMA-app met risico's: het risicoregister, tags, kans en impact, risicobereidheid, mitigatie, herbeoordelen, de assessment-uitvraag, Analyse & heatmap, de risicomatrix, Monte Carlo / VaR, rapporten, het dashboard Impact en beheersing en importeren uit Excel of CSV. Deze pagina is voor iedereen die in de IRMA-app risico's vastlegt, beoordeelt of rapporteert: risicomanagers, CISO's, risico-eigenaren en managers. Je leest hoe het risicoregister werkt en hoe je van een losse risicolijst naar een onderbouwd risicobeeld komt. Nieuw in IRMA? Begin bij [IRMA: aan de slag](/irma): daar staat hoe je de app opent op [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma), hoe het menu werkt en hoe registers in het algemeen werken. Beheersmaatregelen, normenkaders en audits staan op [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit). Instellingen zoals risicogebieden, risicotags en kans- en gevolgklassen staan op [IRMA: beheer](/irma-beheer). > De IRMA-app is Nederlandstalig. Welke onderdelen je ziet, hangt af van de modules die voor je organisatie aanstaan en van je rol. Zie je een knop niet, of meldt IRMA dat je er geen rechten voor hebt, vraag dan je beheerder. ## Waar je het vindt Alles over risico's staat in het menu onder **Risicomanagement**: | Menu-item | Wat je er doet | |---|---| | **Risico's** | Het risicoregister: risico's vastleggen, filteren en openen. | | **Beheersmaatregelen** | De maatregelen die je risico's verlagen. Zie [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit). | | **Analyse & heatmap** | Het actuele risicobeeld als heatmap, plus de ontwikkeling over tijd. | | **Risicomatrix** | Risicogebieden tegen risicocategorieën, met per cel het aantal risico's. | | **Monte Carlo / VaR** | Een simulatie van de jaarlijkse schade over je financieel geraamde risico's. | | **Rapporten** | Printklare rapporten, zoals het risicoprofiel. | | **Assessment-uitvraag** | Risico's laten beoordelen door eigenaren of een groep, per e-mail. | Bovenaan het menu, direct onder **Overzicht**, staat daarnaast **Impact en beheersing**: een dashboard dat je systemen afzet tegen je normenkader. Zie [Het dashboard Impact en beheersing](#het-dashboard-impact-en-beheersing). ## Het risicoregister Open **Risicomanagement** → **Risico's**. Zijn er risico's die aandacht nodig hebben, dan meldt IRMA dat boven het register. In de lijst krijgen die risico's een label: - **Te beoordelen**: er is nog geen behandeling gekozen. - **Te herbeoordelen**: de herzieningstermijn is verstreken. ![Het risicoregister in IRMA, gefilterd op tags, met per risico de tags, kans, impact, behandeling en risicobereidheid](/assets/screenshots/irma/risicoregister.png) ### Filteren en zoeken Boven het register staan de filters. Ze werken samen: een risico moet aan alle gekozen filters voldoen. - **Zoeken**: op titel of omschrijving. - **Niveau**: strategisch, tactisch, operationeel of niet geclassificeerd. - **Gebied** en **Categorie**: de risicotaxonomie van je organisatie. - **Tags**: kies één of meer tags. Een risico doet mee zodra het één van de gekozen tags heeft. Dit filter verschijnt zodra je organisatie tags heeft. - **Behandeling**: Open, Mitigeren, Accepteren, Vermijden of Overdragen. - **Binnen ISMS**: Ja of Nee. - **Gekoppeld aan afdeling/project**: verschijnt zodra er afdelingen of projecten zijn. - **Mijn risico's**: alleen de risico's waarvan jij de eigenaar bent. Onder de filters zie je hoeveel risico's overblijven. Met **Filters wissen** begin je opnieuw. ### Kolommen, sorteren en exporteren - Met **Kolommen** kies je welke kolommen je ziet, bijvoorbeeld **Tags**, **Eigenaar**, **Kans per jaar** of **Financieel gevolg (€)**. De keuze wordt op dit apparaat onthouden. - Klik op een kolomkop om te sorteren. Sleep een kolomkop om de volgorde te wijzigen. - Met **Exporteren** zet je het register in **Excel (.xlsx)** of **CSV (.csv)**. De export neemt de kolommen en rijen mee die je op dat moment ziet, dus ook je filters. Hoe exporteren in alle registers werkt, staat bij [Werken met registers](/irma#werken-met-registers). Klik op een risico en kies **Openen** om de risicopagina te openen. ## Een risico toevoegen 1. Klik in het register op **Risico toevoegen**. Het formulier **Nieuw risico** opent. 2. Vul de **Titel** in. Die is verplicht. Een **Omschrijving** helpt je collega's. 3. Kies **Kans (1–5)** en **Impact (1–5)**. Onder elke keuze staat wat die klasse bij jouw organisatie betekent. 4. Vul aan wat je al weet: **Risiconiveau**, **Risicogebied**, **Risicocategorie**, **Eigenaar-afdeling** en **Tags**. 5. Laat **Binnen ISMS-scope** aan voor een informatiebeveiligingsrisico. Zet het uit voor een breder bedrijfsrisico dat buiten het ISMS valt. 6. Wil je het risico laten meetellen in de Monte Carlo-simulatie? Vul dan onder **Financiële impact (VaR)** de schade in. Zie [Monte Carlo / VaR](#monte-carlo--var). 7. Klik op **Opslaan**. De risicopagina van het nieuwe risico opent. Onderaan het formulier zie je direct **Binnen de acceptatiecriteria** of **Buiten de acceptatiecriteria**. Ligt het risico erbuiten, dan koppel je later beheersmaatregelen om het netto risico te verlagen. ### Referentiebeeld kans en impact Twijfel je tussen kans 3 en 4? Klik bij de kans- en impactkeuze op **Referentiebeeld kans en impact**. Je ziet dan de klassen van je eigen organisatie: - **Kansklassen**: per klasse een omschrijving en de **Kans per jaar**. - **Gevolgklassen (impact)**: per klasse wat die betekent op elke gevolg-as van je organisatie, zoals financieel gevolg of reputatieschade. Met **Referentiebeeld verbergen** klap je het weer in. Heeft je organisatie nog geen eigen klassen ingesteld, dan zie je de standaardschaal van 1 (laagst) tot 5 (hoogst). Een beheerder stelt de klassen in onder **Beheer** → **Kansen en gevolgen**. Zie [IRMA: beheer](/irma-beheer#waar-je-beheert). ### Gevolg-assen Werkt je organisatie met gevolg-assen, zoals financieel gevolg of reputatieschade? Dan scoor je per as een niveau van 1 tot 5 of **N.v.t.**. IRMA berekent de impact dan uit die scores; je ziet dat als **Impact (berekend)**. ## De risicopagina Bovenaan de risicopagina staan de titel, de omschrijving en de tags, met drie knoppen: **Herbeoordelen**, **Bewerken** en **Verwijderen**. Daaronder volgen blokken die je open- en dichtklapt. De belangrijkste: | Blok | Wat je er ziet of doet | |---|---| | **Netto restrisico** | Een balk van bruto naar netto, met de **Restrisicoklasse** en het oordeel over de risicobereidheid. Klik op de balk om naar de gekoppelde maatregelen te springen. | | **Gekoppelde beheersmaatregelen** | Koppel met **Beheersmaatregel koppelen** de maatregelen die dit risico verlagen. Verdeel met **Aandeel** hoeveel elke maatregel bijdraagt. | | **Gecombineerde mitigatie-inschatting** | Eén inschatting voor alle gekoppelde maatregelen samen. Zie [Mitigatie: bruto naar netto](#mitigatie-bruto-naar-netto). | | **ERM-classificatie** | **Risiconiveau**, **Binnen ISMS-scope**, **Risicogebied**, **Risicocategorie** en **Eigenaar-afdeling**. | | **Kans** | De **Kansklasse (1–5)** en een exacte **Jaarkans (%)**. **Kans opslaan** legt een herbeoordelingsmoment vast. | | **Financiële impact (VaR)** | Minimale, verwachte en maximale schade en de kans per jaar, voor de simulatie. | | **Gekoppelde doelen en processen** | Organisatiedoelen en processen waar dit risico bij hoort. | | **Eigenaarschap & context** | De afdelingen en projecten waar het risico speelt. | | **Beleid & normen** | Beleidsdocumenten en normen waar het risico uit voortkomt. | | **Mutatiehistorie** en **Herbeoordelingshistorie** | Wat er wanneer veranderde. | | **Behandeling & risicobereidheid** | De behandeling, de risicobereidheid en de status. | ![Een risicopagina in IRMA met tags en het netto restrisico: de balk van bruto naar netto en het oordeel over de risicobereidheid](/assets/screenshots/irma/risicopagina-netto.png) Met **Bewerken** pas je de titel, omschrijving, kans, impact en **Behandeling** aan. Bij **Risiconiveau** doet IRMA soms een suggestie: een risico dat aan een organisatiedoel hangt, is kandidaat-strategisch; een risico dat aan een proces hangt, kandidaat-tactisch. Met **Suggestie overnemen** neem je hem over. Je eigen keuze wint altijd. ### Tags Met tags groepeer je risico's dwars door gebied en categorie heen, bijvoorbeeld per project of per thema. Een risico kan meerdere tags hebben. - Klik in de kop van de risicopagina op **Tags toevoegen** of **Tags bewerken**. - Typ in het tagveld. Onder **Voorgestelde tags** kies je een bestaande tag met Enter. - Bestaat de tag nog niet, kies dan **Nieuwe tag „…” aanmaken**. - Klik op een tag in de kop om alle risico's met die tag in het register te zien. Tags gebruik je ook om risico's te kiezen in Monte Carlo, bij rapporten en in de assessment-uitvraag. Het register heeft een kolom **Tags**; zet hem aan via **Kolommen**. Staat de kolom aan, dan gaat hij ook mee in de export. Hernoemen, de volgorde wijzigen of op inactief zetten doe je onder **Instellingen** → **Risicotags**. De link **Tags beheren** bij het tagveld opent die pagina in een nieuw tabblad, zodat je formulier blijft staan. Een inactieve tag blijft staan bij de risico's die hem al hebben, maar wordt niet meer voorgesteld. Typ je de exacte naam, dan zie je hem in de voorstellen met **(inactief)** erachter. Zie [Risicotags](/irma-beheer#risicotags). ### Risicobereidheid De risicobereidheid zegt hoeveel restrisico je bij dit risico accepteert. Er zijn vier standen: - **Weinig risico**: snel ingrijpen. - **Beperkt risico** - **Aanzienlijk risico** - **Veel risico** IRMA toont de bereidheid met balkjes in een neutrale kleur: meer balkjes is meer geaccepteerd risico. Alleen het oordeel krijgt kleur: **Binnen risicobereidheid**, of **Actie vereist** als het netto risico erboven ligt. Heb je een hoger restrisico formeel geaccepteerd, dan staat er **Geaccepteerd**. Een nieuw risico krijgt de bereidheid **Beperkt risico**. Een andere bereidheid geef je mee via [Importeren](#risicos-importeren-uit-excel-of-csv), in de kolom **Risicobereidheid**. Let op: die kolom accepteert alleen vaste waarden; zie [Waarden voor Behandeling en Risicobereidheid](#waarden-voor-behandeling-en-risicobereidheid). ### Mitigatie: bruto naar netto Het **bruto** risico is kans × impact zonder maatregelen. Het **netto** risico is wat overblijft na je beheersmaatregelen. 1. Koppel onder **Gekoppelde beheersmaatregelen** de maatregelen die het risico verlagen. 2. Kies onder **Gecombineerde mitigatie-inschatting** bij **Kans verlagen met** en **Impact verlagen met** hoeveel klassen de maatregelen samen schelen, bijvoorbeeld **−1 klasse**. −1 bij kans betekent: de kans gaat één klasse omlaag, van 4 naar 3. 3. Schrijf bij **Onderbouwing** waarom. Onderbouw de werking van alle gekoppelde maatregelen samen, niet per maatregel. Blijft het netto risico boven de acceptatiewaarde, dan zie je **Onvoldoende gemitigeerd — actie vereist**. Koppel dan extra maatregelen of stel de inschatting bij. Blijkt bij een audit dat een gekoppelde maatregel niet werkt, dan stelt IRMA op de risicopagina een herrekening voor. Niets verandert vanzelf: jij kiest **Herrekening toepassen**. ### Herbeoordelen Heeft een risico zich voorgedaan, of is de herzieningstermijn verstreken? Klik dan op **Herbeoordelen**. 1. Vul **Nieuwe kans (1–5)** en **Nieuwe impact (1–5)** in. 2. Wil je ook de mitigatie bijstellen, open dan **Geavanceerd: mitigatie-inschatting**. 3. Beschrijf bij **Aanleiding / onderbouwing** wat er gebeurde. 4. Kies wanneer de **Volgende herbeoordeling** is en klik op **Herbeoordeling vastleggen**. De vorige waarden blijven bewaard in de **Herbeoordelingshistorie**. ### Een risico verwijderen Klik op **Verwijderen** en bevestig. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt; er is geen prullenbak. Een verwijderd risico verdwijnt uit het register, de matrix, zoeken, exports, rapporten, de directiebeoordeling, de interne audit en nieuwe of lopende assessments en simulaties. Twee uitzonderingen houden de historie eerlijk: - Een **afgesloten** assessment toont het risico nog zoals het was, met het label **Verwijderd**. - Een eerder afgeronde Monte Carlo-simulatie laat het risico weg uit de gevoeligheidsanalyse, maar de uitkomsten rekenen er nog mee. Dat staat erbij. Start een nieuwe simulatie voor uitkomsten zonder het verwijderde risico. ## Assessment-uitvraag Met een assessment-uitvraag laat je risico's beoordelen door de mensen die ze kennen. Zij krijgen een e-mail met een persoonlijke link; een account in IRMA is daarvoor niet nodig. Er zijn twee soorten: - **Eigenaar-uitvraag**: elke risico-eigenaar bevestigt of wijzigt zijn eigen risico's en kan nieuwe risico's melden. - **Groepsassessment**: meerdere deelnemers scoren dezelfde set risico's op kans en gevolg. Je ziet daarna de spreiding en hoe eensgezind de groep is. ### Een campagne opzetten 1. Ga naar **Risicomanagement** → **Assessment-uitvraag** en klik op **Nieuwe campagne**. 2. **Basis**: kies de **Soort uitvraag**, een **Naam**, een **Omschrijving** (die komt in de mail) en de **Antwoord-deadline**. De soort ligt vast na aanmaken. 3. **Scope**: beperk de risico's op **Afdelingen**, **Risicogebied** of **Tags**. Niets of alles aangevinkt betekent: alle risico's. 4. **Risico's**: vink uit welke risico's niet meedoen. 5. **Gevolgtypen** (alleen groepsassessment): kies welke gevolg-assen de deelnemers scoren. Standaard is dat alleen het financiële gevolg. 6. **Weergave**: kies bij **Weergave voor de respondent** of respondenten de huidige waarden van het risico zien, of blanco scoren zonder voorkennis. Kies je bij een nieuw groepsassessment twee of meer afdelingen, dan maak je hier met **Eén campagne per afdeling aanmaken** per afdeling een eigen campagne, met eigen risico's en deelnemers. Na versturen liggen de scope en de gevolgtypen vast. ### Versturen - **Eigenaar-uitvraag**: open **Versturen** en kies de **Verzendmodus**. **Per eigenaar** stuurt elke eigenaar één mail met zijn risicolijst. **Per afdeling** stuurt één uitvraag naar de afdelingsmanager; naam en adres komen uit het afdelingenregister. Vul ontbrekende e-mailadressen aan, eventueel met **Kies uit personenregister…**. - **Groepsassessment**: voeg onder **Deelnemers** de mensen toe, bijvoorbeeld uit het **Personenregister**. Klik op **Controleren**. Je ziet dan per ontvanger het adres en de risico's. Pas daarna klik je op **Definitief versturen**. Wie geen e-mailadres heeft, krijgt geen mail. ### Wat de respondent ziet Via de link opent de respondent de pagina **Risico-assessment** (eigenaar-uitvraag) of **Groepsassessment**. Bovenaan wisselt hij met **Nederlands | English** van taal; ingevulde antwoorden blijven staan. Bedragen en datums blijven in Nederlandse notatie. - In een eigenaar-uitvraag kiest hij per risico **Bevestigen — klopt nog** of **Wijzigen — risico is gemuteerd**, met een nieuwe kans en impact. Onder **Nieuw risico melden** meldt hij een risico dat nog ontbreekt. - In een groepsassessment scoort hij elk risico op kans en op de gevolg-dimensies. Heeft hij geen oordeel over een risico, dan laat hij het leeg. Onderaan kan hij nieuwe risico's aandragen. - Hij verstuurt alles in één keer. Daarna kan hij niets meer wijzigen. Na de deadline of als je de campagne sluit, is de link gesloten. ### Opvolgen en beoordelen Open een campagne om de voortgang te zien. - **Herinnering sturen** mailt iedereen die nog niet klaar is een verse link. Wil je één persoon opnieuw benaderen, gebruik dan **Opnieuw sturen** bij die deelnemer. - In een eigenaar-uitvraag staan de antwoorden onder **Te beoordelen voorstellen**. Kies **Accepteren** of **Afwijzen**. Accepteren legt de nieuwe kans en impact vast als herbeoordeling. Gemelde nieuwe risico's accepteer je ook zo; dan komen ze in het register. - In een groepsassessment zie je onder **Spreiding & consensus** per risico het gemiddelde, de mediaan en de spreiding. Klik op **Beoordelen** en schuif per dimensie de definitieve waarde. Met **Akkoord** leg je die vast in het register. - Scoorde niemand de kans, dan blijft die ongewijzigd. Wil je hem toch bijstellen, klik dan op **Kans zelf vaststellen**. Met **Toch ongewijzigd laten** zet je de schuif weer uit. Klaar? Klik op **Campagne sluiten**. ## Analyse & heatmap **Analyse & heatmap** toont het actuele risicobeeld. De filters zijn dezelfde als in het register, dus je kunt bijvoorbeeld alleen de risico's met één tag bekijken. - De heatmap **Risicomatrix (5×5)** zet kans tegen impact. Wissel tussen **Bruto** en **Netto**. Klik op een cel om de risico's in dat vak te zien. - Daarnaast zie je of risico's de risicobereidheid overschrijden, de **Risico's per categorie** en de **Behandelmix**. - Met **Historie vergelijken** bekijk je het risicobeeld op een gekozen **Peildatum**. Met **Moment toevoegen** zet je tot drie momenten naast elkaar. ## Risicomatrix De **Risicomatrix** zet je risicogebieden tegen je risicocategorieën. Per cel zie je het aantal risico's; de kleur volgt de zwaarste bruto-score in die cel. Klik op een cel om het register te openen, gefilterd op dat gebied en die categorie. De matrix vult zich zodra risico's een gebied en categorie hebben. Risico's zonder beide tellen als **Niet geclassificeerd**. Gebieden en categorieën beheert een beheerder; zie [Risicotaxonomie](/irma-beheer#risicotaxonomie). ## Monte Carlo / VaR Met **Monte Carlo / VaR** simuleer je de jaarlijkse schade over je risico's met een financiële raming. Het resultaat is een Value-at-Risk: met 90% zekerheid blijft de totale jaarschade onder dat bedrag. ### Een simulatie starten 1. Zorg dat je risico's een financiële raming hebben: op de risicopagina onder **Financiële impact (VaR)**, met een verwacht bedrag of met zowel een minimum als een maximum. Zonder raming doet een risico niet mee. 2. Klik op **Nieuwe simulatie**. 3. Kies onder **Scope** welke risico's meedoen: op **Risiconiveau**, **Risicogebied**, **Risicocategorie**, **Tags** of **Afdelingen**. 4. Onder **Risico's in deze selectie** zie je vooraf welke risico's **Meegenomen** en welke **Uitgesloten** worden, en waarom. 5. Kies eventueel het aantal **Iteraties** (standaard 10.000) en een **Seed**. Dezelfde seed geeft precies dezelfde uitkomst. 6. Klik op **Simulatie starten**. ![Het venster Nieuwe simulatie met de scopekeuzes en per risico of het wordt meegenomen of uitgesloten](/assets/screenshots/irma/monte-carlo-selectie.png) ### Het resultaat lezen - **Value-at-Risk (P90)**: het kerngetal. - **Percentielen (jaarschade)** en het **Gemiddelde**. - Een histogram met de verdeling van de gesimuleerde jaarschade. - **Gevoeligheidsanalyse**: het aandeel per risico in de totale verwachte jaarschade. De pagina toont standaard de laatste afgeronde simulatie. Eerdere runs staan in de **Runhistorie**. Kijk je naar een oudere run, dan brengt **Laatste afgeronde simulatie tonen** je terug. ## Rapporten Onder **Rapporten** → **Genereren** maak je een printklaar rapport. 1. Kies het **Rapporttype**: **Risicoprofiel**, **Verklaring van Toepasselijkheid (SoA)**, **Maatregelstatus** of **Auditresultaat**. 2. Voor het risicoprofiel beperk je de **Scope** op risiconiveau, risicogebied, afdelingen of **Tags**. 3. Kies onder **Uitvoer** eventueel een **Rapportsjabloon** en het **Formaat**: **PDF**, **Word (docx)**, **Excel (xlsx)** of **Markdown (direct in de browser)**. 4. Bij Markdown klik je op **Rapport genereren**. Je ziet een voorbeeld dat je met **Afdrukken / PDF** afdrukt of met **Download .md** opslaat. 5. Bij PDF, Word of Excel klik je op **Rapport genereren (server-side)**. Het rapport verschijnt onder **Eerdere rapporten**; daar download je het. Via de andere tabbladen richt je rapportage verder in: **Sjablonen** (rapporten opbouwen uit blokken), **Huisstijl** (het logo op elk rapport), **KPI's** en **Dashboards** per rol. ## Het dashboard Impact en beheersing Klik in het menu op **Impact en beheersing**, direct onder **Overzicht**. Het dashboard **Bedrijfsimpact en beheersing** beantwoordt twee vragen: welke systemen zijn belangrijk voor je bedrijfsdoelen, en hoe goed zijn ze beheerst volgens je normenkader? Wat belangrijk is en niet op orde, pak je eerst op. Zo vul je het dashboard: 1. Leg je systemen vast onder **Registers** → **Informatiesystemen**. 2. Kies bij een systeem **Bewerken**. In het formulier staat het blok **Impact op bedrijfsdoelen**, met vier dimensies: **Financieel**, **Operationeel**, **Klant** en **Reputatie**. Kies per dimensie **Laag**, **Midden** of **Hoog**, of laat **Nog niet ingeschat** staan. Vul in wat je weet; de rest kan later. In het register toont de kolom **Bedrijfsimpact** de hoogste ingeschatte impact van elk systeem. 3. Open het systeem en koppel onder **Maatregelen op dit systeem** met **Maatregel koppelen…** de beheersmaatregelen die ervoor gelden. Met **Naar impact en beheersing** ga je vanuit het systeem naar het dashboard. 4. Koppel processen aan organisatiedoelen en systemen aan processen. 5. Zorg dat je maatregelen aan de eisen van het normenkader gekoppeld zijn. Die koppelingen maak je niet met de hand: ze komen uit de crosswalk. Staan er op **Normenkaders** voorstellen onder **AI-voorgestelde crosswalk-koppelingen**, keur ze dan goed of wijs ze af. Heeft een maatregel koppelingen, dan zie je die bij de maatregel onder **Deze maatregel voldoet aan**; zonder koppeling staat dat blok er niet. Zie [Normenkaders](/irma-maatregelen-audit#normenkaders). 6. Kies bovenaan het dashboard het **Normenkader**. Is er nog geen systeem met zowel een impact als een beheersing, dan opent het dashboard met **Zo vul je dit dashboard**. Daarna laat het blok **Nog aan te vullen** zien welke stappen nog open staan. Wat je ziet: - Vier kerncijfers: **Totaalscore**, **Impact op bedrijfsdoelen**, **Mate van beheersing** en **Eerst oppakken**. - **De impact voor het bedrijf**: de keten van organisatiedoelen via bedrijfsprocessen naar de kritieke systemen. - **Risicoprofiel**: elk systeem op impact en mate van beheersing. Rechtsboven staan de systemen die belangrijk zijn en niet op orde. - **Mate van beheersing**: per domein van het normenkader hoe goed de eisen geregeld zijn. - **Systemen en hun impact**: een tabel op prioriteit. Open een systeem voor de zwakste eisen per domein. Met **Impact en maatregelen aanpassen** ga je naar dat systeem in **Informatiesystemen**. Onder **Hoe rekenen we?** staat precies hoe de vier scores tot stand komen. ## Risico's importeren uit Excel of CSV Heb je al een risicolijst in Excel? Dan hoef je niet alles over te typen. 1. Klik in het risicoregister op **Importeren**. De importwizard opent met **Risico's** al gekozen. 2. Kies bij **Bestand (Excel of CSV)** je bestand. Je kunt ook gegevens plakken, bijvoorbeeld cellen die je in Excel hebt gekopieerd. 3. IRMA herkent zelf het **Tabblad**, het **Scheidingsteken** en de **Rij met kolomkoppen**. Onder **Zo leest IRMA je bestand** zie je een voorbeeld. Klopt het niet, pas het dan aan. 4. Koppel bij **Kolommen koppelen** elk veld aan een kolom uit je bestand. Verplicht zijn **Titel**, **Inherente kans (1–5)** en **Inherente impact (1–5)**. Optioneel zijn **Omschrijving**, **Categorie**, **Behandeling** en **Risicobereidheid**. 5. Bij **Validatie** zie je per rij of hij **Geldig** is of een **Fout** bevat. Er is dan nog niets opgeslagen. 6. Klik op **Importeer … geldige rijen**. Rijen met fouten worden overgeslagen. Een oud Excel-bestand (.xls) of een werkmap met een wachtwoord kan IRMA niet lezen. Sla het in Excel op als .xlsx zonder wachtwoord, of als CSV. ### Waarden voor Behandeling en Risicobereidheid De kolommen **Behandeling** en **Risicobereidheid** accepteren alleen deze waarden. Hoofdletters maken niet uit. | Kolom | Zet in je bestand | Wordt in IRMA | |---|---|---| | **Behandeling** | `open`, `mitigate`, `accept`, `avoid`, `transfer` | **Open**, **Mitigeren**, **Accepteren**, **Vermijden**, **Overdragen** | | **Risicobereidheid** | `low`, `medium`, `high`, `critical` | **Weinig risico**, **Beperkt risico**, **Aanzienlijk risico**, **Veel risico** | Een lege cel wordt **Open** bij **Behandeling** en **Beperkt risico** bij **Risicobereidheid**. Een Nederlandse benaming zoals "Mitigeren" of "Weinig risico" geeft bij **Validatie** een **Fout**; de melding noemt de toegestane waarden. ## Leestoegang per afdeling Na afstemming binnen je organisatie kan een beheerder instellen dat medewerkers alleen de gegevens van hun eigen afdeling en de onderliggende afdelingen lezen. Dat geldt niet alleen voor risico's, maar ook voor onder meer beheersmaatregelen en taken. Registers tonen dan hoeveel items je ziet van het totaal. Overzichten over de hele organisatie, zoals het dashboard **Impact en beheersing**, Monte Carlo en rapporten, zijn dan alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen. Anderen zien dan **Dit overzicht is alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen…**. Zie [Leestoegang per afdeling](/irma-beheer#leestoegang-per-afdeling). ## Verder lezen - [IRMA: aan de slag](/irma): de app openen, het menu en registers in het algemeen. - [IRMA: maatregelen en audit](/irma-maatregelen-audit): beheersmaatregelen, normenkaders, de SoA, processen, bewijs en audits. - [IRMA: beheer](/irma-beheer): rollen, taxonomie, risicotags, klassen en modules. - [Werken met de IRMA-assistent](/irma#werken-met-de-irma-assistent): risico's bespreken met de assistent, die meeleest in je registers. --- # Taken URL: https://docs.prudai.com/kanban/ Markdown: https://docs.prudai.com/kanban.md > In elk dossier zit een takenbord (kanban-stijl) om werk te plannen en op te volgen: kolommen, taken met deadline, prioriteit en verantwoordelijke, en taken in de chat. Dit onderdeel heette eerder 'Kanban'. In elk dossier zit een takenbord (kanban-stijl) om werk te plannen en op te volgen. Wie doet de conclusie, wanneer moet het deskundigenbericht binnen zijn? Zet de processtappen als taken in je dossier, met deadline, prioriteit en verantwoordelijke, en niemand op de zaak mist nog een termijn. Dit onderdeel heette eerder "Kanban"; in de applicatie zie je nu **Taken**. ![Het takenbord in het segment Taken van een dossier, met taken in de kolommen Te doen, Bezig en Klaar](/assets/screenshots/leo/task_board_in_dossier.png) > LEO en LEO Fiscaal noemen de werkplek waar dit bord in zit een **dossier**; VERA, ZIA, BEVER en IRMA noemen hem een **project**, MAIA (op aanvraag) een **map**. Zie [Projecten](/projects). ## Waar je het bord opent Het bord is geen aparte pagina. Het is het segment **Taken** in de weergave-pil van een dossier. Klik op dat segment en het bord verschijnt in dezelfde pagina. Er zijn nog twee snelle ingangen: - in de dossierlijst in **Mijn werk** kies je in het **⋯**-menu van een rij **Taken**: het bord opent dan als kaart in de chat van dat dossier; - oude links naar het takenbord blijven werken en landen op het segment **Taken**. Wil je een collega naar het bord sturen, open dan **Taken** en kopieer het adres van de pagina: de weergave zit in de link. ## Kolommen Je kunt: - kolommen toevoegen via de gestippelde kaart rechts van de laatste kolom (**Kolom toevoegen**); - kolommen hernoemen (**Kolom hernoemen**); - kolommen verwijderen (**Kolom verwijderen**, met bevestiging; verplaats de taken er eerst uit); - kolommen naar links en rechts verschuiven met de pijltjes in de kolomkop. Bovenin elke kolom zie je hoeveel taken erin staan. Tip: houd het simpel. Een klassieker: - Te doen - Bezig - Review - Klaar ## Taken aanmaken en beheren Een taak kan bevatten: - **Titel**, - **Beschrijving**, - **Statuskolom**, - **Verantwoordelijke** (optioneel), - **Vervaldatum** (optioneel), - **Prioriteit**: **Laag**, **Normaal**, **Hoog** of **Urgent**, - **Gekoppeld document** (optioneel). Met een taak kun je dit doen: - **aanmaken** met **Taak toevoegen** onderaan een kolom; - **bewerken** door de taak aan te klikken, of met het potloodje (**Taak bewerken**); - **verplaatsen** naar een andere kolom of een andere plek in dezelfde kolom; - **naar de chat sturen** (**Naar chat sturen**): de dossierchat opent met een verwijzing naar deze taak; - **verwijderen** met het prullenbakje (**Taak verwijderen**, met bevestiging). Er is geen archiveerknop voor taken. Een taak die niet meer nodig is, verwijder je. Op een taakkaart zie je in één oogopslag de prioriteit, de vervaldatum (met **Achterstallig** als die verstreken is), de verantwoordelijke, het gekoppelde document en wie de taak heeft aangemaakt. Een collega die je hebt uitgenodigd maar die nog geen actief account heeft, kun je nog geen taken toewijzen. De app noemt dan wie het betreft. ### Slepen is de hoofdinteractie Verplaatsen doe je door te slepen. Pak een taakkaart op en sleep hem naar de kolom waar hij hoort. De doelkolom licht op zolang je erboven zweeft, en de plek waar de kaart terechtkomt volgt je muis: laat je hem halverwege los, dan schuift hij tussen de twee kaarten waar je hem loslaat. De volgorde binnen een kolom is dus ook iets wat je met slepen bepaalt, niet alleen de kolom zelf. Liever klikken? Met de pijltjes onderaan een taakkaart (**Naar links** en **Naar rechts**) schuif je de taak een kolom op. Het bord staat slepen uit zolang een eerdere wijziging nog wordt opgeslagen, en in een alleen-lezen bord. ## Taken linken aan documenten Koppel een taak aan een document als: - het document het bewijsstuk of de bron is, - je wilt dat iedereen dezelfde bron gebruikt, - je later snel vanuit de taak naar de bron wilt springen. Documenten in het dossier tonen een optionele kolom **Reviewstatus** (zie [Projecten](/projects#reviewstatus-per-document)) die je samen met taken kunt gebruiken om grip te houden op wat nog beoordeeld moet worden. ## Taken gebruiken in chat (`#`) In de dossierchat kun je taken noemen met `#` (of `#"..."` voor namen met spaties). In LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER kan de assistent ook zelf taken aanmaken, bijwerken, verplaatsen en verwijderen als je daarom vraagt. Staat er op [Kennis](/knowledge) een schakelaar **Taken**, dan moet die aan staan. In de chat zie je dan stappen als **Maak een taak** of **Verplaats een taak**. Handige prompts: - "Splits deze taak op in 5 subtaken met prioriteit." - "Zet de termijnen uit deze dagvaarding als taken op het bord, met vervaldatum." - "Schrijf een checklist voor deze taak en link naar relevante documenten." Meer: [Chat](/chat). --- # Kennisbronnen URL: https://docs.prudai.com/kennisbronnen/ Markdown: https://docs.prudai.com/kennisbronnen.md > Volledig overzicht van alle 182 kennisbronnen van het Prudai-platform: wetgeving, rechtspraak, registers, octrooien, toezichthouders, normenkaders en gecureerde kennisbanken per vakgebied, met per bron de persona's die hem gebruiken. > Dit overzicht is **samengesteld uit de bronnencatalogus van het Prudai-platform**, bijgewerkt op 26 september 2026. De documentaantallen zijn de aantallen die de bronkaarten op **Kennis** → **Bronnen** op die dag tonen. Elk document telt één keer. De meeste aantallen worden automatisch bijgewerkt: lees ze als ordegrootte, niet als dagstand. Bij drie bronnen (de EPO-rechtsteksten, de beslissingen van de EPO-kamers van beroep en DG COMP) is het aantal een eenmalige telling op de site van de bron zelf; daar staat een afgerond aantal met "ruim". Staat er geen aantal bij, dan is er voor die bron geen telling beschikbaar. Het platform kent op dit moment **182 kennisbronnen**: **96 live bronnen** (op het moment van je vraag rechtstreeks geraadpleegd bij het register of de officiële site) en **86 gecureerde kennisbanken** (door Prudai voorverwerkte en geïndexeerde collecties). In de app heten ze **Dynamische bronnen** en **Statische bronnen**. Hoe die twee soorten samenwerken lees je in [Het kennismodel](/knowledge-model) (inloggen vereist). Welke bronnen jij in de app ziet, hangt af van je persona (LEO, LEO Fiscaal, VERA, ZIA, BEVER of IRMA). Welke daarvan standaard aan staan, hangt af van je [vakgebied](/knowledge#vakgebied-specialisatie) (inloggen vereist). ![De sectie Bronnen op de Kennis-pagina, gezocht op cassatie: onder de kop Dynamische bronnen de kaarten van de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en Rechtspraak.nl, elk met documentaantal en aan/uit-schakelaar, en daaronder de kop Statische bronnen met een Belgische kennisbank over letselschade](/assets/screenshots/leo/kennisbronnen-bronnen-dynamisch-statisch.png) Bij elke bron staat: korte omschrijving, *type · jurisdictie · documentaantal (waar bekend) · de persona's die de bron kunnen gebruiken*. **De sectiekoppen zijn thematisch, niet exclusief**: een bron die onder "Openbaar bestuur" staat kan net zo goed voor LEO beschikbaar zijn. De personaregel achter elke bron is leidend, niet de kop erboven. Twee regels bundelen meerdere bronnen die in de app elk een eigen kaart hebben: de vijf zorg- en welzijnsorganisaties en de drie fiscale advieskantoren. Daarom telt de lijst minder regels dan bronnen. **LEO en LEO Fiscaal.** De fiscale kernbronnen staan alleen in LEO Fiscaal: de Belastingdienst, de fiscale advieskantoren, DG TAXUD en de vier fiscale kennisbanken. BEVER gebruikt de Belastingdienst ook. LEO Fiscaal gebruikt daarnaast de juridische bronnen die raken aan fiscaal werk, zoals wetgeving, rechtspraak, registers, RVO, UWV en raadsinformatie. Welke daarvan standaard aan staan, hangt af van je fiscale vakgebied. Tuchtrecht.nl en de Raad van State zet je in LEO Fiscaal zelf aan op **Kennis** → **Bronnen**: geen fiscaal vakgebied zet ze standaard aan. **Over IRMA.** Deze pagina gaat over de bronnen die de persona IRMA tijdens een gesprek raadpleegt. Wat de IRMA-applicatie voor risicomanagement en informatiebeveiliging zelf doet, lees je op [IRMA](/irma). ## Live bronnen (96) Deze bronnen worden realtime geraadpleegd: de assistent haalt de actuele inhoud op bij de bron zelf. Zie [Citaten & bronbeschikbaarheid](/citations) (inloggen vereist) voor wat er gebeurt als een externe bron tijdelijk onbereikbaar is. ### Wetgeving & officiële publicaties - **Wetten.nl** — Officiële wettenbank van de Nederlandse overheid (KOOP). Bevat de geconsolideerde tekst van alle nationale wet- en regelgeving, ook de geldende versie op een eerdere datum. *wetgeving · NL · 106.767 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Officiële Publicaties (KOOP)** — Centrale vindplaats voor Staatsbladen, Staatscourant, Tractatenblad, Kamerstukken en gemeente-/provinciebladen: de oorspronkelijke publicatie van een regeling, wijzigingsbesluit of beleidsregel. *beleidsregels, kennisbank · NL · 6.689.539 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **PUC (puc.overheid.nl)** — Publicatieplatform UitvoeringsContent: KOOP's portaal voor beleidsregels en werkinstructies van uitvoeringsorganisaties (SVB, IND, NZa, RSJ en natuurvergunningen). De assistent leest de volledige documenttekst, ook als die op PUC alleen als pdf staat, en noemt per document de geldigheid zoals PUC die aangeeft, bijvoorbeeld "Geldig vandaag" of "Was geldig". Vraag je veel documenten kort na elkaar op, dan kan PUC tijdelijk weigeren; de assistent meldt dat dan. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **Omgevingswet (OZON)** — Het Omgevingsloket / OZON bevat regels op locatie onder de Omgevingswet: omgevingsplannen, waterschapsverordeningen en omgevingsverordeningen. Zo toets je welke regels gelden voor een specifiek adres of perceel. *wetgeving, beleidsregels · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **IPLO (Informatiepunt Leefomgeving)** — Het Informatiepunt Leefomgeving bundelt richtlijnen en handreikingen rond de Omgevingswet, bouwen, wonen en milieu. *richtlijnen, kennisbank · NL · persona's: LEO, VERA, BEVER, IRMA* - **EUR-Lex (EU-recht)** — De officiële vindplaats van EU-verordeningen, richtlijnen, besluiten en arresten van het Hof van Justitie, inclusief de volledige tekst van arresten. Teksten zijn op te vragen in alle 24 officiële talen van de EU. *wetgeving, rechtspraak · EU · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Duits recht (NeuRIS)** — NeuRIS ontsluit Duitse wetgeving en jurisprudentie (onder andere BVerfG, BGH, BFH), voor grensoverschrijdende vergelijkingen en zaken waarin Duits recht meespeelt. *wetgeving, rechtspraak · Duitsland · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Lokale regelgeving (CVDR)** — De Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving met de geconsolideerde tekst van verordeningen, algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels van gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen: APV's, belasting- en subsidieverordeningen en aanwijzingsbesluiten. Geconsolideerd betekent: de tekst zoals die op een peildatum luidt, per artikel te lezen en te reconstrueren voor een datum in het verleden. *wetgeving · NL · 325.149 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Verdragenbank** — De officiële registratie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van alle verdragen waarbij het Koninkrijk partij is of was: totstandkoming, inwerkingtreding, voorlopige toepassing, gelding per Koninkrijksdeel, de staten die partij zijn met hun ratificatiedatum, en gemaakte voorbehouden. De verdragstekst zelf staat in het Tractatenblad; deze bron beantwoordt de vraag óf en voor wie een verdrag geldt. *wetgeving · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal* ### Rechtspraak & geschilbeslechting - **Rechtspraak.nl (ECLI)** — Open data over Nederlandse jurisprudentie via Rechtspraak.nl: zoek uitspraken op ECLI, trefwoord, rechtsgebied of datum en lees de volledige uitspraaktekst. *rechtspraak · NL · 962.667 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Raad van State (ABRvS-uitspraken en adviezen)** — De eigen publicatiesite van de Raad van State: uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak, ook voorlopige voorzieningen die vaak geen ECLI krijgen, en de adviezen van de Afdeling advisering over wetsvoorstellen, die niet op Rechtspraak.nl staan. Nieuwe uitspraken staan hier enkele dagen eerder dan op Rechtspraak.nl. *rechtspraak, beleidsregels · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **Centrale Raad van Beroep (CRvB)** — Uitspraken van de hoogste bestuursrechter voor sociale zekerheid, bijstand en participatie, Wmo en Jeugdwet, studiefinanciering en het ambtenarenrecht van onder meer militairen en politie. De volledige uitspraaktekst komt van Rechtspraak.nl. *rechtspraak · NL · 87.387 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb)** — Uitspraken van de hoogste bestuursrechter in het sociaal-economisch bestuursrecht: mededinging en markttoezicht, financieel toezicht, energie, telecom en post, landbouw, mest en voedselveiligheid, en het tuchtrecht voor accountants in hoger beroep. De volledige uitspraaktekst komt van Rechtspraak.nl. *rechtspraak · NL · 15.805 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **College voor de Rechten van de Mens (oordelen)** — Ruim 5.000 oordelen vanaf 1994 van het Nederlandse gelijkebehandelingsorgaan over discriminatie bij arbeid, goederen en diensten en sociale bescherming. Te filteren op discriminatiegrond, dictum, terrein, jaar of oordeelnummer. Een oordeel is gezaghebbend, maar geen rechterlijke uitspraak. *rechtspraak · NL · persona's: LEO, BEVER* - **Tuchtrecht.nl** — Tuchtrechtelijke uitspraken van de Nederlandse tuchtcolleges (zorg, advocatuur, notariaat, accountancy, gerechtsdeurwaarders). *rechtspraak · NL · 48.384 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Kifid (financiële geschillen)** — Uitspraken van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening over geschillen tussen consumenten en financiële dienstverleners (banken, verzekeraars, beleggingsondernemingen, intermediairs). *rechtspraak · NL · persona's: LEO* - **SKGZ (geschillen zorgverzekeringen)** — Bindende adviezen van de Stichting Klachten en Geschillen Zorgverzekeringen over dekking, eigen risico en naturapolissen. *rechtspraak · NL · persona's: LEO* - **Scheidsgerecht Gezondheidszorg** — Arbitrale uitspraken van het Scheidsgerecht Gezondheidszorg over arbeidsrechtelijke en bestuurlijke geschillen binnen zorginstellingen (bestuurders, medisch specialisten, ziekenhuizen). *rechtspraak · NL · persona's: LEO* - **Huurcommissie (eerdere uitspraken)** — Geanonimiseerde uitspraken van de Huurcommissie in geschillen tussen huurders en verhuurders over huurprijs/punten, servicekosten, gebreken en huurverhoging (woonruimte). Je zoekt op zaaknummer, woonplaats, postcode, wetsartikel of periode, niet op de tekst van de uitspraak. *rechtspraak · NL · persona's: LEO* - **Raad van Arbitrage in bouwgeschillen** — Uitspraken van de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen (voorheen RvA Bouw), onder meer onder UAV, UAV-GC en DNR. *rechtspraak · NL · persona's: LEO, VERA* - **De Letselschade Raad** — Richtlijnen en aanbevelingen van De Letselschade Raad (BGK, smartengeld, huishoudelijke hulp, zelfwerkzaamheid). *richtlijnen · NL · 8 documenten · persona's: LEO* - **Rechtspraak — reglementen en oriëntatiepunten** — Het tweede corpus van de Rechtspraak, naast de uitspraken: landelijke procesreglementen per rechtsgebied, de Beslagsyllabus, het Tremarapport, de LOVS-oriëntatiepunten straftoemeting, Recofa-reglementen, wrakingsprotocollen en de tarieventabellen. Deze documenten dragen geen ECLI en staan dus niet in de open data van Rechtspraak.nl, terwijl een termijn eruit wel bepaalt of een vordering behandeld wordt. *beleidsregels, kennisbank · NL · 307 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Reclame Code Commissie (SRC)** — Beslissingen van de Reclame Code Commissie en het College van Beroep over klachten tegen reclame-uitingen, getoetst aan de Nederlandse Reclame Code en de bijzondere reclamecodes. Per uitspraak dossiernummer, datum, dictum, productcategorie, getoetste normen en medium, plus de volledige beslissingstekst voor citaten. *rechtspraak · NL · persona's: LEO* **CRvB en CBb delen de zoekfunctie met Rechtspraak.nl (ECLI).** Staat een van de drie aan, dan kan de assistent in de uitspraken van Rechtspraak.nl zoeken. Wil je helemaal geen uitspraken van Rechtspraak.nl in je gesprekken, zet dan alle drie uit op **Kennis** → **Bronnen**. ### Registers - **Cao-register SZW** — Openbare cao-registraties van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: cao's, sociale fondsen en sociale plannen, met hun looptijden. Zoek op naam of kenmerk en lees daarna de cao-tekst en de bijlagen, ook van oudere registraties, met een link naar het originele document. Is een bijlage alleen een scan zonder tekstlaag, dan wordt de tekst niet uitgelezen en verwijst de assistent je naar het originele document. Deze bron staat standaard aan; uitzetten doe je op **Kennis** → **Bronnen**. Of een cao op jouw situatie van toepassing is en of hij algemeen verbindend is verklaard, controleer je zelf; algemeenverbindendverklaringen staan in de Staatscourant. *register, kennisbank · NL · persona's: alle persona's* - **BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen)** — Kadasterregister met alle Nederlandse adressen, panden, verblijfsobjecten, openbare ruimten en woonplaatsen: valideer een adres of haal bouwjaar en oppervlakte van een pand op. *register · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **BIG-register (CIBG)** — Het officiële Nederlandse register van zorgverleners (artsen, tandartsen, fysiotherapeuten, verpleegkundigen, enzovoort): BIG-nummer, beroepsgroep en specialisme, en openbare maatregelen of bevoegdheidsbeperkingen. *register · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, ZIA* - **KvK Handelsregister** — Kamer van Koophandel Handelsregister: bedrijfsprofielen, KvK-nummers, vestigingen, SBI-codes en bestuurders. *register · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Centraal Insolventieregister (Rechtspraak)** — Het wettelijke openbare register van faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen natuurlijke personen (Wsnp). Per zaak het landelijk unieke zaaknummer, de insolvente partij met KvK-nummer en handelsnamen, de rechtbank, de rechter-commissaris, de curator of bewindvoerder met contactgegevens, de publicatiegeschiedenis en de goedgekeurde faillissementsverslagen als volledig uitleesbare tekst. *register, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA* - **EUIPO Trade Mark Register** — Het volledige register van EU-merken (ongeveer 3,17 miljoen merken). Je vraagt een merk op met het aanvraagnummer en krijgt status, houder en gemachtigde, Nice-klassen en de aanvraag-, inschrijvings- en vervaldatum. Zoeken op merknaam of houder doe je in eSearch van het EUIPO. *register · EU · persona's: LEO* - **BOIP Beneluxmerkenregister** — Het merkenregister van het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom voor België, Nederland en Luxemburg. Zoeken op merknaam of houder, en per merk het registratienummer, het woordelement, het merktype, de houder en gemachtigde, de Nice-klassen met waren en diensten, de depot-, inschrijvings- en vervaldatum en de actuele status. Ontsloten via TMview. *register · NL, België · persona's: LEO* ### Octrooien - **EPO Open Patent Services (octrooien)** — De octrooidata van het Europees Octrooibureau: de wereldwijde bibliografische database (ongeveer 140 miljoen publicaties uit onder meer EP, WO, US, DE en JP), de volledige conclusies en beschrijving van Europese en internationale (WO) publicaties en van enkele nationale bureaus, zoals het Britse, Franse en Spaanse, de octrooifamilie met de rechtstoestand per land, en het Europees Octrooiregister (procedure, verlening, oppositie, beroep, eenheidsoctrooi). Ook de stukken die de onderzoeker citeerde. Voor onder meer Amerikaanse, Duitse, Nederlandse, Japanse en Chinese publicaties krijg je alleen de bibliografische gegevens, zonder volledige tekst. *register · EU, internationaal · persona's: LEO* - **EPO Open Patent Services (octrooi-opzoeking)** — De bibliografische octrooidatabase van het Europees Octrooibureau: per publicatie titel, samenvatting, aanvragers en uitvinders, publicatiedatum en classificaties. In LEO Fiscaal om vast te stellen of voor een voortbrengsel een octrooi is aangevraagd of verleend, en op wiens naam, bijvoorbeeld voor de innovatiebox. Conclusies, octrooifamilie en het Europees Octrooiregister horen niet bij deze bron. *register · EU, internationaal · persona's: LEO Fiscaal* - **EPO — Europees Octrooiverdrag, Guidelines en Case Law** — De juridische teksten van het Europees Octrooibureau in de geldende versie, per artikel, regel of sectie te citeren: het Europees Octrooiverdrag met Uitvoeringsreglement, de Rules relating to Fees, het procesreglement van de kamers van beroep, de Guidelines for Examination en de richtlijnen voor het EPO als PCT-instantie, het handboek Case Law of the Boards of Appeal en de teksten van het eenheidsoctrooi en het Unified Patent Court. *wetgeving, richtlijnen, handboek · EU, internationaal · ruim 6.100 documenten · persona's: LEO* - **EPO Boards of Appeal — beslissingen van de kamers van beroep** — Alle beslissingen van de kamers van beroep van het Europees Octrooibureau sinds 1979, dagelijks bijgewerkt: technische en juridische kamers, de Grote Kamer van Beroep, herziening, de tuchtkamer en PCT-protesten. Te zoeken op trefwoord, kamer, EOV-bepaling en datum, met per beslissing het dictum, de feiten en de overwegingen. *rechtspraak · EU, internationaal · ruim 49.000 beslissingen · persona's: LEO* - **Technische en wetenschappelijke literatuur (OpenAlex)** — Wetenschappelijke en technische publicaties uit de hele wereld (tijdschriftartikelen, congresbijdragen, proefschriften, preprints) met samenvatting en publicatiedatum: de stand van de techniek buiten octrooien, begrensd op de prioriteitsdatum. *kennisbank · internationaal · persona's: LEO* De LEO-octrooibronnen hierboven en de PCT-kennisbank (zie [Intellectuele eigendom & IT-recht](#intellectuele-eigendom--it-recht)) gaan in LEO vanzelf aan als je in je vakgebied **Intellectuele eigendom** of een onderdeel daarvan kiest, zoals **Octrooirecht**, of de rol **Octrooigemachtigde**. De octrooi-opzoeking is een bron van LEO Fiscaal en hoort bij de innovatiebox. Voor octrooiwerk heeft LEO daarnaast de functie **Octrooicontrole** op **Kennis** → **Mogelijkheden** (standaard uit); zie [Octrooiwerk in LEO](/knowledge#octrooiwerk-in-leo) (inloggen vereist). De sjablonen voor octrooiwerk staan in het praktijkgebied **Octrooien** bij [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). ### Toezichthouders & uitvoeringsorganisaties - **Autoriteit Persoonsgegevens (AP)** — Beleidsregels, boetebesluiten en handhavingsbesluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens. *beleidsregels, rechtspraak · NL · 2.214 documenten · persona's: LEO, BEVER, IRMA* - **Autoriteit Consument & Markt (ACM)** — Besluiten, leidraden en boetes van de ACM op het terrein van mededinging, consumentenbescherming en gereguleerde sectoren (energie, telecom, post, vervoer). *beleidsregels, rechtspraak · NL · 5.136 documenten · persona's: LEO, BEVER* - **NZa (Nederlandse Zorgautoriteit)** — Beleidsregels, tariefbeschikkingen en kennisdocumenten van de Nederlandse Zorgautoriteit. *beleidsregels, kennisbank · NL · 3.158 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, ZIA* - **UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen)** — Uitvoeringsbeleid, beleidsregels en kennisdocumenten van het UWV over werknemersverzekeringen, arbeidsongeschiktheid (WIA/WAO/Wajong) en ontslagprocedures. *beleidsregels, kennisbank · NL · 1.011 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, BEVER* - **Belastingdienst** — Beleidsbesluiten, kennisgroepstandpunten en uitspraken van de Belastingdienst. *fiscale uitspraken, beleidsregels · NL · 11.848 documenten · persona's: LEO Fiscaal, BEVER* - **RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland)** — Beleidsregels en subsidie-informatie van de RVO over Nederlandse regelingen zoals WBSO, MIT, SDE++ en innovatiekredieten. *beleidsregels, kennisbank · NL · 3.784 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)** — Publiek nieuws en persberichten van de rijksinspectie voor de zorg en jeugdhulp over haar toezicht en handhaving: aanwijzingen, lasten onder bestuursdwang, sectorrapporten en waarschuwingen. Een toezichtsignaal, geen formele rechtsbron. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* ### Europese toezichthouders & mededinging - **ECB & ECB-bankentoezicht (publicaties)** — Publicaties van de Europese Centrale Bank en het ECB-bankentoezicht: speeches, persberichten, Economic Bulletin, working papers, toezichtsgidsen, SREP-methodologie en toezichtsprioriteiten. Voor de wetgevingstekst zelf gebruik je EUR-Lex. *beleidsregels, kennisbank · EU · persona's: LEO* - **EBA — Europese Bankautoriteit (Single Rulebook Q&A & publicaties)** — De Single Rulebook Q&A van de Europese Bankautoriteit, per wetsartikel doorzoekbaar, met interpretaties van onder meer CRR/CRD, PSD2, DORA, MiCAR en de antiwitwasrichtlijn, plus guidelines, technische standaarden, consultaties en rapporten. *beleidsregels, kennisbank · EU · persona's: LEO* - **ESMA — Europese Autoriteit voor Effecten en Markten** — De documentbibliotheek van ESMA (guidelines, technische standaarden, opinies, rapporten), de Q&A over onder meer MiFID II, MiCA, DORA, AIFMD, UCITS en SFDR, en het EU-register van nationale sancties tegen beleggingsondernemingen. *beleidsregels, kennisbank, register · EU · persona's: LEO* - **Europese Commissie — Mededingingszaken (DG COMP)** — Het zaakregister van de Europese Commissie: antitrust en kartels, concentraties, staatssteun, de Digital Markets Act en buitenlandse subsidies, met per zaak de besluiten en de gepubliceerde beslissingsteksten. Voor arresten van het Hof en het Gerecht gebruik je EUR-Lex, voor Nederlandse zaken de ACM. *register, rechtspraak · EU · ruim 72.000 zaken · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* ### Beroepsorganisaties - **Nederlandse orde van advocaten (advocatenorde.nl)** — De site van de NOvA: de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels met toelichting, standpunten en handreikingen van de algemene raad (Wwft, derdengelden, kantoorklachtenregeling), het beleid over AI en digitalisering, en ruim 1.100 wetgevingsadviezen. Links in een NOvA-document openen de NOvA-site. Voor tuchtuitspraken over advocaten gebruik je Tuchtrecht.nl. *richtlijnen, beleidsregels · NL · persona's: LEO* - **Beroepsvereniging voor sociaal werk** — De beroepscode, beroepsprofielen, richtlijnen, handreikingen en standpunten van de beroepsvereniging van sociaal werkers, maatschappelijk werkers en jeugd- en gezinsprofessionals. Gaat vanzelf aan bij sociaal werk, maatschappelijk werk en jeugdhulp. Pagina's die alleen voor leden zijn, worden gemarkeerd en niet geciteerd. De naam van de bron zie je in de app op **Kennis** → **Bronnen**. *norm, kennisbank · NL · persona's: ZIA* ### Zorg, welzijn & schulden - **Medische richtlijnen** — Geconsolideerde medische richtlijnen van de Nederlandse beroepsverenigingen (richtlijnendatabase). *richtlijnen · NL · persona's: LEO, ZIA* - **Farmacotherapeutisch Kompas** — De Nederlandse standaard voor geneesmiddeleninformatie voor zorgverleners: doseringen, indicaties, contra-indicaties en behandelschema's. *richtlijnen · NL · persona's: ZIA* - **Thuisarts.nl** — Patiëntinformatie van Thuisarts.nl, ontwikkeld door huisartsen voor het algemene publiek. *kennisbank · NL · 2.471 documenten · persona's: ZIA* - **Apotheek.nl** — Officiële patiëntinformatie van de KNMP over geneesmiddelen, bijwerkingen en gebruiksadviezen. *richtlijnen, kennisbank · NL · persona's: ZIA* - **Voedingscentrum** — Voorlichting van het Voedingscentrum over gezonde voeding, dieet en voedingsstoffen. *kennisbank · NL · 245 documenten · persona's: ZIA* - **VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland)** — Richtlijnen, handreikingen en kennisbank van de VGN voor de gehandicaptenzorg. *richtlijnen, kennisbank · NL · 7.334 documenten · persona's: ZIA* - **Nedap ONS** — Het zorgdossier- en planningssysteem van veel zorgorganisaties. Via deze koppeling leest een gemachtigde zorgmedewerker zijn eigen cliëntenlijst en per cliënt een overzicht van het dossier. Wijzigen kan niet. Alleen voor organisaties met een ONS-koppeling, op aanvraag. *register · NL · persona's: ZIA* - **Kennisbank schulden, beslag en schuldhulpverlening** — Een juridische kennisbank voor hulpverleners over beslag op inkomen en de beslagvrije voet, verrekening, incassokosten, rente en verjaring, toeslagen, schuldhulpverlening onder de Wgs, de Wsnp en beschermingsbewind, plus nieuws over rechtspraak over schulden. Gaat vanzelf aan bij de vakgebieden die erom vragen. Een citaat opent het onderdeel, met een link naar de oorspronkelijke pagina. De naam van de bron zie je in de app op **Kennis** → **Bronnen**. *kennisbank · NL · persona's: LEO, ZIA* - **Zorg- en welzijnsorganisaties (praktijkinformatie)** — Voorlichtende informatie van vijf zorg- en welzijnsorganisaties over onder meer beschermingsbewind en budgetbeheer, verslavingszorg, autismecoaching, GGZ-consultatie voor het sociaal domein en dak- en thuisloosheid bij jongeren. In de app staat elke organisatie als eigen bron. Organisatie-informatie, geen richtlijn of wet. *kennisbank · NL · persona's: ZIA* ### Fiscale advieskantoren & EU-belastingen - **Fiscale advieskantoren** — Publieke fiscale nieuws- en kennisartikelen van drie fiscale advieskantoren: praktijkcommentaar over onder meer inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, btw, loonheffing, transfer pricing, internationale fiscaliteit, estate planning en Pijler Twee. In de app staat elk kantoor als eigen bron. Advieskantoorcommentaar, geen wet of rechtspraak. *kennisbank · NL · persona's: LEO Fiscaal* - **Europese Commissie — Belastingen & Douane (DG TAXUD)** — Het EU-portaal voor belastingen en douane: beleids- en uitlegpagina's over btw-regels, douaneprocedures, accijnzen, CBAM, OSS/IOSS en administratieve samenwerking, de actuele btw-tarieven per lidstaat en de controle van btw-nummers via VIES. *beleidsregels, kennisbank, register · EU · persona's: LEO Fiscaal* ### Literatuur & onderzoek - **Juridische literatuur (OpenAlex)** — Nederlandse juridische tijdschriftartikelen en wetenschappelijke publicaties uit een vaste selectie van 35 tijdschriften (onder meer NJB, Ars Aequi, WPNR, Ondernemingsrecht). *handboek, kennisbank · NL, EU, internationaal · 270.139 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **CORDIS (EU Horizon)** — Het officiële register van EU-onderzoeks- en innovatieprojecten onder FP7, H2020 en Horizon Europe. *kennisbank, register · EU · persona's: LEO, VERA* ### Kennisinstituten, planbureaus & ombudsman - **Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)** — Onderzoek en publicaties over samenleving, welzijn, participatie, publieke voorzieningen en de verhouding tussen burgers en overheid. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* - **Planbureau voor de Leefomgeving (PBL)** — Onderzoek en beleidsanalyses over klimaat, energie, natuur, ruimte, wonen, mobiliteit en circulaire economie. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* - **Wetenschappelijk Onderzoek- en Datacentrum (WODC)** — Openbare onderzoeksrapporten over justitie, veiligheid, rechtshandhaving, criminaliteit en beleidsevaluatie. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* - **Trimbos-instituut** — Onderzoek, kennisdossiers en handreikingen over mentale gezondheid, middelengebruik, verslaving en preventiebeleid. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* - **Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE)** — Publicaties en handreikingen over monumenten, archeologie, cultuurlandschap en erfgoed in ruimtelijke plannen. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* - **Nationale ombudsman** — Openbare rapporten, onderzoeken en brieven over behoorlijk overheidsoptreden en de verhouding tussen burger en overheid. *kennisbank · NL · persona's: BEVER* ### Openbaar bestuur & raadsinformatie - **iBabs (gemeenteraadsstukken)** — Gemeenteraadsstukken (agenda's, raadsvoorstellen, moties en notulen) via iBabs voor honderden Nederlandse gemeenten. De assistent zoekt hier ook op wie er in de raad en de commissies zit: raadsleden, commissies en fracties. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **Notubiz (gemeente-, provincie- en waterschapsstukken)** — Bestuurlijke stukken (agenda's, raadsvoorstellen, moties, besluitenlijsten en notulen) via het Notubiz-platform voor honderden Nederlandse gemeenten, provincies en waterschappen. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **GemeenteOplossingen (raadsinformatie)** — Raadsinformatie van 35 gemeenten die via GemeenteOplossingen publiceren: vergaderagenda's met het besluit per agendapunt, raadsvoorstellen, besluitenlijsten, moties, amendementen en ingekomen stukken. De derde aanbieder naast iBabs en Notubiz. De assistent werkt per gemeente via de vergaderlijst; op trefwoord zoeken binnen deze bron kan niet. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **VNG — Handreikingen & Modelverordeningen** — De uitvoeringskennis van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (vng.nl): handreikingen voor sociaal domein, fysiek domein, openbare orde en veiligheid en bedrijfsvoering, modelverordeningen, ledenbrieven en ledenraadplegingen. De assistent leest ook de modelbijlagen in pdf en Word. *handboek, beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Rekenkamer — Algemene + Lokaal + ADR** — Rekenkamerrapporten op alle bestuurslagen: de Algemene Rekenkamer, lokale rekenkamers en rekenkamercommissies, en de Auditdienst Rijk. *kennisbank, handboek · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Rijksbegroting / Rijksfinanciën — Begrotingstabellen** — De officiële begrotingstabellen van het Rijk uit de open data van Rijksfinanciën (Ministerie van Financiën): uitgaven en ontvangsten per hoofdstuk, artikel en instrument. Verplichtingen publiceert de bron niet. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Rijksoverheid.nl — Rijksbeleid & publicaties** — Themapagina's, nieuws, beleidsnota's, Kamerbrieven, rapporten en publicaties van het kabinet en de ministeries op rijksoverheid.nl. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Tweede Kamer — Parlementaire documenten** — Officiële documenten van de Tweede Kamer, doorzoekbaar op onderwerp: moties, amendementen, brieven van de regering, Kamervragen en verslagen van debatten en overleggen. *kennisbank, beleidsregels · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER, IRMA* - **open.overheid.nl** — Centraal platform voor openbaar gemaakte overheidsinformatie (Woo): Woo-besluiten, rapporten, jaarverslagen, convenanten en beleidsstukken van ministeries, gemeenten, zbo's en andere overheidsorganisaties. *beleidsregels, kennisbank · NL · persona's: LEO, LEO Fiscaal, BEVER, IRMA* - **GEMMA & NORA — Referentiearchitectuur (live)** — De referentiearchitectuur van de overheid, live doorzoekbaar: GEMMA Online (gemeentelijk: Common Ground, bouwstenen, processen) en NORA Online (rijksbreed: principes, standaarden, begrippenkader). *kennisbank, norm · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **CBS StatLine — Open Statistiek** — Open statistiek van het CBS voor gemeentebenchmarking en de onderbouwing van beleid: demografie, sociaal domein, economie en arbeidsmarkt, wonen en gemeentefinanciën. *register, kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **data.overheid.nl — Open dataregister** — Het nationale open-dataregister van de Nederlandse overheid: vind citeerbare datasets, statistieken en geodata. Je krijgt de beschrijving van een dataset en de link ernaartoe, geen documenttekst. *register, kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* ### Governance, risk & informatiebeveiliging - **NCSC — Security Advisories** — De beveiligingsadviezen van het Nationaal Cyber Security Centrum: per kwetsbaarheid of dreiging de feiten, de interpretatie en de oplossingen, met de bijbehorende CVE's en hun CVSS-scores. Elk advies draagt de eigen NCSC-inschatting kans maal schade, een zelfstandig risico-oordeel van het nationale CERT en geen afgeleide van CVSS. Doorzoekbaar op product, leverancier, trefwoord en CVE-nummer. *beleidsregels, kennisbank · NL · 11.190 documenten · persona's: LEO, BEVER, IRMA* - **Informatiebeveiligingsdienst (IBD — BIO/BIO2 & beveiligingsadviezen overheid)** — De sector-CISO voor de Nederlandse overheid, onderdeel van de VNG. Ontsluit twee openbare oppervlakten: de kennisproducten (de Baseline Informatiebeveiliging Overheid BIO en BIO2, handreikingen, factsheets en beleidssjablonen) en het nieuws- en adviezenkanaal met dreigingsinformatie, kwetsbaarheidsadviezen en updates over de Cyberbeveiligingswet/NIS2, ENSIA en BIO2. *norm, kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **NOREA (beroepsorganisatie van IT-auditors)** — Nieuws en vakinhoudelijke duiding van NOREA, de beroepsorganisatie van IT-auditors (RE-titel): standpunten, handreikingen en control-frameworks, waaronder het NIS2 Control Framework, over IT-audit, assurance, cybersecurity, digitale weerbaarheid en AI-governance. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **IIA Nederland (Instituut van Internal Auditors)** — Nieuws en guidance van de beroepsvereniging voor internal auditors, hoeder van het Three Lines Model en de Global Internal Audit Standards. Vakduiding op de derde lijn (internal audit en assurance), geen formele rechtsbron. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **ENISA (European Union Agency for Cybersecurity)** — Engelstalig nieuws, persberichten en aankondigingen van het EU-agentschap voor cyberbeveiliging over NIS2, dreigingsbeelden, certificering en cybercrisisbeheersing op EU-niveau. Duiding, geen formele rechtsbron. *kennisbank · EU · persona's: BEVER, IRMA* ### Koepels & vakmedia - **Binnenlands Bestuur (vakmedia decentrale overheid)** — Journalistiek nieuws, achtergrond en duiding over het openbaar bestuur: bestuur en organisatie, financiën, digitalisering, ruimte en milieu, sociaal domein en carrière bij decentrale overheden. Commerciële titel met gedeeltelijke paywall: alleen kop, lead en artikellink zijn publiek. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Zorg+Welzijn (vakmedium sociaal domein)** — Het vakblad voor professionals in het sociaal domein: jeugdzorg, Wmo, welzijnswerk, sociaal werk, participatie, schuldhulpverlening en huiselijk geweld. Recente redactionele berichtgeving met titel, samenvatting en publicatiedatum. Vakjournalistiek en duiding, geen wet, jurisprudentie of formeel beleidsstuk. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Unie van Waterschappen** — Nieuws en publieke standpunten van de koepel van de Nederlandse waterschappen: waterkwaliteit, waterveiligheid, droogte en klimaatadaptatie, de Kaderrichtlijn Water, rioolwaterzuivering, en bestuur, financiën en digitalisering van de waterschappen. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Interprovinciaal Overleg (IPO)** — Nieuwsberichten en standpunten van de koepel van de twaalf provincies: de gezamenlijke lijn op landelijke dossiers. Bestuurlijke communicatie, geen formele rechtsbron. *kennisbank · NL · persona's: BEVER, IRMA* - **Vereniging Hogescholen** — Persberichten, standpunten en factsheets van de brancheorganisatie van de Nederlandse hogescholen over het hoger beroepsonderwijs. Branchecommunicatie ter duiding van sectorontwikkelingen, geen wet, beleid of jurisprudentie. *kennisbank · NL · persona's: IRMA* ### Productdocumentatie - **Prudai documentatie** — Officiële Prudai-gebruikersdocumentatie op docs.prudai.com. De assistent raadpleegt deze bron voor vragen over de applicatie zelf: hoe een functie werkt, waar een instelling staat of welke stappen je volgt. *kennisbank · internationaal · persona's: alle persona's* ## Gecureerde kennisbanken (86) Deze collecties zijn door Prudai samengesteld, voorverwerkt en geïndexeerd: snel doorzoekbaar en per rechtsgebied gekoppeld aan je vakgebied. Een openbare kennisbank die bij een persona hoort, is voor iedere gebruiker van die persona beschikbaar. Je zet hem zelf uit op **Kennis** → **Bronnen**; de eigenaar van je organisatie kan hem daar in **Beheermodus** voor iedereen blokkeren. De twee niet-openbare kennisbanken, UAV-GC 2005 en ISO 31000, maakt Prudai per organisatie beschikbaar, op aanvraag. Zie [Niet-openbare kennisbanken](/knowledge#niet-openbare-kennisbanken) (inloggen vereist). ### Arbeidsrecht - **Arbeidsrecht — Referentie-CAO-teksten** — Referentie-cao-teksten uit kernsectoren: Metalektro (2022-2024), Horeca (2024 en 2025-2026), VVT-zorg (2022-2024), Retail Non-Food (2024-2025) en ABU Uitzendkrachten (2024). Voor actuele cao's in andere sectoren gebruik je het Cao-register SZW. *contractmodellen · NL · 6 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Arbeidsrecht — SER & Stichting van de Arbeid Aanbevelingen** — Adviezen van de SER en aanbevelingen van de Stichting van de Arbeid over medezeggenschap, arbeidsmarkttransities, arbeidsmigratie, WIA en het cao-stelsel. *richtlijnen, kennisbank · NL · 16 documenten · persona's: LEO* - **Arbeidsrecht — UWV Beleidsregels (Ontslag + Poortwachter)** — De UWV Werkwijzer Poortwachter (volledige en quick-start variant) en de Uitvoeringsregels Ontslag wegens bedrijfseconomische redenen en wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (art. 7:669 lid 3 sub a en sub b BW). *beleidsregels · NL · 4 documenten · persona's: LEO* ### Letselschade & aansprakelijkheid - **Affectieschade — jurisprudentie & praktijk** — Affectieschade in (straf)zaken: het informatieblad van het Ministerie van J&V over affectieschade in strafzaken. *kennisbank · NL · 1 document · persona's: LEO* - **Belgisch letselschade — doctrine & rechtspraak** — Uitsluitend voor Belgisch personenschaderecht: doctrine en rechtspraak, alleen voor zaken waarop Belgisch recht van toepassing is. *richtlijnen, rechtspraak, kennisbank · België · 17 documenten · persona's: LEO* - **Indicatieve Tabel 2024 — Belgisch letselschade** — Uitsluitend voor Belgisch personenschaderecht: de Indicatieve Tabel 2024. *richtlijnen · België · 1 document · persona's: LEO* - **Beroepsziekten — TSB Protocollen & Europese lijst** — Stoffengerelateerde beroepsziekten in werkgeversaansprakelijkheidszaken: de TSB-protocollen en de Europese lijst van beroepsziekten. *richtlijnen, beleidsregels · NL · 13 documenten · persona's: LEO* - **Chroom-6 (Defensie / NedTrain / KLM)** — Geconsolideerd chroom-6-dossier over de drie grootste Nederlandse werkgeverszaken (Defensie, NedTrain, KLM). *handboek · NL · 45 documenten · persona's: LEO* - **GBL & DLR Gedragscodes** — De Gedragscode Behandeling Letselschade (GBL) en aanverwante DLR-aanbevelingen. *richtlijnen, kennisbank · NL · 14 documenten · persona's: LEO* - **IWMD-vraagstelling & medische paragraaf** — Medische deskundigenvragen in letselschadezaken. *richtlijnen, kennisbank · NL · 8 documenten · persona's: LEO* - **LOV-RI Schadebegroting — Letselschaderaad-richtlijnen** — Schadebegroting in personenschadezaken: huishoudelijke hulp, zelfwerkzaamheid, studievertraging, ziekenhuis- en revalidatiekosten, looncomponenten, kilometervergoeding en het rekenmodel bij overlijdensschade. Combineer met de Rotterdamse Schaal voor het smartengeldbedrag zelf. *richtlijnen, beleidsregels · NL · 9 documenten · persona's: LEO* - **Medische ethiek — GOMA 2022 & KNMG-Gedragscode** — De open-disclosure-norm en de ethische verplichtingen van artsen bij (vermoedens van) medische incidenten. *richtlijnen, kennisbank · NL · 2 documenten · persona's: LEO* - **Letselschade NL — BGK, langlopende zaken & normering** — Nederlandse onderzoeksliteratuur en gezaghebbende rapporten over personenschade aan slachtofferzijde: BGK en de dubbele redelijkheidstoets, langlopende letselschadezaken, normering en standaardisering van schadeafwikkeling. *handboek, richtlijnen · NL · 8 documenten · persona's: LEO* - **Rotterdamse Schaal** — Objectief startpunt voor smartengeldbegroting in letselschade- en persoonsaantastingszaken. *richtlijnen · NL · 2 documenten · persona's: LEO* - **Rotterdamse Schaal — smartengeld-ordening** — De Rotterdamse Schaal: ordening van smartengeldbedragen bij lichamelijk letsel en andere persoonsaantastingen (officiële uitgave, bijgewerkt januari 2026). *richtlijnen, kennisbank · NL · 2 documenten · persona's: LEO* - **Verkeersaansprakelijkheid — brancheregels** — Verzekeringsrechtelijke uitvoering van verkeersaansprakelijkheid. *kennisbank, beleidsregels · NL · 1 document · persona's: LEO* - **WLZ Indicatiestelling 2023-2026 + LOV-RI Zorgschade-aanbeveling** — Wlz-indicatiebeleid en de begroting van zorgschade. *beleidsregels, richtlijnen · NL · 5 documenten · persona's: LEO, ZIA* - **Letselschade — Politie PTSS & Barp** — Kennisdossier voor letselschade van politieambtenaren (PTSS, dienstongevallen, beroepsziekten): het oude en nieuwe Barp-stelsel (art. 53a tot en met 53h, ingevoerd per 1 april 2025) met het overgangsrecht van artikel XV, de Circulaire PTSS Politie, de restschaderoutes en de bestuursrechtelijke bewijsvolgorde bij de CRvB, plus historische overheidsrapporten over politie-PTSS en mentale zorg. *kennisbank, handboek · NL · 5 documenten · persona's: LEO* ### Fiscaal recht - **Fiscaal — Belastingdienst & Ministerie van Financiën Beleidsbesluiten** — Belastingdienst-beleidsbesluiten (Staatscourant) en besluiten van het Ministerie van Financiën over toepassing van de hardheidsclausule, toelichting op intrekking van cassatieberoep en goedkeurende mededelingen op het terrein van IB, Vpb, btw, BPM, overdrachtsbelasting en fiscale eenheid. *beleidsregels, fiscale uitspraken · NL · 17 documenten · persona's: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — Belastingplan 2026 Kamerstukken** — Het volledige pakket Belastingplan 2026: wetsvoorstellen, nota's van wijziging en Kamerstukken. *wetgeving, kennisbank · NL · 25 documenten · persona's: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — Internationale belastingverdragen & OECD** — OECD-materiaal (Model Tax Convention, BEPS Multilateral Instrument, Pillar Two-commentaar) en toelichtende nota's bij bilaterale belastingverdragen. *handboek, wetgeving · NL, internationaal · 10 documenten · persona's: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — NOB Commentaren & Consultatie-reacties** — Commentaren en consultatiereacties van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) op fiscale wetsvoorstellen en internetconsultaties. *kennisbank · NL · 33 documenten · persona's: LEO Fiscaal* ### Familierecht & erfrecht - **Familierecht — Alimentatie (Tremarapport + LBIO)** — De rekenmethodiek voor kinder- en partneralimentatie (Tremarapport 2023/2024/2025 met bijlagen, draagkracht- en behoeftetabellen) en LBIO-praktijk rond inning, indexering en verhaal. *richtlijnen, handboek · NL · 13 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Familierecht — Erfrecht, internationale aspecten & doctrine** — KNB-publicaties over Europees erfrecht, notariële consumentenbrochures, internationale kinderontvoering en open-access doctrine personen- en familierecht. *handboek, kennisbank · NL, EU, internationaal · 10 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Familierecht — Mediation & Scheidingspraktijk (MfN + vFAS)** — Mediationreglementen, gedragsregels voor de registermediator, vFAS-modellen voor ouderschapsplan en bemiddelingsovereenkomst, en LBIO-scheidingsbrochures. *richtlijnen, contractmodellen · NL · 12 documenten · persona's: LEO* - **Familierecht — Procesreglementen & Jeugdrecht** — Procesreglementen verzoekschriften familiezaken bij rechtbanken en gerechtshoven (ook de 2024- en 2026-versies), het procesreglement civiel jeugdrecht, het Kwaliteitskader Jeugdbescherming en de Subsidieregeling Uitelkaar.nl. *richtlijnen, beleidsregels · NL · 9 documenten · persona's: LEO* ### Strafrecht - **Strafrecht — LOVS Oriëntatiepunten voor straftoemeting** — De oriëntatiepunten van het Landelijk Overleg Vakinhoud Strafrecht (LOVS): de richtbedragen en -straffen die rechters gebruiken bij de straftoemeting voor misdrijven en overtredingen. *richtlijnen · NL · 1 document · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Strafrecht — OM-Aanwijzingen & Richtlijnen strafvordering** — De geldende Aanwijzingen en Richtlijnen voor strafvordering van het Openbaar Ministerie (Staatscourant-bekendmakingen). *beleidsregels · NL · 21 documenten · persona's: LEO* - **Strafrecht — Strafproces & rechtspraak-praktijk** — Het Landelijk Strafprocesreglement, de LOV-handleiding 'slachtoffer in het strafproces', een rechtspraak-ebook over art. 240b Sr en standpunten van de strafrechtadvocatuur (NVSA). *richtlijnen, handboek · NL · 4 documenten · persona's: LEO* ### Insolventierecht - **Insolventie — INSOLAD Praktijkregels & Jaarboeken** — INSOLAD Praktijkregels voor curatoren (2005 en 2019), INSOLAD-jaarboeken 2023–2025 en rapporten over beloning van curatoren. *richtlijnen, handboek, kennisbank · NL · 12 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Insolventie — Recofa-richtlijnen & Procesreglementen** — Recofa-richtlijnen voor faillissementen, surseances en Wsnp-schuldsaneringen, plus landelijke procesreglementen voor insolventie- en WHOA-zaken. *richtlijnen, beleidsregels · NL · 10 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Insolventie — WHOA, beslagrecht-raakvlak & statistiek** — WHOA-implementatiemateriaal, KBvG-richtlijnen op het raakvlak met beslagrecht en CBS-faillissementsstatistiek. *kennisbank · NL · 7 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* ### Intellectuele eigendom & IT-recht - **IE — NL/Benelux praktijk (Orde Octrooi + BMM + AIPPI-NL + OCNL)** — Nederlandse en Benelux IE-praktijk: gedragsregels van octrooigemachtigden, erecodes van de BMM, AIPPI-NL en de praktijk van Octrooicentrum Nederland. *richtlijnen, kennisbank · NL · 20 documenten · persona's: LEO* - **IE — EU/Internationaal examination (EUIPO + WIPO + AIPPI)** — EU- en internationale IE-examinationpraktijk: EUIPO merken- en modellenrichtsnoeren 2025, WIPO IP Handbook en AIPPI-resoluties. *richtlijnen, handboek · EU, internationaal · 24 documenten · persona's: LEO* - **PCT — Verdrag, Reglement, Administrative Instructions en Applicant's Guide (WIPO)** — Het Octrooisamenwerkingsverdrag (PCT) met het Reglement, de Administrative Instructions, de richtlijnen voor internationaal onderzoek en internationaal voorlopig onderzoek, en de PCT Applicant's Guide van WIPO. Voor termijnen, formaliteiten en handelingen in de internationale fase en bij de intrede in de nationale of regionale fase. *wetgeving, richtlijnen, handboek · internationaal · 6 documenten · persona's: LEO* - **IT-recht — AI/Data/Cybersecurity (ENISA + EDPB)** — Gezaghebbende EU-guidance over AI, data en cybersecurity (NIS2-implementatiegidsen van ENISA, opinies van de EDPB). *richtlijnen, kennisbank · NL, EU · 6 documenten · persona's: LEO* ### Ondernemingsrecht & governance - **Ondernemingsrecht — Contractmanagement & M&A soft-law** — Internationale soft law voor contracten en M&A-praktijk. *contractmodellen, kennisbank · NL, EU, internationaal · 8 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Ondernemingsrecht — Corporate Governance (MCCG + Eumedion + VEUO)** — De Nederlandse corporate-governance soft law: de Corporate Governance Code met monitoringrapport en standpunten van Eumedion en VEUO. *richtlijnen, kennisbank · NL · 10 documenten · persona's: LEO* - **Governancecode Zorg 2022** — Referentiekader voor goed bestuur en toezicht in de Nederlandse zorgsector. Zeven kernprincipes (BoZ) over kwaliteit, integriteit, invloed van belanghebbenden, taakverdeling RvB/RvT en transparantie. *richtlijnen · NL · 1 document · persona's: LEO, ZIA* ### Mediation - **Mediation — NL Zakelijk + doctrine (PBM + NAI + SGOA + open-access)** — Nederlandse zakelijke mediationpraktijk en doctrine. *richtlijnen, handboek · NL · 5 documenten · persona's: LEO* - **Mediation — Zakelijk International (ICC + UNCITRAL + IMI + CEDR + EU/CoE)** — Internationale zakelijke mediation: regels en modellen van ICC, UNCITRAL, IMI, CEDR en materiaal van de EU en de Raad van Europa. *richtlijnen, contractmodellen · NL, EU, internationaal · 19 documenten · persona's: LEO* ### Notariaat & deurwaarders - **Notariaat — KNB Praktijkaanwijzingen & Handreikingen** — Gezaghebbende uitvoeringsdocumenten van de KNB. *richtlijnen, handboek · NL · 6 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Notariaat — Doctrine open-access (Radboud Repository)** — Open-access notariële doctrine uit de Radboud Repository. *handboek, kennisbank · NL · 11 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Deurwaarders — KBvG-direct & Tuchtcollege** — Regelgeving van de KBvG en de praktijk van het tuchtcollege voor gerechtsdeurwaarders. *richtlijnen, beleidsregels · NL · 10 documenten · persona's: LEO* - **Deurwaarders — Uitvoering & doctrine (BFT + Bureau Wsnp + NVI + Boom)** — Toezicht en doctrine rond de uitvoering door gerechtsdeurwaarders. *beleidsregels, handboek · NL · 7 documenten · persona's: LEO* ### Vreemdelingenrecht - **Vreemdelingenrecht — IND-praktijk (Werkinstructies + IB-serie + Ambtsberichten + NIDOS)** — De uitvoeringspraktijk van het Nederlandse vreemdelingenrecht: IND-werkinstructies en IND-informatieberichten zoals PUC ze publiceert, inclusief de werkinstructies die met het Migratiepact op 12 juni 2026 in werking traden. Verlopen werkinstructies zijn eruit gehaald. Daarnaast algemene ambtsberichten van Buitenlandse Zaken en publicaties van onder meer de Adviesraad Migratie en Nidos. Controleer ingangs- en einddatum altijd in het document zelf. *beleidsregels · NL · 218 documenten · persona's: LEO* - **Vreemdelingenrecht — EUAA / UNHCR / FRA International** — Internationale tegenbronnen voor asiel en migratie: landenrichtsnoeren van het EUAA en materiaal van UNHCR en FRA. *richtlijnen · EU, internationaal · 17 documenten · persona's: LEO* - **Vreemdelingenrecht — Doctrine & toezicht (Adviesraad + MLC + VWN + RvS)** — Doctrine en toezicht in het vreemdelingenrecht. *handboek, kennisbank · NL · 6 documenten · persona's: LEO* ### Huur- en verzekeringsrecht - **Huurrecht — Huurcommissie-beleidsboeken & huurbeleid Rijk (Wet betaalbare huur, WWS)** — De beleidsboeken van de Huurcommissie (woningwaardering, gebreken, servicekosten, huurverhoging), de maximale huurprijsgrenzen en WOZ-parameters, de toelichtingen op de Wet betaalbare huur en het woningwaarderingsstelsel, en de rijksinformatie over de huurverhoging. Voor huurprijs-, punten-, gebreken- en servicekostenvragen over woonruimte; uitspraken van de Huurcommissie staan in de live bron Huurcommissie. *beleidsregels, richtlijnen · NL · 32 documenten · persona's: LEO, LEO Fiscaal* - **Verzekeringsrecht — Verbond van Verzekeraars zelfregulering (gedragscodes, protocollen, bedrijfsregelingen, convenanten) + Kifid/Tuchtraad/CIS** — De zelfregulering van het Verbond van Verzekeraars (gedragscodes, protocollen, bedrijfsregelingen en regres- en samenloopconvenanten) en de reglementen van Kifid, de Tuchtraad Verzekeraars en CIS. Voor dekkingsgeschillen, fraudeverwijten, polisvoorwaarden en klachtroutes; uitspraken staan in de live bronnen Kifid en Rechtspraak.nl. *beleidsregels, richtlijnen · NL · 39 documenten · persona's: LEO* ### Zorg & medisch (tucht en voeding) - **Medisch Tuchrecht — CTG/RTG reglementen + oriëntatiepunten** — Procedurele kaders van het medisch tuchtrecht. *richtlijnen, kennisbank · NL · 4 documenten · persona's: LEO* - **Voeding — NVWA NL + FNLI + Reclamecode** — Nederlandse voedingsregelgeving en zelfregulering. *beleidsregels, richtlijnen · NL · 10 documenten · persona's: LEO* ### Advocatuur - **Gedragsregels Advocatuur (NOvA)** — De vastgestelde tekst uit 2018 van de gedragsregels voor elke advocaat in Nederland (NOvA). Vijf kernwaarden: onafhankelijkheid, partijdigheid, deskundigheid, integriteit, vertrouwelijkheid. De toelichting, de Verordening op de advocatuur en de standpunten van de algemene raad staan in de live bron Nederlandse orde van advocaten. *richtlijnen · NL · 1 document · persona's: LEO* ### Bouw & omgeving - **Omgevingsrecht — Praktijkboek Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl)** — Het Praktijkboek Bbl (453 pagina's): de doctrinaire uitleg van het Besluit bouwwerken leefomgeving onder de Omgevingswet (bouwactiviteit, constructieve veiligheid, energie, brand, gezondheid, gebruik, sloop, gevolgklassen Wkb). *handboek · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **Bouw — Arbocatalogus Bouw: risicobladen veiligheid & gezondheid** — De risicobladen van de Arbocatalogus Bouw. *richtlijnen · NL · 10 documenten · persona's: VERA* - **Bouw — BENG-onderzoeksrapporten (RVO/Mobius/Peutz)** — De RVO-onderzoeksrapporten die ten grondslag liggen aan BENG en NTA 8800. *kennisbank · NL · 6 documenten · persona's: VERA* - **Bouw — DNR 2011 (De Nieuwe Regeling, voorganger van DNR 2025)** — De DNR 2011 (rechtsverhouding opdrachtgever–architect/ingenieur/adviseur) met toelichting. *contractmodellen · NL · 2 documenten · persona's: VERA* - **Bouw — KOMO BRL: model attesten, certificaten & PDCs** — KOMO-beoordelingsrichtlijnen (BRL): modelattesten, productcertificaten en procescertificaten. *norm, contractmodellen · NL · 6 documenten · persona's: VERA* - **Bouw — NTA 8800: bepalingsmethode energieprestatie gebouwen** — De NTA 8800:2025+C1:2026: de Nederlands technische afspraak die de bepalingsmethode voor de energieprestatie van gebouwen (BENG-indicatoren, energielabels) vastlegt. *norm · NL · 1 document · persona's: VERA* - **DNR 2005 (Oude Regeling — Architecten & Adviseurs)** — De Nieuwe Regeling 2005, voorloper van DNR 2011 en DNR 2025. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **DNR 2025 (De Nieuwe Regeling — Architecten & Adviseurs)** — Algemene voorwaarden voor de adviesopdracht tussen opdrachtgever en architecten, constructeurs en ingenieurs. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **UAV 2012 Versie 2025** — Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en technische installatiewerken 2012. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **UAV-GC 2005** — Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (Design & Construct), waarbij de aannemer ook verantwoordelijk is voor het ontwerp. **Niet-openbaar**, op aanvraag: Prudai maakt deze kennisbank per organisatie beschikbaar en je organisatie heeft een eigen licentie nodig. Bij het inschakelen bevestig je dat. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **AVA 2023 Zakelijk** — Algemene Voorwaarden Aanneming, zakelijke (B2B) versie: strikter aansprakelijkheidsregime, zakelijke betalingstermijnen, opleveringsprocedures, verrekeningsverboden en ontbinding. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* - **AVA 2023 Consument** — Algemene Voorwaarden Aanneming, particuliere (consument) versie: verbouwingen, onderhoud en kleinschalige nieuwbouw bij particulieren thuis. *contractmodellen · NL · 1 document · persona's: LEO, VERA* ### Sociaal domein, economie & openbare orde - **Sociaal Domein — Divosa Participatie** — De Divosa-handreikingen en werkwijzers rond de Participatiewet, de Wet inburgering 2021 en de gemeentelijke uitvoering van werk en inkomen. *kennisbank, handboek · NL · 67 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — Movisie Kennisbank** — De Movisie-methodieken en handreikingen rond welzijn, de sociale basis, armoede en huiselijk geweld. *kennisbank, handboek · NL · 64 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — Nibud Huishoudfinanciën** — De Nibud-methodiek rond huishoudfinanciën, budgetnormen en armoedetoets. *kennisbank, handboek · NL · 119 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — NJi Jeugd** — De kennisdossiers en richtlijnen jeugdhulp van het Nederlands Jeugdinstituut (NJi). *kennisbank, richtlijnen · NL · 157 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — NVVK Schuldhulpverlening** — De gedragscodes, modules en werkwijzers schuldhulpverlening van de NVVK (branchevereniging). *kennisbank, richtlijnen · NL · 84 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — SKJ Reglementen** — De registratiecriteria, tuchtreglementen en het afwegingskader verantwoorde werktoedeling van Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ). *richtlijnen, beleidsregels · NL · 15 documenten · persona's: ZIA, BEVER* - **Economische Zaken — ACM Leidraden** — De leidraden en marktstudies van de Autoriteit Consument & Markt (ACM): interpretatie van de Mededingingswet, de Wet markt en overheid en duurzaamheidsafspraken. Individuele ACM-besluiten staan in de live bron ACM. *richtlijnen, kennisbank · NL · 38 documenten · persona's: LEO, BEVER* - **Economische Zaken — Europa Decentraal (Staatssteun & Aanbesteden)** — De handreikingen van Kenniscentrum Europa Decentraal over staatssteun en EU-aanbesteden: Handreiking Didam, Gids Proportionaliteit, Handreiking DAEB, Reiswijzer Gebiedsontwikkeling, CPV-codes. *handboek, kennisbank · NL, EU · 91 documenten · persona's: LEO, BEVER* - **Economische Zaken — Platform31 Regionale Economie** — De beleidsverkenningen van Platform31 over regionale economie, bedrijventerreinen en gebiedstransformatie. *kennisbank, handboek · NL · 84 documenten · persona's: BEVER* - **Openbare Orde — CCV Preventie & Ondermijning** — De themadossiers van het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV): cameratoezicht, Bibob, ondermijning, woonoverlast en preventie. *kennisbank, handboek · NL · 104 documenten · persona's: BEVER* - **Openbare Orde — NGB Burgemeestersbevoegdheden** — De handreikingen van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB) over burgemeestersbevoegdheden: noodbevel/noodverordening, gebiedsverboden, Damocles-woningsluiting en gedragsaanwijzingen. *handboek, richtlijnen · NL · 83 documenten · persona's: BEVER* - **Openbare Orde — NIPV Leidraden & Crisisbeheersing** — De leidraden, handreikingen en GRIP-protocollen van het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV): regionaal risicoprofiel, crisisbeheersing en veiligheidsregio-doctrine. *richtlijnen, handboek · NL · 130 documenten · persona's: BEVER* - **Openbare Orde — Netwerk Weerbaar Bestuur** — De BZK-handreikingen van het Netwerk Weerbaar Bestuur: integriteit van politieke ambtsdragers, afscherming van adresgegevens, aanpak online agressie en bestuurlijke weerbaarheid. *kennisbank, handboek · NL · 104 documenten · persona's: BEVER* - **Algemene Zaken — IBD Informatiebeveiliging (BIO)** — De kennisproducten en factsheets van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO 2.0). *norm, richtlijnen · NL · 62 documenten · persona's: BEVER* - **Algemene Zaken — PIANOo Inkoop & Aanbesteden** — De PIANOo-handreikingen over inkoop en aanbesteden: Gids Proportionaliteit, modeldocumenten, procedurefasen en MVI/SROI. *handboek, richtlijnen · NL · 127 documenten · persona's: LEO, BEVER* ### Normenkaders informatiebeveiliging & GRC - **Informatiebeveiliging — BIO2 (volledig)** — De volledige tekst van BIO2 versie 1.3, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid: het gezamenlijke normenkader voor gemeenten, provincies, waterschappen en rijksoverheid. Volgt de hoofdstukstructuur van ISO 27001/27002 en bevat per onderwerp de controls plus de specifieke overheidsmaatregelen die bovenop de ISO-basis verplicht zijn. *norm · NL · 1 document · persona's: IRMA* - **Informatiebeveiliging — DigiD Normenkader 3.0** — De 21 beveiligingsnormen van Logius waarop houders van een DigiD-aansluiting jaarlijks via het ICT-beveiligingsassessment DigiD worden getoetst, met per norm wat er getoetst wordt en waarop de norm is gebaseerd. *norm · NL · 1 document · persona's: IRMA* - **Informatiebeveiliging — ENSIA Verantwoordingsstelsel 2026** — Het verantwoordingsstelsel Eenduidige Normatiek Single Information Audit: scope en opzet van de jaarlijkse cyclus, de verantwoordingsdomeinen (BIO, BRP, Reisdocumenten, Suwinet, DigiD, BAG, BGT, BRO), de collegeverklaring, de bestuurlijke rapportage aan de gemeenteraad en de verantwoordingsplanning met deadlines. Inclusief de handreiking voor de Suwinet-carve-out. *norm, richtlijnen · NL · 5 documenten · persona's: IRMA* - **Informatiebeveiliging — SUWI/GeVS Verantwoordingsrichtlijn 2026** — Het normenkader waarmee gemeenten, UWV, SVB en andere Suwinet-partijen zich jaarlijks verantwoorden over de beveiliging van Suwinet, met de te toetsen normen (opzet, bestaan en voor een kernset ook werking) en de verantwoordings- en auditeisen. *norm, richtlijnen · NL · 1 document · persona's: IRMA* - **GRC — ISO 31000 Risicomanagement** — NEN-ISO 31000:2018+C11:2019 (Nederlandstalig) met de principes, het raamwerk en het proces voor risicomanagement: van risico-identificatie en -analyse tot evaluatie, behandeling en monitoring. IEC/ISO 31010 vult dit aan met een catalogus van risicobeoordelingstechnieken zoals bow-tie, FMEA, scenario-analyse en Monte Carlo, inclusief wanneer je welke techniek kiest. **Niet-openbaar**, op aanvraag: Prudai maakt deze kennisbank per organisatie beschikbaar en je organisatie heeft een eigen NEN-licentie (of gelijkwaardig gebruiksrecht) voor deze normen nodig. Bij het inschakelen bevestig je dat. *norm · NL · 2 documenten · persona's: IRMA* - **GRC — NIST Cybersecurity Framework 2.0** — Het volledige NIST CSF 2.0: de zes functies (Govern, Identify, Protect, Detect, Respond, Recover) met alle categorieën en subcategorieën, inclusief implementatievoorbeelden. Versie 2.0 voegde de Govern-functie toe en verbreedde het kader van kritieke infrastructuur naar elke organisatie. *norm, kennisbank · internationaal · 2 documenten · persona's: IRMA* ## Tijdelijk niet beschikbaar Twee live bronnen zijn op dit moment niet te raadplegen, omdat de sites geautomatiseerde verzoeken weigeren. Ze tellen niet mee in de aantallen hierboven. - **EHRM (HUDOC)** — Uitspraken van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (LEO). Vraag je naar een EHRM-uitspraak, dan zegt de assistent dat hij die niet kan ophalen, in plaats van hem uit het hoofd te citeren. - **Eén fiscale kantoorbron** (LEO Fiscaal) — naast de drie kantoren onder [Fiscale advieskantoren & EU-belastingen](#fiscale-advieskantoren--eu-belastingen). ## Wat hier niet in staat - **Organisatiekennisbanken en persoonlijke bestanden**: jullie eigen documenten komen bovenop dit overzicht; zie [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist) en [Bestanden](/files). - **De eigen administratie van je organisatie bij MAIA** (op aanvraag): zie [MAIA](/maia) (inloggen vereist). - Welke bronnen in jouw omgeving actief zijn, stel je per gebruiker in op **Kennis** → **Bronnen**. De eigenaar van je organisatie kan daar in **Beheermodus** bronnen voor de hele organisatie blokkeren. --- # Meldingen URL: https://docs.prudai.com/notifications/ Markdown: https://docs.prudai.com/notifications.md > Lees je meldingen in de zones Wacht op u en Ter kennisgeving, zie welke categorieën er zijn en stel per categorie in of je ze in de app of per e-mail krijgt. Plus: hoe je je afmeldt voor de nieuwsbrief. De pagina **Meldingen** is de plek waar je je meldingen leest. Hoe een melding binnenkomt (in de app, per e-mail of allebei), stel je per categorie in bij **Instellingen → Meldingen**. ## Waar je deze pagina voor gebruikt - openstaande meldingen wegwerken; - zien wat op jou wacht en wat alleen ter kennisgeving is; - doorklikken naar de bijbehorende plek, bijvoorbeeld een dossier, een onderzoek of de partner-inbox. ## Waar meldingen binnenkomen - Rechtsboven staat een rood getal op je avatar zodra je ongelezen meldingen hebt. - In het gebruikersmenu staat de rij **Meldingen**, met hetzelfde getal. Dat is een doorklik naar de meldingenpagina, geen voorbeeldlijst. - Op een telefoon opent het gebruikersmenu als een paneel vanaf de onderkant van het scherm. Het getal ververst vanzelf, ongeveer elke minuut en zodra je terugkeert naar het tabblad. Er is **geen geluidssignaal** bij nieuwe meldingen en geen instelling om er een aan te zetten. Meldingen uit al je persona's komen hier samen, ongeacht in welke persona je op dat moment werkt. Ook meldingen over je account en over gedeelde kennis komen hier binnen, zoals een gewijzigde rol of een dossier dat met je is gedeeld. ## Lijstweergave De lijst opent op **Ongelezen**. Met **Alles** zie je ook wat je al gelezen hebt. Daarnaast filter je op categorie. De lijst bestaat uit twee zones: - **Wacht op u**: meldingen die iets van jou vragen. Denk aan een workflow die op jouw akkoord of invoer wacht, of een second-opinionverzoek dat bij jou is binnengekomen. - **Ter kennisgeving**: de rest, gegroepeerd per datum: **Vandaag**, **Deze week** en **Ouder**. ![De meldingenpagina met filters op status en categorie, de zones Wacht op u en Ter kennisgeving gegroepeerd per datum, en rechts de kaart Aflevervoorkeuren](/assets/screenshots/leo/notifications_zones.png) Let op: de zone **Wacht op u** is iets anders dan de categorie **Wacht op u**. De zone toont ook meldingen uit **Taakstatus** en **Second opinion**, zoals de eerste melding dat een workflow op jou wacht. In de categorie **Wacht op u** staat van een workflow alleen de herinnering als hij al een dag of langer wacht. Filter je op die categorie, dan zie je dus minder dan in de zone. Onderaan staat de knop **Meer laden** met het aantal dat nog volgt. Je opent een melding door op de titel of op de melding zelf te klikken. Is de melding nog ongelezen, dan markeert de app hem eerst als gelezen. Daarnaast staan er, waar dat kan, twee knoppen: - **Openen** brengt je naar de bijbehorende plek. Die knop staat er alleen als de melding ergens naartoe verwijst. Bij **Nieuw in Prudai** heet hij **Bekijk wat er nieuw is**. - **Markeer als gelezen** markeert de melding zonder hem te openen. Die knop staat er alleen zolang de melding ongelezen is. Bovenaan staat hoeveel meldingen ongelezen zijn, met de knop **Alles markeren als gelezen**. Heb je een categorie gekozen, dan heet die knop **Deze categorie als gelezen markeren** en geldt hij alleen voor die categorie. ## Categorieën Er zijn negen categorieën. Zo staan ze standaard ingesteld: | Categorie | Wat je er krijgt | Standaard | | --- | --- | --- | | **Wacht op u** | een herinnering als een workflow al een dag of langer op jouw akkoord of invoer wacht | in de app en per e-mail | | **Second opinion** | een nieuw verzoek in de partner-inbox, een verzoek dat aan jou is toegewezen, de vrijgave van de conflictcheck, acceptatie of afwijzing | in de app | | **Samenwerking** | een collega heeft je toegevoegd aan een gedeeld dossier, project of gedeelde kennis | in de app en per e-mail | | **Taakstatus** | een onderzoek dat klaarstaat of is mislukt, een workflow die op jouw akkoord wacht | in de app | | **Documentverwerking** | een vertaling of SharePoint-import die klaar of mislukt is, een document dat niet verwerkt kon worden | in de app | | **Accounttoegang** | een wijziging van je rol | in de app | | **Functietips** | hooguit één tip per week, meestal over een onderdeel dat je nog niet gebruikt | in de app en per e-mail | | **Nieuw in Prudai** | een nieuwe release, met een link naar [Wat is er nieuw](/changelog) (inloggen vereist) | alleen in de app | | **Nieuwsbrief** | de nieuwsbrief van Prudai | alleen per e-mail | Niet elke categorie is voor iedereen relevant. **Second opinion** krijg je alleen als je in die flow zit, en **Taakstatus** vooral als je onderzoeken of workflows laat lopen. Werkt je organisatie met [MAIA](/maia) (op aanvraag, inloggen vereist), dan krijgen de eigenaren daarnaast meldingen over de dagcontrole en de koppeling met Exact Online. Het ochtendbericht van de dagcontrole en de melding dat de koppeling opnieuw moet worden geautoriseerd vallen onder **Wacht op u**. De melding **Exact Online is gekoppeld** valt onder **Accounttoegang**. Over **Nieuw in Prudai**: - bij een nieuwe release krijg je één melding met de titel **Wat is er nieuw in Prudai**, met de versie van die release tussen haakjes erachter, bijvoorbeeld "Wat is er nieuw in Prudai (2026-09-08)". De kop van de release staat in de tekst van de melding; - de knop **Bekijk wat er nieuw is** opent de [changelog](/changelog) in een nieuw tabblad; - deze categorie komt alleen in de app binnen, nooit per e-mail; - wil je hem niet, zet dan bij **Nieuw in Prudai** de schakelaar **In-app inbox** uit. Over **Functietips**: - je krijgt hooguit één tip per week, meestal over een onderdeel dat je nog niet gebruikt. In de e-mail staan de concrete stappen, meestal met een schermafbeelding; - gebruik je alles al wat als tip in aanmerking komt, dan krijg je nog een paar eenmalige, algemene tips per e-mail. Daarna stopt de reeks; - je krijgt nooit twee keer dezelfde tip; - onderdelen die niet in het abonnement van je organisatie zitten, worden nooit als tip aangeboden; - een tip die naar een pagina buiten de app verwijst, komt alleen per e-mail; - wil je de tips niet (meer) per e-mail, zet dan bij **Functietips** de schakelaar **E-mail** uit. ## Voorkeuren per kanaal Op de meldingenpagina staat de kaart **Aflevervoorkeuren**, met de knop **Notificatievoorkeuren beheren**. Die brengt je naar **Instellingen → Meldingen**. Daar heeft elke categorie twee schakelaars: - **In-app inbox**: toon de melding in je meldingenoverzicht; - **E-mail**: stuur de melding ook naar je e-mail. ![De aflevervoorkeuren per categorie in Instellingen, elk met de schakelaars In-app inbox en E-mail, en onderaan de knop Voorkeuren opslaan](/assets/screenshots/leo/settings_meldingen_matrix.png) Wat je moet weten: - je wijzigingen gelden pas als je op **Voorkeuren opslaan** klikt; - je voorkeuren gelden in al je persona's; - bij **Nieuw in Prudai** telt alleen **In-app inbox**, bij **Nieuwsbrief** alleen **E-mail**. Meer: [Instellingen](/settings#meldingen). ## E-mails en de nieuwsbrief Alle e-mails over je meldingen hebben een rustige opmaak die ook op een telefoonscherm past: je hoeft niet opzij te scrollen. Je krijgt ze in de taal die je hebt gekozen in **Instellingen → Taal**. De nieuwsbrief: - opent met een kopregel in de kleur van het product, bijvoorbeeld "LEO · Nieuwsbrief september 2026". Knoppen en links hebben dezelfde kleur; - bevat ook als platte tekst de volledige inhoud, voor mailprogramma's die geen opmaak tonen; - gaat alleen naar gebruikers van organisaties die toegang hebben tot Prudai, met een abonnement of een lopende proefperiode. **Afmelden voor de nieuwsbrief.** Onderaan elke nieuwsbrief staat de link **Afmelden of je voorkeuren wijzigen**. Die brengt je naar de meldingenpagina in de app. Zo meld je je af: 1. Klik op **Notificatievoorkeuren beheren**. 2. Zet bij **Nieuwsbrief** de schakelaar **E-mail** uit. 3. Klik op **Voorkeuren opslaan**. Vanaf dan ontvang je de nieuwsbrief niet meer. Je kunt je ook zonder de link afmelden, rechtstreeks via **Instellingen → Meldingen**. ## Praktische voorbeelden - Wil je partnerverzoeken nooit missen, laat bij **Second opinion** minstens **In-app inbox** aan, en zet eventueel **E-mail** aan. - Wil je minder ruis, zet bij **Documentverwerking** de e-mail uit maar laat de melding in de app aan. - Werk je vaak buiten de app, laat dan bij **Samenwerking** en **Wacht op u** de e-mail aan. ## Relatie met andere pagina's - [Projecten](/projects): veel meldingen openen een dossier of de partner-inbox. - [Workflows en research](/research) (inloggen vereist, LEO en LEO Fiscaal): een onderzoek of workflow die klaarstaat of op jou wacht, meldt zich hier. - [Chat](/chat): sommige achtergrondacties komen via meldingen terug. - [Instellingen](/settings): hier beheer je je aflevervoorkeuren en wissel je van persona. --- # Onboarding tour URL: https://docs.prudai.com/onboarding/ Markdown: https://docs.prudai.com/onboarding.md > LEO, ZIA en VERA hebben een interactieve tour met een passende demo-zaak, IRMA een rondleiding door de IRMA-app. Zo start je ze, wat je ziet en hoe de vakgebied-stepper werkt. De webapp heeft een interactieve tour die je langs de belangrijkste onderdelen leidt, met een demo-zaak die bij je persona past. In een paar minuten zie je hoe je van dossier naar resultaat komt: de snelste route om de app in de vingers te krijgen, en handig voor nieuwe collega's. IRMA heeft een eigen rondleiding, door de IRMA-app. ![Het geopende gebruikersmenu rechtsboven in LEO, met de optie Tour herhalen gemarkeerd](/assets/screenshots/leo/tour_redo_menu.png) ## Welke tours zijn er? - **LEO**: brede juridische demo, met een stap voor jurisprudentie-onderzoek. - **VERA**: tour rond een omgevingsrecht- en BIM-coördinatievoorbeeld. - **ZIA**: tour rond een zorg- of intern dossier. - **IRMA**: een rondleiding van zeven stappen door de IRMA-app. Zie [Rondleiding in IRMA](#rondleiding-in-irma). **Voor LEO Fiscaal, BEVER en MAIA (op aanvraag) is er geen tour.** Werk je in een van die persona's, dan staat **Tour herhalen** wel in het gebruikersmenu, maar gebeurt er niets als je erop klikt. Dat is geen fout: voor die persona's is er geen tour ingericht. De vakgebied-stepper hieronder krijg je wel. ## Wanneer start de tour? - **LEO**: bij een nieuw account kan de tour vanzelf starten, nadat je de vakgebied-stepper hebt afgerond. Start hij niet, dan start je hem zelf via **Tour herhalen**. - **ZIA** en **VERA**: de tour start niet vanzelf. Je start hem zelf via **Tour herhalen**. - **IRMA**: de rondleiding start vanzelf zodra je voor het eerst op het overzicht van de IRMA-app komt, in een nieuwe organisatie (ook als Prudai die net voor je heeft ingericht), in een organisatie die bij je eerste aanmelding vanzelf is aangemaakt, en in een omgeving die je zelf maakt met **Nieuwe omgeving**. In een bestaande organisatie die Prudai al eerder voor je had ingericht, start je hem zelf via het accountmenu (**Rondleiding**) of via **Tour herhalen**. Welke tour je ziet, hangt af van de persona die actief is. Wissel je van persona, dan hoort daar een andere tour bij (of geen). ## De tour opnieuw starten In het gebruikersmenu (rechtsboven) staat **Tour herhalen**. De tour die start, hoort bij de persona waarin je op dat moment werkt. In IRMA opent **Tour herhalen** de IRMA-app en start daar de rondleiding. Gebeurt er niets als je erop klikt, dan werk je in een persona zonder tour (LEO Fiscaal, BEVER of MAIA). ## Wat leert de tour je? De tour in LEO, ZIA en VERA is **demo-first** en laat de waarde in deze volgorde zien: 1. Met één klik een **vooraf ingevuld demo-project** aanmaken. De casusbestanden worden automatisch geüpload (juridisch in LEO, BIM-coördinatie in VERA, een zorg- of intern dossier in ZIA). 2. De onderdelen van het project bekijken en zien hoe snel de bestanden worden verwerkt. Zodra ze verwerkt zijn, kan de assistent ze gebruiken. 3. De weergave **Taken** bekijken, voor de structuur van de zaak. 4. In de projectchat een automatisch verstuurde demo-prompt laten uitvoeren, met een live **scenario-grafiek**. 5. Een tweede demo-prompt die op basis van de zaakstukken een eerste conceptdocument opstelt. Daarna zie je hoe je het exporteert en als Word-bestand in de projectbestanden opslaat. 6. **Kennis** openen om de ingeschakelde bronnen te bekijken (LEO en VERA). 7. Terug naar de chat voor de **Promptbibliotheek**, met standaardprompts en de tag **Visualisatie** (LEO), en daarna **Bestanden toevoegen**. Belangrijk voor de demo-chat: - De prompt wordt automatisch ingevuld en verzonden. - Tijdens die stap is de prompt **tijdelijk niet bewerkbaar**. - Na de demo-uitvoer wordt invoer weer vrijgegeven. Verschillen per persona: - **LEO** sluit af met een stap voor **jurisprudentie-onderzoek**: die start automatisch een vooraf ingestelde run voor de demozaak en opent hem, zodat je de voortgang live ziet. Het conceptdocument is in LEO een concept-vaststellingsovereenkomst. - **VERA** legt de nadruk op omgevingsbronnen (Omgevingswet, IPLO, officiële bekendmakingen) en, waar van toepassing, BIM-bestanden. - **ZIA** richt zich op interne kennis, projectdocumenten en taken. Er is geen stap voor Kennis en geen research-stap. ## Rondleiding in IRMA IRMA heeft twee startpunten: de chat en de IRMA-app. **In de chat.** Een nieuwe, lege IRMA-chat toont **Zo begin je met IRMA**: een korte uitleg en vier startkaarten, zoals **Help me mijn ISO 27001-ISMS op te zetten** en **Bekijk de demo-omgeving**. Een kaart zet de vraag klaar in het invoerveld; je verstuurt hem zelf, zodat je eerst nog documenten kunt toevoegen of de vraag kunt aanpassen. **Bekijk de demo-omgeving** opent de IRMA-app: heb je al een demo-omgeving, dan ga je daarheen, anders kun je er een aanmaken. ![Een lege IRMA-chat met Zo begin je met IRMA, een korte uitleg en vier startkaarten](/assets/screenshots/irma/chat_starters.png) **In de IRMA-app.** De rondleiding heeft zeven stappen: 1. **Welkom in IRMA**: je overzicht. 2. **Risico's**: je risicoregister. 3. **Beheersmaatregelen**. 4. **Normenkaders en SoA**. 5. **Documenten**: je beleid, procedures en bewijsstukken. 6. **Werken met de assistent**: via **Nieuwe chat** open je de IRMA-assistent. 7. **Eerst oefenen met demodata**: met **Naar de demo-omgeving** ga je naar een omgeving met voorbeelddata op ISO 27001. ![De rondleiding in de IRMA-app bij stap 1 van 7, Welkom in IRMA, met Overzicht gemarkeerd in de zijbalk](/assets/screenshots/irma/rondleiding_stap1.png) Je bladert met **Vorige** en **Volgende**, en stopt met **Rondleiding overslaan**. Opnieuw starten kan altijd: in de IRMA-app via het accountmenu (**Rondleiding**), of vanuit de chat via **Tour herhalen**. Meer over de IRMA-app: [IRMA: aan de slag](/irma). ## Vakgebied-stepper Los van de tour krijgt **elke** persona de vakgebied-stepper. Die staat op twee plekken in de app: - de eerste keer dat je de **chat** opent; - daarna op de pagina **Kennis**, op het tabblad **Vakgebied**, waar je hem opnieuw kunt doorlopen. De stepper is **niet** bereikbaar via Instellingen. De volgorde is: 1. **Rol**: "Wat is je rol?", of de variant die bij je persona hoort ("Wat is je beroep?" in ZIA, "Wat is je discipline?" in VERA, "Wat is je rol in de publieke besluitvorming?" in BEVER). LEO Fiscaal heeft eigen fiscale rollen. 2. **Rechtsgebieden** (LEO en LEO Fiscaal) of **vakgebieden** (overige persona's), waar per persona en rol een extra keuze bij kan komen: branches, profiel, bestuurslaag of ISMS-fase. In MAIA heet deze stap **Waar kijk je het vaakst naar?** en kies je onderwerpen, zoals **Omzet & marge** en **Liquiditeit** (zie [MAIA](/maia#de-stepper-bij-de-eerste-keer)). 3. **Overzicht**: "Klaar om te beginnen?". Hier vul je niets meer in. Sla je de stepper over, dan vraagt de chat er in een volgende sessie opnieuw naar, zolang je nog geen rol en vakgebied hebt gekozen. De eerste-keer-ervaring staat stap voor stap in de [Snelstart](/getting-started). Hoe je je vakgebied later beheert, staat op [Kennis](/knowledge). --- # Prudai voor Outlook URL: https://docs.prudai.com/outlook-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/outlook-addin.md > Gebruik je assistent rechtstreeks in Outlook: e-mails en bijlagen in een dossier bewaren, mails en conversaties samenvatten en concept-antwoorden opstellen. De AI verzendt nooit zelf. **Prudai voor Outlook** brengt je assistent naar je mailbox. De add-in werkt in de persona's LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER; IRMA en MAIA hebben geen mailkoppeling. De add-in opent een taakvenster naast je e-mail, zodat je dossierwerk rond e-mail (bewaren, samenvatten, beantwoorden) kunt doen zonder Outlook te verlaten. > **Belangrijk**: de AI verzendt **nooit** zelf e-mail. Elk concept-antwoord verschijnt als gewoon Outlook-concept dat jij controleert, aanpast en zelf verzendt. Er wordt ook niets automatisch in een dossier opgeslagen: elke opslagactie vraagt eerst om jouw bevestiging. ## Wat kan de add-in? 1. **E-mail in een dossier bewaren**: sla een bericht of een hele conversatie op in een dossier (project). De e-mails komen als e-mailbestand in de projectkennisbank, zodat je assistent ze als context kan gebruiken. Bijlagen die in het bewaarde bericht zitten, worden meegelezen en zijn ook doorzoekbaar. Is het dossier gekoppeld aan ORDO (voor organisaties die ORDO gebruiken), dan wordt de mail in ORDO gearchiveerd. Ook dan vindt LEO hem terug in gesprekken die aan dat dossier gekoppeld zijn. Zie [ORDO en LEO: samenwerken](/ordo-leo) (inloggen vereist). 2. **Bijlagen in een dossier bewaren**: kies per bijlage of je die als los document in het dossier wilt opslaan. 3. **E-mail of conversatie samenvatten**: laat je assistent het geopende bericht samenvatten, of (als de Microsoft-mailkoppeling actief is) de volledige conversatie in chronologische volgorde. 4. **Concept-antwoord opstellen**: laat je assistent vanuit een ontvangen e-mail een concept-antwoord schrijven en open dat voorgevuld als antwoord in Outlook. Ben je zelf een bericht aan het opstellen, dan voeg je de tekst direct op de cursorpositie in. Daarnaast heb je in het taakvenster gewoon de volledige chat tot je beschikking, met je dossiers, kennisbronnen en instellingen. Zie [Chat](/chat) en [Projecten](/projects). ## Ondersteunde Outlook-clients De add-in werkt in Outlook met een Microsoft 365-account: - Outlook op het web, - Outlook desktop (Windows en Mac). Je opent de add-in bij het lezen van een bericht én tijdens het opstellen van een bericht. ## Aan de slag - **Beheerders**: rol de add-in centraal uit via het Microsoft 365 Admin Center. Zie [Instructie voor beheerders](/outlook-addin-admin). - **Gebruikers**: openen, aanmelden en de functies gebruiken. Zie [Aan de slag voor gebruikers](/outlook-addin-users). Meer: [Prudai For Word](/word-addin) · [Prudai voor Excel](/excel-addin) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # Instructie voor beheerders: Prudai voor Outlook uitrollen URL: https://docs.prudai.com/outlook-addin-admin/ Markdown: https://docs.prudai.com/outlook-addin-admin.md > Centrale uitrol van Prudai voor Outlook via het Microsoft 365 Admin Center: manifest-URL, doelgroepen, netwerktoegang en de optionele Microsoft-mailkoppeling voor hele conversaties. Deze pagina is voor **IT-beheerders** van een klantorganisatie. Eindgebruikers hebben deze stappen niet nodig; voor hen is [Aan de slag voor gebruikers](/outlook-addin-users) bedoeld. Wat de add-in doet, staat op [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). ## Centrale uitrol via het Microsoft 365 Admin Center 1. Ga naar het **Microsoft 365 Admin Center** (`admin.microsoft.com`). 2. Navigeer naar **Settings → Integrated apps**. 3. Kies **Upload custom apps**, app-type **Office Add-in**, en dan **Provide link to manifest file**. 4. Vul de manifest-URL in: `https://app.prudai.com/outlook-addin/manifest.production.xml` 5. Kies de doelgroep: de hele organisatie, specifieke groepen of individuele gebruikers. 6. Controleer de gevraagde permissies en rond de wizard af. > **Geduld bij uitrol**: Microsoft verspreidt de add-in op de achtergrond. Dit duurt meestal enkele uren, maar kan in sommige tenants **tot 24 uur** duren voordat de add-in bij alle gebruikers in Outlook zichtbaar is. In Outlook verschijnt de knop **Prudai voor Outlook** in de groep **Prudai**, zowel bij het lezen als bij het opstellen van een bericht. Wat het manifest vraagt: - Office-permissie **ReadWriteItem** (het geopende bericht lezen en concepten bewerken), - minimale Outlook-requirementset **Mailbox 1.5**. De add-in werkt dus ook op oudere Outlook-clients. Sommige functies vragen een nieuwere client en verbergen zich automatisch als die ontbreekt; zo verschijnt de keuze **Alleen bijlagen** alleen als Outlook bijlagen aan de add-in kan doorgeven én het bericht minstens één bijlage van een ondersteund bestandstype heeft. Huidige manifestversie: **1.1.0.2**. Rol je ook Word of Excel uit? Die gaan via dezelfde stappen, met hun eigen manifest-URL. Zie [Prudai For Word](/word-addin) en [Prudai voor Excel](/excel-addin). ## Toegang & licenties De add-in geeft geen eigen toegang: gebruikers loggen in met hun **Prudai-account** en moeten een actieve licentie hebben voor een persona waarin de add-in werkt: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA of BEVER. Wie geen toegang heeft tot het platform, kan de add-in dus ook niet gebruiken. De doelgroep in het Admin Center bepaalt alleen wie de add-in in Outlook *ziet*. Gebruikt jouw organisatie Microsoft-SSO voor Prudai, dan geldt die configuratie ook hier. Zie [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint). ## Netwerktoegang Sta uitgaand HTTPS-verkeer toe naar: | Domein | Waarvoor | |--------|----------| | `app.prudai.com` | de add-in zelf (taakvenster en manifest) | | `api.prudai.com` | de assistent, dossiers en het bewaren van e-mail | | `api.account.prudai.com` | account- en organisatiegegevens | | `login.prudai.com` | Prudai-login | | `login.microsoftonline.com` | Microsoft-authenticatie | ## Optioneel: Microsoft-mailkoppeling (hele conversaties) Zonder extra configuratie werkt de add-in met het **geopende bericht**: bewaren, samenvatten en beantwoorden van de e-mail die de gebruiker voor zich heeft. Wil je dat gebruikers ook **volledige conversaties** kunnen bewaren, samenvatten en als basis voor een concept-antwoord gebruiken (alle berichten van een conversatie, ook die niet geopend zijn), dan zijn er **twee** voorwaarden. Beide zijn nodig: 1. **Activering aan de Prudai-kant.** De Microsoft-mailkoppeling moet voor jouw organisatie zijn ingeschakeld door Prudai (net als bij de SharePoint-koppeling). Neem daarvoor contact op met [support](/support) of je Prudai-contactpersoon. In het Account Dashboard ziet de eigenaar dit onder **Aanvullende functies** als **Outlook-integratie**; zie [Account & RAG dashboards](/dashboards). 2. **Leestoegang via Microsoft Graph aan jouw kant:** - Een beheerder geeft namens de organisatie toestemming voor de **delegated** Graph-permissie **`Mail.Read`**, voor dezelfde app van Prudai als bij SSO en SharePoint (je maakt geen eigen app-registratie aan, zie [de SSO-instructie](/admin-sso-sharepoint)): **Enterprise applications** → de app van Prudai → **Permissions** → **Grant admin consent for \**. - Staat `Mail.Read` niet in de lijst die Microsoft je dan voorlegt, vraag [support](/support) dan om een toestemmingslink. Zonder toestemming namens de organisatie krijgen gebruikers een toestemmingsscherm of een weigering. Daarna legt elke gebruiker de koppeling zelf door **via Microsoft** in te loggen (niet met gebruikersnaam en wachtwoord). Wie anders inlogt, werkt gewoon met het geopende bericht. > Dit is een *delegated* permissie: Prudai leest uitsluitend mail van de ingelogde gebruiker zelf, en alleen op het moment dat die gebruiker er in de add-in om vraagt (bijvoorbeeld "hele conversatie bewaren"). Er is geen achtergrondsynchronisatie van mailboxen. Per conversatie haalt de add-in maximaal 100 berichten op. Is een conversatie langer, dan meldt de add-in dat aan de gebruiker. Wat de gebruiker ziet als een voorwaarde ontbreekt: - **Niet geactiveerd door Prudai**: de keuze **Hele conversatie** verschijnt niet; samenvatten en beantwoorden gebruiken alleen het geopende bericht. - **Wel geactiveerd, maar geen consent of niet via Microsoft ingelogd**: de keuze **Hele conversatie** staat er wel, maar valt terug op het geopende bericht. Na het bewaren ziet de gebruiker dan "Alleen het huidige bericht is opgeslagen." en "Koppel Microsoft-mail om hele conversaties op te slaan." Samenvatten en beantwoorden gebruiken in dat geval zonder melding alleen het geopende bericht. ## Wanneer centrale uitrol? Centrale uitrol is aan te raden wanneer je: - de add-in standaard beschikbaar wilt maken voor (een deel van) de organisatie, - zelfinstallatie door gebruikers hebt uitgeschakeld, - niet met losse manifestbestanden per gebruiker wilt werken. Voor pilots kun je de add-in ook eerst aan een kleine testgroep toewijzen en de doelgroep later verbreden. Meer: [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) · [Aan de slag voor gebruikers](/outlook-addin-users) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # Prudai voor Outlook: aan de slag (gebruikers) URL: https://docs.prudai.com/outlook-addin-users/ Markdown: https://docs.prudai.com/outlook-addin-users.md > Prudai voor Outlook openen en aanmelden, e-mails en bijlagen in een dossier bewaren, mails en conversaties samenvatten, concept-antwoorden opstellen en problemen oplossen. Deze pagina is voor **eindgebruikers** van Prudai voor Outlook. Wat de add-in doet, staat op [Prudai voor Outlook](/outlook-addin); de uitrol regelt je beheerder via de [beheerdersinstructie](/outlook-addin-admin). ## De add-in openen 1. Open Outlook (web of desktop) en **selecteer of open een e-mailbericht**. 2. Klik in het lint op **Prudai voor Outlook** (groep **Prudai**), of kies hem via het **Apps**-menu van het bericht. 3. Het taakvenster opent aan de rechterkant. > De e-mailacties (samenvatten, beantwoorden, bewaren) verschijnen boven het invoerveld zodra je een **ontvangen bericht leest**. Ben je zelf een bericht aan het opstellen, dan zie je die acties niet; je kunt dan wel tekst van je assistent in je concept invoegen. ![De drie e-mailacties Vat deze e-mail samen, Stel concept-antwoord op en Bewaar in dossier boven het invoerveld van Prudai voor Outlook](/assets/screenshots/office/outlook_addin_chips.png) Zie je Prudai voor Outlook niet staan, ook niet in het **Apps**-menu? Dan is de add-in (nog) niet voor je uitgerold. Vraag je beheerder. ## Eerste keer aanmelden 1. Klik in het taakvenster op **Inloggen**. 2. Er opent een apart dialoogvenster (SSO-logins mogen vaak niet in ingesloten vensters draaien; daarom een pop-up). 3. Log in met je **Prudai-account**, hetzelfde account als voor de webapp. Heeft je organisatie de Microsoft-mailkoppeling, log dan in **via Microsoft**; alleen dan werken de functies voor hele conversaties. 4. Het venster sluit en het taakvenster neemt je sessie over. Je hebt een actieve licentie nodig voor een persona waarin de add-in werkt: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA of BEVER. Zie ook [Inloggen & personakeuze](/authentication). ## Functies ### E-mail of conversatie samenvatten Open een bericht en klik op **Vat deze e-mail samen**. De add-in zet de inhoud van de e-mail zichtbaar in de chat en je assistent vat samen: kernpunten, gevraagde acties en deadlines. - Is de Microsoft-mailkoppeling actief, dan neemt de add-in waar mogelijk de **hele conversatie** mee, chronologisch geordend. Anders alleen het geopende bericht. - Kon niet de hele conversatie worden opgehaald (bijvoorbeeld omdat hij te lang is), dan zie je de melding **E-mailconversatie onvolledig**. Je assistent baseert zich dan alleen op de berichten die wél zijn opgehaald en vermeldt dat de conversatie onvolledig is. - Een zeer lang bericht wordt ingekort; in de chat staat dan **[ingekort]**. ### Concept-antwoord opstellen 1. Open het bericht dat je wilt beantwoorden en klik op **Stel concept-antwoord op**. Je assistent schrijft een voorstel in de taal van de ontvangen e-mail. Is de mailkoppeling actief, dan leest hij de hele conversatie mee; ook hier zie je **E-mailconversatie onvolledig** als niet alles is opgehaald. 2. Stuur eventueel bij via de chat ("korter", "formeler", "noem de termijn uit de bijlage") tot het concept staat. 3. Open bij het antwoord het menu **Exporteren** en kies **Open als antwoord in Outlook** of **Open als antwoord aan allen**. Outlook opent een **gewoon antwoordvenster, voorgevuld** met de tekst. 4. Controleer, pas aan en **verzend zelf**. De add-in verzendt nooit iets namens jou. Ben je al een bericht aan het **opstellen** (nieuw bericht of antwoord), kies dan bij een antwoord van je assistent in het menu **Exporteren** de optie **Plaats als concept-antwoord**: de tekst komt op de cursorpositie in je concept. ### E-mail of bijlagen in een dossier bewaren 1. Open het bericht en klik op **Bewaar in dossier**. 2. Kies bij **Project** een bestaand dossier, of kies **Nieuw project aanmaken** en vul een **Nieuwe projectnaam** in. 3. Kies bij **Wat wil je bewaren?**: - **Hele conversatie**: alle berichten uit de conversatie (alleen zichtbaar als de Microsoft-mailkoppeling voor je organisatie actief is), - **Dit bericht**: alleen de geopende e-mail, - **Alleen bijlagen**: vink aan welke bijlagen je als losse documenten wilt opslaan (alleen zichtbaar als het bericht minstens één bijlage van een ondersteund bestandstype heeft en Outlook bijlagen aan de add-in kan doorgeven). 4. Klik op **Bewaar**. Na afloop zie je welke bestanden zijn opgeslagen. Is de Microsoft-mailkoppeling actief, dan staat per bestand ook waar het terechtkwam: **Kennisbank** of, bij een dossier dat aan ORDO is gekoppeld, **ORDO**. ![Het venster 'Bewaar in dossier' in Prudai voor Outlook met de keuzes Hele conversatie, Dit bericht en Alleen bijlagen; een niet-ondersteunde bijlage staat grijs](/assets/screenshots/office/outlook_addin_save_to_dossier.png) Mislukt het opslaan nadat je een nieuw dossier hebt aangemaakt, dan blijft dat dossier geselecteerd. Klik opnieuw op **Bewaar**: de add-in gebruikt hetzelfde dossier en maakt geen tweede aan. **Wat er met bijlagen gebeurt:** - E-mails komen als e-mailbestand (`.eml`) in het dossier, mét de bijlagen erin. Die bijlagen worden meegelezen en zijn daarna doorzoekbaar voor je assistent: PDF's, Office-bestanden, afbeeldingen (tot 10 per e-mail), de inhoud van ZIP-bestanden en doorgestuurde e-mails. Kleine logo's en handtekeningplaatjes worden overgeslagen. - Kan een bijlage in een bewaard bericht niet worden gelezen, dan staat in de documenttekst een regel als "Bijlage: … — niet geïndexeerd" met de reden erbij. Zo zie je altijd welke bijlage ontbreekt. - Bij **Alleen bijlagen** kun je alleen bestandstypen aanvinken die als los document worden ondersteund. De rest staat grijs met het label **bestandstype niet ondersteund**. Welke formaten wél kunnen, staat op [Bestanden](/files). Zulke bijlagen gaan wel mee als je **Dit bericht** bewaart, ingesloten in het e-mailbestand. - Kon de add-in een bijlage niet uit Outlook lezen, dan meldt hij na afloop hoeveel bijlagen zijn overgeslagen. Weigert het dossier een bestand, dan zie je welk bestand en waarom. **Lange conversaties:** bevat een conversatie meer berichten dan er in één keer bewaard kunnen worden, dan meldt de add-in dat niet de volledige conversatie in het dossier staat, en hoeveel berichten niet zijn opgeslagen. E-mails zijn na het bewaren doorzoekbare context voor je assistent, net als andere projectdocumenten. Zie [Projecten](/projects). > Er wordt **nooit** iets stil opgeslagen: zonder jouw bevestiging in dit venster verlaat niets je mailbox. > Staat **Uploads beperken** aan voor je organisatie, dan kun je e-mails en bijlagen niet in een dossier bewaren; je ziet dan "Uploads zijn uitgeschakeld door je organisatie". Welke functies je organisatie kan laten uitzetten, staat op [Snelstart](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Problemen oplossen | Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing | |---------|--------------------------|-----------| | Prudai voor Outlook staat niet in het lint of het Apps-menu | Add-in niet (of net pas) uitgerold; uitrol kan tot 24 uur duren | Vraag je beheerder ([uitrolinstructie](/outlook-addin-admin)) | | Taakvenster blijft leeg | Haperende Office-webview of cache | Venster sluiten en opnieuw openen; Outlook herstarten; eventueel de Office-cache legen; controleer dat `app.prudai.com` bereikbaar is | | Inloggen lukt niet | Verkeerd account, of geen actieve licentie voor een van de ondersteunde persona's | Log in met je Prudai-account (geen privéaccount); geen licentie → beheerder of [support](/support) | | E-mailacties (samenvatten/beantwoorden/bewaren) ontbreken | Je bent een bericht aan het opstellen, of er was geen bericht geselecteerd | Open een ontvangen bericht en open de add-in opnieuw | | Keuze **Hele conversatie** ontbreekt | Microsoft-mailkoppeling niet actief voor je organisatie | Alleen het geopende bericht wordt gebruikt; vraag je beheerder naar de [mailkoppeling](/outlook-addin-admin#optioneel-microsoft-mailkoppeling-hele-conversaties) | | "Alleen het huidige bericht is opgeslagen." | Koppeling niet bruikbaar voor jou: niet via Microsoft ingelogd, consent ontbreekt, of het bericht staat niet in je eigen mailbox (bijvoorbeeld een gedeelde mailbox) | Het geopende bericht is wél opgeslagen. Log opnieuw in via Microsoft; blijf je "Koppel Microsoft-mail om hele conversaties op te slaan." zien, vraag dan je beheerder naar de consent | | Melding dat niet de volledige conversatie in het dossier staat, of dat berichten niet zijn opgeslagen | De conversatie bevat meer berichten dan er in één keer bewaard kunnen worden | Wat wél is opgeslagen, staat in het dossier; bewaar ontbrekende berichten los door ze te openen en **Dit bericht** te kiezen | | **E-mailconversatie onvolledig** bij samenvatten of beantwoorden | Niet alle berichten uit de conversatie konden worden opgehaald | Het antwoord gaat alleen over de opgehaalde berichten; controleer zelf of er iets ontbreekt | | "… bijlage(n) konden niet worden gelezen en zijn overgeslagen." | Outlook kon de bijlage niet aan de add-in geven, bijvoorbeeld in een oudere Outlook-versie | Probeer het in Outlook op het web of een actuele desktopversie, of sla de bijlage op en upload hem zelf in het dossier | | Regel "Bijlage: … — niet geïndexeerd" in een bewaard bericht | Die bijlage kon niet worden gelezen of wordt niet ondersteund | De reden staat in de regel; upload de bijlage zo nodig los in een ondersteund formaat | Meer: [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) · [Chat](/chat) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # De persona's (LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER, IRMA) URL: https://docs.prudai.com/personas/ Markdown: https://docs.prudai.com/personas.md > De zes persona's in de Prudai-webapp: voor wie elke persona is, wat hem onderscheidt, welke je ziet en hoe je wisselt. Plus MAIA op aanvraag, de IRMA-app en ORDO. De webapp heeft zes vaste **persona's**. Daarnaast is er **MAIA**, alleen op aanvraag (zie [Op aanvraag: MAIA](#op-aanvraag-maia)). Een persona is de assistent waarmee je werkt: hij bepaalt de systeeminstructies, de beschikbare kennisbronnen en tools, de vragen in de vakgebied-stepper en het accent in de interface. De app zelf (chat, dossiers of projecten, bestanden, kennis, meldingen, instellingen) is voor elke persona dezelfde. De UI zegt overal "persona": je kiest er een via **Kies je persona**, wisselt via **Persona wisselen** en beheert de keuze in **Instellingen → Persona**. ## De zes persona's | Persona | Volledige naam | Voor wie | | --- | --- | --- | | **LEO** | Lex Explanata Oraculo (LEO) | advocatuur, notariaat, bedrijfsjuristen | | **LEO Fiscaal** | Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal) | fiscaal adviseurs, accountants, fiscalisten in dienst, loonadviseurs | | **ZIA** | Zorg Informatie Assistent (ZIA) | zorg en welzijn | | **VERA** | Vergunning & Regelgeving Agent (VERA) | omgevingsrecht, vergunningen en bouw | | **BEVER** | Besluitvormingsverbeteraar (BEVER) | publieke besluitvorming bij overheden | | **IRMA** | Intelligent Risk Management Agent (IRMA) | risicomanagement, informatiebeveiliging en compliance | ### In één oogopslag | Persona | Documentpaneel | Workflows en research | Denkdiepte (start → hoogste) | Tour | | --- | --- | --- | --- | --- | | **LEO** | ja | ja | Standaard → Ultra | ja | | **LEO Fiscaal** | ja | ja | Standaard → Ultra | nee | | **ZIA** | nee | nee | Snel → Grondig | ja, zelf starten | | **VERA** | ja | nee | Standaard → Grondig | ja, zelf starten | | **BEVER** | ja | nee | Standaard → Standaard | nee | | **IRMA** | ja | nee | Standaard → Standaard | in de IRMA-app | - **Documentpaneel**: naast de chat samen met de assistent een stuk schrijven. Zie [Concepten](/concepten). - **Workflows en research**: zie [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). - **Denkdiepte**: het hoogste niveau geldt als je organisatie die denkdiepte heeft. Zonder die uitbreiding is **Standaard** het hoogste. - **Tour**: een bestaande tour start je (opnieuw) via **Tour herhalen** in het gebruikersmenu. Zie [Onboarding tour](/onboarding). ### LEO De breedste juridische persona. - De breedste set publieke juridische bronnen: wetgeving, officiële publicaties, verdragen, rechtspraak, EU-recht, parlementaire stukken en literatuur. De fiscale kernbronnen, zoals **Kennisgroepen Belastingdienst**, zitten in LEO Fiscaal en niet in LEO. - **Workflows** en **research jobs** voor diep, meerstaps onderzoek. - Het documentpaneel voor concepten naast de chat. - Denkdiepte begint op **Standaard** en gaat tot **Ultra**. - Eigen tour. - Werkt je organisatie ook met ORDO, dan staat in de zijbalk het item **ORDO** en kan LEO je ORDO-dossiers raadplegen. Zie [ORDO](#ordo-praktijkbeheer). ### LEO Fiscaal De fiscale persona. LEO Fiscaal staat naast LEO, met eigen rollen, een eigen vakgebiedenboom en eigen bronnen. Welke van de twee je ziet, hangt af van wat je organisatie heeft. - **Eigen rollen.** De stepper vraagt **Wat is je rol?** en biedt vijf fiscale rollen: **Fiscaal adviseur**, **Accountant**, **Tax manager / fiscalist in dienst**, **Loonadviseur** en **Ondernemer / DGA**. Had je eerder een rol gekozen die hier niet bij staat, dan kies je opnieuw op de pagina **Kennis**, tabblad **Vakgebied**. - **Eigen vakgebiedenboom** met acht fiscale takken, zoals **Aangiften & compliance**, **Formeel belastingrecht & geschil** en **Btw & indirecte belastingen**. - **Fiscale bronnen voorop**: **Kennisgroepen Belastingdienst**, fiscale kennisbanken en kantoorbronnen, en **Europese Commissie — Belastingen & Douane (DG TAXUD)**. Deze zitten niet in LEO. - **Juridische bronnen waar het fiscaal raakt**: wetgeving, officiële publicaties, verdragen, rechtspraak, Raad van State, tuchtrecht, EU-recht, parlementaire stukken, registers zoals KVK, BAG en het insolventieregister, RVO, UWV, raadsinformatie van gemeenten en het EPO-octrooiregister (bijvoorbeeld voor de innovatiebox). Bronnen die bij je vakgebieden passen staan vanzelf aan; de rest zet je aan in [Kennis](/knowledge). - **Niet in LEO Fiscaal**: letselschade, de gedragsregels van de advocatuur, bouw, vreemdelingenrecht, merkenregisters en ORDO-dossiers. - **Workflows** en **research jobs**, met eigen fiscale sjablonen zoals **Fiscale opinie**, **Fiscale scan** en **Herstructureringsroutes vergelijken**. De meeste fiscale sjablonen staan alleen in LEO Fiscaal; een paar op het snijvlak van recht en fiscaliteit, zoals de **BOR-toets**, staan in beide. - Het documentpaneel voor concepten naast de chat. - Denkdiepte begint op **Standaard** en gaat tot **Ultra**. - Deelt dossiers en chats met LEO: heeft je organisatie beide, dan zie je in LEO Fiscaal dezelfde dossiers als in LEO. - **Geen eigen tour.** ![De stap Wat is je rol? bij het instellen van het vakgebied in LEO Fiscaal, met de vijf fiscale rollen](/assets/screenshots/leo/personas-leo-fiscaal-rollen.png) ### ZIA De persona voor zorg en welzijn. - De stepper vraagt **Wat is je beroep?** en daarna **Op welke vakgebieden werk je?**. Kies je **Arts / medisch specialist** of **Paramedicus (fysio & art. 34)**, dan komt er de keuze **Profiel / aandachtsgebied** bij. - Geen wetgeving of rechtspraak als bron. ZIA werkt met zorgbronnen zoals **Medische richtlijnen (FMS)**, **Thuisarts.nl**, **Farmacotherapeutisch Kompas** en het **BIG-register**, naast je eigen documenten. - Voor sociaal werk, maatschappelijk werk en jeugdhulp raadpleegt ZIA ook de bron van de beroepsvereniging voor sociaal werk: beroepscode, beroepsprofielen, richtlijnen en standpunten. De naam van de bron zie je in de app op **Kennis** → **Bronnen**. - Koppeling met **Nedap ONS** voor cliëntdossiers, op aanvraag. - Bedoeld voor informatie, naslag en documentatiewerk. Beslissingen over diagnose, behandeling en medicatie neemt de zorgprofessional. Zie [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr). - **Geen documentpaneel** en geen workflows of research jobs. - Denkdiepte begint op **Snel** en gaat tot **Grondig**. - Eigen tour, die niet vanzelf start. Je start hem via **Tour herhalen**. ### VERA De persona voor de fysieke leefomgeving. - De stepper vraagt **Wat is je discipline?** en daarna **Op welke vakgebieden werk je?**. Daarna volgt meteen het overzicht. - Bronnen rond de Omgevingswet (**Omgevingswet op locatie**, **IPLO (Informatiepunt Leefomgeving)**), wetgeving, **lokale regelgeving (CVDR)** zoals welstandsnota's en verordeningen van gemeenten, officiële bekendmakingen, rechtspraak, de **Raad van Arbitrage (RvA) in bouwgeschillen** en raadsinformatie van gemeenten. - Leest BIM-modellen (IFC) en bouwtekeningen (DWG/DXF) die je uploadt. - Het documentpaneel voor concepten naast de chat. - **Geen workflows of research jobs**. Denkdiepte tot **Grondig**. - Eigen tour, die niet vanzelf start. Je start hem via **Tour herhalen**. ### BEVER De persona voor publieke besluitvorming. - De stepper vraagt **Wat is je rol in de publieke besluitvorming?** en daarna je vakgebieden, altijd samen met de keuze **Bestuurslaag**. - Bronnen rond lokale regelgeving (CVDR), raadsinformatie (iBabs, Notubiz en **GemeenteOplossingen raadsinformatie**), VNG, rekenkamers, CBS StatLine, de Rijksbegroting, open overheid en NCSC. Ook planbureaus en kennisinstituten zoals het **Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)**, het **Planbureau voor de Leefomgeving (PBL)**, het WODC en de **Nationale ombudsman**. De volledige lijst staat op [Kennisbronnen](/kennisbronnen). - Ontbreekt een begrotingscijfer, dan noemt BEVER het "niet begroot" in plaats van nul. - Het documentpaneel voor concepten naast de chat. - **Geen workflows of research jobs**: die zijn er alleen in LEO en LEO Fiscaal. - Denkdiepte tot **Standaard**: de ladder staat er wel en je kunt Snel kiezen, maar hoger dan Standaard komt BEVER niet. - **Geen tour.** ### IRMA De persona voor risicomanagement en informatiebeveiliging. - De stepper vraagt **Wat is je rol?**, met rollen als **CISO**, **Risicomanager** en **Functionaris gegevensbescherming (FG)**, en daarna **In welke branche en ISMS-fase werk je?**. De keuze **ISMS-fase** komt altijd, ongeacht je rol. - Gericht op normenkaders, toezichthouders en de fase waarin je managementsysteem zit. - Een lege chat toont **Zo begin je met IRMA**, met startkaarten zoals **Help me mijn ISO 27001-ISMS op te zetten** en **Bekijk de demo-omgeving**. - Het documentpaneel om bijvoorbeeld beleid of een procedure op te stellen. Een concept komt niet vanzelf in de IRMA-app; vastleggen daar is een aparte stap. - **Geen workflows of research jobs**. Denkdiepte tot **Standaard**. **Grondig** staat wel grijs in het menu, maar is voor IRMA niet aan te zetten. - **Tour herhalen** opent de IRMA-app en start daar de **Rondleiding**; zie [Rondleiding in IRMA](/onboarding#rondleiding-in-irma). - Het item **IRMA** in de zijbalk opent de IRMA-app. ## Op aanvraag: MAIA **MAIA** geeft managementinformatie op de eigen cijfers van je organisatie, uit de eigen administratie (Exact Online). MAIA is er op aanvraag en verschijnt alleen in de personakiezer als je organisatie MAIA heeft. - De stepper vraagt **Wat is je rol?**, bijvoorbeeld **Directeur / eigenaar** of **Financieel manager**, en daarna **Waar kijk je het vaakst naar?**. - MAIA heeft een eigen werkruimte: je werk staat in **Mappen**, los van de andere persona's. - Geen documentpaneel, geen workflows en geen tour. Denkdiepte tot **Standaard**. Meer: [MAIA](/maia) (inloggen vereist). ## Eigen apps naast de persona's ### IRMA-app Naast de IRMA-persona is IRMA een eigen app voor risicomanagement en ISMS, op [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). Daar werk je in registers voor onder meer risico's, beheersmaatregelen, normenkaders en documenten. Je logt in met hetzelfde account. De IRMA-app is Nederlandstalig. Zie [IRMA](/irma). ### ORDO: praktijkbeheer **ORDO** is het praktijkbeheer voor advocatenkantoren: dossiers, relaties, termijnen, uren en declaraties, en documenten. ORDO is er op aanvraag. Het is een eigen product op [app.prudai.com/ordo](https://app.prudai.com/ordo), geen persona: je kiest het niet in de personakiezer. De interface van ORDO is Nederlandstalig. Heeft je organisatie zowel LEO als ORDO, dan: - staat in LEO in de zijbalk het item **ORDO**; - kan de assistent in LEO vanzelf je ORDO-dossiers raadplegen: de lopende termijnen van het kantoor, de documentenkluis (alleen de vindplaats, niet de inhoud) en, in een gekoppeld dossier, het dossieroverzicht en de stukken. Op **Kennis** → **Bronnen** staat daar geen kaart of schakelaar voor. In het gesprek leest LEO alleen uit ORDO; wijzigen doe je in ORDO zelf. Het enige wat LEO in ORDO klaarzet, is een urenvoorstel dat je zelf in ORDO bevestigt: op je verzoek, of automatisch als je werkt in een gesprek in een gekoppeld dossier. Documenten die je in een gekoppeld dossier uploadt, komen wel in ORDO. Zie [ORDO en LEO: samenwerken](/ordo-leo) (inloggen vereist). Meer: [ORDO](/ordo) (inloggen vereist). ## Welke persona's zie je? Welke persona's in de kiezer staan, hangt af van de **abonnementen van je organisatie** en van wat er voor jouw account is aangezet. - Heeft je account precies één persona, dan wordt die automatisch geladen en zie je geen kiezer. - Heb je er meerdere, dan vraagt de app bij binnenkomst **Kies je persona**. - Toegang geldt per persona: een abonnement op de ene persona geeft geen toegang tot een andere. Ook LEO Fiscaal geeft geen toegang tot LEO, en andersom. - Heeft je account helemaal geen actieve producttoegang, dan blijft de app staan op het scherm **Geen actieve producttoegang**. Daar gaat het over je **abonnement**, dus staat er "product" en niet "persona". ![Het scherm Kies je persona met LEO, LEO Fiscaal en VERA om uit te kiezen](/assets/screenshots/leo/personas-kies-je-persona.png) ## Wisselen van persona Er zijn twee wegen: 1. **Gebruikersmenu** rechtsboven: **Persona wisselen**. 2. **Instellingen → Persona**: hier staat ook welke persona nu actief is. Wat je moet weten: - Wisselen **herlaadt de app**. - Dossiers, projecten en chats horen bij een persona. LEO en LEO Fiscaal delen dezelfde dossiers en chats; ZIA, VERA, BEVER, IRMA en MAIA hebben elk hun eigen werkruimte. - In LEO en LEO Fiscaal heten projecten **dossiers**, in MAIA **mappen** en in de andere persona's **projecten**. - Sommige pagina's bestaan maar in één persona. Zie je **Deze pagina is alleen beschikbaar in …**, klik dan op **Schakel over naar …**. Die knop staat er alleen als je account toegang heeft tot die persona. Heb je die niet, dan meldt de pagina dat je account geen toegang heeft; vraag het dan je beheerder. - Je taalvoorkeur volgt je over alle persona's heen. ## LEO en LEO Fiscaal uit elkaar houden LEO en LEO Fiscaal zijn twee persona's met een gedeelde werkruimte. | | LEO | LEO Fiscaal | | --- | --- | --- | | Rollen | eigen rollenlijst, zoals Advocaat, Bedrijfsjurist, Notaris en Fiscaal adviseur | eigen lijst van vijf fiscale rollen | | Vakgebieden | juridische rechtsgebieden | eigen fiscale boom | | Bronnen | breed juridisch, zonder de fiscale kernbronnen | fiscale kern plus juridische raakvlakbronnen | | Workflows | juridische sjablonen | eigen fiscale sjablonen | | Dossiers en chats | gedeeld | gedeeld | Juridisch of fiscaal werk je dus in de ene of de andere persona; welke je ziet, hangt af van wat je organisatie heeft. Er is geen apart voorscherm dat daarnaar vraagt; de stepper begint direct bij **Wat is je rol?**. Waar zie je welke je gebruikt? - De **zijbalk** toont boven de navigatie in LEO meestal **LEO Legal** en in LEO Fiscaal **LEO Fiscaal**. Koos je in LEO eerder bij de vakgebiedvragen voor fiscaal, dan staat ook daar **LEO Fiscaal**; kijk dan naar de topbalk. - De **topbalk** toont op de startpagina de volledige naam, bijvoorbeeld "Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal)". - Heeft je organisatie een eigen productnaam ingesteld, dan toont de zijbalk die naam. ## Wat je organisatie kan laten uitzetten Wat je binnen een persona kunt, is niet alleen een kwestie van het abonnement. Op verzoek van je organisatie kan Prudai per persona functies bewust uitzetten, bijvoorbeeld uploaden, delen of de keuze in denkdiepte. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Verder lezen - [Snelstart](/getting-started) - [Inloggen & personakeuze](/authentication) - [Instellingen](/settings) - [Kennis (bronnen & mogelijkheden)](/knowledge) en [Kennisbronnen](/kennisbronnen) - [Concepten](/concepten) - [Onboarding tour](/onboarding) - [IRMA](/irma), [MAIA](/maia) en [ORDO](/ordo) --- # Projecten URL: https://docs.prudai.com/projects/ Markdown: https://docs.prudai.com/projects.md > Een dossier is één pagina met weergaven voor documenten, concepten, tabel, tijdlijn, taken en workflows. Documenten, chats, spraakmemo's, SharePoint en samenwerking komen hier samen. Een dossier is de werkplek voor één zaak: documenten, concepten, taken, tijdlijn, chats en samenwerking komen op één plek samen. Alles wat je binnen een dossier vraagt, wordt beantwoord mét kennis van dat dossier. > **Dossier of project?** LEO en LEO Fiscaal noemen deze werkplek een **dossier**, VERA, ZIA, BEVER en IRMA noemen hem een **project**. In MAIA (op aanvraag) heet hij een **map**; zie [MAIA](/maia) (inloggen vereist). Het is precies hetzelfde onderdeel; alleen het woord in de interface verschilt. Deze pagina gebruikt "dossier" en noemt de namen in MAIA waar die afwijken. Werk je in VERA, ZIA, BEVER of IRMA, lees dan overal "project". Gaat het over SharePoint, zoals bij **Mappen toevoegen**, dan bedoelt deze pagina met "map" een map in SharePoint, niet een map in MAIA. ![De bovenkant van een dossier: de weergave-pil met zes segmenten en de plusknop voor een nieuwe chat](/assets/screenshots/leo/dossier_views_pill.png) ## Eén dossier, zes weergaven Een dossier heeft geen tabbladen. Het is één pagina met bovenin een altijd zichtbare **weergave-pil**. Die heeft maximaal zes segmenten, in een vaste volgorde: | Weergave | Wat je ziet | Beschikbaar in | | --- | --- | --- | | **Documenten** | de documentenlijst met verwerkingsstatus per stuk; de standaardweergave | alle persona's | | **Concepten** | de documenten die je met de assistent in dit dossier schreef (zie [Concepten](/concepten)) | LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA | | **Tabel** | het documentraster met AI-kolommen (zie [Tabel](#tabel-kolommen-laten-invullen)) | LEO en LEO Fiscaal | | **Tijdlijn** | de documenten op datum, met activiteitengrafiek (zie [Tijdlijn](/timeline)) | alle persona's | | **Taken** | het takenbord van dit dossier (zie [Taken](/kanban)) | alle persona's | | **Workflow** | de workflows en runs van dit dossier (zie [Workflows en research jobs](/research), inloggen vereist) | LEO en LEO Fiscaal | Praktische gevolgen: - **De pil navigeert nergens heen.** Elk segment wisselt wat de pagina toont, op dezelfde pagina. De gekozen weergave staat in het adres van de pagina, dus een link of een verversing houdt je weergave vast. - **Welke segmenten je ziet, hangt af van je persona.** ZIA en MAIA tonen Documenten, Tijdlijn en Taken. VERA, BEVER en IRMA hebben daarnaast Concepten. LEO en LEO Fiscaal hebben alle zes. - **Workflow blijft in het dossier.** In de Workflow-weergave staan de workflows en runs van dít dossier. Een run of de builder openen gaat wel naar een eigen pagina. - **Chat is geen weergave.** Naast de pil staat een plusknop (**Nieuwe chat in dit dossier**). Die start een chat met dit dossier als context; zie hieronder. ### Nieuwe chat: alleen chat of met een document ernaast In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA vraagt de plusknop eerst waarmee je wilt beginnen: - **Alleen chat**: het gesprek over de volle breedte. - **Chat met document ernaast**: links het gesprek, rechts een leeg document dat je samen met de assistent schrijft. Het document hoort meteen bij dit dossier. Zie [Concepten](/concepten). ![De keuze bij de plusknop: Alleen chat of Chat met document ernaast](/assets/screenshots/leo/dossier_new_chat_choice.png) In ZIA en MAIA opent de plusknop direct een nieuwe chat. ## Dossierlijst Je dossiers staan in **Mijn werk**, op het tabblad **Dossiers** (in VERA, ZIA, BEVER en IRMA: **Projecten**; in MAIA: **Mappen**). De lijst is een **rijenlijst**, geen kaartraster, en toont alleen dossiers. Kennisbanken staan er niet in; die vind je op [Kennis](/knowledge). De lijst heeft deze kolommen: | Kolom | Wat er staat | | --- | --- | | **Naam** | de dossiernaam, met omschrijving eronder | | **Eigenaar** | wie het dossier heeft aangemaakt | | **Documenten** | het aantal documenten in het dossier | | **Periode** | het tijdvak van het dossier | | **Wanneer** | wanneer er voor het laatst iets gebeurde | | **Acties** | het ⋯-menu van de rij | Boven de lijst staan twee bedieningen naast elkaar: - een **zoekveld** dat op naam en omschrijving filtert; - een **filtermenu** met drie opties, elk met een telling erachter: **Gedeeld**, **Gearchiveerd** en **SharePoint-koppeling**. Je kunt ze stapelen. **Gearchiveerd** staat er altijd; **Gedeeld** en **SharePoint-koppeling** verschijnen pas als er iets is om op te filteren. ### Een dossier aanmaken 1. Klik bovenaan de lijst op de gestippelde rij **Nieuw dossier**. 2. Typ een naam in het venster dat opent. 3. Klik op **Nieuw dossier**. Is SharePoint voor je organisatie gekoppeld en staat uploaden aan, dan staat in hetzelfde venster ook **Importeren uit SharePoint**. Daarmee maak je het dossier aan en vul je het meteen vanuit een SharePoint-site; zie [SharePoint in een dossier](#sharepoint-in-een-dossier). In LEO en LEO Fiscaal kan de assistent ook een dossier voor je aanmaken vanuit de chat; zie [Dossier aanmaken vanuit de chat](#dossier-aanmaken-vanuit-de-chat). ### Het menu van een rij Klik op een rij om het dossier te openen. Het **⋯**-menu van de rij bevat: - **Laatste chat**: opent het nieuwste gesprek van het dossier, of een nieuwe chat als er nog geen gesprek is; - **Naam wijzigen** en **Genereer beschrijving met AI**; - **Documenten**, dat het dossier opent; - **Taken** en (in LEO en LEO Fiscaal) **Workflow**, die het bord of de workflows openen als kaart in de chat van dat dossier; - **Archiveren** (bij een gearchiveerd dossier: **Archief beheren**) en **Definitief verwijderen**; - **Verlaten**, in plaats van archiveren en verwijderen, bij een dossier dat een collega met je deelde. ### Welke dossiers je ziet Dossiers horen bij de persona waarin je werkt. Dat betekent: - je ziet per persona alleen de dossiers van die persona (een LEO-dossier is niet zichtbaar vanuit VERA, en omgekeerd); - LEO en LEO Fiscaal delen dezelfde dossiers; - wisselen van persona kan je lijst veranderen zonder dat er iets verdwenen is; - ook de chats in een dossier blijven binnen die persona. ### Archiveren vs. verwijderen - **Archiveren** gebruik je als een dossier klaar is, maar je het nog wilt kunnen terugvinden. Gearchiveerde dossiers vind je met het filter **Gearchiveerd**. Via **Archief beheren** kies je daar **Dossier heropenen** of **Definitief verwijderen**. - **Definitief verwijderen** doe je alleen als het dossier echt weg mag: het dossier, de taken, de kennisbank en de gesprekken verdwijnen permanent. Een actief dossier wordt onder dezelfde bevestiging eerst gearchiveerd en daarna verwijderd. ## Documenten in een dossier Sleep het procesdossier erin en vraag daarna in de dossierchat: "welke verweren voert de wederpartij en waar zitten de zwakke plekken?" De assistent leest de stukken en citeert er rechtstreeks uit. ![De documentenlijst van een dossier met verwerkingsstatus per stuk](/assets/screenshots/leo/project_files.png) Voor dossierdocumenten geldt **hetzelfde uploadcontract** als op [Bestanden](/files). Dat betekent dat je in een dossier ook kunt uploaden: - gewone documenten, - afbeeldingen, - e-mailbestanden, - CAD en BIM, - puntenwolken (`.e57`), - transcripts (`.vtt`, `.srt`), - ZIP, - audio zoals `.mp3`, `.m4a`, `.wav`, - presentaties zoals `.pptx` en `.ppt`. Gebruik [Bestanden](/files) als bronpagina voor: - exacte ondersteunde extensies, - verwerkingsstatussen, - het voorbeeldscherm, de tekstweergave en downloaden. ### Reviewstatus per document Honderd producties en drie behandelaars? Met de reviewstatus zie je per stuk hoe ver de beoordeling is en wat er nog ligt. De documententabel heeft hiervoor een optionele kolom **Reviewstatus**. Die staat standaard uit en zet je aan via **Kolommen** (je bepaalt zelf welke kolommen de tabel toont). ![De documententabel met de reviewstatus-kolom aan](/assets/screenshots/leo/document_review.png) | Reviewstatus | Gebruik dit voor | | --- | --- | | **Geen status** | nog niet gelabeld | | **Review nodig** | stuk moet nog inhoudelijk bekeken worden | | **In review** | iemand is ermee bezig | | **Beoordeeld + punten** | beoordeeld, maar nog met open punten | | **Akkoord** | klaar voor verder gebruik | | **Niet van toepassing** | een reviewlabel is hier niet relevant | ### Documentacties Elk document heeft één menu met dezelfde acties, waar je het document ook tegenkomt. Je opent dat menu op drie manieren: - klik op de **documentnaam**; de naam is het handvat; - klik ergens anders in de **rij**, ook op de lege ruimte; - klik op de **⋯** rechts in de rij, op de plekken waar de naam zelf geen handvat is. Het menu bevat, in deze volgorde: | Actie | Wat het doet | | --- | --- | | **Voorbeeld** | opent het document in het voorbeeldscherm, in een nieuw tabblad | | **Openen in Word** | vervangt **Voorbeeld** als het document uit SharePoint komt en daar een eigen adres heeft; je opent dan de live SharePoint-versie. PDF's houden altijd het voorbeeld in de app, ook als SharePoint een kopie heeft | | **Info** | de metadatakaart, alleen lezen | | **Gegevens bewerken** | dezelfde metadata, bewerkbaar; alleen waar je die rechten hebt | | **Downloaden** | het originele bestand | | **Vertalen** | opent [Vertalen](/translate) met dit document geladen | | **Chat** | start een gesprek met dit document als `@`-mention | | **Verwijder** | met bevestiging; staat als enige onderaan | Niet elk oppervlak biedt alle acties aan: een actie die daar niet kan werken, staat er niet. ### Beperkingen van je organisatie > Je organisatie kan **uploaden** en **delen** uitschakelen. Dan verdwijnen de uploadknop, het sleepvlak en de dictafoon uit het dossier, of de deeloptie. Bestaande documenten blijven gewoon beschikbaar: openen, downloaden, vertalen en verwijderen werken door. Wat deze twee beperkingen precies afsluiten, staat op [Snelstart](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). > > Eén nuance die alleen voor dossiers geldt: is er al een SharePoint-bron gekoppeld, dan blijft **Nu synchroniseren** werken. Dat ververst een bron die je organisatie zelf heeft gekoppeld. Alleen **Mappen toevoegen**, dat nieuwe stukken aanhaakt, verdwijnt. ## Concepten in een dossier In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA schrijf je samen met de assistent een document in een paneel naast de chat. Zo'n document heet een concept. Het segment **Concepten** toont de concepten van dit dossier, het laatst bijgewerkte bovenaan. - Klik bovenaan de lijst op **Nieuw concept**: er opent een leeg document met de chat ernaast. - Of kies bij de plusknop naast de pil **Chat met document ernaast**. - Wil je een concept bij de dossierstukken zetten, kies dan in het documentpaneel **Exporteren** → **Opslaan in dossier**. Er komt dan een Word-versie bij de documenten van het dossier. Alles over schrijven, voorstellen beoordelen, opmerkingen en exporteren staat op [Concepten](/concepten). ## Tabel: kolommen laten invullen In LEO en LEO Fiscaal zet de weergave **Tabel** de documenten van het dossier onder elkaar als rijen. Jij bepaalt de kolommen; LEO leest elk document en vult ze in, met de bronpassage erbij. 1. Open **Kolommen** en kies **Eigen kolom toevoegen**. Je stelt één vraag per kolom en kiest het soort antwoord: **Tekst**, **Ja/nee**, **Datum**, **Getal** of **Keuze**. 2. Zet in hetzelfde menu eventueel **Documentkolommen** aan: gegevens die al uit de documentverwerking bekend zijn. 3. Klik op **Start!** om alle lege velden in één keer te laten invullen. 4. Klik op een cel voor het antwoord, de **Bronpassage** en de **Zekerheid**. Controleer altijd de bronpassage. Met **Exporteren** download je de tabel als CSV, Excel (.xlsx) of PDF. Met **Vraag over deze tabel** stel je in de chat een vraag over de hele tabel. ### Kolomsjablonen voor octrooiwerk Onder **Kolommen** staat ook **Kolomsjabloon kiezen**. Dat voegt in één keer een kant-en-klare set kolommen toe: | Sjabloon | Wat je invult | Wat de tabel per document laat zien | | --- | --- | --- | | **Invaliditeits-chart** | de kenmerken van de conclusie | per kenmerk of het stuk het openbaart, plus **Publicatienummer**, **Publicatiedatum** en **Dichtstbijzijnde uitvoeringsvorm** | | **Oppositie-kenmerkenmatrix** | de kenmerken van de onafhankelijke conclusies | per kenmerk of het stuk het openbaart, plus onder meer **Technisch effect** en **Dichtstbijzijnde uitvoeringsvorm** | | **Inbreuk-chart** | de kenmerken van je conclusie | per kenmerk of het document laat zien dat het aangevallen product het heeft, plus **Product en versie** en **Datum van het document** | | **FTO-chart** | een beschrijving van je product of proces | per kandidaat-octrooi **Publicatienummer**, **Octrooihouder**, **Conclusie 1**, **Leest op product** en **Ontbrekend kenmerk** | Kenmerken vul je in met één kenmerk per regel, maximaal 25 per set. Een eigen nummering vooraan (bijvoorbeeld 1.1) wordt de kolomnaam. Per kenmerk komt er een kolom bij die LEO per document beantwoordt, met de passage waarop het antwoord steunt. Na het toevoegen kun je de kolommen gewoon aanpassen. ![Het venster Kolomsjabloon: de Invaliditeits-chart gekozen, drie kenmerken van de conclusie ingevuld en de kolommen die worden toegevoegd](/assets/screenshots/leo/table_column_template.png) ## Samenwerken Je deelt een dossier via **Delen** in het menu met de drie streepjes (☰) rechtsboven in het dossier. Die optie zie je alleen als jij de eigenaar van het dossier bent. ![Het venster Dossier delen: de huidige samenwerkers en een lijst kantoorgenoten om uit te nodigen op naam of e-mail](/assets/screenshots/leo/file_sharing.png) Praktische gevolgen: - de chats in het dossier zijn zichtbaar voor de leden van het dossier; verwijder je een gedeeld dossiergesprek, dan is het voor iedereen weg; - taken en reviewstatussen zijn zichtbaar voor die leden; - documenten die je uit het dossier verwijdert, verdwijnen voor iedereen met toegang. Heeft je organisatie delen uitgeschakeld, dan staat **Delen** er niet. > **Dossiers die aan ORDO gekoppeld zijn.** Werk je met ORDO, dan kan een LEO-dossier gekoppeld zijn aan een ORDO-dossier (label **ORDO-dossier**). Zo'n dossier blijft persoonlijk: collega's die de stukken van het ORDO-dossier mogen zien, zien jouw gesprekken en taken in LEO niet. Zie [ORDO en LEO](/ordo-leo) (inloggen vereist). ## SharePoint in een dossier Als SharePoint voor jouw organisatie is ingeschakeld, kun je een dossier aan een site koppelen. De volledige uitleg staat op [SharePoint](/sharepoint); hieronder alleen wat je in het dossier zelf ziet. Bij het aanmaken via **Importeren uit SharePoint** kies je eerst een site, dan een **documentbibliotheek**, en daarna mappen of bestanden in een **uitklapbare boom**. Je bent dus niet beperkt tot mappen op het hoogste niveau. Je kunt ook de volledige site importeren. Het importeren draait op de achtergrond. Een dossier bevat in totaal maximaal 1000 SharePoint-bestanden; mappen die je later toevoegt, tellen daarvoor mee. In een gekoppeld dossier zie je: - de gekoppelde site; - de importstatus (loopt / klaar / mislukt); - een statusregel als er iets te synchroniseren valt: het aantal beschikbare updates met de mededeling dat synchroniseren nodig is, of **Volledige synchronisatie nodig** als de bron zo ver is afgedreven dat een hele ronde nodig is; - de knop **Nu synchroniseren** als er wijzigingen zijn; - de knop **Mappen toevoegen** als het dossier maponderdelen volgt in plaats van de hele site. Wat synchroniseren doet: - nieuwe en gewijzigde bestanden opnieuw inladen; - in SharePoint verwijderde bestanden uit het dossier opschonen. Er is geen aparte knop om eerst op wijzigingen te controleren. De app volgt de bron zelf en zet de statusregel neer zodra er iets te doen is. ### SharePoint vanuit de chat In LEO en LEO Fiscaal kun je de assistent ook in de dossierchat vragen om stukken uit SharePoint te halen, bijvoorbeeld: "Zet de map Correspondentie uit onze SharePoint in dit dossier." De assistent zoekt en bladert in SharePoint en importeert de bestanden of mappen naar het dossier van het gesprek. Je vraag is het akkoord: er komt geen extra bevestiging. Goed om te weten: - dit werkt alleen als je organisatie SharePoint heeft gekoppeld; - alleen de eigenaar van het dossier kan importeren, met zijn eigen Microsoft-rechten; - een dossier haalt stukken uit één documentbibliotheek; latere imports vullen aan uit dezelfde bibliotheek; - er wordt nooit iets naar SharePoint teruggeschreven. In de bronnenbalk van de chat zie je dat terug, met regels als **Zoek in SharePoint: '…'** en **Uit SharePoint importeren naar het dossier**. ## Spraakmemo's Loop na de zitting naar de auto en spreek vijf minuten in wat er gebeurd is. De opname wordt automatisch getranscribeerd en belandt als document in het dossier: doorzoekbaar, citeerbaar en bruikbaar als input voor je volgende processtuk. Er zijn twee ingangen. ### Spraakmemo in de zijbalk In de zijbalk staat een vast item **Spraakmemo**. Je neemt eerst op en kiest daarna pas een dossier. Handig als je nog niet weet, of nog niet wilt opzoeken, waar het memo hoort. 1. Klik op **Spraakmemo**; er opent een compacte opname-overlay en je blijft waar je bent. 2. Spreek je memo in. Pauzeren en hervatten kan. 3. Stop de opname. Daarna kies je in een zoeklijst het dossier waar het memo bij hoort. 4. Het memo wordt geüpload en automatisch getranscribeerd. Sluit je de overlay terwijl er nog een opname wacht op een dossier, dan blijft die bewaard. De zijbalk toont een stip tot je het memo hebt toegewezen. ### Dictafoon: spraakmemo's in je project Ben je al in het dossier, gebruik dan de knop **Spraakmemo opnemen** in de documentenweergave. 1. Open je dossier en start de dictafoon via **Spraakmemo opnemen**. 2. Spreek je memo in: zittingsverslag, cliëntgesprek, invallen voor het pleidooi. 3. Stop de opname; het bestand wordt opgeslagen bij de dossierdocumenten en automatisch getranscribeerd. 4. Kies een vervolgstap (zie hieronder), vraag er in de dossierchat direct iets over, of gebruik het als startpunt voor een workflow. ![De dictafoon in een dossier tijdens het opnemen van een spraakmemo](/assets/screenshots/leo/voice_memo_project.png) Praktisch, voor beide ingangen: - houd het scherm aan tijdens het opnemen. Vergrendel je je telefoon of wissel je van app, dan stopt de opname; - wordt een opname onderbroken, dan blijft bewaard wat al was opgenomen: je kunt het alsnog opslaan of downloaden; - een al opgenomen audiobestand (bijvoorbeeld een mp3 van je telefoon) upload je gewoon als document, zie [Bestanden](/files); - heeft je organisatie uploaden uitgeschakeld, dan is de dictafoon in het dossier er niet. ### Vervolgstappen na een spraakmemo Zodra een memo is verwerkt, verschijnt **Wat wil je met dit memo doen?** met maximaal drie voorgestelde vervolgstappen. Die kiest de assistent uit: - **Samenvatten** - **Actiepunten eruit halen** - **Doorvragen** - **Verwerken in een rapport** - **Document opstellen** (alleen in persona's met [Concepten](/concepten)) - **Dagrapport voor ONS maken** (alleen in ZIA, als je organisatie via de koppeling met Nedap ONS dagrapporten in het cliëntdossier mag vastleggen; op aanvraag) Er gebeurt pas iets als je kiest. Kies je een stap, dan opent de dossierchat met de vraag klaargezet en het memo erbij; jij verstuurt hem. In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA opent bij **Verwerken in een rapport** en **Document opstellen** ook een nieuw document naast de chat. In ZIA en MAIA zet **Verwerken in een rapport** alleen de vraag in de chat klaar. Terwijl het memo nog wordt uitgeschreven, zie je een inschatting van hoe lang het duurt voordat de vervolgstappen klaarstaan. Wil je ze niet zien? Klik op **Suggesties verbergen** voor dit memo, of op **Niet meer tonen** om ze op dit apparaat uit te zetten. Aanzetten doe je weer via **Instellingen** → **Chat** → **Vervolgstappen na een spraakmemo tonen**; zie [Instellingen](/settings). ## Dossierchat Typ `@` in een dossierchat en verwijs naar een specifiek stuk: "vergelijk @conclusie-van-antwoord met ons standpunt in @dagvaarding". Geen knip-en-plakwerk, de stukken zíjn de context. ![Een dossierchat: na het typen van @ verschijnt een lijst met documenten uit het dossier om als context te gebruiken](/assets/screenshots/leo/chat_from_project.png) Je start zo'n chat met de plusknop naast de weergave-pil. Gebruik bij dossierwerk bij voorkeur deze chat: - de dossierdocumenten zijn dan de hoofdcontext; - `#`-mentions naar taken werken direct; - concepten die je hier schrijft, horen meteen bij het dossier; - dezelfde chat werkt ook voor zoeken, kennis, promptbibliotheek en (in LEO en LEO Fiscaal) workflows. ### De chats van een dossier terugvinden De chats van een dossier staan in de lade **Geschiedenis**. Op de dossierpagina open je die op desktop met de greep **Geschiedenis** aan de rechterrand. - Op het tabblad **Chats** toont de lade dan alleen de chats van het dossier waarin je werkt, met bovenaan het label **Dossier ·** gevolgd door de naam van het dossier. - Klik op het kruisje in dat label (**Toon alle chats**) om weer al je chats te zien. - Heeft het dossier nog geen gesprekken, dan staat er **Nog geen chats in dit dossier**. Snel naar het nieuwste gesprek van een dossier kan ook vanuit de dossierlijst, met **Laatste chat** in het rij-menu. ### Dossier aanmaken vanuit de chat In LEO en LEO Fiscaal vraag je de assistent gewoon om een dossier: "Maak een nieuw dossier aan voor de huurzaak en zet dit gesprek erin." De assistent maakt het dossier aan en het gesprek verhuist mee. In de bronnenbalk zie je de regel **Dossier aanmaken: …**. - Noem je geen naam, dan kiest de assistent een korte, zakelijke naam uit het gesprek. - Concepten die je in dit gesprek al schreef en die nog bij geen dossier hoorden, gaan mee. - De assistent maakt geen dossier op eigen initiatief; hij stelt het hooguit voor. - Zit het gesprek al in een dossier, dan maakt hij geen tweede aan. Daarna kun je in hetzelfde gesprek verder, bijvoorbeeld met stukken uit SharePoint (zie [SharePoint vanuit de chat](#sharepoint-vanuit-de-chat)). ### Een bestaande chat naar een dossier verplaatsen Begon je in een persoonlijke chat en hoort het gesprek eigenlijk bij een dossier? Verplaats het: 1. Open in de chat het menu met de drie streepjes (☰) rechtsboven, of het **⋯**-menu van de chat in **Mijn werk** → **Chats**. 2. Kies **Naar dossier verplaatsen**. 3. Kies bij **Naar welk dossier gaat deze chat?** het dossier. Daarna: - staat het gesprek in het dossier en gaat het daar verder, met de dossierdocumenten erbij; - kunnen collega's met toegang tot het dossier het gesprek ook openen. Terugzetten naar persoonlijk kan niet. De optie staat alleen bij persoonlijke chats. In VERA, ZIA, BEVER en IRMA heet hij **Naar project verplaatsen**, in MAIA **Naar map verplaatsen**. Meer: [Chat](/chat). ## Second opinion aanvragen > Deze flow is er alleen in **LEO** en **LEO Fiscaal**, en alleen als je organisatie hem heeft laten vrijgeven (op aanvraag). VERA, ZIA, BEVER, IRMA en MAIA hebben geen second-opinionflow. De aanvraag start vanuit een dossier. Voorwaarden: - je organisatie heeft second opinions vrijgegeven gekregen; - jij bent de eigenaar van het dossier; - het dossier is niet gekoppeld aan een ORDO-dossier; zo'n dossier kan niet voor een second opinion gedeeld worden. Zo werkt het: 1. Kies **Vraag second opinion** in het menu met de drie streepjes (☰) rechtsboven in het dossier. 2. LEO vult de intake zo veel mogelijk automatisch in op basis van je profiel en de dossierdocumenten (**Automatische intake**): - **Expertise-tags**, - **Naam wederpartij**, - **Deadline-urgentie**, - **Regio jurisdictie**, - en eventueel **Context voor de partner**. 3. Je controleert en vult de intake aan. 4. Je bekijkt de voorgestelde **Partnerkantoren**, elk met een **Matchscore**. 5. Je selecteert zelf één of meer kantoren en klikt op **Verstuur verzoek**. Belangrijk: - de matchscore is een advies; er wordt niets automatisch doorgestuurd; - de score kijkt vooral naar expertise en weegt daarna urgentie en jurisdictie mee; - het partnerkantoor krijgt pas toegang tot het dossier na de conflictscan en acceptatie; - die toegang gaat naar de collega die het partnerkantoor toewijst, niet naar het hele kantoor; - krijgt het verzoek de status **Ingetrokken** of **Afgerond**, dan vervalt die toegang weer; - de AI-zaakbrief is pas zichtbaar nadat de conflictscan is vrijgegeven. ## AI-zaakbrief Na het versturen van een second-opinionverzoek stelt LEO op de achtergrond een **AI-zaakbrief** op voor het partnerkantoor. Typische inhoud: - een samenvatting van het geschil; - **Belangrijkste juridische vragen**; - **Ontbrekende documenten** of bijlagen. Zichtbaarheid: - verborgen zolang de status **Conflictscan in afwachting** is; - zichtbaar na **Conflictscan akkoord**; - niet zichtbaar bij **Geblokkeerd door conflict**. ## Partner-inbox > Deze inbox is alleen voor partnerkantoren die second-opinionverzoeken ontvangen, en wordt per organisatie vrijgegeven (op aanvraag). Hij staat alleen in **LEO**, niet in LEO Fiscaal, VERA, ZIA, BEVER, IRMA of MAIA. Je ziet het item **Inbox** in de zijbalk als: - je organisatie een partnerkantoor is, - je in LEO werkt, - je eigenaar of beheerder van je organisatie bent. De afhandeling is bewust gesplitst in twee stappen. ### Stap 1: conflictscan Je ziet alleen beperkte gegevens: - de aanvragende organisatie, - de wederpartij, - afgeschermde context. Je kiest: - **Conflict vrijgeven**, of - **Conflict blokkeren**. ### Stap 2: volledige beoordeling Na vrijgave zie je: - de volledige intake, - de AI-zaakbrief, - de keuze **Wijs toe aan** voor een collega binnen je eigen kantoor. Daarna kun je: - een collega toewijzen en het verzoek **Accepteren**; - het verzoek **Afwijzen**. Meldingen over deze flow komen terug op [Meldingen](/notifications). --- # Promptbibliotheek URL: https://docs.prudai.com/prompt-library/ Markdown: https://docs.prudai.com/prompt-library.md > Herbruikbare prompts in drie tabbladen — aangeboden door Prudai, organisatie en persoonlijk: zoeken, gebruiken, kopiëren, zelf maken, ordenen en je eigen prompts exporteren. De promptbibliotheek is een verzameling herbruikbare prompts die je kunt toepassen in chat. Een dossier-analyse in drie blokken, jurisprudentie bij jouw rechtsvraag, een Gantt-planning van je zaak: de bibliotheek staat vol bewezen opdrachten die je met één klik overneemt. Je opent haar met de **boekknop in de promptbak**, of typ `/prompts` om de bibliotheek in het gesprek te openen. Heb je de boekknop verborgen, dan staat hij achter ☰ in de promptbak; zie [Chat](/chat#knoppen-in-de-promptbak). ![De promptbibliotheek met de aangeboden prompts en de tagfilters](/assets/screenshots/leo/prompt_templates.png) ## Waarom dit belangrijk is Een goede prompt is vaak meer waard dan “meer context”. Met templates maak je: - consistentere output (memo’s, tijdlijnen, conceptbrieven), - snellere iteraties, - makkelijker samenwerken (organisatieprompts). ## Tabbladen Bovenin staan de tabbladen: - **Aangeboden door Prudai**: kant-en-klare prompts, beheerd door Prudai. - **Organisatie**: prompts van je organisatie, beheerd door de eigenaren van je organisatie. - **Persoonlijk**: jouw eigen prompts. Een tabblad verschijnt alleen als er prompts in staan voor het product waarin je werkt; het getal ernaast is het aantal. Het tabblad **Persoonlijk** zie je dus pas als je je eerste eigen prompt hebt. Het aanbod verschilt per product: niet elk product heeft aangeboden prompts. ## Zoeken en tags - Het zoekveld **"Zoek prompts…"** zoekt in de titel en de tekst van de prompts in het geopende tabblad. - Prompts kunnen tags hebben, zoals **Analyse**, **Opstellen**, **Workflow**, **Kennis** en **Visualisatie**. Klik een tag aan om alleen die prompts te zien. Je filtert op één tag tegelijk; klik de tag nog eens aan of kies **Wissen** om het filter weg te halen. Aanbevolen start: - Kijk bij “Aangeboden door Prudai” en filter op **Visualisatie** voor tijdlijnen en diagrammen. ## Prompt gebruiken 1. Open de bibliotheek. 2. Zoek of filter tot je de juiste prompt ziet. 3. Klik op de kaart. De prompttekst komt in je invoerveld te staan en de bibliotheek sluit. 4. Pas de prompt aan op jouw dossier (of vraag de assistent om ‘m zaak-specifiek te maken). Tip: voeg meteen constraints toe (lengte, structuur, bronnen, toon). ## Kopieer naar persoonlijk Bij prompts uit **Aangeboden door Prudai** en **Organisatie** staat op de kaart een kopieerknop, **Kopieer naar persoonlijk**. Daarmee zet je een kopie in je eigen tabblad, die je vervolgens wél mag aanpassen. De oorspronkelijke prompt blijft ongewijzigd staan voor iedereen. Dit is de nette route als een standaardprompt bijna goed is voor jouw manier van werken. ## Alleen prompts voor jouw product De bibliotheek toont alleen prompts die zijn ingeschakeld voor het product waarin je werkt. Een prompt die alleen voor een ander product is ingeschakeld, staat hier dus niet tussen. Een prompt kan voor meer producten tegelijk gelden; op de kaart staat voor welke. Een nieuwe prompt hoort bij het product waarin je hem maakt, en een kopie houdt de producten van het origineel. Een prompt kan versies hebben in het Nederlands en het Engels. Op de kaart zie je welke talen er zijn. Ontbreekt de versie in jouw taal, dan zegt de kaart dat ("NL-vertaling ontbreekt"), en als je erop klikt: "Deze prompt is nog niet beschikbaar in NL." Mag je de prompt bewerken, dan voeg je de ontbrekende taalversie toe in de editor. ## Volgorde bepalen (slepen) Klik op **Beheer** (het tandwiel) om de volgorde aan te passen. Daarna **sleep** je prompts aan de greep op de kaart hoger of lager. **Klaar** (het vinkje) sluit de beheermodus weer. De volgorde wordt onthouden, ook na herladen. Eigenaren beheren op dezelfde manier de volgorde van de organisatieprompts. ## Prompt verbeteren in chat Vanuit het invoerveld kun je de assistent vragen je huidige concept-prompt scherper te maken, met de laatste berichten van het gesprek als context. Dat doe je met de **Prudai-knop**: het logo-icoon in de promptbak, met de tooltip "Verbeter prompt met AI". De verbeterde versie verschijnt in de grote **Prompt-editor**, zodat je nog kunt aanpassen voordat je verstuurt. Bevalt hij niet, dan zet **Herstel origineel** je eigen tekst terug. Groot verschil in antwoordkwaliteit, nul extra denkwerk. Let op: het lampje ernaast is niet deze knop. Dat is de knop [Denkdiepte](/chat#denkdiepte) op stand Standaard. ![De Prudai-knop om je prompt te verbeteren, gemarkeerd in de invoerbalk van de chat](/assets/screenshots/leo/prompt_improve.png) ## Vaste startprompts Een paar vaste flows gebruiken een startprompt die je niet zelf hoeft te onderhouden: het jurisprudentie-onderzoek (in LEO en LEO Fiscaal via `/jurisprudence-prompt`), de intake van een workflow en de rondleidingen bij het onboarden. In je gesprek lees je alleen de korte zin die je verstuurde, bijvoorbeeld "Help me met het invullen van een uitgebreid jurisprudentie onderzoek."; de volledige instructie vult Prudai zelf aan. ## Zelf prompts maken en beheren Dat ene analyse-format dat jij elke week gebruikt: leg het één keer vast als eigen prompt. Ben je eigenaar van je organisatie, dan kun je hem ook als organisatieprompt vastleggen, en werkt het hele kantoor voortaan volgens dezelfde opbouw. Klik op **+** (**Nieuwe prompt**). In de editor vul je in: - de taal: met de knoppen **NL** en **EN** kies of voeg je een taalversie toe. Minstens één taalversie is verplicht, en elke versie heeft een titel en een prompttekst; - **Prompttekst**; - **Titel**. Heb je alleen de tekst? De AI-knop naast het titelveld (**Genereer titel met AI**) maakt er een titel bij; - **Bereik**: persoonlijk, of met de juiste rechten de organisatie of het aanbod van Prudai. Een bereik waarvoor je geen rechten hebt, kun je niet kiezen; - **Tags (komma-gescheiden)**. ![De editor voor een nieuwe prompt in de promptbibliotheek, met taalknoppen, prompttekst, titel met AI-knop, bereik en tags](/assets/screenshots/leo/prompt_template_authored.png) Opslaan gaat met **Prompt toevoegen**, bij een bestaande prompt met **Prompt opslaan**. Wijzigen en verwijderen doe je in de beheermodus (**Beheer**) met **Prompt bewerken** en **Prompt verwijderen** op de kaart. Je kunt maximaal 100 persoonlijke prompts hebben. Handig patroon: - Maak een “basis”-prompt (bv. memo-structuur). - Maak varianten per outputvorm (tijdlijn, risicoanalyse, conceptbrief). ## Importeren en exporteren Op het tabblad **Persoonlijk** kun je je eigen prompts exporteren naar een JSON-bestand (**Exporteren**) en later weer importeren (**Importeren**). Organisatieprompts en aangeboden prompts gaan niet mee. Let op: **importeren vervangt je persoonlijke prompts door de inhoud van het bestand.** Het voegt dus niet toe. Exporteer daarom eerst je huidige set, zodat je terug kunt als de import niet oplevert wat je verwachtte. --- # Privacy & beveiliging URL: https://docs.prudai.com/security/ Markdown: https://docs.prudai.com/security.md > Hoe Prudai je gegevens beschermt: opslag in EU-datacenters, versleuteling, afscherming per organisatie en toegang alleen voor actieve organisaties. Plus waar je de juridische documenten vindt en hoe je zelf veilig werkt. Deze pagina legt uit hoe Prudai je gegevens beschermt en wat je zelf doet om veilig te werken. Voor de bindende afspraken zijn het Legal Center en het Trust Center leidend. ## Officiële juridische en security-bronnen Voor contractuele, privacy- en security/compliance-informatie verwijzen we naar: - **Legal Center**: [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com) - Hier vind je de officiële juridische documentatie en originele PDF’s: - NLdigital Voorwaarden 2025 (met Prudai-supplement) - Privacy Statement - Data Pro Statement (Verwerkersovereenkomst) - Service Level Agreement (SLA) - Fair Use Policy - **Trust Center**: [trust.prudai.com](https://trust.prudai.com) - Hier vind je security- en compliance-informatie, zoals: - beveiligingscommitments en overzicht - controls-catalogus ([/controls](https://trust.prudai.com/controls)) - certificeringen/compliance-status - subverwerkersoverzicht - security/privacy FAQ ([/faq](https://trust.prudai.com/faq)) ### Akkoord bij het starten van een proef Start je een proefperiode, dan vink je in de afrekenstap één akkoordzin aan: *"Door je proefperiode te starten ga je akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid."* Elk document in die zin is een link naar het Legal Center. Prudai legt vast welke versie van elk document wanneer is geaccepteerd. ### Akkoord bij je eerste login Heb je op of na 7 september 2026 een account gekregen, dan geef je in de app eenmalig akkoord met dezelfde vijf documenten. Ben je eigenaar van een nieuwe organisatie, dan doe je dat namens de organisatie: je vult de organisatie, je naam en je e-mailadres in en verklaart tekenbevoegd te zijn, of daartoe gemachtigd door een tekenbevoegde. Als andere nieuwe gebruiker geef je je akkoord voor jezelf; dat telt nooit als akkoord van de organisatie. Prudai legt per akkoord vast welke versie van elk document is geaccepteerd, de zin die je aanvinkte, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser, en bij een akkoord namens de organisatie ook de ingevulde organisatie, naam en e-mailadres. Zie [Inloggen & personakeuze](/authentication#akkoord-met-de-voorwaarden-bij-je-eerste-login). ## Hoe Prudai jouw data beschermt - **Inloggen verplicht**: de webapp en de add-ins voor Word, Excel en Outlook zijn alleen bereikbaar na inloggen via [login.prudai.com](https://login.prudai.com) (single sign-on). Zonder inloggen is alleen te zien wat je organisatie zelf openbaar maakt of zelf deelt via een link of een [service-token](/irma-beheer#service-tokens), zoals een Trust Center-pagina in [IRMA](/irma-beheer). - **Afscherming per organisatie**: data is per organisatie afgeschermd. Je ziet of doorzoekt nooit data van een andere organisatie, ook niet via gedeelde modellen of zoekfuncties. - **Toegang alleen voor actieve organisaties**: alleen organisaties met een lopend abonnement of een lopende proef krijgen toegang. Is het abonnement verlopen, de organisatie gearchiveerd of de toegang geblokkeerd, dan kan niemand van die organisatie nog bij de gegevens in de webapp, de IRMA-app, ORDO en de add-ins. Het blokkeren van de toegang verwijdert de gegevens niet; voor bewaren en verwijderen na beëindiging geldt de Verwerkersovereenkomst (zie hieronder). Zie [Problemen oplossen & support](/support#toegangsscherm-abonnement-verlopen-of-toegang-geblokkeerd). - **Opslag in EU-datacenters**: klantdocumenten en dossierdata staan in EU-datacenters van Hetzner (Duitsland en Finland), niet bij een grote cloudaanbieder. Databases en zoekindexen draaien op eigen servers van Prudai; documentbestanden staan in de objectopslag van Hetzner. - **AI-verwerking**: de taalmodellen lopen via Google Cloud Vertex AI en Microsoft Azure OpenAI; chatverzoeken gaan naar hun EU-endpoints. De aanbieders gebruiken je vragen, de antwoorden en je documenten niet om AI-modellen te trainen. Ze bewaren ze ook niet blijvend: alleen een kortdurende cache om antwoorden te versnellen (minuten, hooguit 24 uur). - **Versleuteling**: verbindingen zijn versleuteld met TLS. Op de servers staan databases en zoekindexen op volledig versleutelde datavolumes (AES-256). - **Subverwerkers**: welke aanbieders Prudai gebruikt voor hosting en AI-verwerking, en in welke regio, staat in het [Trust Center](https://trust.prudai.com). - **Gecertificeerd**: Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. De certificaten (NL 3143.1.1 en NL 3144.1.1) zijn afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Meer staat in het [Trust Center](https://trust.prudai.com). ## Bewaren, logging en toegang door Prudai Voor deze drie onderwerpen zijn de contractdocumenten leidend. We herhalen ze hier bewust niet, zodat documentatie en contract niet uit elkaar kunnen lopen. - **Bewaren en verwijderen bij beëindiging**: zie het [Data Pro Statement (Verwerkersovereenkomst)](https://legal.prudai.com/data-pro-statement) in het Legal Center. - **Toegang door Prudai-medewerkers**: zie het [Trust Center](https://trust.prudai.com). - **Logging**: zie het [Trust Center](https://trust.prudai.com). ## Basisregels voor veilig gebruik - Upload alleen documenten waarvoor je bevoegd bent (vertrouwelijkheid, AVG, geheimhouding). - Voeg samenwerkers aan een dossier of project bewust toe: deel niet breder dan nodig. - Gebruik geen echte geheimen in prompts (wachtwoorden, tokens, privésleutels). - Controleer exportbestanden (Word/PDF) voordat je ze deelt. - Stuur in een supportticket geen vertrouwelijke dossierinhoud mee; een beschrijving en het tijdstip zijn genoeg. ## Rollen en toegang In je organisatie heb je de rol **Eigenaar** of **Gebruiker** (in het Account Dashboard heet die rol **Lid**). Een eigenaar kan beheeracties uitvoeren, zoals organisatieprompts beheren, een organisatie-instructie instellen en een organisatiekennisbank aanmaken. Daarnaast bestaat de rol **Admin** voor beheerders van Prudai zelf. Rollen werken **binnen** je organisatie; ze geven nooit toegang tot data buiten je organisatie. De IRMA-app heeft een eigen rollenbeheer; zie [IRMA-beheer](/irma-beheer). ## Kennisinstellingen zijn voorkeuren, geen rechten Op de pagina **Kennis** bepaal je welke bronnen en mogelijkheden de assistent mag gebruiken. Let op: - Dit is een voorkeur, geen toegangsrecht. Wat je uitzet, gebruikt de assistent niet. Aanzetten geeft je geen toegang tot iets waar je organisatie of rol geen recht op heeft. - Een eigenaar kan bronnen voor de hele organisatie uitzetten. Die gebruikt de assistent dan voor niemand in je organisatie, ook niet als je ze zelf aanzet. Zie [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). ## Add-ins voor Word, Excel en Outlook In de add-ins draait de app in een taakvenster. Inloggen gebeurt daarom in een apart, beveiligd inlogvenster van Office. Houd rekening met: - het beleid van je organisatie rond add-ins, - een maximumgrootte als je de tekst van een heel Word-document meestuurt. Meer: [Prudai For Word](/word-addin), [Prudai voor Excel](/excel-addin) en [Prudai voor Outlook](/outlook-addin). --- # Instellingen URL: https://docs.prudai.com/settings/ Markdown: https://docs.prudai.com/settings.md > Zo beheer je in Instellingen je profiel, je instructies voor de assistent, je persona, taal, chatvoorkeuren, persoonlijke kennisbank, geheugen en meldingen. Via **Instellingen** beheer je je persoonlijke voorkeuren en je actieve persona. Je opent het scherm via het gebruikersmenu rechtsboven. Welke opties je binnen een categorie ziet, hangt af van je rol, je persona en wat je organisatie heeft aangezet. De organisatie-instructie zie je bijvoorbeeld alleen als je de rol **Eigenaar** hebt. ## Zo is de pagina opgebouwd Instellingen is een klik-navigatie, geen lange scrollpagina. Links staat een lijst met categorieën; je klikt er een aan en alleen die categorie wordt getoond. Op een telefoon staat dezelfde lijst als een rij knoppen boven de inhoud, die je opzij kunt schuiven. De acht categorieën, in volgorde: 1. **Persoonlijke informatie** 2. **Instructies** 3. **Persona** 4. **Taal** 5. **Chat** 6. **Persoonlijke kennisbank** 7. **Geheugen** 8. **Meldingen** Links naar een categorie openen meteen de juiste plek. **Mijn bestanden** in het gebruikersmenu brengt je bijvoorbeeld direct naar **Persoonlijke kennisbank**, en de knop **Notificatievoorkeuren beheren** op de meldingenpagina naar **Meldingen**. ## Persoonlijke informatie Je ziet hier je voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatie en rol. Die gegevens komen uit je account; je past ze hier niet aan. Wat je wel invult, is je **Biografie**: een korte omschrijving van jezelf of je praktijk. De assistent leest die mee als achtergrond bij je vragen. Klik op **Opslaan** om hem te bewaren, of op **Resetten** om je wijziging ongedaan te maken. De vaste instructies voor de assistent staan niet hier, maar in de categorie **Instructies**. ## Instructies Hier leg je vast hoe de assistent zich gedraagt. **Mijn instructie.** Je persoonlijke instructie geldt in al je persoonlijke chats. Gebruik hem voor vaste werkafspraken, bijvoorbeeld: - "Gebruik altijd een tabel voor risico's." - "Noem onzekerheden expliciet." - "Schrijf in het Nederlands, formeel maar compact." Schrijf je adviezen altijd in drie delen, met eerst de conclusie? Leg het hier eenmalig vast, dan volgt elk antwoord voortaan jouw stijl en opbouw. Test het in een nieuwe chat en scherp aan tot het klopt. **Organisatie-instructie.** Heb je de rol **Eigenaar**, dan zie je daaronder een organisatiebrede instructie. Die geldt voor alle gebruikers in je organisatie. Twee dingen om te weten: - de instructie geldt **voor de persona waarin je op dat moment werkt**; het veld heet daarom bijvoorbeeld **Systeeminstructie voor LEO**. Wissel je van persona, dan bewerk je een andere instructie; - de instructie komt **bovenop** de standaardinstructies van de persona. Die blijven altijd gelden. Laat je het veld leeg, dan geldt er geen extra organisatie-instructie. ![De categorie Instructies in Instellingen met een ingevulde Mijn instructie en daaronder de organisatie-instructie voor LEO](/assets/screenshots/leo/settings_instructies.png) ## Persona Heb je toegang tot meerdere persona's, dan wissel je hier. Bij **Huidige persona** zie je welke nu actief is. Belangrijk: - wisselen **herlaadt de app**; - sommige schermen bestaan maar in één persona; - dossier- en chatlijsten horen bij een persona, dus na een wissel zie je een andere lijst; - LEO en LEO Fiscaal delen dezelfde dossiers en chats. Heb je maar één persona, dan meldt het scherm dat er maar één persona is ingeschakeld voor je account. Gebruik dit samen met: - [De persona's](/personas) om te zien wat elke persona onderscheidt; - [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist) om te zien welke bronnen per persona beschikbaar zijn; - [Projecten](/projects) om te begrijpen waarom je na een wissel een andere dossierlijst ziet. ## Taal Je kiest hier de taal van de app: **Nederlands** of **Engels**. Klik op een taal en de app schakelt meteen om. Je taalkeuze wordt op je profiel bewaard. Ze geldt dus in al je persona's en op elk apparaat waarop je inlogt. Meldingen en e-mails over je meldingen krijg je ook in deze taal. Lukt het opslaan niet, dan meldt de app **Taalvoorkeur niet opgeslagen** en zet hij je vorige taal terug. Probeer het dan opnieuw. ## Chat Persoonlijke voorkeuren voor de chat. **Let op: deze instellingen gelden per apparaat.** Stel je ze op je laptop in, dan gelden ze niet automatisch op je telefoon of in een andere browser. Er zijn drie instellingen. ![De chatvoorkeuren in Instellingen: twee schakelaars, en bij Knoppen in de promptbak een voorbeeld van de promptbak met de lijst knoppen](/assets/screenshots/leo/settings_chatvoorkeuren.png) **Suggestieprompts tonen.** Bepaalt of er voorgestelde vervolgprompts boven de invoerbalk verschijnen. Heb je de suggesties in de chat uitgezet, dan zet je ze hier weer aan. **Vervolgstappen na een spraakmemo tonen.** Na een verwerkt spraakmemo verschijnt de kaart **Wat wil je met dit memo doen?** met maximaal drie vervolgstappen, zoals **Samenvatten**, **Actiepunten eruit halen** of **Doorvragen**. Er gebeurt pas iets als je er een kiest. Heb je bij die kaart op **Niet meer tonen** geklikt, dan zet je de vervolgstappen hier weer aan. Meer over deze vervolgstappen: [Projecten](/projects#vervolgstappen-na-een-spraakmemo). **Knoppen in de promptbak.** Hier kies je welke knoppen direct zichtbaar zijn in de promptbak. Wat je verbergt, verdwijnt niet: het verhuist naar het uitklapmenu (☰) in de promptbak. Verzenden en het invoerveld zijn altijd zichtbaar. - Versleep een rij (of gebruik de pijltjes) om de volgorde te wijzigen; de promptbak volgt die volgorde. - Boven de lijst staat een **live voorbeeld** van je promptbak: klik op de × bij een knop om hem te verbergen, op ☰ om te zien wat er achter het uitklapmenu zit, en op ↩ om een knop terug te zetten. - De knoppen in de lijst zijn: **Grote prompt-editor**, **Workflow (catalogus)**, **Denkdiepte**, **Prompt verbeteren met AI**, **Promptbibliotheek**, **Bijlage (paperclip)** en **Microfoon**. Je ziet alleen de knoppen die je op dat moment echt hebt: - **Workflow (catalogus)** staat er alleen in LEO en LEO Fiscaal; - **Denkdiepte** ontbreekt als je organisatie die keuze heeft verborgen; - **Microfoon** staat er alleen als je browser kan opnemen; - **Bijlage (paperclip)** staat er alleen op een smal scherm, zoals een telefoon. Op een groter scherm voeg je bestanden toe door ze in het gesprek te slepen, of via de greep **Bijlagen** rechts naast de chat met **Bestanden toevoegen**. Zie [Chat](/chat). Wat je organisatie kan uitzetten, lees je in [Snelstart](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Persoonlijke kennisbank Dit is tegelijk je **bestandsbibliotheek**. Hier upload en beheer je de bestanden van je eigen account. De assistent kan deze bestanden in al je chats gebruiken. - In het gebruikersmenu heet de ingang **Mijn bestanden**. - Een oude link naar de losse bestandenpagina brengt je automatisch hierheen. Heeft je organisatie uploads uitgezet, dan zie je **Uploads zijn uitgeschakeld door je organisatie**. Je bestaande bestanden blijven beschikbaar: je kunt ze openen, downloaden en verwijderen. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). Onderaan staat de knop **Reset Persoonlijke KB**. Die is ingrijpend: hij verwijdert je persoonlijke kennisbank, met de bestanden erin. Wat daar stond, kan de assistent daarna niet meer gebruiken, ook niet in chats die al openstaan. De app vraagt eerst om een bevestiging. Behandel dat niet als formaliteit. Gebruik de reset alleen als support of je beheerder het adviseert, of als je persoonlijke kennisbank verkeerd gekoppeld of beschadigd lijkt. Meer over bestandsbeheer: [Bestanden](/files). ## Geheugen (Memory) Hier beheer je wat de assistent tussen gesprekken door over jou onthoudt, bijvoorbeeld terugkerende voorkeuren, vaste tegenpartijen of stijlregels. Wat je kunt doen: - **Bekijken**: de lijst met opgeslagen herinneringen, met een teller voor het totaal en voor het kerngeheugen. - **Toevoegen**: met **Herinnering toevoegen** maak je zelf een herinnering aan, met titel, inhoud, soort, niveau, persona, belang en trefwoorden. - **Bewerken** en **Verwijderen** van een herinnering. - **Vastzetten**: vastgezette herinneringen worden altijd meegenomen in de context. Met **Losmaken** haal je dat weer weg. - **Zoeken en filteren**: op tekst, op niveau (**Kerngeheugen** of **Archief**), op soort en op persona. Een herinnering hangt aan één persona of geldt voor **Alle persona's**. Herinneringen die privacygevoelige gegevens lijken te bevatten, worden geblokkeerd en niet opgeslagen. Tip: gebruik het geheugen voor vaste, persoonlijke context. Voor context over één zaak blijven dossiers en documenten de juiste plek. ## Meldingen Hier stel je per categorie in hoe een melding binnenkomt. Elke categorie heeft twee schakelaars: - **In-app inbox**: de melding verschijnt in je meldingenoverzicht in de app; - **E-mail**: je krijgt de melding ook per e-mail. Je wijzigingen gelden pas als je op **Voorkeuren opslaan** klikt. Ze gelden in al je persona's. De meldingen zelf lees je op de pagina [Meldingen](/notifications). Daar staat ook welke categorieën er zijn en hoe ze standaard staan. ## Wat je hier niet vindt - **Je vakgebied.** De vakgebied-stepper zit niet in Instellingen. Je doorloopt hem de eerste keer in de chat en beheert hem daarna op [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist). - **Organisatielogo en branding.** Die stelt de eigenaar van je organisatie in via het [Account Dashboard](/dashboards). Heeft je organisatie een eigen logo, dan staat dat linksboven in de zijbalk, ook als je de zijbalk inklapt. - **Een licht/donker- of themakeuze.** Die bestaat niet voor gebruikers. --- # SharePoint URL: https://docs.prudai.com/sharepoint/ Markdown: https://docs.prudai.com/sharepoint.md > Zet SharePoint-documenten in een dossier, project of organisatiekennisbank en houd ze gesynchroniseerd. In LEO en LEO Fiscaal kan dat ook vanuit de chat. Altijd onder je eigen Microsoft-rechten. Staat het dossier al in SharePoint? Log in met je Microsoft-account en haal een hele site, een documentbibliotheek of een selectie mappen en bestanden in één keer binnen, zonder stuk voor stuk downloaden en uploaden. De koppeling werkt via **Microsoft Graph met gedelegeerde toegang**: alles gebeurt onder de identiteit en rechten van de aangemelde gebruiker. Wat jij in SharePoint niet mag zien, zie je hier ook niet. ![Het venster Importeren uit SharePoint, geopend vanuit de dossierlijst: dossiernaam, gekozen site en een aangevinkte map](/assets/screenshots/leo/sharepoint_import.png) Je kunt SharePoint op drie plekken gebruiken: - in een **dossier of project**: de stukken van één zaak, gekoppeld aan één documentbibliotheek; - in een **organisatiekennisbank**: kennis voor het hele kantoor, zoals modellen en handboeken; - in de **chat van LEO en LEO Fiscaal**: je vraagt LEO om stukken uit SharePoint in het dossier te zetten. SharePoint blijft daarbij de bron. Prudai schrijft nooit terug naar SharePoint: wijzigingen komen via de synchronisatie jouw kant op, nooit andersom. ## Wanneer werkt SharePoint? Er moeten drie dingen kloppen. De eerste twee regelt Prudai, de derde regel je zelf. | Voorwaarde | Wie regelt het | Wat je ziet als het ontbreekt | |------------|----------------|-------------------------------| | Je organisatie heeft de **SharePoint-integratie**. | Prudai | **"SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie."** | | De koppeling met Microsoft is aan de kant van Prudai ingericht. | Prudai | **"SharePoint-integratie is niet geconfigureerd."** | | Jij bent ingelogd via je Microsoft-account. | jij | **"Niet verbonden"** | Wat jullie IT-beheer daarvoor moet doen (eenmalig toestemming geven in Microsoft), staat in de [beheerdershandleiding voor SSO en SharePoint](/admin-sso-sharepoint). **"Niet verbonden" is bijna nooit een storing.** Het betekent dat *jij* niet met je Microsoft-account bent ingelogd, bijvoorbeeld omdat je met een gebruikersnaam en wachtwoord bent binnengekomen. Voor je collega's kan SharePoint op datzelfde moment gewoon werken. Er is geen koppelknop en geen instellingenscherm om dit te repareren: log uit en log opnieuw in via de knop **Microsoft** op het inlogscherm, onder **Of login met**. ## Een dossier of project aanmaken vanuit SharePoint Importeren uit SharePoint is een **aanmaakpad in het venster voor een nieuw dossier**, geen losse knop in de lijst. 1. Open in de zijbalk **Dossiers** (in LEO en LEO Fiscaal), **Projecten** (in VERA, ZIA en BEVER) of **Mappen** (in MAIA). 2. Klik bovenaan de lijst op de gestippelde regel **Nieuw dossier**. In VERA, ZIA en BEVER heet het venster dat opent **Nieuw Project**, in MAIA **Nieuwe map**. 3. Klik in het venster op **Importeren uit SharePoint**. Wat je al had getypt, gaat mee. 4. Kies een SharePoint-site. Het naamveld werkt hier als zoekveld: zonder tekst zie je **Recente sites**, zodra je typt zoekt de lijst mee onder **Sites zoeken**. Je kunt op sitenaam zoeken, maar ook een site-URL of de tenant-hostnaam plakken; de juiste site wordt er dan bij gezocht. 5. Kies zo nodig een **Documentbibliotheek** (zie hieronder). 6. Selecteer mappen en bestanden, of zet **Volledige site importeren** aan. 7. Klik **Site importeren**. Het dossier wordt aangemaakt met de naam van de gekozen site, en je komt er meteen in terecht. Wil je een andere naam, hernoem het dossier dan daarna. De import draait op de achtergrond: je ziet **"SharePoint-import is op de achtergrond gestart."** en kunt intussen doorwerken. Mislukt de import na het aanmaken, dan blijft het dossier bestaan en zie je de reden in de melding. Zie je de knop **Importeren uit SharePoint** niet, dan heeft je organisatie geen SharePoint-integratie, of staat **Uploads beperken** aan (zie [verderop](#als-uploaden-beperkt-is)). Wil je later alleen de dossiers met een SharePoint-koppeling zien? Kies in de lijst **Filter** → **SharePoint-koppeling**. ## Documentbibliotheek kiezen Een SharePoint-site kan meer dan één documentbibliotheek hebben, bijvoorbeeld een algemene en een afdelingsbibliotheek. Daarom staat er een keuzeveld **Documentbibliotheek** tussen de sitekeuze en de mappenboom: - heeft de site **één** bibliotheek, dan slaat de app de keuze over en zie je meteen de mappen; - heeft de site **meerdere** bibliotheken, dan kies je er eerst één. Tot dat moment zie je **"Kies eerst een documentbibliotheek om de mappen te bekijken."** Een dossier hoort bij **één** documentbibliotheek. Alles wat je later toevoegt, komt uit dezelfde bibliotheek. ## Mappen en bestanden kiezen De kiezer is een **uitklapbare boom**: - klap een map uit om te zien wat erin zit; de inhoud wordt pas op dat moment opgehaald; - de boom toont **mappen én losse bestanden**; - je kunt op **elk niveau** selecteren, dus ook een map diep in de structuur of één enkel bestand; - vink je een map aan, dan gaat **alles eronder mee**, ook submappen. De onderliggende items worden dan aangevinkt en grijs weergegeven, want die zitten er al bij; - met de schakelaar **Volledige site importeren** neem je alles mee en vervalt de handmatige selectie; - onderaan staat een telling van je selectie, in de vorm **"{aantal} mappen en {aantal} bestanden geselecteerd."** ![Importeren uit SharePoint: site en documentbibliotheek gekozen, één map aangevinkt; de submappen en het bestand eronder zijn grijs mee aangevinkt](/assets/screenshots/leo/sharepoint_import_dialoog.png) ## Extra mappen toevoegen Heb je bij de eerste import mappen gekozen (en niet de volledige site), dan staat in het dossier de knop **Mappen toevoegen**. Je krijgt dezelfde boom te zien, binnen de bibliotheek waaraan het dossier gekoppeld is. Nieuwe mappen tellen mee voor het maximum van 1000 SharePoint-bestanden per dossier. Alleen de **eigenaar van het dossier** kan uit SharePoint importeren of mappen toevoegen, met zijn eigen Microsoft-rechten. Collega's met wie je het dossier deelt, zien de documenten wel. ## Vanuit de chat: LEO haalt stukken uit SharePoint In **LEO** en **LEO Fiscaal** hoef je niet zelf door de kiezer te klikken. Heeft je organisatie de SharePoint-integratie en ben je via Microsoft ingelogd, dan kun je het LEO gewoon vragen. ![LEO maakt vanuit de chat een dossier aan, zoekt de map in SharePoint en zet zes bestanden klaar voor import](/assets/screenshots/leo/leo_chat_sharepoint_import.png) **Een dossier laten aanmaken.** Zit je gesprek nog niet in een dossier, vraag LEO dan om er een te maken, bijvoorbeeld: *"Maak een dossier 'Huurgeschil Voorbeeldstraat' en zet de map Correspondentie erin."* LEO maakt het dossier aan en het gesprek verhuist mee. In de chat zie je dan **Dossier aanmaken: …**. LEO doet dit alleen als jij erom vraagt. Een dossier laten aanmaken kan ook zonder SharePoint-koppeling. **Zoeken en bladeren.** LEO kijkt in SharePoint met jouw rechten: sites, bibliotheken en mappen, of zoeken naar bestanden over al je sites heen. Je ziet dan bijvoorbeeld **SharePoint-sites bekijken**, **Map in SharePoint bekijken** of **Zoek in SharePoint: '…'**. Alleen kijken verandert nergens iets. **Importeren.** Vraag je om stukken in het dossier te zetten, dan importeert LEO ze naar het dossier van dit gesprek (**Uit SharePoint importeren naar het dossier**). Jouw opdracht is het akkoord: er komt geen extra bevestigingsvraag. LEO meldt hoeveel en welke bestanden in de wachtrij staan. De import loopt op de achtergrond; vraag je later naar de voortgang, dan zie je **Status SharePoint-import bekijken**. Hier gelden dezelfde regels als bij de knoppen: - LEO importeert alleen in het dossier van het gesprek. Zit het gesprek niet in een dossier, dan zegt LEO dat, tenzij je om een nieuw dossier vroeg; - alleen de eigenaar van het dossier kan importeren; - een dossier importeert uit één documentbibliotheek; - het maximum van 1000 SharePoint-bestanden per dossier blijft staan; - staat **Uploads beperken** aan, dan importeert LEO niet; - er wordt nooit iets naar SharePoint teruggeschreven. Meer over dossiers: [Projecten](/projects). Meer over de chat: [Chat](/chat). ## Synchroniseren Een gekoppeld dossier kijkt **zelf** of er in SharePoint iets is veranderd, zolang je het open hebt. Boven de documentenlijst staat de **Gekoppelde site** met daarnaast een van drie labels: | Label | Betekenis | |-------|-----------| | **Up-to-date** | Er zijn geen wijzigingen in SharePoint. Je hoeft niets te doen. | | **{aantal} updates beschikbaar — synchroniseren nodig** | Er zijn gewijzigde of nieuwe bestanden. Klik **Nu synchroniseren**. | | **Volledige synchronisatie nodig** | Zie hieronder. Klik ook hier gewoon **Nu synchroniseren**. | De knop **Nu synchroniseren** verschijnt alleen als er iets te synchroniseren valt. Na afloop zie je hoeveel bestanden zijn bijgewerkt en verwijderd. ### "Volledige synchronisatie nodig" is geen fout Om te weten wat er is veranderd, houdt de app een wijzigingsspoor bij dat het van Microsoft krijgt. Microsoft verklaart dat spoor af en toe ongeldig, bijvoorbeeld als het lang niet is gebruikt of als er iets structureels aan de bibliotheek is veranderd. De app somt de bibliotheek dan opnieuw volledig op en vergelijkt die met wat er al in je dossier staat. Wat dat voor jou betekent: - **je verliest niets**; bestanden die niet zijn gewijzigd worden niet opnieuw opgehaald of verwerkt; - het duurt eenmalig wat langer dan een gewone synchronisatie; - er hoeft niets opnieuw te worden ingesteld. Er zit een veiligheidsstop in. In deze gevallen stopt zo'n volledige synchronisatie **voordat** er iets wordt verwijderd, en legt de melding uit wat er aan de hand is: - **SharePoint geeft een lege lijst terug.** Probeer het opnieuw. Blijft dit gebeuren, neem dan contact op met support. - **Er zou in één keer meer dan de helft van de documenten verdwijnen.** Neem contact op met support. Klopt de verwijdering (de bibliotheek is bijvoorbeeld echt leeggehaald), dan laat support de synchronisatie door. - **De bibliotheek is te groot om in één keer opnieuw op te sommen.** Neem contact op met support; die hersynchroniseert hem voor je. ## Documenten openen in SharePoint Komt een document uit SharePoint, dan staat in het documentmenu **Openen in Word** in plaats van **Voorbeeld**. Je opent het stuk dan in SharePoint zelf en bewerkt het daar. Voor PDF's blijft **Voorbeeld** staan, met de ingebouwde weergave. ## SharePoint koppelen aan een organisatiekennisbank Naast dossiers kun je ook een **organisatiekennisbank** aan een SharePoint-site koppelen. Dat is de route voor kennis die niet bij één zaak hoort maar bij het hele kantoor: modellen, handboeken, interne richtlijnen. De kennisbank blijft daarna in de pas lopen met SharePoint. Organisatiekennisbanken maak en beheer je als **eigenaar** van je organisatie op [Kennis](/knowledge). Koppelen kan op twee momenten. **Bij het aanmaken.** Zet in het aanmaakvenster onder **Aan SharePoint koppelen** de schakelaar **Importeren vanuit SharePoint** aan. De knop onderaan verandert dan in **Aanmaken en importeren**. **Achteraf.** Open de kennisbank en klik in het blok **SharePoint-synchronisatie** op **Aan SharePoint koppelen**. Je krijgt dezelfde kiezer als bij een dossier: site, documentbibliotheek, en daarna mappen en bestanden of **Volledige site importeren**. Zodra de kennisbank gekoppeld is, toont het blok **SharePoint-synchronisatie** de site, de gekozen mappen (of **Volledige site**) en wanneer er voor het laatst is gesynchroniseerd. Er staan drie knoppen: | Knop | Wat het doet | |------|--------------| | **Nu synchroniseren** | Haalt de wijzigingen op en meldt hoeveel bestanden zijn bijgewerkt en verwijderd. | | **Wijzigingen controleren** | Kijkt eenmalig of er iets openstaat, zonder te synchroniseren. | | **Loskoppelen** | Stopt de synchronisatie. De kennisbank en de documenten blijven bestaan; ze lopen alleen niet meer mee met SharePoint. | Eén verschil met een dossier: de kennisbank heeft **wél** een knop **Wijzigingen controleren**; een dossier controleert zelf en heeft die knop niet. Ging er bij de laatste synchronisatie iets mis, dan staat de reden in hetzelfde blok onder **Laatste synchronisatiefout**. ## Limieten | Waar | Maximum aantal SharePoint-bestanden | |------|-------------------------------------| | Dossier of project | 1000, in totaal | | Organisatiekennisbank | 1000, in totaal | Het maximum geldt voor alles wat er uit SharePoint in zit, niet per import: wat je later met **Mappen toevoegen** of via LEO toevoegt, telt mee. Is je selectie te groot, dan zie je **"Maximaal {aantal} bestanden kunnen worden geïmporteerd."** Kies dan alleen de mappen die je echt nodig hebt. Zou een synchronisatie over het maximum gaan, dan zegt de melding dat; verklein de selectie of neem contact op met support. Verder geldt: grote sites duren langer, en de rechten die je in SharePoint hebt bepalen wat er binnenkomt. ## Als uploaden beperkt is Staat **Uploads beperken** aan voor de persona waarin je werkt, dan kun je **geen nieuwe SharePoint-bron** aan een dossier of project koppelen: - de knop **Importeren uit SharePoint** staat niet in het venster voor een nieuw dossier; - **Mappen toevoegen** verdwijnt; - LEO importeert niet vanuit de chat. Wat al gekoppeld is, blijft gewoon synchroniseren: **Nu synchroniseren** blijft werken. **Uitzondering voor de organisatiekennisbank.** Een eigenaar van de organisatie kan ook dan documenten aan de organisatiekennisbank toevoegen en er een SharePoint-bron aan koppelen, ook direct bij het aanmaken (**Importeren vanuit SharePoint**, dan **Aanmaken en importeren**). Voor dossiers en de persoonlijke kennisbank geldt de beperking voor iedereen. Welke functies je organisatie verder kan uitzetten, staat in [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). ## Veelvoorkomende problemen - **"Niet verbonden"**: jij bent niet met je Microsoft-account ingelogd. Log uit en log opnieuw in via de knop **Microsoft**. Dit is een persoonlijke sessiekwestie, geen storing voor het hele kantoor. - **"SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie."**: je organisatie heeft de SharePoint-integratie niet. Dat regelt Prudai; vraag het aan via je accountmanager of [support](/support). - **"SharePoint-integratie is niet geconfigureerd."**: de koppeling aan de kant van Prudai is niet ingericht. Dat ligt bij Prudai, niet bij jullie IT-beheer; neem contact op met [support](/support). - **Geen mappen te zien bij een site**: kies eerst een **Documentbibliotheek**. - **Importeren of mappen toevoegen lukt niet in een gedeeld dossier**: alleen de eigenaar van het dossier kan dat. Vraag het de eigenaar. - **Rechten**: je ziet alleen sites, bibliotheken en mappen waarop je in SharePoint zelf leesrechten hebt. Ontbreekt er iets, vraag dan toegang aan de eigenaar van de site. - **Foutmeldingen**: waar er een concrete reden bekend is, toont de app die in plaats van een kaal "mislukt". Lees die zin; hij zegt meestal precies wat er moet gebeuren. Meer hulp: [Problemen oplossen & support](/support). --- # Problemen oplossen & support URL: https://docs.prudai.com/support/ Markdown: https://docs.prudai.com/support.md > Veelvoorkomende problemen oplossen (inloggen, toegangsscherm, antwoord valt stil, documentverwerking, SharePoint, Word) plus supportkanalen, statuspagina en AI-eerste support met menselijke opvolging. Deze pagina helpt je bij de meest voorkomende problemen. Als je er niet uitkomt, kun je terecht bij Prudai support of bij de afgesproken IT-contactpersoon van jouw organisatie. ## Supportkanalen - **Support portal**: [support.prudai.com](https://support.prudai.com) — meld een ticket aan of bekijk lopende meldingen. - **E-mail**: [support@prudai.com](mailto:support@prudai.com). Dit is het supportadres voor alle klanten, ook voor het escaleren van een lopende melding. - **Statuspagina**: [status.prudai.com](https://status.prudai.com) — actuele status van de Prudai-platformdiensten. - **Zelfbediening**: de documentatie op [docs.prudai.com](https://docs.prudai.com), die je nu leest. Voor een deel van de pagina's moet je inloggen. De openbare pagina's staan ook in de kennisbank op [support.prudai.com](https://support.prudai.com). **Reactietijden**: de [Service Level Agreement](https://legal.prudai.com/service-level-agreement) legt per prioriteit (P1 tot en met P4) vast binnen welke tijd wij op een melding reageren, en binnen welke kantoortijden die termijnen lopen. De SLA in het Legal Center is daarvoor de bindende bron. ## AI-eerste support Wanneer je een ticket aanmaakt via support.prudai.com, kijkt onze AI-supportassistent er als eerste naar. Dat werkt zo: - De assistent antwoordt alleen op basis van onze documentatie en blijft in het gesprek totdat je vraag is opgelost. - Je hoeft je vraag niet "voor de AI" te formuleren. Schrijf gewoon zoals je dat tegen een collega zou doen. - Kan de documentatie je vraag niet betrouwbaar beantwoorden, dan stuurt de assistent geen antwoord. Een **medewerker van Prudai Support** pakt je ticket dan op. - Bij deze onderwerpen zet de assistent je ticket direct en met voorrang door naar een medewerker: - **Security**-vragen of -meldingen; - een **storing** of platformbrede uitval; - **accounttoegang** of identiteitsproblemen; - **facturatie**; - problemen met je **gegevens** of een klantdossier; - alles wat dringend of risicovol klinkt. Bij zo'n doorzetting zie je in dezelfde thread meteen een bericht dat je vraag naar een medewerker is doorgezet. Die medewerker reageert daarna zelf. ## Snelle checks - Ververs de pagina (Ctrl+R / Cmd+R). - Log uit en log opnieuw in. - Controleer of je in de juiste persona werkt. Wisselen doe je via **Persona wisselen** in het gebruikersmenu of via **Instellingen → Persona**. - Probeer een andere browser (bij voorkeur Chrome of Edge). ## Inloggen lukt niet Mogelijke oorzaken: - SSO-sessie verlopen of geblokkeerd door browserinstellingen. - Third‑party cookies of trackingbescherming die het inloggen hinderen. - Je account is nog niet volledig ingericht (rol of organisatie ontbreekt). Wat te doen: - Probeer een incognito- of privévenster. - Controleer of je in dezelfde browser wel bij andere apps kunt inloggen die dezelfde login gebruiken. - Neem contact op met je beheerder om je rol en organisatie te laten controleren. Kom je wél binnen, maar zie je een scherm over je abonnement of toegang? Lees dan het volgende onderdeel. ## Toegangsscherm: abonnement verlopen of toegang geblokkeerd Prudai geeft alleen toegang aan organisaties met een lopend abonnement of een lopende proef. Is dat niet (meer) zo, dan zie je na het inloggen in plaats van de app een van deze schermen: | Scherm | Wat het betekent | | --- | --- | | **Abonnement verlopen** | Het abonnement of de proef van je organisatie is afgelopen, of de organisatie is gearchiveerd. | | **Toegang tijdelijk geblokkeerd** | Prudai heeft de toegang van je organisatie tijdelijk geblokkeerd, bijvoorbeeld omdat een aanmelding met een privé-e-mailadres nog wordt beoordeeld. Zie [Aanmelden met een persoonlijk e-mailadres](/authentication#aanmelden-met-een-persoonlijk-e-mailadres). | | **Toegang kan niet worden vastgesteld** | De toegangsstatus van je organisatie is op dit moment niet te bepalen. | ![Het scherm 'Abonnement verlopen' met uitleg, de knop support@prudai.com en Uitloggen](/assets/screenshots/leo/org_toegang_verlopen.png) Wat je moet weten: - Het scherm geldt voor je hele organisatie. Het is geen storing en geen probleem met je eigen account, dus opnieuw laden of een andere browser helpt niet. - Bij een verlopen abonnement of een blokkade blijven je gegevens bewaard. - Klik op **support@prudai.com** op het scherm, of neem contact op met je beheerder. Alleen Prudai kan de toegang verlengen of herstellen. - Met **Uitloggen** log je uit, bijvoorbeeld om met een ander account verder te gaan. - Je ziet hetzelfde scherm in de add-ins voor Word, Excel en Outlook. - In de [IRMA-app](/irma) heet dit scherm **Toegang tot IRMA is geblokkeerd**. Heeft je organisatie IRMA niet afgenomen, dan staat er **Geen toegang tot IRMA**. ## Ik zie “Kies je persona” of “Deze pagina is alleen beschikbaar in …” - **Kies je persona** verschijnt als je toegang hebt tot meer dan één persona. Kies de persona waarmee je wilt werken; later wissel je via **Persona wisselen** in het gebruikersmenu of via **Instellingen → Persona**. - **Deze pagina is alleen beschikbaar in …** betekent dat de pagina niet bij je huidige persona hoort. Workflows en research zijn er bijvoorbeeld alleen in LEO en LEO Fiscaal. De melding verwijst altijd naar LEO. Heeft je account LEO, dan zie je de knop **Schakel over naar LEO**. Zo niet, dan staat er dat je account geen toegang heeft tot LEO. Werk je met LEO Fiscaal, wissel dan zelf via **Persona wisselen** naar LEO Fiscaal. Zie [Workflows en research](/research) (inloggen vereist). ## Het antwoord valt stil of start niet In de chat kun je twee meldingen tegenkomen: - **Het antwoord duurde te lang om te starten. Probeer het opnieuw.** De assistent kwam niet op gang. - **Het antwoord viel stil. Probeer het opnieuw.** Er kwam een paar minuten lang geen nieuwe tekst binnen en de chat is gestopt met wachten. Bij **Ultra** wacht de chat langer, omdat die stand langer mag nadenken. Zie je tijdens het wachten **Nog even geduld, dit antwoord kost wat meer tijd.**, dan is er niets aan de hand: het antwoord komt nog. Lange antwoorden, ook een document van duizenden woorden op **Grondig** of **Ultra**, stromen gewoon binnen terwijl ze worden geschreven. Wat je kunt doen bij een van de twee meldingen: - Stuur je vraag nog een keer. - Kies een lagere **denkdiepte**, bijvoorbeeld **Standaard** in plaats van **Grondig**. - Vraag een heel lang stuk in delen, bijvoorbeeld per hoofdstuk. - Gebeurt het bij elke vraag, kijk dan op [status.prudai.com](https://status.prudai.com) en meld het bij support, met het tijdstip. ## Documenten blijven hangen in de verwerking Controleer: - Of de upload is gelukt (het document staat in de lijst). - Of de status nog verandert: van **In afwachting** via **Verwerken** naar **Verwerkt**. Wat je kunt doen: - Wacht enkele minuten (grote PDF’s en ZIP’s duren langer). - Upload opnieuw als het document op **Mislukt** komt. - Vul metadata later aan; dat beïnvloedt niet of het document verwerkt kan worden. ## SharePoint werkt niet Kijk eerst welke melding je ziet: - **SharePoint-integratie is niet ingeschakeld voor jouw organisatie.** Prudai zet de SharePoint-integratie op aanvraag aan. Je beheerder vraagt die aan via support of via jullie accountmanager; zie stap 1 van [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint). - **SharePoint-integratie is niet geconfigureerd.** De koppeling met Microsoft is aan de kant van Prudai niet ingericht. Neem contact op met Prudai support. - **Niet verbonden**, met de uitleg **Zorg dat je bent ingelogd met je organisatieaccount om SharePoint te gebruiken.** Je bent niet via je Microsoft-account ingelogd. Er is geen knop om te koppelen: log uit en log opnieuw in via de knop **Microsoft** op het inlogscherm. Ziet iedereen in je organisatie ineens **Niet verbonden**, laat dan je IT-beheer kijken; zie [SSO (Microsoft) + SharePoint instellen](/admin-sso-sharepoint). Wat je daarna kunt doen: - Ga naar je dossier of project en kijk of SharePoint gekoppeld is. - Klik **Nu synchroniseren** in de koppeling. De knop **Wijzigingen controleren** bestaat alleen bij een organisatiekennisbank; een dossier of project controleert zelf en heeft die knop niet. Meer: [SharePoint](/sharepoint). ## Word add-in: inloggen of suggesties werken niet Veelvoorkomend: - De add-in draait in een taakvenster van Word. Inloggen gebeurt daarom in een apart, beveiligd inlogvenster van Office. - Niet elke Word-versie ondersteunt alle functies voor suggesties en revisies. Wat je kunt doen: - Klik in de add-in op **Inloggen**, rond het inloggen af in het venster dat opent en ga daarna terug naar Word. - Herlaad het taakvenster (of sluit en open Word opnieuw). - Controleer of je Word-versie add-ins ondersteunt. Meer: [Prudai For Word](/word-addin). ## Onderhoudsscherm Tijdens gepland onderhoud kan de app een Engelstalig onderhoudsscherm tonen (**Scheduled Maintenance**) dat om een toegangscode vraagt. Soms staat er ook bij wanneer de app naar verwachting weer beschikbaar is (**Expected back online**). - Heb je een code gekregen, vul die dan in en klik op **Unlock access**. - Heb je geen code, wacht dan tot het onderhoud voorbij is. De actuele stand zie je op [status.prudai.com](https://status.prudai.com). ## Sneller geholpen: wat je meestuurt Met deze gegevens vindt support je melding sneller terug: - de datum en het tijdstip van het probleem; - de persona waarin je werkte (bijvoorbeeld LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER of IRMA); - wat je deed (welk scherm, welke knop) en de letterlijke foutmelding; - eventueel een schermafbeelding. Stuur geen vertrouwelijke dossierinhoud mee. Een beschrijving en het tijdstip zijn genoeg; zet op een schermafbeelding geen namen of gegevens van cliënten. --- # Tijdlijn (dossierdocumenten) URL: https://docs.prudai.com/timeline/ Markdown: https://docs.prudai.com/timeline.md > De tijdlijnweergave van een dossier: een activiteitengrafiek plus de documenten op datum, per dag, maand of jaar, op basis van de bestandsdatum uit de documentgegevens. De tijdlijn zet de documenten van een dossier op datum, zodat je snel ziet wat er wanneer is gebeurd. Direct bruikbaar voor je feitenrelaas of als voorbereiding op een zitting. ![De tijdlijnweergave van een dossier: activiteitengrafiek boven, documenten per periode eronder](/assets/screenshots/leo/timeline_in_dossier.png) > LEO en LEO Fiscaal noemen de werkplek waar deze tijdlijn in zit een **dossier**; VERA, ZIA, BEVER en IRMA noemen hem een **project**, MAIA (op aanvraag) een **map**. Zie [Projecten](/projects). ## Waar je de tijdlijn opent De tijdlijn is geen tabblad en geen aparte pagina. Het is het segment **Tijdlijn** in de weergave-pil van een dossier. Klik op dat segment en de tijdlijn verschijnt in dezelfde pagina. De weergave zit in het adres van de pagina, dus een link of een verversing opent meteen weer de tijdlijn. Er is geen losse tijdlijnpagina meer. Alles wat die kon, zit in deze weergave. ## De activiteitengrafiek Bovenaan staat de **Dossiertijdlijn**: een staafgrafiek van hoeveel documenten er per periode in het dossier zitten. Dat is de snelste manier om te zien waar de zaak druk was en waar het stil was. - **Klik op een staaf** en de lijst eronder springt naar die periode. - Beweeg over een staaf voor de periode en het aantal. - Je kunt horizontaal inzoomen op een deel van de grafiek. De grafiek en de groepering in de lijst delen één instelling: kies je een andere granulariteit, dan veranderen ze allebei mee. ## Granulariteit: dag / maand / jaar Met de knoppen **Dag**, **Maand** en **Jaar** kies je hoe de tijdlijn groepeert: - **Maand** (de standaard, en vaak het beste startpunt), - **Jaar** (overzicht), - **Dag** (detail). Beslaat je tijdlijn meer dan een jaar en kies je **Dag**, dan vraagt de app eerst om bevestiging: "De tijdlijn beslaat meer dan één jaar. De dagweergave kan trager en drukker zijn." Dat is een waarschuwing, geen blokkade. ## De lijst lezen Onder de grafiek staan de documenten in chronologische volgorde, met drie hulpmiddelen: - **Jaarmarkeringen.** Bij elk nieuw jaar staat er een markering in de lijst, zodat je nooit hoeft te raden in welk jaar je zit. - **Tijdsprongen.** Zit er meer dan een jaar tussen twee documenten, dan komt daar een tijdsprong-markering in plaats van lege ruimte. Een gat is dan zichtbaar als een gat. - **Uit- en inklappen.** Dagen met meerdere stukken staan ingeklapt. Klik om ze open te vouwen. Met **Alles uitklappen** en **Alles inklappen** doe je dat in één keer voor de hele lijst. Documenten zonder bruikbare datum komen onder **Geen datum** te staan. ## Welke datum wordt gebruikt? De tijdlijn gebruikt bij voorkeur: 1. de datum **Bestand aangemaakt op** uit de documentgegevens, en anders 2. de datum waarop het document is geüpload. Tip: klopt je tijdlijn "niet", open dan **Gegevens bewerken** in het documentmenu en controleer of corrigeer daar **Bestand aangemaakt op**. ## Wat kun je doen vanuit de tijdlijn? Elke rij in de tijdlijn draagt hetzelfde documentmenu als de documentenlijst: **Voorbeeld** (of **Openen in Word**), **Info**, **Gegevens bewerken**, **Downloaden**, **Vertalen**, **Chat** en **Verwijder**. De volledige uitleg per actie staat op [Projecten](/projects#documentacties). Twee praktische punten: - na een download is de downloadactie een paar seconden grijs; dat is een korte pauze, geen fout; - verwijderen vraagt om bevestiging, en de rij verdwijnt pas als het document echt is verwijderd. --- # Tips en vragen na je eerste maand met LEO URL: https://docs.prudai.com/tips-eerste-maand/ Markdown: https://docs.prudai.com/tips-eerste-maand.md > Werk je een paar weken met LEO? Tips en antwoorden op vragen van gebruikers na hun eerste weken: prompt verbeteren, vakgebied, SharePoint, denkdiepte, Word, spraak, workflows, lange gesprekken en LEO inrichten voor je hele organisatie. Ook als PDF te downloaden. Werk je een paar weken met LEO, dan ken je de weg. De vraag is dan vooral: haal je er alles uit wat erin zit? Hieronder staan tips en antwoorden op vragen die gebruikers na hun eerste weken stellen, per onderdeel, met onderaan een stappenplan om LEO voor je hele organisatie in te richten. Alles geldt voor LEO en LEO Fiscaal. **Liever als bestand?** Download deze pagina als [PDF](/assets/downloads/leo-tips-na-je-eerste-maand.pdf) of als [Word-bestand](/assets/downloads/leo-tips-na-je-eerste-maand.docx), bijvoorbeeld om te delen met collega's. > **De knop met de meeste winst is prompt verbeteren.** Typ of spreek je vraag kort in en klik op de **Prudai-knop** in de promptbak (het logo-icoon, tooltip "Verbeter prompt met AI"). LEO maakt er een volledige, gestructureerde opdracht van, met de laatste berichten van het gesprek als context. Je ziet de herschreven prompt eerst en verstuurt hem pas als hij klopt. Zie [Prompt verbeteren](/chat#prompt-verbeteren). ## Inloggen: gebruik de knop Microsoft Heeft je organisatie inloggen met Microsoft aangezet, log dan in met de knop **Microsoft** onder **Of login met**, in plaats van met e-mail en wachtwoord. Je gebruikt dan de beveiliging van je eigen Microsoft-account, en de SharePoint-koppeling werkt alleen als je zo bent ingelogd. Zie je bij SharePoint **"Niet verbonden"**, dan is dat bijna altijd de reden. Zie [Inloggen & personakeuze](/authentication) en [SharePoint](/sharepoint). ## Vakgebied: kies je focus, niet alles Op de pagina **Kennis**, tabblad **Vakgebied**, stel je je rol en rechtsgebieden in. Het zijn dezelfde stappen als de vakgebied-stepper bij je eerste bezoek. LEO zet op basis daarvan de bijpassende bronnen voor je aan. Per bron bijsturen kan altijd, op het tabblad **Bronnen**. - **Kies de rechtsgebieden waar je echt in werkt.** Je kunt LEO daarna nog steeds een vraag buiten die gebieden stellen. Heb je daarvoor een specifieke bron nodig, zet die dan aan op het tabblad **Bronnen**. - **Alles aanvinken werkt als vangnet, maar maakt antwoorden minder scherp:** LEO moet dan steeds tussen veel meer bronnen kiezen. Zie LEO als een gespecialiseerde collega, niet als een generalist. Meer: [Kennis](/knowledge#vakgebied-specialisatie) (inloggen vereist). ## Dossiers vanuit SharePoint Staat een zaak al in SharePoint, dan hoef je niets te downloaden en opnieuw te uploaden. - **Nieuw dossier vanuit SharePoint.** Klik in **Dossiers** op **Nieuw dossier** en kies in het venster **Importeren uit SharePoint**. Zoek de site op naam, kies zo nodig de documentbibliotheek en vink de map van de zaak aan. - **Of vraag het LEO in de chat**, bijvoorbeeld: *"Maak een dossier aan en zet de map Correspondentie uit SharePoint erin."* LEO zoekt de map met jouw Microsoft-rechten op en importeert de stukken naar het dossier van het gesprek. - **Synchroniseer als je in het dossier begint.** SharePoint blijft de bron. Boven de documentenlijst zie je of er in SharePoint iets is gewijzigd; staat er dat er updates beschikbaar zijn, klik dan op **Nu synchroniseren**. LEO schrijft nooit iets terug naar SharePoint. Alleen de eigenaar van een dossier kan uit SharePoint importeren. Voorwaarden en limieten: [SharePoint](/sharepoint). ## Denkdiepte Met de knop **Denkdiepte** in de promptbak kies je per bericht tussen **Snel**, **Standaard**, **Grondig** en **Ultra**. Voor de meeste vragen is **Standaard** prima. **Grondig** en **Ultra** doen er langer over en gaan dieper, handig bij de analyse van een overeenkomst of een complexe vraag. Of je organisatie **Grondig** en **Ultra** heeft, hangt af van wat er voor jullie is aangezet. **Ultra** geldt alleen voor het bericht dat je op dat moment verstuurt. Zie [Denkdiepte](/chat#denkdiepte). ## Antwoorden controleren en gebruiken - **Controleer de bron.** Bronpillen en wetsartikelen in het antwoord zijn klikbaar: de brontekst opent in een zijpaneel, zodat je de passage zelf naleest. Zie [Chat](/chat#broncontrole-in-chat). - **Kijk mee terwijl LEO werkt.** Boven het antwoord staat de bronnenbalk met elke bron die LEO raadpleegt en elke stap die hij zet. Dat is ook een eerste controle van hoe het antwoord tot stand kwam. - **Neem het antwoord mee.** Met de exportknop onder een antwoord exporteer je het naar Word of PDF. In een dossier kies je **Word opslaan in dossierbestanden**, en met **Maak hier een document van** opent er een document naast de chat dat je samen met LEO verder schrijft. Zie [Exporteren](/exports) en [Concepten](/concepten). ## Word: LEO naast je eigen sjabloon Met de add-in **Prudai For Word** staat LEO in een taakvenster naast je document. Je start hem via **Invoegtoepassingen** op het tabblad **Start**. Staat hij er nog niet tussen, vraag dan je beheerder om hem uit te rollen, of installeer hem via Microsoft AppSource als je organisatie dat toestaat. Werk je met een eigen sjabloon of model, open dat dan eerst en laat LEO daarin schrijven: met **Invoegen in Word** of met voorstellen als bijgehouden wijzigingen. Zo blijft het document in de opmaak van je organisatie. Zie [Prudai For Word](/word-addin). ## Spraak - **Een vraag inspreken.** Klik op de microfoon in de promptbak en spreek je vraag in. De tekst komt in het invoerveld, zodat je hem nog kunt aanpassen of eerst met prompt verbeteren kunt aanscherpen. Zie [Spraakchat](/chat#spraakchat-voice). - **Een langere memo of bespreking.** Gebruik **Spraakmemo** in de zijbalk, of **Spraakmemo opnemen** in een dossier. De opname wordt automatisch uitgeschreven en komt als document in het dossier. Daarna stelt LEO vervolgstappen voor, zoals **Samenvatten** of **Actiepunten eruit halen**. Omdat de opname in het dossier blijft, kun je er later nog andere vragen over stellen. Zie [Spraakmemo's](/projects#spraakmemos). - **Onderweg zonder laptop?** Neem op met de dictafoon van je telefoon en upload het audiobestand daarna in het dossier. De transcriptie draait automatisch mee. - **Een Teams-overleg?** Upload dan het transcript dat Teams zelf maakt (een `.vtt`-bestand) in plaats van de opname. Dat is sneller klaar en bevat meestal al wie wat zei. Zie [Bestanden](/files). ## Workflows Een workflow voert een grotere taak op de achtergrond uit, in meerdere stappen. Zet de stukken eerst in een dossier en start de workflow vanuit dat dossier, met de knop **Workflow** in de promptbak. Controleer daarna de intake: LEO start nooit zelf een run, jij bevestigt. Terwijl de workflow loopt, werk je gewoon door. Hoe sjablonen, controlepunten en eigen workflows werken: [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). ## Lange gesprekken Bij heel lange gesprekken neemt de kwaliteit van de antwoorden af, net als bij een collega aan wie je honderden pagina's tegelijk voorlegt. De chat waarschuwt je daar zelf voor. De stukken in het dossier blijven altijd beschikbaar; wat verloren kan gaan, is de analyse die je in dat ene gesprek hebt opgebouwd. Zo pak je het aan: 1. **Nieuw onderwerp? Nieuwe chat.** Een kort, gericht gesprek per onderwerp werkt het best. 2. **Wil je een lopende analyse meenemen?** Vraag LEO eerst om een samenvatting van het gesprek tot nu toe. Start daarna een nieuw gesprek in hetzelfde dossier en plak de samenvatting erin. Verschijnt in het gesprek het kaartje met **Start een gefocust gesprek**, dan begin je daarmee meteen een nieuw gesprek; hoort het gesprek bij een dossier, dan gaat het dossier mee. Meer over de meldingen bij lange gesprekken: [Betrouwbare antwoorden](/betrouwbare-antwoorden). ## Feedback, geheugen en ondersteuning - **Duim omlaag bij een antwoord dat niet is wat je verwachtte.** Klik op **Kan beter** en schrijf bij "Wat ging er mis?" in één zin wat je anders had gewild, bijvoorbeeld wanneer een antwoord te lang is of een bron mist die je verwachtte. Die feedback komt bij Prudai binnen. Hoe concreter, hoe beter we het kunnen verbeteren. - **Laat LEO iets onthouden.** Zeg bijvoorbeeld "onthoud dat ik antwoorden kort en in opsommingen wil". Wat LEO over je onthoudt, bekijk en verwijder je onder **Instellingen → Geheugen**. Vaste werkafspraken voor al je persoonlijke chats leg je vast in **Mijn instructie**, onder **Instellingen → Instructies**. Zie [Instellingen](/settings). - **Voorgestelde prompts** boven het invoerveld kun je uitzetten, en weer aanzetten onder **Instellingen → Chat** met **Suggestieprompts tonen**. - **Ondersteuning** in het gebruikersmenu rechtsboven is er voor een foutmelding, maar net zo goed voor een idee of wens. Zie [Problemen oplossen & support](/support). - **Welke bronnen gebruikt LEO?** De bronnen die op je pagina **Kennis** aanstaan, je dossiers en de kennisbanken van je organisatie. Het volledige overzicht staat op [Kennisbronnen](/kennisbronnen). ## LEO als app op je computer of telefoon Je kunt [app.prudai.com](https://app.prudai.com) als app installeren. In Chrome en Edge kies je daarvoor in het menu van de browser voor installeren als app. LEO opent dan in een eigen venster, dat je aan je taakbalk kunt vastzetten. Op een iPhone of iPad gaat hetzelfde via Safari: **Deel** en dan **Zet op beginscherm**. ## LEO inrichten voor je hele organisatie Wil je dat LEO voor iedereen dezelfde modellen, standaardteksten en schrijfstijl gebruikt, ongeacht wie de vraag stelt? Dan zijn dit de stappen. Stap 1 tot en met 4 kan alleen een **eigenaar** van de organisatie doen. 1. **Modellen als organisatiekennisbank.** Maak op **Kennis** een organisatiekennisbank aan, bijvoorbeeld "Modellen", en koppel die aan de map met modellen in SharePoint. Geef de kennisbank een duidelijke omschrijving van wanneer LEO hem moet raadplegen, zoals "modellen voor contracten en processtukken". Wijzigt er een model in SharePoint, synchroniseer de kennisbank dan met **Nu synchroniseren**. Welke bestandstypen worden ingelezen, staat op [Bestanden](/files). Zie [Organisatiekennisbanken aanmaken](/knowledge#organisatiekennisbanken-aanmaken) (inloggen vereist) en [SharePoint](/sharepoint#sharepoint-koppelen-aan-een-organisatiekennisbank). 2. **Organisatie-instructie.** Ga naar **Instellingen → Instructies** en vul de organisatie-instructie aan, bijvoorbeeld: *"Gebruik bij het opstellen van een stuk eerst het passende model uit de kennisbank Modellen."* De instructie geldt voor iedereen in je organisatie, per persona: LEO en LEO Fiscaal hebben elk een eigen instructie. Zie [Instellingen](/settings#instructies). 3. **Schrijfstijl.** Maak een aparte kennisbank "Schrijfstijl" met een paar stukken die de gewenste stijl goed laten zien. Zet in de organisatie-instructie: *"De documenten in de kennisbank Schrijfstijl zijn alleen bedoeld voor de schrijfstijl. Gebruik er geen inhoud uit."* Zonder die regel kan LEO inhoud uit de voorbeelden vermengen met je dossier. 4. **Prompts delen.** Een prompt die goed werkt, zet je in de promptbibliotheek als organisatieprompt. Dan werkt iedereen met dezelfde vraag. Zie [Promptbibliotheek](/prompt-library). 5. **Vakliteratuur.** Vakliteratuur die je organisatie bezit en mag gebruiken, kan in een eigen kennisbank, bij voorkeur per rechtsgebied en per bron: een paar gerichte kennisbanken werken beter dan één grote. Ga na of je licentie dat toestaat. Er is geen live koppeling met de uitgever, dus ververs de inhoud zelf als er een nieuwe editie is. Vragen over het inrichten? Meld je via **Ondersteuning** in het gebruikersmenu. --- # Vertalen URL: https://docs.prudai.com/translate/ Markdown: https://docs.prudai.com/translate.md > Vertaal tot 25 documenten in één opdracht met de vertaalwerkbank: brontaal en documenten links, doeltaal en voortgang rechts, een melding als je vertalingen klaar zijn en 24 uur om te downloaden. Met **Vertalen** vertaal je bestaande documenten uit je persoonlijke bestanden of uit een dossier. Het scherm heet **Document Vertalen** en werkt als een **vertaalwerkbank**: je zet een set documenten klaar, kiest één doeltaal, en volgt daarna per document de voortgang. De vertaling wordt als downloadresultaat geleverd; de app zet het resultaat **niet automatisch terug** in je bestanden of dossier. Openen kan op drie manieren: - via de actie **Vertalen** in het menu van een document, ook in het voorbeeldscherm (achter de **⋯**); - via de melding die je krijgt als een set van meerdere documenten klaar is (zie [De melding als je vertaling klaar is](#de-melding-als-je-vertaling-klaar-is)); - rechtstreeks op [app.prudai.com/translate](https://app.prudai.com/translate). Mag je een document niet downloaden, dan staat **Vertalen** er ook niet bij. ## De werkbank in het kort Het scherm heeft twee kolommen. **Links: waar je vandaan komt.** - **Brontaal**, met **Automatisch herkennen** als standaard. Laat die staan als je het niet zeker weet. - **Documenten**: de lijst met wat je gaat vertalen. Met de gestippelde knop **Documenten toevoegen** open je de documentkiezer. **Rechts: waar je naartoe wilt.** - **Doeltaal**, verplicht. - **Vertaling**: per document een regel met voortgangsbalk, het huidige stadium en het percentage. Vóór de start staat hier **Start de vertaling om hier de resultaten te zien**. Onder de twee kolommen staat de startknop, met daarin het aantal: **{aantal} document(en) vertalen**. ![De vertaalwerkbank met vier documenten: links de brontaal op Automatisch herkennen, rechts de doeltaal en de voortgang per document, waarvan twee voltooid met een downloadknop](/assets/screenshots/leo/translate_workbench.png) ### De documentkiezer De kiezer (**Documenten kiezen**) toont je documenten met een zoekveld erboven en is **multi-select**: je vinkt in één keer alles aan wat mee moet en bevestigt met **{aantal} toevoegen**. Een document dat je toch niet wilt haal je uit de lijst met **Uit de lijst halen**. Welke documenten je ziet, hangt af van waar je vandaan komt: open je Vertalen vanuit een dossier, dan zie je de documenten van dat dossier; anders je eigen **Mijn bestanden**. Twee dingen om te weten: - **Maximaal 25 documenten per keer.** Zit je aan dat aantal, dan is de knop **Documenten toevoegen** uitgeschakeld. Splits je werk dan in meerdere opdrachten. - **Documenten met dezelfde bestandsnaam tellen als één document.** De vertaler zoekt het bronbestand op naam, dus twee documenten met dezelfde naam zouden samen één vertaling opleveren. De app filtert de dubbele er daarom meteen uit. ### De talenkiezer Beide talenkiezers hebben een zoekveld (**Zoek een taal**) en zijn in tweeën gedeeld: - **Meest gebruikt** bovenaan: Nederlands (Dutch), English (UK), Deutsch (German), Français (French), English (US) en Español (Spanish); - **Alle talen** daaronder, 30 talen in totaal. Bij de brontaal staat **Automatisch herkennen** als extra optie helemaal bovenaan. ## Zo vertaal je een set documenten 1. Open **Vertalen**. 2. Laat de brontaal op **Automatisch herkennen** staan, of kies er zelf een. 3. Klik **Documenten toevoegen** en vink aan wat mee moet (maximaal 25). 4. Kies rechts de **Doeltaal**. 5. Klik **{aantal} document(en) vertalen**. 6. Wacht tot een regel rechts een groen vinkje en de knop **Downloaden** krijgt, en download per document. Boven aan de pagina staat **Let op: Vertalen kan tot 2 minuten duren.** Tijdens het vertalen staat op de startknop **Bezig met vertalen…** en ernaast **Je krijgt een melding zodra alles klaar is.** Je kunt de pagina dus verlaten en later terugkomen; je set staat dan onder [Eerdere vertalingen](#eerdere-vertalingen). Vraag je een vertaling aan die al loopt of die de afgelopen 24 uur al klaar is gekomen (hetzelfde document, dezelfde brontaalkeuze en dezelfde doeltaal), dan hergebruikt de app dat resultaat en staat er **Was al vertaald** bij. Dat scheelt tijd. Een eerder mislukte vertaling wordt nooit hergebruikt: die start gewoon opnieuw. ### Wat je onderweg ziet Zolang een document bezig is, staat onder de naam het stadium met het percentage: | Stadium | Wat er gebeurt | | --- | --- | | **In wachtrij** | De opdracht staat klaar maar is nog niet opgepakt. | | **Bezig** | De opdracht is opgepakt. | | **Bron downloaden** | Het bronbestand wordt opgehaald. | | **Document vertalen** | Het bestand wordt als document vertaald, met behoud van opmaak. | | **Tekst vertalen** | Het bestand wordt als platte tekst vertaald. Het resultaat wordt een `.txt`. | Is een document klaar, dan krijgt de regel een groen vinkje en de knop **Downloaden**. Mislukt het, dan krijgt de regel een rood waarschuwingsteken met de reden eronder, of **Vertalen mislukt** als er geen reden bekend is. ### De melding als je vertaling klaar is Welke melding je krijgt, hangt af van hoeveel documenten er in je opdracht echt vertaald worden: - **Meerdere documenten**: je krijgt **één melding voor de hele set**, niet één per document. Die heet **Vertalingen klaar**, of **Vertalingen afgerond** als er een document mislukte, en noemt hoeveel documenten zijn vertaald. De melding brengt je naar Vertalen; daar open je je set onder **Eerdere vertalingen**. - **Eén document**: de melding heet **Vertaling klaar** of **Vertaling mislukt** en noemt de bestandsnaam. Die melding brengt je naar het dossier of naar **Mijn bestanden**, maar daar staat de vertaling niet. Je downloadt hem op de pagina Vertalen, onder **Eerdere vertalingen**. Documenten met **Was al vertaald** tellen hierbij niet mee. Werd alles in je opdracht hergebruikt, dan krijg je er geen melding voor. ## Welk formaat levert wat op? Niet elk uploadformaat is ook een echt vertaalformaat. | Bronbestand | Wordt vertaald als | Resultaat | Opmerking | | --- | --- | --- | --- | | `.docx` | document | nieuw `.docx`-bestand | behoudt de Word-opmaak | | `.pdf` | document | nieuw `.pdf`-bestand | handig voor niet-bewerkbare documenten | | `.pptx` | document | nieuw `.pptx`-bestand | **`.ppt` upload je wel, maar vertaalt niet als presentatie** | | `.xlsx` | document | nieuw `.xlsx`-bestand | spreadsheet blijft spreadsheet | | `.htm`, `.html` | document | nieuw HTML-bestand | alleen relevant als zo'n bestand al in je kennislaag staat | | `.txt` | document | nieuw `.txt`-bestand | platte tekst blijft platte tekst | | Elk ander formaat | platte tekst | nieuw `.txt`-bestand | het bestand wordt als platte tekst ingelezen; opmaak en structuur gaan verloren | Het vertaalde bestand krijgt de taalcode in de naam, bijvoorbeeld `voorbeeldcontract.translated.en-GB.docx`. ### Let op: de app blokkeert niets vooraf Dit is de belangrijkste valkuil van deze pagina. **De actie Vertalen staat in het menu van élk bestand**, ook bij een audiobestand, een afbeelding, een `.doc`, een `.ppt` of een `.zip`. En er is **geen formaatcontrole vooraf**: staat je bestand niet in de tabel hierboven, dan krijg je vooraf géén waarschuwing. De app leest het bestand dan als platte tekst en probeert daar een `.txt` van te maken. Bij `.md`, `.json` en `.xml` is dat nog bruikbaar: je krijgt de vertaalde tekst terug, alleen als `.txt`-bestand. Bij een klein `.doc`- of `.ppt`-bestand krijg je een onbruikbaar `.txt`-bestand dat er wél uitziet als een geslaagde vertaling. Een groter bestand, zoals audio, een foto of een groot `.doc`, loopt meestal vast: de regel krijgt dan een rood waarschuwingsteken. Houd je dus aan de formaattabel hierboven, ook al biedt het menu meer aan. Wil je een `.doc` of `.ppt` vertalen, sla hem dan eerst op als `.docx` of `.pptx`. Wil je een gescande PDF vertalen, controleer dan eerst of de tekstlaag klopt. ## Eerdere vertalingen Onderaan de pagina staat **Eerdere vertalingen**: een lijst van je eerdere opdrachten met de bestandsnamen, het tijdstip en de doeltaal. Met **Openen** haal je zo'n opdracht terug in de werkbank, inclusief de downloadknoppen. **Een vertaling is 24 uur te downloaden.** Daarna wordt het vertaalde bestand opgeruimd. De regel blijft wel staan, met de vermelding **Niet meer te downloaden**; er verdwijnt dus nooit stilzwijgend iets uit je overzicht. Is de termijn verstreken, dan vertaal je het document gewoon opnieuw. Wil je een vertaling langer bewaren, download hem dan en zet hem in je dossier of in je persoonlijke bestanden. Dat gaat niet vanzelf. ## Kwaliteitstips - Zorg dat het bronbestand goed leesbaar is; slechte OCR levert slechte vertalingen. - Controleer juridische kernbegrippen altijd handmatig. - Gebruik daarna chat om terminologie en consistentie te controleren. - Vertaal een set documenten die bij elkaar hoort in één opdracht, dan staan de resultaten ook bij elkaar in **Eerdere vertalingen**. Meer: [Bestanden](/files), [Meldingen](/notifications) en [Chat](/chat). --- # Prudai For Word URL: https://docs.prudai.com/word-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/word-addin.md > De Word-add-in van Prudai (desktop en web): vraag de assistent iets over je selectie of het hele document, voeg antwoorden in en krijg reviewvoorstellen als bijgehouden wijzigingen en opmerkingen. **Prudai For Word** is de Word-add-in van het Prudai Platform. Je assistent opent in een taakvenster naast je document en leest mee: met de tekst die je selecteert, of met het hele document. Laat je conceptdagvaarding of advies reviewen zónder Word te verlaten. De assistent zet zijn voorstellen als bijgehouden wijzigingen en opmerkingen in je document, en jij accepteert of weigert ze zoals je dat in Word gewend bent. Reviewvoorstellen in Word werken in de persona's LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER; IRMA en MAIA hebben geen Word-reviewfunctie. > **Ook beschikbaar**: [Prudai voor Outlook](/outlook-addin) en [Prudai voor Excel](/excel-addin). ## Wat kan de add-in? - je **selectie** meesturen als context bij je vraag, - de tekst van het **hele document** meesturen (tot 25.000 woorden), - een antwoord **invoegen** in je document, direct na je selectie of cursor, - **opmerkingen** plaatsen bij een passage, - **vervangingsvoorstellen** doen als bijgehouden wijziging, zodat je ze via **Wijzigingen bijhouden** accepteert of weigert. ## Ondersteunde Word-clients - Word voor Windows en Mac (desktop), - Word voor het web. De add-in vraagt de Word-requirementset **WordApi 1.7**. Daarom vallen oudere, eenmalig aangeschafte Word-versies af: die halen dat niveau niet en krijgen de add-in niet te zien. ## Installeren Meestal maakt je beheerder de add-in beschikbaar. Er zijn drie routes: - **Microsoft AppSource**: de listing heet **Prudai For Word**; - **centrale uitrol** door je beheerder via het Microsoft 365 Admin Center (aanbevolen voor organisaties); - **handmatig het manifest laden** in Word, bijvoorbeeld voor een pilot of een testgroep. ### Voor beheerders: manifest en netwerk De manifest-URL voor productie is: `https://app.prudai.com/word-addin/manifest.production.xml` De stappen in het Admin Center zijn gelijk aan die voor Outlook, inclusief de doelgroepkeuze en de wachttijd tot 24 uur. Zie [Instructie voor beheerders: Prudai voor Outlook uitrollen](/outlook-addin-admin) en vul daar de Word-manifest-URL in. Wat het manifest vraagt: - Office-permissie **ReadWriteDocument** (het document lezen en bewerken), - requirementset **WordApi 1.7** (zie hierboven). Huidige manifestversie: **1.0.0.8**. Netwerktoegang: sta uitgaand HTTPS toe naar `app.prudai.com`, `api.prudai.com`, `api.account.prudai.com` en `login.prudai.com`. Logt je organisatie in via Microsoft, sta dan ook `login.microsoftonline.com` toe. Dat is dezelfde lijst als voor Outlook; zie de tabel in de [beheerdersinstructie](/outlook-addin-admin#netwerktoegang). ## Openen en inloggen 1. Open een document in Word en start **Prudai For Word** via **Invoegtoepassingen** op het tabblad **Start**. 2. Klik in het taakvenster op **Inloggen**. Er opent een apart inlogvenster. Veel inlogproviders blokkeren inloggen in een ingesloten venster, vandaar de pop-up. 3. Log in met je **Prudai-account**, hetzelfde account als voor de webapp. Het inlogvenster sluit en het taakvenster neemt je sessie over. Je sessie blijft alleen in het taakvenster bewaard, niet in browsercookies. Daardoor houden strenge cookie-instellingen van de browser het inloggen niet tegen. Welke persona's je ziet, hangt af van de licenties van je organisatie. Zie [Inloggen & personakeuze](/authentication). ## Werken met je selectie en het hele document De knoppen **Selectiecontext** en **Documentcontext** staan naast het invoerveld. Zie je ze niet, klik dan op **Toon actieknoppen** (☰). ![De knoppen Selectiecontext en Documentcontext in het invoerveld van Prudai For Word, met de tooltip die het aantal woorden van het document noemt](/assets/screenshots/office/word_addin_context_buttons.png) ### Selectie Selecteer tekst in Word en stel je vraag. De selectie gaat automatisch mee, bijvoorbeeld bij: - "Herschrijf deze alinea in formele stijl." - "Maak hiervan een opsomming met risico's." De knop **Selectiecontext** licht op zodra je tekst hebt geselecteerd. Beweeg eroverheen om te zien welke tekst meegaat. Een selectie mag maximaal 50.000 tekens zijn; selecteer je meer, dan krijg je een melding en kies je een kleiner stuk. ### Hele document Met de knop **Documentcontext** stuur je de volledige documenttekst mee. Hij staat standaard aan als je document 25.000 woorden of minder telt; klik erop om hem uit of weer aan te zetten. De tooltip toont hoeveel woorden je document heeft. - Telt je document meer dan 25.000 woorden, dan is de knop grijs. De tooltip meldt: "Uitgeschakeld: dit document heeft N woorden (> 25.000). Gebruik selectie." Groeit het document over die grens terwijl de knop aan stond, dan zet de add-in hem zelf uit. Werk dan met een selectie, of zet het stuk als los document in een [project](/projects). - Daarnaast geldt een harde maximumgrootte voor de documenttekst van ongeveer 600.000 tekens. Die ligt ruim boven de woordgrens; in de praktijk bepaalt de woordgrens wanneer de knop uitgaat. - De documenttekst dient alleen als context voor die ene vraag. Hij wordt niet in je gespreksgeschiedenis bewaard. ## Een antwoord in Word zetten Open bij een antwoord van je assistent het menu **Exporteren**. Dat menu verschijnt zodra het antwoord klaar is. Daar kies je: - **Invoegen in Word**: het antwoord komt direct na je selectie of cursor in het document, met opmaak. Deze keuze staat er alleen als je in het taakvenster in Word werkt, niet in de webapp; - **Word downloaden (.docx)**: het antwoord als los Word-bestand. Tip: vraag om koppen en consistente nummering. Dat werkt beter in Word. ## Reviewvoorstellen: bijgehouden wijzigingen en opmerkingen Vraag je assistent om je stuk te reviewen, bijvoorbeeld "Loop de aansprakelijkheidsparagraaf na en stel verbeteringen voor". De assistent kan dan: - een **vervangingsvoorstel** doen: dat komt als bijgehouden wijziging in je document. Je krijgt de melding **Suggestie toegevoegd als wijziging**. Accepteer of weiger de wijziging via **Controleren** › **Wijzigingen bijhouden**, zoals elke andere revisie; - een **opmerking** plaatsen bij de passage waar het om gaat. ![Een reviewvoorstel als bijgehouden wijziging in Word: in artikel 2.1 is 'zestig' doorgehaald en vervangen door 'dertig', en in het taakvenster staat 'Toegevoegd aan het document'](/assets/screenshots/office/word_addin_tracked_change.png) Dit werkt als **Suggesties in Word** aan staat. Je vindt die schakelaar op de pagina **Kennis**, tabblad **Mogelijkheden**; hij staat standaard aan. ### Zo komt een voorstel op de goede plek Elk voorstel draagt de oorspronkelijke tekst mee. De add-in past het alleen toe op precies die passage: - is die passage je huidige selectie, dan komt het voorstel daar; - anders zoekt de add-in de passage in het document. Kleine verschillen in hoofdletters, spaties en typografische tekens (zoals krullende aanhalingstekens of een lang streepje) maken niet uit. Andere leestekens en cijfers moeten exact kloppen: "artikel 35" is iets anders dan "artikel 3-5". In deze gevallen past de add-in **niets** aan en zie je **Suggestie toepassen in Word mislukt**: - de passage komt meer dan één keer in het document voor; - de passage loopt over meer dan één alinea; - de passage is niet (meer) te vinden, bijvoorbeeld omdat je de tekst intussen hebt aangepast. Selecteer dan de bedoelde passage en vraag opnieuw om een voorstel. Voor een vervangingsvoorstel zet de add-in **Wijzigingen bijhouden** alleen voor die ene wijziging aan. Daarna zet hij je eigen instelling terug, ook als het toepassen mislukt. ### Wat je in de chat ziet Per voorstel staat in de chat een regel **Suggereer een bewerking in Word** (of **Voeg commentaar toe aan bestand**). Daaronder zie je bij een vervanging de oorspronkelijke tekst doorgestreept met het **Voorstel**, of bij een opmerking de **Opmerking**. Daarna volgt de uitkomst: | Uitkomst | Betekenis | |---------|-----------| | **Toegevoegd aan het document** | De wijziging of opmerking staat echt in je document. | | **Kon niet worden toegepast** | Er is niets veranderd; de reden staat erachter. | | **Kon niet worden bevestigd — controleer uw document** | De add-in kreeg geen bevestiging terug. Kijk zelf in je document. | | **Voorgesteld — nog te bevestigen in Word** | Het voorstel is gedaan, maar nog niet bevestigd. | Een groen vinkje verschijnt pas als de wijziging echt in je document staat. ## Problemen oplossen | Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing | |---------|--------------------------|-----------| | Prudai For Word staat niet bij je invoegtoepassingen | Add-in niet (of net pas) uitgerold; uitrol kan tot 24 uur duren | Vraag je beheerder om de uitrol, of installeer via AppSource als je organisatie dat toestaat | | "Het inlogvenster van Word kon niet worden geopend of geladen." | Pop-up geblokkeerd of haperende Office-webview | Probeer opnieuw; helpt dat niet, klik op **Opnieuw laden** of herstart Word | | "Inloggen is gelukt, maar Word kon het antwoord niet ontvangen." | Het inlogvenster kon zijn resultaat niet doorgeven | Sluit het inlogvenster en log opnieuw in | | **Documentcontext** is grijs | Document heeft meer dan 25.000 woorden, of het aantal woorden kon niet worden bepaald | Werk met een selectie, of zet het stuk als los document in een project | | **Invoegen in Word** ontbreekt | Je bekijkt de chat buiten het taakvenster in Word (bijvoorbeeld in de webapp), of het antwoord wordt nog geschreven; het menu **Exporteren** verschijnt pas als het antwoord klaar is | Open de chat via Prudai For Word in Word en wacht tot het antwoord klaar is | | Voorstel: **Kon niet worden toegepast** | Passage komt vaker voor, loopt over meerdere alinea's, of is gewijzigd | Selecteer de bedoelde passage en vraag opnieuw om een voorstel | Meer: [Kennis](/knowledge) (inloggen vereist) · [Chat](/chat) · [Problemen oplossen & support](/support). --- # Workflow (van dossier naar output) URL: https://docs.prudai.com/workflow/ Markdown: https://docs.prudai.com/workflow.md > Aanbevolen werkwijze van dossier naar output: kies de juiste persona, bouw eerst de documentlaag op, gebruik dossier- of persoonlijke context bewust en werk af met concepten, exports en workflows. Dit is de aanbevolen route als je het Prudai Platform serieus als werkomgeving wilt gebruiken. ## Stap 0: Kies persona én werkruimte Er zijn twee keuzes die je kwaliteit direct beïnvloeden. De **persona** bepaalt de bronnen, de tools en de toon: | Persona | Wanneer | | --- | --- | | **LEO** | als je brede juridische bronnen, workflows of research jobs nodig hebt | | **LEO Fiscaal** | als de vraag fiscaal is en je fiscale bronnen nodig hebt, zoals de standpunten van de Kennisgroepen van de Belastingdienst, of fiscale workflows | | **ZIA** | als je vooral op zorgrichtlijnen, interne kennis en projectdocumenten werkt | | **VERA** | als de vraag draait om omgevingsrecht, IPLO of officiële publicaties | | **BEVER** | als het om publieke besluitvorming, raadsinformatie of decentrale regelgeving gaat | | **IRMA** | als het om risico's, normenkaders en je managementsysteem gaat | | **MAIA** (op aanvraag) | als je managementvragen hebt over de cijfers uit de eigen Exact Online-administratie van je organisatie | De **werkruimte** bepaalt welke documentlaag meekomt: | Werkruimte | Wanneer | | --- | --- | | **Persoonlijke context** | voor je eigen bestanden buiten een dossier | | **Dossiercontext** | voor dossierwerk, samenwerking, taken, concepten en de dossierchat | In VERA, ZIA, BEVER en IRMA heet een dossier een **project**, in MAIA een **map**. Meer: [De persona's](/personas). ## Stap 1: Bouw eerst de documentlaag op 1. Maak een dossier aan. In LEO en LEO Fiscaal kun je de assistent in de chat ook vragen om dat te doen. 2. Upload alleen de kernstukken, of haal ze uit SharePoint als je organisatie dat heeft gekoppeld. 3. Wacht tot de status **Verwerkt** is. 4. Vul gegevens aan waar dat helpt: - titel, - tags, - datum, - opmerkingen. Waarom dit belangrijk is: - chat, tijdlijn, taken en exports worden beter als de documentlaag schoon is; - audio zoals `.mp3` wordt pas bruikbaar nadat transcriptie/verwerking klaar is; - ZIP-inhoud komt pas beschikbaar nadat de archiefverwerking klaar is. Neem je een spraakmemo op, dan stelt de assistent na de verwerking een paar vervolgstappen voor, zoals **Samenvatten** of **Actiepunten eruit halen**. Zie [Spraakmemo's](/projects#spraakmemos). Kun je niets uploaden? Dan heeft je organisatie de uploads in deze persona bewust beperkt. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). Meer: [Bestanden](/files) en [Projecten](/projects). ## Stap 2: Beperk de kennisset tot wat je nodig hebt Zet niet blind alles aan. Praktische instelling per persona: - **LEO** en **LEO Fiscaal**: zet alleen die bronfamilies aan die echt relevant zijn voor het dossier. - **VERA**: laat Omgevingswet/IPLO/officiële publicaties en, indien van toepassing, BIM-tools (IFC/DWG) aan, en schakel onnodige generieke bronnen uit. - **ZIA**: werk primair met project-, organisatie- en persoonlijke documenten; er zijn geen publieke juridische bronfamilies. Heeft je organisatie een koppeling met Nedap ONS (op aanvraag), dan werk je ook met gegevens uit ONS. - **BEVER**: kies per vraag tussen raadsinformatie (iBabs, Notubiz), decentrale regelgeving (CVDR) en de financiële bronnen. - **IRMA**: kies de normenkaders en toezichthouders die bij je branche en ISMS-fase horen. Je vakgebied vul je eenmalig in via de stepper: eerst je rol, dan je rechtsgebieden of vakgebieden, dan het overzicht. Dat profiel beïnvloedt welke bronnen en suggesties bovenaan komen. Later beheer je het op de pagina **Kennis**. Meer: [Kennis](/knowledge) en [Snelstart](/getting-started). ## Stap 3: Gebruik chat als regiepunt Sterke prompts bevatten altijd: - doel, - doelgroep, - gewenste vorm, - grenzen of randvoorwaarden. Werk slim met context: - `@document` voor specifieke stukken, - `#taak` in de dossierchat, - bijlagen alleen meesturen als ze verwerkt zijn. Handig om te weten: - start dossierwerk met de plusknop naast de weergave-pil van het dossier; dan zijn de dossierstukken meteen de context; - begon je in een persoonlijke chat, verplaats het gesprek dan met **Naar dossier verplaatsen** (zie [Projecten](/projects#een-bestaande-chat-naar-een-dossier-verplaatsen)); - buiten een dossier kun je chatuploads opslaan in je persoonlijke bestanden, een bestaand dossier of een nieuw dossier; - slash-commando's (typ `/`) houden je in dezelfde chatflow; - een antwoord stop je met **Stop met genereren** of Escape, zonder het dossier te verlaten; een knop om een antwoord opnieuw te laten genereren is er niet. Wil je een ander antwoord, bewerk dan je eigen vraag: dat maakt een nieuwe tak en je vorige antwoord blijft bewaard (zie [Berichten bewerken en branchen](/chat#berichten-bewerken-en-branchen)); - spraak in/uit is in elke chat beschikbaar; de microfoon stopt automatisch na enkele seconden stilte; - welke knoppen direct in de promptbak staan, stel je zelf in via **Instellingen → Chat**. Zie je geen denkdiepte-knop? Dan heeft je organisatie die keuze uitgezet en draait elk bericht op de standaardstand van de persona. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). Meer: [Chat](/chat). ## Stap 4: Zet bevindingen om in acties Gebruik **Taken** (voorheen "kanban") voor: - ontbrekende feiten, - uitzoekpunten, - deadlines, - reviewtaken. In LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA en BEVER kun je de assistent in de dossierchat ook vragen om taken voor je op het bord te zetten. Staat er op [Kennis](/knowledge) een schakelaar **Taken**, dan moet die aan staan. Gebruik **Meldingen** voor: - punten die op jou wachten, - samenwerkingsacties, - documentverwerking, - research/job-status, - second-opinionflows. Meer: [Taken](/kanban) en [Meldingen](/notifications). ## Stap 5: Maak deliverables af Gebruik: - **Concepten** om het stuk samen met de assistent te schrijven in een document naast de chat (LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER en IRMA); met **Opslaan in dossier** komt een Word-versie bij de dossierstukken, - **Exporteren** voor Word/PDF, - **Vertalen** voor ondersteunde documenttypes, - **Word add-in** als je rechtstreeks in Word wilt landen, - **Delen** als collega's mee moeten kijken. Ontbreekt **Delen**, dan heeft je organisatie het gedeeld werken in deze persona uitgezet; bestaande gedeelde toegang blijft dan wel gewoon werken. Zie [Wat je organisatie kan uitzetten](/getting-started#wat-je-organisatie-kan-uitzetten). Meer: [Concepten](/concepten), [Exporteren](/exports), [Vertalen](/translate) en [Prudai For Word](/word-addin). ## Stap 6: Gebruik workflows en research jobs (LEO en LEO Fiscaal) - **LEO** en **LEO Fiscaal**: gebruik workflows en research jobs voor diep, meerstaps onderzoek. Je vindt ze onder **Workflows** in de zijbalk en in **Mijn werk**, en per dossier in het segment **Workflow**. Starten doe je met een sjabloon uit de catalogus of via een voorstel van de assistent in de chat, dat je zelf bevestigt. - **LEO Fiscaal** heeft eigen fiscale sjablonen, zoals **Fiscale opinie**, **Fiscale scan** en **Herstructureringsroutes vergelijken**. Die zie je niet in LEO: werk je aan een fiscale vraag, open de workflow dan in LEO Fiscaal. - **ZIA**, **VERA**, **BEVER**, **IRMA** en **MAIA** hebben geen workflows: werk direct via chat, projectdocumenten en de beschikbare kennis-tools. Meer: [Workflows en research jobs](/research) (inloggen vereist). --- # Prudai Platform documentation (for users) URL: https://docs.prudai.com/en/ Markdown: https://docs.prudai.com/en.md > User documentation for the Prudai Platform: the six personas (LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER, IRMA), the IRMA app, ORDO, and MAIA, and how chat, dossiers, drafts, knowledge, and workflows really work. This documentation is for end users of the Prudai Platform. The web app runs six **personas**: - **LEO** - **LEO Fiscaal** - **ZIA** - **VERA** - **BEVER** - **IRMA** Next to the chat, **IRMA** has its own application for risk management and your ISMS: the IRMA app. **ORDO** (practice management for law firms) and **MAIA** (management information on your organization's own figures) are available on request. For administration there are the **Account Dashboard** and the **RAG Dashboard**. Goal: explain how the application **actually works**, not just which buttons exist. ## Pick the right persona A persona determines the system instructions, the knowledge sources, the tools, and the questions in the specialization stepper. The app around it is always the same. | Persona | Best used for | What sets it apart | | --- | --- | --- | | **[LEO](https://leo.prudai.com)** | broad legal case work and research | broadest public legal source set, workflows and research jobs, thinking depth up to Ultra | | **[LEO Fiscaal](https://leo.prudai.com/fiscaal)** | tax advisory work | its own tax roles and specializations, core tax sources that LEO does not have (such as the Dutch Tax Authority Knowledge Groups, tax knowledge bases, and DG TAXUD), legal sources where they touch on tax, and workflows with tax templates | | **[ZIA](https://zia.prudai.com)** | healthcare and internal knowledge work | care guidelines and care sources instead of legal source families; projects, tasks, and Word review; Nedap ONS connection on request | | **[VERA](https://vera.prudai.com)** | environmental and public-space regulatory work | Omgevingswet by location, IPLO, official publications, Raad van Arbitrage, BIM | | **[BEVER](https://bever.prudai.com)** | public decision-making | council information, decentralised regulation, audit offices, the national budget; always a layer of government | | **[IRMA](https://irma.prudai.com)** | risk management and ISMS | standards frameworks, regulators, and ISMS phase; plus the IRMA app with your registers | Full explanation per persona: [The personas](/en/personas). ## Find your way **Getting started** - [The personas](/en/personas) - [Quick start](/en/getting-started) - [Onboarding tour](/en/onboarding) - [Workflow (from case to deliverable)](/en/workflow) **Everyday work** - [Chat](/en/chat) - [Drafts: writing together in a document](/en/concepten) - [Charts, worksheet and maps](/en/grafieken-en-werkblad) - [Files](/en/files) - [Projects](/en/projects) (called dossiers in LEO and LEO Fiscaal) - [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required) - [Workflows and research jobs](/en/research) (LEO and LEO Fiscaal, sign-in required) - [Notifications](/en/notifications) - [Knowledge sources (full overview)](/en/kennisbronnen) **The IRMA app** - [IRMA: getting started](/en/irma) - [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement) - [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit) - [IRMA: administration](/en/irma-beheer) **On request (sign-in required)** - [ORDO: practice management](/en/ordo) - [ORDO and LEO: working together](/en/ordo-leo) - [MAIA: management information](/en/maia) ## Persona matrix Chat, projects, documents, knowledge, charts and worksheet, translation, export, and notifications exist in every persona. What does differ: | Area | LEO | LEO Fiscaal | ZIA | VERA | BEVER | IRMA | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Workflows and research jobs | Yes | Yes, with its own tax templates | No | No | No | No | | Drafts (document beside the chat) | Yes | Yes | No | Yes | Yes | Yes | | Onboarding tour | Yes | No | Yes, start it yourself | Yes, start it yourself | No | Yes, as a guided tour in the IRMA app | | Thinking-depth ceiling | Ultra | Ultra | Thorough | Thorough | Standard | Standard | | Extra choice in stepper step 2 | Industries (in-house counsel only) | none | Profile (doctors/allied health only) | none | Layer of government (always) | ISMS phase (always) | | Outlook add-in | Yes | Yes | Yes | Yes | Yes | No | | Public sources | Broad legal | Tax, plus legal sources where they touch on tax | Care | Environmental and building regulation | Public administration | Standards frameworks and regulators | | Nedap ONS (care sector) | No | No | On request | No | No | No | | Built for BIM files (IFC, DWG) | No | No | No | Yes | No | No | | Partner inbox | Partner offices only (owner) | No | No | No | No | No | Workflows and research jobs work in LEO and LEO Fiscaal. You find them in the sidebar under **Workflows** and as a view inside a dossier. LEO Fiscaal has its own tax templates, such as **Tax opinion**, **Tax scan**, and **Compare restructuring routes**. See [Workflows and research jobs](/en/research). In ZIA and VERA the onboarding tour does not start by itself; you start it through **Redo onboarding tour** in the user menu. In IRMA, **Redo onboarding tour** opens the guided tour of the IRMA app. See [Onboarding tour](/en/onboarding). The thinking-depth levels are **Quick**, **Standard**, **Thorough**, and **Ultra**. What your organization actually gets can sit below the ceiling in this table. "Yes" for the Outlook add-in means the persona can have it. Whether it is switched on for you is your organization's call. The Word add-in works in LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, and BEVER; IRMA and MAIA have no Word review function. See [Prudai For Word](/en/word-addin) and [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). ## What to keep in mind - The assistant can make mistakes. Always verify critical passages against the source. - What you can do depends on your role in the organization (for example **Owner** or **User**) and on your active persona. - The persona you pick changes more than branding: it affects the knowledge sources, tools, and navigation you see. - At your organization's request, Prudai can switch features off per persona, such as uploading, sharing, or the choice of thinking depth. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## More about the products - [LEO: legal AI for law firms and in-house counsel](https://leo.prudai.com) (use cases and plans) - [LEO Fiscaal: AI for tax advisory work](https://leo.prudai.com/fiscaal) - [VERA: AI for environmental and construction law](https://vera.prudai.com) - [ZIA: AI for healthcare and internal knowledge work](https://zia.prudai.com) - [BEVER: AI for public decision-making](https://bever.prudai.com) - [IRMA: AI for risk management and compliance](https://irma.prudai.com) - [ORDO: practice management for law firms](https://prudai.com/ordo) (in Dutch) - [MAIA: AI for management information](https://prudai.com/en/maia) - [Prudai: overview of all products and the company](https://prudai.com/en/services) --- # Administrator guide: setting up SSO (Microsoft) + SharePoint URL: https://docs.prudai.com/en/admin-sso-sharepoint/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/admin-sso-sharepoint.md > For IT admins: how to enable Microsoft sign-in (SSO) and Prudai's SharePoint integration. One consent in Microsoft Entra ID, no app registration or client secret of your own. This page is for **IT administrators** at a customer organization. End users do not need these steps; for them, see [Sign-in & persona selection](/en/authentication) and [SharePoint](/en/sharepoint). Goal: set up Microsoft Entra ID (formerly Azure AD) and Prudai so that: 1. users sign in with their Microsoft account via **SSO**, and 2. dossiers, projects and organization knowledge bases can import and sync documents from **SharePoint**. Both run through the same Microsoft sign-in: the **Microsoft** button on Prudai's sign-in screen. Prudai uses its own Microsoft app for this, the same one for every customer. So you do **not** create an app registration of your own, and you do **not** send Prudai a client ID or client secret. On your side, all that is needed is consent for that app. There is also **no connect screen in the app**: once both sides are in place, SharePoint works for everyone who signs in through Microsoft. --- ## All at once: what we need from your IT Arrange these points together and the integration is done in one round. **For every organization** 1. Send Prudai the email domain(s) of your users ([step 1](#step-1--request-the-integration-from-prudai)). 2. Have an administrator grant consent once on behalf of the organization, for **the full set** Microsoft shows ([step 2](#step-2--grant-consent-in-microsoft-entra-id)). **Extra for a fixed connection with a separate account** (for example for the financial administration in MAIA) 3. Create a regular user in Entra, for example `prudai@your-domain.com`. 4. Give that account a license that includes SharePoint, for example Microsoft 365 Business Basic or SharePoint (Plan 1). Without a license the account can sign in but sees no sites at all. 5. Give the account read access to where the documents are: the whole site, or the libraries involved. A separate test library is not needed. Prudai can only read what the account itself is allowed to see. 6. Do not set a sign-in frequency (Conditional Access) on this account. Otherwise it has to sign in again and again, and the sync stops in between. 7. Agree on how the first sign-in with MFA works, for example with a Temporary Access Pass (TAP). Then send Prudai, in a single message, the account's address and the link to the site or library. The account shows up as a user in your organization in Prudai. --- ## Step 1 — Request the integration from Prudai Send the following via a secure channel (a support ticket or your account manager): - the email domain(s) of the users who should get access (e.g. `@firm.example`), so their accounts end up in your organization; - that you want to use SharePoint. Prudai then switches on the **SharePoint integration** for your organization. You cannot switch it on yourself. An owner of your organization can see in the Account Dashboard under **Capabilities** whether it is active; see [Account & RAG dashboards](/en/dashboards). --- ## Step 2 — Grant consent in Microsoft Entra ID On the first Microsoft sign-in, Microsoft asks for consent for Prudai's app. These are the **delegated** Microsoft Graph permissions involved: | Permission | Used for | |------------|----------| | `openid`, `profile`, `email` | sign-in (SSO) | | `offline_access` | staying signed in without signing in again all the time; needed for SharePoint sync | | `User.Read` | profile details at sign-in | | `Sites.Read.All` | reading SharePoint sites and importing files | Delegated means: Prudai always acts **on behalf of the signed-in user**, with that user's permissions. What someone cannot see in SharePoint, they cannot see in Prudai either. If users in your tenant are not allowed to consent to apps themselves (a common setting), an administrator grants consent once **on behalf of the whole organization**. Use an account that is allowed to do that in Entra, for example a Global Administrator: 1. Go to Prudai's sign-in screen and, under **Or sign in with**, choose the **Microsoft** button. 2. Sign in with the administrator account. 3. On Microsoft's consent screen, tick the box to consent on behalf of your organization (**Consent on behalf of your organization**) and accept. If Prudai's app is already present in your tenant, you can also do it in the Entra admin center: open **Enterprise applications**, search for "Prudai" and pick Prudai's app, then under **Permissions** click **Grant admin consent for \**. Without that consent, users get a consent screen at sign-in or a message that administrator approval is required. > **Does Microsoft show more permissions than the table?** When consenting on behalf of the organization, Microsoft shows every permission configured in Prudai's app. That includes `Mail.Read` (for the [Outlook add-in](/en/outlook-addin-admin)) and `Sites.ReadWrite.All` (for upcoming features). These are delegated too: Prudai only acts on behalf of the signed-in user and only with what that user may do. Consent to the full set and do not narrow it down, or you will have to consent again once those features arrive. At sign-in Prudai only requests the permissions in the table. Prudai currently does not write to SharePoint. > `Files.Read.All` is **not** required. Prudai reads files only through a site's document libraries; a user's OneDrive is never accessed. > **Rolling out the Outlook add-in as well?** If you want users to be able to save entire conversations, two more things are needed: > > - Prudai switches on the **Outlook Integration** for your organization. > - An administrator grants consent on behalf of the organization for the delegated `Mail.Read` permission. Prudai does not request that permission at sign-in. So you grant it yourself, for the same Prudai app (not in an app registration of your own): **Enterprise applications** → Prudai's app → **Permissions** → **Grant admin consent for \**. If `Mail.Read` is not in the list Microsoft then shows you for approval, ask [support](/en/support) for a consent link. > > Deployment and prerequisites: [Deploying Prudai for Outlook](/en/outlook-addin-admin). --- ## Step 3 — What happens next (there is no connect screen) This is the step most often misunderstood: **there is no screen in the app where you, as an administrator, switch SharePoint on or "connect" it**. Do not look for a button under Settings; it does not exist. The connection is made per user, at the moment that user signs in: 1. The user opens the web app and lands on the Prudai sign-in screen. 2. Under **Or sign in with** they choose the **Microsoft** button (not the password field with the **Sign In** button). 3. After that sign-in the user has SharePoint. No further consent screen appears, provided you granted consent on behalf of the organization in step 2. The consequence to explain to your colleagues: **anyone who signs in with a username and password sees "Not connected"**, even though SharePoint works fine for the rest of the firm. That is neither an outage nor a misconfiguration. That user has to sign out and sign back in through **Microsoft**. ### The three requirements SharePoint only works when three requirements are met. They do not apply at the same level. | Requirement | Applies to | Message when it is missing | |-------------|-----------|----------------------------| | Your organization has the **SharePoint integration** (step 1). | the whole organization | **"SharePoint integration is not enabled for your organization."** | | The Microsoft connection is set up on Prudai's side. | all organizations (a setting of Prudai itself) | **"SharePoint integration is not configured."** | | The user signed in through Microsoft and has a valid Microsoft session. | this user | **"Not connected"** | Things to remember: - Prudai takes care of the first two; you cannot flip them yourself and there is no screen for them; - "configured" says nothing about the consent in your tenant. If someone revokes the consent for Prudai's app in Entra, the first two stay fine, but everyone sees "Not connected"; - "Not connected" for one user says nothing about the rest of the firm. --- ## Step 4 — Verification After setup, run at least these two checks. **SSO login** 1. Open `https://app.prudai.com` in an incognito window. 2. On the sign-in screen, under **Or sign in with**, choose the **Microsoft** button. 3. Confirm your name appears in the user menu in the top-right corner. **SharePoint import** 1. In the sidebar, open **Dossiers** (in LEO and LEO Fiscaal), **Projects** (in VERA, ZIA and BEVER) or **Folders** (in MAIA) and click the dashed **New dossier** row at the top of the list. 2. In that window, click **Import from SharePoint**. 3. Pick a small site. If the site has more than one document library, first choose a **Document library**; then select a single folder, or switch on **Import entire site**, and click **Import site**. 4. Wait for the import to finish and open one of the imported documents. Both work → done. --- ## Troubleshooting | Symptom | Cause | Fix | |---------|-------|-----| | Microsoft shows a consent screen at sign-in, or says administrator approval is required | Consent on behalf of the organization is missing | Grant consent as in step 2. | | One user sees "Not connected", the others do not | That user signed in with a password instead of through Microsoft | Have the user sign out and sign back in with the **Microsoft** button. No administrator action is needed. | | Everyone suddenly sees "Not connected" | The consent for Prudai's app was revoked, or the app was disabled in your tenant | In Entra, search **Enterprise applications** for "Prudai" and check that Prudai's app is still active and has consent. If it does, contact [support](/en/support). | | A user cannot see a site or folder in the picker, or importing it fails | The signed-in user has no rights on that site or folder | Grant that user read access in SharePoint. Prudai runs under their identity, so rights they lack in SharePoint they also lack here. | | A separate connection account can sign in but sees no sites or files | The account has no license that includes SharePoint, or no read access to the site | Give the account a license with SharePoint and read access to the site or library (see [All at once](#all-at-once-what-we-need-from-your-it)). | | "SharePoint integration is not enabled for your organization." | The SharePoint integration is not switched on for your organization yet | Request it as in step 1. | | "SharePoint integration is not configured." | The connection on Prudai's side is not set up | This is not a setting of your organization or tenant; contact [support](/en/support). | | SSO works, but the user gets no product access | The email domain is not linked to your organization yet, or rights are missing | Forward the domain to [support](/en/support). | --- ## Maintenance - **No secret on your side.** Because you have no app registration of your own, there is nothing on your side to renew or rotate. - **New permissions** (for example `Mail.Read` for the Outlook add-in) require consent again. - **A user leaving**: disable them in Entra. They can then no longer sign in through Microsoft and SharePoint stops working for them. Also have them removed from your organization in Prudai: an owner does that in the Account Dashboard under **Members**; see [Account & RAG dashboards](/en/dashboards). More general background: [SharePoint](/en/sharepoint) · [Privacy & security](/en/security) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # API & integrations URL: https://docs.prudai.com/en/api-reference/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/api-reference.md > The Prudai platform has no general public API; integrations run through the official ones (Word, Outlook, Excel, SharePoint, ORDO, Exact Online). IRMA does have an API for developers: reporting incidents with a service token, and reading through the /v1 task layer. The short answer: **for LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER and MAIA there is no public API.** Their API is internal and powers the web app and the official integrations. **For IRMA there is**: that API opens up step by step for developers and AI agents. See [IRMA for developers](/en/irma-developers). ## IRMA: the API for developers | Door | What you do with it | Status | |---|---|---| | **Reporting incidents** (`/agent/v1`) | Your monitoring, SIEM or service desk reports incidents into the **Incidenten** (incidents) register, with a fingerprint against duplicates. | Available, with a service token. [Quickstart](/en/irma-developers-quickstart) | | **The task layer** (`/v1`) | Read risks, simulations, framework coverage, registers and incidents; start a simulation. Every answer says how complete it is and where the numbers come from. | Available, with the token of a signed-in user. [Concepts](/en/irma-developers-concepts) · [API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required) | | **The `irma` CLI** | The same from the command line, for scripts and coding agents. | Available; a public install package is still to come. [CLI reference](/en/irma-cli) | | **An MCP server** | IRMA as tools in AI clients that speak MCP. | Later. [Agents](/en/irma-developers-agents) | Every `/v1` endpoint is in the [IRMA API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required), with parameters, fields, error codes and examples. The rest of the IRMA API, such as the routes behind the web app, is internal and is not published. ## What this means for you - **As a lawyer or end user** you do not need to do anything here. You work in the web app and the add-ins for Word, Outlook and Excel; everything you need is there. - **As an admin or IT of an organization with IRMA** you can have incidents reported with a service token, and read through `/v1`. Start with the [quickstart](/en/irma-developers-quickstart). - **If you want to connect Prudai to your own tooling** (a DMS, intake form or e-signing platform, for instance): that is possible, through one of the integrations below or an agreed custom integration. There is no self-service API key for the assistants. ## Service tokens in IRMA In **IRMA**, users with management rights create **service tokens** themselves, under **Beheer → Service-tokens** (Management → Service tokens). Such a token is a key for your own organization that lets a script or automated job, for example a monitoring tool, submit incidents to IRMA or read them, without signing in. - Per token you choose what it may do: **incidenten aanleveren** (submit incidents) and/or **incidenten lezen** (read incidents). - You see the key **once**, when you create it. Copy it right away; IRMA only stores a hash of it and cannot show it again later. - The list shows each token's recognizable start (**Prefix**) and when it was **Laatst gebruikt** (last used). **Intrekken** (revoke) disables a token immediately. Today a service token works for submitting and reading incidents. Scopes for the `/v1` task layer are coming. More: [IRMA administration](/en/irma-beheer#service-tokens) and the [quickstart](/en/irma-developers-quickstart). ## What we do support - **Microsoft SSO + SharePoint** for sign-in and documents. See [SSO (Microsoft) + SharePoint setup](/en/admin-sso-sharepoint) and [SharePoint](/en/sharepoint). - **Word add-in**: your assistant inside Microsoft Word, with selection context, insertion and Word-style suggestions. See [Prudai For Word](/en/word-addin). - **Outlook add-in**: save emails and attachments to a dossier, summarize conversations and draft replies. This integration has its own administrator rollout and its own Microsoft Graph permission (delegated `Mail.Read`, with administrator consent) for full conversations. See [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin) and the [administrator guide](/en/outlook-addin-admin). - **Excel add-in**: the assistant in a task pane plus fixed calculation functions (`=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`, `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE` and relatives) right inside your sheet. See [Prudai for Excel](/en/excel-addin). - **ORDO** (on request): ORDO is a separate product for practice management and documents. If your organization has both LEO and ORDO, they work together: a LEO dossier can be linked to an ORDO matter. If you pick such a linked dossier as the destination in the Outlook add-in, emails and attachments end up in ORDO. Documents in an ORDO matter (uploads, archived email, files from SharePoint) are searchable in LEO, in a conversation linked to that matter. See [ORDO](/en/ordo) and [ORDO and LEO](/en/ordo-leo) (sign-in required). - **Exact Online** (MAIA, on request): MAIA answers management questions from your organization's own Exact Online administration. MAIA only reads and changes nothing in Exact. Prudai sets up the connection and sends an invitation link; someone at your organization with access to the administration uses it to grant permission in Exact Online. See [MAIA](/en/maia#connecting-exact-online) (sign-in required). - **Custom integrations** (DMS, CRM, forms) are arranged through your account manager and set up and documented per organization. ## Contact Want a new integration or to connect existing data? Contact your **account manager** or reach out via [Troubleshooting & support](/en/support). We will work out which integration fits best and which permissions it needs. More: [Quick start](/en/getting-started) · [SSO (Microsoft) + SharePoint setup](/en/admin-sso-sharepoint) · [Privacy & security](/en/security). --- # Sign-in & persona selection URL: https://docs.prudai.com/en/authentication/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/authentication.md > Signing in to Prudai via SSO, picking a persona, activating a trial account after checkout, accepting the terms at your first sign-in, and what you see when your organization's access has expired or is blocked. The web app uses **SSO via Keycloak** (`https://login.prudai.com`). After signing in you choose, depending on your account, between the personas that are active for your organization: **LEO**, **LEO Fiscaal**, **ZIA**, **VERA**, **BEVER**, or **IRMA**, and on request **MAIA**. ## Sign-in 1. Open your organization's web app URL (usually `https://app.prudai.com`). 2. If needed, you will be redirected to the Keycloak sign-in page. 3. Choose your sign-in method: - **Microsoft / Entra ID** (if your organization has it enabled); - other federated identity providers (depending on your organization); - or email + password. 4. Complete the SSO flow. Once signed in, you see your user menu at the top right. At the top it shows your name, your role (**User**, **Owner**, or **Admin**), and your email address. Below that you find, among other things, **Notifications** (with a counter for unread items), **Settings**, **Redo onboarding tour**, **My Files**, **Support**, **Switch persona** (if you have more than one persona), and **Log out**. You choose your language under **Settings → Language**. That preference applies to every persona, so the UI language is the same everywhere. With the same account you also sign in to Prudai's separate apps, such as the [IRMA app](/en/irma) and [ORDO](/en/ordo), if your organization has them. ## Activating a trial account Started a trial yourself through one of the product sites? Then first activation works like this: 1. Fill in your details on the product site, using your **business email address**. 2. Complete the checkout. That is where you accept the terms (see below). 3. You receive an email to set your password. For a trial without payment details, that email arrives right after checkout. If a payment is needed first, it arrives once the payment is confirmed. 4. Set your password through the link in the email. 5. Then sign in via SSO to use the app. Tip: if no email arrives, check your spam folder first. If it still does not arrive, email support@prudai.com. ### Accepting the terms when you start a trial In the checkout you tick a single consent sentence, which is in Dutch: *"Door je proefperiode te starten ga je akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid."* (By starting your trial you accept our Terms and Conditions, the Fair Use Policy, the Data Processing Agreement (Data Pro Statement), the Service Level Agreement, and the Privacy Policy.) Each name in that sentence links to the document on [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com). Prudai records per organization which version of each document was accepted and when. ## Accepting the terms at your first sign-in If you got an account on or after 7 September 2026, Prudai asks for your acceptance of the terms once: at your first sign-in to the app or, if you signed in before, the next time you open the app. Until you accept, you see the **One more step: our terms** screen instead of the app. You cannot skip it, but you can **Sign out**, for example to sign in with a different account. Which screen you get depends on your role: - **Owner of a new organization.** If your organization was created on or after 7 September 2026 and no acceptance has been recorded for it yet, you accept on behalf of the organization as its **Owner**. You fill in **Organisation**, **Name** and **Email address**; the organization's name and your email address are prefilled, but you can change them. Then you tick this sentence: *"On behalf of my organisation, I agree to our Terms and Conditions, the Fair Use Policy, the Data Processing Agreement (Data Pro Statement), the Service Level Agreement and the Privacy Policy. I declare that I am authorised to sign on behalf of the organisation entered above, or have been mandated to do so by an authorised signatory."* That also counts as your own acceptance. - **Every other new user.** You tick one sentence, for yourself: *"I agree to our Terms and Conditions, the Fair Use Policy, the Data Processing Agreement (Data Pro Statement), the Service Level Agreement and the Privacy Policy."* There is nothing to fill in, and you do not have to wait until your organization has accepted. Each document name in the sentence links to the document on [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com). Then click **Accept and continue**: you go straight to the app and the screen does not come back. If you see *"The terms were just updated. Please read them again and tick the box again."*, a document changed in the meantime; read it again and tick the box again. If you already had an account before 7 September 2026, you do not see this screen, unless you are the owner of an organization created on or after that date: you then still accept on behalf of that organization. If you already accepted in the checkout when you started a trial, you do not see the screen either. If you open the [IRMA app](/en/irma) before accepting, it shows **Ga eerst akkoord met onze voorwaarden** (accept our terms first). You do not accept in IRMA itself: the button **Akkoord geven in de PrudAI-app** (accept in the Prudai app) takes you to the screen above. Once you have accepted, the notice in IRMA disappears by itself within a minute. ## Signing up with a personal email address A trial is meant for organizations. If you sign up with a personal or disposable address (for example one at `gmail.com` or `hotmail.com`), Prudai holds your organization's access until we have reviewed the sign-up. In the app you then see the **Access temporarily blocked** screen (see below). For users: - Use a business email address of your organization. - If you think your address was held back by mistake, email support@prudai.com. ## When your organization's access has expired or is blocked Only organizations with an active subscription or a running trial get access. If your organization's subscription has expired, or access is blocked, you see a fixed screen after signing in instead of the app. The title tells you what is going on: | Title | When | | --- | --- | | **Subscription expired** | your organization's subscription has ended or the organization has been archived | | **Access temporarily blocked** | Prudai has temporarily blocked your organization's access | | **Access cannot be determined** | your organization's status cannot be determined right now | What you see on that screen: - a short explanation (in Dutch); for an expired subscription or a block it states that your organization's data is kept; - a button with support@prudai.com; - **Sign out**, so you can sign in with another account. ![The Subscription expired screen, shown in Dutch, with the note that your data is kept, the support@prudai.com button and the Sign out button](/assets/screenshots/leo/authentication-abonnement-verlopen.png) There is deliberately no retry button: only Prudai can extend or restore access. Contact support@prudai.com or your administrator. See also [Access screen: subscription expired or access blocked](/en/support#access-screen-subscription-expired-or-access-blocked). The screen applies to the whole organization, not just to your account. You see the same screen in the Office add-ins. The IRMA app shows its own screen, **Toegang tot IRMA is geblokkeerd** (Access to IRMA is blocked); see [IRMA](/en/irma#access). ## Session check when returning to a tab When you return to an already-open tab after some idle time, the app immediately validates whether your SSO session is still valid. - If the session has expired, you are treated as signed out right away and redirected to sign-in. - This surfaces the sign-in requirement earlier, instead of only on the next action (such as sending a chat message). ## Account verification errors After SSO, the app verifies your account. - If verifying your session takes too long, you see **We couldn't verify your account**. This can happen on mobile networks or when third-party cookies are restricted. Click **Try again**. - If the profile service is temporarily unreachable, you see **Temporary account verification issue** with the **Retry profile check** button, instead of endless redirects or flashing. - If your account has no active product access, sign-in stays blocked and you see **No active product access**, with the **Go to leo.prudai.com** button to re-order your subscription. The app does **not** keep reloading; you stay on this screen. That screen deliberately says **product** and not "persona": it is about your subscription, not about which assistant you work with. - If the persona you selected earlier no longer matches the personas you are allowed, that choice is cleared and you choose again. ## Choosing a persona Some accounts have access to several personas. In that case the app asks you to choose with **Choose your persona**. What sets each persona apart is described in [The personas](/en/personas). Important: - You only see personas that are active for your organization. - Your choice is stored as a cookie for your session. - Some pages belong to a specific persona (workflows and research, for example, only to LEO and LEO Fiscaal). If you see **This page is only available in …**, click **Switch to …** or switch via **Settings → Persona**. That button only appears if your account has access to that persona; otherwise the page says your account has no access and you ask your administrator. - Access is per persona. Example: LEO Fiscaal does not grant access to LEO. - Dossiers, projects, and chats belong to a persona. LEO and LEO Fiscaal share the same dossiers and chats. ZIA, VERA, BEVER, IRMA, and MAIA each have their own workspace. You do legal or tax work in LEO or LEO Fiscaal; which one you see depends on what your organization has. The stepper does not ask about it separately. ### LEO partner firms If your organization is a LEO partner firm (on request) and you have the **Owner** or **Admin** role, you see an **Inbox** item in the LEO sidebar. That is where second-opinion requests from other firms arrive. LEO Fiscaal does not have this item. See [Projects](/en/projects#partner-inbox). ## Roles (what you can do) Your role is shown in the user menu next to your name: - **User**: standard usage (chat, dossiers or projects, documents, tasks) within your permissions. In the Account Dashboard this role is called **Member**. - **Owner**: additional management rights within your organization, such as managing users in the Account Dashboard. - **Admin**: Prudai's platform administrators. Prudai manages this role itself; in the Account Dashboard you only assign the **Owner** or **Member** role. Examples of role-gated features: - In the **Prompt library**, public prompts are managed by Prudai's admins and organization prompts by owners. - In **Knowledge**, owners and admins can create an **organization knowledge base** (if enabled). - The **Account Dashboard** and **RAG Dashboard** shortcuts in the user menu are **for Prudai's admins only**. As an owner, go straight to [account.prudai.com](https://account.prudai.com). See [Account & RAG dashboards](/en/dashboards). Besides your role, your organization's settings also determine what you can do. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## Office add-ins: sign-in is different Inside a Word, Excel, or Outlook task pane the app runs in an iframe. Many SSO providers block sign-in inside iframes. That is why the add-ins sign in through an **Office dialog** and then hand the session over to the task pane. More: [Prudai For Word](/en/word-addin), [Prudai for Excel](/en/excel-addin), [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin), and [Access & requirements](/en/installation). --- # Reliable answers URL: https://docs.prudai.com/en/betrouwbare-antwoorden/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/betrouwbare-antwoorden.md > How to keep the assistant sharp with a new chat per topic, what the warnings about long conversations and unverified rulings mean, and how LEO reviews a document. The assistant is at its sharpest in a **short, focused conversation about one topic**. The longer and fuller a chat becomes — many questions, many documents, several topics mixed together — the more the assistant has to hold in view at once. At some point it can start to mix up details or "fill in" a passage that isn't literally there. This isn't a Prudai quirk: it applies to every current AI model and it's measurable — the longer the conversation, the higher the chance of such mistakes. The good news: this is largely in your own hands. ## Start a new chat per topic This is by far the most effective habit. Begin a **new chat for each new topic or part of the case file**. A short, focused chat keeps the assistant anchored to exactly the documents that matter for *that* question — and that is precisely what stops it from mixing up sources. Rules of thumb: - **New topic? New chat.** Don't carry one chat from the liability question to legal costs to the writ of summons. - **Keep the number of documents per chat focused** — only what's relevant to that question, not your entire case file in one running conversation. - **Notice a chat getting "tired"** (answers become vaguer, or the assistant refers to something you don't recognise)? Start again in a fresh chat. You lose nothing: your documents and your dossier stay put. ## The product warns you itself You do not have to judge this by feel alone: the chat tells you when a conversation is getting too full. **Warnings that escalate.** As a conversation grows, the message changes with it: 1. "This conversation is getting long": in long conversations, the quality of answers can gradually decline. 2. "This conversation is very long": we recommend starting a new conversation. 3. "This conversation is extremely long": answer quality is likely to decline noticeably, and we strongly recommend starting over. 4. "This conversation is nearing its limit": older messages will soon be summarised automatically and detail may be lost. **A standing notice in the chat.** Alongside those passing warnings, a card can stay in the conversation, also after you reload the page. It has two buttons: **Start a focused conversation** and **Continue here**. If the conversation belongs to a dossier, that dossier comes along to the new conversation. The card's heading tells you what is going on: - **"This conversation is getting long"**: the conversation has many messages. - **"This conversation holds a lot of material"**: the length sits in long text in the conversation itself, such as text you paste and long answers from the assistant, even when there are still few messages. Documents you attach and sources the assistant looked up in earlier turns do not count. - **"This conversation is nearing its limit"**: the assistant will soon summarise older messages. ![The card 'This conversation holds a lot of material' in a dossier conversation (Dutch interface), with the buttons Start a focused conversation and Continue here](/assets/screenshots/leo/long_chat_notice.png) **Summarising.** If you do not act, at some point the assistant summarises older messages itself. You then see the message "Conversation summarised". The answer still reflects the full conversation, but detail from those older messages can be lost. That is exactly the moment you would rather have got ahead of. So do not treat these warnings as noise. They are the signal to carry the topic you are working on into a fresh chat. ## Always check the source Treat every answer as a **draft**. Click the source pill or document citation inside the answer and read the source text yourself before you use anything in your advice or court document. See a reference to a document or passage you **don't recognise**? Don't trust it, start a new chat and ask again with only the relevant document attached. More on this: [Citations & source availability](/en/citations) (login required) and [Chat](/en/chat). This is not just our advice either: below the input field there is a fixed disclaimer stating that you are working with an AI system and should always verify important answers yourself. See [Chat](/en/chat#buttons-in-the-prompt-bar). ## What the assistant should do If the assistant hasn't actually retrieved a document, it should **say so** — not guess at its contents. If you notice it quoting a passage that's wrong anyway, give the message a 👎 (**Could be better**) with a short note under "What went wrong?". That signal reaches us and helps us sharpen the assistant further. ### Warning for a ruling that was not retrieved For rulings with an ECLI number, the platform checks this itself. If the assistant mentions an ECLI that was not retrieved in the conversation, it first tries to retrieve that ruling after all. If that fails, a warning appears below the answer: > ⚠️ **Unverified case-law reference:** *ECLI number* — this ruling was not retrieved from rechtspraak.nl in this conversation and no source confirms it. Check before relying on it. With the interface set to Dutch, the warning reads **Ongeverifieerde bronvermelding**. When several rulings are involved, the heading is plural and lists them all. An ECLI counts as confirmed when it appears in a source the assistant retrieved in this conversation, in a document you added, or in your own message. An earlier answer from the assistant does not count: having mentioned the number before proves nothing. When you see the warning, look the ruling up yourself before you use it. ## Having a document reviewed When you ask LEO to read a document critically ("review this memo", "give me a second opinion"), it follows a fixed structure. That structure belongs to LEO; LEO Fiscaal does not follow it. - **First the type of document and the reader.** At the top, one sentence states which type of document and which reader LEO assumed, for example a court filing for the judge or a note for a board. If that is wrong, say so: LEO judges the document by the standard of that type. - **Three to five findings at most**: the points that matter most for that reader. Each finding ends with a proposal for how to rephrase the passage. - **Every finding starts with a label.** In the chat it appears as a coloured label with an icon in front of the finding. LEO writes these labels in Dutch: - **Fout** (error): a source retrieved in this conversation directly contradicts the statement, and LEO found nothing pointing the other way. LEO quotes that source verbatim. - **Aandachtspunt** (point of attention): professionals can disagree on it, it depends on the facts, or sources point both ways. LEO gives both readings. - **Suggestie** (suggestion): an optional improvement, not a flaw. - **A cautious statement is never an error.** If the author writes "seems", "possibly" or "in my estimate", LEO judges how strong the argument is, not whether it is "correct". ![A memo reviewed by LEO (Dutch interface): first the assumed type of document and reader, then the findings Fout, Aandachtspunt and Suggestie as coloured labels, each with a proposal to rephrase](/assets/screenshots/leo/review_badges.png) If you copy or export the answer, it simply shows the word, for example "**Fout** — …". ## When an answer is slow or stalls A thorough answer can take a while. If it takes longer than usual, you see "Still working — this answer is taking a bit longer." When the [thinking depth](/en/chat#thinking-depth) is set to **Thorough** or **Ultra**, you also get the tip to pick a lower setting. When the assistant writes a long piece, such as a document of thousands of words, you see a step in progress in the sources bar, and the answer does not stall halfway. If nothing comes in for too long, the chat stops with one of these messages: - "The response took too long to start. Please try again." - "The response stalled. Please try again." Then ask your question again. If it keeps happening with a large task, pick a lower thinking depth or split the task into parts. If it keeps going wrong, let us know via [Support](/en/support). If you reload the page while the assistant is still working, you see "Your previous question is still being answered": the answer is finished and appears as soon as it is ready. ## What the research shows This isn't a Prudai quirk but a well-documented property of every current AI model: - **Long inputs become less reliable.** Independent research tested 18 leading models from different providers and found performance degrades steadily as the input grows — even on simple tasks. - **Information in the "middle" is used less well.** Models use information at the beginning and end of a long context better than information buried in the middle. - **Long conversations amplify this.** Across multiple turns, accuracy drops by roughly **39%** on average versus a single focused question. A key cause: when a model is missing something, it sometimes "fills in" an assumption and then anchors on it — exactly the pattern you want to avoid. This is precisely why "a new chat per topic" works: you keep the context short, so the model never falls into that pattern. ## Further reading - Kelly Hong, Anton Troynikov, Jeff Huber — [Context Rot: How Increasing Input Tokens Impacts LLM Performance](https://research.trychroma.com/context-rot) (Chroma, 2025). - Nelson F. Liu et al. — [Lost in the Middle: How Language Models Use Long Contexts](https://arxiv.org/abs/2307.03172) (TACL, 2024). - Philippe Laban, Hiroaki Hayashi, Yingbo Zhou, Jennifer Neville — [LLMs Get Lost in Multi-Turn Conversation](https://arxiv.org/abs/2505.06120) (2025). - Lei Huang et al. — [A Survey on Hallucination in Large Language Models](https://arxiv.org/abs/2311.05232) (2023). --- # Chat URL: https://docs.prudai.com/en/chat/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/chat.md > How to work in the chat: start and find conversations, add attachments, choose a thinking depth, follow steps and sources, answer question cards, dictate and export answers. In every persona you mainly work in the chat. The persona you select determines which knowledge and tools are available behind that chat. This page explains how to have conversations, find them again and check them. ![The chat: an empty conversation with the greeting, your recent chats and the prompt bar below them, highlighted](/assets/screenshots/leo/first_chat.png) ## Conversations: new, finding them again, and titles - **New conversation**: click **New chat** at the top of the sidebar. Want the conversation to belong to a dossier straight away? Click the **+** on the dossier page (**New chat in this dossier**). In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA you then choose **Chat only** or **Chat with a document beside it** (see [Drafts](/en/concepten)). - **Pick up where you were**: an empty conversation shows buttons such as **Continue with last chat** below the greeting, plus your most recent conversations. - **All conversations**: **Chats** in the sidebar opens **My work** with all your conversations, newest first. You can search by title there. - **History**: to the right of the chat sits the **History** handle. That drawer lists your chats and your dossiers (in VERA, ZIA, BEVER and IRMA: projects). In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA it also lists your drafts, and in LEO and LEO Fiscaal your workflows. When you are inside a dossier, the **Chats** tab only shows that dossier's chats, with a chip such as **Dossier · Example dossier** at the top. The cross on it (**Show all chats**) brings everything back. The dossier page itself carries the same handle (on desktop). - **Search**: **Search** in the sidebar (or ⌘K) also searches your chats. Titles are created automatically with your first message. After a few messages the assistant updates the title once more. Does the title no longer fit the conversation? Choose **Generate AI Title** in the menu with the three stripes (☰) at the top right of the chat, or in the chat's **⋯** menu under **My work** → **Chats**. If you are working in another browser tab in the meantime, the tab title shows **Answer ready** in front of it once the answer is there. ## Stopping answers, reloading, and long conversations - **Stop generating** or the **Escape** key stops a running answer immediately, on the server as well. Whatever was already written stays, labelled **Interrupted**. The input field is free again straight away. This also works on the first question of a new conversation. - If you reload the page while an answer is still running, the assistant finishes it anyway. You then see **Your previous question is still being answered**, and the answer appears as soon as it is ready. If nothing arrives, you see **No answer came back** with the button **Ask again**. - When an answer takes longer, you see "Still working — this answer is taking a bit longer." Sometimes a tip is added to pick a lower [thinking depth](#thinking-depth). - Long answers, such as a document of several thousand words, simply run to the end. If nothing more arrives at all, the chat shows **The response stalled. Please try again.** or **The response took too long to start. Please try again.** Ask your question again. If it keeps happening, see [Support](/en/support). - In long conversations the assistant **summarises older messages automatically**, so you can carry on without starting over. You then see the message **Conversation summarised**. Before it comes to that, the chat warns you itself that the conversation is getting long. What those warnings mean, and why a new conversation per topic works better: [Reliable answers](/en/betrouwbare-antwoorden). ## Persona context in chat | Persona | What the chat mainly draws from | | --- | --- | | **LEO** | dossier documents, your personal and shared knowledge bases, a broad set of legal sources (legislation, case law, official publications), workflows and research | | **LEO Fiscaal** | dossier documents, your knowledge bases, tax sources such as the Dutch Tax Administration alongside legislation and case law, tax workflows and research | | **VERA** | project documents plus the Omgevingswet, IPLO, legislation, official publications and case law | | **ZIA** | project documents, your knowledge bases and care sources such as clinical guidelines; no legislation or case law | | **BEVER** | project documents, legislation, official publications, case law and council information from public bodies | | **IRMA** | project documents and your IRMA environment: the assistant can read, among other things, your risk register and controls | Every persona has a **calculator** for calculations. Exactly which sources and tools each persona runs on is listed under [Knowledge sources](/en/kennisbronnen). ### Calculating statutory interest When you ask for the Dutch statutory interest (wettelijke rente) or commercial interest (handelsrente) on an amount, the assistant calculates it exactly. This works in every persona. In the [sources bar](#the-sources-bar) you then see the row **Calculate the statutory interest**, with the interest amount and the total. If payments were processed, it shows what was paid and what is still owed. - **Compounded per interest year**: each item runs from its own start date. After every interest year, counted from that date and so not from 1 January, that year's interest is added to the principal. Within an interest year the calculation splits at every rate change. Days count as actual/365: the start date counts, the end date does not. - **Rates**: for statutory interest (art. 6:119 BW) the assistant uses a built-in table from 01-01-2015 through 31-12-2026. That is the same table and the same method as in the [Excel add-in](/en/excel-addin#statutory-interest-period-and-rates). Only the rounding can differ: when an amount falls exactly on a half cent, Excel can come out one cent lower than the chat. Commercial interest (art. 6:119a BW), and interest over days outside that table, it only calculates with percentages from an official source: the assistant looks them up or asks you for them, and never estimates a percentage. A percentage that conflicts with the table is refused. - **Payments and advances**: if you mention payments or advances with a date and an amount, the assistant allocates each payment on its own payment date, under art. 6:44 BW: first to the costs (such as extrajudicial collection costs), then to the interest accrued up to that day and not yet added to the principal, and then to the principal. Interest already added to the principal counts as principal; the interest year keeps its own anniversary. A general advance goes, after the costs and the interest of all items, to the principal of the oldest item on which interest is already running. That order is derived from art. 6:43(2) BW; for damage items the law does not state it explicitly. An advance meant for one item goes to that item; anything left over counts as a general advance. For commercial interest, interest runs up to and including the payment date, so the payment counts from the day after. If the creditor accepted a payment with the instruction that it goes to the principal first (art. 6:44(2) BW), say so: the assistant calculates it that way and adds a warning. This way an advance is deducted on its own payment date, not afterwards from the final total; the latter would give too high an amount. This only works in the chat: the Excel function `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` does not take payments. - **What you get back**: per item the periods, the additions to the principal, the total and the calculation method. With payments you also get, per payment, how much went to costs, interest and principal, and what is still outstanding on the end date: the principal plus the running interest. The assistant warns when a percentage you supplied runs across 1 January or 1 July, when the calculation runs past today, when a payment only counts after the end date (it then does not process it) and when more was paid than was outstanding. - **What it does not do**: it does not pick a start date itself, nor whether an advance is general or meant for one item. If that is missing, it asks you. In LEO the personal injury workflow **Damages schedule** also calculates interest this way: per item, compounded per interest year, with the steps, the method, and for each item the start date and where it came from. A missing start date goes on the list of items to request. The workflow allocates an advance on its own payment date, not at the end of the total. ### One chat list per persona Each persona has its own chat list. LEO and LEO Fiscaal share one list and the same dossiers. VERA, ZIA, BEVER and IRMA each have their own list, and so does MAIA (on request). That is why you see different conversations per persona. ### IRMA: how to get started An empty IRMA conversation shows **How to get started with IRMA**, with a short explanation and four starter cards, such as **Help me set up my ISO 27001 ISMS** and **Explore the demo environment**. A card only puts the question into your input field. You can add documents or adjust the question first, and you send it yourself. **Explore the demo environment** opens the IRMA app. More about IRMA: [IRMA](/en/irma). ## Chat outside or inside a dossier In LEO and LEO Fiscaal it is called a "dossier"; in VERA, ZIA, BEVER and IRMA it is called a "project", and in MAIA (on request) a "folder". It works the same way. ### Chat without a dossier A chat without a dossier mainly uses: - your personal files and knowledge base; - shared or public knowledge bases you enabled in [Knowledge](/en/knowledge) (login required). ### Chat inside a dossier A chat inside a dossier mainly uses: - the dossier documents as its main source; - the dossier tasks, which you can mention with `#`; - the shared history: colleagues with access to the dossier see the chat as well. When you start a new chat from a dossier, a chip with the dossier name sits above the input field. The cross on it (**Detach this dossier from this chat**) lets you start without the dossier after all. That only works as long as you have not sent anything yet. ### Move an existing chat into a dossier This is how you put a personal chat into a dossier after the fact: 1. In the chat, open the menu with the three stripes (☰) at the top right, or the chat's **⋯** menu under **My work** → **Chats**. Note: the prompt bar has a ☰ menu of its own; you need the one at the top right. 2. Choose **Move to dossier** (in VERA, ZIA, BEVER and IRMA: **Move to project**; in MAIA: **Move to folder**). 3. Pick the dossier under **Which dossier does this chat move to?**. You see **Chat is now in the dossier**. It keeps the same chat history, and the chat continues with the dossier documents added. Colleagues with access to the dossier can then see the chat too. Moving it back to personal is not possible. The option only appears on a chat that is not in a dossier yet. ### LEO creates the dossier for you In LEO and LEO Fiscaal you can also simply ask: "make this into a dossier". LEO creates the dossier and the conversation moves along with it. In the [sources bar](#seeing-what-the-assistant-does) you then see **Create dossier: …**. If your organisation has the [SharePoint connection](/en/sharepoint), LEO can also search and browse SharePoint (**Search SharePoint: '…'**) and bring files or folders into the conversation's dossier (**Import from SharePoint into the dossier**). Your request is the approval: there is no separate confirmation card. Only the dossier owner can import, using their own Microsoft permissions. LEO never writes anything back to SharePoint. ## `@` mentions and `#` mentions ### Mention documents with `@` Use `@` to explicitly include one or more documents. How it works: - type `@` and start filtering; - choose from the list; - use `@"..."` for names with spaces. ### Mention tasks with `#` In a chat inside a dossier you can mention tasks with `#`. Tasks are labelled **Tasks** in the app; the legacy URL `/kanban` still works as an alias. How it works: - type `#` and pick the task; - use `#"..."` for names with spaces. ## Edit and branch You can take the conversation in a different direction without starting a new one: - **Edit** one of your own messages to resend a revised version. The button appears when you hover over your own message. The original message and its original answer are preserved as a separate branch. - As soon as more than one branch exists, the **Previous version** and **Next version** buttons appear. Use them to step through the versions (1/2, 2/2, etc.) without splitting the chat into separate conversations. There is currently no button to regenerate an answer. Want a different answer anyway? Edit your own question: that creates a new branch, and your previous answer stays right where it was. ## Attachments Chat attachments go through the same document layer as Files and dossier documents. They are ordinary documents, not loose chat-only files. ### Uploading This is how you add files: - **On desktop**: drag files into the conversation, or open the **Attachments** handle to the right of the chat and choose **Add files**. - **On a phone or narrow screen**: use the paperclip in the prompt bar. The **Attachments** drawer lists the files **In this conversation**. In a chat inside a dossier, the **Dossier documents** follow below. ![The Attachments drawer to the right of a chat inside a dossier, with the Add files button, the file in this conversation and the dossier documents](/assets/screenshots/leo/chat_rail_bijlagen.png) Do you see "Uploads are disabled by your organisation"? Then your organisation has had uploading switched off for this persona. That is a setting, not a fault; existing documents stay available. See [Quick start: restrict uploads](/en/getting-started#restrict-uploads) for exactly what is blocked. ### Choosing a destination When you are **not** in a chat inside a dossier, the chat first asks where the files should go (**Place files in a project instead?**): - **Keep in My Files**: your personal files; - **Choose existing project**: a dossier you already have; - **Create new project**: a new dossier, with a suggested name. If you choose a dossier, the conversation moves along into that dossier. ### Processing and sending A new attachment shows its status in the input field, for example **Pending**, **Processing** or **Indexing**, and then **Processed**. As long as an attachment has not been processed, you cannot send. You then see "Processing attachments… please wait before sending." That way the assistant only answers once the file is actually searchable. If processing fails, you see **Failed**. Remove the attachment and try again. ### Removing You can remove an attachment with: - **Remove from chat only**: the file stays in the knowledge base; - **Delete from knowledge base**: the file disappears for everyone who uses that knowledge base. More on supported file types: [Files](/en/files). ## Workspaces inside the chat Many extra screens open inside the conversation itself. That way you stay in one conversation instead of switching screens all the time. Examples: - conversation search; - the prompt library; - knowledge controls; - the dossier overview and the dossier documents; - **Tasks** (the task board); - workflows and research (LEO and LEO Fiscaal). ## Slash commands Type `/` in the input field and the command list appears. These commands are always available: - `/search` opens the platform-wide search, the same one you get with ⌘K: pages, dossiers, documents, chats and legislation. - `/conversations` browses your conversations inside the chat itself. - `/knowledge` opens the knowledge controls (tools and knowledge sources). - `/prompts` opens the prompt library inside the chat. - `/project` opens the overview of your dossiers. Only in a chat inside a dossier: - `/documents` opens the dossier documents inside the chat. - `/tasks` opens the dossier's task board inside the chat. The command is no longer called `/kanban`. Only in LEO and LEO Fiscaal: - `/research` opens the research runs for this workspace. - `/jurisprudence-prompt` drops the legal research starter prompt into your input field. ## Thinking depth In the button row of the prompt bar sits the **Thinking depth** button. It lets you decide, per message, how much thinking the assistant puts in. There are four settings: | Setting | What you get | | --- | --- | | **Quick** | Short, direct answer. For simple questions and look-ups. | | **Standard** | The best balance for most questions. | | **Thorough** | Thinks longer. For complex analyses; slower. | | **Ultra** | Maximum thinking power. May propose its own workflow with a counter-review. Considerably slower. | Where the button starts differs per persona: ZIA starts on **Quick**, every other persona on **Standard**. Your choice sticks for later messages, separately per persona. How high you can go also differs per persona. LEO and LEO Fiscaal go up to **Ultra**; ZIA and VERA up to **Thorough**; IRMA, BEVER and MAIA (on request) stay on **Standard**. That is the maximum: Prudai switches **Thorough** (and in LEO and LEO Fiscaal also **Ultra**) on per organisation, on request, for LEO, LEO Fiscaal, ZIA and VERA. If your organisation does not have them, **Standard** is the highest. A setting you cannot pick stays visible, with the reason next to it: "This setting is not switched on for your organisation yet. Your administrator can enable it." or "This setting is not available in this product." In IRMA, **Thorough** does show greyed out in the menu, with that first note. Even so, your administrator cannot switch that setting on for IRMA. **Ultra does not stick.** It applies only to the message you send at that moment; afterwards the button returns to your persona's starting setting. A daily allowance applies as well: once it runs out, your question continues one step lower. **Ultra may think for a long time.** On Ultra the assistant can think for several minutes before any text appears. The chat then waits up to about eleven minutes and does not cut the answer off early. **Workflow proposals.** On **Standard** and on **Ultra** the assistant may propose handling your question as a workflow instead of answering it straight away. On Standard that is the exception, on Ultra the rule. This works in LEO and LEO Fiscaal. A proposal is always an intake card in the conversation that you confirm; the assistant never starts a run by itself. The extra counter-review, a critical second pass over the answer, belongs to Ultra alone. More: [Workflows and research jobs](/en/research) (login required). Do not see the button at all? Then your organisation has switched the choice off and everyone works on the persona's starting setting. That is a deliberate setting, not a fault. See [Quick start: fix the thinking depth](/en/getting-started#fix-the-thinking-depth). ## Buttons in the prompt bar The prompt bar, meaning the input field and the button row around it, holds more than send: the large prompt editor, **Workflow**, **Thinking depth**, improve prompt, the prompt library and the microphone. On a phone or narrow screen there is also a paperclip for attachments; on desktop you add attachments through the **Attachments** handle or by dragging. - **Workflow** (LEO and LEO Fiscaal) opens the workflow catalog. You pick a template there first. The legal research starter prompt is available through `/jurisprudence-prompt`. - Which buttons sit loose in the row, and in which order, is yours to set under **Settings → Chat**, in **Buttons in the prompt bar**. Hidden buttons do not disappear: they move into the expand menu (☰) in the prompt bar. Send and the input field always stay visible. This preference applies per device. More: [Settings](/en/settings). Below the input field sits a fixed disclaimer: "Disclaimer: You are interacting with an AI system; AI systems can make mistakes — always verify important answers yourself before acting." It is there by law (AI Act, article 50) and cannot be dismissed. ## Suggested prompts and prompt library ### Suggested prompts Suggested prompts can appear above the input field (not on a phone). What you can do: - the `X` button hides them for the rest of your session; - the refresh button requests three new suggestions; - after a refresh you wait 10 seconds before you can refresh again. If you hide them three times in a row, the chat asks **Turn off suggestions?** Choose **Yes** and they stay away. You switch them back on under **Settings → Chat** with **Show suggestion prompts**. ### Prompt library You open the prompt library via the book button in the prompt bar. Through the library you can: - use standard prompts; - filter by tags; - create and order your own prompts; - manage your organisation's prompts or the prompts provided by Prudai if your permissions allow it; - export your personal prompts and import them again. More: [Prompt library](/en/prompt-library). ### Improve your prompt Type your question as it comes to mind, half-finished is fine, and click the **Prudai button** (the logo icon in the prompt bar, tooltip "Improve prompt with AI"). The assistant turns it into a complete, structured instruction, using the latest messages of the conversation as context. The rewritten prompt appears in the large **Prompt editor**: you review it, adjust where needed, and only then send. If you do not like the rewrite, **Restore original** brings your own text back. Note: the bulb next to it is a different button. That is the [Thinking depth](#thinking-depth) button on its Standard setting. More: [Improve a prompt in chat](/en/prompt-library#improve-a-prompt-in-chat). ## Seeing what the assistant does While the assistant works, the **sources bar** sits above the answer. It lists every source the assistant consults and every action it takes. That lets you check afterwards how an answer came about. ### The sources bar - While the assistant works, the header of the bar shows live what it is doing right now. - Afterwards the header shows a summary, for example "Used 5 sources", or with steps "3 steps · 5 sources used". Click the header to expand or collapse everything. - Each row shows the source's brand mark, what was searched for (your query, for instance) and how many results came back. Expand a row for the details: **Source**, **Query** and **Found**. - If an action fails, the row says "failed", with a short reason in plain language. ### Steps For work that takes several steps, the assistant first sets out a step list and works through it visibly. Each step has a status: **To do**, **In progress** or **Done**. The steps are the main rows of the sources bar. Under each step sit the calls, and sometimes a short piece of in-between text. That text is a finding from what the assistant just retrieved, such as "The objection period is six weeks.", not an announcement of what it is about to do. When it has nothing to report, there is no text. - While the assistant works, the step it is working on is open. If not every step was completed, for example because you stopped the answer, the header shows how far it got, such as "3 of 5 steps". - Once the answer is ready, everything collapses. Click a step to see what happened inside it. - The step list is kept when you reload the page or when the conversation is summarised. ![The sources bar above an answer with three completed steps; the first step is expanded to show its calls, the source logos and a short piece of in-between text](/assets/screenshots/leo/chat_bronnenbalk_stappen.png) That in-between text belongs to the bar, not to the answer. Copying, Word, PDF, the add-ins and read-aloud therefore only take the final answer. ### Watching live When the assistant writes a document, a note or a query, that step appears straight away and the text grows live in the row. When it does several things at once, each action gets its own row. If the model goes quiet for a moment during a long turn, the assistant redoes only that step. You then see **Step retried (the model went quiet for a moment)**. ### Rows you will see often - **Several items in one row**: for example **Read 3 files: …** with the file names. - **The outcome in the title**: for example **Document written: …**, **3 changes proposed: …** or **No changes proposed**. Proposals in a document show **Suggested** or **Comment**, with their status, such as "awaiting your review". - **Large sources**: a large document is not truncated. The assistant keeps it in full and reads it selectively. You then see rows such as **Viewing the source outline**, **Searching '…' for '…'** and **Reading further in '…'**. A series of these becomes one row, **Searched and read the source**, with **Searched** and **Read** below it. A citation or the **Source** row always opens the original source. - **Notes**: for every conversation the assistant keeps its own notepad, so agreements and interim results do not evaporate once a conversation gets long. That shows up as **Updating the notes for this conversation** and **Reading the notes for this conversation**. ### Work instructions For recurring tasks, the assistant first loads a fixed work instruction. In the bar you then see **Load instructions: …**. Which work instructions exist depends on your persona and your [practice area](/en/knowledge#your-specialization-also-shapes-how-the-assistant-works) (login required). So your practice area determines not only which sources the assistant uses, but also how it works. Examples: - **LEO, personal injury**: a letter to the insurer, estimating loss of earning capacity, a medical chronology, a settlement agreement, or reviewing a document from the other side. - **LEO Fiscaal**: among others a notice of objection or a tax opinion. ## Question card: choices and confirmations When the assistant needs a choice or your approval, a **question card** appears directly above the input field. At its place in the answer you see "This question is waiting for you above the input field." ![A question card above the input field with three options, the first one recommended, the Other… option and the Send answers button](/assets/screenshots/leo/chat_vraagkaart.png) This is how you answer the card: 1. Read the question. A card holds one to four questions; with more than one you see tabs and "Question 1 of 3". 2. Pick an option: radio buttons for a single choice, checkboxes when several choices are allowed. **(Recommended)** follows the option the assistant recommends. 3. None of the options fits? Choose **Other…** and describe it in your own words. 4. Click **Send answers**. The button works once every question has an answer. Some options carry the note "you complete it in the input field afterwards". If you pick such an option, the chat puts that option's text into your input field after **Send answers**. You complete it there and send it yourself. The keyboard works too: **1**–**9** picks an option, the arrow keys switch questions, **Enter** sends and **Escape** closes the card. This does not work while you are typing in a text field, such as the input field: typing always comes first. Only **Enter** in the text field of **Other…** does send the card. A closed card then shows as **Skipped** in the conversation, an answered one as **Answered**. When the assistant asks for approval before it carries something out, the card shows **Confirmation required**. The app itself puts the label **Approve**, **Decline** or **Revise** on each option. That way you always know what a choice does, even when the assistant's wording sounds different. ## Checking sources in chat ### Citations in the text Citations appear as **source pills carrying the source's brand mark**, for example the Rechtspraak logo on an ECLI. Click one and the source text opens in a side panel. Two kinds of citation look different: - **statute references** stay ordinary links that read inside the sentence, for example "Art. 6:162 BW"; "Boek 7 BW" and bare law names open the same side panel; - **document citations** from your own files carry the file icon and open the file in a side panel, with the verbatim passage. When a verbatim quote belongs to a citation, that passage sits in italics in front of the source pill. So you read the quoted sentence in the running text, and only open the side panel to check it against the source itself. LEO and LEO Fiscaal are meant to also name the other sources they have read and rely on, such as a knowledge page, an explanation from the Dutch Tax Administration or professional literature, with their own source pill next to the statute article. That shows you where an amount, deadline or practical rule comes from, and not only which article applies. Which sources exist and which persona uses them is on [Knowledge sources](/en/kennisbronnen). More about citations: [Citations](/en/citations) (login required). Use this actively: - click a source pill or document citation to open the side panel; - verify the quote in the source; - treat every answer as a draft until the sources check out. ### Warning for an ECLI that was not retrieved If the assistant names an ECLI that was not retrieved in the conversation, it first tries to retrieve it after all. If that fails, a warning appears below the answer: **⚠️ Unverified case-law reference:** with the ECLI and the advice to check the reference before relying on it. What counts as confirmation: a retrieved source, one of your own documents or your own message. An earlier answer by the assistant does not count. ### Review by LEO When you ask LEO to review a document, it first states which kind of document and which reader it has assumed. It then gives at most three to five findings, each with a proposal for rephrasing the passage. Every finding starts with a coloured label with an icon: **Error**, **Attention** or **Suggestion** (in Dutch answers: Fout, Aandachtspunt, Suggestie). A cautiously worded statement is never an Error. In Word the label simply stays a word. More: [Reliable answers](/en/betrouwbare-antwoorden). ## Drafts, charts and workflows from the chat - **Drafts**: in LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA you write a document together with the assistant, beside the chat. You can start one with **Turn this into a document** in the export menu below an answer, for example. When the conversation has documents, the **Drafter** handle on the right shows how many. Everything about this: [Drafts](/en/concepten). - **Charts, map and worksheet**: the assistant can draw figures as a chart, show locations on a map and put figures in a worksheet beside the chat. It only uses values from a source or a calculation. Everything about this: [Charts, worksheet and maps](/en/grafieken-en-werkblad). - **Workflows** (LEO and LEO Fiscaal): in an ordinary conversation you can ask which workflows exist, what a template does, how your runs are doing and what a checkpoint asks of you. The assistant then quotes from the deliverable; in the bar you see **Workflow**. You only see your own runs. More: [Workflows and research jobs](/en/research) (login required). ## Voice chat You can speak your message instead of typing — often three times faster, for example right after a meeting or hearing. Chat transcribes your speech automatically and places the text in the input field. ![Recording mode in chat, started via the microphone on the right of the input bar](/assets/screenshots/leo/voice_memo.png) > Want a longer memo to land directly in your dossier (as a searchable transcript)? Use the **dictaphone in your project** — see [Projects](/en/projects#dictaphone-voice-memos-in-your-project). ### Recording 1. Click the **microphone button** next to the send button. 2. A recording panel appears with a waveform and a timer. 3. Speak your message. 4. Click the checkmark (**Done recording**) or click the microphone again to stop recording. 5. The transcribed text appears in the input field — you can edit it before sending. 6. Press **Send** (or Enter) as usual. ### Auto-stop on silence If you are silent for more than 5 seconds, the recording stops automatically and the text is transcribed. No need to click stop manually. ### Appending multiple recordings Each recording is **appended** to existing text in the input field. You can record multiple times to build your message piece by piece. ### Your recording is kept If the transcription fails or comes back empty, the chat does not throw your recording away. For temporary faults the chat first retries by itself. If it still does not work, you see a recovery bar, for example with "The transcription came back empty. Your recording was kept, please try again." You then choose: - **Transcribe again**; - **Download**, to keep the recording as a file; - **Delete**. Even after a page reload the chat still offers a kept recording ("Your last recording was saved."). ### Protection against accidental input The voice feature has multiple safety layers: - **Microphone on by request only**: the microphone only activates when you explicitly click the button. - **Noise gate**: background noise below -40 dB is ignored. - **Minimum recording duration**: recordings shorter than 0.8 seconds are discarded. - **Text confirmation**: transcribed text is never sent automatically — you always press Send yourself. ### Requirements - A modern browser (Chrome, Firefox, Edge, or Safari) with microphone access. - The microphone button only appears if your browser supports audio recording. - If you deny microphone access, you can enable it later in your browser settings. ## Feedback and read-aloud Under every assistant answer there is a button row that, next to the export button, also contains: - **Feedback (👍/👎)**: thumbs up is labelled **Good**, thumbs down **Could be better**. On "Could be better" the field "What went wrong? (optional)" appears. That note is optional, but a single sentence is what makes the report usable for quality monitoring. **Clear rating** removes your rating again. - **Play response**: have the final answer read out loud, for example as a briefing on your way to court. During playback the same button becomes **Stop playback**. ![The button row under an answer with the feedback thumbs](/assets/screenshots/leo/feedback_given.png) ![The read-aloud icon under an answer, highlighted](/assets/screenshots/leo/tts.png) ## Documentation lookup questions When you ask “how do I use ...” in chat, the assistant can search the docs and cite the right page. That helps for: - exact click paths, - persona-specific differences, - support questions. ## Exports and follow-up actions Every export action sits behind one export button under the answer. The menu behind it holds **Download PDF**, **Download Word (.docx)**, **Copy as text** and **Copy as markdown**. Depending on where you work, more actions join them: - in a persona with drafts: **Turn this into a document**; - in a chat inside a dossier: **Save Word to dossier files**; - in the Word, Excel or Outlook add-in: the actions for that program. So copying lives in the same menu, not as a separate button next to it. Every export takes only the final answer, without the in-between steps from the sources bar. More: [Export](/en/exports). --- # Drafts: writing together in a document URL: https://docs.prudai.com/en/concepten/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/concepten.md > Write letters, memos and advice together with your assistant in a document beside the chat: starting a draft, reviewing proposals, comments, Review, working together and exporting to Word or PDF. A **draft** is a document you write together with your assistant, in a panel beside the conversation. The assistant writes or proposes changes, you keep typing yourself, and you decide which proposals stay. That way you finish a letter, memo, advice, agreement or policy document without copying text back and forth between the chat and Word. In the sidebar this part is called **Drafts**. The document itself opens in a panel beside the chat. If you closed the panel, you bring it back with the **Drafter** handle. > **Dossier or project?** LEO and LEO Fiscaal say **dossier**; VERA, BEVER and IRMA say **project**. This page uses "dossier". The menu item **Save to dossier** has that name in every persona. Where a button or notification carries the name of your persona (**Ask LEO about this**, **LEO is writing…**, **Changes from LEO**), this page uses LEO as the example; in VERA it says VERA, and so on. ## Which personas have drafts | Persona | Drafts | | --- | --- | | **LEO** and **LEO Fiscaal** | yes | | **VERA** | yes | | **BEVER** | yes | | **IRMA** | yes, as a writing desk (see [Drafts in IRMA](#drafts-in-irma)) | | **ZIA** and **MAIA** | no | There is nothing to switch on: if your persona has drafts, you see **Drafts** in the sidebar. [Prudai For Word](/en/word-addin), the Word add-in, has no document panel. There you work directly in your own Word document. ## Starting a draft This is how you start a draft. Every route ends in the same place: the chat with the document beside it. 1. **With the plus button in a dossier.** Next to a dossier's view pill there is a **+** (**New chat in this dossier**). You then choose between **Chat only** and **Chat with a document beside it** ("The conversation on the left, a blank document on the right"). Pick the second. The chat opens in the dossier, with a blank document beside it. ![The choice after the plus button in a dossier: Chat only or Chat with a document beside it, with the second option highlighted](/assets/screenshots/leo/concepten_nieuwe_chat_keuze.png) 2. **With + New draft.** This dashed row sits at the top of every drafts list. If you are inside a dossier, the draft goes straight into that dossier. If you are outside one, the app first asks **Which dossier does this draft belong to?**. Pick a dossier, or **Without a dossier (personal draft)**. 3. **From an answer.** Open the export menu under an answer from the assistant and choose **Turn this into a document**. The answer becomes a new draft beside the chat, in the conversation's dossier (or as a personal draft if the conversation has no dossier). If the answer has a heading, the first heading becomes the title. More about that menu: [Export](/en/exports). 4. **From a Word file.** Add exactly one .docx in the chat, by dragging it into the chat, through **Attachments** → **Add files**, or with the paperclip on a phone, and the app asks **Add a Word document**: - **Add as an attachment**: the assistant reads the file alongside the conversation. This is the regular attachment (see [Files](/en/files)). - **Edit in document view**: the file opens as a draft beside the chat, "formatting preserved". Headings, bold and italic, lists, tables and block quotes stay. Images are dropped. Footnotes do not stay footnotes: the footnote text lands as plain text at the end of the document, with a loose marker such as `[^1]` in the running text. This does *not* also add the file to the dossier's documents; you do that later with **Save to dossier**. 5. **By asking for it.** Ask the assistant for a document ("draft a letter to the landlord about…") and it writes it in the document panel, not as a wall of text in the chat. If your question calls for a stand-alone document but you did not ask for one, it first asks with a question card: **Ja, maak een document** (yes, make a document) or **Nee, antwoord in de chat** (no, answer in the chat). 6. **From a voice memo.** After a voice memo in a dossier, the assistant suggests follow-up steps. If you choose **Draft a document** or **Use in a report**, a new document opens beside the dossier chat, with the question already in your input field. You send it yourself. See [Follow-up steps after a voice memo](/en/projects#follow-up-steps-after-a-voice-memo). ## The document panel ![The document panel beside the chat with an example letter: Review and Export at the top, two tracked changes in the text and, on the right, the Changes side panel with two proposals from LEO to accept or reject](/assets/screenshots/leo/concepten_paneel.png) At the top of the panel you find: - the **title**, which you change by clicking it; - **Switch document**, as soon as this conversation has more than one document; - **Review** and **Export** (see below); - the button for the **side panel with changes and comments**, with the tabs **Changes** and **Comments**; - **Focus: collapse the chat**, to give the document the full width (back with **Leave focus**; large screens only); - the cross that closes the document. On a phone the document fills the screen and the arrow takes you back to the chat. Below that is a toolbar with the usual formatting: heading level, lists, quote, bold, italic, underline, strikethrough, highlight, link, alignment, **Insert table** and **Clear formatting**, plus **Undo** and **Redo**. You can drag the edge between the chat and the panel. At the bottom is a status line with the number of words and characters, a drop-down for the document type and **Last edited by** with a name and time. The drop-down shows **No type** until you pick one: **Letter**, **Memo**, **Advice**, **Agreement**, **Court filing**, **Email** or **Other**. When proposals from the assistant are waiting, you see for example **3 changes from LEO pending**. Click it and the side panel opens on **Changes**. Closed the panel and want it back? On the right edge of the chat there is the **Drafter** handle, with the number of documents in this conversation. On a narrow screen you find **Drafter** as a menu item. **Source references.** When the assistant refers to a source in the document, it appears as a compact source pill in the text. One backspace removes the whole reference. With **Download .docx** every reference becomes a footnote. ## Writing together with the assistant While the document is open, the assistant reads the last saved version with every question, including the open comments. Automatic saving follows your typing within seconds, so you never need to paste anything. If you see **Saving failed**, the assistant reads an older version; save first (see [Automatic saving](#automatic-saving)). - **A new document.** While the assistant writes, you see **LEO is writing…**. If a fact is missing, such as a name, amount or date, it puts a visible placeholder in the text (for example `[amount]`) and says so in the chat. Assumptions and what you still need to check go in the chat, not in the document. - **Changing it via the chat.** Ask, for example, "make the second paragraph more formal". The assistant proposes that as a tracked change: the old text struck through, the new text beside it. You get the notification **Changes from LEO**. Nothing changes for good until you accept it. - **Starting over.** If you have the whole document rewritten, the assistant replaces the text in one go. That is not a proposal you accept. Open proposals are dropped, and so are your own edits in the panel. The assistant says beforehand what will be lost. If you only want to add something, ask for an addition instead. - **Honest confirmation.** The assistant only says a change is in your document once the panel has confirmed it. If it did not work, it says so. ### Reviewing proposals You judge each proposal in the text itself, or in the side panel under **Changes**: - **Accept** or **Reject** per proposal; - **Accept all** or **Reject all** in one go. A card under **Changes** shows where the proposal came from (**LEO via the chat**, **Review** or **Rewritten: Shorter**), with the old and new text and a short explanation. Click the card to jump to that spot in the document. If the passage the assistant wanted to replace is not (or no longer) in the document like that, you see **Passage not found**. Choose **Insert at cursor** to place the new text where your cursor is anyway, or **Dismiss**. ### Working with a selection Select some text and a small menu appears: - **Comment**: type your comment on this passage and choose **Post**. - **Ask LEO about this**: the passage lands in your input field as a quote, after "About this passage from the document:". You type your question after it and send it yourself. - **Rewrite**: choose **Rewrite**, **Shorter**, **More formal**, **Simpler**, **Improve**, **Translate to English** or **Translate to Dutch**. The new version appears as a proposal you accept or reject. ![Left, the menu for selected text with Comment, Ask LEO about this and Rewrite; right, the Rewrite options opened, from Rewrite to Translate to Dutch](/assets/screenshots/leo/concepten_selectie_menu.png) ### Review With **Review** the assistant reads the whole document. Its proposals appear as changes you accept or reject, each with a kind (**Language**, **Legal**, **Structure**, **Consistency** or **Style**) and a weight (**Low**, **Medium** or **High**). You get a notification such as **Review done: 5 proposals are in the document as changes.**, or **LEO has no proposals: the document looks good.** While it works, the top of the document shows **LEO is reviewing the document…** with **Cancel** to stop. ## Comments **Your own comments** you place through a selection (see above). In the side panel under **Comments** you can: - **Reply** to a comment; - **Resolve** a comment, and **Reopen** it later; - delete a comment; - show resolved comments with **Show resolved**. **Comments from the assistant.** If you ask for feedback without saying it may change the text ("what do you think?", "add your comments"), the assistant places comments at the right passages instead of changing the text. You see the notification **Comments from LEO**, and the author is the name of your persona. A comment from the assistant starts with **Fout** (error), **Aandachtspunt** (point of attention) or **Suggestie** (suggestion). **Let LEO handle this.** This button sits under every open comment, yours or the assistant's. It immediately sends a message in the chat with the comment and the passage. The assistant then proposes a change and resolves the comment as soon as the proposal is in the document, so even before you accept it. If the text a comment belongs to is no longer in the document, the comment shows **Passage is no longer in the document**. ## Working together in one draft - **Who sees what.** Everyone with access to a dossier sees and edits the drafts in that dossier. A personal draft is visible only to you. - **Who else is here.** If a colleague has the same document open, the top shows **Also here:** with their name. - **One person typing at a time.** If a colleague is editing the document, you see **[name] is editing this document** and the document is **Read-only** for you. Need to continue anyway? Choose **Edit anyway** and confirm **Take over editing?**. Your colleague can then no longer save and sees the document read-only, with **Reload** and **Edit anyway**. Nothing is lost: what they typed stays on their screen. - **Who touched it last.** **Last edited by** is in the document's status line, and the lists show "by" with a name. - **Renaming and deleting** you do through the **⋯** menu of a row in a drafts list (**Open**, **Rename**, **Delete**). Everyone with access to the dossier may delete a draft. Deleting is permanent; a Word version already saved to the dossier stays. Renaming does not work while a colleague is editing the document. If you see **Collaboration status unknown**, the server could not check who else has the document open. Saving works as usual; just keep an eye on colleagues yourself. ## Saving and exporting ### Automatic saving You never need to press save. The top of the panel shows the state: **Unsaved changes**, **Saving…** and then **Saved just now**. When you open the document again later, it shows for example **Saved at 14:32**. - **Saving failed**: your work is still on screen. Choose **Try again**. If the document cannot be saved at all, for example because it is too large, automatic saving stops with a single message, so you do not see the same error over and over. Your next edit or **Try again** tries again. If it keeps failing, contact [support](/en/support). - **Changed by someone else**: someone else saved a newer version in the meantime. Choose **Reload** to see it. Your own changes since the last save are then lost. - **Save first**: **Review**, rewriting, downloading and **Save to dossier** work on the saved version. If saving fails, they refuse with this message. That way the assistant never judges an older version, and your download never differs from what you see. ### Export **Export** holds three outputs: - **Download .docx**: a Word file with your organisation's logo and the **Made by** footer with the product name, just like the Word export from the chat (see [Export](/en/exports)). Source references become footnotes. - **Print / PDF**: opens your browser's print dialog. Choose "Save as PDF" there if you want a PDF. Proposals that are still open print as if they were accepted, so review them first. - **Save to dossier**: puts a Word version among the dossier's documents. You get **Saved to the dossier as** with the file name, and in the drafts list the draft gets the label **Saved to dossier**. If the dossier already has a file with that name, the new one gets a sequence number; the earlier one stays. You only see **Save to dossier** for a draft that belongs to a dossier. A personal draft you download. If your organisation has turned off file uploads, **Save to dossier** is greyed out and you cannot open a Word file in document view either. Downloading and printing still work. ## Where to find your drafts | Place | What you see | | --- | --- | | **Drafts** in the sidebar | The **Drafts** tab of **My work**: all your drafts from every dossier, grouped by period (**Today**, **Yesterday**, **Last 7 days**, **Last month**, **Older**), most recently updated first. Columns **Title**, **Dossier** (or **Personal**), **Words** and **When**, with a search field. | | The **Drafts** segment in a dossier | In the dossier's view pill, next to **Documents**: the drafts of this dossier. See [Drafts inside a dossier](/en/projects#drafts-inside-a-dossier). | | The **Drafter** handle in a chat | The documents of this conversation. | | The history drawer | A **Drafts** tab here too. | When you open a draft, it opens in the conversation it belongs to, with the document beside it. If it has no conversation yet, a new one starts in the draft's dossier. ## Drafts in IRMA In IRMA you write policies, procedures, registers and templates in the same document panel, with the same buttons: proposals, comments, **Review** and export. The panel is the writing desk, not the archive. A draft does not end up in the **Documenten** (Documents) module of the IRMA app by itself. Recording it there is a separate step in IRMA itself; see [IRMA](/en/irma). A change in the panel also does not alter a document that is already in **Documenten**. ## When something goes wrong | Message | What is going on and what to do | | --- | --- | | **LEO cannot edit this document here** | The conversation or dossier belongs to another persona. The document stays open, but the assistant does not write in it from this conversation. Open the draft from the persona it belongs to. | | **Document belongs to another dossier** | The document was detached from this conversation. Open it from its own dossier. | | **This document is too large to open in document view.** | Add the Word file as an attachment. | | **Converting it took too long.** | Try again, or add the file as an attachment. | | **The document is still empty.** | Exporting and saving to the dossier only work once there is text in it. | | **LEO is busy right now; please try again shortly.** | Wait a moment and try **Review** or **Rewrite** again. | ## See also - [Chat](/en/chat): the conversation beside your document - [Projects](/en/projects): dossiers and the view pill - [Export](/en/exports): exporting single answers - [Citations & source availability](/en/citations): checking source pills (login required) - [The personas](/en/personas) --- # Account & RAG dashboards URL: https://docs.prudai.com/en/dashboards/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/dashboards.md > The Account Dashboard is for organization owners: branding, members, roles, organization instruction and subscription. The RAG Dashboard is a technical admin screen for knowledge bases. Next to the web app with the personas there are two separate dashboards. You do not need them for your day-to-day work. They are meant for **owners** of an organization and for Prudai itself. | Dashboard | Address | What it does | |-----------|---------|--------------| | Account Dashboard | [account.prudai.com](https://account.prudai.com) | Organization, members, roles, subscription | | RAG Dashboard | [rag.prudai.com](https://rag.prudai.com) | Technical management of knowledge bases and documents | ## Who is who - **Owner**: manages their own organization. Most screens on this page are for you. - **Member** (called **User** in the web app): works in the web app. There is little for a member to manage in the Account Dashboard. - **Admin**: Prudai's platform administrators. Screens that are only for them are marked "Prudai only" below. ## How to get there As an owner, go straight to [account.prudai.com](https://account.prudai.com) and sign in with your Prudai account. The shortcuts to both dashboards in the web app's user menu are only there for Prudai's platform administrators; as an owner you do not see them. Cannot open a dashboard or screen? That is usually correct: it depends on your role. ## Account Dashboard The Account Dashboard manages **who has access and to what**. What you see depends on your role. | Screen in the menu | Who sees it | | --- | --- | | **Dashboard** (home) | everyone with access | | **Organizations** | everyone with access; as an owner you open your own organization here | | **Billing** | owners | | **Products**, **Partners**, **Users**, **Newsletters** | Prudai only | ### What you manage on the organization page Open your organization and the blocks appear in this order: identity first, then access (products and capabilities), then organization-wide settings, and finally the members. ![The organization page in the Account Dashboard as seen by an owner: Branding, Company profile, Products and Capabilities with SharePoint and Outlook integration](/assets/screenshots/leo/account_dashboard_organisatie_eigenaar.png) - **Branding**: the **Display name**, the **Primary color** and the **Organization logo** (PNG, JPEG, WebP or SVG, max 2 MB). As an owner you change these yourself. - **Company profile**: company details collected automatically from your organization's domain: company name, legal name (KvK), description, industry, company size, address, website and KvK number. Each field shows where it came from (**Website analysis (AI)**, **KVK Business Register**, **Derived from the domain** or **Manually entered**). You can complete and correct it; **manually edited fields are never overwritten automatically**. **Fetch again** restarts the collection. - **Products**: which personas are active for your organization. As an owner you only see the personas that are already switched on. Changes are made by Prudai, including a custom name per persona (**Custom label**). - **Capabilities**: the optional features active for your organization, each with a short explanation. Think of **SharePoint Integration**, **Restrict uploads** or **Partner Mode**. As an owner you can view this list only; switching a feature on or off goes through Prudai support. What the restrictions do is described in [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). - **Partner profile**: only when **Partner Mode** is active. Partner Mode means your firm is listed in LEO's partner directory and the owners get the partner inbox for incoming second-opinion requests. It gives no access to another organization's dossiers. As an owner you can view the profile; Prudai edits it. - **User product access**: a matrix setting which personas each user may use. Prudai only. - **System prompt**: an organization-wide instruction per persona, with a picker for the persona. The picker lists only the personas your organization has active, with your own names if those are set. As an owner you set this for your own organization. - **Members**: invite colleagues with **Add user**, or several at once with **Bulk upload** (a JSON file). Per member you change the role (**Owner** or **Member**), edit details or remove the member. The last owner cannot be changed back to member. At the top you see how many seats are in use; inviting only works when a seat is free. You can also set that same organization instruction inside the web app, via **Settings → Instructions**. There it applies to the persona you are working in at that moment. See [Settings](/en/settings). ### Billing Under **Billing** you see, as an owner, the state of your organization's subscription: - **Plan & status**: this block only appears during a trial, or once the trial has expired. It shows how long the trial still runs. A trial you start yourself through one of the product sites lasts 14 days and needs no credit card. - **Current plan**: your plan and its status, and (if there is one) when the current period ends. - **Seats**: how many of your seats are in use. If your organization has a running subscription, you change the number of seats here with **Change seats**, and **Manage payment & invoices** opens the payment portal for your payment method and invoices. Want to take out a subscription or switch to a different one? Contact Prudai at [info@prudai.com](mailto:info@prudai.com). ### Newsletters Prudai composes newsletters in the Account Dashboard; that screen is Prudai only. You receive them by email. Whether you want to get them is something you set yourself in the **Newsletter** notification category; see [Notifications](/en/notifications). ### What is not here (any more) - **Memory.** The memory screen is not part of the Account Dashboard. You manage your memories in the web app under **Settings → Memory**. See [Settings](/en/settings). - **Organization knowledge bases.** As an owner you create and manage those in the web app, on [Knowledge](/en/knowledge). ### When do you need the Account Dashboard? - inviting a new colleague or removing someone; - making someone an owner, or undoing that; - adjusting seats, or viewing your payment details and invoices; - setting an organization-wide instruction; - changing your organization's name, logo or color. Does a persona or a capability need switching on or off? Contact Prudai support. ## RAG Dashboard The RAG Dashboard is the technical admin screen for **knowledge bases** and their documents. It is mainly used by Prudai. You do not need it for your day-to-day work: as an owner you create and fill organization knowledge bases in the web app on [Knowledge](/en/knowledge), including the link with [SharePoint](/en/sharepoint). Good to know about knowledge bases: - **File types**: besides PDF and Office files, the RAG Dashboard also processes audio, CAD drawings (DWG/DXF) and BIM models (IFC). - **Audio** is transcribed automatically. Speech recognition is given your organization's name, the names of active colleagues and "Prudai", so those are spelled correctly more often. This happens by itself and cannot be configured. It does not apply to audio in an email attachment. See also [Files](/en/files). - **Description**: a knowledge base's description is suggested automatically after the first document. You can always edit it yourself. - **Public knowledge bases**: the public knowledge bases Prudai ships with a persona are automatically available to every organization that has that persona. They do not need to be linked per organization. Protected knowledge bases, with restricted access, are still linked by Prudai per organization. If your organization does not want to use a public knowledge base, Prudai support can switch it off for you. As a user you switch a knowledge base off yourself on [Knowledge](/en/knowledge). - **Findable**: documents in knowledge bases you have access to can be found in the chat and in research. ## Important - The addresses `account.prudai.com` and `rag.prudai.com` apply to Prudai's standard environment. - If you do not have access to a dashboard or screen, that is usually correct (role or policy). --- # Prudai for Excel URL: https://docs.prudai.com/en/excel-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/excel-addin.md > Prudai inside Microsoft Excel: the assistant in a task pane next to your worksheet, placing tables from an answer into your workbook, and deterministic =PRUDAI worksheet functions such as Dutch statutory interest. **Prudai for Excel** is an Office add-in that does two things at once: 1. a **task pane** with the Prudai assistant next to your worksheet, with the same chat, dossiers (projects), and source citations as the web app; 2. a set of **worksheet functions** you use in your cells like any other Excel formula: `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`, `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE`, `=PRUDAI.KAPITALISATIEFACTOR`, `=PRUDAI.HANDELSRENTE`, and `=PRUDAI.LIQUIDATIETARIEF`. > **Also available**: [Prudai For Word](/en/word-addin) and [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). ## The assistant in the task pane Open Excel and click **Prudai voor Excel** in the **Prudai** group on the **Home** tab. The task pane opens on the right with the full chat: your dossiers (projects), your knowledge sources, and your settings. See [Chat](/en/chat) and [Projects](/en/projects). At the top of the task pane is the collapsible line **Wettelijke rente · t/m 31-12-2026** (statutory interest, through 31-12-2026). It shows which period `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` supports, which rate currently applies, when the sources were last checked, and links to those sources. The add-in's ribbon and this line are in Dutch only. ### Placing a table into your worksheet When an answer contains a table, this is how you put it into your workbook: 1. Open the **Export** menu on the answer and choose **Place in Excel**. That menu appears once the answer is complete, and **Place in Excel** is only in it when you work in the task pane in Excel. 2. You see the **Place table in Excel** window with the number of rows and columns and a preview of **all** rows, with exactly the values that will land in Excel. 3. Nothing is written until you click **Place in Excel**. **Cancel** stops. 4. After you confirm, the table lands on a **new, highlighted worksheet**, so your existing cells are never overwritten. The worksheet gets the (shortened if needed) name of the conversation, and you see **Placed in worksheet** with that name. ![The Tabel in Excel plaatsen (Place table in Excel) window in the Prudai voor Excel task pane, with 5 rows × 4 columns, a preview of all rows and the Annuleren (Cancel) and Plaats in Excel (Place in Excel) buttons](/assets/screenshots/office/excel_addin_place_preview.png) Good to know: - Amounts and numbers land as real numbers in Excel, also in Dutch notation such as `€ 1.234,56`. You can calculate with them right away. - Percentages, codes with leading zeros (such as `00123`) and very long numbers stay text, so nothing is rounded or dropped. - Text that starts with `=` or `+` lands in the cell as text and is never run as a formula. - If an answer holds several tables, the add-in picks the largest. - After placing, you cannot place again from the same window, so a double click does not create a second worksheet. If the answer contains no table, the add-in says **No table in this answer**. ## The worksheet functions (`=PRUDAI.*`) This is what makes Excel distinct within Prudai. The `=PRUDAI.*` functions are **not AI estimates**: they are fixed, deterministic calculations. The same input always yields the same amount, tomorrow as well, and on a colleague's machine as well. The calculation runs inside Excel itself, so your cell contents are not sent to a server. Just as important is what the functions do **not** do: where the underlying table has not been verified, they return an error value instead of a plausible-looking number. You can check an empty result; you cannot check an invented one. | Function | What it does | |----------|--------------| | `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE(hoofdsom, vanaf, tot)` | Dutch statutory (non-commercial) interest on a principal, art. 6:119 BW, with annual compounding and the fixed rate table. Returns the **interest amount**. The end date does not count. | | `=PRUDAI.CONTANTEWAARDE(jaarbedrag, looptijdJaren, rentePct)` | Present value of a fixed annual amount over a term, discounted at the rate you supply (payment at year end). | | `=PRUDAI.KAPITALISATIEFACTOR(looptijdJaren, rentePct)` | Capitalisation factor: the present value of 1 euro per year over the term, at the supplied discount rate. A useful building block in your own damages calculation. | | `=PRUDAI.HANDELSRENTE(hoofdsom, vanaf, tot)` | Dutch statutory commercial interest, art. 6:119a BW. **Refuses by design**: there is no verified half-yearly rate table, so the function returns an error value instead of an estimate. | | `=PRUDAI.LIQUIDATIETARIEF(belang, punten, instantie)` | Cost award under the Dutch liquidatietarief. **Refuses by design**: no verified points or bracket table is included. | > The function names are Dutch because the calculations are Dutch legal concepts. In a Dutch-language Excel the argument separator is a semicolon instead of a comma. Dates may be an Excel date, or text in the form `YYYY-MM-DD`, `DD-MM-YYYY` or `DD/MM/YYYY`. ### You supply the discount rate yourself `CONTANTEWAARDE` and `KAPITALISATIEFACTOR` fill in **no default rate**. Leave the percentage out and you get an error value, not a silent assumption. That is deliberate: in a damages calculation the discount rate is a point of debate between parties, not a product setting. Preferably work through a scenario range (for instance three columns with different percentages). ### Statutory interest: period and rates `WETTELIJKERENTE` calculates over interest days from **01-01-2015 through 31-12-2026**. The end date can therefore be 01-01-2027 at the latest. If your start date falls before 2015 or your end date after 01-01-2027, the function returns an error value instead of guessing a rate. Interest from 2027 onwards is only possible once the rate table has been updated. The function uses these rates (non-commercial interest): | From | Rate | |------|------| | 01-01-2015 | 2% | | 01-01-2023 | 4% | | 01-07-2023 | 6% | | 01-01-2024 | 7% | | 01-01-2025 | 6% | | 01-01-2026 | 4% | The sources were checked on 25-09-2026. The current state, with links to the sources, is in the collapsible line **Wettelijke rente · t/m 31-12-2026** at the top of the task pane. The function's own help text in Excel also names the supported period. ![The expanded line Wettelijke rente · t/m 31-12-2026 (statutory interest, through 31-12-2026) in the Prudai voor Excel task pane, with period, rate and sources, next to a cell using =PRUDAI.WETTELIJKERENTE](/assets/screenshots/office/excel_addin_rate_info.png) When you ask for the statutory interest in the chat, the assistant uses the same rate table and the same method: compounded per interest year from each claim's start date, with the start date counting and the end date not. In the sources bar you then see the row **Calculate the statutory interest**. Only the rounding can differ: when an amount falls exactly on a half cent, Excel can come out one cent lower than the chat. The chat only calculates commercial interest, or interest over days outside the table's period, with percentages from an official source: the assistant looks them up or asks you for them, and never estimates a percentage. Only the chat processes payments and advances, each on its own payment date (art. 6:44 BW). `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE` does not take payments: the function takes only the principal, the start date and the end date, and calculates over the full principal. So do not subtract an advance from the result afterwards, as that gives too high an amount; ask for the calculation with advances in the chat. See [Chat](/en/chat#calculating-statutory-interest). ## Getting started ### Deployment (administrators) The add-in is made available by your **administrator**, via one of two routes: - **central deployment** in the Microsoft 365 Admin Center (**Settings → Integrated apps → Upload custom apps**, app type **Office Add-in**, **Provide link to manifest file**); - **sideloading the manifest** in Excel, for instance for a pilot or a test group. The production manifest URL is: `https://app.prudai.com/excel-addin/manifest.production.xml` The steps in the Admin Center are otherwise the same as for Outlook, including the assignment choice and the wait of sometimes up to 24 hours before everyone sees the add-in. See the [administrator guide for Prudai for Outlook](/en/outlook-addin-admin) and enter the Excel manifest URL there. What the manifest requests: - Office permission **ReadWriteDocument** (read from and write to the workbook, for instance for **Place in Excel**), - requirement set **SharedRuntime 1.1**: the task pane and the worksheet functions run in the same runtime, so you only have to sign in once, - the function namespace **`PRUDAI`**, under which the five functions are registered. Current manifest version: **1.0.0.2**. Network access: allow outbound HTTPS to `app.prudai.com` (the add-in itself), `api.prudai.com` and `api.account.prudai.com` (the Prudai services behind the assistant) and `login.prudai.com` (Prudai sign-in). If your organization signs in via Microsoft, also allow `login.microsoftonline.com`. That is the same list as for Outlook; see the table in the [administrator guide](/en/outlook-addin-admin#network-access). ### Signing in 1. Click **Sign in** in the task pane. 2. A separate dialog window opens. SSO logins often cannot run inside embedded frames, hence the pop-up. 3. Sign in with your **Prudai account**, the same account as for the web app. Which personas you see in the task pane depends on your organization's licenses. See [Sign-in & persona selection](/en/authentication). Your administrator can also switch features off for the whole organization; what that means is covered in the [quick start](/en/getting-started). ## Supported Excel clients - Excel for Windows and Mac (desktop): task pane plus the ribbon button on the **Home** tab. - Excel on the web. The `=PRUDAI.*` functions are not tied to a ribbon button and work wherever the add-in is loaded. ## Troubleshooting | Symptom | Likely cause | Fix | |---------|--------------|-----| | Excel does not recognize `=PRUDAI.…` (`#NAME?`) | Add-in not deployed, or not yet loaded in this workbook | Check whether **Prudai voor Excel** appears on the Home tab; if not, ask your administrator to deploy it | | `HANDELSRENTE` or `LIQUIDATIETARIEF` always returns an error value | These functions refuse by design as long as there is no verified rate table | Verify the rate yourself and enter the amount, or use `=PRUDAI.WETTELIJKERENTE`. The chat can calculate commercial interest with percentages from an official source (the assistant looks them up or asks you) | | `CONTANTEWAARDE` or `KAPITALISATIEFACTOR` returns an error value | `rentePct` is missing, or the term is 0 or negative | Pass the percentage explicitly and a term greater than 0; the function fills in nothing | | `WETTELIJKERENTE` returns an error value | Date not recognized, end date before start date, negative principal, or a period outside 01-01-2015 through 31-12-2026 | Use an Excel date or text such as `YYYY-MM-DD` or `DD-MM-YYYY`, and stay within the supported period | | Task pane stays blank | Glitchy Office webview or cache | Close and reopen the pane, restart Excel, clear the Office cache if needed; check that `app.prudai.com` is reachable | | **No table in this answer** | The answer contains no table | Ask explicitly for a table | | **Place in Excel** is missing | You are viewing the chat outside the task pane in Excel (for example in the web app), or the answer is still being written; the **Export** menu only appears once the answer is complete | Open the chat via **Prudai voor Excel** in Excel and wait until the answer is complete | More: [Prudai For Word](/en/word-addin) · [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin) · [Chat](/en/chat) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # Export (PDF, Word and Excel) URL: https://docs.prudai.com/en/exports/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/exports.md > Export answers to PDF, or to Word with your organization branding and sources as footnotes, send tables and worksheets to Excel, and download drafts or save them to your dossier. You can take assistant output into your matter file in a few ways. ## Export from chat An analysis you want to send straight to your client or file in the dossier? Under every assistant answer there is a button row, and it holds **one export button**. Click it and you get a menu with: - **Download PDF**: opens your browser's print window. Choose *Save as PDF* there (sharing and archiving). - **Download Word (.docx)**: for further editing. - **Copy as text** - **Copy as markdown** - **Turn this into a document**: puts the answer as a draft in the document panel next to the chat, so you keep writing on it together with the assistant. You see this item in the products with [Drafts](/en/concepten), not in ZIA and MAIA and not in the Word add-in. So copying lives in the same menu, not as a separate button next to it. Citations travel along in the export. To have the answer read out loud, use the separate **Play response** button in the same row; see [Chat](/en/chat#feedback-and-read-aloud). ![The export button in the row under an answer, with the export menu open inside a dossier (Dutch interface)](/assets/screenshots/leo/export_answers.png) Inside a dossier one more item joins the menu: - **Save Word to dossier files** (stores the document straight into the dossier's documents) That item only appears inside a dossier, and not when your organization has switched off file uploads: it writes a new document into the dossier's knowledge base. After saving you go to the dossier. When you work in the Word, Excel or Outlook add-in, the actions for that program appear in this menu too; see [From the add-ins](#from-the-add-ins). ### Only the final answer goes along What the assistant writes along the way while it consults sources sits as interim steps in the sources bar above the answer, for example "3 steps · 5 sources used". Those interim steps and the rows of the sources bar do not go along. The source references in the text of the answer do go along when you copy or export; in Word they become footnotes. Copying, PDF, Word, the add-in actions and read-aloud take only the final answer. Tip: ask for a clean structure (headings, numbering, tables) for better exports. ## Word export: layout and sources Word export uses your **organization branding** in the document template: - your organization's logo is placed in the top-right header; - the title sits at the top, with the date and time of the export below it; - the left footer shows **Made by** with the product name (for example *Made by LEO*), followed by the Prudai logo; - the footer center shows the export date; - the right footer shows the page number. If your organization does not have a logo configured yet, update the organization branding first. **Source references become footnotes.** In the chat, sources are clickable references; in the Word file they become ordinary footnotes: - a verbatim quote stays in the text between quotation marks, with a footnote after it; - the footnote gives the short reference (for example a statutory article or an ECLI number), the site and, where possible, the link; - when a reference stands on its own line or in a table cell, the reference is written into the text there. The export does not fetch anything from the source for this. So it also works when a source site is briefly unavailable. This applies to **Download Word (.docx)**, **Save Word to dossier files**, **Download .docx** on a draft and Word deliverables of workflows. ## Export filename The filename is the conversation title with the date and time of the export. Characters that are not allowed in a filename are dropped; accents and other special characters are kept. If the browser cannot take over the name, the download gets a readable default name so it always saves correctly. ## Tables and worksheets to Excel ### A table from an answer When an answer contains a table, that table gets its own export button: a download icon appears at its top right (**Export to Excel (.xlsx)**). What you get is not a bare table but a formatted worksheet: - your organization's logo (or its name, if there is no logo) and the title at the top; - a styled header row, with an autofilter and a frozen header, so you can sort and filter right away; - amounts and numbers in Dutch notation (for example "€ 7.900,00") become real numbers, so Excel can calculate with them; - a footer with the confidentiality marking, the export moment and your name, plus the line stating that values are (partly) AI-generated and that you should verify the source passages. Mind what the export does not carry: merged cells are read as single cells, which can shift columns. So check such a table afterwards. ### The worksheet When the assistant puts figures in a worksheet, it opens as a panel next to the chat (see [Charts, worksheet and maps](/en/grafieken-en-werkblad)). The **Excel** button at the top of that panel downloads the whole workbook (on a narrow screen you only see the download icon): - every tab goes along, including what you changed yourself; - formulas stay formulas; - the confidentiality marking and the AI line sit in the print footer. The chart of a worksheet does not go to Excel; you only see it in the panel via **Show chart**. A separate chart in the conversation stays in the chat. ## Exporting drafts When you work on a draft in the document panel, you find **Export** at the top with: - **Download .docx**: a Word file with the same organization branding and sources as footnotes; - **Print / PDF**: through your browser's print window; - **Save to dossier**: stores a Word version among the documents of the dossier. This item only appears when the draft belongs to a dossier, and does not work when your organization has switched off file uploads. Downloading and saving use the saved version of the draft; your latest changes are saved first. If that fails, you get the message **Save first** and you try again once the draft has been saved. More about the document panel: [Drafts](/en/concepten). ## Export from workflows and research You export the result of a workflow run with **Export** at **Result**: **Download PDF**, **Download Word (.docx)** and, when the run belongs to a dossier and your organization has not switched off file uploads, **Save Word to dossier files**. There too, source references become footnotes in Word. Workflows exist in LEO and LEO Fiscaal. More: [Workflows and research jobs](/en/research) (login required). ## From the add-ins When you work in an add-in, the actions for that program appear in the same export menu: - **Word**: **Insert into Word** places the answer in your document, after your selection. In Word the assistant can also make proposals as tracked changes or comments. More: [Prudai For Word](/en/word-addin). - **Excel**: **Place in Excel** puts the largest table from the answer on a new, marked worksheet. You see a preview first; nothing is written until you confirm. More: [Prudai for Excel](/en/excel-addin). - **Outlook**: while writing an email, **Insert as draft reply** places the answer in your draft. With an email open, choose **Open as reply in Outlook** or **Open as reply to all**; Outlook then opens a reply window that you check and send yourself. More: [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). --- # FAQ URL: https://docs.prudai.com/en/faq/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/faq.md > Common questions about Prudai: the personas, the trial and the access screen, chat, voice, export, documents, knowledge, and the add-ins for Word, Excel, and Outlook. ## General ### What is Prudai Platform? Prudai Platform is the umbrella environment with six **personas**: **LEO**, **LEO Fiscaal**, **VERA**, **ZIA**, **BEVER**, and **IRMA**. The web app runs at [app.prudai.com](https://app.prudai.com). There is also the IRMA app for risk management and your ISMS, and, on request, **ORDO** (practice management for law firms) and **MAIA** (management information on your organization's own figures). For who each persona is for and what sets it apart, see [The personas](/en/personas). Inside your selected persona, the **assistant** helps with analysis, summarization, structuring and drafting, grounded in your own documents and enabled knowledge sources (such as legislation and case law). ![A question to LEO about what you can do with dossiers: the answer comes from the product documentation and lists a dossier's six views, with the 2 bronnen geraadpleegd (2 sources consulted) bar above the answer](/assets/screenshots/leo/docs_assistant.png) ### Does a trial cost money? No. You start with a **14-day trial without a credit card**. After those 14 days access simply stops and nothing is charged. The owner of your organization can see how many trial days are left in the [Account Dashboard](/en/dashboards) under **Billing**, in the **Plan & status** block. If you want to continue with a subscription after the trial, contact Prudai at [info@prudai.com](mailto:info@prudai.com). ### I see "Subscription expired" or "Access temporarily blocked". What now? That screen is about your whole organization's access, not about your own account and not about an outage. Only organizations with a running subscription or an active trial get access. If the subscription or trial has ended, or access has been blocked, you see a fixed screen instead of the app. Your data is kept. How to resolve it: - Click **support@prudai.com** on the screen, or contact your administrator. Only Prudai can extend or restore access. - To continue with a different account, click **Sign out**. More detail, including the **Access cannot be determined** screen: [Troubleshooting & support](/en/support#access-screen-subscription-expired-or-access-blocked). ### Can the assistant be wrong? Yes. Treat output as a draft and verify anything critical (citations, deadlines, amounts, source references). ### Why does the assistant sometimes seem to make things up in a long conversation? The longer and fuller a chat becomes (many questions, many documents, several topics mixed together), the higher the chance the assistant mixes up details or "fills in" a passage that isn't literally there. So start a **new chat per topic or part of the case file** and check citations against the source. More on this: [Reliable answers](/en/betrouwbare-antwoorden). ### Where can I find legal and security information? Use the official centers: - **Legal Center**: [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com) for legal documentation: NLdigital Terms 2025 (with the Prudai supplement), Privacy Statement, Data Pro Statement (Data Processing Agreement), [Service Level Agreement (SLA)](https://legal.prudai.com/service-level-agreement), Fair Use Policy, and [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr) (the Prudai platform is not a medical device; in Dutch). - **Trust Center**: [trust.prudai.com](https://trust.prudai.com) for security and compliance information (such as controls, certifications, subprocessors, and FAQ). A summary is on [Privacy & security](/en/security). ### What drives answer quality? Usually from this combination: - your prompt (goal, role, constraints, desired format), - the documents the assistant is allowed to use (dossier or project, personal, knowledge bases), - which sources and capabilities are switched on on the **Knowledge** page, - the **thinking depth** you choose. ### Which knowledge sources does Prudai have? A complete overview of all sources (legislation, case law, registers, regulators, and curated knowledge bases per legal area) is at [Knowledge sources](/en/kennisbronnen), compiled from the source catalog. Which sources you see depends on your persona and your [specialization](/en/knowledge#vakgebied-specialization). ### What are the weekly feature tips and how do I turn them off? The feature tips are short weekly emails about features you have not used yet. If you do not want them by email, go to **Settings → Notifications**, switch off the **Email** channel for **Feature tips**, and click **Save preferences**. See [Notifications](/en/notifications). ## Chat ### How do I reference a document? In chat you can mention documents with `@`: - Type `@` and pick from the list. - Document name with spaces? Use `@"..."` (with quotes). ### How do I reference a task? In a chat inside a dossier or project you can mention tasks with `#`: - Type `#` and pick from the list. - Task name with spaces? Use `#"..."`. More: [Chat](/en/chat) and [Tasks](/en/kanban). ### Can I explore another route without losing the conversation? Yes. Hover over one of your own messages, click **Edit**, change the question, and choose **Save & regenerate**. The original question and answer are kept as a separate version. Use **Previous version** and **Next version** to move between them. See [Chat](/en/chat#edit-and-branch). ### What does "The response stalled. Please try again." mean? No new text arrived for a while and the chat stopped waiting. Send your question again. If it keeps happening, pick a lower **thinking depth** or ask for a long piece in parts. Long answers, including on **Thorough** and **Ultra**, stream in as they are written. See [Troubleshooting & support](/en/support#the-answer-stalls-or-does-not-start). ### Can I use voice? Yes, in three ways: - **Dictate in chat**: click the microphone on the right of the input bar and speak your question. See [Chat](/en/chat#voice-chat). - **Voice memo**: record a longer memo with **Voice memo** in the sidebar, then choose which dossier or project it belongs to. It becomes a searchable transcript. See [Projects](/en/projects#voice-memos). - **Upload audio**: an existing recording (e.g. `.mp3` or `.m4a`) is transcribed automatically during processing. See [Files](/en/files). ### Can I turn a recorded meeting into a written report? Yes. Upload the audio file into your dossier or project or under **My Files**; transcription runs automatically. Then ask in chat, for example: "turn this recording into a meeting report". ### How do I get an answer into Word or PDF? Every answer has a button row with export to **Word** and **PDF** (with organization branding and citations preserved). In a dossier you can save the export straight away with **Save Word to dossier files** (in a project the option is called **Save Word to project files**). See [Export](/en/exports). ### What does the prompt improver do? The Prudai button in the input bar (the logo icon, with the tooltip **Improve prompt with AI**) rewrites your rough question into a complete, structured instruction, using the latest messages of the conversation as context. You review the rewritten prompt before sending. See [Prompt library](/en/prompt-library#improve-a-prompt-in-chat). ### How do I verify what an answer is based on? Click a citation under or inside the answer: the source text (ruling, statute, or document) opens in a side panel so you can read the passage yourself before adopting it. See [Citations & source availability](/en/citations) (sign-in required). ### How do I set my specialization? The first time you open the chat, the specialization stepper appears: you pick your role and your legal areas or fields. Later you change it on the **Knowledge** page, under **Specialization**. Your specialization determines which sources are switched on for you by default. See [Knowledge](/en/knowledge#vakgebied-specialization) (sign-in required). ### What is Memory? Memory is a personal layer where the assistant retains stable preferences about you. You manage your memories (view, add, edit, delete) in the web app under **Settings → Memory**. See [Settings](/en/settings#memory). ## Dossiers, projects & documents ### Why wait for “Processed”? Because the assistant can only reliably search and cite a document after it has been read in and indexed. Until then you see statuses such as **Pending** and **Processing**. ### Can I edit metadata? Yes. With **Edit details** you can change the title, tags, document date and notes, among other fields. That helps the assistant understand the context better. ### Can we share firm-wide knowledge? Yes. An owner of your organization can create an **organizational knowledge base** in the app and fill it with models, house-style clauses, and the office handbook; everyone at the firm then gets answers grounded in them. See [Knowledge](/en/knowledge#creating-organizational-knowledge-bases) (sign-in required). More: [Files](/en/files) and [Projects](/en/projects). ## Add-ins for Word, Excel, and Outlook ### Why does sign-in in Word open a separate window? Because sign-in is not allowed to run inside the add-in's task pane. The add-in therefore opens a secure Office sign-in dialog; after signing in you return to Word and the add-in picks up the session. ### Are there add-ins for Excel and Outlook? Yes, both. See [Prudai for Excel](/en/excel-addin) and [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). More on Word: [Prudai For Word](/en/word-addin). ## ZIA ### ZIA is not a medical device (MDR) ZIA is not a medical device within the meaning of the Medical Device Regulation (MDR, Regulation (EU) 2017/745). ZIA supports staff in healthcare and social care with information, reference and documentation work: ZIA can look up and cite what, for example, a guideline or the Farmacotherapeutisch Kompas says, but it does not make a diagnosis and does not give treatment, medication or dosage advice for an individual client. Those decisions are made by the healthcare professional. This applies to all Prudai products; the full statement is in the Legal Center (in Dutch): [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr). --- # Files URL: https://docs.prudai.com/en/files/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/files.md > Which files you can upload (Office, email with attachments, audio, transcripts, images, CAD, IFC/BCF, point clouds, ZIP), how they are processed and how you view them: original, converted PDF or text. The upload rules on this page apply to three places at once: - **My Files** (personal), - **dossier documents**, - **chat attachments**. That matters: if a file type is supported here, you can normally upload it in a dossier or through chat as well. Your personal files double as your **personal knowledge base**: upload your model documents, standard clauses and reference material once and the assistant can draw on them afterwards. "Use our model confidentiality clause" then just works. In a conversation outside a dossier the assistant searches your personal files by default; in a dossier conversation it searches that dossier's documents by default. You reach your files through **My Files** in your personal menu, top right; they live with the settings, under [Personal knowledge base](/en/settings#personal-knowledge-base). ![The personal menu at the top right, with My Files highlighted](/assets/screenshots/leo/personal_kb.png) ## Supported file families | Family | Formats | What the app does with it | Practical notes | | --- | --- | --- | --- | | Documents | `.pdf`, `.doc`, `.docx`, `.odt`, `.txt`, `.md`, `.json`, `.xml`, `.xlsx`, `.xlsm`, `.xls`, `.ods` | stores the original, extracts the text and makes it searchable for search and chat | You view a PDF as the original, a Word or OpenDocument text file as a converted PDF, a spreadsheet as text. See [Preview, text and download](#preview-text-and-download). | | Presentations | `.pptx`, `.ppt` | processes the slide content for search and chat | Shown as a converted PDF in the preview screen. Translate supports `.pptx` only. | | Email | `.eml`, `.msg` | processes the message **and its attachments** for search and chat | Useful for matter emails and mailbox exports. See [Email: message and attachments](#email-message-and-attachments). | | Images | `.png`, `.jpg`, `.jpeg`, `.gif`, `.tif`, `.tiff`, `.bmp`, `.webp`, `.ico`, `.jfif`, `.pjpeg`, `.pjp`, `.svg`, `.heic`, `.heif` | stores the image and reads it with image recognition | Photos, scans, screenshots, maps and drawings. See [Images](#images-photos-screenshots-maps-and-drawings). | | Audio | `.mp3`, `.wav`, `.flac`, `.m4a`, `.m4b`, `.aac`, `.3gp`, `.caf`, `.ogg`, `.oga`, `.opus`, `.mp4`, `.webm`, `.amr`, `.wma`, `.aif`, `.aiff`, `.mpeg`, `.mpga` | turns the recording into a transcript and makes that searchable | **`.mp3` is supported.** Use this for dictations, WhatsApp audio and phone recordings. | | Transcripts | `.vtt`, `.srt` | strips the timecodes and markup and makes the conversation searchable, speaker labels included | This is what Teams, Zoom and Word create for a recording. If you already have the transcript, upload that instead of the audio: it is faster and usually already says who spoke. Markup blocks (`STYLE`, `NOTE`, `REGION`) are deliberately dropped. | | CAD | `.dxf`, `.dwg` | attempts to extract content for search and chat | Results depend on the quality of the drawing. | | BIM | `.ifc` | extracts building model semantics: storeys, spaces, elements, materials and property sets | IFC 2x3 and IFC 4 are supported. Large models produce a summary, not raw geometry. | | BIM coordination | `.bcfzip` | extracts issues, comments, status, priority and referenced IFC element GUIDs | BCF (Building Collaboration Format) clash reports and quality reviews. BCF 1.0-3.0 supported. | | Point clouds | `.e57` | reads the scan set's metadata: number of scans, sensor, capture date and physical extent | Deliberately `.e57` only (ASTM E2807). A point cloud has no text layer; what is citable is the metadata ("scan of 14-03, Leica RTC360, 42 x 18 x 7 m"). `.rcs`, `.rcp` and `.lgs` are not supported; both ReCap and Cyclone export to `.e57`. | | Archive | `.zip` | extracts supported contents and processes them individually | Supported files inside the ZIP are processed; unsupported ones are skipped. Nested ZIPs are allowed within limits. | ### Images: photos, screenshots, maps and drawings A photo, scan or screenshot has no text layer, so the app reads it with image recognition. This is how it works: 1. First the app works out what kind of image it is: a screenshot of a chat conversation, a map, a drawing, a scan of a document or a photo. 2. Then it reads the image with that in mind. For a chat screenshot it pays attention to who said what and when; for a map to parcel numbers and marked boundaries; for a drawing to the annotations and what they belong to. 3. A large image, or a large map or drawing, is read in parts so that small details are not lost. The assistant treats an image read this way as a source it has read, and does not dismiss a photo as "poor quality". What image recognition still finds hard, such as handwriting or exactly what sits next to what, is worth checking in the image itself when in doubt. An `.svg` that contains a lot of text is read directly from its own text layer. If it holds little text, the app reads the image with image recognition, just like a photo. ### Email: message and attachments Upload a `.msg` or `.eml` and the app reads the attachments as well as the message, so you can ask about them in chat: - PDF, Word, Excel and other supported attachments; - images, such as a photo pasted into the mail (up to ten per email); - the contents of a ZIP attachment; - a forwarded or attached email, including its subject, sender and date. Small images such as logos and signatures are skipped. An attachment that was not included does not disappear silently: the document text then carries a line like *Bijlage: … — niet geïndexeerd: …* ("Attachment: … — not indexed: …") with the reason. So you, and the assistant, know there was more in the mail. ### Audio: from recording to searchable transcript A recorded meeting, a memo dictated on your phone, an mp3 of a settlement call: upload the audio file and transcription runs automatically as part of processing. Then ask in chat "turn this recording into a report" or use the memo as input for a workflow. ![The preview screen of an audio file: the player at the top, the transcript underneath](/assets/screenshots/leo/audio_preview.png) Speech recognition knows the names in your own organization. When transcribing, it automatically receives your organization's name, your colleagues' names and "Prudai", so those are spelled correctly more often. You do not need to set anything up, and it cannot be changed. It applies to uploaded audio, the **Voice memo** and the dictaphone; not to audio attached to an email. Want to dictate instead of uploading a file? There are two places for that: **Voice memo** in the sidebar (record first, pick a dossier afterwards) and the dictaphone inside your dossier. See [Voice memos](/en/projects#voice-memos). If you already have a transcript from Teams, Zoom or Word (`.vtt` or `.srt`), upload that file rather than the audio. The transcription stage is then skipped, so it finishes sooner. ## Uploading This is how you add files: - **My Files** and a dossier's documents: through **Upload File** or by dragging files onto the list. - **Chat on a computer**: drag files into the conversation, or open the **Attachments** handle on the right and choose **Add files**. There is no paperclip in the prompt bar on a computer. - **Chat on a phone or narrow screen**: use the paperclip in the prompt bar (**Attach files**). What you see next: - ZIP files are uploaded first and then extracted and processed in the background. Large archives may take a while. - A file can be at most 500 MB. Select files over 50 MB in the document list and you see the notice **Large files selected**; the upload still goes ahead. - Outside a dossier chat you choose whether the upload goes to **My Files**, an existing dossier or a new dossier. - Files you pick in chat via an `@` mention land in the conversation's **Attachments** drawer automatically. - Filenames containing em-dashes, smart quotes and other non-ASCII characters are supported. ### One Word file in chat: attachment or document view Add exactly one `.docx` in chat and the app first asks what you want to do with it: - **Add as an attachment**: the assistant reads the document alongside this conversation, like any other attachment. - **Edit in document view**: the document opens next to the chat, formatting preserved, and you keep working on it together with the assistant. See [Drafts](/en/concepten). You get this question in LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA. With several files at once, other formats, the other personas and the Word add-in, the file is simply added as an attachment. ### When your organization has disabled uploading You then cannot upload anything. In **My Files** and in dossiers the upload button disappears and you see **Uploads are disabled by your organisation**; in chat **Add files** and the paperclip are switched off, with the same notice as the explanation. Existing documents stay available: opening, downloading, translating and deleting keep working. See [Restrict uploads](/en/getting-started#restrict-uploads). ### The extension is the gate The app looks at the **file extension**, and at nothing else, to decide whether an upload is accepted. The MIME type your browser sends along does not count. In practice that means: - a file with the wrong or a missing extension is rejected, even when its content is perfectly fine. Rename it to the correct extension and try again; - renaming a file to a supported extension does **not** help when the content is something else: the upload is then accepted, but processing fails. The error message always names the allowed extensions. ## Processing statuses The **Status** column shows where a file stands: | Status | Meaning | | --- | --- | | **Pending** | upload received, processing not started yet | | **Processing** | processing is running | | **Chunking** | the document or transcript is being split into searchable pieces | | **Embedding** | the search index is being built | | **Indexing** | the document is being added to the knowledge layer | | **Quick preview** | the file is already searchable and usable in chat; the final refinement is still running in the background | | **Processed** | the file is fully ready for search, chat and citations | | **Failed** | processing failed; check the file and try again with a cleaner source | Important: - the assistant can use a new file once its status is **Quick preview** or **Processed**; - in chat you can only send once new attachments have got that far; - in chat and in **Info** both simply show as **Processed**; only the **Status** column shows **Quick preview** separately. ![The personal knowledge base (My Files) in the settings, with Quick preview or Processed per file in the Status column](/assets/screenshots/leo/my_files.png) ## Preview, text and download Two different things are called "preview": the preview screen and the hover preview. They do not do the same job. ### The preview screen Choose **Preview** in a file's menu; the preview opens in a new tab. What you see depends on the kind of file: | File | What you see | | --- | --- | | PDF | **Original** (the PDF itself) or **Text** | | Word, OpenDocument text and PowerPoint (`.doc`, `.docx`, `.odt`, `.ppt`, `.pptx`) | **Converted PDF** or **Text** | | Spreadsheets (`.xls`, `.xlsx`, `.xlsm`, `.ods`) | the extracted content as text | | Common images (`.png`, `.jpg`, `.jpeg`, `.gif`, `.webp`, `.svg`) | the image itself | | Other images (such as `.heic`, `.tif`, `.bmp`) | the extracted text | | Text files (`.txt`, `.md`, `.json`, `.xml`) | the file's own content | | Audio | a player with the transcript underneath; for `.mp4`, `.3gp` and `.mpeg` only the transcript | | Email, transcripts, CAD, BIM and point clouds | the extracted text | ![The preview screen of a Word document, with the choice between Converted PDF and Text at the top](/assets/screenshots/leo/preview_converted_pdf.png) Practical impact: - The buttons at the top switch between **Original** or **Converted PDF** and **Text**. **Text** shows what the app read from the file; that is also what the assistant searches and cites. - If the conversion to PDF does not work, the screen shows the text straight away. - Open an **audio file**, such as an `.mp3`, `.m4a` or `.wav`, and you get a player plus the transcript underneath, both on screen at once. So you can read along while listening, or just search the text. - At the top right sits the **⋯** with **Download** and **Translate**, plus the **Close** button. - If you have no download right on a document from an organization knowledge base, you see **Read-only view: downloads are disabled. The extracted text is shown below.** The menu with Download and Translate is then absent. Open a document citation from an answer and you get the same view. The app jumps to the cited passage and highlights it. If the full passage cannot be found, it says **The full passage could not be located in this PDF.** If loading takes a while, you can choose **Show text instead**. More on [Citations](/en/citations) (login required). ### The hover preview Separately there is a **hover preview**: a quick glance, without opening the file. - In a dossier conversation the **Attachments** drawer also lists the **Dossier documents**. Move your cursor over one of them and a thumbnail of page 1 appears. That works for PDFs, Word, OpenDocument and PowerPoint files and common images. When no thumbnail can be produced, such as for a spreadsheet or a text file, you get a short text excerpt from the document instead. - On a citation pill inside an answer you see a cutout of the document around the cited passage, with that passage highlighted. If the passage cannot be found, you see page 1. The thumbnail is a glance, not a reader. To see the whole document, open the preview screen. ## Metadata Through **Info** you review the metadata; through **Edit details** you change it: - **File created at**, - **Classification**, - **Tags**, - **Duration** (start and end date), - **Renewal/Termination**, - **Comments**. If a processed document still has no metadata, you can have it filled in from the document list with the AI button in the **Comments** column (**Generate description with AI**). Good metadata improves: - summaries, - timelines, - retrieval quality in chat. ## Document actions Every file has one menu with the same actions, wherever you meet that file. You open it by clicking the **file name**, by clicking anywhere else in the **row**, or through the **⋯** on the right of the row on surfaces where the name itself is not a handle. | Action | What it does | | --- | --- | | **Preview** | opens the file in the preview screen, in a new tab | | **Open in Word** | replaces **Preview** when the file comes from SharePoint and has its own address there. PDFs always keep the in-app preview | | **Info** | the metadata card, read-only | | **Edit details** | the same metadata, editable; only where you have that right | | **Download** | the original file | | **Translate** | opens [Translate](/en/translate) with this file loaded | | **Chat** | starts a conversation with this file as an `@` mention | | **Delete** | with confirmation; the only item at the bottom | Two things worth knowing: - **Translate is offered on every file**, whatever the format. The menu does not filter on it. You only get a real translation for the formats in the table on [Translate](/en/translate). For `.md`, `.json` and `.xml` you get the translated text back as a `.txt`. Pick, for example, audio, an image, a `.doc` or a `.ppt`, and you get an unusable `.txt` file or the translation fails. - Not every surface offers every action. An action whose address cannot be resolved is left out, deliberately, so you never click a dead menu item. ## Search, sort, columns and export Document tables support: - search and filtering, - sorting, - toggling visible columns through **Columns**, - exporting the list through **Export**: **Download CSV** or **Download Excel (.xlsx)**, with the metadata and status of each document. Your column choices are remembered locally in your browser. ## Important caveats - Not every supported upload format has a view of its own; for many formats the preview screen shows the extracted text. - The hover preview and the preview screen are two different things; see above. - **Translate** only supports part of the upload formats; see [Translate](/en/translate). - The extension decides whether an upload is accepted, not the content and not the MIME type. - ZIP uploads can take longer because extraction happens before the inner files are processed. - Unsupported files inside a ZIP are not partially converted; they are skipped. - Your organization can disable uploading. Existing files then stay available: opening, downloading, translating and deleting keep working. See [Restrict uploads](/en/getting-started#restrict-uploads). - Review statuses belong to a dossier's document table, not to your personal files. More: [Projects](/en/projects), [Chat](/en/chat), [Drafts](/en/concepten), [Translate](/en/translate) and [Settings](/en/settings). --- # Quick start (Prudai Platform) URL: https://docs.prudai.com/en/getting-started/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/getting-started.md > The shortest route to your first good experience: pick your persona, sign in via SSO, walk through the specialization stepper, create a dossier, and know what your organization can switch off. This is the shortest route to a good first experience in the Prudai web app. ## 0) Pick your persona on purpose | If you mainly want to... | Pick | | --- | --- | | do broad legal research, run workflows, or work with partner-office flows | **LEO** | | do tax advisory work, including tax workflows | **LEO Fiscaal** | | work from healthcare guidelines, internal knowledge, and case files | **ZIA** | | work on Omgevingswet, IPLO, and official publications | **VERA** | | work on public decision-making and council information | **BEVER** | | work on risk management, information security, and ISMS | **IRMA** | You only see the personas your organization has access to. What sets each one apart is described in [The personas](/en/personas). LEO and LEO Fiscaal are two separate personas. Which of the two you see depends on what your organization has. If you have both, you choose yourself, through **Choose your persona** or later through **Switch persona**. There is no separate question up front about whether you work on legal or tax matters. If you use the IRMA app for your registers, also start at [IRMA: getting started](/en/irma). ## 1) Sign in and confirm your persona 1. Open the web app at `https://app.prudai.com`. 2. Sign in via SSO. 3. If you have access to more than one persona, **Choose your persona** appears. To switch later, use the user menu (**Switch persona**) or **Settings → Persona**. On the chat start screen (outside a dossier, before you open a conversation), the top bar shows the full name of your persona, for example "Lex Explanata Oraculo (LEO)" or "Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal)". That is the surest way to tell which persona you are in. Once you open a conversation, a dossier, or another page, the top bar shows its title instead. The sidebar shows a short name: "LEO Fiscaal" in LEO Fiscaal, and usually "LEO Legal" in LEO. If you earlier picked tax in LEO's specialization questions, the sidebar in LEO also says "LEO Fiscaal"; check the top bar on the chat start screen in that case. If your organization has set its own name for the product, you see that instead. More: [Sign-in & persona selection](/en/authentication) and [Settings](/en/settings). ## 2) Walk through the specialization stepper once The first time you reach the chat, the specialization stepper appears. It tunes your persona to your work. It has three steps: 1. **Role.** In LEO and LEO Fiscaal: *"What kind of legal professional are you?"*. In ZIA: *"What kind of healthcare professional are you?"*. In VERA: *"What kind of construction professional are you?"*. In BEVER: *"What is your role in public decision-making?"*. In IRMA: *"What is your role?"*. You pick exactly one. - LEO Fiscaal has its own roles: **Tax adviser**, **Accountant**, **Tax manager (in-house)**, **Payroll adviser**, and **Entrepreneur / owner-director**. 2. **Practice areas or fields.** In LEO and LEO Fiscaal this step reads *"Which legal practice areas do you cover?"*. In ZIA: *"Which fields do you work in?"*. In VERA: *"Which construction areas do you work in?"*. In BEVER: *"Which policy areas do you work in?"*. In IRMA: *"Which sector and ISMS phase do you work in?"*. - LEO Fiscaal shows its own tax structure here, with branches such as **Tax returns & compliance**, **Tax procedure & disputes**, and **VAT & indirect taxes**. - Some personas add an extra choice in this step: - **LEO**: industries, but only if you picked **In-house counsel** in step 1; - **ZIA**: a profile choice, but only for doctors and allied health professionals (art. 34); - **BEVER**: layer of government, always; - **IRMA**: ISMS phase, always; - **LEO Fiscaal** and **VERA**: no extra choice. 3. **Summary.** *"Ready to start?"* shows what you picked and how many sources and documents that yields. Nothing to fill in here; you confirm with **Done — begin**. ![The first step of the specialization stepper in LEO Fiscaal, asking Wat is je rol? (What is your role?) and showing the five tax roles](/assets/screenshots/leo/stepper_rollen.png) If you skip the stepper, the chat asks again in a later session for as long as you have not picked a role and specialization. Your profile shapes answers, suggested sources, and research suggestions. You adjust it later on the **Knowledge** page, on the **Specialization** tab, not in Settings. If you picked a role in LEO Fiscaal earlier that is not in the list above, choose your role again there. See [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required). ## 3) Create a dossier or project 1. In the sidebar, click **Dossiers** (LEO and LEO Fiscaal) or **Projects** (ZIA, VERA, BEVER, and IRMA). 2. Click **New dossier**. The button has this name in every persona. 3. Enter a clear name such as `Client - Matter - Year`, and confirm with **New Dossier** (in ZIA, VERA, BEVER, and IRMA: **New Project**). 4. Open it immediately. Why this is the default route: - the documents in the dossier become the main chat context; - tasks, timeline, and collaboration all attach to the dossier; - sharing with colleagues happens at dossier level. More: [Projects](/en/projects). ## 4) Upload the core files first The same upload rules apply to: - **Files** (personal), - documents in a dossier or project, - **chat attachments**. Supported examples: - documents such as `.pdf`, `.docx`, `.xlsx` - presentations such as `.pptx` and `.ppt` - audio such as `.mp3`, `.m4a`, `.wav` - images, email files, CAD, and `.zip` Important: - wait until files show **Processed**; - chat will block sending while new attachments are still processing; - ZIP files are unpacked first; the supported content is processed after that. More: [Files](/en/files). ## 5) Enable only the right knowledge Go to **Knowledge**. The page has three tabs: - **Sources**: the sources the assistant consults. Your organization's knowledge bases are listed here too. Turn on only what fits the task. - **Tools**: extra capabilities of the assistant itself, such as memory, the task board, and the calculator. - **Specialization**: your profile from the stepper. Rule of thumb: - **LEO**: the broadest legal source set, plus workflows and research jobs. - **LEO Fiscaal**: core tax sources that LEO does not have, such as the Dutch Tax Authority Knowledge Groups, tax knowledge bases, and DG TAXUD, plus legal sources where they touch on tax. Workflows and research jobs work here too, with their own tax templates; see [Workflows and research jobs](/en/research) (sign-in required). - **VERA**: Omgevingswet, IPLO, official publications, RvA, and BIM (IFC/DWG). - **ZIA**: internal documents, guidelines, tasks, calculator, and Word review. A Nedap ONS connection is available on request. - **BEVER**: council information, decentralised regulation, audit offices, the national budget. - **IRMA**: standards frameworks, regulators, and sector sources. More: [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required). ## What your organization can switch off Not every feature described in this documentation is necessarily visible to you. On top of the subscription, Prudai can deliberately switch features off **per persona** at your organization's request. That is a setting, not a fault. If you cannot find something that is described here, this is usually the explanation. Three switches are directly noticeable as a user. ### Restrict uploads When this is on, you can **no longer add new documents** in that persona. Specifically blocked: - adding files (single and as ZIP), also as chat attachments and in your personal knowledge base; - uploading documents in a dossier or project; - saving an Outlook conversation as a document; - saving an answer as a Word document (DOCX) in a dossier; - keeping a draft with **Save to dossier**, or opening a Word file with **Edit in document view**; - attaching a **new** SharePoint source to a dossier or project, also when you ask LEO or LEO Fiscaal in the chat to fetch documents from SharePoint. One exception: the **owner** of your organization may still add documents to an **organization knowledge base** and attach a SharePoint source to it. That also works straight away when creating the knowledge base, with **Import from SharePoint** and **Create and import**. For dossiers, the personal knowledge base, chat, Outlook saving, exports, and drafts, the restriction applies to the owner too. What stays: - every document that is already there, including editing its metadata; - running SharePoint syncs for links that were already set up. The upload buttons disappear from the interface, and the server refuses the action even if a stale tab still tries. ### Restrict sharing When this is on, **Share** disappears from the interface and the server rejects new share actions. Existing shares simply stay: nothing is revoked. Only new shared access becomes impossible. ### Fix the thinking depth When this is on, the thinking-depth choice (**Quick**, **Standard**, **Thorough**, **Ultra**) disappears from the chat **entirely**. Not greyed out, but gone: a control that offers a single value is not a choice. Every message then runs on that persona's fixed default. ### How this differs per persona These three switches are set **per persona**. Your organization can block uploads in ZIA while allowing them in LEO, or the other way round. They are available for LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, and BEVER, and also for MAIA (on request); not for IRMA. As an owner, you can see what is switched on for your organization in the Account Dashboard under **Capabilities**. Changes go through Prudai support. Rule of thumb: **if you hit a restriction you did not expect, it is a deliberate setting by your organization and not a malfunction.** Ask your organization's owner what is enabled for your persona. ## 6) Work in chat with explicit context Prefer: - `@` to mention documents, - `#` to mention tasks in a dossier chat, - clear instructions about goal, audience, and format. Examples: - "Summarize this matter in 10 bullets with risks and next steps." - "Find the relevant regulations and cite the articles." - "Use only @contract.docx and @briefing.pdf." More: [Chat](/en/chat). ## 7) Finish the output Common end steps: - export an answer to **Word** or **PDF**; - write a piece together with the assistant in a document beside the chat (not in ZIA); see [Drafts](/en/concepten); - show figures as a chart or in a worksheet with Excel export; see [Charts, worksheet and maps](/en/grafieken-en-werkblad); - translate an existing document through **Translate**; - save a Word export into your dossier's files; - work through your notifications in **Notifications** if you use partner or collaboration flows. More: [Export](/en/exports), [Translate](/en/translate), and [Notifications](/en/notifications). --- # Charts, worksheet and maps URL: https://docs.prudai.com/en/grafieken-en-werkblad/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/grafieken-en-werkblad.md > How the assistant shows figures as a chart with a trend line and uncertainty band, as an editable worksheet beside the chat with Excel export, or on a map of the Netherlands. The assistant can show figures in the conversation as a **chart**, as a **worksheet** or on a **map**. You do not need to switch anything on. It works in every persona: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER and IRMA, and also in MAIA (on request). Diagrams of structures, such as an ownership structure, a decision tree or a timeline, fall under **Graph examples** in [Knowledge](/en/knowledge) (login required). This page is about charts of figures. ## When the assistant makes a chart, worksheet or map Usually you ask for one yourself. Sometimes the assistant chooses one on its own, when a series of figures reads better as a picture or a table. | You want to… | You get | | --- | --- | | see a development over time, a comparison, a distribution or a relationship | a **chart** | | have the individual figures, totals and averages, check them or export them | a **worksheet** | | see where something is, or a figure per district or neighbourhood | a **map** | A worksheet can also carry a chart of the same figures. Just ask for both. Example requests: - "Put the legal costs per year from this overview in a bar chart." - "Make a worksheet of the items in this budget, with totals and averages." - "Show the population over the last ten years with a trend line, and extend the trend three years ahead." - "Show the addresses from this dossier on the map." The assistant follows fixed rules here: - **Only figures from a source or a calculation.** Every value comes from a source, a document, an earlier result in the conversation (such as a search result) or a calculation. No source, no chart. Under a chart or map there should be **Source:** with the reference date. For a worksheet, the source sits in the status bar of the panel. If that line is missing, ask where the figures come from. - **Calculated, not estimated.** Statistics, trend lines and projections are calculated exactly. In its answer the assistant quotes the same figures you see in the chart or worksheet. - **Two or three numbers are not a chart.** The assistant simply mentions them in the sentence. - **In the conversation, not in a document.** When you work in a document beside the chat (see [Drafts](/en/concepten)), a table goes into the text instead. The chart stays a block in the conversation. ## Charts The chart appears as a block in the conversation. At the top it says **Workspace** with the title. **Full screen** enlarges it, **Close full screen** takes you back. Under the chart you see the source line (**Source:**) and sometimes one sentence to help you read it. Hover over the chart to see the values. These types are available: - bar chart, vertical or horizontal (horizontal for long labels, such as budget item names); - line and area chart, for a development over time; - pie and donut chart, for the distribution of a whole; - scatter chart, for the relationship between two quantities. Bars and areas can be stacked when the parts add up to a whole. A chart holds at most 12 series. A pie with more than six slices becomes unreadable, so the assistant groups the rest under "other". Want the same figures in another form? Ask in your next message, for example "make it a line chart". ### Trend line When you ask about a trend or a relationship, the chart draws a dashed **Trend line**. This works on a vertical bar chart, a line chart, an area chart and a scatter chart. It does not work on a horizontal bar chart or on pie and donut charts. Under the chart you then see, for example: > **Trend line** slope 1,150 per unit on the x-axis · R² 0.93 · n = 10 How to read it: - **slope**: how much the line rises or falls per step. When the labels are numbers, such as years, that is **per unit on the x-axis** (so per year). When they are words, such as months or quarters, it says **per step**. - **R²**: how well the line fits the points. Close to 1 is a strong relationship, below about 0.5 a weak one. - **n**: the number of points the line rests on. With fewer than five points a trend line is an indication at most. ## Projection with an uncertainty band When you ask for a look ahead, for example "extend the trend three years ahead", the trend line continues as a dashed line past the latest measurement. Around it lies a band **Uncertainty (95%)**. The band starts at the latest measurement and widens the further ahead you look. Under the chart the projection is listed per projected point, so you can read it without hovering: > Projection 2029: 52,400 — 95% interval 50,900 to 53,900 ![Line chart of the population of the Netherlands in the chat, with a dashed trend line, an Uncertainty (95%) band up to 2029 and the projections listed under the chart](/assets/screenshots/leo/grafiek_trend_onzekerheid.png) Hover over a projected point to see the trend line value marked "(projection)" and the limits of the band. With fewer than three points no band can be calculated. The dashed line then continues without a band, and under the chart each projected point shows only the projection, without an interval: > Projection 2029: 52,400 (too few points for an uncertainty band) Good to know: - The assistant should quote a projection together with its range. If it only gives one number, look under the chart for the interval. - A projection extends a straight line, nothing more. It does not account for policy, a break in the trend or other causes. - Want to see your own scenario, a budget or a target path next to the actual figures? Ask for a worksheet with a chart. A trend chart only shows the extended trend. Your own figures go into the worksheet as a separate column, with a chart alongside. ## Worksheet ### In the conversation: the Worksheet block When the assistant puts figures in a worksheet, the worksheet opens beside the chat by itself. The conversation shows a compact **Worksheet** block with the title and the size, for example "12 rows · 3 columns". While the worksheet is open, the label at the top of the block changes to **Open in the worksheet** (it is on screen now) and the button becomes **Close worksheet**. Did you close the panel, do you want to see a worksheet from earlier in the conversation, or are you coming back to the conversation later? Then click **Open in worksheet** on the block. ### The workbook beside the chat The panel beside the conversation shows the workbook. Each conversation has one workbook, and every worksheet from that conversation is a tab in it, including worksheets from earlier in the conversation. The tab of the worksheet you open comes to the front. ![The workbook beside the chat, with the chart, Excel, focus and close buttons at the top right, the statistics under the data, two tabs and the status bar at the bottom](/assets/screenshots/leo/werkblad_paneel.png) The workbook is a real spreadsheet. You can: - edit or add cells and formulas; - sort, filter and search; - change number formats and styling. When the app is set to English, numbers use English notation (1,234.56). A worksheet the assistant makes holds at most 300 rows and 20 columns. You can add rows and columns yourself. A workbook holds at most 50 tabs. **Statistics under the data.** Under the data, each column of numbers gets a count, sum, mean, median, minimum, maximum and standard deviation. A worksheet the assistant makes carries Dutch labels: **Aantal** (count), **Som** (sum), **Gemiddelde** (mean), **Mediaan** (median), **Minimum**, **Maximum** and **Standaardafwijking** (standard deviation). A tab that the panel builds itself while the app is set to English carries English labels: **Count**, **Sum**, **Mean**, **Median**, **Minimum**, **Maximum** and **Standard deviation**. That happens with a worksheet from an older conversation, or with a deleted tab you bring back. The values are formulas: change a cell and they recalculate. Empty cells, "-" and "n.v.t." (not applicable) do not count. **Regression.** When you ask for the relationship between two columns, or for a projection based on a column, the table also gets **Helling** (slope), **Snijpunt** (intercept), **R²** and, per requested point, **Prognose bij …** (forecast at …). In a tab the panel builds in English, these read **Slope**, **Intercept**, **R²** and **Forecast at …**. These are formulas too. The uncertainty band is not in the worksheet. To see it, ask for a chart: it appears in the conversation. **Saving.** The workbook saves itself shortly after you stop typing. At the bottom a status bar shows the number of tabs, the save state (**Saved**, **Not saved**, **Saving…** or **Save failed**) and, if the assistant named a source, the source line (**Source:**). Did the assistant write to the workbook in the meantime, or did you change it in another window? Then the latest version wins. You get a notice that your last change was not saved. Nothing is ever overwritten silently. When you delete a tab, it does not come back by itself. If you later click **Open in worksheet** on that block again, the tab does come back. ### Working in the workbook together with the assistant The assistant can read the workbook and write to it. Just refer to it, for example: - "I changed the figures in the worksheet. What is the total now?" - "Add a column to tab 2 with the growth compared to last year." - "Make a new tab with a summary per quarter." The assistant first reads the workbook as it is now, because your cells may differ from what it put there earlier. Then it writes cells, formulas or a new tab back. You see those changes in the panel as soon as its answer is finished. ### Buttons in the panel The top right of the panel holds mostly icons. For most of them, hover to see the name. - The chart icon (**Show chart**) shows the chart of this tab, drawn from the cells as they are now. So your edits show up. The icon only appears when the worksheet has a chart. Click it again (**Back to the sheet**) to go back. - **Excel** (**Export to Excel (.xlsx)**) downloads the whole workbook. On a narrow screen you only see the download icon. See [Exporting to Excel](#exporting-to-excel) below. - The icon with arrows pointing outwards (**Focus: collapse the chat**) gives the worksheet the full width. Click it again (**Leave focus**) to bring the chat back. - The cross (**Close worksheet**) folds the panel away. The workbook stays saved with the conversation. Drag the edge of the panel to make it wider or narrower. On your phone the worksheet opens full screen. The arrow at the top left (**Back to the chat**) takes you back. There is one slot beside the chat. When you open the worksheet, an open document or the **History** or **Attachments** drawer folds away, and the other way round. ### Exporting to Excel **Excel** downloads the whole workbook as `Workbook.xlsx`. It contains: - all tabs; - your formulas, with their last calculated result; - number formats, bold text, fill colours and column widths; - a frozen header row. The chart of a worksheet does not go to Excel. You only see it in the panel, via **Show chart**. A separate chart in the conversation simply stays in the chat. The print footer of each tab holds the source (if there is one) and the confidentiality marking with the export moment, your name and the line stating that the values were (partly) generated with AI. A table in a regular answer has its own download button. See [Export](/en/exports). ## Maps The map appears as a block in the conversation, just like a chart: **Workspace** with the title, **Full screen** and the source line (**Source:**) under the map. The base map is the official Dutch base map (Kadaster / PDOK). Area boundaries come from CBS (Statistics Netherlands) and the Kadaster. On the map the assistant can show: - **points** for addresses or places, for example locations from a dossier (at most 50); - **the outline of a municipality**; - **districts or neighbourhoods** of a municipality, optionally coloured by a figure per area. A legend in the bottom left then shows the unit or **Value**, from low to high. ![Map in the chat with the districts of a municipality coloured by population, a low-to-high legend in the bottom left and the source line underneath](/assets/screenshots/leo/kaart_wijken.png) How to use the map: - Hover over a point to see its name. Click the point to see its description. - Hover over an area to see its name and, if it has one, its figure. - Zoom with the + and − buttons. Zooming with the scroll wheel works in **Full screen**. Good to know: - **The Netherlands only.** The map cannot show areas outside the Netherlands. - **No guessed points.** When the assistant cannot find an address, it says so. It does not place the point somewhere nearby. - **Names become official areas.** District and neighbourhood names are converted to the official CBS areas. The assistant does not invent an area that does not exist. - If you see **Area boundaries could not be loaded.**, the map could not fetch the boundaries. The base map and the points stay visible. ## In the sources bar While the assistant works, the sources bar above the answer shows which step it takes (see [Seeing what the assistant does](/en/chat#seeing-what-the-assistant-does)). For charts, worksheets and maps you see these lines: | Line | What happens | | --- | --- | | **Draw a chart: …** | The assistant draws a chart. The line names the title and the size, such as the number of series and points and whether a trend line is included. | | **Put figures in a worksheet: …** | The assistant makes a worksheet and a new tab in the workbook. The line names the number of rows and columns, and whether a regression is included. | | **Open the workbook: …** | The assistant reads the workbook of this conversation, or writes cells or formulas to it. | | **Show on the map: …** | The assistant puts points or areas on the map. The line says how many. | ## Tips - **Name the source and the period.** "From the annual accounts, 2019 through 2024" gives a better chart than "put it in a chart". - **Check the source line.** Under a chart or map, and in the status bar of the worksheet, you should see where the figures come from. If there is no source, ask for it. - **Older conversation?** If the assistant says in an older conversation that it cannot draw a chart, start a new conversation. An older conversation may still run on an earlier set of tools. --- # Access & requirements URL: https://docs.prudai.com/en/installation/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/installation.md > What you need to start with Prudai: browser requirements, access via SSO, the three Office add-ins for Word, Outlook, and Excel, and the separate IRMA and ORDO apps. For most users there is nothing to install: Prudai is a web app. "Installation" here mainly means **getting access**, plus an optional Office add-in. ## Web app - Address: [app.prudai.com](https://app.prudai.com), or the address Prudai gave you. - Browser: a modern browser. Chrome or Edge is recommended; Safari and Firefox work, depending on your organization's SSO settings. - Cookies: the app stores your persona choice in a cookie. If that choice cannot be saved, you see a message. Then allow third-party cookies (or try a different browser) and reload the page. ## How you get access 1. Your administrator invites you from the [Account Dashboard](/en/dashboards). That is also where your role is set, for example **Member** or **Owner**. 2. You sign in via **SSO (Keycloak)**, using Microsoft/Entra ID, another identity provider of your organization, or email and password. 3. On first sign-in you pick your persona (if you have more than one) and walk through the specialization stepper. Started a trial yourself through one of the product sites? Then first activation runs through the checkout and an email that lets you set your password. Use a business email address for this. See [Activating a trial account](/en/authentication#activating-a-trial-account). Full details: [Sign-in & persona selection](/en/authentication) and [Quick start](/en/getting-started). ## Separate apps: IRMA and ORDO If your organization has the IRMA app or ORDO, you open them in the browser with the same account as the web app. There is nothing to install here either. Both apps are in Dutch. - **IRMA app** (risk management and ISMS): [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). See [IRMA](/en/irma). - **ORDO** (practice management for law firms, on request): [app.prudai.com/ordo](https://app.prudai.com/ordo). See [ORDO](/en/ordo) (sign-in required). ## Office add-ins There are **three** add-ins. They share the same sign-in shell: because a task pane runs inside an iframe and many SSO providers block that, they sign in through an Office dialog. | Add-in | Name in Office | What it is for | | --- | --- | --- | | **Word** | Prudai For Word | working directly in your document and applying text suggestions | | **Outlook** | Prudai voor Outlook | summarising emails and drafting grounded reply drafts in your inbox | | **Excel** | Prudai voor Excel | querying your case file in Excel and using deterministic calculation functions | Two things to know: - The Outlook add-in is **not LEO-only**. It can be enabled for LEO, LEO Fiscaal, VERA, ZIA, and BEVER. Not for IRMA and MAIA. - Whether an add-in is available to you is your organization's call. Ask your administrator if you cannot see it. Further reading: - [Prudai For Word](/en/word-addin) - [Prudai for Excel](/en/excel-addin) - [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin), with [deployment for administrators](/en/outlook-addin-admin) and [getting started for users](/en/outlook-addin-users) ## SharePoint (optional) Importing and syncing documents from SharePoint works once your admin has set up the integration. - For end users: [SharePoint](/en/sharepoint). - For IT admins: [SSO (Microsoft) + SharePoint setup](/en/admin-sso-sharepoint). ## Account & knowledge management - As an owner you manage members and roles at [account.prudai.com](https://account.prudai.com). That is also where you see your organization's subscription. - As an owner you create and fill organization knowledge bases in the web app on [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required). The RAG Dashboard ([rag.prudai.com](https://rag.prudai.com)) is the technical admin screen, mainly used by Prudai. - Overview: [Account & RAG dashboards](/en/dashboards). Note: the shortcuts to both dashboards in the user menu are only visible to Prudai's admins. As an owner, go straight to [account.prudai.com](https://account.prudai.com). --- # IRMA: getting started URL: https://docs.prudai.com/en/irma/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma.md > How to get started with the IRMA app for risk management and ISMS at app.prudai.com/irma: access, the guided tour, a demo environment, the menu, working with registers, languages and the IRMA assistant in chat. This page is for everyone who works in the IRMA app: risk managers, CISOs, data protection officers, compliance officers, auditors and risk owners. It explains how to get in, how to find your way, and how to use the app and the IRMA assistant together. If you are an administrator, also read [IRMA: administration](/en/irma-beheer). The IRMA app is in Dutch. This page quotes its labels in Dutch, with an English gloss in parentheses. ## The app and the assistant IRMA consists of two parts that belong together: - **The IRMA app** at [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). This is where you record your ISMS in registers: risks, controls, standards frameworks, documents, audits and more. - **The IRMA assistant** in chat. This is the IRMA persona in the Prudai web app. You ask questions, have documents drafted and let the assistant read along in your registers. See [The personas](/en/personas). You sign in to both with the same Prudai account. When you chat with IRMA, the **IRMA** item in the sidebar opens the app. In the app, **Nieuwe chat** (New chat) at the top of the menu opens a conversation with the IRMA assistant. In a few places you can choose English; see [Languages](#languages). ## Access 1. Go to [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). 2. Sign in with your Prudai account. See [Sign-in & persona selection](/en/authentication). Your organization must have IRMA. If access does not work, you see a single screen instead of the app, with one of these headings: - **Geen toegang tot IRMA** (No access to IRMA): your organization has no active IRMA subscription. - **Toegang tot IRMA is geblokkeerd** (Access to IRMA is blocked): access is temporarily blocked, the subscription has expired, or IRMA cannot determine your organization's access right now. The text under the heading tells you which of the three it is. If access is blocked or the subscription has expired, your data is kept. - **IRMA is nu niet bereikbaar** (IRMA cannot be reached right now): IRMA's access check is temporarily unavailable. Try again in a few minutes. The message applies to the whole organization, not just your account. Choose **Opnieuw proberen** (Try again) or **Uitloggen** (Sign out). If the screen stays, contact your administrator or support@prudai.com. See also [Troubleshooting & support](/en/support). **What you can do depends on your role.** Every user needs a role in IRMA, such as Risicomanager (Risk manager), CISO or Risico-eigenaar (Risk owner). Without a role you can read but not change anything. Ask your administrator for a role. See [Roles and rights](/en/irma-beheer#roles-and-rights). ## First steps ### The guided tour The **Rondleiding** (Guided tour) shows the main parts in seven steps: **Welkom in IRMA** (Welcome to IRMA), **Risico's** (Risks), **Beheersmaatregelen** (Controls), **Normenkaders en SoA** (Standards frameworks and SoA), **Documenten** (Documents), **Werken met de assistent** (Working with the assistant) and **Eerst oefenen met demodata** (Practise with demo data first). In the last step, **Naar de demo-omgeving** (To the demo environment) takes you to an environment with sample data. - The tour starts by itself the first time you reach **Overzicht** (Overview), but only in a new organization, in an organization you created yourself, or in an environment you create with **Nieuwe omgeving** (New environment). In an existing organization that Prudai set up for you earlier, you start it yourself. - You can always start it again from the account menu at the top right → **Rondleiding** (Guided tour). - When you chat with IRMA, **Redo onboarding tour** in the user menu opens the app and starts the tour there. See [Guided tour in IRMA](/en/onboarding#guided-tour-in-irma). - Move through it with **Vorige** (Previous) and **Volgende** (Next), and end with **Afronden** (Finish). You can stop at any time with **Rondleiding overslaan** (Skip the tour) or Escape. ### Practise first in a demo environment Want to look around in a filled-in environment before you enter your own data? Create an extra environment. Every user can do this. 1. At the top right, click **Omgevingen** (Environments). 2. Choose **Nieuwe omgeving** (New environment). 3. Choose how to fill the environment: - **Demo ISO 27001**: a complete sample organization on ISO 27001, with risks, controls, documents, tasks and reports. The dates are around today. - **Zelf invullen** (Fill in yourself): an empty environment in your organization's name, with the standards libraries already loaded. 4. Optionally enter a name under **Naam (optioneel)** (Name (optional)). If you leave it empty, IRMA derives the name from your organization. 5. Click **Omgeving aanmaken** (Create environment). Filling it takes a moment; do not close the window. ![The New environment window with the options Fill in yourself and Demo ISO 27001, with Demo ISO 27001 selected](/assets/screenshots/irma/irma-nieuwe-omgeving.png) How extra environments work: - When you work in an extra environment, a grey bar at the top says **Je werkt in de omgeving …** (You are working in the environment …). The button at the top right then shows that environment's name. Click it to go back; your own environment is marked in the list as **Je eigen omgeving** (Your own environment). - An extra environment is separate from your organization's environment. What you do there does not end up in your real registers. - Only you have access to an environment you create, and you are its **Beheerder** (Administrator). - You can create up to 10 environments of your own. If you need more, contact support. In an empty IRMA chat, the starter card **Explore the demo environment** opens your demo environment. If you do not have one yet, the **Nieuwe omgeving** (New environment) window opens with **Demo ISO 27001** already selected. ### Setting up your ISMS In a new organization, IRMA asks an administrator the set-up question **Richt je ISMS in** (Set up your ISMS) once: 1. Under **Op wat voor soort model wil jij je ISMS inrichten?** (What kind of model do you want to base your ISMS on?), describe your organization, for example "care institution", "SaaS company" or "municipality". 2. Under **Aanbevolen startpunt** (Recommended starting point), IRMA immediately shows the **Aanbevolen registers** (Recommended registers) and **Aanbevolen normenkaders** (Recommended standards frameworks) that fit. 3. Click **Inrichten en doorgaan** (Set up and continue). IRMA takes you to the registers. Under **Standaard registers** (Standard registers), use **Toevoegen** (Add) to add the registers you want to use. **Later** closes the question without choosing. You can change the model later via the account menu → **Instellingen** (Settings) → **ISMS-model** (ISMS model). The recommendations follow automatically. ### The ISMS phase IRMA has two phases: **Opzetten** (Set up: you are building the ISMS) and **Onderhoud** (Maintenance: you keep it running). The phase determines which items the menu shows under **ISMS** and **Documenten** (Documents): - In **Opzetten** (Set up), items that only belong to a running ISMS are hidden: **Certificering** (Certification), **Directiebeoordeling** (Management review), **Bewustwording** (Awareness), **Jaarplanning** (Annual planning), **Publicatieoverzicht** (Publication overview) and **Bewijs** (Evidence). - In **Onderhoud** (Maintenance), **Classificaties** (Classifications) is hidden. The phase applies to the whole organization. An administrator changes it via **Instellingen** (Settings) → **Weergave** (Display) → **ISMS-fase** (ISMS phase). Without administrator rights you do not see this option. ## The menu The menu is on the left. At the top is **Nieuwe chat** (New chat). Below it are **Overzicht** (Overview), **Impact en beheersing** (Impact and control) and **Mijn taken** (My tasks), followed by the main items. Click a main item to expand it. ![The IRMA app in a demo environment: the menu on the left with Risk management expanded, the Overview on the right](/assets/screenshots/irma/irma-overzicht-menu.png) | Main item | Items | Read more | | --- | --- | --- | | **Doelen** (Objectives) | **Doelstellingen & meetprogramma** (Objectives & measurement programme), **Context** | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#objectives-and-context) | | **Risicomanagement** (Risk management) | **Risico's** (Risks), **Beheersmaatregelen** (Controls), **Analyse & heatmap** (Analysis & heatmap), **Risicomatrix** (Risk matrix), **Monte Carlo / VaR**, **Rapporten** (Reports), **Assessment-uitvraag** (Assessment survey) | [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement); controls on [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#controls) | | **Processen** (Processes) | **Processen** (Processes), with the process editor | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#processes-and-the-process-editor) | | **Normenkaders** (Standards frameworks) | **Normenkaders**, each standard with its statement of applicability (SoA) | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#standards-frameworks) | | **ISMS** | **Beleid** (Policy), **Certificering** (Certification), **Directiebeoordeling** (Management review), **Competentie** (Competence), **Bewustwording** (Awareness) | **Beleid** (Policy) on [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#policy-documents) | | **Privacy** | **Verwerkingsregister** (Record of processing), **Datalekken** (Data breaches), **Privacyverzoeken** (Privacy requests), **Algoritmeregister** (Algorithm register), **DPIA** | | | **Registers** | **Leveranciers** (Suppliers), **Subverwerkers** (Sub-processors), **Verplichtingen** (Obligations), **Contracten** (Contracts), **Assets**, **Informatiesystemen** (Information systems), **Incidenten** (Incidents), **Afwijkingen** (Nonconformities), **Verbeteringen** (Improvements), **Personenregister** (People register), **Projecten** (Projects), **Informatiebeheer** (Records management), **Belanghebbenden** (Interested parties), **Organisatiedoelen** (Organizational objectives) | [Working with registers](#working-with-registers) | | **Interne controle** (Internal control) | **Controlejaren** (Control years), **Controleplannen** (Control plans), **Deelwaarnemingen** (Partial observations), **VIC-bevindingen** (Internal control findings) | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#internal-control) | | **Audit** | **Audits**, with the internal audit by IRMA | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#audits-and-capa) | | **Documenten** (Documents) | **Alle documenten** (All documents), **Bewijs** (Evidence), **Documentinventaris** (Document inventory), **Jaarplanning** (Annual planning), **Classificaties** (Classifications), **Publicatieoverzicht** (Publication overview), **Documentbeheer** (Document control) | [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit#documents-and-evidence) | | **Beheer** (Administration) | administrators only, at the bottom of the menu | [IRMA: administration](/en/irma-beheer) | **Quick search.** With **Snel zoeken** (Quick search) at the top right, or ⌘K (Ctrl+K on Windows), you search for pages and for items such as risks, controls, documents and suppliers. **Account menu.** At the top right is a circle with your initials. Click it for **Instellingen** (Settings), **Rondleiding** (Guided tour) and **Afmelden** (Sign out). ### Why you do not see everything Not everyone sees the same menu. This depends on: - **Your organization's sections.** Which main items your organization has is agreed with Prudai. **Overzicht** (Overview), **Documenten** (Documents) and **Beheer** (Administration) are always part of the app. - **Your role.** Which main items you see by default also follows from your role. **Beheerder** (Administrator) and **Bestuurder** (Board member) see all of your organization's main items. You only see **Beheer** (Administration) with administrator rights. - **The ISMS phase.** See [The ISMS phase](#the-isms-phase). - **Your view lens.** See below. ### Your own view Under **Instellingen** (Settings) → **Weergave** (Display) you set for yourself: - **Weergavelens** (View lens): **Alles** (Everything), **Risicomanager** (Risk manager), **Risico-eigenaar** (Risk owner), **CISO** or **Kwaliteitsmanager** (Quality manager). A lens shows only the menu items for that kind of work. Your rights do not change. If a lens other than **Alles** (Everything) is on, a small label with the lens name appears at the bottom of the menu. Click it to change the lens. - **Thema** (Theme): **Licht** (Light), **Donker** (Dark) or **Systeem** (System). ## Overview and My tasks **Overzicht** (Overview) is your start page: "Hoe staan we ervoor, en wat moet ik vandaag doen?" (Where do we stand, and what do I need to do today?). Among other things you see **Wat vraagt mijn aandacht** (What needs my attention), **Audit-gereedheid** (Audit readiness), **Conformiteit per normenkader** (Conformity per framework), **Risicobeeld (bruto)** (Risk picture, gross), **Top-5 risico's** (Top 5 risks), **Aandachtspunten** (Points for attention) and **ISMS-gezondheid** (ISMS health), the input for the management review. **Impact en beheersing** (Impact and control) is a second dashboard. For each information system it sets the importance for your business objectives against the degree of control. See [The business impact and control dashboard](/en/irma-risicomanagement#the-business-impact-and-control-dashboard). **Mijn taken** (My tasks) is your organization's action list: actions from risk treatment, controls and reviews. - At the top you see counts, such as **Openstaand** (Outstanding) and **Te laat** (Overdue). - On the **Takenbord** (Task board), each task is a card in the column of its status. Drag a card to another column, or move it with Alt+left arrow or Alt+right arrow. - Click a card to open the task. - The columns follow the task statuses your administrator sets up. ## Working with registers All registers in IRMA work the same way. ![The Bewijsstukken (Evidence) register in IRMA with a row menu open: Openen (Open), Bewerken (Edit) and Verwijderen (Delete), and the Exporteren (Export) button at the top right](/assets/screenshots/irma/irma-register-rijmenu.png) - **Opening an item.** Click a row. A menu opens at that spot with **Openen** (Open) and the other actions for that row, such as **Bewerken** (Edit) and **Verwijderen** (Delete). Escape closes the menu. - **Details.** An item opens in a window in the middle of the screen. Close it with Escape or by clicking outside the window. - **Pick lists.** Every pick list is searchable. You first see five options. **Meer** (More) shows up to fifteen; type in the search field to search further. - **Choosing an owner.** In **Assets**, **Informatiesystemen** (Information systems), **Context**, **Competentie** (Competence), **Bewustwording** (Awareness) and **Doelstellingen & meetprogramma** (Objectives & measurement programme), among others, you pick the owner from a list. If you want no owner, choose **Geen eigenaar** (No owner). - **Statuses.** Each status has its own icon with its own shape, so you can read the status without relying on colour. - **Export.** Click **Exporteren** (Export) and choose **Excel (.xlsx)** or **CSV (.csv)**. - **Import.** Already have a list, for example in Excel? Bring it into IRMA with **Importeren** (Import). See [Importing risks from Excel or CSV](/en/irma-risicomanagement#importing-risks-from-excel-or-csv). - **Deleting.** IRMA asks for confirmation first. You cannot undo a deletion. If you do not have the rights, IRMA tells you. If your organization has turned on read access per department, you only see the items of your own departments and the departments below them. A register then shows how many items you can read: **Toegang tot … van … items in dit register** (Access to … of … items in this register). See [Read access per department](/en/irma-beheer#read-access-per-department). ## Languages The IRMA app itself is in Dutch. In three places you can choose English: - **Requirement titles of a standards framework.** In the window of a framework, set **Normtitels** (Requirement titles) to **English**. The requirements, for example the ISO 27001 Annex A titles, are then shown in English. If a requirement has no English title, it stays in Dutch. IRMA remembers your choice in your browser. See [Opening a standards framework](/en/irma-maatregelen-audit#opening-a-standards-framework). - **The page for assessment respondents.** People who assess risks via the survey email choose **Nederlands** or **English** at the top. Answers already entered are kept when you switch. Amounts and dates stay in Dutch notation. See [What the respondent sees](/en/irma-risicomanagement#what-the-respondent-sees). - **The Trust Center.** Visitors to your public Trust Center can also choose between **Nederlands** and **English**. See [Trust Center](/en/irma-beheer#trust-center). ## Working with the IRMA assistant You open the assistant with **Nieuwe chat** (New chat) at the top of the app menu. Or you choose the IRMA persona in the web app. See [Chat](/en/chat). **Getting started.** An empty IRMA chat shows **How to get started with IRMA**, with four cards: - **Help me set up my ISO 27001 ISMS** - **Propose risks based on my documents** - **Put my risk list in the register** - **Explore the demo environment** The first three cards only put the question into your input field. Add your documents first if needed, adjust the question and send it yourself. **Explore the demo environment** opens your demo environment in the app; see [Practise first in a demo environment](#practise-first-in-a-demo-environment). When you start on a new topic, start a new chat. **Reading along in your registers.** The assistant fetches the current state from the IRMA app, such as the risk register, the statement of applicability, audit readiness, the controls, your processes and internal control. In the conversation you see these steps as lines, for example **Fetch the risk register from IRMA**. The assistant reads with your account: it sees what you are allowed to see in IRMA. **Writing a document together.** If you ask for a policy or procedure, the assistant writes it in the document panel next to the chat, where you finish it together. Such a draft does not end up in **Documenten** (Documents) in the app by itself. See [Drafts](/en/concepten). **Recording in the app.** By default the assistant only reads along. If you ask it to put something in a register, it explains how to do it yourself, for example with **Importeren** (Import). On request, the assistant can also record things itself; see [Letting the assistant record](/en/irma-beheer#letting-the-assistant-record-irma-management). ## See also - [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement) - [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit) - [IRMA: administration](/en/irma-beheer) - [The personas](/en/personas) - [Drafts](/en/concepten) --- # IRMA: administration URL: https://docs.prudai.com/en/irma-beheer/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-beheer.md > For administrators of the IRMA app: roles and rights, read access per department, menu sections, risk taxonomy and risk tags, environments, service tokens, audit trail, Trust Center and IRMA Management for the assistant (on request). This page is for administrators of the IRMA app: people with the **Beheerder** (Administrator) role in IRMA. It explains how to assign roles, who may read what, how to set up the lists for risks, and what Prudai turns on for you on request. How to use the app is covered in [IRMA: getting started](/en/irma). The IRMA app is in Dutch. This page quotes its labels in Dutch, with an English gloss in parentheses. ## Where you administer - **Beheer** (Administration) is at the bottom of the menu. You only see it with administrator rights. - You open **Instellingen** (Settings) via the account menu at the top right (the circle with your initials) → **Instellingen** (Settings). Under **Beheer** (Administration) you find: | Item | What it is for | | --- | --- | | **Rollenbeheer** (Role management) | Roles, their rights per section and who has which role. | | **Accounts & toegang** (Accounts & access) | A register of accounts, API keys and service accounts in your own systems: who has access and where the secret is stored. You only record a reference, never the secret itself. This is not about IRMA users. | | **Uitdiensttreding** (Offboarding) | Offboarding per employee, with a checklist you set up yourself. | | **Afdelingen** (Departments) | Your organization's units and their members. Needed for [read access per department](#read-access-per-department). | | **Service-tokens** (Service tokens) | Keys your own systems use to deliver incidents. See [Service tokens](#service-tokens). | | **Taaksjablonen** (Task templates) | Recurring tasks per role, which IRMA creates by itself each period. | | **Taakstatussen** (Task statuses) | The statuses of the action list. The task board columns follow this set. | | **Kansen en gevolgen** (Likelihood and consequences) | Your organization's likelihood and consequence classes, plus extra consequence dimensions such as reputation, time or environment. The **Referentiebeeld kans en impact** (Reference picture for likelihood and impact) on a risk shows these classes. | | **Risicotags** (Risk tags) | Tags for risks. See [Risk tags](#risk-tags). | | **Audittrail** (Audit trail) | Who did what and when. See [Audit trail](#audit-trail). | | **Importeren** (Import) | Read in risks, assets, controls, documents, the record of processing, internal control points and partial observations (when switching from another tool) or a register of your own from Excel or CSV. See [Importing risks from Excel or CSV](/en/irma-risicomanagement#importing-risks-from-excel-or-csv). | | **Trust Center** | Your public Trust Center. See [Trust Center](#trust-center). | Under **Instellingen** (Settings) you find, among others, **Weergave** (Display, including the [ISMS phase](/en/irma#the-isms-phase)), **Leestoegang per afdeling** (Read access per department), **ISMS-model** (ISMS model), **Risicoacceptatie** (Risk acceptance), **Weerstandscapaciteit** (Risk-bearing capacity), **Risicotaxonomie** (Risk taxonomy), **Risicotags** (Risk tags), **Notificaties** (Notifications) and **Documenten genereren** (Generate documents). ## Roles and rights In IRMA, your role determines what you may do. You manage roles under **Beheer** (Administration) → **Rollenbeheer** (Role management). ### The standard roles Every organization starts with twelve preset roles of the type **Sjabloon** (Template): | Role | What it is for | May create and edit by default | | --- | --- | --- | | **Beheerder** (Administrator) | Full rights; the administrator of the organization. | everything, including **Beheer** (Administration) | | **Bestuurder** (Board member) | Management board: sets risk appetite and policy, holds the management review. | nothing; reads everything except **Beheer** (Administration) | | **Auditor** | Internal auditor: independent testing and audits. | **Audits & CAPA** | | **Risicomanager** (Risk manager) | Owner of the risk process. | **Risicomanagement** (Risk management), **Beheersmaatregelen** (Controls), **Registers**; create only in **Documenten** (Documents), **Doelstellingen & meetprogramma** (Objectives & measurement programme) and **Rapportage** (Reporting) | | **CISO** | Information security and the ISMS. | **Risicomanagement**, **Beheersmaatregelen**, **Documenten**, **Registers**, **Normenkaders & VvT** (Frameworks & SoA), **ISMS-context** (ISMS context); create only in **Doelstellingen & meetprogramma** and **Rapportage** | | **Functionaris Gegevensbescherming (FG)** (Data protection officer) | Privacy oversight, DPIAs and the record of processing. | **Privacy (PMS)**; create only in **Documenten** and **Rapportage** | | **Compliance-officer** (Compliance officer) | Laws, regulations and obligations. | **Documenten**, **Registers**, **Normenkaders & VvT**; create only in **Beheersmaatregelen**, **ISMS-context** and **Rapportage** | | **Kwaliteitsmanager** (Quality manager) | Quality system, improvement cycles and objectives. | **Beheersmaatregelen**, **Documenten**, **Doelstellingen & meetprogramma**, **ISMS-context**; create only in **Normenkaders & VvT** and **Rapportage** | | **Arbocoördinator** (Health and safety coordinator) | Health and safety, risk inventory and prevention. | create only in **Risicomanagement** and **Beheersmaatregelen** | | **Controller** | Financial control and reporting. | **Rapportage**; create only in **Risicomanagement** | | **Manager** | Line manager; owner of department risks. | create only in **Beheersmaatregelen** | | **Risico-eigenaar** (Risk owner) | Owner of a specific risk. | create only in **Risicomanagement** and **Beheersmaatregelen** | "Create only" means the role may add new items but may not edit existing ones. By default only the **Beheerder** (Administrator) may delete, plus the **Risicomanager** (Risk manager) in **Risicomanagement** and the **FG** (Data protection officer) in **Privacy (PMS)**. These are the default rights. You can adjust them per role in the [Rechtenmatrix](#adjusting-rights) (Rights matrix). You can also create a role of your own with **Rol toevoegen** (Add role); it has the type **Eigen** (Custom). ### Adjusting rights 1. Go to **Beheer** (Administration) → **Rollenbeheer** (Role management) and click a role. Choose **Rol en rechten openen** (Open role and rights). 2. The **Rechten** (Rights) tab shows the **Rechtenmatrix** (Rights matrix). For each section, tick what the role may do: **Lezen** (Read), **Aanmaken** (Create), **Bewerken** (Edit) and **Verwijderen** (Delete). 3. Click the name of a section to turn the whole row on or off. **Alles toekennen** (Grant all) and **Alles intrekken** (Revoke all) do this for all sections at once. 4. Click **Matrix opslaan** (Save matrix). **Wijzigingen ongedaan maken** (Undo changes) takes you back to the saved state. ![The rights matrix of the Risk manager role, with tick boxes for Read, Create, Edit and Delete per section](/assets/screenshots/irma/irma-rechtenmatrix.png) ### Giving someone a role 1. Open the role and go to the **Gebruikers** (Users) tab. 2. Under **Gebruiker toewijzen** (Assign user), enter your colleague's user ID and click **Toewijzen** (Assign). If you do not know the ID, ask support@prudai.com. A person can have several roles; their rights then add up. How roles work in practice: - **Without a role you can only read.** A colleague without a role can read everything but cannot create or change anything. So give everyone who works in IRMA a role. - **Whoever creates an organization themselves becomes Beheerder (Administrator).** If Prudai sets up your organization, Prudai assigns the first roles. - **The role also shapes the menu.** Which main items someone sees by default follows from their role. **Beheerder** (Administrator) and **Bestuurder** (Board member) see all of your organization's main items. - **Someone without the right for an action** gets a message that they do not have the rights for it. - **Rights are enforced.** **Rollenbeheer** (Role management) still shows the notice **Handhaving is nu adviserend** (Enforcement is currently advisory). That notice is out of date: what a role may not do, a person really cannot do. ## Read access per department By default, everyone with access to a register reads the whole organization. If you want employees to see only their own department's data, turn on read access per department. ### Owner department Risks, controls and tasks have the field **Eigenaar-afdeling** (Owner department). One department is the owner. You link other departments as involved via the item's links. The field is always there, even when read access per department is off. ### Recording departments and members An employee reads their own department and all departments below it. This is how you set that up: 1. Record your departments under **Beheer** (Administration) → **Afdelingen** (Departments). 2. In the **Personenregister** (People register, under **Registers**), link a colleague's user account to a person. 3. Add that person as a member of the right department. Under **Instellingen** (Settings) → **Leestoegang per afdeling** (Read access per department) you also find the buttons **Afdelingen en leden beheren** (Manage departments and members) and **Personenregister openen** (Open people register). ### Choosing the mode Go to **Instellingen** (Settings) → **Leestoegang per afdeling** (Read access per department) and click **Bewerken** (Edit). Choose the **Stand** (Mode): ![The Read access per department setting in Off mode, with the Edit button](/assets/screenshots/irma/irma-leestoegang-per-afdeling.png) | Mode | What happens | | --- | --- | | **Uit** (Off, default) | Everyone with access to a register reads the whole organization. | | **Inregelen** (Phase-in) | Department members read their department and the departments below it. Anyone without a department still sees the whole organization for now. Use this mode to complete the set-up. | | **Strikt** (Strict) | Department members read their department and the departments below it. Anyone without a department sees empty core registers. | **Items zonder eigenaar-afdeling meenemen** (Include items without an owner department) determines whether items without an owner department stay visible. Click **Opslaan** (Save); only then does the change take effect. **Do not turn this on lightly.** First record all departments and members, and start with **Inregelen** (Phase-in). Agree on turning it on with Prudai in advance via support@prudai.com, including which roles should keep reading organization-wide. You can always switch back to **Uit** (Off). ### What employees notice - At the top right they see a label with their read access, such as **Binnen je afdelingen** (Within your departments) or **Organisatiebreed** (Organization-wide). - A register shows how many items they can read: **Toegang tot … van … items in dit register** (Access to … of … items in this register). - Overviews of the ISMS as a whole get the label **Organisatiebreed** (Organization-wide). - Some overviews, such as the **Impact en beheersing** (Impact and control) dashboard, reports, Monte Carlo, the spread and consensus of a group assessment, the internal audit and the progress on **Controleplannen** (Control plans), are only available to people who may read the whole organization. Others see **Dit overzicht is alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen…** (This overview is only available to people who may read the whole organization…). On **Controleplannen**, the key figure **Uitgevoerd** (Performed) then shows **Niet te berekenen binnen je leesscope** (Cannot be calculated within your read scope), and the **Voortgang** (Progress) of each plan shows a dash. ## Menu sections Prudai turns the main items of your organization's menu on or off. This is done on request, via support@prudai.com. It concerns **Risicomanagement** (Risk management), **Doelen** (Objectives) and **ISMS**, **Privacy**, **Registers**, **Normenkaders** (Standards frameworks), **Processen** (Processes), **Interne controle** (Internal control) and **Audit**. **Interne controle** (Internal control) automatically brings **Processen** (Processes) and **Risicomanagement** (Risk management) along; **Privacy** brings **Risicomanagement** (Risk management) along. **Overzicht** (Overview), **Documenten** (Documents) and **Beheer** (Administration) are always there. Within what your organization has, an employee's role determines which main items they see by default. See [Roles and rights](#roles-and-rights). ## Risk taxonomy Under **Instellingen** (Settings) → **Risicotaxonomie** (Risk taxonomy) you manage two lists that you attach to risks: - **Risicogebieden** (Risk areas): where in the organization a risk plays out, such as purchasing, HR or IT. - **Risicocategorieën** (Risk categories): what kind of risk it is, such as financial or legal. A new organization starts with nine standard categories. **Quick start with a standard set.** Click **Standaardset toevoegen** (Add standard set) and choose a **Set**. For risk areas there are sets for **Bedrijfsvoering (voor elke organisatie)** (Business operations, for every organization), **Gemeente** (Municipality), **Onderwijs** (Education), **Woningcorporatie** (Housing association) and **Waterschap** (Water authority). For categories there is **Standaardcategorieën (9)** (Standard categories). Tick what you want and add it. IRMA skips names you already have; nothing is overwritten. Afterwards you can rename or delete anything. **Managing a value yourself.** **Waarde toevoegen** (Add value) creates a value with a **Naam** (Name) and a **Volgorde** (Order; lower values appear higher in the lists). Set a value to inactive if it should no longer be selectable; existing risks keep it. If you delete a value, the classification of existing risks falls back to "none". ## Risk tags Tags are free labels for risks, cutting across area and category, for example a project name. A risk can have several tags. Users choose tags on a risk and can create new ones there. How to filter and select by tag is covered in [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement). You manage the list under **Beheer** (Administration) → **Risicotags** (Risk tags), or **Instellingen** (Settings) → **Risicotags** (Risk tags): - **Waarde toevoegen** (Add value) creates a new tag. - Via the row menu you change the name or **Volgorde** (Order), set a tag to inactive, or delete it. An inactive tag stays on existing risks but can no longer be chosen. ## Environments Besides your organization's environment, every user can create extra environments, empty or with ISO 27001 demo data. How this works is covered in [IRMA: getting started](/en/irma#practise-first-in-a-demo-environment). As an administrator, it is good to know that: - An extra environment is completely separate from your organization: its own data, its own roles, its own settings. - Whoever creates an environment becomes its **Beheerder** (Administrator) and is its only user. - Everyone can create up to 10 environments of their own. ## Service tokens With a service token, a system of your own, such as your monitoring or a script, automatically delivers incidents to the **Incidenten** (Incidents) register, without signing in. 1. Go to **Beheer** (Administration) → **Service-tokens** (Service tokens) and click **Toevoegen** (Add). 2. Give the token a **Naam** (Name) that identifies the system. 3. Under **Scopes**, choose what the token may do: **incidenten lezen** (read incidents) and/or **incidenten aanleveren** (deliver incidents). 4. Click **Token aanmaken** (Create token). 5. Copy the token immediately with **Kopiëren** (Copy). You only see it once: IRMA does not store the token itself. The list shows the **Prefix**, the **Scopes** and **Laatst gebruikt** (Last used) for each token. If a system is retired or a token leaks, choose **Intrekken** (Revoke). Systems using that token can no longer deliver anything. For the technical connection, contact support@prudai.com. ## Audit trail Under **Beheer** (Administration) → **Audittrail** (Audit trail) you see who did what and when: changes to registers, decisions in tasks and workflows, and sensitive access such as exports, reports and downloads of evidence documents. - The trail cannot be altered: entries cannot be changed or deleted, and each entry is linked to the previous one. - Filter on **Actie** (Action), **Entiteitstype** (Entity type), **Actor**, **Vanaf** (From) and **Tot en met** (Up to and including), then click **Filteren** (Filter). **Wissen** (Clear) removes the filters. - Each entry shows who did it: a **gebruiker** (user), the **assistent** (assistant) or the **systeem** (system). - With **Ketting verifiëren** (Verify chain), IRMA checks that the whole trail is still intact. ## Trust Center A Trust Center is a public page where your organization shows its security and compliance position: certifications, controls, sub-processors, documents, frequently asked questions and updates. The page takes its data live from IRMA. 1. Go to **Beheer** (Administration) → **Trust Center**. 2. Fill in the details, such as **Weergavenaam** (Display name), **Slug (publieke URL)** (Slug, public URL), **Beveiligingsverklaring (hero)** (Security statement) and **Beveiligingscontact (e-mail)** (Security contact), and choose what to show under **Zichtbare secties** (Visible sections). Click **Opslaan** (Save). 3. Check the result with **Voorbeeld bekijken** (View preview). Only your own organization sees this preview. 4. Turn on **Ingeschakeld** (Enabled), click **Opslaan** (Save) and then **Publiceren** (Publish). The page is only public when your Trust Center is both enabled and published. **Open publieke pagina** (Open public page) shows it. Good to know: - A Trust Center is off by default. Nothing is visible until you enable and publish it. **Publicatie intrekken** (Withdraw publication) takes it offline again. - Only data marked as public appears on the page. - Documents only appear after the publication step in **Publicatieoverzicht** (Publication overview). That item is only in the menu in the ISMS phase **Onderhoud** (Maintenance); see [The ISMS phase](/en/irma#the-isms-phase). - With **Geheimhoudingsverklaring (NDA)** (Non-disclosure agreement) you set the text a visitor accepts before requesting restricted documents. - Visitors choose between **Nederlands** and **English** themselves. ## Letting the assistant record: IRMA Management By default, the IRMA assistant in chat only reads along in your registers. With the **IRMA Management** capability (a capability of the assistant, not the **Beheer** (Administration) menu), the assistant also records things in the app itself, always only after your approval. IRMA Management is available **on request**: Prudai turns it on for your organization. Request it via support@prudai.com. If it has just been turned on, start a new chat. ### What the assistant then records - **Risks** in the risk register. The assistant can also scan your own documents for risks and offer them as a proposal. - **Controls**: new controls and the status of existing controls. A new control starts as **Gepland** (Planned), unless the proposal you approve names a different status. - **The SoA justification** for a requirement, as a proposal. - **Documents**: a draft policy, a document from your project or case, and folders in **Documenten** (Documents). A document comes in as a draft; you decide when it is final. - **Processes and internal control**: process steps and connections, proposals for risks and controls on a process step, internal control findings, actions and responses, and control plans. The assistant does not delete anything. In the conversation you see each step as a line, for example **Record approved controls in IRMA** or **Record the SoA justification as a proposal in IRMA**. ### How approval works 1. The assistant first shows its proposal. 2. It asks for your approval on a card headed **Confirmation required**. 3. If you choose the option marked **Approve**, it records the proposal. If you choose **Decline**, nothing happens. **Revise** asks for a different proposal. ![The confirmation card under a proposal from the IRMA assistant, with the options Approve, Revise and Decline](/assets/screenshots/irma/irma-bevestigingskaart.png) Nothing is recorded without your approval. In addition: - The assistant works with your rights. If your role may not create anything in a section, the assistant cannot record anything there either. - Risks, controls, SoA justifications, documents, folders and proposals on a process step appear in the [audit trail](#audit-trail), with the **assistent** (assistant) as actor and you as the person who approved it. Internal control findings, actions, responses and control plans appear under your name, as **gebruiker** (user). Process steps and connections are not logged in the audit trail. - Afterwards, check in the app what the assistant recorded as a proposal or draft, such as an SoA justification or a draft document. ### Fixed ways of working With IRMA Management, the assistant follows fixed ways of working (work instructions) for recurring ISMS tasks, such as adding to the risk register, drafting an ISMS or policy document, drawing a process flow and recording findings in internal control. Each follows the same order: read first, then a proposal, then your approval. In the chat you then see **Load instructions: …**; see [Work instructions](/en/chat#work-instructions). Without IRMA Management the assistant records nothing. If you ask it to anyway, it explains how to do it yourself, for example with **Importeren** (Import) or in **Beheersmaatregelen** (Controls). ## See also - [IRMA: getting started](/en/irma) - [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement) - [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit) - [Privacy & security](/en/security) --- # IRMA CLI reference URL: https://docs.prudai.com/en/irma-cli/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-cli.md > Every command of the irma CLI (version 0.2.0) with its flags, generated from the CLI itself: the /v1 task layer and incident intake via /agent/v1. This page is generated from `irma --help` of version **0.2.0**. Help texts are in English, like the CLI; the values IRMA returns (severity, status) are Dutch. Commands under **/v1 task layer** belong to the task layer and work with the token of a signed-in user. Commands under **/agent/v1** work with a service token. Where to start: [IRMA for developers: quickstart](/en/irma-developers-quickstart). Which endpoint a command calls, with every parameter and field: [IRMA API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required). Every write is a dry run until you pass `--no-dry-run --yes`. Exit codes: `0` ok, `2` your input, a refusal, a missing credential or no permission, `1` unknown (network, server error): check before you repeat a write. ## Overview ```text irma 0.2.0 — command line for IRMA (Prudai's GRC/ISMS platform). Reads freely; every write is a DRY RUN unless you pass --no-dry-run --yes. Coding agent? Run `irma guide` first. Usage: irma [flags] · irma --help /v1 task layer — user token: context Who you are in IRMA: organization, roles, read scope, modules, frameworks and counts risks list Compact risk list with filters, sorting, paging and a correct total risks get One risk, compact; --include adds scenario, controls, versions or tags risks history Field-level change history of one risk (versions + audit trail), with who changed it (user, assistant, agent, import) risk-profile compare What changed in the risk register between two moments: added, removed, changed simulations list Stored Monte Carlo / VaR runs (newest first) with a 'still current?' verdict per run simulations get One run: parameters, percentiles, top contributors and included risks with their share simulations compare Compare two stored runs: risks only in A or B, shifts, percentile deltas simulations preview Which risks a simulation would include (and why others are excluded) simulations run [write] Start a stored run compliance coverage Coverage and certification readiness of one framework, with the open requirements audit checks Rule-based audit checks per subject (control, risk, requirement, organization) audit summary Completeness score of the audit checks, with the formula, the weights and the count per check search Search all registers by name (or exact id); typed hits registers list The organization's own registers (Register Builder) registers schema Column definition of one own register registers rows Rows of one own register, paged incidents list The incident register, compact (task layer, user token) taxonomy Id ↔ name of risk areas, categories, tags, departments, projects and document folders /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_…: whoami Check the service token: organization, token name, scopes incident create [write] Report an incident into IRMA's incident register incident list Incidents visible to the service token (machine plane) incident show One incident with its links (machine plane) local, no network: auth set Store a token from stdin in the config file (mode 0600) auth status Which API URL and which credentials apply, and where they come from (masked; no network) auth unset Remove one stored token from the config file guide The contract for coding agents: doors, credentials, write gate, exit codes Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command Exit codes: 0 ok · 2 your input, a refusal, a missing credential or permission · 1 unknown (network/5xx). ``` ## The guide for agents (`irma guide`) An agent reads this first. It is the contract and always matches the installed version. ```text irma 0.2.0 — guide for coding agents IRMA is Prudai's GRC/ISMS platform: risks, controls, compliance frameworks, incidents, registers. It holds real customer data. Read freely; write deliberately. 1. TWO DOORS, TWO CREDENTIALS (never mixed) /agent/v1 machine plane, LIVE. Service token irma_sk_… minted by an IRMA admin under Beheer → Service-tokens, scoped (incidents:read, incidents:write, …). Commands: whoami, incident create|list|show. /v1 task layer, LIVE. For now a Keycloak USER access token, the same identity and IRMA role as the web app. Service tokens are refused on /v1 today; service-token scopes for /v1 (object:verb + bundles, intersected with the IRMA role) are coming. Commands: context, risks, risk-profile, simulations, compliance, audit, search, registers, incidents, taxonomy. Credentials: env IRMA_TOKEN (service) / IRMA_USER_TOKEN (user), or printf %s "$TOKEN" | irma auth set --stdin (file mode 0600) NEVER pass a token as a flag (shell history). Check with: irma auth status. API origin: https://api.irma.prudai.com (override: IRMA_API_URL or --api-url). 2. START WITH THE DOOR YOU USE Incident intake (live): `irma whoami` checks the service token and its scopes. /v1: start every task with `irma context --json`. It tells you the organization, your roles, your READ SCOPE and what modules exist. readScope beperkt or geen means you see less than the organization has: an empty list then does NOT mean nothing exists. Say so in your answer. Some routes (simulations, audit checks) refuse a limited read scope with 403 scope_te_smal. 3. READ THE ENVELOPE, NOT JUST data Every /v1 answer is { data, context, completeness, notIncluded, provenance, next }. completeness returned vs total; truncated; nextOffset; excluded[] with reasons. Never present a page as the whole set. Page with --offset . notIncluded what this answer does NOT contain and which call has it. Use it. provenance stored data, an engine result (runId/seed/iterations) or a derived comparison. Quote numbers with their provenance; never invent a percentile or a P90 that no run produced. next the logical follow-up calls. Prefer them over guessing endpoints. 4. WRITES ARE DRY RUNS UNLESS --no-dry-run --yes Run once, read the plan, then re-run with both flags. Do not add the gate by reflex. Agents do not change IRMA's registers directly: what an agent proposes is meant to become a DRAFT a human accepts (draft routes are coming; until then, write proposals down for a human instead). Incident intake (`irma incident create`) is the exception: it files directly, because a monitoring signal must not wait. `irma simulations run` stores a calculation result and changes no register. The fingerprint deduplicates: the same fingerprint bumps the occurrence count instead of creating a duplicate. Derive it from your alert rule, not from the time. Per-tool human approval (`x-prudai-approval`) is coming; until then the dry run is the only preview you get. 5. EVERYTHING YOU DO IS ATTRIBUTED An incident filed with a service token records which token filed it. Changes to risks carry their origin (user, assistant, agent, import): `irma risks history ` shows it per field. Starting a simulation run is written to IRMA's audit trail. Act as if a human auditor reads all of it. 6. --json stdout = exactly one JSON document: the envelope (or a dry-run plan); on an API error or an unexpected response {error,status,message?}; on a local refusal or bad input {error,exit,message}. Progress, hints and warnings go to stderr. Human mode prints tables. 7. EXIT CODES 0 fine. 2 you got it wrong or were refused: bad flags, unknown id (404), invalid input (400/409/422), missing credential, 401/403, an unconfirmed write. The message on stderr says what. Do not retry unchanged. 1 something else broke (network, 5xx, unexpected response). Unknown state: check before retrying a write. 8. WHAT YOU MAY NOT DO A 403 is the design (role, read scope or token scope), not a bug: do not work around it and do not ask for a broader credential to get past one command. Do not copy customer content into tickets, commits or chat; describe at metadata level (counts, status, ids). Per-command flags: irma --help. Docs: https://docs.prudai.com/en/irma-developers ``` ## Per command ### irma context ```text irma context Who you are in IRMA: organization, roles, read scope, modules, frameworks and counts. Call this first. Usage: irma context Calls: /v1 task layer — user token Examples: irma context --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks list ```text irma risks list Compact risk list with filters, sorting, paging and a correct total. Usage: irma risks list [filters] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --q case-insensitive search in the title --status open | mitigate | accept | avoid | transfer --sort createdAt | title | -grossScore | -netScore | -finImpactVerwacht | -updatedAt --fields only these fields (id always stays) --detail full adds description, taxonomy ids, department, controls count --include counts counts per area/category/tag/department/status/level over the filtered set --mine only risks linked to departments/projects you are a member of (?scope=mijn) --bron provenance: assistent | agent | import | handmatig --linked-to afdeling: or project: --risicogebied risk area id --risicocategorie risk category id --tag risk tag id --afdeling owning department id --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma risks list --sort -netScore --limit 10 irma risks list --include counts --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks get ```text irma risks get One risk, compact; --include adds scenario, controls, versions or tags. Usage: irma risks get [--include scenario,maatregelen,versions,tags] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --include scenario | maatregelen | versions | tags Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risks history ```text irma risks history Field-level change history of one risk (versions + audit trail), with who changed it (user, assistant, agent, import). Usage: irma risks history Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma risk-profile compare ```text irma risk-profile compare What changed in the risk register between two moments: added, removed, changed. --from import = since the first import. Usage: irma risk-profile compare --from [--to <…>] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --from YYYY-MM-DD (end of that day, UTC), ISO datetime, or `import` (required) --to same forms; omitted = now --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma risk-profile compare --from import Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations list ```text irma simulations list Stored Monte Carlo / VaR runs (newest first) with a 'still current?' verdict per run. Usage: irma simulations list [--status bezig|klaar|mislukt] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --status bezig | klaar | mislukt --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations get ```text irma simulations get One run: parameters, percentiles, top contributors and included risks with their share. Usage: irma simulations get [--detail full] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --detail full adds the histogram --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations compare ```text irma simulations compare Compare two stored runs: risks only in A or B, shifts, percentile deltas. Does not recompute. Usage: irma simulations compare Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma simulations compare 1f0c… 9a2e… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations preview ```text irma simulations preview Which risks a simulation would include (and why others are excluded). Stores nothing, but needs write rights on risk management (403 otherwise). Usage: irma simulations preview [scope filter] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --risiconiveau strategisch | tactisch | operationeel --risicogebied risk area ids (see `irma taxonomy`) --risicocategorie risk category ids --afdeling department ids --tag risk tag ids (any of) --risk explicit risk ids --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma simulations run ```text irma simulations run [write — dry run unless --no-dry-run --yes] Start a stored run. Dry run by default: shows the preview and the exact request; nothing is stored until --no-dry-run --yes. Both need write rights on risk management (403 otherwise). Usage: irma simulations run [--iterations n] [--seed n] [scope filter] [--no-dry-run --yes] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --iterations number of iterations (the server clamps to its allowed range) --seed fixed seed for reproducibility; empty = random but recorded --risiconiveau strategisch | tactisch | operationeel --risicogebied risk area ids (see `irma taxonomy`) --risicocategorie risk category ids --afdeling department ids --tag risk tag ids (any of) --risk explicit risk ids Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma compliance coverage ```text irma compliance coverage Coverage and certification readiness of one framework, with the open requirements. Usage: irma compliance coverage Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma compliance coverage iso27001-2022 Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma audit checks ```text irma audit checks Rule-based audit checks per subject (control, risk, requirement, organization). Read-only; needs a full read scope. Usage: irma audit checks [--framework ] [--outcome fout,waarschuwing] [--subject-type ] [--check ] [--control ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --framework framework library key (default iso27001-2022) --outcome ok | waarschuwing | fout | nvt (comma-separated; only matching checks stay) --subject-type control | risk | requirement | organization --check one check id or family, e.g. maatregel.bewijs-norm --control only this control --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Examples: irma audit checks --outcome fout --limit 20 irma audit checks --subject-type control --json Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma audit summary ```text irma audit summary Completeness score of the audit checks, with the formula, the weights and the count per check. Read-only; needs a full read scope. Usage: irma audit summary [--framework ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --framework framework library key (default iso27001-2022) Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma search ```text irma search Search all registers by name (or exact id); typed hits. Usage: irma search [--type ] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --type limit to one hit type Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers list ```text irma registers list The organization's own registers (Register Builder). Usage: irma registers list Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers schema ```text irma registers schema Column definition of one own register. Usage: irma registers schema Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma registers rows ```text irma registers rows Rows of one own register, paged. Usage: irma registers rows Calls: /v1 task layer — user token Flags: --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incidents list ```text irma incidents list The incident register, compact (task layer, user token). For machine intake use `irma incident create`. Usage: irma incidents list [--status s] [--severity s] [--from ISO] [--to ISO] Calls: /v1 task layer — user token Flags: --status nieuw | in_behandeling | afgehandeld --severity laag | middel | hoog | kritiek --from occurredAt ≥ from (ISO datetime with offset) --to occurredAt ≤ to --limit rows per page (default 50, max 200) --offset skip n rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma taxonomy ```text irma taxonomy Id ↔ name of risk areas, categories, tags, departments, projects and document folders. Usage: irma taxonomy Calls: /v1 task layer — user token Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma whoami ```text irma whoami Check the service token: organization, token name, scopes. Usage: irma whoami Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident create ```text irma incident create [write — dry run unless --no-dry-run --yes] Report an incident into IRMA's incident register. Dry run by default; the fingerprint deduplicates repeats. Usage: irma incident create --title --severity --description [options] [--no-dry-run --yes] Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Flags: --title (alias --titel) required --severity (alias --ernst) laag | middel | hoog | kritiek — required --description (alias --beschrijving) required --source-kind (alias --bron-kind) agent | vps | status-page | manual | other (default agent) --source-name (alias --bron-naam) default: $HOSTNAME or cli --source-ref (alias --bron-ref) link back to your ticket/alert --fingerprint dedup key; default sha256(source-name|title|day), 32 hex --impact impact --remediation (alias --remediatie) what has been done already --occurred (alias --opgetreden) when it happened, date-time with time zone (default now) Examples: irma incident create --title "Backup failed on db-01" --severity hoog --description "Nightly backup exit 1" --source-kind vps --source-name db-01 --fingerprint backup-db-01-2026-10-24 # read the dry run, then repeat with --no-dry-run --yes Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident list ```text irma incident list Incidents visible to the service token (machine plane). Usage: irma incident list [--status nieuw|in_behandeling|afgehandeld] Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Flags: --status nieuw | in_behandeling | afgehandeld Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma incident show ```text irma incident show One incident with its links (machine plane). Usage: irma incident show Calls: /agent/v1 machine plane — service token irma_sk_… Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth set ```text irma auth set Store a token from stdin in the config file (mode 0600). Never pass a token as a flag. Usage: irma auth set --stdin [--kind service|user] [--api-url ] [--active-org ] Calls: local, no network Flags: --stdin read the token from stdin (required) --kind irma_sk_… is detected as service, a JWT as user; pass it when in doubt Examples: printf %s "$TOKEN" | irma auth set --stdin Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth status ```text irma auth status Which API URL and which credentials apply, and where they come from (masked; no network). Usage: irma auth status Calls: local, no network Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma auth unset ```text irma auth unset Remove one stored token from the config file. Usage: irma auth unset --kind service|user Calls: local, no network Flags: --kind which one Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` ### irma guide ```text irma guide The contract for coding agents: doors, credentials, write gate, exit codes. Usage: irma guide Calls: local, no network Global flags: --json machine output: stdout is exactly one JSON document (the full envelope); progress and hints go to stderr --api-url API origin (default https://api.irma.prudai.com; env IRMA_API_URL) --active-org /v1 only: act in this organization (X-Irma-Active-Org; env IRMA_ACTIVE_ORG) --no-dry-run --yes both required to execute a write; without them a write only shows its plan -h, --help help for the command ``` --- # IRMA for developers URL: https://docs.prudai.com/en/irma-developers/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-developers.md > What developers and AI agents can do with IRMA: report incidents from monitoring, a SIEM or a service desk (today), and read risks, simulations, framework coverage, audit checks and registers through the /v1 API and the irma CLI; later also through an MCP server. This page is for developers, IT administrators and anyone who wants an AI agent (such as Claude Code) to work with IRMA. It covers what works today, what is coming and where to start. If you work in the app yourself, read [IRMA: getting started](/en/irma). ## What you can do - **Report an incident.** Your monitoring, SIEM or service desk files an incident in IRMA's **Incidenten** (incidents) register automatically. A repeated report of the same problem does not become a second incident: IRMA counts it on the existing one. This works **today**, with a service token. - **Read what is in IRMA.** Your working context, risks with their gross and net score, the change history of a risk, what changed in the risk register since the import, Monte Carlo simulations and how two compare, the coverage of a framework, the audit checks with their completeness score, your own registers and the incident register. - **Start a simulation.** A new Monte Carlo run with a fixed seed, so the result can be reproduced. - **Propose drafts** (later). An agent proposes changes as a draft; a person accepts them. See [Drafts, not direct changes](/en/irma-developers-concepts#drafts-not-direct-changes). ## Four doors IRMA opens up in this order: first the chat, then the API with the CLI, then an MCP server. All doors use the same task logic inside IRMA, so the same answers and the same permissions. | Door | For whom | Status | |---|---|---| | **The IRMA assistant in chat** | Everyone with IRMA, in the Prudai web app. | Available. See [The personas](/en/personas). | | **The /v1 API** (task layer) | Developers and agents writing their own code. | Available, with the token of a signed-in user; scopes for service tokens are coming. | | **The `irma` CLI** | Scripts, cron and coding agents. | Available; a public install package is still to come. | | **An MCP server** | AI clients that speak MCP (Claude, Cursor and similar). | Later. | Separate from these is the **machine plane** `/agent/v1`: the door for systems that report incidents. It exists today and stays. ## Where to start 1. [Quickstart](/en/irma-developers-quickstart): create a service token, check it and report your first incident. 2. [Concepts](/en/irma-developers-concepts): organization and read scope, the fixed answer shape (the envelope), permissions and scopes, and what is recorded about an agent. 3. [Recipes](/en/irma-developers-recipes): connect a SIEM or service desk, compare two simulations, changes since the import, an agent that prepares an audit. 4. [API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required): every `/v1` endpoint, with examples. 5. [CLI reference](/en/irma-cli): every command of the `irma` CLI. 6. [Agents](/en/irma-developers-agents): the Claude Code skill, `llms.txt`, Markdown versions of these pages, and the MCP server that comes later. ## Agreements that do not change - **Your organization, your permissions.** A key or agent never sees more than its role and read scope in IRMA allow. A refused action is the design, not a bug. - **Honest answers.** Every answer of the /v1 API says how complete it is, what is not in it and where the numbers come from. See [The envelope](/en/irma-developers-concepts#the-envelope). - **Additions only.** `/v1` only changes by addition: new fields and endpoints, never a field that disappears or changes meaning. Every change goes into a changelog. - **Agents write drafts**, with one exception: reporting incidents. ## API reference The [IRMA API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required) describes every `/v1` endpoint with its parameters, fields, error codes and examples in curl and the `irma` CLI. The rest of the IRMA API is internal and is not published. See also [API & integrations](/en/api-reference). --- # IRMA for developers: agents URL: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-agents/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-agents.md > Letting an AI agent use IRMA: the Claude Code skill, irma guide, llms.txt and llms-full.txt, Markdown versions of every page (also via Accept: text/markdown), the rules for agents and the MCP server that comes later. This page is for anyone who has an AI agent work with IRMA: a coding agent such as Claude Code, your own agent, or an assistant that reads this documentation. ## The Claude Code skill The skill tells Claude Code when and how to use the `irma` CLI, and which rules apply. To install: ```sh mkdir -p ~/.claude/skills/irma curl -fsSL https://docs.prudai.com/skills/irma/SKILL.md -o ~/.claude/skills/irma/SKILL.md ``` For one project, put it in that project's `.claude/skills/irma/`. With another agent you can copy its contents into your `AGENTS.md` or system prompt: it is plain Markdown. ## `irma guide` The CLI has its own guide for agents: `irma guide`. It covers the two doors and their keys, the envelope, the dry run on writes, the exit codes and what an agent may not do. The guide always matches the installed version; have an agent read it at the start of a session. The full text is also in the [CLI reference](/en/irma-cli#the-guide-for-agents-irma-guide). ## This documentation for agents | What | Where | |---|---| | Table of contents for language models | [`/llms.txt`](https://docs.prudai.com/llms.txt) | | The full text of every public page in one file (NL and EN) | [`/llms-full.txt`](https://docs.prudai.com/llms-full.txt) | | Every page as Markdown | append `.md` to the slug, for example [`/en/irma-developers-quickstart.md`](https://docs.prudai.com/en/irma-developers-quickstart.md) | | The same page as Markdown through content negotiation | `curl -H 'Accept: text/markdown' https://docs.prudai.com/en/irma-developers-quickstart/` | Pages behind sign-in are deliberately left out of `llms.txt` and `llms-full.txt`, and the Markdown version of such a page is only served after sign-in. ## Rules for an agent - **Start at the right door.** For incidents: `irma whoami`. For `/v1`: `irma context --json`, and read the read scope. With `beperkt` or `geen`, an empty list does not mean there is nothing. - **Read the whole envelope.** Page until `nextOffset` is empty, use `notIncluded` and `next`, and state the provenance of every number. Do not invent percentiles or amounts. - **Writing is a dry run** until `--no-dry-run --yes`. Read the plan, then confirm. - **Drafts, not direct changes**, except when reporting incidents. See [Concepts](/en/irma-developers-concepts#drafts-not-direct-changes). - **A `403` is the design.** Do not work around it and do not ask for a broader key. - **Never pass a key as a flag** on the command line. Use an environment variable or `irma auth set --stdin`. - **Do not copy content from IRMA** into tickets, commits or chats outside IRMA. Report at metadata level: counts, status, ids. ## MCP server **Later.** After the API and the CLI comes an MCP server, so AI clients that speak MCP can use IRMA directly as tools. It uses the same task logic as the API: the same envelope, the same permissions, the same dry run and approval. Until then the CLI with the skill gives an agent the same capabilities. --- # IRMA for developers: concepts URL: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-concepts/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-concepts.md > How the IRMA API thinks: organization and read scope, the fixed answer shape (envelope) with context, completeness, notIncluded, provenance and next, paging, drafts instead of direct changes, permissions and scopes, and what IRMA records about an agent. This page explains the concepts you need to work well with the IRMA API, yourself or through an agent. Each part says what works now and what is still coming. ## Organization and read scope Everything in IRMA belongs to one **organization**. A service token belongs to exactly one organization and never sees anything of another. With a user token you work in the organization(s) that user is a member of; if the account sees more than one, choose one with the header `X-Irma-Active-Org: ` (in the CLI: `--active-org`). Within an organization the **read scope** decides what you may see. An administrator can limit read access per department (see [IRMA: administration](/en/irma-beheer)). Every `/v1` answer states which read scope applied: | `readScope` | Meaning | |---|---| | `all` | You see everything of the organization. | | `beperkt` | Limited: you only see what belongs to your departments. | | `geen` | None: your read scope is empty. | | `mijn` | Mine: you asked for your own part only (`scope=mijn`), within a full read scope. | With `beperkt` or `geen`, an empty or short list does **not** mean nothing exists. An agent should say so in its answer. Some routes calculate over the whole organization and cannot honestly shrink to a part, such as the simulations and the audit checks. They refuse a limited read scope with `403` and `{ "error": "scope_te_smal" }`. That is not a failure: those questions need full read access. ## The envelope Every answer of the `/v1` task layer has the same shape, the **envelope**: ```json { "data": { "risks": [ { "id": "…", "title": "Phishing", "net": { "score": 8, "level": "medium" } } ] }, "context": { "organization": { "id": "…", "name": "Gemeente Zuiderveld" }, "project": null, "readScope": "all", "asOf": "2026-10-24T10:00:00.000Z", "filters": { "sort": "-netScore" } }, "completeness": { "returned": 10, "total": 37, "truncated": true, "nextOffset": 10 }, "notIncluded": [ { "what": "Wijzigingshistorie met van/naar-waarden", "use": "GET /v1/risks/{id}/history" } ], "provenance": { "kind": "stored", "note": "…" }, "next": [ { "action": "GET /v1/risks/{id}", "when": "voor één risico met maatregelen" } ] } ``` (Example with the demo organization Gemeente Zuiderveld.) Keys are English; the texts in `notIncluded`, `next` and `provenance.note` are Dutch, the language of the app. | Field | What it says | Why | |---|---|---| | `data` | The actual answer. | | | `context` | For which organization, project, read scope, moment and filters the answer holds. | A number without context cannot be checked. | | `completeness` | How many rows came back (`returned`) and how many exist (`total`), whether this is a part (`truncated`), where the next page starts (`nextOffset`), and what was left out on purpose, with the reason (`excluded`). | A page must never be mistaken for the whole. | | `notIncluded` | What this answer does **not** contain, and which call has it. | So an agent asks for the right thing instead of guessing. | | `provenance` | Where the numbers come from: `stored` (stored data), `engine` (a result of the calculation engine, with run, seed and iterations) or `derived` (a derived comparison). | A percentile or loss must trace back to a real run. | | `next` | The logical next steps. | So an agent does not invent endpoints. | Why this strict? An assistant that only got a raw list of tens of thousands of characters started calculating and estimating instead of looking things up. The envelope makes the honest answer the easy one: what is missing is stated, and so is where to find it. ## Paging Lists return 50 rows by default and 200 at most (`limit`). `offset` skips rows; `completeness.nextOffset` says where the next page starts and is `null` on the last one. `total` is correct with a `limit` too. In search the source itself may cut off; then `totalIsLowerBound: true` and `total` is a lower bound. Fetching a full list: [Pagination](/en/irma/api/pagination) (Prudai staff only, sign-in required). ## Drafts, not direct changes An agent does not change your registers directly. What an agent proposes is prepared as a **draft** and a person accepts it or not. Write routes for drafts through the API come later. There is one exception: **reporting incidents**. A signal from monitoring or a SIEM must not wait for a review, so it goes straight into the **Incidenten** register. The fingerprint keeps repeats from becoming duplicate incidents. **Starting a simulation** (`POST /v1/simulations`) stores a calculation result and changes no register. In the CLI every write is a dry run until you pass `--no-dry-run --yes`. On top of that, a human approval step per tool is coming (`x-prudai-approval` in the API description). How it is going to work: [Approval of agent actions](/en/irma/api/approvals) (Prudai staff only, sign-in required); the level per endpoint appears there once IRMA publishes it. ## Permissions and scopes **Today** - `/agent/v1` (reporting incidents): a **service token** with scopes an administrator chooses: `incidents:write` (report) and `incidents:read` (read). A missing scope gives `403`. - `/v1` (task layer): the access token of a **signed-in user**. You get exactly what that user may do in the app: the same role and the same read scope. Service tokens do not work on `/v1` yet. **Coming** - Scopes for service tokens on `/v1`, in the form object:verb (like `incidents:read`), with bundles for common tasks. - A scope never grants more than an IRMA role allows: what a token may do is the intersection of its scopes and the role. A `403` is the design, not a bug. Do not ask for a broader key to make one action work. ## What IRMA records about an agent - An incident reported with a service token records **which token** reported it. - The change history of a risk (`GET /v1/risks/{id}/history`, `irma risks history`) shows per field who changed it: a user, the assistant, an agent, an import or the system. - Starting a simulation through `/v1` goes into IRMA's **audit trail**. That trail is immutable: entries cannot be changed or deleted, and each entry is linked to the previous one. See [Audit trail](/en/irma-beheer#audit-trail). ## Errors A `/v1` error is not an envelope but `{ "error": "", "message": "…" }`. `400` and `422` mean invalid input, `404` an unknown id (or one of another organization), `409` that something cannot be done yet (for example a run that is still running), `401` and `403` missing or insufficient permissions. The CLI maps those to exit code `2`; network and server errors to `1`. See [CLI reference](/en/irma-cli). Every error code per endpoint: [Errors](/en/irma/api/errors) (Prudai staff only, sign-in required). ## Stability `/v1` only changes by addition: new fields, new endpoints, new values where announced. A field does not disappear and does not change meaning. Every change goes into a changelog. Write your client so it ignores unknown fields. --- # IRMA for developers: quickstart URL: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-quickstart/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-quickstart.md > Your first incident in IRMA in five minutes: create a service token, check it with irma whoami or curl, and report an incident through /agent/v1 with a fingerprint against duplicates. Plus reading through /v1. This quickstart follows the route that works **today**: one of your own systems reports an incident to IRMA. You need an organization with IRMA, someone with the **Beheerder** (administrator) role in IRMA, and a terminal. Everything works with `curl`; the `irma` CLI makes it shorter. The IRMA app is in Dutch; this page quotes its labels in Dutch with an English gloss. ## Installing the CLI The `irma` CLI is a single [Bun](https://bun.sh) program (Bun 1.1 or newer) with no other dependencies. A public install package is still to come. Until then everything on this page also works with curl; for help with the connection, mail support@prudai.com. All commands: [CLI reference](/en/irma-cli). ## 1. Create a service token A service token is a key of your organization for one system. An administrator creates it: 1. In IRMA, go to **Beheer** (management) → **Service-tokens** and click **Toevoegen** (add). 2. Give the token a **Naam** (name) that identifies the system, for example `monitoring`. 3. Under **Scopes**, choose **incidenten aanleveren** (`incidents:write`). If the system should also read incidents back, choose **incidenten lezen** (`incidents:read`) as well. 4. Click **Token aanmaken** (create token) and copy the token right away. You see it only once: IRMA stores a hash only. A token starts with `irma_sk_`. Keep it like a password: in a secret store or environment variable, never in code or a ticket. If it leaks, choose **Intrekken** (revoke). More: [IRMA: administration](/en/irma-beheer#service-tokens). ## 2. Check the token With curl: ```sh export IRMA_TOKEN='irma_sk_…' curl -s https://api.irma.prudai.com/agent/v1/whoami \ -H "Authorization: Bearer $IRMA_TOKEN" ``` ```json { "organizationId": "3f1c…", "tokenName": "monitoring", "scopes": ["incidents:write"] } ``` With the CLI: ```sh printf %s "$IRMA_TOKEN" | irma auth set --stdin # stores the token with file mode 0600 irma whoami ``` The API address is `https://api.irma.prudai.com`. A `401` means the token is unknown or revoked. ## 3. Report an incident With curl: ```sh curl -s -X POST https://api.irma.prudai.com/agent/v1/incidents \ -H "Authorization: Bearer $IRMA_TOKEN" \ -H 'Content-Type: application/json' \ -d '{ "title": "Backup failed on db-01", "description": "The nightly backup stopped with exit code 1.", "severity": "hoog", "source": { "kind": "vps", "name": "db-01", "reference": "https://monitoring.example.com/alerts/4711" }, "fingerprint": "backup-failed:db-01", "occurredAt": "2026-10-24T03:10:00Z" }' ``` With the CLI every write is a dry run first. You see what would be sent; only `--no-dry-run --yes` sends it: ```sh irma incident create --title "Backup failed on db-01" --severity hoog \ --description "The nightly backup stopped with exit code 1." \ --source-kind vps --source-name db-01 --fingerprint backup-failed:db-01 # read the dry run, then: irma incident create … --no-dry-run --yes ``` The incident then appears in IRMA under **Incidenten**, with the reporting system as its source. | Response | Meaning | |---|---| | `201` | New incident created. | | `200` | The same `fingerprint` already existed: IRMA counted the report on the existing incident (the occurrence count goes up, the severity only goes up). | | `400` | Invalid input, for example an unknown `severity`. | | `401` | Token unknown or revoked. | | `403` | The token lacks the `incidents:write` scope. | **Severity** is one of `laag` (low), `middel` (medium), `hoog` (high), `kritiek` (critical). **Source** (`source.kind`) is one of `agent`, `vps`, `status-page`, `manual`, `other`. ## 4. Choose a good fingerprint The fingerprint decides what "the same incident" is. Use something that stays stable while the problem is the same: your alert rule plus the system, such as `backup-failed:db-01`. Do not put a timestamp in it, or every repeat becomes a new incident. If you leave the fingerprint out, the CLI derives one from source, title and day. More in the recipe [SIEM or service desk: incidents into IRMA](/en/irma-developers-recipes#siem-or-service-desk-incidents-into-irma). ## Reading through /v1 With the `/v1` task layer you read what is in IRMA, through the CLI or directly (`GET https://api.irma.prudai.com/v1/context`): ```sh irma context --json # organization, roles, read scope, modules, counts irma risks list --sort=-netScore --limit 10 irma risk-profile compare --from import # what changed since the import ``` For `/v1` you use, for now, the access token of a signed-in user (same role and read scope as in the app), not a service token. There is no public route yet to get such a token outside the app; scopes for service tokens on `/v1` are coming. See [Permissions and scopes](/en/irma-developers-concepts#permissions-and-scopes). Every endpoint with examples: [IRMA API reference](/en/irma/api) (Prudai staff only, sign-in required). --- # IRMA for developers: recipes URL: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-recipes/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-developers-recipes.md > Worked examples with the IRMA API and the irma CLI: report incidents from a SIEM or service desk with a fingerprint (today), compare two simulations and changes in the risk profile since the import (through /v1), and prepare an audit with an agent (reading works, drafts later). Four recipes. Each says which door it uses and what comes **later**. The concepts behind them are in [Concepts](/en/irma-developers-concepts). ## SIEM or service desk: incidents into IRMA **Through `/agent/v1`** (service token). Your SIEM, monitoring or service desk reports incidents into the **Incidenten** (incidents) register, without duplicates. **You need:** a service token with the `incidents:write` scope (see [Quickstart](/en/irma-developers-quickstart)). **1. Decide the fields per report.** | Field | From your system | Tip | |---|---|---| | `title` | The name of the rule or ticket. | Short and recognizable; the first report keeps the title. | | `description` | What happened. | At metadata level: kind of failure, system, time. No personal data or case contents. | | `severity` | The severity from your system. | Map to `laag`, `middel`, `hoog` or `kritiek` (low, medium, high, critical). | | `source` | `kind` + `name` + `reference`. | `reference` = the link to your alert or ticket, so you can click back from IRMA. | | `fingerprint` | Rule + object. | For example `siem-rule-4711:fw-01`. No timestamp. | | `occurredAt` | Time of the report. | ISO 8601 with time zone. | Optional: `impact`, `remediation` (what has been done already), `resolvedAt`, `links` to an asset, vendor, information system or risk already in IRMA (`{ "entityType": "asset", "entityId": "" }`), and `metadata` (free JSON, at most 8 KB). **2. Why the fingerprint matters.** IRMA recognizes an incident by its fingerprint within your organization. When the same fingerprint comes back, IRMA does not create a new incident: the occurrence count goes up, the last-seen time moves on, and the severity goes up with it if the new report is more severe (never down). The title and description of the first report stay. Your register shows one clear incident instead of a hundred alerts. **3. Report and act on the outcome.** An example for a webhook or cron job with the CLI: ```sh #!/usr/bin/env bash # Run per alert. RULE and OBJECT come from your SIEM. irma incident create --json --no-dry-run --yes \ --title "$TITLE" --severity "$SEVERITY" --description "$DESCRIPTION" \ --source-kind agent --source-name siem --source-ref "$ALERT_URL" \ --fingerprint "$RULE:$OBJECT" > /tmp/irma-incident.json case $? in 0) ;; # created, or counted on an existing incident 2) echo "refused or misconfigured: fix it, do not repeat" >&2; exit 2 ;; *) echo "unknown outcome: try again on the next alert" >&2 ;; esac ``` Without the CLI it is one `POST https://api.irma.prudai.com/agent/v1/incidents`; `201` is new, `200` counted. Repeating a call with the same fingerprint is safe: at most it adds one to the count. **4. Check.** `irma incident list --status nieuw` (scope `incidents:read`) or look in IRMA under **Incidenten**. ## Compare two simulations **Through `/v1`** (user token). You have two Monte Carlo runs, say from before and after a new control, and want to know what differs. ```sh irma simulations list # runs, newest first, with 'still current?' irma simulations compare ``` The comparison does not recalculate: it puts the two stored results side by side. You get the percentiles of A and B with the difference, which risks took part only in A or only in B, which risks moved most, and a short explanation. Check `sameSeed`, `sameIterations` and `sameScope` first: if the seed, the number of iterations or the selection differ, part of the difference comes from there and not from your register. A new run with the same seed makes the result reproducible: ```sh irma simulations run --iterations 10000 --seed 42 # dry run: shows which risks take part irma simulations run --iterations 10000 --seed 42 --no-dry-run --yes ``` Risks without a financial estimate do not take part; the dry run and the envelope (`completeness.excluded`) count them separately. ## What changed since the import **Through `/v1`** (user token). You imported your risk register from Excel and want to know what has changed since: for a management review, or because an auditor asks. ```sh irma risk-profile compare --from import irma risk-profile compare --from 2026-07-01 --to 2026-10-01 ``` You get the risks that were added, removed and changed, with the old and new value per field. `--from import` is the moment of the first risk import; if there never was one, you get `422`. A date means the end of that day (UTC). To see who made a change, ask for that risk's history: ```sh irma risks history ``` ## Prepare an audit with an agent **Partly later.** Reading works with `/v1`, including the audit checks; writing drafts back into IRMA comes later. The audit checks are fixed rules over your register (does every control have an owner, evidence that meets the norm, is there an open nonconformity) per control, risk, requirement and organization, with a completeness score whose formula and weights are in the answer. They only read, store nothing, and need full read access: ```sh irma audit summary # score, formula and count per check (default iso27001-2022) irma audit checks --outcome fout # only what fails, per subject ``` A coding agent such as Claude Code, with the [IRMA skill](/en/irma-developers-agents), can prepare an internal audit: it gathers the state of play and writes a proposal for a person to review. A task could read: ```text Prepare the internal ISO 27001 audit. Start with `irma context --json`. Get the coverage with `irma compliance coverage ` and the audit checks with `irma audit summary` and `irma audit checks --outcome fout,waarschuwing`, and list the open requirements. For each open requirement find the related risks and their history. Write a preparation note with, per requirement: status, what is missing, and which call you used. State the provenance of every number and say so if the read scope is limited. Change nothing in IRMA. ``` The agent follows the envelope: it pages until `nextOffset` is empty, uses `notIncluded` and `next` to ask further, and invents no numbers that no run or record produced. The result is a note for the auditor or CISO, not a change in your registers. Once drafts are possible through the API, the agent prepares its proposals as drafts in IRMA. --- # IRMA: controls and audit URL: https://docs.prudai.com/en/irma-maatregelen-audit/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-maatregelen-audit.md > How to work in the IRMA app with controls and their testing (design, existence, operation), standards frameworks and the Statement of Applicability, processes, documents and evidence, audits including the internal audit by IRMA, nonconformities, improvements, internal control and objectives. This page is for everyone who brings and keeps the ISMS in order in the IRMA app: CISOs, compliance officers, quality managers, auditors and owners of controls or processes. It explains how to test controls, how to maintain standards frameworks and the Statement of Applicability, how to collect evidence and how audits work. New to IRMA? Start at [IRMA: getting started](/en/irma): it explains how to open the app at [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma), how the menu works and how registers work in general. Risks, the heatmap and Monte Carlo are on [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement). Roles, modules and settings are on [IRMA: administration](/en/irma-beheer). > The IRMA app is in Dutch. This page quotes the Dutch labels with an English gloss. Which parts you see depends on the modules enabled for your organization, on your role and on the ISMS phase (**Opzetten**, set up, or **Onderhoud**, maintenance). If you don't see a button, or IRMA says you have no rights for it, ask your administrator. ## Where to find it | Menu | Menu items | On this page | |---|---|---| | **Risicomanagement** (Risk management) | **Beheersmaatregelen** (Controls) | [Controls](#controls) | | **Normenkaders** (Standards frameworks) | **Normenkaders** | [Standards frameworks](#standards-frameworks), [Statement of Applicability](#statement-of-applicability-soa) | | **Processen** (Processes) | **Processen** | [Processes and the process editor](#processes-and-the-process-editor) | | **Documenten** (Documents) | **Alle documenten**, **Bewijs**, **Documentinventaris**, **Jaarplanning**, **Classificaties**, **Publicatieoverzicht**, **Documentbeheer** | [Documents and evidence](#documents-and-evidence) | | **ISMS** | **Beleid** (Policy) and the ISMS items | [Policy documents](#policy-documents) | | **Audit** | **Audits** | [Audits and CAPA](#audits-and-capa) | | **Registers** | **Afwijkingen** (Nonconformities), **Verbeteringen** (Improvements) | [Nonconformities and improvements](#nonconformities-and-improvements) | | **Interne controle** (Internal control) | **Controlejaren** (Control years), **Controleplannen** (Control plans), **Deelwaarnemingen** (Sample observations), **VIC-bevindingen** (Internal control findings) | [Internal control](#internal-control) | | **Doelen** (Objectives) | **Doelstellingen & meetprogramma** (Objectives & measurement programme), **Context** | [Objectives and context](#objectives-and-context) | ## Controls Open **Risicomanagement** → **Beheersmaatregelen** (Controls). At the top you see where you stand at a glance: - **Maatregelen** (Controls), **Geïmplementeerd** (Implemented) and **Gem. ingeschatte effectiviteit** (Average estimated effectiveness). - **Volwassenheid maatregelen** (Control maturity): a circle showing the distribution over implementation status. Click a part of the circle or a status to see only those controls in the register. - **Waar sta ik — toetsing van maatregelen** (Where do I stand — control testing): how many controls have been tested per stage and pass. Below that is the **Maatregelenregister** (Control register), grouped by **Herkomst** (Origin): first the controls from standards frameworks such as ISO 27001 or BIO, last the controls you devised yourself. For each control you see, among other things, **Status**, **Ingeschatte effectiviteit** (Estimated effectiveness), **Bewijs** (Evidence), **Toetsing** (Testing) and **Eigenaar** (Owner). ### Filtering - **Status**: Geïmplementeerd (implemented), Gedeeltelijk (partial), Gepland (planned), Niet geïmplementeerd (not implemented) or Niet van toepassing (not applicable). - **Bewijs** (Evidence): for example only controls with expired evidence or without evidence. - **Toetsing** (Testing): choose per stage, for example **Werking: voldoet** (Operation: passes) or **Werking: nog te doen** (Operation: still to do). ### Opening and editing a control Click a control and choose **Openen** (Open). The **Maatregeldetails** (Control details) window shows: - **Deze maatregel voldoet aan** (This control satisfies): the requirements the control covers, each marked **Volledig afgedekt** (Fully covered) or **Deels afgedekt** (Partly covered). This block only appears when the control is linked to requirements. - **Risico's, bewijs & normeisen** (Risks, evidence & requirements): the linked risks, the linked evidence and the standard's text for the covered requirements. - **Implementatie (documenten)** (Implementation, documents): the policy documents that put the control into practice. Search for a document and click **Koppelen** (Link). - **Toetsing (opzet · bestaan · werking)** (Testing: design · existence · operation): see below. **Bewerken** (Edit) lets you change the **Titel** (Title), **Status**, **Ingeschatte effectiviteit** (Estimated effectiveness) and **Eigenaar-afdeling** (Owner department). **Verwijderen** (Delete) removes the control. ### Estimated effectiveness and testing: two different things - **Ingeschatte effectiviteit** (Estimated effectiveness) is your own estimate, from 0 to 100%, of how well the control limits the risk. If you leave it empty, it says **Niet beoordeeld** (Not assessed). IRMA uses the percentage for the proposed mitigation effect on linked risks and in the management review. - **Toetsing** (Testing) records what has been shown with evidence, in three stages: **Opzet** (Design: well designed), **Bestaan** (Existence: actually implemented) and **Werking** (Operation: demonstrably effective). Keep them apart. A high estimate without tested operation is a promise, not evidence. In the internal audit, a control with current evidence but an estimate below 50% counts as partial for operation. ### Testing: design, existence, operation 1. Open the control and go to **Toetsing (opzet · bestaan · werking)**. 2. Click **Toetsen** (Test) next to a stage. 3. Choose the **Oordeel** (Verdict): **Niet getoetst** (Not tested), **Voldoet** (Passes), **Voldoet deels** (Partly passes) or **Voldoet niet** (Fails). 4. Write a **Toelichting** (Explanation) and optionally choose an **Audit-referentie** (Audit reference). 5. Save. Then link the evidence under **Bewijs bij dit stadium** (Evidence for this stage) with **Bewijsstuk koppelen…** (Link evidence item). ![Testing a control: design and existence pass, operation has not been tested yet](/assets/screenshots/irma/maatregel-toetsing.png) ### New controls You put a list of controls into the register with **Importeren** (Import), from an Excel or CSV file. The steps are the same as for [importing risks](/en/irma-risicomanagement#importing-risks-from-excel-or-csv); only the **Titel** (Title) is required. ## Standards frameworks Open **Normenkaders** (Standards frameworks). You see: - **Actieve normenkaders** (Active standards frameworks): per framework how many requirements are covered, partly covered or open, with a readiness percentage. - **Conformiteit vergeleken** (Conformity compared): all frameworks on one scale from 0 to 100%. - **AI-voorgestelde crosswalk-koppelingen** (AI-suggested crosswalk links): suggestions to link a control to a requirement. Approve or reject them. - **Eén maatregel, meerdere normenkaders tegelijk afgedekt** (One control, several frameworks covered at once): which controls count in several frameworks. - **Rode lijn — één onderwerp, meerdere normen** (Red line — one topic, several standards): topics you implement once for several standards. ### Opening a standards framework Click a standards framework. The window shows: - **Certificeringsgereedheid** (Certification readiness): the percentage of covered requirements, with partly covered counting for half. This is Prudai's estimate, not a guarantee that you comply or will be certified. - **Certificeringsstatus** (Certification status): choose **Alleen volgen** (Track only), **Nastreven** (Pursuing) or **Reeds behaald** (Already achieved). If you already hold a standard, IRMA counts overlapping requirements in other frameworks as **Overgenomen** (Carried over). - **Eisen** (Requirements): each requirement with its **Bijdragende maatregelen** (Contributing controls). - **Normtitels: Nederlands | English** (Requirement titles): shows the requirement titles in English, for example the ISO 27001 Annex A titles. A requirement without an English title stays in Dutch. The rest of the screen stays in Dutch. Your browser remembers the choice. - **Verklaring van toepasselijkheid** (Statement of Applicability): opens the SoA, filtered on this framework. ## Statement of Applicability (SoA) The Statement of Applicability records which controls apply, whether they have been implemented and why a control is excluded. In the app it is called **Verklaring van Toepasselijkheid**. You open it via **Normenkaders** → **Verklaring van toepasselijkheid**, or from the window of a single framework. 1. Choose the **Norm** (Standard) at the top. 2. Look at the cards **Maatregelen** (Controls), **Van toepassing** (Applicable), **Uitgesloten** (Excluded) and **Niet onderbouwd** (Not substantiated). 3. Open a control in the table. Under **Onderbouwing (verhaal)** (Justification, narrative), write why it applies or why it is excluded. 4. Under **Gekoppelde risico's (onderbouwing)** (Linked risks, justification), link the risks that make the control necessary. Such a link counts as justification. The rule is: every applicable control cites at least one risk or a legal or contractual obligation. Every exclusion has a justification. As long as that is not the case, the control is listed under **Niet onderbouwd** (Not substantiated). ## Processes and the process editor Under **Processen** (Processes) you record your organization's main processes: primary (value creation) and secondary (supporting). 1. Click **Proces toevoegen** (Add process) and fill in **Naam** (Name), **Type**, **Status**, **Eigenaar** (Owner) and optionally an **Omschrijving** (Description). 2. Open the process. In **Procesdetails** (Process details) you link goals, information systems, risks and other items, such as a supplier or contract. 3. Click **Flow-editor openen** (Open flow editor) to draw the process. > IRMA's process editor is something different from the [workflows](/en/research) in LEO. Here you draw a business process; nothing is executed automatically. ### Drawing in the flow editor - **Stap toevoegen** (Add step) places a step. Choose its **Type**: **Start**, **Stap** (Step), **Beslissing** (Decision), **Subproces** (Subprocess) or **Einde** (End). Per step you also fill in **Invoer** (Input), **Uitvoer** (Output), **Rol** (Role) and **Applicatie** (Application). - Drag steps to move them. Connect the connection points to record the order. - Under **Richting** (Direction), choose **Van links naar rechts** (Left to right) or **Van boven naar beneden** (Top to bottom). The whole flow is rearranged straight away; positions you dragged by hand are lost. - **Herschik automatisch** (Rearrange automatically) puts all steps in tidy layers in the chosen direction. - Does a step work out another process? Link it under **Onderliggend proces** (Underlying process) with **Proces koppelen** (Link process) and open it with **Procesflow openen** (Open process flow). - Click a connection for **Verbinding bewerken** (Edit connection). Give it a **Label** and describe under **Voorwaarde** (Condition) when that route is followed, for example "on approval". This is a description, not a rule that IRMA executes. - Under **Koppelingen** (Links) you attach the supplier, contract, system, risk or document that belongs to a step. ![The IRMA process editor with Richting (Direction) set to Van links naar rechts (Left to right): from the start through a decision with the routes bij akkoord (on approval) and bij afwijzing (on rejection) to the next steps and the end](/assets/screenshots/irma/proceseditor.png) The editor warns when steps are left unconnected, or when the setup is not complete yet. ### Suggestions and control points - **Blinde vlekken analyseren** (Analyse blind spots) makes IRMA look for steps where a risk or control seems to be missing. Suggestions appear per step, with **Waarom** (Why) and **Bron** (Source). A suggestion only becomes a real link once you approve it. - Click a step and add a control point with **Controlepunt toevoegen** (Add control point), with the **Beheersmaatregel** (Control) it tests. A control point without a control is a **Blinde vlek** (Blind spot). Each control point gets a traffic light: green (works), orange (attention), red (fails) or grey (not yet assessed). The traffic lights follow from [internal control](#internal-control). - If there are control years, choose the **Controlejaar** (Control year) at the top. **VIC-rapport** (Internal control report) downloads this process's report for that year. ## Documents and evidence The **Documenten** (Documents) menu brings together everything you keep as documented information: | Menu item | What it is | |---|---| | **Alle documenten** (All documents) | Policy documents, evidence and the archive in one place, filterable by module. | | **Bewijs** (Evidence) | The evidence repository. Only visible in the **Onderhoud** (Maintenance) ISMS phase. | | **Documentinventaris** (Document inventory) | Per document the status, owner, visibility, review frequency and retention period. | | **Jaarplanning** (Annual planning) | The review and retention calendar. Only in the **Onderhoud** phase. | | **Classificaties** (Classifications) | Document classes with their default review and retention period. Only in the **Opzetten** (Set up) phase. | | **Publicatieoverzicht** (Publication overview) | Documents that go outside the organization, with a final review before publication. Only in the **Onderhoud** phase. | | **Documentbeheer** (Document control) | How your organization controls documented information. | An administrator chooses the ISMS phase under **Instellingen** (Settings) → **Weergave** (Display) → **ISMS-fase** (ISMS phase). Without administrator rights you do not see this option. See [The ISMS phase](/en/irma#the-isms-phase). ### Policy documents Policies, procedures, templates and working documents are under **ISMS** → **Beleid** (Policy); you see the same documents in **Alle documenten** (All documents). - **Document toevoegen** (Add document) creates a document with, among other things, **Documenttype** (Document type), **Versie** (Version), **Eigenaar (rol)** (Owner, role), **Zichtbaarheid** (Visibility), **Classificatie** (Classification) and **Herzieningsdatum** (Review date). - A document goes through the statuses **Concept** (Draft), **In uitvoering** (In progress), **Goedgekeurd** (Approved), **Vervangen** (Superseded) and **Archief** (Archive). You change the status with the buttons in the document; you only see the transitions that are allowed. - Drafts and working documents are only visible to people who may edit documents. - You write the content in the **In-app Markdown-editor**. Start with **Nieuwe werkversie beginnen** (Start new working version); the published version stays valid until you publish. - With **Publiceren** (Publish), the designated role makes a version live, with a **Handtekening** (Signature). The previous version then becomes **Vervangen** (Superseded). Choose **Markeren als herziening** (Mark as review) if this is the periodic review; the period until the next review then starts again. - **Versies vergelijken** (Compare versions) shows line by line what changed. - **Beantwoordt normen** (Answers standards) shows for which requirements the document serves as an answer. Want to draft a policy together with the IRMA assistant? You can also do that in a draft next to the chat. Such a draft does not end up in **Documenten** (Documents) by itself; you record it in the app yourself. See [Drafts in IRMA](/en/concepten#drafts-in-irma). ### Collecting evidence Open **Documenten** → **Bewijs** (Evidence). The **Bewijsrepository** (Evidence repository) lists all your evidence items with their **Versheid** (Freshness): **Actueel** (Current), **Verloopt binnenkort** (Expires soon), **Verlopen** (Expired) or **Geen einddatum** (No end date). 1. Click **Toevoegen** (Add). The **Bewijs toevoegen** (Add evidence) window opens. 2. Fill in the **Titel** (Title), and optionally a **Verwijzing / opslaglocatie** (Reference / storage location), **Verzameld op** (Collected on), **Verloopt op** (Expires on) and the **Bewaartermijn (maanden)** (Retention period in months). 3. Save and open the evidence item. 4. Under **Bewijsdocumenten** (Evidence documents), add the evidence itself with **Document toevoegen** (Add document): a write-up, screenshot, printout or report. Allowed are PDF, images (PNG, JPEG, WebP or GIF), text, CSV, Word and Excel, up to 10 MB per file. You view PDFs, images and text straight away with **Bekijken** (View) or **In nieuw tabblad** (In new tab). **Downloaden** (Download) saves a file; every download is recorded in the audit trail. In an evidence item's window you also link it to policy documents and standards. That way you use one evidence item for several standards. In the list, the **Documenten** (Documents) column shows how many files are attached to each evidence item. You link evidence to a control from that control's testing, with **Bewijsstuk koppelen…** (Link evidence item). ## Audits and CAPA Open **Audit** → **Audits**. The **Audits & CAPA** page shows: - **Programma** (Programme): how many audits there are this year, how many are completed and how many findings are open. - **Auditprogramma** (Audit programme): all audits. Open an audit for its scope, period and findings. - **Bevindingen & CAPA** (Findings & CAPA): each nonconformity as a card in the stages **Geïdentificeerd** (Identified), **Oorzaakanalyse** (Root cause analysis), **Maatregel gepland** (Action planned), **In uitvoering** (In progress), **Effectiviteitstoets** (Effectiveness check) and **Gesloten** (Closed). Drag a card to change its stage. - **Lijst bevindingen** (List of findings): all findings across all audits. Open a finding to act on it: - **Document koppelen** (Link document): attach a document to the finding. - **Verbetering starten** (Start improvement): put the improvement point in the improvements register, linked to the finding. - **Taak aanmaken** (Create task): create a task with a deadline and link the objects it affects, such as a process, risk or control. Those objects then show the task under their open actions. ### Internal audit by IRMA The **Audits & CAPA** page has the card **Interne audit door IRMA** (Internal audit by IRMA). With it, IRMA performs an internal audit in one go. 1. Click **Interne audit uitvoeren** (Run internal audit). The button shows **Audit loopt…** (Audit running) while IRMA works. 2. IRMA goes through all controls linked to ISO/IEC 27001:2022. For each control, IRMA assesses the design (the policy document), the existence (the implementation) and the operation (the evidence over the period). 3. Anything that does not hold up becomes a finding: an **Afwijking** (Nonconformity) in the CAPA pipeline or a **Verbeterpunt** (Improvement point) in the improvements register, each with a task for the owner. The card then shows **Gereedheid** (Readiness), the number of **Afwijkingen** (Nonconformities) and **Verbeterpunten** (Improvement points) and the **Eisen zonder maatregel** (Requirements without a control), plus risks without a control. Under **Bevindingen** (Findings) you click through with **Naar de CAPA-pijplijn** (To the CAPA pipeline), **Naar verbeteringen** (To improvements), **Naar de taak** (To the task) or **Naar de maatregel** (To the control). ![The Internal audit by IRMA card after a completed run, with readiness, nonconformities, improvement points and findings](/assets/screenshots/irma/interne-audit-kaart.png) Good to know: - The verdict follows from fixed rules applied to what is in your registers. No language model is involved. - The audit really writes to your registers: an audit, findings, nonconformities, improvements and tasks. - Only people who may edit audits can start the internal audit. - If read access per department is on, the internal audit is only available to people who may read the whole organization. ## Nonconformities and improvements Under **Registers** there are two registers that belong with the audit: - **Afwijkingen** (Nonconformities, the **Afwijkingenregister**): nonconformities and their corrective actions. Handling runs through the CAPA pipeline on **Audits & CAPA**. - **Verbeteringen** (Improvements, the **Verbeteringenregister**): improvement opportunities from audits, management reviews and suggestions. **Verbetering toevoegen** (Add improvement) lets you record one yourself. ## Internal control If the module is enabled for your organization, you find the specific internal control (abbreviated VIC in the app, for *verbijzonderde interne controle*) under **Interne controle** (Internal control): | Menu item | What you do there | |---|---| | **Controlejaren** (Control years) | Manage control years. A closed year remains available for reference. | | **Controleplannen** (Control plans) | The sampling plan per control year: size, method and progress. | | **Deelwaarnemingen** (Sample observations) | Record observations per control, stage and control year. The traffic light follows automatically. | | **VIC-bevindingen** (Internal control findings) | Record findings, assign an action and track responses, with a log per finding. | You see the traffic lights again in the [process editor](#suggestions-and-control-points). ## Objectives and context Under **Doelen** (Objectives) you lay the foundation of your ISMS: - **Doelstellingen & meetprogramma** (Objectives & measurement programme): your information security objectives with owner, target value and progress. **Doelstelling toevoegen** (Add objective) creates one; **Metriek toevoegen** (Add metric) links measurable metrics. For each objective you see whether it is **Behaald** (Achieved), **Op koers** (On track) or **Achter** (Behind). - **Context**: your organization's internal and external issues. **Vraagstuk toevoegen (4.1)** (Add issue) records one, with type, relevance, implication and owner. ## Read more - [IRMA: getting started](/en/irma): opening the app, the menu, the ISMS phase and registers in general. - [IRMA: risk management](/en/irma-risicomanagement): risks, heatmap, Monte Carlo and reports. - [IRMA: administration](/en/irma-beheer): roles, modules, audit trail and settings. - [Drafts in IRMA](/en/concepten#drafts-in-irma): drafting policy together with the assistant. --- # IRMA: risk management URL: https://docs.prudai.com/en/irma-risicomanagement/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/irma-risicomanagement.md > How to work with risks in the IRMA app: the risk register, tags, likelihood and impact, risk appetite, mitigation, reassessment, the assessment survey, Analysis & heatmap, the risk matrix, Monte Carlo / VaR, reports, the business impact and control dashboard, and importing from Excel or CSV. This page is for everyone who records, assesses or reports on risks in the IRMA app: risk managers, CISOs, risk owners and managers. It explains how the risk register works and how to get from a loose list of risks to a well-founded risk picture. New to IRMA? Start at [IRMA: getting started](/en/irma): it explains how to open the app at [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma), how the menu works and how registers work in general. Controls, standards frameworks and audits are on [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit). Settings such as risk areas, risk tags and likelihood and consequence classes are on [IRMA: administration](/en/irma-beheer). > The IRMA app is in Dutch. This page quotes the Dutch labels with an English gloss. Which parts you see depends on the modules enabled for your organization and on your role. If you don't see a button, or IRMA says you have no rights for it, ask your administrator. ## Where to find it Everything about risks sits in the menu under **Risicomanagement** (Risk management): | Menu item | What you do there | |---|---| | **Risico's** (Risks) | The risk register: record, filter and open risks. | | **Beheersmaatregelen** (Controls) | The controls that reduce your risks. See [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit). | | **Analyse & heatmap** (Analysis & heatmap) | The current risk picture as a heatmap, plus how it developed over time. | | **Risicomatrix** (Risk matrix) | Risk areas against risk categories, with the number of risks per cell. | | **Monte Carlo / VaR** | A simulation of the annual loss across your financially estimated risks. | | **Rapporten** (Reports) | Print-ready reports, such as the risk profile. | | **Assessment-uitvraag** (Assessment survey) | Have risks assessed by owners or a group, by email. | At the top of the menu, directly below **Overzicht** (Overview), there is also **Impact en beheersing** (Impact and control): a dashboard that sets your systems against your standards framework. See [The business impact and control dashboard](#the-business-impact-and-control-dashboard). ## The risk register Open **Risicomanagement** → **Risico's**. If some risks need attention, IRMA says so above the register. In the list those risks get a label: - **Te beoordelen** (To be assessed): no treatment has been chosen yet. - **Te herbeoordelen** (Due for reassessment): the review period has passed. ![The IRMA risk register filtered on tags, showing each risk's tags, likelihood, impact, treatment and risk appetite](/assets/screenshots/irma/risicoregister.png) ### Filter and search The filters sit above the register. They work together: a risk must match every filter you choose. - **Zoeken** (Search): by title or description. - **Niveau** (Level): strategic, tactical, operational or not classified. - **Gebied** (Area) and **Categorie** (Category): your organization's risk taxonomy. - **Tags**: choose one or more tags. A risk is included as soon as it has one of the chosen tags. This filter appears once your organization has tags. - **Behandeling** (Treatment): Open, Mitigeren (mitigate), Accepteren (accept), Vermijden (avoid) or Overdragen (transfer). - **Binnen ISMS** (Within ISMS): Ja or Nee (yes or no). - **Gekoppeld aan afdeling/project** (Linked to department/project): appears once there are departments or projects. - **Mijn risico's** (My risks): only the risks you own. Below the filters you see how many risks remain. **Filters wissen** (Clear filters) starts over. ### Columns, sorting and export - **Kolommen** (Columns) lets you choose which columns you see, for example **Tags**, **Eigenaar** (Owner), **Kans per jaar** (Likelihood per year) or **Financieel gevolg (€)** (Financial consequence). Your choice is remembered on this device. - Click a column header to sort. Drag a column header to change the order. - **Exporteren** (Export) saves the register as **Excel (.xlsx)** or **CSV (.csv)**. The export contains the columns and rows you see at that moment, so your filters apply. How export works in every register is described under [Working with registers](/en/irma#working-with-registers). Click a risk and choose **Openen** (Open) to open the risk page. ## Adding a risk 1. In the register, click **Risico toevoegen** (Add risk). The **Nieuw risico** (New risk) form opens. 2. Fill in the **Titel** (Title). It is required. An **Omschrijving** (Description) helps your colleagues. 3. Choose **Kans (1–5)** (Likelihood) and **Impact (1–5)**. Below each choice you see what that class means in your organization. 4. Add what you already know: **Risiconiveau** (Risk level), **Risicogebied** (Risk area), **Risicocategorie** (Risk category), **Eigenaar-afdeling** (Owner department) and **Tags**. 5. Leave **Binnen ISMS-scope** (Within ISMS scope) on for an information security risk. Turn it off for a broader business risk that falls outside the ISMS. 6. Want the risk to count in the Monte Carlo simulation? Then enter the loss under **Financiële impact (VaR)** (Financial impact). See [Monte Carlo / VaR](#monte-carlo--var). 7. Click **Opslaan** (Save). The new risk's page opens. At the bottom of the form you see straight away **Binnen de acceptatiecriteria** (Within the acceptance criteria) or **Buiten de acceptatiecriteria** (Outside the acceptance criteria). If the risk falls outside, you later link controls to lower the net risk. ### Reference for likelihood and impact Unsure whether a likelihood is 3 or 4? Click **Referentiebeeld kans en impact** (Reference for likelihood and impact) at the likelihood and impact choice. You then see your own organization's classes: - **Kansklassen** (Likelihood classes): a description and the **Kans per jaar** (Likelihood per year) for each class. - **Gevolgklassen (impact)** (Consequence classes): for each class, what it means on each of your organization's consequence axes, such as financial consequence or reputational damage. **Referentiebeeld verbergen** (Hide reference) collapses it again. If your organization has not set its own classes yet, you see the default scale from 1 (lowest) to 5 (highest). An administrator sets the classes under **Beheer** (Administration) → **Kansen en gevolgen** (Likelihood and consequences). See [IRMA: administration](/en/irma-beheer#where-you-administer). ### Consequence axes Does your organization work with consequence axes, such as financial consequence or reputational damage? Then you score a level from 1 to 5 or **N.v.t.** (not applicable) per axis. IRMA then calculates the impact from those scores; you see it as **Impact (berekend)** (calculated impact). ## The risk page At the top of the risk page are the title, the description and the tags, with three buttons: **Herbeoordelen** (Reassess), **Bewerken** (Edit) and **Verwijderen** (Delete). Below them are sections you expand and collapse. The main ones: | Section | What you see or do there | |---|---| | **Netto restrisico** (Net residual risk) | A bar from gross to net, with the **Restrisicoklasse** (residual risk class) and the verdict on risk appetite. Click the bar to jump to the linked controls. | | **Gekoppelde beheersmaatregelen** (Linked controls) | Use **Beheersmaatregel koppelen** (Link control) to link the controls that lower this risk. Use **Aandeel** (Share) to divide how much each control contributes. | | **Gecombineerde mitigatie-inschatting** (Combined mitigation estimate) | One estimate for all linked controls together. See [Mitigation: gross to net](#mitigation-gross-to-net). | | **ERM-classificatie** (ERM classification) | **Risiconiveau**, **Binnen ISMS-scope**, **Risicogebied**, **Risicocategorie** and **Eigenaar-afdeling**. | | **Kans** (Likelihood) | The **Kansklasse (1–5)** (likelihood class) and an exact **Jaarkans (%)** (annual likelihood). **Kans opslaan** (Save likelihood) records a reassessment moment. | | **Financiële impact (VaR)** (Financial impact) | Minimum, expected and maximum loss and the likelihood per year, for the simulation. | | **Gekoppelde doelen en processen** (Linked goals and processes) | Organizational goals and processes this risk belongs to. | | **Eigenaarschap & context** (Ownership & context) | The departments and projects where the risk applies. | | **Beleid & normen** (Policy & standards) | Policy documents and standards the risk stems from. | | **Mutatiehistorie** (Change history) and **Herbeoordelingshistorie** (Reassessment history) | What changed and when. | | **Behandeling & risicobereidheid** (Treatment & risk appetite) | The treatment, the risk appetite and the status. | ![An IRMA risk page with tags and the net residual risk: the bar from gross to net and the verdict on risk appetite](/assets/screenshots/irma/risicopagina-netto.png) **Bewerken** (Edit) lets you change the title, description, likelihood, impact and **Behandeling** (Treatment). For **Risiconiveau** (Risk level), IRMA sometimes makes a suggestion: a risk linked to an organizational goal is a strategic candidate; a risk linked to a process is a tactical candidate. **Suggestie overnemen** (Accept suggestion) applies it. Your own choice always wins. ### Tags Tags group risks across area and category, for example per project or per theme. A risk can have several tags. - In the header of the risk page, click **Tags toevoegen** (Add tags) or **Tags bewerken** (Edit tags). - Type in the tag field. Under **Voorgestelde tags** (Suggested tags), pick an existing tag with Enter. - If the tag doesn't exist yet, choose **Nieuwe tag „…” aanmaken** (Create new tag). - Click a tag in the header to see all risks with that tag in the register. You also use tags to select risks in Monte Carlo, in reports and in the assessment survey. The register has a **Tags** column; turn it on under **Kolommen** (Columns). Once the column is on, it is also included in the export. Renaming, changing the order or deactivating tags is done under **Instellingen** (Settings) → **Risicotags** (Risk tags). The **Tags beheren** (Manage tags) link next to the tag field opens that page in a new tab, so your form stays as it is. An inactive tag stays on risks that already have it, but is no longer suggested. If you type its exact name, it appears in the suggestions marked **(inactief)** (inactive). See [Risk tags](/en/irma-beheer#risk-tags). ### Risk appetite Risk appetite says how much residual risk you accept for this risk. There are four settings: - **Weinig risico** (Little risk): act quickly. - **Beperkt risico** (Limited risk) - **Aanzienlijk risico** (Considerable risk) - **Veel risico** (High risk) IRMA shows the appetite as bars in a neutral colour: more bars means more accepted risk. Only the verdict gets a colour: **Binnen risicobereidheid** (Within risk appetite), or **Actie vereist** (Action required) when the net risk is above it. If you formally accepted a higher residual risk, it says **Geaccepteerd** (Accepted). A new risk gets the appetite **Beperkt risico** (Limited risk). You set a different appetite through [Importing](#importing-risks-from-excel-or-csv), in the **Risicobereidheid** (Risk appetite) column. Note: that column only accepts fixed values; see [Values for Behandeling and Risicobereidheid](#values-for-behandeling-and-risicobereidheid). ### Mitigation: gross to net The **gross** risk is likelihood × impact without controls. The **net** risk is what remains after your controls. 1. Under **Gekoppelde beheersmaatregelen** (Linked controls), link the controls that lower the risk. 2. Under **Gecombineerde mitigatie-inschatting** (Combined mitigation estimate), choose for **Kans verlagen met** (Lower likelihood by) and **Impact verlagen met** (Lower impact by) how many classes the controls make together, for example **−1 klasse** (−1 class). −1 on likelihood means: the likelihood drops one class, from 4 to 3. 3. Explain why under **Onderbouwing** (Justification). Justify the effect of all linked controls together, not per control. If the net risk stays above the acceptance value, you see **Onvoldoende gemitigeerd — actie vereist** (Insufficiently mitigated — action required). Link extra controls or adjust the estimate. If an audit shows that a linked control does not work, IRMA proposes a recalculation on the risk page. Nothing changes by itself: you choose **Herrekening toepassen** (Apply recalculation). ### Reassessing Has a risk materialized, or has its review period passed? Click **Herbeoordelen** (Reassess). 1. Fill in **Nieuwe kans (1–5)** (New likelihood) and **Nieuwe impact (1–5)** (New impact). 2. To adjust the mitigation too, open **Geavanceerd: mitigatie-inschatting** (Advanced: mitigation estimate). 3. Describe what happened under **Aanleiding / onderbouwing** (Reason / justification). 4. Choose when the **Volgende herbeoordeling** (Next reassessment) is due and click **Herbeoordeling vastleggen** (Record reassessment). The previous values are kept in the **Herbeoordelingshistorie** (Reassessment history). ### Deleting a risk Click **Verwijderen** (Delete) and confirm. This cannot be undone; there is no recycle bin. A deleted risk disappears from the register, the matrix, search, exports, reports, the management review, the internal audit and new or running assessments and simulations. Two exceptions keep the history honest: - A **closed** assessment still shows the risk as it was, labelled **Verwijderd** (Deleted). - A previously completed Monte Carlo simulation leaves the risk out of the sensitivity analysis, but its outcomes still include it. The simulation says so. Start a new simulation for outcomes without the deleted risk. ## Assessment survey An assessment survey lets the people who know the risks assess them. They receive an email with a personal link; they don't need an IRMA account for it. There are two kinds: - **Eigenaar-uitvraag** (Owner survey): each risk owner confirms or changes their own risks and can report new ones. - **Groepsassessment** (Group assessment): several participants score the same set of risks on likelihood and consequence. Afterwards you see the spread and how much the group agrees. ### Setting up a campaign 1. Go to **Risicomanagement** → **Assessment-uitvraag** and click **Nieuwe campagne** (New campaign). 2. **Basis** (Basics): choose the **Soort uitvraag** (Survey type), a **Naam** (Name), an **Omschrijving** (Description, included in the email) and the **Antwoord-deadline** (Response deadline). The type is fixed once created. 3. **Scope**: narrow the risks by **Afdelingen** (Departments), **Risicogebied** (Risk area) or **Tags**. Nothing or everything ticked means: all risks. 4. **Risico's** (Risks): untick the risks that should not take part. 5. **Gevolgtypen** (Consequence types, group assessment only): choose which consequence axes participants score. By default that is only the financial consequence. 6. **Weergave** (Display): under **Weergave voor de respondent** (Display for the respondent), choose whether respondents see the risk's current values or score blind, without prior knowledge. If you choose two or more departments for a new group assessment, **Eén campagne per afdeling aanmaken** (Create one campaign per department) here creates a separate campaign per department, with its own risks and participants. Once sent, the scope and consequence types are fixed. ### Sending - **Owner survey**: open **Versturen** (Send) and choose the **Verzendmodus** (Send mode). **Per eigenaar** (Per owner) sends each owner one email with their list of risks. **Per afdeling** (Per department) sends one survey to the department manager; name and address come from the department register. Fill in missing email addresses, if needed with **Kies uit personenregister…** (Choose from people register). - **Group assessment**: add the people under **Deelnemers** (Participants), for example from the **Personenregister** (People register). Click **Controleren** (Check). You then see the address and the risks per recipient. Only then click **Definitief versturen** (Send definitively). People without an email address receive no email. ### What the respondent sees Through the link the respondent opens the **Risk assessment** page (owner survey) or the **Group assessment** page. At the top they switch language with **Nederlands | English**; answers already filled in are kept. Amounts and dates stay in Dutch notation. The labels below are from the English version of the page. - In an owner survey they choose **Confirm — still accurate** or **Change — the risk has changed** per risk, with a new likelihood and impact. Under **Report a new risk** they report a risk that is missing. - In a group assessment they score each risk on likelihood and on the consequence dimensions. If they have no view on a risk, they leave it blank. At the bottom they can propose new risks. - They send everything at once. After that they can't change anything. After the deadline, or once you close the campaign, the link is closed. ### Following up and reviewing Open a campaign to see its progress. - **Herinnering sturen** (Send reminder) emails a fresh link to everyone who hasn't finished. To approach one person again, use **Opnieuw sturen** (Send again) next to that participant. - In an owner survey the answers are under **Te beoordelen voorstellen** (Proposals to review). Choose **Accepteren** (Accept) or **Afwijzen** (Reject). Accepting records the new likelihood and impact as a reassessment. You accept reported new risks the same way; they then go into the register. - In a group assessment, **Spreiding & consensus** (Spread & consensus) shows the average, the median and the spread per risk. Click **Beoordelen** (Review) and slide the final value for each dimension. **Akkoord** (Approve) records it in the register. - If nobody scored the likelihood, it stays unchanged. To set it anyway, click **Kans zelf vaststellen** (Set likelihood yourself). **Toch ongewijzigd laten** (Leave unchanged after all) switches the slider off again. Done? Click **Campagne sluiten** (Close campaign). ## Analysis & heatmap **Analyse & heatmap** (Analysis & heatmap) shows the current risk picture. The filters are the same as in the register, so you can, for example, look only at the risks with one tag. - The heatmap **Risicomatrix (5×5)** (Risk matrix) sets likelihood against impact. Switch between **Bruto** (Gross) and **Netto** (Net). Click a cell to see the risks in that square. - Next to it you see whether risks exceed the risk appetite, the **Risico's per categorie** (Risks per category) and the **Behandelmix** (Treatment mix). - **Historie vergelijken** (Compare history) shows the risk picture on a chosen **Peildatum** (Reference date). **Moment toevoegen** (Add moment) puts up to three moments side by side. ## Risk matrix The **Risicomatrix** (Risk matrix) sets your risk areas against your risk categories. Each cell shows the number of risks; the colour follows the heaviest gross score in that cell. Click a cell to open the register filtered on that area and category. The matrix fills up as risks get an area and a category. Risks without both count as **Niet geclassificeerd** (Not classified). An administrator manages areas and categories; see [Risk taxonomy](/en/irma-beheer#risk-taxonomy). ## Monte Carlo / VaR **Monte Carlo / VaR** simulates the annual loss across your risks that have a financial estimate. The result is a Value-at-Risk: with 90% certainty, the total annual loss stays below that amount. ### Starting a simulation 1. Make sure your risks have a financial estimate: on the risk page under **Financiële impact (VaR)**, with an expected amount or with both a minimum and a maximum. Without an estimate, a risk does not take part. 2. Click **Nieuwe simulatie** (New simulation). 3. Under **Scope**, choose which risks take part: by **Risiconiveau** (Risk level), **Risicogebied** (Risk area), **Risicocategorie** (Risk category), **Tags** or **Afdelingen** (Departments). 4. Under **Risico's in deze selectie** (Risks in this selection) you see beforehand which risks are **Meegenomen** (Included) and which are **Uitgesloten** (Excluded), and why. 5. Optionally choose the number of **Iteraties** (Iterations, 10,000 by default) and a **Seed**. The same seed gives exactly the same outcome. 6. Click **Simulatie starten** (Start simulation). ![The New simulation window with the scope choices and, for each risk, whether it is included or excluded](/assets/screenshots/irma/monte-carlo-selectie.png) ### Reading the result - **Value-at-Risk (P90)**: the key figure. - **Percentielen (jaarschade)** (Percentiles, annual loss) and the **Gemiddelde** (Average). - A histogram with the distribution of the simulated annual loss. - **Gevoeligheidsanalyse** (Sensitivity analysis): each risk's share of the total expected annual loss. By default the page shows the latest completed simulation. Earlier runs are in the **Runhistorie** (Run history). If you are looking at an older run, **Laatste afgeronde simulatie tonen** (Show latest completed simulation) takes you back. ## Reports Under **Rapporten** (Reports) → **Genereren** (Generate) you create a print-ready report. 1. Choose the **Rapporttype** (Report type): **Risicoprofiel** (Risk profile), **Verklaring van Toepasselijkheid (SoA)** (Statement of Applicability), **Maatregelstatus** (Control status) or **Auditresultaat** (Audit result). 2. For the risk profile, narrow the **Scope** by risk level, risk area, departments or **Tags**. 3. Under **Uitvoer** (Output), optionally choose a **Rapportsjabloon** (Report template) and the **Formaat** (Format): **PDF**, **Word (docx)**, **Excel (xlsx)** or **Markdown (direct in de browser)** (Markdown, straight in the browser). 4. For Markdown, click **Rapport genereren** (Generate report). You see a preview that you print with **Afdrukken / PDF** (Print / PDF) or save with **Download .md**. 5. For PDF, Word or Excel, click **Rapport genereren (server-side)**. The report appears under **Eerdere rapporten** (Earlier reports), where you download it. The other tabs set up reporting further: **Sjablonen** (Templates, reports built from blocks), **Huisstijl** (House style, the logo on every report), **KPI's** and **Dashboards** per role. ## The business impact and control dashboard In the menu, click **Impact en beheersing** (Impact and control), directly below **Overzicht** (Overview). The **Bedrijfsimpact en beheersing** (Business impact and control) dashboard answers two questions: which systems matter for your business goals, and how well are they controlled according to your standards framework? What matters and is not in order, you tackle first. How to fill the dashboard: 1. Record your systems under **Registers** → **Informatiesystemen** (Information systems). 2. Choose **Bewerken** (Edit) for a system. The form has the **Impact op bedrijfsdoelen** (Impact on business goals) block, with four dimensions: **Financieel** (Financial), **Operationeel** (Operational), **Klant** (Customer) and **Reputatie** (Reputation). For each dimension choose **Laag**, **Midden** or **Hoog** (low, medium or high), or leave it at **Nog niet ingeschat** (Not yet assessed). Fill in what you know; the rest can wait. In the register, the **Bedrijfsimpact** (Business impact) column shows each system's highest assessed impact. 3. Open the system and, under **Maatregelen op dit systeem** (Controls on this system), link the controls that apply to it with **Maatregel koppelen…** (Link control…). **Naar impact en beheersing** (To impact and control) takes you from the system to the dashboard. 4. Link processes to organizational goals and systems to processes. 5. Make sure your controls are linked to the requirements of the standards framework. You do not create these links by hand: they come from the crosswalk. If **Normenkaders** (Standards frameworks) shows suggestions under **AI-voorgestelde crosswalk-koppelingen** (AI-suggested crosswalk links), approve or reject them. Once a control has links, you see them for that control under **Deze maatregel voldoet aan** (This control satisfies); without a link that block is not shown. See [Standards frameworks](/en/irma-maatregelen-audit#standards-frameworks). 6. Choose the **Normenkader** (Standards framework) at the top of the dashboard. As long as no system has both an impact and a degree of control, the dashboard opens with **Zo vul je dit dashboard** (How to fill this dashboard). After that, the **Nog aan te vullen** (Still to complete) block shows which steps are still open. What you see: - Four key figures: **Totaalscore** (Total score), **Impact op bedrijfsdoelen** (Impact on business goals), **Mate van beheersing** (Degree of control) and **Eerst oppakken** (Tackle first). - **De impact voor het bedrijf** (The impact on the business): the chain from organizational goals through business processes to the critical systems. - **Risicoprofiel** (Risk profile): each system on impact and degree of control. Top right are the systems that matter and are not in order. - **Mate van beheersing** (Degree of control): per domain of the standards framework, how well the requirements are covered. - **Systemen en hun impact** (Systems and their impact): a table sorted by priority. Open a system for its weakest requirements per domain. **Impact en maatregelen aanpassen** (Edit impact and controls) takes you to that system in **Informatiesystemen**. **Hoe rekenen we?** (How do we calculate?) explains exactly how the four scores are derived. ## Importing risks from Excel or CSV Already have a list of risks in Excel? Then you don't need to retype it. 1. In the risk register, click **Importeren** (Import). The import wizard opens with **Risico's** (Risks) already selected. 2. Under **Bestand (Excel of CSV)** (File, Excel or CSV), choose your file. You can also paste data, for example cells copied from Excel. 3. IRMA detects the **Tabblad** (Sheet), the **Scheidingsteken** (Delimiter) and the **Rij met kolomkoppen** (Header row) by itself. Under **Zo leest IRMA je bestand** (How IRMA reads your file) you see a preview. If it's wrong, adjust it. 4. Under **Kolommen koppelen** (Map columns), map each field to a column in your file. **Titel** (Title), **Inherente kans (1–5)** (Inherent likelihood) and **Inherente impact (1–5)** (Inherent impact) are required. **Omschrijving** (Description), **Categorie** (Category), **Behandeling** (Treatment) and **Risicobereidheid** (Risk appetite) are optional. 5. Under **Validatie** (Validation) you see per row whether it is **Geldig** (Valid) or has a **Fout** (Error). Nothing has been saved yet. 6. Click **Importeer … geldige rijen** (Import … valid rows). Rows with errors are skipped. IRMA can't read an old Excel file (.xls) or a password-protected workbook. Save it in Excel as .xlsx without a password, or as CSV. ### Values for Behandeling and Risicobereidheid The **Behandeling** (Treatment) and **Risicobereidheid** (Risk appetite) columns only accept these values. Upper or lower case does not matter. | Column | Put in your file | Becomes in IRMA | |---|---|---| | **Behandeling** (Treatment) | `open`, `mitigate`, `accept`, `avoid`, `transfer` | **Open**, **Mitigeren** (Mitigate), **Accepteren** (Accept), **Vermijden** (Avoid), **Overdragen** (Transfer) | | **Risicobereidheid** (Risk appetite) | `low`, `medium`, `high`, `critical` | **Weinig risico** (Little risk), **Beperkt risico** (Limited risk), **Aanzienlijk risico** (Considerable risk), **Veel risico** (High risk) | An empty cell becomes **Open** for **Behandeling** and **Beperkt risico** for **Risicobereidheid**. A Dutch label such as "Mitigeren" or "Weinig risico" gives a **Fout** (Error) under **Validatie** (Validation); the message lists the allowed values. ## Read access per department After consultation within your organization, an administrator can set up that employees only read the data of their own department and the departments below it. That applies not only to risks but also to controls and tasks, among other things. Registers then show how many items you see out of the total. Organization-wide overviews, such as the **Impact en beheersing** (Impact and control) dashboard, Monte Carlo and reports, are then only available to people who may read the whole organization. Others see **Dit overzicht is alleen beschikbaar voor wie de hele organisatie mag lezen…** (This overview is only available to people who may read the whole organization…). See [Read access per department](/en/irma-beheer#read-access-per-department). ## Read more - [IRMA: getting started](/en/irma): opening the app, the menu and registers in general. - [IRMA: controls and audit](/en/irma-maatregelen-audit): controls, standards frameworks, the SoA, processes, evidence and audits. - [IRMA: administration](/en/irma-beheer): roles, taxonomy, risk tags, classes and modules. - [Working with the IRMA assistant](/en/irma#working-with-the-irma-assistant): discussing risks with the assistant, which reads along in your registers. --- # Tasks URL: https://docs.prudai.com/en/kanban/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/kanban.md > Each dossier has a task board (kanban-style) to plan and track work: columns, tasks with due date, priority and assignee, and tasks in the chat. This area used to be called 'Kanban'. Each dossier has a task board (kanban-style) to plan and track work. Who drafts the statement, when is the expert report due? Put the procedural steps in your dossier as tasks, with due date, priority and assignee, and nobody on the matter misses a term again. This area used to be called "Kanban"; the application now labels it **Tasks**. ![The task board in a dossier's Tasks segment, with tasks in three columns: to do, in progress and done](/assets/screenshots/leo/task_board_in_dossier.png) > LEO and LEO Fiscaal call the workspace this board lives in a **dossier**; VERA, ZIA, BEVER and IRMA call it a **project**, MAIA (on request) a **folder**. See [Projects](/en/projects). ## Where you open the board The board is not a page of its own. It is the **Tasks** segment of a dossier's views pill. Click that segment and the board appears on the same page. There are two more quick ways in: - in the dossier list in **My work**, choose **Tasks** in a row's **⋯** menu: the board then opens as a card in that dossier's chat; - old links to the task board keep working and land on the **Tasks** segment. Want to send a colleague to the board? Open **Tasks** and copy the page address: the view is part of the link. ## Columns You can: - add columns through the dashed card to the right of the last column (**Add column**); - rename columns (**Rename column**); - delete columns (**Delete column**, with confirmation; move the tasks out first); - shift columns left and right with the arrows in the column header. The top of each column shows how many tasks it holds. Tip: keep it simple. A classic setup: - To do - In progress - Review - Done ## Create and manage tasks A task can include: - **Title**, - **Description**, - **Status column**, - **Assignee** (optional), - **Due date** (optional), - **Priority**: **Low**, **Normal**, **High** or **Urgent**, - **Linked document** (optional). With a task you can: - **create** it with **Add task** at the bottom of a column; - **edit** it by clicking the task, or with the pencil icon (**Edit task**); - **move** it to another column or another position in the same column; - **send it to the chat** (**Send to chat**): the dossier chat opens with a reference to this task; - **delete** it with the bin icon (**Delete task**, with confirmation). There is no archive button for tasks. A task you no longer need is deleted. A task card shows the priority, the due date (with **Overdue** once it has passed), the assignee, the linked document and who created the task at a glance. A colleague you invited who does not have an active account yet cannot be assigned tasks. The app names who this applies to. ### Dragging is the main interaction You move tasks by dragging. Pick up a task card and drag it to the column where it belongs. The target column highlights while you hover over it, and the drop position follows your cursor: release halfway down and the card slots in between the two cards you dropped it between. So dragging sets the order inside a column too, not just the column itself. Prefer clicking? The arrows at the bottom of a task card (**Move left** and **Move right**) shift the task one column over. The board turns dragging off while an earlier change is still being saved, and on a read-only board. ## Link tasks to documents Link a task to a document when: - the document is the evidence or source, - you want everyone to use the same reference, - you want quick navigation from task to source. Documents in the dossier have an optional **Review status** column (see [Projects](/en/projects#review-status-per-document)) that pairs well with tasks for tracking what still needs review. ## Use tasks in chat (`#`) In dossier chat you can mention tasks using `#` (or `#"..."` for names with spaces). In LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA and BEVER the assistant can also create, update, move and delete tasks for you when you ask. If [Knowledge](/en/knowledge) shows a **Tasks** switch, it has to be on. The chat then shows steps such as **Create a task** or **Move a task**. Helpful prompts: - "Split this task into 5 subtasks with priorities." - "Put the deadlines from this summons on the board as tasks, with due dates." - "Write a checklist for this task and reference relevant documents." More: [Chat](/en/chat). --- # Knowledge sources URL: https://docs.prudai.com/en/kennisbronnen/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/kennisbronnen.md > Complete overview of all 182 knowledge sources of the Prudai platform: legislation, case law, registers, patents, regulators, control frameworks and curated knowledge bases per field, with the personas that use each source. > This overview is **compiled from the source catalog of the Prudai platform**, updated on 26 September 2026. The document counts are the counts shown on the source cards under **Knowledge** → **Sources** on that day. Each document is counted once. Most counts update automatically: read them as orders of magnitude, not as a daily figure. For three sources (the EPO legal texts, the decisions of the EPO Boards of Appeal and DG COMP) the figure is a one-off count on the source's own website; there you see a rounded figure with "over". Where no count is shown, none is available for that source. The platform currently has **182 knowledge sources**: **96 live sources** (consulted directly at the register or official site at the moment of your question) and **86 curated knowledge bases** (collections pre-processed and indexed by Prudai). In the app they are called **Dynamic sources** and **Static sources**. How the two work together is explained in [The knowledge model](/en/knowledge-model) (login required). Which sources you see in the app depends on your persona (LEO, LEO Fiscaal, VERA, ZIA, BEVER or IRMA). Which of those are on by default depends on your [specialization](/en/knowledge#vakgebied-specialization) (login required). ![The Sources section of the Knowledge page (Dutch interface), searched for cassatie: under the Dynamische bronnen heading (dynamic sources) the cards for the Central Appeals Tribunal (CRvB), the Trade and Industry Appeals Tribunal (CBb) and Rechtspraak.nl, each with a document count and an on/off switch, and below it the Statische bronnen heading (static sources) with a Belgian personal-injury knowledge base](/assets/screenshots/leo/kennisbronnen-bronnen-dynamisch-statisch.png) Each source lists: a short description, *type · jurisdiction · document count (where known) · the personas that can use the source*. **The section headings are thematic, not exclusive**: a source filed under "Public administration" may well be available to LEO too. The persona line after each source is what counts, not the heading above it. Two entries bundle several sources that each have their own card in the app: the five care and welfare organizations and the three tax advisory firms. That is why the list has fewer entries than sources. **LEO and LEO Fiscaal.** The core tax sources are available in LEO Fiscaal only: the Dutch Tax Administration (Belastingdienst), the tax advisory firms, DG TAXUD and the four tax knowledge bases. BEVER also uses the Belastingdienst. LEO Fiscaal additionally uses the legal sources that touch on tax work, such as legislation, case law, registers, RVO, UWV and council information. Which of these are on by default depends on your tax specialization. In LEO Fiscaal you switch on Tuchtrecht.nl and the Council of State yourself under **Knowledge** → **Sources**: no tax specialization turns them on by default. **About IRMA.** This page covers the sources the IRMA persona consults during a conversation. What the IRMA application for risk management and information security does itself is explained on [IRMA](/en/irma). ## Live sources (96) These sources are consulted in real time: the assistant fetches the current content from the source itself. See [Citations & source availability](/en/citations) (login required) for what happens when an external source is temporarily unreachable. ### Legislation & official publications - **Wetten.nl** — The official statute database of the Dutch government (KOOP), containing the consolidated text of all national laws and regulations, including the version in force on an earlier date. *legislation · NL · 106,767 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Officiële Publicaties (KOOP)** — Central home of the Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, parliamentary papers and municipal/provincial gazettes: the original publication of a regulation, amending decision or policy rule. *policy rules, knowledge base · NL · 6,689,539 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **PUC (puc.overheid.nl)** — Publicatieplatform UitvoeringsContent: KOOP's portal for policy rules and work instructions of Dutch executive agencies (SVB, IND, NZa, RSJ and nature permits). The assistant reads the full document text, also when PUC only offers it as a PDF, and states each document's validity as PUC shows it, for example "Geldig vandaag" (valid today) or "Was geldig" (was valid). If you request many documents in quick succession, PUC may refuse for a while; the assistant then tells you so. *policy rules, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **Omgevingswet (OZON)** — The Omgevingsloket / OZON holds location-based rules under the Environment and Planning Act: environment plans and water-authority and provincial ordinances. Use it to check which rules apply to a specific address or plot. *legislation, policy rules · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **IPLO (Informatiepunt Leefomgeving)** — The Information Point for the Living Environment bundles guidelines and guidance around the Environment and Planning Act, building, housing and the environment. *guidelines, knowledge base · NL · personas: LEO, VERA, BEVER, IRMA* - **EUR-Lex (EU-recht)** — The official home of EU regulations, directives, decisions and judgments of the Court of Justice, including the full text of judgments. Texts can be requested in all 24 official EU languages. *legislation, case law · EU · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Duits recht (NeuRIS)** — NeuRIS provides access to German legislation and case law (including BVerfG, BGH, BFH), for cross-border comparisons and cases where German law plays a part. *legislation, case law · Germany · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Lokale regelgeving (CVDR)** — The Central Facility for Decentralized Regulations, holding the consolidated text of by-laws, generally binding regulations and policy rules of Dutch municipalities, provinces, water authorities and joint arrangements: general local ordinances, tax and subsidy by-laws, and designation decisions. Consolidated means: the text as it reads on a given date, readable per article and reconstructible for a date in the past. *legislation · NL · 325,149 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Verdragenbank** — The Ministry of Foreign Affairs' official record of every treaty to which the Kingdom of the Netherlands is or was a party: conclusion, entry into force, provisional application, which parts of the Kingdom it applies to, the states party with their ratification dates, and any reservations made. The treaty text itself lives in the Tractatenblad; this source answers whether a treaty applies, and to whom. *legislation · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal* ### Case law & dispute resolution - **Rechtspraak.nl (ECLI)** — Open data on Dutch case law via Rechtspraak.nl: search rulings by ECLI, keyword, area of law or date and read the full text. *case law · NL · 962,667 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Raad van State (ABRvS-uitspraken en adviezen)** — The Council of State's own publication site: rulings of the Administrative Jurisdiction Division, including interim relief rulings that often get no ECLI, and the advisory opinions of the Advisory Division on bills, which do not appear on Rechtspraak.nl. New rulings appear here a few days earlier than on Rechtspraak.nl. *case law, policy rules · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **Centrale Raad van Beroep (CRvB)** — Rulings of the Central Appeals Tribunal, the highest administrative court for social security, social assistance and participation, social support (Wmo) and youth care, student finance and the civil-service law of groups such as military and police personnel. The full ruling text comes from Rechtspraak.nl. *case law · NL · 87,387 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb)** — Rulings of the Trade and Industry Appeals Tribunal, the highest administrative court in socio-economic administrative law: competition and market supervision, financial supervision, energy, telecom and post, agriculture, manure and food safety, and disciplinary appeals for accountants. The full ruling text comes from Rechtspraak.nl. *case law · NL · 15,805 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* - **College voor de Rechten van de Mens (oordelen)** — More than 5,000 opinions since 1994 of the Netherlands Institute for Human Rights, the Dutch equal-treatment body, on discrimination in employment, goods and services and social protection. Filter by ground of discrimination, outcome, field, year or opinion number. An opinion is authoritative, but it is not a court ruling. *case law · NL · personas: LEO, BEVER* - **Tuchtrecht.nl** — Disciplinary rulings of the Dutch disciplinary tribunals (healthcare, legal profession, notaries, accountancy, bailiffs). *case law · NL · 48,384 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Kifid (financiële geschillen)** — Rulings of the Dutch Institute for Financial Disputes (Kifid) on disputes between consumers and financial service providers (banks, insurers, investment firms, intermediaries). *case law · NL · personas: LEO* - **SKGZ (geschillen zorgverzekeringen)** — Binding advisory opinions of the Foundation for Complaints and Disputes about Health Insurance (SKGZ) on cover, deductibles and in-kind policies. *case law · NL · personas: LEO* - **Scheidsgerecht Gezondheidszorg** — Arbitral rulings of the Healthcare Arbitration Tribunal on employment and governance disputes within care institutions (directors, medical specialists, hospitals). *case law · NL · personas: LEO* - **Huurcommissie (eerdere uitspraken)** — Anonymized rulings of the Rent Tribunal in tenant–landlord disputes on rent levels, service charges, defects and rent increases (residential). You search by case number, town, postcode, statutory article or period, not by the text of the ruling. *case law · NL · personas: LEO* - **Raad van Arbitrage in bouwgeschillen** — Rulings of the Court of Arbitration for the Building Industry (formerly RvA Bouw) under contracts such as UAV, UAV-GC and DNR. *case law · NL · personas: LEO, VERA* - **De Letselschade Raad** — Guidelines and recommendations of De Letselschade Raad (extrajudicial costs, non-pecuniary damages, household help, DIY capacity). *guidelines · NL · 8 documents · personas: LEO* - **Rechtspraak — reglementen en oriëntatiepunten** — The judiciary's second corpus, alongside its rulings: national procedural rules per area of law, the Beslagsyllabus (attachment guide), the Trema report on maintenance norms, the LOVS sentencing guidelines, Recofa rules, recusal protocols and fee tables. These documents carry no ECLI and therefore do not appear in the open data of Rechtspraak.nl, even though a deadline taken from them decides whether a claim is heard at all. *policy rules, knowledge base · NL · 307 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Reclame Code Commissie (SRC)** — Decisions of the Dutch Advertising Code Committee and its Board of Appeal on complaints against advertising, tested against the Dutch Advertising Code and the special advertising codes. Each decision comes with case number, date, ruling, product category, the norms applied and the medium, plus the full decision text for citation. *case law · NL · personas: LEO* **CRvB and CBb share their search with Rechtspraak.nl (ECLI).** As long as one of the three is on, the assistant can search the rulings on Rechtspraak.nl. If you want no Rechtspraak.nl rulings in your conversations at all, switch off all three under **Knowledge** → **Sources**. ### Registers - **Cao-register SZW** — Public collective-agreement registrations of the Ministry of Social Affairs and Employment: collective agreements (cao's), social funds and social plans, with their terms. Search by name or reference and then read the agreement text and its attachments, also for older registrations, with a link to the original document. If an attachment is only a scan without a text layer, its text is not read and the assistant points you to the original document. This source is on by default; you switch it off under **Knowledge** → **Sources**. Whether an agreement applies to your situation and whether it has been declared generally binding is for you to check; declarations of general applicability are published in the Staatscourant. *register, knowledge base · NL · personas: all personas* - **BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen)** — Kadaster register of all Dutch addresses, buildings, residential objects, public spaces and places of residence: validate an address or retrieve the construction year and floor area of a building. *register · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **BIG-register (CIBG)** — The official Dutch register of healthcare professionals (doctors, dentists, physiotherapists, nurses and so on): BIG number, profession and specialism, and public measures or restrictions on practice. *register · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, ZIA* - **KvK Handelsregister** — Chamber of Commerce trade register: company profiles, KvK numbers, branches, SBI codes and directors. *register · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Centraal Insolventieregister (Rechtspraak)** — The statutory public register of bankruptcies, suspensions of payment and personal debt restructuring (Wsnp). Per case: the nationally unique case number, the insolvent party with chamber-of-commerce number and trade names, the court, the supervisory judge, the trustee or administrator with contact details, the full publication history, and the approved trustee reports as fully readable text. *register, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA* - **EUIPO Trade Mark Register** — The full register of EU trade marks (about 3.17 million marks). You look up a mark by its application number and get its status, proprietor and representative, Nice classes and the filing, registration and expiry dates. To search by mark name or proprietor, use the EUIPO's eSearch. *register · EU · personas: LEO* - **BOIP Beneluxmerkenregister** — The trade mark register of the Benelux Office for Intellectual Property, covering Belgium, the Netherlands and Luxembourg. Search by mark or proprietor, and retrieve per mark the registration number, word element, mark type, proprietor and representative, the Nice classes with goods and services, the filing, registration and expiry dates, and the current status. Served through TMview. *register · NL, Belgium · personas: LEO* ### Patents - **EPO Open Patent Services (octrooien)** — The patent data of the European Patent Office: the worldwide bibliographic database (about 140 million publications from EP, WO, US, DE, JP and elsewhere), the full claims and description of European and international (WO) publications and of some national offices, such as the British, French and Spanish ones, the patent family with the legal status per country, and the European Patent Register (procedure, grant, opposition, appeal, unitary patent). Also the documents cited by the examiner. For US, German, Dutch, Japanese and Chinese publications, among others, you only get the bibliographic data, without the full text. *register · EU, international · personas: LEO* - **EPO Open Patent Services (octrooi-opzoeking)** — The bibliographic patent database of the European Patent Office: per publication the title, abstract, applicants and inventors, publication date and classifications. In LEO Fiscaal it establishes whether a patent has been applied for or granted for a product, and in whose name, for example for the innovation box. Claims, the patent family and the European Patent Register are not part of this source. *register · EU, international · personas: LEO Fiscaal* - **EPO — Europees Octrooiverdrag, Guidelines en Case Law** — The legal texts of the European Patent Office in the version in force, citable per article, rule or section: the European Patent Convention with its Implementing Regulations, the Rules relating to Fees, the Rules of Procedure of the Boards of Appeal, the Guidelines for Examination and the Guidelines for the EPO as a PCT authority, the Case Law of the Boards of Appeal and the texts on the unitary patent and the Unified Patent Court. *legislation, guidelines, handbook · EU, international · over 6,100 documents · personas: LEO* - **EPO Boards of Appeal — beslissingen van de kamers van beroep** — All decisions of the Boards of Appeal of the European Patent Office since 1979, updated daily: technical and legal boards, the Enlarged Board of Appeal, petitions for review, the disciplinary board and PCT protests. Searchable by keyword, board, EPC provision and date, with the order, facts and reasons for each decision. *case law · EU, international · over 49,000 decisions · personas: LEO* - **Technische en wetenschappelijke literatuur (OpenAlex)** — Scientific and technical publications from around the world (journal articles, conference papers, theses, preprints) with abstract and publication date: the prior art outside patents, bounded by the priority date. *knowledge base · international · personas: LEO* The LEO patent sources above and the PCT knowledge base (see [Intellectual property & IT law](#intellectual-property--it-law)) switch on automatically in LEO when your specialization includes **Intellectual property** or one of its parts, such as **Patent law**, or when you choose the role **Patent attorney**. The patent lookup is a LEO Fiscaal source that belongs to the innovation box. For patent work, LEO also has the **Patent check** feature under **Knowledge** → **Tools** (off by default); see [Patent work in LEO](/en/knowledge#patent-work-in-leo) (login required). The patent templates are in the **Patents** practice area under [Workflows and research jobs](/en/research) (login required). ### Regulators & executive agencies - **Autoriteit Persoonsgegevens (AP)** — Policy rules, fining decisions and enforcement decisions of the Dutch Data Protection Authority (AP). *policy rules, case law · NL · 2,214 documents · personas: LEO, BEVER, IRMA* - **Autoriteit Consument & Markt (ACM)** — Decisions, guidelines and fines of the ACM in the fields of competition, consumer protection and regulated sectors (energy, telecom, post, transport). *policy rules, case law · NL · 5,136 documents · personas: LEO, BEVER* - **NZa (Nederlandse Zorgautoriteit)** — Policy rules, tariff decisions and knowledge documents of the Dutch Healthcare Authority (NZa). *policy rules, knowledge base · NL · 3,158 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, ZIA* - **UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen)** — Implementation policy, policy rules and knowledge documents of the UWV on employee insurance, occupational disability (WIA/WAO/Wajong) and dismissal procedures. *policy rules, knowledge base · NL · 1,011 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, BEVER* - **Belastingdienst** — Policy decisions, knowledge-group positions and rulings of the Dutch Tax Administration. *tax rulings, policy rules · NL · 11,848 documents · personas: LEO Fiscaal, BEVER* - **RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland)** — Policy rules and subsidy information from the RVO on Dutch schemes such as WBSO, MIT, SDE++ and innovation credit. *policy rules, knowledge base · NL · 3,784 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER* - **Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)** — Public news and press releases from the Dutch Health and Youth Care Inspectorate about its supervision and enforcement: formal instructions, administrative enforcement orders, sector reports and warnings. A supervisory signal, not a formal legal source. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* ### European supervisors & competition - **ECB & ECB-bankentoezicht (publicaties)** — Publications of the European Central Bank and ECB Banking Supervision: speeches, press releases, the Economic Bulletin, working papers, supervisory guides, SREP methodology and supervisory priorities. For the legislative text itself, use EUR-Lex. *policy rules, knowledge base · EU · personas: LEO* - **EBA — Europese Bankautoriteit (Single Rulebook Q&A & publicaties)** — The Single Rulebook Q&A of the European Banking Authority, searchable per article, with interpretations of CRR/CRD, PSD2, DORA, MiCAR and the anti-money-laundering directive among others, plus guidelines, technical standards, consultations and reports. *policy rules, knowledge base · EU · personas: LEO* - **ESMA — Europese Autoriteit voor Effecten en Markten** — ESMA's document library (guidelines, technical standards, opinions, reports), the Q&A on MiFID II, MiCA, DORA, AIFMD, UCITS and SFDR among others, and the EU register of national sanctions against investment firms. *policy rules, knowledge base, register · EU · personas: LEO* - **Europese Commissie — Mededingingszaken (DG COMP)** — The European Commission's case register: antitrust and cartels, mergers, state aid, the Digital Markets Act and foreign subsidies, with the decisions and published decision texts per case. For judgments of the Court of Justice and the General Court use EUR-Lex; for Dutch cases, the ACM. *register, case law · EU · over 72,000 cases · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER* ### Professional bodies - **Nederlandse orde van advocaten (advocatenorde.nl)** — The website of the Netherlands Bar (NOvA): the Bar Regulation and the rules of conduct with commentary, positions and guidance of the general council (anti-money-laundering, client funds, complaints procedures), the policy on AI and digitalization, and more than 1,100 legislative opinions. Links in a NOvA document open the NOvA website. For disciplinary rulings about lawyers, use Tuchtrecht.nl. *guidelines, policy rules · NL · personas: LEO* - **Professional association for social work** — The code of ethics, professional profiles, guidelines, guidance and positions of the Dutch professional association of social workers, community social workers and youth and family professionals. Switches on automatically for social work, community social work and youth care. Members-only pages are flagged and not quoted. You see the name of the source in the app under **Knowledge** → **Sources**. *standard, knowledge base · NL · personas: ZIA* ### Care, wellbeing & debt - **Medische richtlijnen** — Consolidated medical guidelines of the Dutch professional associations (richtlijnendatabase). *guidelines · NL · personas: LEO, ZIA* - **Farmacotherapeutisch Kompas** — The Dutch standard for medicines information for healthcare professionals: dosages, indications, contraindications and treatment regimens. *guidelines · NL · personas: ZIA* - **Thuisarts.nl** — Patient information from Thuisarts.nl, developed by general practitioners for the general public. *knowledge base · NL · 2,471 documents · personas: ZIA* - **Apotheek.nl** — Official patient information from the KNMP on medicines, side effects and usage advice. *guidelines, knowledge base · NL · personas: ZIA* - **Voedingscentrum** — Public information from the Netherlands Nutrition Centre on healthy food, diet and nutrients. *knowledge base · NL · 245 documents · personas: ZIA* - **VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland)** — Guidelines, guidance documents and knowledge base of the VGN for disability care. *guidelines, knowledge base · NL · 7,334 documents · personas: ZIA* - **Nedap ONS** — The care-record and planning system used by many care organizations. Through this connection an authorized care worker reads their own client list and, per client, an overview of the record. Nothing can be changed. Only for organizations with an ONS connection, on request. *register · NL · personas: ZIA* - **Knowledge base on debt, attachment and debt assistance** — A Dutch legal knowledge base for support workers on attachment of income and the protected earnings amount, set-off, collection costs, interest and limitation, benefits, debt assistance under the Wgs, the Wsnp and protective administration, plus news on debt case law. Switches on automatically for the specializations that call for it. A citation opens the relevant section, with a link to the original page. You see the name of the source in the app under **Knowledge** → **Sources**. *knowledge base · NL · personas: LEO, ZIA* - **Care and welfare organizations (practice information)** — Public information from five Dutch care and welfare organizations on topics such as protective administration and budget management, addiction care, autism coaching, mental-health consultation for the social domain, and homelessness among young people. In the app each organization is listed as a separate source. Organizational information, not a guideline or law. *knowledge base · NL · personas: ZIA* ### Tax advisory firms & EU taxation - **Tax advisory firms** — Public tax news and knowledge articles from three Dutch tax advisory firms: practice commentary on income tax, corporate tax, VAT, payroll tax, transfer pricing, international tax, estate planning and Pillar Two, among other topics. In the app each firm is listed as a separate source. Advisory commentary, not legislation or case law. *knowledge base · NL · personas: LEO Fiscaal* - **Europese Commissie — Belastingen & Douane (DG TAXUD)** — The EU portal for taxation and customs: policy and explanatory pages on VAT rules, customs procedures, excise duties, CBAM, OSS/IOSS and administrative cooperation, the current VAT rates per member state, and VAT number validation through VIES. *policy rules, knowledge base, register · EU · personas: LEO Fiscaal* ### Literature & research - **Juridische literatuur (OpenAlex)** — Dutch legal journal articles and academic publications from a fixed selection of 35 journals (including NJB, Ars Aequi, WPNR, Ondernemingsrecht). *handbook, knowledge base · NL, EU, international · 270,139 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **CORDIS (EU Horizon)** — The official register of EU research and innovation projects under FP7, H2020 and Horizon Europe. *knowledge base, register · EU · personas: LEO, VERA* ### Research institutes, planning bureaus & ombudsman - **Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)** — Research and publications of the Netherlands Institute for Social Research on society, wellbeing, participation, public services and the relationship between citizens and government. *knowledge base · NL · personas: BEVER* - **Planbureau voor de Leefomgeving (PBL)** — Research and policy analyses of the Netherlands Environmental Assessment Agency on climate, energy, nature, spatial planning, housing, mobility and the circular economy. *knowledge base · NL · personas: BEVER* - **Wetenschappelijk Onderzoek- en Datacentrum (WODC)** — Public research reports of the Research and Data Centre of the Ministry of Justice on justice, security, law enforcement, crime and policy evaluation. *knowledge base · NL · personas: BEVER* - **Trimbos-instituut** — Research, knowledge dossiers and guidance from the Netherlands Institute of Mental Health and Addiction on mental health, substance use, addiction and prevention policy. *knowledge base · NL · personas: BEVER* - **Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE)** — Publications and guidance of the Cultural Heritage Agency on monuments, archaeology, cultural landscape and heritage in spatial plans. *knowledge base · NL · personas: BEVER* - **Nationale ombudsman** — Public reports, investigations and letters of the National Ombudsman on proper conduct by government and the relationship between citizens and government. *knowledge base · NL · personas: BEVER* ### Public administration & council information - **iBabs (gemeenteraadsstukken)** — Municipal council documents (agendas, council proposals, motions and minutes) via iBabs for hundreds of Dutch municipalities. The assistant also looks up who sits on the council and its committees: council members, committees and parties. *policy rules, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **Notubiz (gemeente-, provincie- en waterschapsstukken)** — Administrative documents (agendas, council proposals, motions, decision lists and minutes) via the Notubiz platform for hundreds of Dutch municipalities, provinces and water authorities. *policy rules, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **GemeenteOplossingen (raadsinformatie)** — Council information from 35 municipalities that publish through GemeenteOplossingen: meeting agendas with the decision per agenda item, council proposals, decision lists, motions, amendments and incoming documents. The third provider alongside iBabs and Notubiz. The assistant works per municipality through the list of meetings; keyword search within this source is not available. *policy rules, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER, IRMA* - **VNG — Handreikingen & Modelverordeningen** — The implementation knowledge of the Association of Netherlands Municipalities (vng.nl): guidance for the social domain, the physical domain, public order and safety and internal operations, model by-laws, member letters and member consultations. The assistant also reads the model attachments in PDF and Word. *handbook, policy rules, knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Rekenkamer — Algemene + Lokaal + ADR** — Court-of-audit reports at every level of government: the Netherlands Court of Audit, local audit offices and committees, and the central government audit service (ADR). *knowledge base, handbook · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Rijksbegroting / Rijksfinanciën — Begrotingstabellen** — The official budget tables of the Dutch central government from the Rijksfinanciën open data (Ministry of Finance): expenditure and receipts per chapter, article and instrument. The source does not publish commitments. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Rijksoverheid.nl — Rijksbeleid & publicaties** — Theme pages, news, policy documents, parliamentary letters, reports and publications of the cabinet and ministries on rijksoverheid.nl. *policy rules, knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Tweede Kamer — Parlementaire documenten** — Official documents of the House of Representatives, searchable by topic: motions, amendments, government letters, parliamentary questions and reports of debates and committee meetings. *knowledge base, policy rules · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER, IRMA* - **open.overheid.nl** — Central platform for actively disclosed government information (Woo): Woo decisions, reports, annual reports, covenants and policy documents of ministries, municipalities, independent administrative bodies and other government organizations. *policy rules, knowledge base · NL · personas: LEO, LEO Fiscaal, BEVER, IRMA* - **GEMMA & NORA — Referentiearchitectuur (live)** — The government reference architecture, searchable live: GEMMA Online (municipal: Common Ground, building blocks, processes) and NORA Online (central government: principles, standards, glossary). *knowledge base, standard · NL · personas: BEVER, IRMA* - **CBS StatLine — Open Statistiek** — Open statistics from Statistics Netherlands (CBS) for municipal benchmarking and evidence-based policy: demographics, the social domain, the economy and labor market, housing and municipal finances. *register, knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **data.overheid.nl — Open dataregister** — The national open-data register of the Dutch government: find citable datasets, statistics and geodata. You get the dataset description and a link to it, not document text. *register, knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* ### Governance, risk & information security - **NCSC — Security Advisories** — Security advisories from the Dutch National Cyber Security Centre: for each vulnerability or threat the facts, the interpretation and the remedies, with the associated CVEs and their CVSS scores. Every advisory carries the NCSC's own likelihood-times-impact assessment, an independent risk judgment by the national CERT rather than something derived from CVSS. Searchable by product, vendor, keyword and CVE number. *policy rules, knowledge base · NL · 11,190 documents · personas: LEO, BEVER, IRMA* - **Informatiebeveiligingsdienst (IBD — BIO/BIO2 & beveiligingsadviezen overheid)** — The sector CISO for Dutch government, part of the VNG. It opens up two public surfaces: the knowledge products (the Baseline Information Security Government, BIO and BIO2, plus guidance notes, factsheets and policy templates) and the news and advisories channel with threat intelligence, vulnerability advisories and updates on the Dutch Cybersecurity Act/NIS2, ENSIA and BIO2. *standard, knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **NOREA (beroepsorganisatie van IT-auditors)** — News and professional commentary from NOREA, the Dutch professional body for IT auditors (RE title): position papers, guidance and control frameworks, including the NIS2 Control Framework, on IT audit, assurance, cybersecurity, digital resilience and AI governance. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **IIA Nederland (Instituut van Internal Auditors)** — News and guidance from the professional association for internal auditors, custodian of the Three Lines Model and the Global Internal Audit Standards. Third-line commentary on internal audit and assurance, not a formal legal source. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **ENISA (European Union Agency for Cybersecurity)** — English-language news, press releases and announcements from the EU cybersecurity agency on NIS2, threat landscapes, certification and cyber crisis management at EU level. Commentary, not a formal legal source. *knowledge base · EU · personas: BEVER, IRMA* ### Umbrella bodies & trade media - **Binnenlands Bestuur (vakmedia decentrale overheid)** — Journalism, background and commentary on public administration: governance and organization, finance, digitalization, spatial planning and environment, the social domain, and careers in decentralized government. A commercial title with a partial paywall: only the headline, lead and article link are public. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Zorg+Welzijn (vakmedium sociaal domein)** — The Dutch trade journal for professionals in the social domain: youth care, social support (Wmo), welfare work, social work, participation, debt assistance and domestic violence. Recent editorial coverage with title, summary and publication date. Trade journalism and commentary, not legislation, case law or formal policy. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Unie van Waterschappen** — News and public positions from the association of the Dutch regional water authorities: water quality, flood safety, drought and climate adaptation, the Water Framework Directive, wastewater treatment, and the governance, finances and digitalization of the water authorities. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Interprovinciaal Overleg (IPO)** — News items and positions from the association of the twelve Dutch provinces: their joint line on national dossiers. Administrative communication, not a formal legal source. *knowledge base · NL · personas: BEVER, IRMA* - **Vereniging Hogescholen** — Press releases, position papers and factsheets from the association of Dutch universities of applied sciences on higher professional education. Sector communication offering context, not legislation, policy or case law. *knowledge base · NL · personas: IRMA* ### Product documentation - **Prudai documentatie** — The official Prudai user documentation at docs.prudai.com. The assistant consults this source for questions about the application itself: how a feature works, where a setting is, or which steps to follow. *knowledge base · international · personas: all personas* ## Curated knowledge bases (86) These collections are compiled, pre-processed and indexed by Prudai: fast to search and linked to your specialization per legal area. A public knowledge base that belongs to a persona is available to every user of that persona. You switch it off yourself under **Knowledge** → **Sources**; the owner of your organization can block it there for everyone in **Admin mode**. Prudai makes the two non-public knowledge bases, UAV-GC 2005 and ISO 31000, available per organization, on request. See [Non-public knowledge bases](/en/knowledge#non-public-knowledge-bases) (login required). ### Employment law - **Arbeidsrecht — Referentie-CAO-teksten** — Reference collective-agreement texts from core sectors: Metalektro (2022-2024), Horeca (2024 and 2025-2026), VVT care (2022-2024), Retail Non-Food (2024-2025) and ABU temporary workers (2024). For current agreements in other sectors, use the Cao-register SZW. *model contracts · NL · 6 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Arbeidsrecht — SER & Stichting van de Arbeid Aanbevelingen** — Advisory reports of the Social and Economic Council (SER) and recommendations of the Labour Foundation on co-determination, labor-market transitions, labor migration, WIA and the collective-bargaining system. *guidelines, knowledge base · NL · 16 documents · personas: LEO* - **Arbeidsrecht — UWV Beleidsregels (Ontslag + Poortwachter)** — The UWV Werkwijzer Poortwachter (full and quick-start versions) and the implementing rules for dismissal on business-economic grounds and for long-term incapacity (art. 7:669(3)(a) and (b) DCC). *policy rules · NL · 4 documents · personas: LEO* ### Personal injury & liability - **Affectieschade — jurisprudentie & praktijk** — Affection damages in (criminal) cases: the Ministry of Justice and Security information sheet on affection damages in criminal cases. *knowledge base · NL · 1 document · personas: LEO* - **Belgisch letselschade — doctrine & rechtspraak** — Exclusively for Belgian personal-injury law: doctrine and case law, only for cases governed by Belgian law. *guidelines, case law, knowledge base · Belgium · 17 documents · personas: LEO* - **Indicatieve Tabel 2024 — Belgisch letselschade** — Exclusively for Belgian personal-injury law: the Indicative Table 2024. *guidelines · Belgium · 1 document · personas: LEO* - **Beroepsziekten — TSB Protocollen & Europese lijst** — Substance-related occupational diseases in employer-liability cases: the TSB protocols and the European schedule of occupational diseases. *guidelines, policy rules · NL · 13 documents · personas: LEO* - **Chroom-6 (Defensie / NedTrain / KLM)** — Consolidated chromium-6 dossier on the three largest Dutch employer cases (Defence, NedTrain, KLM). *handbook · NL · 45 documents · personas: LEO* - **GBL & DLR Gedragscodes** — The Code of Conduct for Personal Injury Claims Handling (GBL) and related DLR recommendations. *guidelines, knowledge base · NL · 14 documents · personas: LEO* - **IWMD-vraagstelling & medische paragraaf** — Medical expert questions in personal-injury cases. *guidelines, knowledge base · NL · 8 documents · personas: LEO* - **LOV-RI Schadebegroting — Letselschaderaad-richtlijnen** — Damage assessment in personal-injury cases: household help, DIY capacity, study delay, hospital and rehabilitation costs, income components, mileage and the calculation model for fatal-accident damages. Combine it with the Rotterdam Scale for the non-pecuniary damages amount itself. *guidelines, policy rules · NL · 9 documents · personas: LEO* - **Medische ethiek — GOMA 2022 & KNMG-Gedragscode** — The open-disclosure norm and physicians' ethical obligations around (suspected) medical incidents. *guidelines, knowledge base · NL · 2 documents · personas: LEO* - **Letselschade NL — BGK, langlopende zaken & normering** — Dutch research literature and authoritative reports on claimant-side personal injury: extrajudicial costs and the double reasonableness test, long-running cases, and standardization of claims handling. *handbook, guidelines · NL · 8 documents · personas: LEO* - **Rotterdamse Schaal** — Objective starting point for assessing non-pecuniary damages in personal-injury and personal-violation cases. *guidelines · NL · 2 documents · personas: LEO* - **Rotterdamse Schaal — smartengeld-ordening** — The Rotterdam Scale: ordering of non-pecuniary damage awards for physical injury and other personal violations (official edition, updated January 2026). *guidelines, knowledge base · NL · 2 documents · personas: LEO* - **Verkeersaansprakelijkheid — brancheregels** — Insurance-side implementation of traffic liability. *knowledge base, policy rules · NL · 1 document · personas: LEO* - **WLZ Indicatiestelling 2023-2026 + LOV-RI Zorgschade-aanbeveling** — Long-term care (Wlz) needs-assessment policy and the assessment of care damages. *policy rules, guidelines · NL · 5 documents · personas: LEO, ZIA* - **Letselschade — Politie PTSS & Barp** — A knowledge dossier on personal-injury claims by police officers (PTSD, duty accidents, occupational disease): the old and new Barp regime (articles 53a to 53h, introduced on 1 April 2025) with the transitional law of article XV, the PTSD Circular for the police, the residual-damage routes and the administrative-law order of proof before the Central Appeals Tribunal, plus historical government reports on police PTSD and mental healthcare. *knowledge base, handbook · NL · 5 documents · personas: LEO* ### Tax law - **Fiscaal — Belastingdienst & Ministerie van Financiën Beleidsbesluiten** — Tax Administration policy decisions (Staatscourant) and Ministry of Finance decisions on applying the hardship clause, on withdrawing appeals in cassation, and approving communications across income tax, corporate tax, VAT, BPM, real estate transfer tax and fiscal unity. *policy rules, tax rulings · NL · 17 documents · personas: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — Belastingplan 2026 Kamerstukken** — The complete 2026 Tax Plan package: bills, memoranda of amendment and parliamentary papers. *legislation, knowledge base · NL · 25 documents · personas: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — Internationale belastingverdragen & OECD** — OECD material (Model Tax Convention, BEPS Multilateral Instrument, Pillar Two commentary) and explanatory notes to bilateral tax treaties. *handbook, legislation · NL, international · 10 documents · personas: LEO Fiscaal* - **Fiscaal — NOB Commentaren & Consultatie-reacties** — Commentaries and consultation responses of the Dutch Association of Tax Advisers (NOB) on tax bills and internet consultations. *knowledge base · NL · 33 documents · personas: LEO Fiscaal* ### Family & succession law - **Familierecht — Alimentatie (Tremarapport + LBIO)** — The calculation methodology for child and spousal maintenance (Trema report 2023/2024/2025 with appendices and capacity and needs tables) and LBIO practice on collection, indexation and recovery. *guidelines, handbook · NL · 13 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Familierecht — Erfrecht, internationale aspecten & doctrine** — KNB publications on European succession law, notarial consumer brochures, international child abduction and open-access family-law doctrine. *handbook, knowledge base · NL, EU, international · 10 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Familierecht — Mediation & Scheidingspraktijk (MfN + vFAS)** — Mediation regulations, conduct rules for registered mediators, vFAS models for parenting plans and mediation agreements, and LBIO divorce brochures. *guidelines, model contracts · NL · 12 documents · personas: LEO* - **Familierecht — Procesreglementen & Jeugdrecht** — Procedural regulations for family petitions at district courts and courts of appeal (including the 2024 and 2026 versions), the civil youth-law procedural regulation, the Youth Protection Quality Framework and the Uitelkaar.nl subsidy scheme. *guidelines, policy rules · NL · 9 documents · personas: LEO* ### Criminal law - **Strafrecht — LOVS Oriëntatiepunten voor straftoemeting** — The orientation points of the National Consultation on Criminal Law Content (LOVS): the reference sentences judges use when sentencing for crimes and misdemeanours. *guidelines · NL · 1 document · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Strafrecht — OM-Aanwijzingen & Richtlijnen strafvordering** — The current instructions and prosecution guidelines of the Public Prosecution Service (Staatscourant publications). *policy rules · NL · 21 documents · personas: LEO* - **Strafrecht — Strafproces & rechtspraak-praktijk** — The National Criminal Procedure Regulation, the manual on the victim in criminal proceedings, a judiciary e-book on art. 240b of the Criminal Code and positions of the criminal-defence bar (NVSA). *guidelines, handbook · NL · 4 documents · personas: LEO* ### Insolvency law - **Insolventie — INSOLAD Praktijkregels & Jaarboeken** — INSOLAD practice rules for insolvency administrators (2005 and 2019), INSOLAD yearbooks 2023–2025 and reports on administrator remuneration. *guidelines, handbook, knowledge base · NL · 12 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Insolventie — Recofa-richtlijnen & Procesreglementen** — Recofa guidelines for bankruptcies, suspensions of payment and Wsnp debt restructuring, plus national procedural regulations for insolvency and WHOA cases. *guidelines, policy rules · NL · 10 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Insolventie — WHOA, beslagrecht-raakvlak & statistiek** — WHOA implementation material, KBvG guidelines at the intersection with attachment law, and CBS bankruptcy statistics. *knowledge base · NL · 7 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* ### Intellectual property & IT law - **IE — NL/Benelux praktijk (Orde Octrooi + BMM + AIPPI-NL + OCNL)** — Dutch and Benelux IP practice: conduct rules for patent attorneys, BMM rules of honor, AIPPI-NL and the practice of the Netherlands Patent Office. *guidelines, knowledge base · NL · 20 documents · personas: LEO* - **IE — EU/Internationaal examination (EUIPO + WIPO + AIPPI)** — EU and international IP examination practice: EUIPO trade-mark and design guidelines 2025, the WIPO IP Handbook and AIPPI resolutions. *guidelines, handbook · EU, international · 24 documents · personas: LEO* - **PCT — Verdrag, Reglement, Administrative Instructions en Applicant's Guide (WIPO)** — The Patent Cooperation Treaty (PCT) with its Regulations, the Administrative Instructions, the guidelines for international search and international preliminary examination, and WIPO's PCT Applicant's Guide. For deadlines, formalities and acts in the international phase and on entry into the national or regional phase. *legislation, guidelines, handbook · international · 6 documents · personas: LEO* - **IT-recht — AI/Data/Cybersecurity (ENISA + EDPB)** — Authoritative EU guidance on AI, data and cybersecurity (ENISA NIS2 implementation guidance, EDPB opinions). *guidelines, knowledge base · NL, EU · 6 documents · personas: LEO* ### Corporate law & governance - **Ondernemingsrecht — Contractmanagement & M&A soft-law** — International soft law for contracts and M&A practice. *model contracts, knowledge base · NL, EU, international · 8 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Ondernemingsrecht — Corporate Governance (MCCG + Eumedion + VEUO)** — The Dutch corporate-governance soft law: the Corporate Governance Code with its monitoring report, and positions of Eumedion and VEUO. *guidelines, knowledge base · NL · 10 documents · personas: LEO* - **Governancecode Zorg 2022** — Reference framework for good governance and supervision in the Dutch care sector. Seven core principles (BoZ) on quality, integrity, stakeholder influence, the division of tasks between board and supervisory board, and transparency. *guidelines · NL · 1 document · personas: LEO, ZIA* ### Mediation - **Mediation — NL Zakelijk + doctrine (PBM + NAI + SGOA + open-access)** — Dutch commercial mediation practice and doctrine. *guidelines, handbook · NL · 5 documents · personas: LEO* - **Mediation — Zakelijk International (ICC + UNCITRAL + IMI + CEDR + EU/CoE)** — International commercial mediation: rules and models of ICC, UNCITRAL, IMI and CEDR, and EU and Council of Europe material. *guidelines, model contracts · NL, EU, international · 19 documents · personas: LEO* ### Notaries & bailiffs - **Notariaat — KNB Praktijkaanwijzingen & Handreikingen** — Authoritative implementation documents of the KNB (Royal Dutch Association of Civil-law Notaries). *guidelines, handbook · NL · 6 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Notariaat — Doctrine open-access (Radboud Repository)** — Open-access notarial doctrine from the Radboud Repository. *handbook, knowledge base · NL · 11 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Deurwaarders — KBvG-direct & Tuchtcollege** — KBvG regulations and the practice of the disciplinary tribunal for bailiffs. *guidelines, policy rules · NL · 10 documents · personas: LEO* - **Deurwaarders — Uitvoering & doctrine (BFT + Bureau Wsnp + NVI + Boom)** — Supervision and doctrine around bailiff practice. *policy rules, handbook · NL · 7 documents · personas: LEO* ### Migration law - **Vreemdelingenrecht — IND-praktijk (Werkinstructies + IB-serie + Ambtsberichten + NIDOS)** — Dutch migration-law implementation practice: IND work instructions and IND information messages as published on PUC, including the work instructions that took effect with the EU Pact on Migration and Asylum on 12 June 2026. Expired work instructions have been removed. It also holds official country reports of the Ministry of Foreign Affairs and publications of the Advisory Council on Migration and Nidos, among others. Always check the start and end date in the document itself. *policy rules · NL · 218 documents · personas: LEO* - **Vreemdelingenrecht — EUAA / UNHCR / FRA International** — International counter-sources for asylum and migration: EUAA country guidance and UNHCR and FRA materials. *guidelines · EU, international · 17 documents · personas: LEO* - **Vreemdelingenrecht — Doctrine & toezicht (Adviesraad + MLC + VWN + RvS)** — Doctrine and oversight in migration law. *handbook, knowledge base · NL · 6 documents · personas: LEO* ### Tenancy & insurance law - **Huurrecht — Huurcommissie-beleidsboeken & huurbeleid Rijk (Wet betaalbare huur, WWS)** — The Rent Tribunal's policy books (home valuation, defects, service charges, rent increases), the maximum rent limits and WOZ parameters, the explanations of the Affordable Rent Act and the home valuation system, and central-government information on the rent increase. For questions on rent levels, points, defects and service charges for residential property; rulings of the Rent Tribunal are in the live source Huurcommissie. *policy rules, guidelines · NL · 32 documents · personas: LEO, LEO Fiscaal* - **Verzekeringsrecht — Verbond van Verzekeraars zelfregulering (gedragscodes, protocollen, bedrijfsregelingen, convenanten) + Kifid/Tuchtraad/CIS** — The self-regulation of the Dutch Association of Insurers (codes of conduct, protocols, industry regulations and recourse and concurrence covenants) and the rules of Kifid, the insurers' disciplinary board and CIS. For coverage disputes, fraud allegations, policy conditions and complaint routes; rulings are in the live sources Kifid and Rechtspraak.nl. *policy rules, guidelines · NL · 39 documents · personas: LEO* ### Care & medical (disciplinary and food) - **Medisch Tuchrecht — CTG/RTG reglementen + oriëntatiepunten** — Procedural frameworks of medical disciplinary law. *guidelines, knowledge base · NL · 4 documents · personas: LEO* - **Voeding — NVWA NL + FNLI + Reclamecode** — Dutch food regulation and self-regulation. *policy rules, guidelines · NL · 10 documents · personas: LEO* ### Legal profession - **Gedragsregels Advocatuur (NOvA)** — The 2018 adopted text of the rules of conduct for every lawyer in the Netherlands (NOvA). Five core values: independence, partiality, expertise, integrity and confidentiality. The commentary, the Bar Regulation and the positions of the general council are in the live source Nederlandse orde van advocaten. *guidelines · NL · 1 document · personas: LEO* ### Construction & built environment - **Omgevingsrecht — Praktijkboek Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl)** — The Bbl Practice Handbook (453 pages): doctrinal commentary on the Buildings (Living Environment) Decree under the Environment and Planning Act (building activity, structural safety, energy, fire, health, use, demolition, Wkb consequence classes). *handbook · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **Bouw — Arbocatalogus Bouw: risicobladen veiligheid & gezondheid** — The risk sheets of the Construction Working Conditions Catalog. *guidelines · NL · 10 documents · personas: VERA* - **Bouw — BENG-onderzoeksrapporten (RVO/Mobius/Peutz)** — The RVO research reports underlying BENG and NTA 8800 (near-energy-neutral building requirements). *knowledge base · NL · 6 documents · personas: VERA* - **Bouw — DNR 2011 (De Nieuwe Regeling, voorganger van DNR 2025)** — DNR 2011 (legal relationship client–architect/engineer/consultant) with commentary. *model contracts · NL · 2 documents · personas: VERA* - **Bouw — KOMO BRL: model attesten, certificaten & PDCs** — KOMO assessment guidelines (BRL): model attestations, product certificates and process certificates. *standard, model contracts · NL · 6 documents · personas: VERA* - **Bouw — NTA 8800: bepalingsmethode energieprestatie gebouwen** — NTA 8800:2025+C1:2026: the Dutch technical agreement that lays down the method for determining the energy performance of buildings (BENG indicators, energy labels). *standard · NL · 1 document · personas: VERA* - **DNR 2005 (Oude Regeling — Architecten & Adviseurs)** — The New Rules 2005, predecessor of DNR 2011 and DNR 2025. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **DNR 2025 (De Nieuwe Regeling — Architecten & Adviseurs)** — General terms for consultancy assignments between clients and architects, structural engineers and consultants. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **UAV 2012 Versie 2025** — Uniform Administrative Conditions for the execution of works and technical installation works 2012. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **UAV-GC 2005** — Conditions for integrated contract forms (Design & Construct), where the contractor is also responsible for the design. **Non-public**, on request: Prudai makes this knowledge base available per organization, and your organization needs its own license. You confirm this when you switch the source on. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **AVA 2023 Zakelijk** — General Terms for Construction Contracts, business (B2B) version: stricter liability regime, commercial payment terms, delivery procedures, set-off bans and termination. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* - **AVA 2023 Consument** — General Terms for Construction Contracts, consumer version: renovation, maintenance and small-scale newbuild for private clients. *model contracts · NL · 1 document · personas: LEO, VERA* ### Social domain, economy & public order - **Sociaal Domein — Divosa Participatie** — Divosa guidance and work guides on the Participation Act, the Civic Integration Act 2021 and municipal work-and-income practice. *knowledge base, handbook · NL · 67 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — Movisie Kennisbank** — Movisie methods and guidance on wellbeing, the social base, poverty and domestic violence. *knowledge base, handbook · NL · 64 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — Nibud Huishoudfinanciën** — The Nibud methodology on household finances, budget norms and the poverty test. *knowledge base, handbook · NL · 119 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — NJi Jeugd** — Knowledge dossiers and youth-care guidelines of the Netherlands Youth Institute (NJi). *knowledge base, guidelines · NL · 157 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — NVVK Schuldhulpverlening** — The codes of conduct, modules and work guides for debt assistance of the NVVK (industry association). *knowledge base, guidelines · NL · 84 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Sociaal Domein — SKJ Reglementen** — Registration criteria, disciplinary regulations and the responsible work-allocation framework of the Youth Quality Register Foundation (SKJ). *guidelines, policy rules · NL · 15 documents · personas: ZIA, BEVER* - **Economische Zaken — ACM Leidraden** — ACM guidelines and market studies: interpretation of the Competition Act, the Market and Government Act and sustainability agreements. Individual ACM decisions are in the live source ACM. *guidelines, knowledge base · NL · 38 documents · personas: LEO, BEVER* - **Economische Zaken — Europa Decentraal (Staatssteun & Aanbesteden)** — Guidance of Kenniscentrum Europa Decentraal on state aid and EU procurement: Didam guidance, Proportionality Guide, SGEI guidance, area-development guide and CPV codes. *handbook, knowledge base · NL, EU · 91 documents · personas: LEO, BEVER* - **Economische Zaken — Platform31 Regionale Economie** — Platform31 policy explorations on regional economics, business parks and area transformation. *knowledge base, handbook · NL · 84 documents · personas: BEVER* - **Openbare Orde — CCV Preventie & Ondermijning** — Theme dossiers of the Centre for Crime Prevention and Safety (CCV): camera surveillance, Bibob, subversive crime, housing nuisance and prevention. *knowledge base, handbook · NL · 104 documents · personas: BEVER* - **Openbare Orde — NGB Burgemeestersbevoegdheden** — Guidance from the Dutch Society of Mayors (NGB) on mayoral powers: emergency orders and ordinances, area bans, Damocles closures and behavioral orders. *handbook, guidelines · NL · 83 documents · personas: BEVER* - **Openbare Orde — NIPV Leidraden & Crisisbeheersing** — Guidelines, guidance documents and GRIP protocols of the Netherlands Institute for Public Safety (NIPV): regional risk profiles, crisis management and safety-region doctrine. *guidelines, handbook · NL · 130 documents · personas: BEVER* - **Openbare Orde — Netwerk Weerbaar Bestuur** — Ministry of the Interior guidance from the Resilient Governance Network: integrity of political office holders, address shielding, tackling online aggression and administrative resilience. *knowledge base, handbook · NL · 104 documents · personas: BEVER* - **Algemene Zaken — IBD Informatiebeveiliging (BIO)** — Knowledge products and fact sheets of the Information Security Service (IBD) and the Government Information Security Baseline (BIO 2.0). *standard, guidelines · NL · 62 documents · personas: BEVER* - **Algemene Zaken — PIANOo Inkoop & Aanbesteden** — PIANOo guidance on public procurement: the Proportionality Guide, model documents, procedure phases and socially responsible procurement. *handbook, guidelines · NL · 127 documents · personas: LEO, BEVER* ### Control frameworks: information security & GRC - **Informatiebeveiliging — BIO2 (volledig)** — The full text of BIO2 version 1.3, the Baseline Information Security Government: the shared control framework for municipalities, provinces, water authorities and central government. It follows the chapter structure of ISO 27001/27002 and sets out, per topic, the controls plus the specific government measures that are mandatory on top of the ISO baseline. *standard · NL · 1 document · personas: IRMA* - **Informatiebeveiliging — DigiD Normenkader 3.0** — The 21 security norms from Logius against which holders of a DigiD connection are assessed each year through the DigiD IT security assessment, stating for each norm what is tested and what it is based on. *standard · NL · 1 document · personas: IRMA* - **Informatiebeveiliging — ENSIA Verantwoordingsstelsel 2026** — The ENSIA accountability system (single information audit): scope and design of the annual cycle, the accountability domains (BIO, population register, travel documents, Suwinet, DigiD, addresses and buildings, large-scale topography, subsurface), the executive declaration, the administrative report to the municipal council, and the accountability planning with its deadlines. Includes the guidance note for the Suwinet carve-out. *standard, guidelines · NL · 5 documents · personas: IRMA* - **Informatiebeveiliging — SUWI/GeVS Verantwoordingsrichtlijn 2026** — The control framework through which municipalities, the employee insurance agency, the social insurance bank and other Suwinet parties account annually for the security of Suwinet, with the norms to be tested (design, existence and, for a core set, operating effectiveness) and the accountability and audit requirements. *standard, guidelines · NL · 1 document · personas: IRMA* - **GRC — ISO 31000 Risicomanagement** — NEN-ISO 31000:2018+C11:2019 (Dutch language edition) covering the principles, framework and process for risk management: from risk identification and analysis through evaluation, treatment and monitoring. IEC/ISO 31010 adds a catalog of risk assessment techniques such as bow-tie, FMEA, scenario analysis and Monte Carlo, including when to choose which. **Non-public**, on request: Prudai makes this knowledge base available per organization, and your organization needs its own NEN license (or equivalent right of use) for these standards. You confirm this when you switch the source on. *standard · NL · 2 documents · personas: IRMA* - **GRC — NIST Cybersecurity Framework 2.0** — The full NIST CSF 2.0: the six functions (Govern, Identify, Protect, Detect, Respond, Recover) with all categories and subcategories, including implementation examples. Version 2.0 added the Govern function and widened the framework from critical infrastructure to any organization. *standard, knowledge base · international · 2 documents · personas: IRMA* ## Temporarily unavailable Two live sources cannot be consulted at the moment, because their websites refuse automated requests. They are not included in the counts above. - **EHRM (HUDOC)** — Judgments of the European Court of Human Rights (LEO). If you ask for an ECHR judgment, the assistant says it cannot retrieve it, instead of quoting it from memory. - **One tax advisory firm source** (LEO Fiscaal) — in addition to the three firms under [Tax advisory firms & EU taxation](#tax-advisory-firms--eu-taxation). ## What is not listed here - **Organizational knowledge bases and personal files**: your own documents come on top of this overview; see [Knowledge](/en/knowledge) (login required) and [Files](/en/files). - **Your organization's own administration in MAIA** (on request): see [MAIA](/en/maia) (login required). - Which sources are active in your environment is set per user under **Knowledge** → **Sources**. The owner of your organization can block sources for the whole organization there in **Admin mode**. --- # Notifications URL: https://docs.prudai.com/en/notifications/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/notifications.md > Read your notifications in the Waiting on you and For your information zones, see which categories exist, and set per category whether they reach you in the app or by email. Plus: how to unsubscribe from the newsletter. The **Notifications** page is where you read your notifications. How a notification reaches you (in the app, by email, or both) is set per category in **Settings → Notifications**. ## What this page is for - clearing pending notifications; - seeing what is waiting on you and what is only for your information; - clicking through to the linked place, such as a dossier, a research run, or the partner inbox. ## Where notifications appear - In the top right, a red number appears on your avatar as soon as you have unread notifications. - The user menu has a **Notifications** row with the same number. That is a link to the notifications page, not a preview list. - On a phone, the user menu opens as a panel from the bottom of the screen. The number refreshes on its own, roughly every minute and whenever you return to the tab. There is **no sound cue** for new notifications and no setting to enable one. Notifications from all your personas come together here, regardless of which persona you are working in at that moment. Notifications about your account and about shared knowledge arrive here too, such as a changed role or a dossier that was shared with you. ## List view The list opens on **Unread**. Choose **All** to also see what you have already read. You can also filter by category. The list has two zones: - **Waiting on you**: notifications that need something from you. Think of a workflow waiting for your approval or input, or a second opinion request that has landed with you. - **For your information**: everything else, grouped by date: **Today**, **This week**, and **Older**. ![The notifications page with status and category filters, the Waiting on you and For your information zones grouped by date, and the Delivery preferences card on the right](/assets/screenshots/leo/notifications_zones.png) Note: the **Waiting on you** zone is not the same as the **Waiting on you** category. The zone also shows notifications from **Job status** and **Second opinion**, such as the first notice that a workflow is waiting on you. For a workflow, the **Waiting on you** category only holds the reminder once it has been waiting a day or more. So if you filter on that category, you see less than in the zone. At the bottom there is a **Load more** button showing how many remain. You open a notification by clicking its title or the notification itself. If the notification is still unread, the app marks it as read first. Where it applies, there are also two buttons: - **Open** takes you to the linked place. This button only appears when the notification links somewhere. For **New in Prudai** it is called **See what's new**. - **Mark as read** marks the notification without opening it. This button only appears while the notification is unread. At the top you see how many notifications are unread, with a **Mark all as read** button. If you have chosen a category, that button is called **Mark this category as read** and only applies to that category. ## Categories There are nine categories. This is how they are set by default: | Category | What you get | Default | | --- | --- | --- | | **Waiting on you** | a reminder when a workflow has been waiting a day or more for your approval or input | in the app and by email | | **Second opinion** | a new request in the partner inbox, a request assigned to you, clearance of the conflict check, acceptance or decline | in the app | | **Collaboration** | a colleague added you to a shared dossier, project, or shared knowledge | in the app and by email | | **Job status** | a research run that is ready or failed, a workflow waiting for your approval | in the app | | **Document processing** | a translation or SharePoint import that finished or failed, a document that could not be processed | in the app | | **Account access** | a change to your role | in the app | | **Feature tips** | at most one tip a week, usually about a feature you have not used yet | in the app and by email | | **New in Prudai** | a new release, linking to [What's new](/en/changelog) (sign-in required) | in the app only | | **Newsletter** | the Prudai newsletter | by email only | Not every category is relevant to everyone. You only get **Second opinion** if you take part in that flow, and **Job status** mainly if you run research or workflows. If your organization works with [MAIA](/en/maia) (on request, sign-in required), its owners also get notifications about the daily check and the Exact Online connection. The morning notification of the daily check and the notification that the connection needs to be re-authorised fall under **Waiting on you**. The notification **Exact Online has been connected** falls under **Account access**. About **New in Prudai**: - with a new release you get one notification titled **What's new in Prudai**, followed by the release version in parentheses, for example "What's new in Prudai (2026-09-08)". The release's headline is in the notification text; - the **See what's new** button opens the [changelog](/en/changelog) in a new tab; - this category is in-app only, never email; - if you would rather not get it, switch off **In-app inbox** for **New in Prudai**. About **Feature tips**: - you get at most one tip a week, usually about a feature you have not used yet. The email contains the concrete steps, usually with a screenshot; - once you already use everything that qualifies for a tip, you get a few one-off general tips by email. After that the series stops; - you never get the same tip twice; - features that are not part of your organization's subscription are never offered as a tip; - a tip that points to a page outside the app arrives by email only; - if you no longer want the tips by email, switch off **Email** for **Feature tips**. ## Preferences by channel The notifications page carries a **Delivery preferences** card with a **Manage notification preferences** button. It takes you to **Settings → Notifications**. There, every category has two switches: - **In-app inbox**: show the notification in your notification overview; - **Email**: also send the notification to your email. ![The per-category delivery preferences in Settings, each with the In-app inbox and Email switches, and the Save preferences button at the bottom](/assets/screenshots/leo/settings_meldingen_matrix.png) What to keep in mind: - your changes only take effect when you click **Save preferences**; - your preferences apply in all your personas; - for **New in Prudai** only **In-app inbox** matters, for **Newsletter** only **Email**. More: [Settings](/en/settings#notifications). ## Emails and the newsletter All emails about your notifications have a calm layout that also fits a phone screen: you do not need to scroll sideways. You get them in the language you chose in **Settings → Language**. The newsletter: - opens with a header line in the product's color, for example "LEO · Newsletter September 2026". Buttons and links use the same color; - also contains the full content as plain text, for mail programs that do not show formatting; - only goes to users of organizations that have access to Prudai, with a subscription or a running trial. **Unsubscribing from the newsletter.** At the bottom of every newsletter is the link **Unsubscribe or change your preferences**. It takes you to the notifications page in the app. This is how you unsubscribe: 1. Click **Manage notification preferences**. 2. Switch off **Email** for **Newsletter**. 3. Click **Save preferences**. From then on you no longer receive the newsletter. You can also unsubscribe without the link, directly in **Settings → Notifications**. ## Practical examples - If you never want to miss partner requests, keep at least **In-app inbox** on for **Second opinion**, and switch on **Email** if you like. - If you want less noise, switch off email for **Document processing** but keep the in-app notification. - If you often work outside the app, keep email on for **Collaboration** and **Waiting on you**. ## Related pages - [Projects](/en/projects): many notifications open a dossier or the partner inbox. - [Workflows and research](/en/research) (sign-in required, LEO and LEO Fiscaal): a research run or workflow that is ready or waiting on you shows up here. - [Chat](/en/chat): some background actions return through notifications. - [Settings](/en/settings): this is where you manage delivery preferences and switch persona. --- # Onboarding tour URL: https://docs.prudai.com/en/onboarding/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/onboarding.md > LEO, ZIA, and VERA have an interactive tour with a fitting demo case, IRMA has a guided tour of the IRMA app. How to start them, what you see, and how the specialization stepper works. The web app has an interactive tour that walks you through the main areas, with a demo case that matches your persona. In a few minutes you see how to get from a dossier to a result: the fastest route to getting comfortable with the app, and useful for new colleagues. IRMA has its own guided tour, of the IRMA app. ![The open user menu at the top right in LEO, with Tour herhalen (Redo onboarding tour) highlighted](/assets/screenshots/leo/tour_redo_menu.png) ## Which tours exist? - **LEO**: broad legal demo, including a case-law research step. - **VERA**: tour around an environmental-law and BIM coordination example. - **ZIA**: tour around a care-sector or internal case file. - **IRMA**: a seven-step guided tour of the IRMA app. See [Guided tour in IRMA](#guided-tour-in-irma). **There is no tour for LEO Fiscaal, BEVER, or MAIA (on request).** If you work in one of those personas, **Redo onboarding tour** is still in the user menu, but nothing happens when you click it. That is not a fault: no tour has been built for those personas. You do still get the specialization stepper described below. ## When does the tour start? - **LEO**: for a new account the tour can start by itself, after you have completed the specialization stepper. If it does not start, start it yourself through **Redo onboarding tour**. - **ZIA** and **VERA**: the tour does not start by itself. You start it yourself through **Redo onboarding tour**. - **IRMA**: the guided tour starts by itself the first time you land on the IRMA app's overview, in a new organization (also when Prudai has just set it up for you), in an organization that was created automatically at your first sign-in, and in an environment you create yourself with **Nieuwe omgeving** (New environment). In an existing organization that Prudai set up for you earlier, you start it yourself through the account menu (**Rondleiding**, "Guided tour") or through **Redo onboarding tour**. Which tour you see depends on the active persona. If you switch persona, a different tour belongs to it (or none). ## Restart the tour The user menu (top right) has **Redo onboarding tour**. The tour that starts matches whichever persona you are working in. In IRMA, **Redo onboarding tour** opens the IRMA app and starts the guided tour there. If nothing happens when you click it, you are in a persona without a tour (LEO Fiscaal, BEVER, or MAIA). ## What does the tour cover? The tour in LEO, ZIA, and VERA is **demo-first** and shows value in this order: 1. Create a **prefilled demo project** with one click. The case files are uploaded automatically (legal in LEO, BIM coordination in VERA, a care or internal case file in ZIA). 2. Look at the parts of the project and see how quickly the files are processed. Once they are processed, the assistant can use them. 3. Review the **Tasks** view for the structure of the case. 4. Run an automatically sent demo prompt in the project chat, with a live **scenario graph**. 5. A second demo prompt drafts a first document based on the case files. You then see how to export it and save it as a Word file in the project files. 6. Open **Knowledge** to review the enabled sources (LEO and VERA). 7. Return to chat for the **Prompt library**, with standard prompts and the **Visualization** tag (LEO), then **Attach files**. Important for the chat demo step: - The prompt is inserted and sent automatically. - During this step, the prompt is **temporarily non-editable**. - Input unlocks again after the demo response completes. Differences per persona: - **LEO** ends with a **case-law research** step: it automatically starts a predefined run for the demo case and opens it, so you see the progress live. In LEO the draft document is a draft settlement agreement. - **VERA** emphasises environmental sources (Omgevingswet, IPLO, official publications) and, where relevant, BIM files. - **ZIA** focuses on internal knowledge, project documents, and tasks. There is no Knowledge step and no research step. ## Guided tour in IRMA IRMA has two starting points: the chat and the IRMA app. **In the chat.** A new, empty IRMA chat shows **How to get started with IRMA**: a short explanation and four starter cards, such as **Help me set up my ISO 27001 ISMS** and **Explore the demo environment**. A card puts the question in the input field; you send it yourself, so you can add documents or adjust the question first. **Explore the demo environment** opens the IRMA app: if you already have a demo environment, you go there, otherwise you can create one. ![An empty IRMA chat showing Zo begin je met IRMA (How to get started with IRMA), a short explanation, and four starter cards](/assets/screenshots/irma/chat_starters.png) **In the IRMA app.** The IRMA app is in Dutch. Its guided tour has seven steps: 1. **Welkom in IRMA** (Welcome to IRMA): your overview. 2. **Risico's** (Risks): your risk register. 3. **Beheersmaatregelen** (Controls). 4. **Normenkaders en SoA** (Standards frameworks and SoA). 5. **Documenten** (Documents): your policies, procedures, and evidence. 6. **Werken met de assistent** (Working with the assistant): **Nieuwe chat** (New chat) opens the IRMA assistant. 7. **Eerst oefenen met demodata** (Practise with demo data first): **Naar de demo-omgeving** (To the demo environment) takes you to an environment with sample data on ISO 27001. ![The guided tour in the IRMA app at step 1 of 7, Welkom in IRMA (Welcome to IRMA), with Overzicht (Overview) highlighted in the sidebar](/assets/screenshots/irma/rondleiding_stap1.png) You move through it with **Vorige** (Previous) and **Volgende** (Next), and stop with **Rondleiding overslaan** (Skip the tour). You can always restart it: in the IRMA app through the account menu (**Rondleiding**, "Guided tour"), or from the chat through **Redo onboarding tour**. More about the IRMA app: [IRMA: getting started](/en/irma). ## Specialization stepper Independent of the tour, **every** persona gets the specialization stepper. It is mounted in two places: - the first time you open the **chat**; - afterwards on the **Knowledge** page, on the **Specialization** tab, where you can run through it again. The stepper is **not** reachable from Settings. The order is: 1. **Role**: "What kind of legal professional are you?", or the variant that belongs to your persona ("What kind of healthcare professional are you?" in ZIA, "What kind of construction professional are you?" in VERA, "What is your role in public decision-making?" in BEVER, "What is your role?" in IRMA and MAIA). LEO Fiscaal has its own tax roles. 2. **Practice areas** (LEO and LEO Fiscaal) or **fields** (the other personas), where an extra choice can appear depending on persona and role: industries, profile, layer of government, or ISMS phase. In MAIA this step is called **What do you look at most?** and you pick topics, such as **Revenue & margin** and **Liquidity** (see [MAIA](/en/maia#the-stepper-the-first-time)). 3. **Summary**: "Ready to start?". Nothing left to fill in here. If you skip the stepper, the chat asks again in a later session for as long as you have not picked a role and specialization. The first-time experience is described step by step in the [Quick start](/en/getting-started). How you manage your specialization later is covered on [Knowledge](/en/knowledge). --- # Prudai for Outlook URL: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin.md > Use your assistant directly inside Outlook: save emails and attachments to a dossier, summarize emails and conversations, and draft replies. The AI never sends anything itself. **Prudai for Outlook** brings your assistant to your mailbox. The add-in works in the LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA and BEVER personas; IRMA and MAIA have no mail integration. The add-in opens a task pane next to your email, so you can handle case work around email (filing, summarizing, replying) without leaving Outlook. > **Important**: the AI **never** sends email itself. Every draft reply appears as a regular Outlook draft that you review, edit, and send yourself. Nothing is filed automatically either: every save action first asks for your confirmation. ## What the add-in can do 1. **Save email to a dossier**: store a message or an entire conversation in a dossier (project). The emails land as email files in the project knowledge base, so your assistant can use them as context. Attachments inside the saved message are read too and become searchable. If the dossier is linked to ORDO (for organizations that use ORDO), the email is filed in ORDO. LEO then still finds it in conversations linked to that dossier. See [ORDO and LEO: working together](/en/ordo-leo) (sign-in required). 2. **Save attachments to a dossier**: choose per attachment whether to store it as a separate document in the dossier. 3. **Summarize an email or conversation**: have your assistant summarize the open message, or (when the Microsoft mail connection is active) the full conversation in chronological order. 4. **Draft a reply**: have your assistant write a draft reply from a received email and open it pre-filled as a reply in Outlook. If you are composing a message yourself, you insert the text directly at the cursor position. On top of that, the task pane gives you the full chat, with your dossiers (projects), knowledge sources, and settings. See [Chat](/en/chat) and [Projects](/en/projects). ## Supported Outlook clients The add-in works in Outlook with a Microsoft 365 account: - Outlook on the web, - Outlook desktop (Windows and Mac). You open the add-in while reading a message and while composing one. ## Getting started - **Administrators**: deploy the add-in centrally via the Microsoft 365 Admin Center. See the [administrator guide](/en/outlook-addin-admin). - **Users**: opening, signing in, and using the features. See [getting started for users](/en/outlook-addin-users). More: [Prudai For Word](/en/word-addin) · [Prudai for Excel](/en/excel-addin) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # Administrator guide: deploying Prudai for Outlook URL: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin-admin/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin-admin.md > Central deployment of Prudai for Outlook via the Microsoft 365 Admin Center: manifest URL, target groups, network access, and the optional Microsoft mail connection for full conversations. This page is for **IT administrators** at a customer organization. End users do not need these steps; for them, see [getting started for users](/en/outlook-addin-users). What the add-in does is covered on [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). ## Central deployment via the Microsoft 365 Admin Center 1. Go to the **Microsoft 365 Admin Center** (`admin.microsoft.com`). 2. Navigate to **Settings → Integrated apps**. 3. Choose **Upload custom apps**, app type **Office Add-in**, then **Provide link to manifest file**. 4. Enter the manifest URL: `https://app.prudai.com/outlook-addin/manifest.production.xml` 5. Choose the assignment: the entire organization, specific groups, or individual users. 6. Review the requested permissions and complete the wizard. > **Rollout takes time**: Microsoft distributes the add-in in the background. This usually takes a few hours, but in some tenants it can take **up to 24 hours** before the add-in is visible in Outlook for all users. In Outlook, the button **Prudai voor Outlook** appears in the **Prudai** group, both when reading and when composing a message. The add-in's ribbon labels are in Dutch only. What the manifest requests: - Office permission **ReadWriteItem** (read the open message and edit drafts), - minimum Outlook requirement set **Mailbox 1.5**. The add-in therefore also works on older Outlook clients. Some features need a newer client and hide themselves automatically when it is missing; for instance, the **Attachments only** choice only appears when Outlook can hand attachments to the add-in and the message has at least one attachment of a supported file type. Current manifest version: **1.1.0.2**. Also rolling out Word or Excel? They follow the same steps, with their own manifest URL. See [Prudai For Word](/en/word-addin) and [Prudai for Excel](/en/excel-addin). ## Access & licenses The add-in grants no access of its own: users sign in with their **Prudai account** and need an active license for a persona the add-in works in: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA or BEVER. Anyone without platform access cannot use the add-in. The assignment in the Admin Center only determines who *sees* the add-in in Outlook. If your organization uses Microsoft SSO for Prudai, that configuration applies here too. See [setting up SSO (Microsoft) + SharePoint](/en/admin-sso-sharepoint). ## Network access Allow outbound HTTPS traffic to: | Domain | Used for | |--------|----------| | `app.prudai.com` | the add-in itself (task pane and manifest) | | `api.prudai.com` | the assistant, dossiers (projects), and saving email | | `api.account.prudai.com` | account and organization data | | `login.prudai.com` | Prudai sign-in | | `login.microsoftonline.com` | Microsoft authentication | ## Optional: Microsoft mail connection (full conversations) Without extra configuration, the add-in works with the **open message**: saving, summarizing, and replying to the email the user has in front of them. If you want users to also be able to save and summarize **full conversations**, and use them as the basis for a draft reply (all messages in a conversation, including ones that are not open), there are **two** preconditions. Both are required: 1. **Activation on the Prudai side.** The Microsoft mail connection must be enabled for your organization by Prudai (just like the SharePoint connection). Contact [support](/en/support) or your Prudai contact to arrange this. In the Account Dashboard, the owner sees it under **Capabilities** as **Outlook Integration**; see [Account & RAG dashboards](/en/dashboards). 2. **Read access via Microsoft Graph on your side:** - An administrator grants consent on behalf of the organization for the **delegated** Graph permission **`Mail.Read`**, for the same Prudai app used for SSO and SharePoint (you do not create an app registration of your own, see the [SSO guide](/en/admin-sso-sharepoint)): **Enterprise applications** → Prudai's app → **Permissions** → **Grant admin consent for \**. - If `Mail.Read` is not in the list Microsoft then shows you, ask [support](/en/support) for a consent link. Without consent on behalf of the organization, users get a consent prompt or a denial. After that, each user makes the connection themselves by signing in **via Microsoft** (not with a username and password). Users who sign in differently simply work with the open message. > This is a *delegated* permission: Prudai only reads mail belonging to the signed-in user, and only at the moment that user asks for it in the add-in (for example "save the entire conversation"). There is no background synchronization of mailboxes. Per conversation, the add-in retrieves at most 100 messages. If a conversation is longer, the add-in tells the user. What users see when a precondition is missing: - **Not activated by Prudai**: the **Entire conversation** choice does not appear; summarizing and replying use only the open message. - **Activated, but no consent or not signed in via Microsoft**: the **Entire conversation** choice is there but falls back to the open message. After saving, the user then sees "Only the current message was saved." and "Connect Microsoft mail to save entire conversations." Summarizing and replying in that case use only the open message, without a notice. ## When to use central deployment Central deployment is recommended when you: - want the add-in available by default for (part of) the organization, - have disabled self-service installation for users, - do not want to hand out individual manifest files per user. For pilots, you can also assign the add-in to a small test group first and widen the assignment later. More: [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin) · [Getting started for users](/en/outlook-addin-users) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # Prudai for Outlook: getting started (users) URL: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin-users/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/outlook-addin-users.md > Open and sign in to Prudai for Outlook, save emails and attachments to a dossier, summarize emails and conversations, draft replies, and troubleshoot common issues. This page is for **end users** of Prudai for Outlook. What the add-in does is covered on [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin); deployment is handled by your administrator via the [administrator guide](/en/outlook-addin-admin). ## Opening the add-in 1. Open Outlook (web or desktop) and **select or open an email message**. 2. Click **Prudai voor Outlook** (in the **Prudai** group) in the ribbon, or choose it via the message's **Apps** menu. 3. The task pane opens on the right. > The email actions (summarize, reply, save) appear above the input field as soon as you are **reading a received message**. While you are composing a message yourself, you do not see those actions; you can then insert text from your assistant into your draft. ![The three email actions Vat deze e-mail samen, Stel concept-antwoord op and Bewaar in dossier (Summarize this email, Draft a reply, Save to project) above the input field of Prudai for Outlook](/assets/screenshots/office/outlook_addin_chips.png) Don't see Prudai voor Outlook, not even in the **Apps** menu? Then the add-in has not been rolled out to you (yet). Ask your administrator. ## Signing in for the first time 1. Click **Sign in** in the task pane. 2. A separate dialog window opens (SSO logins often cannot run inside embedded frames; hence a pop-up). 3. Sign in with your **Prudai account**, the same account as for the web app. If your organization has the Microsoft mail connection, sign in **via Microsoft**; only then do the full-conversation features work. 4. The window closes and the task pane picks up your session. You need an active license for a persona the add-in works in: LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA or BEVER. See also [Sign-in & persona selection](/en/authentication). ## Features ### Summarize an email or conversation Open a message and click **Summarize this email**. The add-in places the email content visibly in the chat and your assistant summarizes it: key points, requested actions, and deadlines. - If the Microsoft mail connection is active, the add-in includes the **entire conversation** where possible, ordered chronologically. Otherwise only the open message. - If the full conversation could not be retrieved (for instance because it is too long), you see the notice **Email conversation incomplete**. Your assistant then relies only on the messages that were retrieved and states that the conversation is incomplete. - A very long message is truncated; the chat then shows **[truncated]**. ### Draft a reply 1. Open the message you want to answer and click **Draft a reply**. Your assistant writes a proposal in the language of the received email. If the mail connection is active, it reads the entire conversation; here too you see **Email conversation incomplete** if not everything was retrieved. 2. Steer via the chat if needed ("shorter", "more formal", "mention the deadline from the attachment") until the draft is right. 3. Open the **Export** menu on the answer and choose **Open as reply in Outlook** or **Open as reply to all**. Outlook opens a **regular reply window, pre-filled** with the text. 4. Review, edit, and **send it yourself**. The add-in never sends anything on your behalf. If you are already **composing** a message (new message or reply), choose **Insert as draft reply** in the **Export** menu of an assistant answer: the text is inserted into your draft at the cursor position. ### Save an email or attachments to a dossier 1. Open the message and click **Save to project**. 2. Under **Project**, pick an existing dossier (project), or choose **Create a new project** and fill in a **New project name**. 3. Under **What do you want to save?**, choose: - **Entire conversation**: all messages in the conversation (only visible when the Microsoft mail connection is active for your organization), - **This message**: only the open email, - **Attachments only**: tick which attachments to store as separate documents (only visible when the message has at least one attachment of a supported file type and Outlook can hand attachments to the add-in). 4. Click **Save**. Afterwards you see which files were saved. When the Microsoft mail connection is active, each file also shows where it went: **Knowledge base** or, for a dossier linked to ORDO, **ORDO**. ![The Bewaar in dossier (Save to project) dialog in Prudai for Outlook with the choices Hele conversatie, Dit bericht and Alleen bijlagen (Entire conversation, This message, Attachments only); one unsupported attachment is greyed out](/assets/screenshots/office/outlook_addin_save_to_dossier.png) If saving fails after you created a new dossier, that dossier stays selected. Click **Save** again: the add-in uses the same dossier and does not create a second one. **What happens to attachments:** - Emails are added to the dossier as email files (`.eml`), with their attachments inside. Those attachments are read and then become searchable for your assistant: PDFs, Office files, images (up to 10 per email), the contents of ZIP files, and forwarded emails. Small logos and signature images are skipped. - If an attachment in a saved message cannot be read, the document text contains a line like "Bijlage: … — niet geïndexeerd" (attachment: … — not indexed) with the reason. That way you always see which attachment is missing. - With **Attachments only** you can only tick file types that are supported as a separate document. The rest is greyed out with the label **file type not supported**. Which formats do work is listed under [Files](/en/files). Such attachments are still included when you save **This message**, embedded in the email file. - If the add-in could not read an attachment from Outlook, it reports afterwards how many attachments were skipped. If the dossier refuses a file, you see which file and why. **Long conversations:** if a conversation contains more messages than can be saved in one go, the add-in says the full conversation is not in the dossier, and how many messages were not saved. Once saved, emails are searchable context for your assistant, just like other project documents. See [Projects](/en/projects). > Nothing is **ever** filed silently: without your confirmation in this dialog, nothing leaves your mailbox. > If **Restrict uploads** is on for your organization, you cannot save emails and attachments to a dossier; you then see "Uploads are disabled by your organisation". Which features your organization can have switched off is covered in the [quick start](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## Troubleshooting | Symptom | Likely cause | Fix | |---------|--------------|-----| | Prudai voor Outlook is missing from the ribbon or Apps menu | Add-in not (or only just) deployed; rollout can take up to 24 hours | Ask your administrator ([deployment guide](/en/outlook-addin-admin)) | | Task pane stays blank | Glitchy Office webview or cache | Close and reopen the pane; restart Outlook; clear the Office cache if needed; check that `app.prudai.com` is reachable | | Sign-in fails | Wrong account, or no active license for one of the supported personas | Sign in with your Prudai account (not a personal account); no license → administrator or [support](/en/support) | | Email actions (summarize/reply/save) are missing | You are composing a message, or no message was selected | Open a received message and reopen the add-in | | **Entire conversation** choice is missing | Microsoft mail connection not active for your organization | Only the open message is used; ask your administrator about the [mail connection](/en/outlook-addin-admin#optional-microsoft-mail-connection-full-conversations) | | "Only the current message was saved." | The connection is not usable for you: not signed in via Microsoft, consent missing, or the message is not in your own mailbox (for example a shared mailbox) | The open message itself was saved. Sign in again via Microsoft; if you keep seeing "Connect Microsoft mail to save entire conversations.", ask your administrator about the consent | | Notice that the full conversation is not in the dossier, or that messages were not saved | The conversation contains more messages than can be saved in one go | What was saved is in the dossier; save missing messages separately by opening them and choosing **This message** | | **Email conversation incomplete** when summarizing or replying | Not all messages in the conversation could be retrieved | The answer only covers the retrieved messages; check yourself whether anything is missing | | "… attachment(s) could not be read and were skipped." | Outlook could not hand the attachment to the add-in, for instance in an older Outlook version | Try Outlook on the web or a current desktop version, or save the attachment and upload it to the dossier yourself | | Line "Bijlage: … — niet geïndexeerd" in a saved message | That attachment could not be read or is not supported | The reason is in the line; upload the attachment separately in a supported format if needed | More: [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin) · [Chat](/en/chat) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # The personas (LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER, IRMA) URL: https://docs.prudai.com/en/personas/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/personas.md > The six personas in the Prudai web app: who each one is for, what sets it apart, which ones you see and how to switch. Plus MAIA on request, the IRMA app and ORDO. The web app has six standard **personas**. There is also **MAIA**, on request only (see [On request: MAIA](#on-request-maia)). A persona is the assistant you work with: it determines the system instructions, the available knowledge sources and tools, the questions in the specialization stepper, and the accent in the interface. The app itself (chat, dossiers or projects, files, knowledge, notifications, settings) is the same for every persona. The UI says "persona" throughout: you pick one under **Choose your persona**, switch through **Switch persona**, and manage the choice in **Settings → Persona**. ## The six personas | Persona | Full name | Who it is for | | --- | --- | --- | | **LEO** | Lex Explanata Oraculo (LEO) | law firms, notaries, in-house counsel | | **LEO Fiscaal** | Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal) | tax advisers, accountants, in-house tax specialists, payroll advisers | | **ZIA** | Zorg Informatie Assistent (ZIA) | healthcare and social care | | **VERA** | Vergunning & Regelgeving Agent (VERA) | environmental law, permits, and construction | | **BEVER** | Besluitvormingsverbeteraar (BEVER) | public decision-making inside government | | **IRMA** | Intelligent Risk Management Agent (IRMA) | risk management, information security, and compliance | ### At a glance | Persona | Document panel | Workflows and research | Thinking depth (start → highest) | Tour | | --- | --- | --- | --- | --- | | **LEO** | yes | yes | Standard → Ultra | yes | | **LEO Fiscaal** | yes | yes | Standard → Ultra | no | | **ZIA** | no | no | Quick → Thorough | yes, start it yourself | | **VERA** | yes | no | Standard → Thorough | yes, start it yourself | | **BEVER** | yes | no | Standard → Standard | no | | **IRMA** | yes | no | Standard → Standard | in the IRMA app | - **Document panel**: write a document together with the assistant next to the chat. See [Drafts](/en/concepten). - **Workflows and research**: see [Workflows and research jobs](/en/research) (sign-in required). - **Thinking depth**: the highest level applies when your organization has that depth. Without it, **Standard** is the highest. - **Tour**: you start (or restart) an existing tour with **Redo onboarding tour** in the user menu. See [Onboarding tour](/en/onboarding). ### LEO The broadest legal persona. - The broadest set of public legal sources: legislation, official publications, treaties, case law, EU law, parliamentary records, and literature. The core tax sources, such as **Dutch Tax Authority Knowledge Groups**, live in LEO Fiscaal, not in LEO. - **Workflows** and **research jobs** for deep, multi-step research. - The document panel for drafts next to the chat. - Thinking depth starts at **Standard** and goes up to **Ultra**. - Has its own tour. - If your organization also works with ORDO, the sidebar shows an **ORDO** item and LEO can consult your ORDO matters. See [ORDO](#ordo-practice-management). ### LEO Fiscaal The tax persona. LEO Fiscaal sits next to LEO, with its own roles, its own specialization tree, and its own sources. Which of the two you see depends on what your organization has. - **Its own roles.** The stepper asks **"What kind of legal professional are you?"** and offers five tax roles: **Tax adviser**, **Accountant**, **Tax manager (in-house)**, **Payroll adviser**, and **Entrepreneur / owner-director**. If you picked a role earlier that is not in this list, pick again on the **Knowledge** page, on the **Specialization** tab. - **Its own specialization tree** with eight tax branches, such as **Tax returns & compliance**, **Tax procedure & disputes**, and **VAT & indirect taxes**. - **Tax sources first**: **Dutch Tax Authority Knowledge Groups**, tax knowledge bases and firm sources, and **European Commission — Taxation & Customs (DG TAXUD)**. These are not in LEO. - **Legal sources where tax touches them**: legislation, official publications, treaties, case law, the Council of State, disciplinary law, EU law, parliamentary records, registers such as KVK, BAG and the insolvency register, RVO, UWV, municipal council information, and the EPO patent register (for example for the innovation box). Sources that match your fields are switched on for you; you switch on the rest under [Knowledge](/en/knowledge). - **Not in LEO Fiscaal**: personal injury, the professional-conduct rules for lawyers, construction, immigration law, trademark registers, and ORDO matters. - **Workflows** and **research jobs**, with their own tax templates such as **Tax opinion**, **Tax scan**, and **Compare restructuring routes**. Most tax templates are only in LEO Fiscaal; a few where law and tax meet, such as the **Business succession relief test**, are in both. - The document panel for drafts next to the chat. - Thinking depth starts at **Standard** and goes up to **Ultra**. - Shares dossiers and chats with LEO: if your organization has both, LEO Fiscaal shows the same dossiers as LEO. - **No tour of its own.** ![The role step of the LEO Fiscaal specialization setup, shown in Dutch, with the five tax roles](/assets/screenshots/leo/personas-leo-fiscaal-rollen.png) ### ZIA The persona for healthcare and social care. - The stepper asks **"What kind of healthcare professional are you?"** and then **"Which fields do you work in?"**. If you pick **Physician / medical specialist** or **Allied health professional (physio & art. 34)**, the **Profile / focus area** choice is added. - No legislation or case law as sources. ZIA works with care sources such as **Medical guidelines (FMS)**, **Thuisarts.nl**, **Farmacotherapeutisch Kompas**, and the **BIG-register**, next to your own documents. - For social work, community social work, and youth care, ZIA also consults the source of the Dutch professional association for social work: its professional code, professional profiles, guidelines, and positions. You see the name of the source in the app under **Knowledge** → **Sources**. - Connects to **Nedap ONS** for client records, on request. - Intended for information, reference and documentation work. Decisions on diagnosis, treatment and medication are made by the healthcare professional. See [Prudai platform is geen MDR](https://legal.prudai.com/prudai-platform-is-geen-mdr) (in Dutch). - **No document panel**, and no workflows or research jobs. - Thinking depth starts at **Quick**, with **Thorough** as the highest. - Has its own tour, which does not start by itself. Start it with **Redo onboarding tour**. ### VERA The persona for the physical living environment. - The stepper asks **"What kind of construction professional are you?"** and then **"Which construction areas do you work in?"**. The summary follows right after. - Sources around the Omgevingswet (**Omgevingswet by location**, **IPLO (Informatiepunt Leefomgeving)**), legislation, **local regulations (CVDR)** such as municipal design-review policies and by-laws, official publications, case law, the **Raad van Arbitrage (RvA) in construction disputes**, and municipal council information. - Reads BIM models (IFC) and CAD drawings (DWG/DXF) that you upload. - The document panel for drafts next to the chat. - **No workflows or research jobs**. Thinking depth up to **Thorough**. - Has its own tour, which does not start by itself. Start it with **Redo onboarding tour**. ### BEVER The persona for public decision-making. - The stepper asks **"What is your role in public decision-making?"** and then your policy areas, always together with the **Layer of government** choice. - Sources around local regulations (CVDR), council information (iBabs, Notubiz, and **GemeenteOplossingen council information**), VNG, audit offices, CBS StatLine, the national budget, open government, and NCSC. Also planning bureaus and knowledge institutes such as the **Netherlands Institute for Social Research (SCP)**, **PBL Netherlands Environmental Assessment Agency**, the WODC, and the **National Ombudsman of the Netherlands**. The full list is on [Knowledge sources](/en/kennisbronnen). - If a budget figure is missing, BEVER calls it "not budgeted" instead of zero. - The document panel for drafts next to the chat. - **No workflows or research jobs**: those exist only in LEO and LEO Fiscaal. - Thinking depth up to **Standard**: the ladder is there and you can pick Quick, but BEVER goes no higher than Standard. - **No tour.** ### IRMA The persona for risk management and information security. - The stepper asks **"What is your role?"**, with roles such as **CISO**, **Risk manager**, and **Data protection officer (DPO)**, and then **"Which sector and ISMS phase do you work in?"**. The **ISMS phase** choice always appears, whatever your role. - Focused on standards frameworks, regulators, and the phase your management system is in. - An empty chat shows **How to get started with IRMA**, with starter cards such as **Help me set up my ISO 27001 ISMS** and **Explore the demo environment**. - The document panel, for example to draft a policy or a procedure. A draft does not land in the IRMA app by itself; recording it there is a separate step. - **No workflows or research jobs**. Thinking depth up to **Standard**. **Thorough** does appear greyed out in the menu, but it cannot be switched on for IRMA. - **Redo onboarding tour** opens the IRMA app and starts its **Rondleiding** (guided tour) there; see [Guided tour in IRMA](/en/onboarding#guided-tour-in-irma). - The **IRMA** item in the sidebar opens the IRMA app. ## On request: MAIA **MAIA** provides management information on your organization's own figures, from its own bookkeeping (Exact Online). MAIA is available on request and only appears in the persona picker if your organization has MAIA. - The stepper asks **"What is your role?"**, for example **Director / owner** or **Finance manager**, and then **"What do you look at most?"**. - MAIA has its own workspace: your work lives in **Folders**, separate from the other personas. - No document panel, no workflows, and no tour. Thinking depth up to **Standard**. More: [MAIA](/en/maia) (sign-in required). ## Separate apps next to the personas ### IRMA app Next to the IRMA persona, IRMA is an app of its own for risk management and ISMS, at [app.prudai.com/irma](https://app.prudai.com/irma). There you work in registers for, among other things, risks, controls, standards frameworks, and documents. You sign in with the same account. The IRMA app is in Dutch. See [IRMA](/en/irma). ### ORDO: practice management **ORDO** is practice management for law firms: matters, contacts, deadlines, time and invoicing, and documents. ORDO is available on request. It is a product of its own at [app.prudai.com/ordo](https://app.prudai.com/ordo), not a persona: you do not pick it in the persona picker. The ORDO interface is in Dutch only. If your organization has both LEO and ORDO: - the LEO sidebar shows an **ORDO** item; - the assistant in LEO can consult your ORDO matters by itself: the firm's running deadlines, the document vault (only where a document is, not its content) and, in a linked dossier, the matter overview and the documents. There is no card or switch for this under **Knowledge** → **Sources**. In the conversation, LEO only reads from ORDO; you make changes in ORDO itself. The one thing LEO prepares in ORDO is a time-entry proposal that you confirm in ORDO yourself: on your request, or automatically when you work in a conversation in a linked dossier. Documents you upload to a linked dossier do land in ORDO. See [ORDO and LEO: working together](/en/ordo-leo) (sign-in required). More: [ORDO](/en/ordo) (sign-in required). ## Which personas do you see? Which personas appear in the picker depends on your **organization's subscriptions** and on what has been enabled for your account. - If your account has exactly one persona, it loads automatically and you never see a picker. - If you have several, the app asks **Choose your persona** when you arrive. - Access is per persona: a subscription to one persona does not grant access to another. LEO Fiscaal does not grant access to LEO either, and vice versa. - If your account has no active product access at all, the app stays on the **No active product access** screen. That screen is about your **subscription**, so it says "product" rather than "persona". ![The Choose your persona screen with LEO, LEO Fiscaal and VERA to pick from](/assets/screenshots/leo/personas-kies-je-persona.png) ## Switching persona There are two routes: 1. **User menu** (top right): **Switch persona**. 2. **Settings → Persona**: this also shows which persona is currently active. What to keep in mind: - Switching **reloads the app**. - Dossiers, projects, and chats belong to a persona. LEO and LEO Fiscaal share the same dossiers and chats; ZIA, VERA, BEVER, IRMA, and MAIA each have their own workspace. - In LEO and LEO Fiscaal projects are called **Dossiers**, in MAIA **Folders**, and in the other personas **Projects**. - Some pages only exist in one persona. If you see **This page is only available in …**, click **Switch to …**. That button only appears if your account has access to that persona. If it does not, the page says your account has no access; ask your administrator. - Your language preference follows you across every persona. ## Telling LEO and LEO Fiscaal apart LEO and LEO Fiscaal are two personas with a shared workspace. | | LEO | LEO Fiscaal | | --- | --- | --- | | Roles | its own role list, such as Attorney, In-house counsel, Civil-law notary, and Tax advisor | its own list of five tax roles | | Fields | legal practice areas | its own tax tree | | Sources | broad legal, without the core tax sources | core tax sources plus legal sources where tax touches them | | Workflows | legal templates | its own tax templates | | Dossiers and chats | shared | shared | So you work on legal or tax matters in one persona or the other; which one you see depends on what your organization has. There is no separate pre-screen asking about it; the stepper starts straight at **"What kind of legal professional are you?"**. Where do you see which one you are using? - The **sidebar** shows, above the navigation, usually **LEO Legal** in LEO and **LEO Fiscaal** in LEO Fiscaal. If you earlier picked tax in LEO's specialization questions, it says **LEO Fiscaal** there too; check the top bar in that case. - The **top bar** shows the full name on the start page, for example "Lex Explanata Oraculo (LEO Fiscaal)". - If your organization set its own product name, the sidebar shows that name. ## What your organization can have switched off What you can do inside a persona is not only a matter of the subscription. At your organization's request, Prudai can deliberately switch off features per persona, for example uploading, sharing, or the choice of thinking depth. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## Further reading - [Quick start](/en/getting-started) - [Sign-in & persona selection](/en/authentication) - [Settings](/en/settings) - [Knowledge (sources & tools)](/en/knowledge) and [Knowledge sources](/en/kennisbronnen) - [Drafts](/en/concepten) - [Onboarding tour](/en/onboarding) - [IRMA](/en/irma), [MAIA](/en/maia), and [ORDO](/en/ordo) --- # Projects URL: https://docs.prudai.com/en/projects/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/projects.md > A dossier is one page with views for documents, drafts, table, timeline, tasks and workflows. Documents, chats, voice memos, SharePoint and collaboration all meet here. A dossier (matter file) is the workspace for one case: documents, drafts, tasks, timeline, chats and collaboration all meet in one place. Everything you ask inside it is answered with knowledge of that dossier. > **Dossier or project?** LEO and LEO Fiscaal call this workspace a **dossier** (matter file), while VERA, ZIA, BEVER and IRMA call it a **project**. In MAIA (on request) it is called a **folder**; see [MAIA](/en/maia) (login required). It is exactly the same feature; only the word in the interface differs. This page uses "dossier" and gives the MAIA names where they differ. If you work in VERA, ZIA, BEVER or IRMA, read "project" throughout. Where the page is about SharePoint, as with **Add folders**, "folder" means a folder in SharePoint, not a MAIA folder. ![The top of a dossier: the views pill with six segments and the plus button for a new chat](/assets/screenshots/leo/dossier_views_pill.png) ## One dossier, six views A dossier has no tabs. It is one page with an always-visible **views pill** at the top. The pill holds up to six segments, in a fixed order: | View | What it shows | Available in | | --- | --- | --- | | **Documents** | the document list with a processing status per file; the default view | all personas | | **Drafts** | the documents you wrote with the assistant in this dossier (see [Drafts](/en/concepten)) | LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA | | **Table** | the document grid with AI columns (see [Table](#table-let-leo-fill-in-columns)) | LEO and LEO Fiscaal | | **Timeline** | the documents by date, with an activity chart (see [Timeline](/en/timeline)) | all personas | | **Tasks** | this dossier's task board (see [Tasks](/en/kanban)) | all personas | | **Workflow** | this dossier's workflows and runs (see [Workflows and research jobs](/en/research), login required) | LEO and LEO Fiscaal | Practical consequences: - **The pill navigates nowhere.** Each segment changes what the page shows, on the same page. The chosen view is part of the page address, so a link or a refresh keeps your view. - **Which segments you see depends on your persona.** ZIA and MAIA show Documents, Timeline and Tasks. VERA, BEVER and IRMA add Drafts. LEO and LEO Fiscaal have all six. - **Workflow stays inside the dossier.** The Workflow view lists the workflows and runs of this dossier. Opening a run or the builder does take you to a page of its own. - **Chat is not a view.** Next to the pill sits a plus button (**New chat in this dossier**). It starts a chat with this dossier as context; see below. ### New chat: chat only or with a document beside it In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA the plus button first asks how you want to start: - **Chat only**: the conversation across the full width. - **Chat with a document beside it**: the conversation on the left, an empty document on the right that you write together with the assistant. The document belongs to this dossier straight away. See [Drafts](/en/concepten). ![The choice behind the plus button: Chat only or Chat with a document beside it](/assets/screenshots/leo/dossier_new_chat_choice.png) In ZIA and MAIA the plus button opens a new chat directly. ## Dossier list Your dossiers live in **My work**, on the **Dossiers** tab (in VERA, ZIA, BEVER and IRMA: **Projects**; in MAIA: **Folders**). The list is a **row list**, not a card grid, and it shows dossiers only. Knowledge bases are not part of it; you find those under [Knowledge](/en/knowledge). The list has these columns: | Column | What it holds | | --- | --- | | **Name** | the dossier name, with its description underneath | | **Owner** | who created the dossier | | **Documents** | how many documents it holds | | **Period** | the time span of the dossier | | **When** | when something last happened | | **Actions** | the row's ⋯ menu | Two controls sit above the list, side by side: - a **search field** that filters on name and description; - a **filter menu** with three options, each carrying a count: **Shared**, **Archived** and **Linked to SharePoint**. You can stack them. **Archived** is always there; **Shared** and **Linked to SharePoint** only appear once there is something to filter on. ### Creating a dossier 1. Click the dashed **New dossier** row at the top of the list. 2. Type a name in the window that opens. 3. Click **New Dossier**. If your organization has connected SharePoint and uploading is switched on, the same window also offers **Import from SharePoint**. That creates the dossier and fills it straight from a SharePoint site; see [SharePoint inside a dossier](#sharepoint-inside-a-dossier). In LEO and LEO Fiscaal the assistant can also create a dossier for you from the chat; see [Creating a dossier from the chat](#creating-a-dossier-from-the-chat). ### The row menu Click a row to open the dossier. The row's **⋯** menu holds: - **Latest chat**: opens the dossier's most recent conversation, or a new chat if there is none yet; - **Rename** and **Generate description with AI**; - **Documents**, which opens the dossier; - **Tasks** and (in LEO and LEO Fiscaal) **Workflow**, which open the board or the workflows as a card in that dossier's chat; - **Archive** (for an archived dossier: **Manage archive**) and **Delete permanently**; - **Leave**, instead of archive and delete, on a dossier a colleague shared with you. ### Which dossiers you see Dossiers belong to the persona you are working in. That means: - each persona shows only its own dossiers (a LEO dossier is not visible from VERA, and vice versa); - LEO and LEO Fiscaal share the same dossiers; - switching persona can change your list without anything actually disappearing; - the chats inside a dossier stay within that persona as well. ### Archive vs. delete - Use **Archive** when the matter is finished but you still want to find it back. The **Archived** filter shows archived dossiers. Through **Manage archive** you then pick **Reopen dossier** or **Delete permanently**. - Use **Delete permanently** only when the dossier may really go: the dossier, its tasks, its knowledge base and its conversations are removed for good. An active dossier is archived first and then deleted, under the same confirmation. ## Documents inside a dossier Drag the case file in and then ask in the dossier chat: "which defences does the opposing party raise and where are the weak spots?" The assistant reads the documents and cites from them directly. ![A dossier's document list with a processing status per file](/assets/screenshots/leo/project_files.png) Dossier documents use the **same upload contract** as [Files](/en/files). That means a dossier also accepts: - standard documents, - images, - email files, - CAD and BIM, - point clouds (`.e57`), - transcripts (`.vtt`, `.srt`), - ZIP, - audio such as `.mp3`, `.m4a`, `.wav`, - presentations such as `.pptx` and `.ppt`. Use [Files](/en/files) as the source page for: - exact supported extensions, - processing statuses, - the preview screen, the text view and downloading. ### Review status per document A hundred exhibits and three case handlers? With the review status you see per document how far the review has got and what is still outstanding. The document table has an optional **Review status** column for this. It is hidden by default and can be enabled through **Columns** (you decide which columns the table shows). ![The document table with the review status column enabled](/assets/screenshots/leo/document_review.png) | Review status | Use it for | | --- | --- | | **No status** | not labelled yet | | **Needs my review** | the file still needs a first review | | **Reviewing** | someone is actively reviewing it | | **Reviewed with notes** | reviewed, but still has open points | | **Approved** | ready for downstream use | | **Not applicable** | a review label is not relevant here | ### Document actions Every document has one menu with the same actions, wherever you meet that document. You open that menu in three ways: - click the **file name**; the name is the handle; - click anywhere else in the **row**, including the empty space; - click the **⋯** on the right of the row, on the surfaces where the name itself is not a handle. The menu holds, in this order: | Action | What it does | | --- | --- | | **Preview** | opens the document in the preview screen, in a new tab | | **Open in Word** | replaces **Preview** when the document comes from SharePoint and has its own address there; you then open the live SharePoint copy. PDFs always keep the in-app preview, even when SharePoint holds a copy | | **Info** | the metadata card, read-only | | **Edit details** | the same metadata, editable; only where you have that right | | **Download** | the original file | | **Translate** | opens [Translate](/en/translate) with this document loaded | | **Chat** | starts a conversation with this document as an `@` mention | | **Delete** | with confirmation; the only item at the bottom | Not every surface offers every action: an action that cannot work there is left out. ### Restrictions set by your organization > Your organization can switch off **uploading** and **sharing**. The upload button, the drop zone and the dictaphone then disappear from the dossier, or the share option does. Existing documents stay available: opening, downloading, translating and deleting keep working. What these two restrictions close off exactly is described on [Quick start](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). > > One nuance that applies to dossiers only: if a SharePoint source is already linked, **Sync now** keeps working. That refreshes a source your organization linked itself. Only **Add folders**, which brings in new material, disappears. ## Drafts inside a dossier In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA you write a document together with the assistant in a panel beside the chat. Such a document is called a draft. The **Drafts** segment shows the drafts of this dossier, most recently updated first. - Click **New draft** at the top of the list: an empty document opens with the chat beside it. - Or pick **Chat with a document beside it** from the plus button next to the pill. - To add a draft to the dossier documents, choose **Export** → **Save to dossier** in the document panel. A Word version is then added to the dossier's documents. Everything about writing, reviewing suggestions, comments and exporting is on [Drafts](/en/concepten). ## Table: let LEO fill in columns In LEO and LEO Fiscaal the **Table** view lists the dossier's documents as rows. You decide the columns; LEO reads each document and fills them in, with the source passage alongside. 1. Open **Columns** and choose **Add your own column**. You ask one question per column and pick the kind of answer: **Text**, **Yes/no**, **Date**, **Number** or **Choice**. 2. In the same menu you can switch on **Document columns**: details already known from document processing. 3. Click **Start!** to fill in all empty fields in one go. 4. Click a cell for the answer, the **Source passage** and the **Confidence**. Always check the source passage. **Export** downloads the table as CSV, Excel (.xlsx) or PDF. **Ask about this table** lets you ask a question about the whole table in the chat. ### Column templates for patent work **Columns** also holds **Choose a column template**. It adds a ready-made set of columns in one go: | Template | What you enter | What the table shows per document | | --- | --- | --- | | **Invalidity chart** | the features of the claim | per feature whether the document discloses it, plus **Publication number**, **Publication date** and **Closest embodiment** | | **Opposition feature matrix** | the features of the independent claims | per feature whether the document discloses it, plus **Technical effect** and **Closest embodiment**, among others | | **Infringement chart** | the features of your claim | per feature whether the document shows the accused product has it, plus **Product and version** and **Document date** | | **FTO chart** | a description of your product or process | per candidate patent **Publication number**, **Patent holder**, **Claim 1**, **Reads on product** and **Missing feature** | You enter features one per line, with at most 25 per set. Your own numbering at the start of a line (for example 1.1) becomes the column name. Each feature gets a column that LEO answers per document, with the passage the answer rests on. After adding them you can edit the columns as usual. ![The Column template window: the Invalidity chart selected, three claim features filled in and the columns that will be added](/assets/screenshots/leo/table_column_template.png) ## Collaboration You share a dossier through **Share** in the menu with the three stripes (☰) at the top right of the dossier. You only see that option if you own the dossier. ![The Share dossier window: the current collaborators and a list of colleagues to invite by name or email](/assets/screenshots/leo/file_sharing.png) Practical impact: - the chats in the dossier are visible to the dossier's members; if you delete a shared dossier conversation, it is gone for everyone; - tasks and review statuses are visible to those members; - documents you delete from the dossier disappear for everyone with access. If your organization has disabled sharing, **Share** is not there. > **Dossiers linked to ORDO.** If you work with ORDO, a LEO dossier can be linked to an ORDO matter (label **ORDO matter**). Such a dossier stays personal: colleagues who may see the documents of the ORDO matter do not see your conversations and tasks in LEO. See [ORDO and LEO](/en/ordo-leo) (login required). ## SharePoint inside a dossier If SharePoint is enabled for your organization, you can connect a dossier to a site. The full explanation lives on [SharePoint](/en/sharepoint); below is only what you see inside the dossier itself. When creating through **Import from SharePoint**, you first pick a site, then a **document library**, and then folders or files in an **expandable tree**. So you are not limited to top-level folders. You can also import the whole site. The import runs in the background. A dossier holds at most 1000 SharePoint files in total; folders you add later count toward that limit. In a linked dossier you see: - the linked site; - the import status (running / completed / failed); - a status line when there is something to sync: the number of available updates plus a note that syncing is required, or **Full synchronisation required** when the source has drifted far enough to need a complete pass; - the **Sync now** button when changes are detected; - the **Add folders** button when the dossier tracks parts of the site rather than all of it. What syncing does: - re-ingests new and changed files; - removes files deleted in SharePoint from the dossier. There is no separate button to check for changes first. The app tracks the source itself and puts up the status line as soon as there is something to do. ### SharePoint from the chat In LEO and LEO Fiscaal you can also ask the assistant in the dossier chat to fetch documents from SharePoint, for example: "Put the Correspondence folder from our SharePoint into this dossier." The assistant searches and browses SharePoint and imports the files or folders into the dossier of the conversation. Your request is the approval: there is no extra confirmation. Good to know: - this only works if your organization has connected SharePoint; - only the dossier owner can import, with their own Microsoft permissions; - a dossier takes documents from one document library; later imports add from that same library; - nothing is ever written back to SharePoint. The chat's sources bar shows this, with rows such as **Search SharePoint: '…'** and **Import from SharePoint into the dossier**. ## Voice memos Walk to your car after the hearing and dictate five minutes on what happened. The recording is transcribed automatically and lands in the dossier as a document: searchable, citable, and usable as input for your next submission. There are two entrances. ### Voice memo in the sidebar The sidebar carries a permanent **Voice memo** item. You record first and pick a dossier afterwards. Useful when you do not yet know, or do not want to go look up, where the memo belongs. 1. Click **Voice memo**; a compact recording overlay opens and you stay where you are. 2. Speak your memo. Pausing and resuming is possible. 3. Stop the recording. You then pick the dossier it belongs to from a searchable list. 4. The memo is uploaded and transcribed automatically. If you close the overlay while a recording is still waiting for a dossier, it is kept. The sidebar shows a dot until you have assigned the memo. ### Dictaphone: voice memos in your project If you are already in the dossier, use the **Record voice memo** button in the documents view. 1. Open your dossier and start the dictaphone with **Record voice memo**. 2. Speak your memo: hearing report, client conversation, ideas for oral argument. 3. Stop the recording; the file is saved with the dossier documents and transcribed automatically. 4. Pick a follow-up step (see below), ask the dossier chat about it right away, or use it as the starting point for a workflow. ![The dictaphone in a dossier while recording a voice memo](/assets/screenshots/leo/voice_memo_project.png) Practical notes, for both entrances: - keep the screen on while recording. Locking your phone or switching apps stops the recording; - if a recording is interrupted, what was already recorded is preserved: you can still save or download it; - an already-recorded audio file (for example an mp3 from your phone) can simply be uploaded as a document, see [Files](/en/files); - if your organization has disabled uploading, the dictaphone inside the dossier is not there. ### Follow-up steps after a voice memo Once a memo has been processed, **What would you like to do with this memo?** appears with up to three suggested follow-up steps. The assistant picks them from: - **Summarise** - **Extract action items** - **Ask a follow-up** - **Use in a report** - **Draft a document** (only in personas with [Drafts](/en/concepten)) - **Create a day report for ONS** (only in ZIA, when your organization may record day reports in the client file through the Nedap ONS connection; on request) Nothing happens until you choose. Pick a step and the dossier chat opens with the question ready and the memo attached; you send it. In LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA, **Use in a report** and **Draft a document** also open a new document beside the chat. In ZIA and MAIA, **Use in a report** only puts the question ready in the chat. While the memo is still being transcribed, you see an estimate of how long it takes before the follow-up steps are ready. Don't want them? Click **Hide suggestions** for this memo, or **Don't show again** to switch them off on this device. You switch them back on under **Settings** → **Chat** → **Show follow-up steps after a voice memo**; see [Settings](/en/settings). ## Dossier chat Type `@` in a dossier chat and reference a specific document: "compare @statement-of-defence with our position in @summons". No copy-pasting, the documents are the context. ![A dossier chat: typing @ opens a list of the dossier's documents to use as context](/assets/screenshots/leo/chat_from_project.png) You start such a chat with the plus button next to the views pill. For matter work, prefer this chat: - the dossier documents become the main context; - `#` mentions of tasks work directly; - drafts you write here belong to the dossier straight away; - the same chat also drives search, knowledge, prompt library, and (in LEO and LEO Fiscaal) workflows. ### Finding a dossier's chats A dossier's chats live in the **History** drawer. On the dossier page on desktop you open it with the **History** handle on the right edge. - On the **Chats** tab the drawer then shows only the chats of the dossier you are working in, with the label **Dossier ·** followed by the dossier name at the top. - Click the cross in that label (**Show all chats**) to see all your chats again. - If the dossier has no conversations yet, it says **No chats in this dossier yet**. For a quick jump to a dossier's most recent conversation, use **Latest chat** in the row menu of the dossier list. ### Creating a dossier from the chat In LEO and LEO Fiscaal you simply ask the assistant for a dossier: "Create a new dossier for the lease dispute and put this conversation in it." The assistant creates the dossier and the conversation moves along with it. The sources bar shows the row **Create dossier: …**. - If you give no name, the assistant picks a short, businesslike name from the conversation. - Drafts you already wrote in this conversation that did not belong to a dossier yet move along too. - The assistant does not create a dossier on its own initiative; at most it suggests one. - If the conversation is already in a dossier, it does not create a second one. You can then carry on in the same conversation, for example with documents from SharePoint (see [SharePoint from the chat](#sharepoint-from-the-chat)). ### Moving an existing chat into a dossier Started in a personal chat and the conversation really belongs to a dossier? Move it: 1. In the chat, open the menu with the three stripes (☰) at the top right, or the chat's **⋯** menu in **My work** → **Chats**. 2. Choose **Move to dossier**. 3. Under **Which dossier does this chat move to?** pick the dossier. After that: - the conversation sits in the dossier and continues there, with the dossier documents alongside; - colleagues with access to the dossier can open the conversation as well. Moving it back to personal is not possible. The option only appears on personal chats. In VERA, ZIA, BEVER and IRMA it is called **Move to project**, in MAIA **Move to folder**. More: [Chat](/en/chat). ## Requesting a second opinion > This flow only exists in **LEO** and **LEO Fiscaal**, and only if your organization has had it enabled (on request). VERA, ZIA, BEVER, IRMA and MAIA have no second-opinion flow. The request starts from a dossier. Requirements: - your organization has had second opinions enabled; - you are the owner of the dossier; - the dossier is not linked to an ORDO matter; such a dossier cannot be shared for a second opinion. How it works: 1. Choose **Request second opinion** in the menu with the three stripes (☰) at the top right of the dossier. 2. LEO fills in the intake as far as it can from your profile and the dossier documents (**Automatic intake**): - **Expertise tags**, - **Counterparty name**, - **Deadline urgency**, - **Jurisdiction region**, - and optionally **Context for the partner**. 3. You review and complete the intake. 4. You look at the suggested **Partner offices**, each with a **Match score**. 5. You select one or more offices yourself and click **Send request**. Important: - the match score is advisory; nothing is routed automatically; - the score is driven mainly by expertise, with urgency and jurisdiction as additional signals; - the partner office only gets access to the dossier after the conflict check and acceptance; - that access goes to the colleague the partner office assigns, not to the whole office; - once the request is **Revoked** or **Completed**, that access ends again; - the AI case brief only becomes visible after the conflict check is cleared. ## AI case brief After a second-opinion request is sent, LEO drafts an **AI case brief** in the background for the partner office. Typical contents: - a summary of the dispute; - **Key legal questions**; - **Missing documents** or annexes. Visibility: - hidden while the status is **Conflict pending**; - visible after **Conflict cleared**; - not visible when **Conflict blocked**. ## Partner inbox > This inbox is only for partner offices that receive second-opinion requests, and is enabled per organization (on request). It exists in **LEO** only, not in LEO Fiscaal, VERA, ZIA, BEVER, IRMA or MAIA. You see the **Inbox** item in the sidebar when: - your organization is a partner office, - you are working in LEO, - you are an owner or admin of your organization. Handling is deliberately split into two steps. ### Step 1: conflict check You only see limited data: - the requesting organization, - the counterparty, - redacted context. You choose: - **Clear conflict**, or - **Block conflict**. ### Step 2: full review After clearance you see: - the full intake, - the AI case brief, - the **Assign to** choice for a colleague within your own office. Then you can: - assign a colleague and **Accept** the request; - **Decline** the request. Notifications for this flow show up on [Notifications](/en/notifications). --- # Prompt library URL: https://docs.prudai.com/en/prompt-library/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/prompt-library.md > Reusable prompts in three tabs — provided by Prudai, organization and personal: search, use, duplicate, create, reorder and export your own prompts. The prompt library is a collection of reusable prompts you can apply in chat. A three-block case analysis, case law for your exact legal question, a Gantt planning of your matter: the library is full of proven instructions you adopt with one click. You open it with the **book button in the prompt bar**, or type `/prompts` to open the library inside the conversation. If you have hidden the book button, it sits behind ☰ in the prompt bar; see [Chat](/en/chat#buttons-in-the-prompt-bar). ![The prompt library with the provided prompts and the tag filters](/assets/screenshots/leo/prompt_templates.png) ## Why it matters A strong prompt template often beats “more context”. Templates give you: - consistent deliverables (memos, timelines, draft letters), - faster iteration, - easier collaboration (organization prompts). ## Tabs At the top you find the tabs: - **Provided by Prudai**: ready-made prompts, managed by Prudai. - **Organization**: your organization's prompts, managed by your organization's owners. - **Personal**: your own prompts. A tab only appears when it holds prompts for the product you are working in; the number next to it is the count. So you only see the **Personal** tab once you have your first own prompt. What is on offer differs per product: not every product has provided prompts. ## Search and tags - The search field **"Search prompts…"** searches the title and text of the prompts in the open tab. - Prompts can have tags such as **Analysis**, **Drafting**, **Workflow**, **Knowledge** and **Visualization**. Click a tag to see only those prompts. You filter on one tag at a time; click the tag again or choose **Clear** to remove the filter. Recommended starting point: - go to “Provided by Prudai” and filter by **Visualization** for timelines and diagrams. ## Use a prompt 1. Open the library. 2. Search or filter until you see the right prompt. 3. Click the card. The prompt text lands in your input field and the library closes. 4. Customize it for your case (or ask the assistant to tailor it). Tip: add constraints (length, structure, sources, tone) before sending. ## Duplicate to personal Prompts under **Provided by Prudai** and **Organization** carry a copy button on the card, **Duplicate to personal**. It puts a copy in your own tab, which you are then free to edit. The original stays untouched for everyone else. This is the clean route when a standard prompt is nearly right for the way you work. ## Only prompts for your product The library only shows prompts that are enabled for the product you are working in. A prompt that is only enabled for another product is therefore not listed here. A prompt can apply to several products at once; the card shows which. A new prompt belongs to the product you create it in, and a copy keeps the products of the original. A prompt can have a Dutch and an English version. The card shows which languages exist. If the version in your language is missing, the card says so ("Missing EN translation"), and when you click it: "This prompt is not available in EN yet." If you are allowed to edit the prompt, add the missing language version in the editor. ## Reorder by dragging Click **Manage** (the gear) to change the order. Then **drag** prompts by the handle on the card to move them up or down. **Done** (the check mark) closes manage mode again. The order is remembered, even after a reload. Owners manage the order of the organization prompts the same way. ## Improve a prompt in chat From the composer you can ask the assistant to sharpen your current draft, using the latest messages of the conversation as context. You do that with the **Prudai button**: the logo icon in the prompt bar, tooltip "Improve prompt with AI". The improved version appears in the large **Prompt editor** so you can fine-tune it before sending. If you do not like it, **Restore original** brings your own text back. A big difference in answer quality, zero extra thinking. Note: the bulb next to it is not this button. That is the [Thinking depth](/en/chat#thinking-depth) button on its Standard setting. ![The Prudai button for improving your prompt, highlighted in the chat input bar](/assets/screenshots/leo/prompt_improve.png) ## Fixed starter prompts A few fixed flows use a starter prompt you do not have to maintain yourself: the case-law research (in LEO and LEO Fiscaal via `/jurisprudence-prompt`), the intake of a workflow and the onboarding tours. In your conversation you only read the short sentence you sent, for example "Help me fill in a comprehensive case-law research."; Prudai fills in the full instruction itself. ## Create and manage prompts That one analysis format you use every week: capture it once as your own prompt. If you are an owner of your organization, you can also save it as an organization prompt, and the whole firm works from the same structure from then on. Click **+** (**New prompt**). In the editor you fill in: - the language: with the **NL** and **EN** buttons you pick or add a language version. At least one language version is required, and each version has a title and a prompt text; - **Prompt text**; - **Title**. Only have the text? The AI button next to the title field (**Generate title with AI**) writes a title for it; - **Scope**: personal, or with the right permissions the organization or Prudai's provided prompts. A scope you have no rights for cannot be selected; - **Tags (comma-separated)**. ![The new-prompt editor in the prompt library (Dutch interface), with language buttons, prompt text, title with AI button, scope and tags](/assets/screenshots/leo/prompt_template_authored.png) Saving is **Add prompt**, and **Save prompt** on an existing one. You edit and remove prompts in manage mode (**Manage**) with **Edit prompt** and **Delete prompt** on the card. You can have at most 100 personal prompts. A useful pattern: - Create a “base” prompt (e.g. a memo structure). - Create variants per output type (timeline, risk analysis, draft letter). ## Import and export On the **Personal** tab you can export your own prompts to a JSON file (**Export**) and import them again later (**Import**). Organization prompts and provided prompts are not included. Note: **importing replaces your personal prompts with the file contents.** It does not merge. So export your current set first, so you can go back if the import does not give you what you expected. --- # Privacy & security URL: https://docs.prudai.com/en/security/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/security.md > How Prudai protects your data: storage in EU data centers, encryption, per-organization isolation, and access only for active organizations. Plus where to find the legal documents and how to work safely yourself. This page explains how Prudai protects your data and what you can do yourself to work safely. For the binding agreements, the Legal Center and the Trust Center are authoritative. ## Official legal and trust resources For contractual, privacy, and security/compliance information, refer to: - **Legal Center**: [legal.prudai.com](https://legal.prudai.com) - You can find official legal documentation and original PDFs: - NLdigital Terms 2025 (with the Prudai supplement) - Privacy Statement - Data Pro Statement (Data Processing Agreement) - Service Level Agreement (SLA) - Fair Use Policy - **Trust Center**: [trust.prudai.com](https://trust.prudai.com) - You can find security and compliance information, such as: - security commitments and overview - controls catalog ([/controls](https://trust.prudai.com/controls)) - certifications/compliance status - subprocessor overview - security/privacy FAQ ([/faq](https://trust.prudai.com/faq)) ### Acceptance when you start a trial When you start a trial, you tick one acceptance sentence in the checkout step. The checkout is in Dutch: *"Door je proefperiode te starten ga je akkoord met onze Algemene Voorwaarden, de Fair Use Policy, de Verwerkersovereenkomst (Data Pro Statement), de Service Level Agreement en het Privacybeleid."* (By starting your trial you agree to our Terms and Conditions, the Fair Use Policy, the Data Processing Agreement (Data Pro Statement), the Service Level Agreement, and the Privacy Policy.) Each document in that sentence links to the Legal Center. Prudai records which version of each document was accepted and when. ### Acceptance at your first sign-in If you got an account on or after 7 September 2026, you accept the same five documents once in the app. If you are the owner of a new organization, you do so on behalf of the organization: you fill in the organization, your name and your email address, and declare that you are authorised to sign, or have been mandated by an authorised signatory. As any other new user you accept for yourself; that never counts as the organization's acceptance. For each acceptance, Prudai records which version of each document was accepted, the sentence you ticked, when, from which IP address and with which browser, and for an acceptance on behalf of the organization also the organization, name and email address that were filled in. See [Sign-in & persona selection](/en/authentication#accepting-the-terms-at-your-first-sign-in). ## How Prudai protects your data - **Sign-in required**: the web app and the add-ins for Word, Excel, and Outlook are only reachable after signing in via [login.prudai.com](https://login.prudai.com) (single sign-on). Without signing in, people only see what your organization publishes itself or shares itself through a link or a [service token](/en/irma-beheer#service-tokens), such as a Trust Center page in [IRMA](/en/irma-beheer). - **Organization isolation**: data is partitioned per organization. You can never see or search data from another organization, including via shared models or search features. - **Access only for active organizations**: only organizations with a running subscription or an active trial get access. If the subscription has expired, the organization has been archived, or access has been blocked, nobody from that organization can reach the data any more in the web app, the IRMA app, ORDO, or the add-ins. Blocking access does not delete the data; retention and deletion after termination are governed by the Data Processing Agreement (see below). See [Troubleshooting & support](/en/support#access-screen-subscription-expired-or-access-blocked). - **Storage in EU data centers**: customer documents and case-file data are stored in Hetzner's EU data centers (Germany and Finland), not with a large cloud provider. Databases and search indexes run on Prudai's own servers; document files are kept in Hetzner Object Storage. - **AI processing**: the language models run through Google Cloud Vertex AI and Microsoft Azure OpenAI; chat requests go to their EU endpoints. The providers do not use your questions, the answers or your documents to train AI models. They do not keep them permanently either: only a short-lived cache to speed up responses (minutes, at most 24 hours). - **Encryption**: connections are encrypted with TLS. On the servers, databases and search indexes live on fully encrypted data volumes (AES-256). - **Subprocessors**: which providers Prudai uses for hosting and AI processing, and in which region, is listed in the [Trust Center](https://trust.prudai.com). - **Certified**: Prudai is certified to ISO/IEC 27001:2022 and NEN 7510-1:2024. The certificates (NL 3143.1.1 and NL 3144.1.1) were issued by Brand Compliance, accredited by the Dutch Accreditation Council (RvA C 548), and are valid until 29 September 2029. More in the [Trust Center](https://trust.prudai.com). ## Retention, logging, and Prudai staff access For these three topics the contract documents are authoritative. We deliberately do not restate them here, so that documentation and contract cannot drift apart. - **Retention and deletion on termination**: see the [Data Pro Statement (Data Processing Agreement)](https://legal.prudai.com/data-pro-statement) in the Legal Center. - **Access by Prudai staff**: see the [Trust Center](https://trust.prudai.com). - **Logging**: see the [Trust Center](https://trust.prudai.com). ## Basic safety rules - Upload only documents you are allowed to handle (confidentiality, GDPR, professional secrecy). - Add collaborators to a dossier or project deliberately: share with no more people than necessary. - Do not paste real secrets into prompts (passwords, tokens, private keys). - Review exported files (Word/PDF) before sharing. - Do not include confidential case-file content in a support ticket; a description and the time are enough. ## Roles and access In your organization you have the role **Owner** or **User** (the Account Dashboard calls that role **Member**). An owner can perform administrative actions, such as managing organization prompts, setting an organization instruction, and creating an organizational knowledge base. There is also an **Admin** role for Prudai's own administrators. Roles operate **within** your organization; they never grant access to data outside your organization. The IRMA app has its own role management; see [IRMA administration](/en/irma-beheer). ## Knowledge settings are preferences, not permissions On the **Knowledge** page you decide which sources and capabilities the assistant may use. Note: - This is a preference, not an access right. What you switch off, the assistant does not use. Switching something on does not give you access to anything your organization or role is not entitled to. - An owner can switch sources off for the whole organization. The assistant then uses them for nobody in your organization, even if you switch them on yourself. See [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required). ## Add-ins for Word, Excel, and Outlook In the add-ins the app runs in a task pane, so sign-in happens in a separate, secure Office sign-in dialog. Be mindful of: - your organization's policies around add-ins, - a maximum size when you send the text of a whole Word document. More: [Prudai For Word](/en/word-addin), [Prudai for Excel](/en/excel-addin), and [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin). --- # Settings URL: https://docs.prudai.com/en/settings/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/settings.md > How to manage your profile, your instructions for the assistant, persona, language, chat preferences, personal knowledge base, memory, and notifications in Settings. Use **Settings** to manage your personal preferences and your active persona. You open it from the user menu in the top right. Which options you see inside a category depends on your role, your persona, and what your organization has enabled. For example, you only see the organization instruction if you have the **Owner** role. ## How the page is built Settings uses click navigation instead of one long scrolling page. A list of categories sits on the left; you click one and only that category is shown. On a phone the same list becomes a row of buttons above the content that you can swipe sideways. The eight categories, in order: 1. **Personal information** 2. **Instructions** 3. **Persona** 4. **Language** 5. **Chat** 6. **Personal knowledge base** 7. **Memory** 8. **Notifications** Links to a category open the right place directly. For example, **My Files** in the user menu takes you straight to **Personal knowledge base**, and the **Manage notification preferences** button on the notifications page takes you to **Notifications**. ## Personal information You see your first name, last name, email address, organization, and role here. Those details come from your account; you do not change them here. What you do fill in is your **BIO**: a short description of yourself or your practice. The assistant reads it as background to your questions. Click **Save** to store it, or **Reset** to undo your change. The persistent instructions for the assistant do not live here, but in the **Instructions** category. ## Instructions This is where you set how the assistant behaves. **My instruction.** Your personal instruction applies in all your personal chats. Use it for stable working rules, for example: - "Always use a table for risks." - "List uncertainties explicitly." - "Write in English, formal but compact." Do you always write advice in three parts, conclusion first? Capture it here once and every answer follows your style and structure from then on. Test it in a new chat and refine until it fits. **Organisation instruction.** If you have the **Owner** role, you see an organization-wide instruction below it. It applies to every user in your organization. Two things to know: - the instruction applies **to the persona you are working in at that moment**, which is why the field is called, for example, **System instruction for LEO**. Switch persona and you are editing a different instruction; - the instruction comes **on top of** the persona's standard instructions. Those always keep applying. Leave the field empty and no extra organization instruction applies. ![The Instructions category in Settings with a filled-in My instruction and, below it, the organization instruction for LEO](/assets/screenshots/leo/settings_instructies.png) ## Persona If you have access to more than one persona, this is where you switch. **Current persona** shows which one is active. Important: - switching **reloads the app**; - some screens exist only in one persona; - dossier and chat lists belong to a persona, so after a switch you see a different list; - LEO and LEO Fiscaal share the same dossiers and chats. If you only have one persona, the screen tells you only one persona is enabled for your account. Use this together with: - [The personas](/en/personas) to see what sets each persona apart; - [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required) to see which sources are available per persona; - [Projects](/en/projects) to understand why the dossier list changes after a switch. ## Language You choose the app language here: **Dutch** or **English**. Click a language and the app switches right away. Your language choice is stored on your profile. It therefore applies in all your personas and on every device you sign in on. Notifications and emails about your notifications also reach you in this language. If saving fails, the app shows **Language preference not saved** and restores your previous language. Try again in that case. ## Chat Personal preferences for the chat. **Note: these settings apply per device.** If you set them on your laptop, they do not automatically apply on your phone or in another browser. There are three settings. ![The chat preferences in Settings: two switches, and under Buttons in the prompt bar a preview of the prompt bar with the list of buttons](/assets/screenshots/leo/settings_chatvoorkeuren.png) **Show suggestion prompts.** Determines whether suggested follow-up prompts appear above the chat input. If you switched suggestions off in the chat, this is where you turn them back on. **Show follow-up steps after a voice memo.** After a voice memo has been processed, the card **What would you like to do with this memo?** appears with up to three next steps, such as **Summarise**, **Extract action items**, or **Ask a follow-up**. Nothing happens until you pick one. If you clicked **Don't show again** on that card, this is where you turn the next steps back on. More about these follow-up steps: [Projects](/en/projects#follow-up-steps-after-a-voice-memo). **Buttons in the prompt bar.** Here you choose which buttons are shown directly in the prompt bar. What you hide is not gone: it moves to the expand menu (☰) in the prompt bar. Send and the input field are always visible. - Drag a row (or use the arrows) to change the order; the prompt bar follows it. - Above the list sits a **live preview** of your prompt bar: click the × on a button to hide it, ☰ to see what sits behind the expand menu, and ↩ to bring a button back. - The buttons in the list are: **Large prompt editor**, **Workflow (catalog)**, **Thinking depth**, **Improve prompt with AI**, **Prompt library**, **Attachment (paperclip)**, and **Microphone**. You only see the buttons you actually have at that moment: - **Workflow (catalog)** only appears in LEO and LEO Fiscaal; - **Thinking depth** is missing if your organization has hidden that choice; - **Microphone** only appears if your browser can record; - **Attachment (paperclip)** only appears on a narrow screen, such as a phone. On a larger screen you add files by dragging them into the conversation, or through the **Attachments** handle to the right of the chat with **Add files**. See [Chat](/en/chat). For what your organization can switch off, see [Quick start](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## Personal knowledge base This is also your **file library**. It is where you upload and manage the files on your own account. The assistant can use these files in all your chats. - In the user menu the entry is called **My Files**. - An old link to the separate files page takes you here automatically. If your organization has switched off uploads, you see **Uploads are disabled by your organisation**. Your existing files stay available: you can open, download, and delete them. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). At the bottom sits the **Reset Personal KB** button. It is disruptive: it deletes your personal knowledge base, including the files in it. The assistant can no longer use what was there afterwards, not even in chats that are already open. The app asks for confirmation first. Do not treat that as a routine click-through. Only reset when support or your administrator advises it, or when your personal knowledge base seems wrongly linked or corrupted. More about file management: [Files](/en/files). ## Memory This is where you manage what the assistant remembers about you between conversations, such as recurring preferences, frequent counterparties, or style rules. What you can do: - **View**: the list of stored memories, with a counter for the total and for core memory. - **Add**: with **Add memory** you create a memory yourself, with title, content, kind, tier, persona, importance, and keywords. - **Edit** and **Delete** a memory. - **Pin**: pinned memories are always included in the context. **Unpin** removes that again. - **Search and filter**: by text, by tier (**Core memory** or **Archive**), by kind, and by persona. A memory belongs to one persona or applies to **All personas**. Memories that appear to contain privacy-sensitive data are blocked and not saved. Tip: use memory for stable, personal context. Context about a single matter belongs in dossiers and documents. ## Notifications Here you set, per category, how a notification reaches you. Every category has two switches: - **In-app inbox**: the notification appears in your notification overview in the app; - **Email**: you also get the notification by email. Your changes only take effect when you click **Save preferences**. They apply in all your personas. You read the notifications themselves on the [Notifications](/en/notifications) page. That page also lists the categories and their default settings. ## What you will not find here - **Your specialization.** The specialization stepper is not part of Settings. You walk through it the first time in the chat and manage it afterwards on [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required). - **Organization logo and branding.** The owner of your organization sets those in the [Account Dashboard](/en/dashboards). If your organization has its own logo, it appears at the top left of the sidebar, also when you collapse the sidebar. - **A light/dark or theme choice.** That does not exist for users. --- # SharePoint URL: https://docs.prudai.com/en/sharepoint/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/sharepoint.md > Bring SharePoint documents into a dossier, project or organization knowledge base and keep them in sync. In LEO and LEO Fiscaal you can also do it from the chat. Always under your own Microsoft permissions. Is the file already in SharePoint? Sign in with your Microsoft account and pull in an entire site, a document library, or a selection of folders and files in one go, with no downloading and uploading one by one. The integration uses **Microsoft Graph with delegated access**: everything runs under the signed-in user's identity and permissions. What you are not allowed to see in SharePoint, you will not see here either. ![The Import from SharePoint window, opened from the dossier list: dossier name, chosen site and a ticked folder](/assets/screenshots/leo/sharepoint_import.png) You can use SharePoint in three places: - in a **dossier or project**: the documents of one matter, linked to one document library; - in an **organization knowledge base**: knowledge for the whole firm, such as templates and handbooks; - in the **chat of LEO and LEO Fiscaal**: you ask LEO to put documents from SharePoint into the dossier. SharePoint stays the source. Prudai never writes back to SharePoint: changes travel to you through the sync, never the other way around. ## When does SharePoint work? Three things have to be in place. Prudai arranges the first two; the third is up to you. | Requirement | Who arranges it | What you see when it is missing | |-------------|-----------------|---------------------------------| | Your organization has the **SharePoint integration**. | Prudai | **"SharePoint integration is not enabled for your organization."** | | The Microsoft connection is set up on Prudai's side. | Prudai | **"SharePoint integration is not configured."** | | You are signed in with your Microsoft account. | you | **"Not connected"** | What your IT administrators need to do for this (grant consent in Microsoft once) is described in the [SSO and SharePoint admin guide](/en/admin-sso-sharepoint). **"Not connected" is almost never an outage.** It means *you* are not signed in with your Microsoft account, for example because you came in with a username and password. SharePoint may be working fine for your colleagues at that very moment. There is no connect button and no settings screen to fix this: sign out and sign back in using the **Microsoft** button on the sign-in screen, under **Or sign in with**. ## Creating a dossier or project from SharePoint Importing from SharePoint is a **creation path inside the new-dossier window**, not a separate button in the list. 1. In the sidebar, open **Dossiers** (in LEO and LEO Fiscaal), **Projects** (in VERA, ZIA and BEVER) or **Folders** (in MAIA). 2. At the top of the list, click the dashed **New dossier** row. The window that opens is called **New Dossier** in LEO and LEO Fiscaal, **New Project** in VERA, ZIA and BEVER, and **New folder** in MAIA. 3. In the window, click **Import from SharePoint**. Anything you had already typed comes along. 4. Pick a SharePoint site. The name field doubles as the search box here: with no text the list shows **Recent sites**, and as soon as you type it searches along under **Search sites**. You can search by site name, but you can equally paste a site URL or the tenant hostname and the right site will be looked up. 5. Choose a **Document library** if needed (see below). 6. Select folders and files, or switch on **Import entire site**. 7. Click **Import site**. The dossier is created with the name of the chosen site, and you land in it straight away. Want a different name? Rename the dossier afterwards. The import runs in the background: you see **"SharePoint import started in the background."** and can keep working. If the import fails after creation, the dossier stays and the message tells you why. If you do not see the **Import from SharePoint** button, your organization either does not have the SharePoint integration or **Restrict uploads** is on (see [below](#if-uploads-are-restricted)). Want to see only the dossiers linked to SharePoint later on? In the list, choose **Filter** → **Linked to SharePoint**. ## Choosing a document library A SharePoint site can hold more than one document library, for example a general one and a departmental one. That is why there is a **Document library** selector between the site choice and the folder tree: - if the site has **one** library, the app skips the choice and shows the folders straight away; - if the site has **several** libraries, you pick one first. Until you do, you see **"Choose a document library first to browse its folders."** A dossier belongs to **one** document library. Everything you add later comes from that same library. ## Choosing folders and files The picker is an **expandable tree**: - expand a folder to see what is inside; the contents are fetched at that moment; - the tree shows **folders as well as individual files**; - you can select at **any level**, so a folder deep in the structure or a single file works too; - ticking a folder includes **everything underneath**, subfolders too. The items below then render as ticked and greyed out, because they are already included; - the **Import entire site** switch takes everything and replaces the manual selection; - at the bottom there is a running count of your selection, in the form **"{n} folders and {n} files selected."** ![Import from SharePoint: site and document library chosen, one folder ticked; the subfolders and file beneath it are ticked and greyed out](/assets/screenshots/leo/sharepoint_import_dialoog.png) ## Adding more folders If you picked folders in the first import (rather than the entire site), the dossier has an **Add folders** button. You get the same tree, within the library the dossier is linked to. New folders count toward the maximum of 1000 SharePoint files per dossier. Only the **owner of the dossier** can import from SharePoint or add folders, with their own Microsoft permissions. Colleagues you share the dossier with do see the documents. ## From the chat: LEO fetches documents from SharePoint In **LEO** and **LEO Fiscaal** you do not have to click through the picker yourself. If your organization has the SharePoint integration and you are signed in through Microsoft, you can simply ask LEO. ![LEO creates a dossier from the chat, finds the folder in SharePoint and queues six files for import](/assets/screenshots/leo/leo_chat_sharepoint_import.png) **Having a dossier created.** If your conversation is not in a dossier yet, ask LEO to make one, for example: *"Create a dossier 'Lease dispute Example Street' and put the Correspondence folder in it."* LEO creates the dossier and the conversation moves along with it. In the chat you then see **Create dossier: …**. LEO only does this when you ask. Having a dossier created also works without the SharePoint integration. **Searching and browsing.** LEO looks in SharePoint with your permissions: sites, libraries and folders, or a search for files across all your sites. You then see, for example, **Browse SharePoint sites**, **Browse a SharePoint folder** or **Search SharePoint: '…'**. Looking changes nothing anywhere. **Importing.** When you ask for documents to go into the dossier, LEO imports them into this conversation's dossier (**Import from SharePoint into the dossier**). Your request is the approval: there is no extra confirmation question. LEO reports how many files, and which ones, are queued. The import runs in the background; if you ask about progress later, you see **Check SharePoint import status**. The same rules apply as with the buttons: - LEO only imports into the conversation's dossier. If the conversation is not in a dossier, LEO says so, unless you asked for a new dossier; - only the owner of the dossier can import; - a dossier imports from one document library; - the maximum of 1000 SharePoint files per dossier still applies; - if **Restrict uploads** is on, LEO does not import; - nothing is ever written back to SharePoint. More about dossiers: [Projects](/en/projects). More about the chat: [Chat](/en/chat). ## Syncing A linked dossier checks **by itself** whether anything changed in SharePoint, as long as you have it open. Above the document list you see the **Linked site** and one of three labels: | Label | Meaning | |-------|---------| | **Up to date** | Nothing changed in SharePoint. No action needed. | | **{n} updates available — sync required** | There are changed or new files. Click **Sync now**. | | **Full synchronisation required** | See below. Here too, just click **Sync now**. | The **Sync now** button only appears when there is something to sync. Afterwards you are told how many files were updated and deleted. ### "Full synchronisation required" is not an error To know what changed, the app keeps a change trail it receives from Microsoft. Microsoft occasionally invalidates that trail, for instance when it has not been used for a long time or when something structural changed in the library. The app then lists the library in full again and compares it with what your dossier already holds. What that means for you: - **you lose nothing**; files that did not change are not re-downloaded or re-processed; - it takes a bit longer than a normal sync, once; - nothing has to be set up again. There is a safety stop built in. In these cases such a full sync stops **before** anything is removed, and the message explains what is going on: - **SharePoint returns an empty list.** Try again. If it keeps happening, contact support. - **More than half of the documents would disappear in one go.** Contact support. If the removal is correct (the library really was emptied, for example), support lets the sync through. - **The library is too large to list again in one pass.** Contact support; they resynchronise it for you. ## Opening documents in SharePoint If a document came from SharePoint, the document menu shows **Open in Word** instead of **Preview**. You then open the file in SharePoint itself and edit it there. PDFs keep **Preview**, with the built-in viewer. ## Linking SharePoint to an organization knowledge base Besides dossiers, you can link an **organization knowledge base** to a SharePoint site. That is the route for knowledge that belongs to the whole firm rather than to one matter: templates, handbooks, internal guidance. The knowledge base then stays in step with SharePoint. As an **owner** of your organization you create and manage organization knowledge bases on [Knowledge](/en/knowledge). You can link at two moments. **While creating it.** In the creation window, under **Link to SharePoint**, switch on **Import from SharePoint**. The button at the bottom then changes to **Create and import**. **Afterwards.** Open the knowledge base and click **Link to SharePoint** in the **SharePoint sync** panel. You get the same picker as for a dossier: site, document library, then folders and files or **Import entire site**. Once linked, the **SharePoint sync** panel shows the site, the selected folders (or **Entire site**), and when it last synced. There are three buttons: | Button | What it does | |--------|--------------| | **Sync now** | Fetches the changes and reports how many files were updated and deleted. | | **Check for changes** | Looks once whether anything is pending, without syncing. | | **Disconnect** | Stops syncing. The knowledge base and its documents stay; they simply no longer follow SharePoint. | One difference from a dossier: the knowledge base **does** have a **Check for changes** button; a dossier checks by itself and has no such button. If something went wrong during the last sync, the reason appears in the same panel under **Last sync error**. ## Limits | Where | Maximum number of SharePoint files | |-------|------------------------------------| | Dossier or project | 1000, in total | | Organization knowledge base | 1000, in total | The maximum applies to everything from SharePoint in it, not per import: what you add later with **Add folders** or through LEO counts too. If your selection is too large you see **"Maximum {n} files can be imported."** Then pick only the folders you really need. If a sync would go over the maximum, the message says so; narrow the selection or contact support. Beyond that: large sites take longer, and the permissions you hold in SharePoint decide what comes in. ## If uploads are restricted If **Restrict uploads** is on for the persona you work in, you **cannot link a new SharePoint source** to a dossier or project: - the **Import from SharePoint** button is not in the new-dossier window; - **Add folders** disappears; - LEO does not import from the chat. Anything already linked keeps syncing: **Sync now** keeps working. **Exception for the organization knowledge base.** An owner of the organization can still add documents to the organization knowledge base and link a SharePoint source to it, also straight away while creating it (**Import from SharePoint**, then **Create and import**). For dossiers and the personal knowledge base the restriction applies to everyone. For the other features your organization can switch off, see [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). ## Common issues - **"Not connected"**: you are not signed in with your Microsoft account. Sign out and sign back in with the **Microsoft** button. This is a personal session matter, not a firm-wide outage. - **"SharePoint integration is not enabled for your organization."**: your organization does not have the SharePoint integration. Prudai arranges this; ask your account manager or [support](/en/support). - **"SharePoint integration is not configured."**: the connection on Prudai's side is not set up. That lies with Prudai, not with your IT administrators; contact [support](/en/support). - **No folders visible for a site**: choose a **Document library** first. - **Importing or adding folders fails in a shared dossier**: only the owner of the dossier can do that. Ask the owner. - **Permissions**: you only see sites, libraries and folders you have read access to in SharePoint itself. If something is missing, request access from the site owner. - **Error messages**: where a concrete reason is known, the app shows it instead of a bare "failed". Read that sentence; it usually says exactly what needs to happen. More help: [Troubleshooting & support](/en/support). --- # Troubleshooting & support URL: https://docs.prudai.com/en/support/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/support.md > Fix common issues (sign-in, the access screen, stalled answers, document processing, SharePoint, Word) plus support channels, the status page, and AI-first support with human follow-up. This page covers common issues. If you can't resolve it, you can reach Prudai support directly or use your organization's designated IT contact. ## Support channels - **Support portal**: [support.prudai.com](https://support.prudai.com) — open a ticket or follow up on existing ones. - **Email**: [support@prudai.com](mailto:support@prudai.com). This is the support address for all customers, including escalation of an open ticket. - **Status page**: [status.prudai.com](https://status.prudai.com) — current status of Prudai platform services. - **Self-service**: the documentation at [docs.prudai.com](https://docs.prudai.com), which you are reading now. Some pages require sign-in. The public pages also appear in the knowledge base at [support.prudai.com](https://support.prudai.com). **Response times**: the [Service Level Agreement](https://legal.prudai.com/service-level-agreement) sets out, per priority (P1 through P4), how quickly we respond to a ticket and during which office hours those windows run. The SLA in the Legal Center is the binding source. ## AI-first support When you open a ticket via support.prudai.com, our AI support assistant looks at it first. Specifically: - The assistant answers only from our documentation and stays in the thread with you until your question is resolved. - You don't need to phrase questions "for the AI" — just write as you would to a colleague. - If the documentation cannot answer your question reliably, the assistant sends no answer. A **Prudai Support agent** then picks up your ticket. - For these topics the assistant passes your ticket straight to a support agent, with priority: - **security** questions or reports; - an **outage** or platform-wide incident; - **account access** or identity issues; - **billing**; - problems with your **data** or a customer file; - anything that sounds urgent or risky. When that happens you immediately see a message in the same thread saying your question has been passed to a support agent. That agent then replies personally. ## Quick checks - Refresh the page (Ctrl+R / Cmd+R). - Sign out and sign back in. - Check that you are working in the right persona. You switch with **Switch persona** in the user menu or under **Settings → Persona**. - Try another browser (Chrome or Edge preferred). ## Sign-in issues Common causes: - SSO session expired or blocked by browser settings. - Third‑party cookies or tracking protection interfering with sign-in. - Your account isn’t fully set up yet (role or organization missing). What to try: - Try an incognito or private window. - Check whether you can sign in to other apps that use the same login in the same browser. - Ask your admin to check your role and organization. Do you get in, but see a screen about your subscription or access? Read the next section. ## Access screen: subscription expired or access blocked Prudai only gives access to organizations with a running subscription or an active trial. If that is not (or no longer) the case, you see one of these screens after signing in instead of the app: | Screen | What it means | | --- | --- | | **Subscription expired** | Your organization's subscription or trial has ended, or the organization has been archived. | | **Access temporarily blocked** | Prudai has temporarily blocked your organization's access, for example because a sign-up with a personal email address is still being reviewed. See [Signing up with a personal email address](/en/authentication#signing-up-with-a-personal-email-address). | | **Access cannot be determined** | Your organization's access status cannot be determined right now. | ![The 'Subscription expired' screen, shown here in Dutch as 'Abonnement verlopen', with the explanation, the support@prudai.com button and the Sign out button](/assets/screenshots/leo/org_toegang_verlopen.png) What you should know: - The screen applies to your whole organization. It is not an outage and not a problem with your own account, so reloading or switching browsers will not help. - If the subscription has expired or access is blocked, your data is kept. - The explanation on the screen itself is in Dutch. - Click **support@prudai.com** on the screen, or contact your administrator. Only Prudai can extend or restore access. - **Sign out** signs you out, for example to continue with a different account. - You see the same screen in the add-ins for Word, Excel, and Outlook. - In the [IRMA app](/en/irma) (Dutch only) this screen is called **Toegang tot IRMA is geblokkeerd** (Access to IRMA is blocked). If your organization has not purchased IRMA, it says **Geen toegang tot IRMA** (No access to IRMA). ## “Choose your persona” or “This page is only available in …” - **Choose your persona** appears when you have access to more than one persona. Pick the persona you want to work in; later you switch with **Switch persona** in the user menu or under **Settings → Persona**. - **This page is only available in …** means the page does not belong to your current persona. Workflows and research, for example, exist only in LEO and LEO Fiscaal. The message always points to LEO. If your account has LEO, you see the button **Switch to LEO**. If not, the message says your account does not have access to LEO. If you work with LEO Fiscaal, switch to LEO Fiscaal yourself with **Switch persona**. See [Workflows and research](/en/research) (sign-in required). ## The answer stalls or does not start In the chat you may see two messages: - **The response took too long to start. Please try again.** The assistant did not get going. - **The response stalled. Please try again.** No new text arrived for a few minutes and the chat stopped waiting. On **Ultra** the chat waits longer, because that setting may think for longer. If you see **Still working — this answer is taking a bit longer.** while you wait, nothing is wrong: the answer is still coming. Long answers, including a document of thousands of words on **Thorough** or **Ultra**, stream in as they are written. What you can do after either message: - Send your question again. - Pick a lower **thinking depth**, for example **Standard** instead of **Thorough**. - Ask for a very long piece in parts, for example chapter by chapter. - If it happens on every question, check [status.prudai.com](https://status.prudai.com) and report it to support, with the time. ## Documents stuck in processing Check: - Whether the upload succeeded (the document is in the list). - Whether the status is still changing: from **Pending** through **Processing** to **Processed**. What you can do: - Wait a few minutes (large PDFs and ZIPs take longer). - Upload again if the document ends up as **Failed**. - Add metadata later; it does not affect whether the document can be processed. ## SharePoint not working First check which message you see: - **SharePoint integration is not enabled for your organization.** Prudai switches on the SharePoint integration on request. Your admin requests it through support or through your account manager; see step 1 of [SSO (Microsoft) + SharePoint setup](/en/admin-sso-sharepoint). - **SharePoint integration is not configured.** The Microsoft connection is not set up on Prudai's side. Contact Prudai support. - **Not connected**, with the hint **Make sure you are signed in with your organization account to use SharePoint.** You are not signed in with your Microsoft account. There is no connect button: sign out and sign back in with the **Microsoft** button on the sign-in screen. If everyone in your organization suddenly sees **Not connected**, ask your IT administrators to take a look; see [SSO (Microsoft) + SharePoint setup](/en/admin-sso-sharepoint). What you can do next: - Go to your dossier or project and check whether SharePoint is linked. - Click **Sync now** on the connection. The **Check for changes** button exists only on an organization knowledge base; a dossier or project checks by itself and has no such button. More: [SharePoint](/en/sharepoint). ## Word add-in: sign-in or suggestions not working Common: - The add-in runs in a Word task pane, so sign-in happens in a separate, secure Office sign-in dialog. - Not every Word version supports all suggestion and revision features. What to try: - Click **Sign in** in the add-in, complete sign-in in the dialog that opens, then return to Word. - Reload the task pane (or close and reopen Word). - Check that your Word version supports add-ins. More: [Prudai For Word](/en/word-addin). ## Maintenance screen During planned maintenance the app may show a maintenance screen (**Scheduled Maintenance**) that asks for an access code. Sometimes it also shows when the app is expected to be available again (**Expected back online**). - If you were given a code, enter it and click **Unlock access**. - If you don't have a code, wait until maintenance is over. You can follow the current status at [status.prudai.com](https://status.prudai.com). ## Faster help: what to include With these details support can find your issue faster: - the date and time of the problem; - the persona you were working in (for example LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA, BEVER, or IRMA); - what you were doing (which screen, which button) and the exact error message; - a screenshot, if useful. Do not send confidential case-file content. A description and the time are enough; keep client names and data off any screenshot. --- # Timeline (dossier documents) URL: https://docs.prudai.com/en/timeline/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/timeline.md > The timeline view of a dossier: an activity chart plus the documents by date, per day, month or year, based on the file date in the document details. The timeline puts a dossier's documents on a date axis so you can quickly understand what happened when. Directly usable for your statement of facts or hearing preparation. ![A dossier's timeline view: activity chart on top, documents per period below](/assets/screenshots/leo/timeline_in_dossier.png) > LEO and LEO Fiscaal call the workspace this timeline lives in a **dossier**; VERA, ZIA, BEVER and IRMA call it a **project**, MAIA (on request) a **folder**. See [Projects](/en/projects). ## Where you open the timeline The timeline is not a tab and not a page of its own. It is the **Timeline** segment of a dossier's views pill. Click that segment and the timeline appears on the same page. The view is part of the page address, so a link or a refresh opens the timeline again straight away. There is no separate timeline page any more. Everything it could do lives in this view. ## The activity chart At the top sits the **Dossier Timeline**: a bar chart of how many documents fall in each period. It is the fastest way to see where the matter was busy and where it was quiet. - **Click a bar** and the list below jumps to that period. - Hover a bar for the period and the count. - You can zoom horizontally into part of the chart. The chart and the grouping in the list share one setting: pick a different granularity and both change with it. ## Granularity: day / month / year The **Day**, **Month** and **Year** buttons decide how the timeline groups: - **Month** (the default, and usually the best starting point), - **Year** (overview), - **Day** (detail). If your timeline spans more than a year and you pick **Day**, the app asks for confirmation first: "Your timeline spans more than one year. Viewing per day may be slower and visually dense." That is a warning, not a block. ## Reading the list Below the chart the documents appear in chronological order, with three aids: - **Year markers.** Every new year gets a marker in the list, so you never have to guess which year you are looking at. - **Time jumps.** When more than a year sits between two documents, a time-jump marker takes the place of empty space. A gap is visible as a gap. - **Expand and collapse.** Days holding several documents start collapsed. Click to fold one open. **Expand all** and **Collapse all** do it for the whole list at once. Documents without a usable date are grouped under **No date**. ## Which date is used? The timeline prefers: 1. the **File created at** date from the document details, otherwise 2. the date the document was uploaded. Tip: if your timeline looks wrong, open **Edit details** in the document menu and check or correct **File created at** there. ## What can you do from the timeline? Every timeline row carries the same document menu as the document list: **Preview** (or **Open in Word**), **Info**, **Edit details**, **Download**, **Translate**, **Chat** and **Delete**. The full explanation per action lives on [Projects](/en/projects#document-actions). Two practical points: - after a download the download action greys out for a few seconds; that is a short pause, not an error; - deleting asks for confirmation, and the row only disappears once the document has really been removed. --- # Tips and questions after your first month with LEO URL: https://docs.prudai.com/en/tips-eerste-maand/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/tips-eerste-maand.md > Been working with LEO for a few weeks? Tips and answers to questions from users after their first weeks: improving your prompt, specialization, SharePoint, thinking depth, Word, voice, workflows, long conversations and setting LEO up for your whole organization. Also available as a PDF (in Dutch). After a few weeks with LEO you know your way around. The question then is mostly: are you getting everything out of it? Below are tips and answers to questions users ask after their first weeks, topic by topic, with a step-by-step plan at the end for setting LEO up for your whole organization. Everything applies to LEO and LEO Fiscaal. **Prefer a file?** Download this page as a [PDF](/assets/downloads/leo-tips-na-je-eerste-maand.pdf) or as a [Word file](/assets/downloads/leo-tips-na-je-eerste-maand.docx), for example to share with colleagues. The download is in Dutch. > **The button with the biggest payoff is improve prompt.** Type or dictate your question briefly and click the **Prudai button** in the prompt bar (the logo icon, tooltip "Improve prompt with AI"). LEO turns it into a complete, structured instruction, using the latest messages of the conversation as context. You see the rewritten prompt first and only send it once it is right. See [Improve your prompt](/en/chat#improve-your-prompt). ## Signing in: use the Microsoft button If your organization has enabled sign-in with Microsoft, sign in with the **Microsoft** button under **Or sign in with**, rather than with email and password. You then use the security of your own Microsoft account, and the SharePoint integration only works when you signed in this way. If SharePoint shows **"Not connected"**, this is almost always the reason. See [Sign-in & persona selection](/en/authentication) and [SharePoint](/en/sharepoint). ## Specialization: choose your focus, not everything On the **Knowledge** page, **Specialization** tab, you set your role and practice areas. These are the same steps as the specialization stepper on your first visit. Based on them, LEO switches on the matching sources for you. You can always fine-tune per source on the **Sources** tab. - **Choose the practice areas you actually work in.** You can still ask LEO a question outside those areas. If you need a specific source for it, switch that source on in the **Sources** tab. - **Ticking everything works as a safety net, but makes answers less sharp:** LEO then has to choose between many more sources every time. Think of LEO as a specialized colleague, not a generalist. More: [Knowledge](/en/knowledge#specialization) (sign-in required). ## Dossiers from SharePoint If a matter is already in SharePoint, there is no need to download and upload anything again. - **New dossier from SharePoint.** In **Dossiers**, click **New dossier** and choose **Import from SharePoint** in the dialog. Search for the site by name, pick the document library if needed and tick the folder of the matter. - **Or ask LEO in the chat**, for example: *"Create a dossier and put the Correspondence folder from SharePoint in it."* LEO looks up the folder with your Microsoft permissions and imports the files into the conversation's dossier. - **Sync when you start working in the dossier.** SharePoint stays the source. Above the document list you can see whether anything changed in SharePoint; if it says updates are available, click **Sync now**. LEO never writes anything back to SharePoint. Only the owner of a dossier can import from SharePoint. Requirements and limits: [SharePoint](/en/sharepoint). ## Thinking depth With the **Thinking depth** button in the prompt bar you choose, per message, between **Quick**, **Standard**, **Thorough** and **Ultra**. **Standard** is fine for most questions. **Thorough** and **Ultra** take longer and go deeper, useful when analysing an agreement or a complex question. Whether your organization has **Thorough** and **Ultra** depends on what has been enabled for you. **Ultra** only applies to the message you are sending at that moment. See [Thinking depth](/en/chat#thinking-depth). ## Checking and using answers - **Check the source.** Source pills and statutory articles in the answer are clickable: the source text opens in a side panel, so you can read the passage yourself. See [Chat](/en/chat#checking-sources-in-chat). - **Watch while LEO works.** Above the answer is the sources bar, with every source LEO consults and every step it takes. It is also a first check on how the answer came about. - **Take the answer with you.** The export button below an answer exports it to Word or PDF. In a dossier, choose **Save Word to dossier files**, and **Turn this into a document** opens a document beside the chat that you keep writing together with LEO. See [Export](/en/exports) and [Drafts](/en/concepten). ## Word: LEO beside your own template With the **Prudai For Word** add-in, LEO sits in a task pane beside your document. You start it through **Add-ins** on the **Home** tab. If it is not there yet, ask your administrator to deploy it, or install it from Microsoft AppSource if your organization allows that. If you work with your own template or model, open it first and let LEO write in it: with **Insert into Word**, or with proposals as tracked changes. That way the document keeps your organization's layout. See [Prudai For Word](/en/word-addin). ## Voice - **Dictate a question.** Click the microphone in the prompt bar and speak your question. The text lands in the input field, so you can still edit it or sharpen it first with improve prompt. See [Voice chat](/en/chat#voice-chat). - **A longer memo or meeting.** Use **Voice memo** in the sidebar, or **Record voice memo** in a dossier. The recording is transcribed automatically and lands in the dossier as a document. LEO then suggests follow-up steps, such as **Summarise** or **Extract action items**. Because the recording stays in the dossier, you can ask other questions about it later. See [Voice memos](/en/projects#voice-memos). - **On the road without a laptop?** Record with your phone's voice recorder and upload the audio file to the dossier afterwards. Transcription runs automatically. - **A Teams meeting?** Upload the transcript Teams makes itself (a `.vtt` file) instead of the recording. It is ready sooner and usually already shows who said what. See [Files](/en/files). ## Workflows A workflow carries out a larger task in the background, in several steps. Put the documents in a dossier first and start the workflow from that dossier, with the **Workflow** button in the prompt bar. Then check the intake: LEO never starts a run by itself, you confirm. While the workflow runs, you simply keep working. How templates, checkpoints and your own workflows work: [Workflows and research jobs](/en/research) (sign-in required). ## Long conversations In very long conversations the quality of the answers declines, just as with a colleague to whom you hand hundreds of pages at once. The chat warns you about this itself. The documents in the dossier always stay available; what can get lost is the analysis you built up in that one conversation. This is how to handle it: 1. **New topic? New chat.** A short, focused conversation per topic works best. 2. **Want to carry an ongoing analysis over?** First ask LEO for a summary of the conversation so far. Then start a new conversation in the same dossier and paste the summary into it. If the card with **Start a focused conversation** appears in the conversation, use it to start a new conversation right away; if the conversation belongs to a dossier, the dossier comes along. More about the warnings for long conversations: [Reliable answers](/en/betrouwbare-antwoorden). ## Feedback, memory and support - **Thumbs down on an answer that is not what you expected.** Click **Could be better** and write in one sentence under "What went wrong?" what you would have wanted, for example when an answer is too long or misses a source you expected. That feedback reaches Prudai. The more concrete, the better we can improve it. - **Let LEO remember something.** Say, for example, "remember that I want short answers in bullet points". What LEO remembers about you, you view and delete under **Settings → Memory**. Standing working agreements for all your personal chats go into **My instruction**, under **Settings → Instructions**. See [Settings](/en/settings). - **Suggested prompts** above the input field can be hidden, and switched back on under **Settings → Chat** with **Show suggestion prompts**. - **Support** in the user menu at the top right is there for an error message, but just as much for an idea or wish. See [Troubleshooting & support](/en/support). - **Which sources does LEO use?** The sources that are switched on on your **Knowledge** page, your dossiers and your organization's knowledge bases. The full overview is on [Knowledge sources](/en/kennisbronnen). ## LEO as an app on your computer or phone You can install [app.prudai.com](https://app.prudai.com) as an app. In Chrome and Edge, choose to install it as an app from the browser menu. LEO then opens in its own window, which you can pin to your taskbar. On an iPhone or iPad the same works through Safari: **Share**, then **Add to Home Screen**. ## Setting LEO up for your whole organization Do you want LEO to use the same models, standard clauses and writing style for everyone, no matter who asks? Then these are the steps. Steps 1 to 4 can only be done by an **owner** of the organization. 1. **Models as an organization knowledge base.** On **Knowledge**, create an organization knowledge base, for example "Models", and link it to the folder with models in SharePoint. Give the knowledge base a clear description of when LEO should consult it, such as "models for contracts and court documents". If a model changes in SharePoint, sync the knowledge base with **Sync now**. Which file types are read is listed on [Files](/en/files). See [Creating organizational knowledge bases](/en/knowledge#creating-organizational-knowledge-bases) (sign-in required) and [SharePoint](/en/sharepoint#linking-sharepoint-to-an-organization-knowledge-base). 2. **Organization instruction.** Go to **Settings → Instructions** and add to the organization instruction, for example: *"When drafting a document, first use the matching model from the Models knowledge base."* The instruction applies to everyone in your organization, per persona: LEO and LEO Fiscaal each have their own. See [Settings](/en/settings#instructions). 3. **Writing style.** Create a separate "Writing style" knowledge base with a few documents that show the desired style well. Put in the organization instruction: *"The documents in the Writing style knowledge base are only meant for the writing style. Do not use any content from them."* Without that rule, LEO may mix content from the examples into your dossier. 4. **Share prompts.** Put a prompt that works well into the prompt library as an organization prompt. Then everyone works with the same question. See [Prompt library](/en/prompt-library). 5. **Professional literature.** Professional literature your organization owns and is allowed to use can go into a knowledge base of its own, preferably per practice area and per source: a few focused knowledge bases work better than one large one. Check that your licence allows this. There is no live link with the publisher, so refresh the content yourself when a new edition appears. Questions about the setup? Get in touch through **Support** in the user menu. --- # Translate URL: https://docs.prudai.com/en/translate/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/translate.md > Translate up to 25 documents in one job with the translation workbench: source language and documents on the left, target language and progress on the right, a notification when your translations are done and 24 hours to download. Use **Translate** to translate existing documents from your personal files or from a dossier. The screen is called **Translate Document** and works as a **translation workbench**: you line up a set of documents, pick one target language, and then follow the progress per document. The translation is delivered as a download; the app does **not automatically write it back** into your files or the dossier. There are three ways in: - the **Translate** action in a document's menu, including in the preview screen (behind the **⋯**); - the notification you get when a set of several documents is done (see [The notification when your translation is done](#the-notification-when-your-translation-is-done)); - directly at [app.prudai.com/translate](https://app.prudai.com/translate). If you are not allowed to download a document, **Translate** is not offered for it either. ## The workbench in brief The screen has two columns. **Left: where you are coming from.** - **Source language**, defaulting to **Detect automatically**. Leave it there if you are unsure. - **Documents**: the list of what you are about to translate. The dashed **Add documents** button opens the document picker. **Right: where you are going.** - **Target Language**, required. - **Translation**: one row per document with a progress bar, the current stage and a percentage. Before you start it reads **Start the translation to see results here**. Below the two columns sits the start button, carrying the count: **Translate {n} document(s)**. ![The translation workbench with four documents: source language on Detect automatically at the left, target language and progress per document at the right, two of them completed with a download button](/assets/screenshots/leo/translate_workbench.png) ### The document picker The picker (**Select documents**) shows your documents with a search box above them and is **multi-select**: you tick everything that should go in one pass and confirm with **Add {n}**. A document you changed your mind about goes out again with **Remove from list**. Which documents you see depends on where you came from: open Translate from a dossier and you see that dossier's documents; otherwise your own **My Files**. Two things to know: - **Up to 25 documents at a time.** Once you hit that number the **Add documents** button is disabled. Split the work into several jobs. - **Documents with the same filename count as one document.** The translator looks up the source file by name, so two documents with the same name would produce a single translation between them. The app therefore filters the duplicates out immediately. ### The language picker Both language pickers have a search box (**Search a language**) and are split in two: - **Most used** at the top: Nederlands (Dutch), English (UK), Deutsch (German), Français (French), English (US) and Español (Spanish); - **All languages** below that, 30 in total. For the source language, **Detect automatically** sits above everything else as an extra option. ## Translating a set of documents 1. Open **Translate**. 2. Leave the source language on **Detect automatically**, or pick one yourself. 3. Click **Add documents** and tick what should go in (25 at most). 4. Choose the **Target Language** on the right. 5. Click **Translate {n} document(s)**. 6. Wait until a row on the right gets a green check mark and a **Download** button, and download per document. The top of the page says **Note: Translation may take up to 2 minutes.** While it runs, the start button reads **Translating…** and next to it you see **You'll get a notification once everything is done.** So you can leave the page and come back later; your set is then under [Earlier translations](#earlier-translations). If you request a translation that is still running or that finished within the last 24 hours (same document, same source-language choice and same target language), the app reuses that result and marks the row **Already translated**. That saves time. A translation that failed earlier is never reused: it simply starts again. ### What you see along the way While a document is in progress, its stage and percentage appear below its name: | Stage | What is happening | | --- | --- | | **Queued** | The job is lined up but has not been picked up yet. | | **Processing** | The job has been picked up. | | **Downloading source** | The source file is being fetched. | | **Translating document** | The file is translated as a document, preserving layout. | | **Translating text** | The file is translated as plain text. The result will be a `.txt`. | When a document is done, its row gets a green check mark and a **Download** button. If it fails, the row gets a red warning sign with the reason below it, or **Translation failed** when no reason is known. ### The notification when your translation is done Which notification you get depends on how many documents in your job are actually translated: - **Several documents**: you get **one notification for the whole set**, not one per document. It is titled **Translations ready**, or **Translations finished** if a document failed, and says how many documents were translated. The notification takes you to Translate; open your set there under **Earlier translations**. - **One document**: the notification is titled **Translation ready** or **Translation failed** and names the file. It takes you to the dossier or to **My Files**, but the translation is not there. You download it on the Translate page, under **Earlier translations**. Documents marked **Already translated** do not count here. If everything in your job was reused, you get no notification for it. ## Which format produces what? Not every upload format is a genuine translation format. | Source file | Translated as | Result | Notes | | --- | --- | --- | --- | | `.docx` | document | new `.docx` file | preserves Word formatting | | `.pdf` | document | new `.pdf` file | useful for non-editable documents | | `.pptx` | document | new `.pptx` file | **`.ppt` uploads fine, but does not translate as a presentation** | | `.xlsx` | document | new `.xlsx` file | spreadsheet stays spreadsheet | | `.htm`, `.html` | document | new HTML file | mainly relevant if such files already exist in your knowledge layer | | `.txt` | document | new `.txt` file | plain text stays plain text | | Any other format | plain text | new `.txt` file | the file is read as plain text; formatting and structure are lost | The translated file carries the language code in its name, for example `samplecontract.translated.en-GB.docx`. ### Note: the app blocks nothing up front This is the biggest trap on this page. **The Translate action appears in the menu of every file**, including an audio file, an image, a `.doc`, a `.ppt` or a `.zip`. And there is **no format check up front**: if your file is not in the table above, you get **no warning** beforehand. The app reads the file as plain text and tries to turn it into a `.txt`. For `.md`, `.json` and `.xml` that is still usable: you get the translated text back, just as a `.txt` file. A small `.doc` or `.ppt` produces an unusable `.txt` that nevertheless looks like a successful translation. A larger file, such as audio, a photo or a large `.doc`, usually fails: the row then gets a red warning sign. So stick to the format table above, even though the menu offers more. To translate a `.doc` or `.ppt`, save it as `.docx` or `.pptx` first. To translate a scanned PDF, check the text layer first. ## Earlier translations At the bottom of the page sits **Earlier translations**: a list of your previous jobs with the filenames, the timestamp and the target language. **Open** brings such a job back into the workbench, download buttons included. **A translation stays downloadable for 24 hours.** After that the translated file is cleaned up. The row itself stays, marked **No longer downloadable**; nothing ever disappears silently from your overview. Once the window has passed, simply translate the document again. To keep a translation longer, download it and put it in your dossier or in your personal files. That does not happen by itself. ## Quality tips - Make sure the source is readable; poor OCR produces poor translations. - Manually verify legal key terms. - Use chat afterwards to review terminology and consistency. - Translate a set of documents that belong together in one job, so the results also sit together under **Earlier translations**. More: [Files](/en/files), [Notifications](/en/notifications) and [Chat](/en/chat). --- # Prudai For Word URL: https://docs.prudai.com/en/word-addin/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/word-addin.md > Prudai's Word add-in (desktop and web): ask the assistant about your selection or the whole document, insert answers, and get review proposals as tracked changes and comments. **Prudai For Word** is the Word add-in of the Prudai Platform. Your assistant opens in a task pane next to your document and reads along: with the text you select, or with the whole document. Have your draft summons or advice reviewed without leaving Word. The assistant puts its proposals into your document as tracked changes and comments, and you accept or reject them the way you are used to in Word. Review proposals in Word work in the LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA and BEVER personas; IRMA and MAIA have no Word review function. > **Also available**: [Prudai for Outlook](/en/outlook-addin) and [Prudai for Excel](/en/excel-addin). ## What the add-in can do - send your **selection** along as context with your question, - send the text of the **whole document** along (up to 25,000 words), - **insert** an answer into your document, right after your selection or cursor, - place **comments** on a passage, - propose **replacements** as tracked changes, so you accept or reject them via **Track Changes**. ## Supported Word clients - Word for Windows and Mac (desktop), - Word on the web. The add-in requires the Word requirement set **WordApi 1.7**. That is why older, one-time-purchase Word versions drop out: they do not reach that level, so they never see the add-in. ## Installing Usually your administrator makes the add-in available. There are three routes: - **Microsoft AppSource**: the listing is called **Prudai For Word**; - **central deployment** by your administrator via the Microsoft 365 Admin Center (recommended for organizations); - **sideloading the manifest** in Word, for instance for a pilot or a test group. ### For administrators: manifest and network The production manifest URL is: `https://app.prudai.com/word-addin/manifest.production.xml` The steps in the Admin Center are the same as for Outlook, including the assignment choice and the wait of up to 24 hours. See the [administrator guide for Prudai for Outlook](/en/outlook-addin-admin) and enter the Word manifest URL there. What the manifest requests: - Office permission **ReadWriteDocument** (read and edit the document), - requirement set **WordApi 1.7** (see above). Current manifest version: **1.0.0.8**. Network access: allow outbound HTTPS to `app.prudai.com`, `api.prudai.com`, `api.account.prudai.com` and `login.prudai.com`. If your organization signs in via Microsoft, also allow `login.microsoftonline.com`. That is the same list as for Outlook; see the table in the [administrator guide](/en/outlook-addin-admin#network-access). ## Opening and signing in 1. Open a document in Word and start **Prudai For Word** via **Add-ins** on the **Home** tab. 2. Click **Sign in** in the task pane. A separate sign-in window opens. Many identity providers block sign-in inside an embedded frame, hence the pop-up. 3. Sign in with your **Prudai account**, the same account as for the web app. The sign-in window closes and the task pane picks up your session. Your session is kept only inside the task pane, not in browser cookies. That way strict browser cookie settings do not block sign-in. Which personas you see depends on your organization's licenses. See [Sign-in & persona selection](/en/authentication). ## Working with your selection and the whole document The **Selection context** and **Document context** buttons sit next to the input field. If you do not see them, click **Show action buttons** (☰). ![The Selection context and Document context buttons in the Prudai For Word input field, with the tooltip that shows the document's word count](/assets/screenshots/office/word_addin_context_buttons.png) ### Selection Select text in Word and ask your question. The selection is sent along automatically, for example with: - "Rewrite this paragraph in a formal style." - "Turn this into a bullet list of risks." The **Selection context** button lights up as soon as you have selected text. Hover over it to see which text is sent. A selection can be at most 50,000 characters; if you select more, you get a notice and pick a smaller passage. ### Whole document The **Document context** button sends the full document text along. It is on by default when your document has 25,000 words or fewer; click it to switch it off or on again. The tooltip shows how many words your document has. - If your document has more than 25,000 words, the button is greyed out. The tooltip reads: "Disabled: this document has N words (> 25,000). Use selection instead." If the document grows past that line while the button was on, the add-in switches it off for you. Work with a selection instead, or put the document into a [project](/en/projects) as a separate file. - On top of that there is a hard maximum size for the document text of about 600,000 characters. It sits well above the word limit; in practice the word limit decides when the button goes off. - The document text only serves as context for that one question. It is not kept in your conversation history. ## Getting an answer into Word Open the **Export** menu on an assistant answer. That menu appears once the answer is complete. There you choose: - **Insert into Word**: the answer goes into the document right after your selection or cursor, with formatting. This option is only there when you work in the task pane in Word, not in the web app; - **Download Word (.docx)**: the answer as a separate Word file. Tip: ask for headings and consistent numbering. That works better in Word. ## Review proposals: tracked changes and comments Ask your assistant to review your document, for example "Go through the liability section and propose improvements". The assistant can then: - propose a **replacement**: it lands in your document as a tracked change. You get the notice **Suggestion added as a tracked change**. Accept or reject it via **Review** › **Track Changes**, like any other revision; - place a **comment** on the passage concerned. ![A review proposal as a tracked change in Word: in article 2.1 'zestig' is struck through and replaced by 'dertig', and the task pane shows Toegevoegd aan het document (Added to the document)](/assets/screenshots/office/word_addin_tracked_change.png) This works when **Word review suggestions** is switched on. You find that switch on the **Knowledge** page, **Tools** tab; it is on by default. ### How a proposal lands in the right place Every proposal carries the original text with it. The add-in applies it only to exactly that passage: - if that passage is your current selection, the proposal lands there; - otherwise the add-in looks for the passage in the document. Small differences in capitalization, spaces and typographic characters (such as curly quotes or a long dash) do not matter. Other punctuation and digits must match exactly: "article 35" is not "article 3-5". In these cases the add-in changes **nothing** and you see **Could not apply suggestion in Word**: - the passage occurs more than once in the document; - the passage runs across more than one paragraph; - the passage cannot be found (any more), for instance because you edited the text in the meantime. Select the intended passage and ask for a new proposal. For a replacement, the add-in switches **Track Changes** on for that single change only. Afterwards it restores your own setting, also when applying fails. ### What you see in the chat For each proposal the chat shows a line **Suggest an edit in Word** (or **Add a comment in Word**). Below it you see, for a replacement, the original text struck through with the **Suggested** text, or, for a comment, the **Comment**. Then comes the outcome: | Outcome | Meaning | |---------|---------| | **Added to the document** | The change or comment is really in your document. | | **Could not be applied** | Nothing was changed; the reason follows. | | **Could not confirm — check your document** | The add-in received no confirmation. Check your document yourself. | | **Proposed — awaiting confirmation in Word** | The proposal was made but has not been confirmed yet. | A green check mark only appears once the change is really in your document. ## Troubleshooting | Symptom | Likely cause | Fix | |---------|--------------|-----| | Prudai For Word is not among your add-ins | Add-in not (or only just) deployed; rollout can take up to 24 hours | Ask your administrator to deploy it, or install it via AppSource if your organization allows that | | "The Word sign-in window could not open or load." | Pop-up blocked or a glitchy Office webview | Try again; if that does not help, click **Reload** or restart Word | | "Sign-in succeeded, but Word could not receive the response." | The sign-in window could not pass on its result | Close the sign-in window and sign in again | | **Document context** is greyed out | The document has more than 25,000 words, or the word count could not be determined | Work with a selection, or put the document into a project as a separate file | | **Insert into Word** is missing | You are viewing the chat outside the task pane in Word (for example in the web app), or the answer is still being written; the **Export** menu only appears once the answer is complete | Open the chat via Prudai For Word in Word and wait until the answer is complete | | Proposal: **Could not be applied** | The passage occurs more than once, runs across paragraphs, or was edited | Select the intended passage and ask for a new proposal | More: [Knowledge](/en/knowledge) (sign-in required) · [Chat](/en/chat) · [Troubleshooting & support](/en/support). --- # Workflow (from case to deliverable) URL: https://docs.prudai.com/en/workflow/ Markdown: https://docs.prudai.com/en/workflow.md > Recommended way of working from dossier to deliverable: pick the right persona, build the document layer first, use dossier or personal context deliberately, and finish with drafts, exports and workflows. This is the recommended route if you want to use the Prudai Platform as a real working environment rather than a demo chat. ## Step 0: Choose persona and workspace Two choices directly affect answer quality. The **persona** determines the sources, the tools, and the tone: | Persona | Use it when | | --- | --- | | **LEO** | you need broad legal sources, workflows or research jobs | | **LEO Fiscaal** | the question is a tax one and you need tax sources, such as the positions of the Belastingdienst knowledge groups, or tax workflows | | **ZIA** | the work should stay centered on healthcare guidelines, internal knowledge, and project documents | | **VERA** | the task is about Omgevingswet, IPLO, or official publications | | **BEVER** | the task is about public decision-making, council information, or decentralised regulation | | **IRMA** | the task is about risks, standards frameworks, and your management system | | **MAIA** (on request) | you have management questions about the figures in your organization's own Exact Online administration | The **workspace** determines which document layer comes along: | Workspace | Use it when | | --- | --- | | **Personal context** | for your own files outside a dossier | | **Dossier context** | for matter work, collaboration, tasks, drafts and the dossier chat | In VERA, ZIA, BEVER and IRMA a dossier is called a **project**, in MAIA a **folder**. More: [The personas](/en/personas). ## Step 1: Build the document layer first 1. Create a dossier. In LEO and LEO Fiscaal you can also ask the assistant in the chat to do that. 2. Upload only the core files, or fetch them from SharePoint if your organization has connected it. 3. Wait for **Processed** status. 4. Add details where it helps: - title, - tags, - date, - comments. Why this matters: - chat, timeline, tasks, and exports all improve when the document layer is clean; - audio such as `.mp3` is only useful after transcription/processing finishes; - ZIP contents only become available after archive extraction finishes. When you record a voice memo, the assistant suggests a few follow-up steps once it has been processed, such as **Summarise** or **Extract action items**. See [Voice memos](/en/projects#voice-memos). Cannot upload anything? Then your organization has deliberately restricted uploads in this persona. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). More: [Files](/en/files) and [Projects](/en/projects). ## Step 2: Reduce the knowledge set to what you need Do not turn everything on by default. Practical per-persona guidance: - **LEO** and **LEO Fiscaal**: enable only the source families that matter for this case. - **VERA**: keep Omgevingswet/IPLO/official publications and, if applicable, BIM tools (IFC/DWG) on, and disable irrelevant extras. - **ZIA**: work mainly from project, organizational, and personal documents; there are no public legal source families. If your organization has a Nedap ONS connection (on request), you also work with data from ONS. - **BEVER**: choose per question between council information (iBabs, Notubiz), decentralised regulation (CVDR), and the financial sources. - **IRMA**: pick the standards frameworks and regulators that match your sector and ISMS phase. You fill in your specialization once via the stepper: first your role, then your practice areas or fields, then the summary. That profile influences which sources and suggestions surface first. Later you manage it on the **Knowledge** page. More: [Knowledge](/en/knowledge) and [Quick start](/en/getting-started). ## Step 3: Use chat as the control surface Strong prompts always include: - goal, - audience, - desired format, - constraints. Use context deliberately: - `@document` for specific files, - `#task` in the dossier chat, - attachments only after they finish processing. Useful behavior: - start matter work with the plus button next to the dossier's views pill; the dossier documents are then the context straight away; - started in a personal chat? Move the conversation with **Move to dossier** (see [Projects](/en/projects#moving-an-existing-chat-into-a-dossier)); - outside a dossier, chat uploads can be stored in your personal files, an existing dossier or a new dossier; - slash commands (type `/`) keep you in the same conversation flow; - you stop a reply with **Stop generating** or Escape, without leaving the dossier; there is no button to regenerate a reply. Want a different answer? Edit your own question: that creates a new branch and your previous answer is kept (see [Edit and branch](/en/chat#edit-and-branch)); - voice in/out is available in every chat; the microphone stops automatically after a few seconds of silence; - which buttons sit directly in the prompt bar is up to you, under **Settings → Chat**. No thinking-depth button? Then your organization has switched that choice off and every message runs on the persona's default level. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). More: [Chat](/en/chat). ## Step 4: Turn findings into actions Use **Tasks** (formerly "kanban") for: - missing facts, - research points, - deadlines, - review work. In LEO, LEO Fiscaal, ZIA, VERA and BEVER you can also ask the assistant in the dossier chat to put tasks on the board for you. If [Knowledge](/en/knowledge) shows a **Tasks** switch, it has to be on. Use **Notifications** for: - items waiting on you, - collaboration actions, - document processing outcomes, - research/job status, - second-opinion flows. More: [Tasks](/en/kanban) and [Notifications](/en/notifications). ## Step 5: Finish the deliverables Use: - **Drafts** to write the document together with the assistant in a panel beside the chat (LEO, LEO Fiscaal, VERA, BEVER and IRMA); **Save to dossier** adds a Word version to the dossier documents, - **Export** for Word/PDF, - **Translate** for supported file types, - **Word add-in** if the output should land in Word directly, - **Share** if colleagues need to look along. If **Share** is missing, your organization has switched off sharing in this persona; existing shared access keeps working. See [What your organization can switch off](/en/getting-started#what-your-organization-can-switch-off). More: [Drafts](/en/concepten), [Export](/en/exports), [Translate](/en/translate), and [Prudai For Word](/en/word-addin). ## Step 6: Use workflows and research jobs (LEO and LEO Fiscaal) - **LEO** and **LEO Fiscaal**: use workflows and research jobs for deep, multi-step research. You find them under **Workflows** in the sidebar and in **My work**, and per dossier in the **Workflow** segment. You start one from a template in the catalog or from a suggestion the assistant makes in the chat, which you confirm yourself. - **LEO Fiscaal** has its own tax templates, such as **Tax opinion**, **Tax scan** and **Compare restructuring routes**. You do not see those in LEO: for a tax question, open the workflow in LEO Fiscaal. - **ZIA**, **VERA**, **BEVER**, **IRMA**, and **MAIA** have no workflows: work directly through chat, project documents, and the available knowledge tools. More: [Workflows and research jobs](/en/research) (login required).